Rekod dan fail koperasi merupakan

Oleh | Noranita Mohd Nor

Pusat Keusahawanan Koperasi dan Peruncitan, MKM

DEfINISI REKOD DAN SISTEM fAIL Rekod didefinisikan sebagai dokumen di dalam apa jua bentuk atau media yang diwujudkan, diterima, dipelihara atau digunakan oleh sesebuah organisasi dalam menjalankan tugas atau aktivitinya. Rekod juga merupakan bahan bukti bagi setiap aktiviti yang dilaksanakan oleh koperasi. Akta Arkib Negara Malaysia 2003(Akta 629) menyatakan rekod adalah bahan dalam bentuk bertulis atau bentuk lain yang menyatakan fakta atau peristiwa atau selainnya merakamkan maklumat dan termasuklah kertas, dokumen, daftar, bahan bercetak, buku, peta, pelan, lukisan, gambar foto, mikrofilem, filem sinematograf, rakaman bunyi, rekod yang dihasilkan secara elektronik tanpa mengira bentuk atau ciri-ciri fizikal dan apa-apa salinannya.

Manakala sistem fail meliputi segala aktiviti berkaitan dengan pengurusan fail aktif (fail semasa) seperti mengklasifikasikan fail, menyusun fail, menyimpan fail, pergerakan fail, mengindeks fail dan mengesan fail. Memfailkan adalah satu proses di mana dokumen-dokumen dimasukkan dalam sebuah folder.

TEKNIK-TEKNIK PENGURUSAN REKOD DAN SISTEM fAIL

A. Pengurusan Rekod

Di dalam pengurusan rekod sesebuah koperasi terdapat empat proses yang akan dilalui. Proses tersebut adalah seperti berikut:

1. Pengwujudan Rekod

Pengwujudan rekod bermaksud “kelahiran” rekod. Koperasi mempunyai pelbagai jenis dokumen yang perlu diwujudkan dalam menjalankan aktiviti seharian. Dokumen ini merupakan rekod koperasi tidak kira ia di dalam bentuk konvensional yakni manual atau pun elektronik. Setiap dokumen yang diwujudkan mestilah mempunyai kegunaannya. Salinan kesemua rekod perlu dibuat mengikut keperluan koperasi sebagai bukti sekiranya berlakunya kehilangan rekod.

Salinan rekod yang berlebihan boleh me-nyebabkan penggunaan ruang yang banyak dan mewujudkan fail-fail yang tebal. Oleh itu, pegawai yang bertanggungjawab hendaklah

PENGENALAN

R

ekod dan fail koperasi merupa­

kan dokumen yang amat

penting dalam pengurusan

sesebuah koperasi. Kehilangan

se-suatu rekod boleh menyebabkan

pincangnya

operasi

sesebuah

koperasi itu. Oleh itu, sesebuah

koperasi sudah semestinya

mem-bangunkan satu pendekatan yang

berkesan dalam menguruskan rekod

dan fail pada masa kini. Hal ini

sedikit sebanyak menggambarkan

sikap proaktif dan profesional

koperasi dalam tadbir urus serta

dapat melicinkan perjalanan operasi

koperasi. Artikel ini cuba mengupas

dan menerangkan teknik­teknik yang

boleh digunakan oleh koperasi untuk

memastikan sistem pengurusan

rekod dan fail koperasi sentiasa

berada dalam keadaan yang teratur

dan sistematik.

Teknik

Pengurusan

Rekod dan

Sistem Fail

Koperasi

yang Efektif

 

 

Alat Dehumidifier

Silica Gel

memastikan perkara ini tidak terjadi. Jika salinan rekod diwujudkan secara berlebihan dengan cara tidak sengaja, pegawai yang bertanggungjawab hendaklah memusnah kannya dengan cara yang selamat. Peranan Ahli Lembaga Koperasi serta pegawai-pegawai kanan koperasi adalah penting dalam kawalan pewujudan rekodnya.

2. Penggunaan Rekod

Rekod yang telah diwujudkan oleh koperasi mempunyai pelbagai kegunaan. Rekod juga merupakan nadi utama sesebuah koperasi dan tanpa rekod, koperasi itu tidak boleh berfungsi dengan lancar. Rekod juga digunakan sebagai bahan bukti, bahan rujukan, alat kawalan dan perundangan, komunikasi dan perhubungan, rujukan keputusan, penilaian, perancangan dan pelaksanaan, me lindungi hak, peringatan, kesinambungan kerja dan menunjukkan ke-cekapan serta produktiviti.

3. Pemeliharaan Rekod

Pemeliharaan rekod merupakan penjagaan fail dengan baik bagi memastikan rekod-rekod tidak mengalami sebarang kerosakan. Antara faktor yang menyumbang kepada kerosakan rekod adalah seperti

a) Suhu

Suhu yang tinggi akan menyebabkan kertas bertukar warna kekuningan dan akan mula mereput. Keperluan suhu adalah berbeza mengikut bentuk rekod atau media storan. Keperluan suhu bagi rekod adalah seperti jadual di bawah:

Bentuk Rekod/

Media storan Suhu (darjah Celsius)

Kertas 18-22

Gambar (hitam putih) 18-20

Gambar (berwarna) <18 Mikrofilem 15-18 Filem Nitrate <10 Pita Video 15-18 Rekod Elektronik (optikal/magnetik) 10

Alat pendingin udara perlu dipasang oleh koperasi di kawasan penyimpanan rekod serta bilik fail. Pendingin udara ini juga perlu dipasang sepanjang masa iaitu 24 jam sehari.

b) Kelembapan

Kawasan penyimpanan rekod dan fail yang mempunyai kadar kelembapan yang tinggi boleh menyebabkan berlakunya pertumbuhan kulat atau cendawan. Manakala kawasan yang mempunyai kadar kelembapan yang rendah boleh menyebabkan kertas menjadi kering dan mulai mereput. Alat yang boleh mengawal kelembapan ialah ‘dehumidifier’ atau ‘silica

gel’. Dehumidifier adalah sejenis alat

yang dapat menyerap air dari udara dan mengurangkan kelembapan di udara. Silika gel adalah sejenis bahan kimia yang juga dapat meresapkan air dari udara. Kadar kelembapan bandingan (relative humidity (RH)) yang sesuai untuk rekod dan fail adalah seperti berikut:

Bentuk Rekod/ fail RH

Kertas 50%-55%

Rekod Pandang Dengar 25%-45%

Rekod Elektronik 30%-40%

c) Cahaya

Cahaya matahari dan cahaya lampu merupakan dua sumber utama cahaya. Dalam cahaya terdapat pancaran yang merbahaya seperti ‘ultra violet’ (UV). Pancaran ini boleh melemahkan ketahanan kertas dan akan menyebabkan kertas bertukar warna kekuningan.

Tempat penyimpanan rekod dan fail koperasi perlulah dipasang langsir serta lampu ditutupi dengan penapis cahaya bagi

ii. Fail perlu diletakkan di dalam kabinet yang mempunyai ketinggian kakinya sebanyak 6 inci (15sm).

iii. Fail tidak boleh diletakkan berdekatan dengan saluran paip.

iv. Tempat seperti kantin, bilik air dan tangki air perlulah dijauhi.

v. Jarak 45sm ruang dari siling bagi mem­ bolehkan penyembur air memadam kan api sekiranya berlaku kebakaran.

e) Api

Api boleh mengakibatkan kebakaran dan turut menyebabkan rekod-rekod musnah dengan cepat. Bilik fail koperasi hendaklah di tempatkan di kawasan yang jauh daripada punca-punca api seperti kantin, dapur, stor peralatan dan sebagainya. Rak-rak dan kabinet kayu hendaklah dielakkan sebagai tempat penyimpanan rekod. Peralatan seperti ini adalah mudah terbakar dan boleh menarik serangga seperti anai-anai.

Peralatan-peralatan seperti di bawah hendak lah dipasang di koperasi bagi mengesan dan memadam kebakaran dengan segera:

i. Penyembur Air (water sprinklers) ii. Alat pemadam api (fire extinguishers) iii. Alat pengesan asap (smoke detectors) iv. Alat pengesan haba (heat detectors) v. Salur bantu mula (hose reel)

vi. Loceng amaran (fire alarm) vii. Telefon kecemasan (emergency

telephone)

viii. Pintu rintangan api (fire resistence

door)

Semua Ahli Lembaga Koperasi serta kaki-tangan koperasi hendaklah menjalani latihan memadam api dan mengadakan latihan sekurang-kurangnya sekali dalam setahun.

4. Pelupusan Rekod

Pelupusan rekod adalah peringkat akhir dalam kitaran hayat rekod. Pegawai yang ber-tanggungjawab perlulah mengkaji sama ada rekod tersebut perlu di simpan atau dimusnahkan. Fail yang masih digunakan atau aktif perlulah di

Alat Photometer

mengelakkan kesan negatif dari pancaran UV. Jika bilik penyimpanan rekod tidak digunakan, suis lampu hendaklah sentiasa ditutup. Kotak, kulit fail, sampul dan lain-lain bekas merupakan kawasan pe nyimpanan fail yang selamat daripada pancaran UV. Kawasan penyimpanan rekod dan fail sebaik-baiknya perlu dicat dengan warna putih yang mengandungi titanium dioksida dimana ia dapat menyerap pancaran UV. Jumlah unit cahaya boleh diukur dengan alat ‘photometer’ dan sekiranya bacaannya melebihi 50 lux ia adalah merbahaya bagi rekod.

d) Air

Kerosakan rekod yang disebabkan oleh air adalah seperti banjir, kebocoran atap atau bumbung, kebocoran paip air dan sebagainya. Fail-fail yang telah basah hendaklah dikeringkan dengan kadar segera bagi mengelakkan pertumbuhan kulat. Fail sama sekali tidak boleh dikeringkan di bawah jemuran sinaran matahari. Sinaran matahari mengandungi pancaran UV yang boleh merosakkan rekod dan kertas akan menjadi kekuningan.

Fail yang telah basah perlu dikeringkan dengan menggunakan kertas serap air

(blotting paper) di dalam bangunan dan di

bawah putaran kipas yang perlahan (kipas-kan atau angin(kipas-kan di dalam bangunan). Langkah­langkah di bawah hendaklah di ­

patuhi bagi mengelakkan sebarang ke-rosakan pada rekod akibat air.

i. Fail tidak boleh di simpan di tingkat bawah (basements).

 

Alat Pemadam Api Alat Pengesan Asap

simpan di dalam bilik fail. Koperasi hendaklah membuat senarai pemindahan rekod dan fail yang tidak aktif sebelum ditutup. Seterusnya fail yang tidak aktif selepas lima tahun fail ditutup bolehlah dilupuskan dengan cara berikut:-i. Kitar semula

ii. Bakar iii. Rincih iv. Tanam

Sebelum rekod dilupuskan atau dimusnahkan koperasi perlu menyediakan senarai serta jenis rekod dan fail yang hendak dimusnahkan sebagai bukti bahawa rekod tersebut telah dimusnahkan kelak.

B. Sistem fail

Aktiviti-aktiviti utama dalam sistem fail koperasi adalah seperti

berikut:-1. Klasifikasi fail

Klasifikasi fail adalah aktiviti terpenting dalam sistem fail. Ia dapat diertikan sebagai ‘penyusunan maklumat ke dalam kumpulan-kumpulan fail yang mengandungi perkara yang sama atau seakan-akan sama, serta tiap-tiap kumpulan ini mempunyai identitinya tersendiri’. Identiti yang diberikan kepada sesuatu fail atau sesuatu kumpulan fail adalah dalam bentuk abjad, nombor, warna, simbol dan sebagainya. Fail-fail yang diwujudkan oleh koperasi

dapat dikelaskan mengikut beberapa kaedah seperti perkara, taraf keselamatan dan kod. Kebiasaannya taraf keselamatan fail yang berada di koperasi adalah terdiri daripada fail

Nama Ringkas Organisasi: Koperasi Makmur Malaysia Kod Bahagian/ Unit: Pentadbiran Taraf

Keselamatan Perkara:Fail K/tgn Sub Perkara: Fail En. Ali Taraf

Keselamatan Perkara:Fail K/tgn

Sub Perkara:

Fail En. Ali

Contoh Nombor Fail 1:

Nama Ringkas Organisasi: Koperasi Makmur Malaysia Sub Perkara Fail Sykt Maju Jaya Kod Bahagian/ Unit: Kewangan Perkara: Fail Invois Nama Ringkas Organisasi: Koperasi Makmur Malaysia Kod Bahagian/ Unit: Pentadbiran Taraf Keselamatan Perkara: Fail K/tgn Sub Perkara: Fail En. Ali Taraf

Keselamatan Perkara:Fail K/tgn

Sub Perkara:

Fail En. Ali

Contoh Nombor Fail 1:

Nama Ringkas Organisasi: Koperasi Makmur Malaysia Sub Perkara Fail Sykt Maju Jaya Kod Bahagian/ Unit: Kewangan Perkara: Fail Invois

sulit, terhad dan terbuka. Sebagai contoh adalah seperti di

bawah:-Contoh: Koperasi Makmur Malaysia Berhad

Koperasi Makmur Malaysia Berhad adalah sebuah koperasi kredit yang menjalankan aktiviti pembiayaan kepada anggotanya. Terdapat empat bahagian di dalam koperasi tersebut iaitu:

i) Pentadbiran ii) Kewangan iii) Pembiayaan iv) Keanggotaan

Oleh itu cara untuk mewujudkan atau men daftar-kan nombor fail tersebut adalah seperti

berikut:-Contoh Nombor fail 1:

Contoh Nombor fail 2:

2. Penyusunan fail

Koperasi boleh menggunakan kaedah nombor iaitu mengikut bahagian dalam koperasi bagi penyusunan fail. Kaedah nombor ini lebih teratur kerana ia senang dicari berdasarkan bahagian ko-perasi itu. Sekiranya fail-fail tidak disusun dengan baik dan teratur ia boleh menyebabkan fail-fail tersebut tidak dapat dikesan dengan cepat.

Rak Fail

5. Pengesanan fail

Pengesanan sesuatu fail dapat dibuat dengan menggunakan kaedah berkomputer atau senarai fail seperti di

bawah:-Senarai Fail : Koperasi Makmur Malaysia Bil. No. fail Tajuk fail

1. KMM 100­1 Mesyuarat

2. KMM 100­1/1 Mesyuarat Lembaga Koperasi

3. KMM 100­1/2 Mesyuarat Bahagian Pentadbiran

4. KMM 100­1/3 Mesyuarat Bahagian Kewangan

5. KMM 100­2 Kursus

6. KMM 100­2/1 Kursus anjuran Maktab Koperasi

Malaysia

7. KMM 100­2/2 Kursus anjuran Suruhanjaya

Koperasi Malaysia

8. KMM 100­3 Perjawatan

9. KMM 100­4 Kakitangan

10. KMM 100­5 Lawatan

KESIMPULAN

Pengurusan rekod dan sistem fail yang efektif boleh mencerminkan atau melambangkan sistem pengurusan koperasi itu sendiri. Sehubungan itu, koperasi yang ada pada hari ini perlu meningkatkan lagi cara menguruskan rekod dan sistem fail dengan lebih baik dan efektif. Bagi yang sebelum ini masih samar-samar atau keliru bagaimana hendak mengurus rekod dan sistem fail koperasi, diharap artikel yang ditulis ini dapat membantu sedikit sebanyak dalam mengurus rekod harian koperasi.

3. Penyimpanan fail

Setiap koperasi perlu mempunyai bilik fail serta peralatan seperti kabinet fail, rak, peti besi atau bilik kebal. Setiap rak dan kabinet fail perlu di-labelkan bagi memudahkan pengesanan fail. Bilik fail juga hendaklah terletak berdekatan dengan pegawai koperasi supaya tindakan dapat diambil dengan segera sekiranya fail tersebut diminta.

4. Pergerakan fail

Setiap kali fail hendak di buka ia perlu direkodkan dalam buku daftar fail dan apabila fail berkenaan keluar dari bilik fail, kakitangan yang mengeluarkan fail hendaklah mencatatkannya ke dalam buku keluar masuk fail atau kad keluar fail. Koperasi bertanggungjawab untuk mengawal pergerakan fail.

Contoh: Kad Keluar Fail

No. fail: Tajuk fail:

Dihantar Dihantar

Kepada Tarikh Oleh Kepada Tarikh Oleh

Rujukan

Mina Resources Sdn.Bhd. Pengurusan Rekod, Fail dan Pentadbiran Pejabat Sistematik. Dicapai pada 5 Oktober 2011, daripada http://www.mina.edu.my

Savumthararaj.G (2008). Pengenalan Kepada Pengurusan Rekod & Sistem Fail. Edisi Kedua. Kuala Lumpur. Intan Spektra Sdn.Bhd.