Arsip Nasional Republik Indonesia

(1)

Arsip Nasional Republik Indonesia

LEMBAR PERSETUJUAN

Substansi Prosedur Tetap tentang Konsultasi Penyusunan Sistem Pengelolaan Arsip Lembaga Negara dan Lembaga Tingkat Pusat Lainnya telah saya setujui.

Disetujui di Jakarta pada tanggal Juli 2010

DEPUTI BIDANG PEMBINAAN KEARSIPAN,

GINA MASUDAH HUSNI

(2)

PROSEDUR TETAP NOMOR 64 TAHUN 2010

TENTANG

KONSULTASI PENYUSUNAN SISTEM PENGELOLAAN ARSIP LEMBAGA NEGARA DAN LEMBAGA TINGKAT PUSAT LAINNYA

BAB I PENDAHULUAN

A. Umum

Arsip merupakan salah satu sumber informasi yang memiliki kekuatan hukum, karena arsip merupakan informasi terekam atas pelaksanaan tugas, fungsi, dan aktivitas setiap lembaga penciptanya. Arsip sangat signifikan dalam menjawab keinginan masyarakat untuk menciptakan transparansi dan akuntabilitas kinerja, sehingga mempercepat perwujudan penyelenggaraan pemerintahan yang bersih (clean governance), kepemerintahan yang baik (good government), perusahaan yang baik (good corporate), dan masyarakat sipil yang baik (good civil society).

Arsip yang otentik dan reliabel merupakan sumber informasi yang memiliki nilai guna primer dan dapat memberi kontribusi dalam memenuhi kebutuhan-kebutuhan manajemen sehingga mampu meningkatkan kinerja organisasi. Pada sisi lain, arsip sebagai memori kolektif yang dapat menjadi jembatan informasi perjalanan bangsa antar generasi secara obyektif dan netral.

Tuntutan Reformasi yang terjadi di Indonesia juga telah menyebabkan terjadinya perubahan-perubahan mendasar di bidang politik dan penyelenggara negara. Pada saat yang bersamaan teknologi informasi dan komunikasi yang berkembang pesat secara luas dimanfaatkan pada proses administrasi dalam rangka kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Dalam proses administrasi yang berbasis teknologi dan komunikasi tersebut, masih memunculkan berbagai masalah yang terkait dengan reliabilitas dan otentisitas arsip yang tercipta secara elektronik. Jika pengelolaan arsip dinamis pada lembaga pencipta (creating agencies) sebagai penyelenggara kearsipan khususnya di lembaga negara dan lembaga tingkat pusat lainnya berjalan baik, maka akan dapat menjamin otentisitas dan reliabilitas arsip tersebut bagi kepentingan publik.

Bertolak dari hal tersebut diatas, Pemerintah dalam hal ini Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) memiliki tugas membimbing penyelenggaraan kearsipan nasional menuju

(3)

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

- 2 -

kearah kesempurnaan. Tugas tersebut antara lain dengan menggiatkan usaha penerangan baik berupa konsultasi, bimbingan dan supervisi di bidang penyelenggaraan kearsipan lembaga negara dan lembaga tingkat pusat lainnya.

Dalam hal konsultasi kearsipan terhadap lembaga negara dan lembaga tingkat pusat lainnya, ANRI dalam hal ini diwakili oleh Deputi Pembinaan Kearsipan melaksanakan tugas diantaranya pemberian konsultasi penyusunan sistem pengelolaan arsip, sarana/prasarana kearsipan dan kelembagaan unit kearsipan secara sistematis dan berkelanjutan.

Pengelolaan arsip bukan hanya mengelola surat yang berkaitan dengan tata persuratan (korespondensi) dan pengurusan surat (mail handling) tetapi adalah pengelolaan informasi yakni sejak arsip diciptakan, digunakan, dipelihara sampai dengan disusutkan. Hal ini juga tercantum dalam ISO Series 9000, dimana arsip merupakan bagian dari persyaratan mutu yang harus tersedia. Juga secara lengkap dalam ISO 15489 yang sesungguhnya merupakan pedoman pengelolaan arsip itu sendiri, dan merupakan pedoman pengelolaan arsip dalam berbagai format atau media bagi instansi pemerintah, swasta dan perorangan.

Untuk memberikan acuan dalam melakukan bimbingan dan konsultasi penyusunan sistem pengelolaan arsip yang standar maka perlu diatur dalam bentuk petunjuk teknis dan langkah- langkah pengaturannya dalam bentuk Prosedur Tetap tentang Konsultasi Penyusunan Sistem Pengelolaan Arsip Lembaga Negara dan Lembaga Tingkat Pusat Lainnya.

B. Maksud dan Tujuan

Prosedur Tetap tentang Konsultasi Penyusunan Sistem Pengelolaan Arsip Lembaga Negara dan Lembaga Tingkat Pusat Lainnya ini dimaksudkan untuk memberikan panduan agar terdapat keseragaman pemahaman dan langkah pada semua pihak yang terkait dalam pelaksanaan kegiatan pemberian bimbingan dan konsultasi penyusunan Sistem Pengelolaan Arsip Lembaga Negara dan Lembaga Tingkat Pusat Lainnya.

Tujuan Prosedur Tetap tentang Konsultasi Penyusunan Sistem Pengelolaan Arsip Lembaga Negara dan Lembaga Tingkat Pusat Lainnya ini adalah sebagai pedoman teknis pelaksanaan kegiatan pemberian bimbingan konsultasi penyusunan sistem pengelolaan arsip bagi Pejabat Fungsional (Arsiparis) dan Pejabat Struktural di lingkungan Direktorat Kearsipan Pusat, sehingga prosedur tetap yang disusun memiliki relevansi antara jenis pekerjaan, beban kerja, keluaran (output) dengan alokasi anggaran yang dibutuhkan. Adanya prosedur tetap juga akan menjamin pelaksanaan pekerjaan yang telah direncanakan dapat memperoleh pembiayaan kegiatan secara wajar dan efisien. Manfaat lain adalah adanya suatu sinergi dan keterkaitan antara kegiatan unit yang satu dengan unit yang lain untuk pelaksanaan tugas pokok dan fungsi dalam program lembaga.

Untuk mencapai tujuan yang diinginkan dalam penyelenggaraan konsultasi penyusunan sistem pengelolaan arsip, maka perlu memenuhi prinsip–prinsip sebagai berikut:

(4)

1. Konsultasi penyusunan sistem pengelolaan arsip dilakukan secara tepat sesuai dengan kebutuhan pengguna;

2. Program konsultasi penyusunan sistem pengelolaan arsip disesuaikan dengan program kearsipan nasional;

3. Konsultasi penyusunan sistem pengelolaan arsip dilakukan oleh pelaksana (konsultan) yang memiliki kemampuan di bidang kearsipan dan bidang lainnya yang mendukung kelancaran konsultasi kearsipan;

4. Yang diberi layanan konsultasi penyusunan sistem pengelolaan arsip adalah semua Instansi Pusat sesuai dengan amanat Undang–Undang Nomor 43 Tahun 2009 pasal 6;

5. Pemberian konsultasi penyusunan sistem pengelolaan arsip dilaksanakan sebagai bentuk tanggung jawab ANRI dalam kapasitas sebagai pelayan publik;

6. Permohonan layanan konsultasi penyusunan sistem pengelolaan arsip dapat dilakukan melalui surat atau telepon atau bertatap muka langsung, baik dilaksanakan di ANRI maupun Instansi Pusat yang bersangkutan.

C. Ruang Lingkup

Prosedur Tetap tentang Konsultasi Penyusunan Sistem Pengelolaan Arsip Lembaga Negara dan Lembaga Tingkat Pusat Lainnya (Lembaga Pendidikan, Perusahaan, Organisasi Politik, Organisasi Kemasyarakatan, dan Perseorangan, serta Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi) ini berlaku dan digunakan oleh Pejabat Fungsional (Arsiparis) dan Pejabat Struktural di lingkungan Direktorat Kearsipan Pusat.

Prosedur Tetap ini mengatur tata cara konsultasi penyusunan sistem kearsipan dinamis dan statis bagi lembaga pencipta arsip maupun lembaga kearsipan. Konsultasi penyusunan sistem kearsipan dinamis meliputi tahap penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan sampai penyusutan. Sedangkan konsultasi penyusunan sistem kearsipan statis meliputi kegiatan akuisisi, pengolahan, penyimpanan, pemeliharaan arsip sampai pelayanan informasi.

D. Dasar

1. Undang–Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071);

2. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintah;

3. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 22 Tahun 2008 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas;

(5)

- 4 -

4. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 03 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Arsip Nasional Republik Indonesia sebagaimana telah dua kali diubah terakhir dengan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 05 Tahun 2010;

5. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 06 Tahun 2009 tentang Petunjuk Pelaksanaan Penyusunan Prosedur Tetap di Lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia;

6. Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 12 Tahun 2005 tentang Penyempurnaan Pedoman Penyusunan dan Penyampaian Laporan di Lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia.

E. Pengertian

Dalam Prosedur Tetap ini yang dimaksud dengan:

1. Konsultasi Penyusunan Sistem Pengelolaan Arsip adalah proses kegiatan layanan konsultasi penyusunan sistem pengelolaan arsip pada lembaga negara dan lembaga tingkat pusat lainnya, dalam upaya menganalisis dan memberikan solusi permasalahan yang dihadapi dalam peyusunan sistem pengelolaan arsip.

2. Lembaga Negara adalah lembaga yang menjalankan cabang-cabang kekuasaan negara meliputi eksekutif, yudikatif, dan lembaga lain yang fungsi dan tugas pokoknya berkaitan dengan penyelenggaraan negara sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

3. Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi adalah lembaga kearsipan perguruan tinggi yang mempunyai fungsi, tugas dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan.

4. Identifikasi adalah kegiatan mengumpulkan data dan informasi melalui pertemuan diskusi dan wawancara dan saling berkomunikasi mengenai sistem pengelolaan arsip dalam rangka menginventarisasi permasalahan secara optimal.

5. Analisis Masalah merupakan bagian dari kegiatan konsultasi yaitu upaya mengolah data hasil identifikasi permasalahan kearsipan yang ditemukan, dengan cara melibatkan semua unsur potensi manajemen kearsipan yang menjadi penyebab timbulnya permasalahan tersebut juga peraturan perundang–undangan yang melandasi penyusunan sistem pengelolaan arsip.

6. Pemecahan Masalah adalah merupakan bagian dari kegiatan konsultasi dengan cara menemukan jawaban/solusi terhadap permasalahan kearsipan yang diajukan dengan terlebih dahulu membuat analisis data permasalahan kearsipan.

7. Laporan Konsultasi Penyusunan Sistem Pengelolaan Arsip adalah bentuk naskah dinas yang memuat uraian hasil pemberian konsultasi mengenai penyusunan kearsipan.

(6)

8. Saran adalah usulan atau masukan berupa alternatif solusi yang disampaikan kepada pengguna yang merupakan hasil kegiatan konsultasi sistem pengelolaan arsip yang memuat kondisi obyektif kearsipan di lapangan beserta pemecahan masalahnya.

9. Sistem Pengelolaan Arsip adalah satu kesatuan proses kegiatan kearsipan yang meliputi seluruh siklus atau daur hidup arsip mulai dari penciptaan arsip sampai dengan penyusutannya atau sampai dengan tersedianya layanan arsip statis.

10. Direktorat Kearsipan Pusat adalah unit kerja yang diberi kewenangan melaksanakan tugas pemberian layanan konsultasi penyusunan sistem pengelolaan arsip pada Lembaga Negara dan Badan Pemerintah Pusat sesuai dengan yang tercantum dalam Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 05 Tahun 2010.

(7)

- 6 - BAB II

PROSEDUR KONSULTASI PENYUSUNAN SISTEM PENGELOLAAN ARSIP

Materi pelaksanaan kegiatan pemberian bimbingan konsultasi penyusunan sistem pengelolaan arsip pada lembaga negara dan lembaga tingkat pusat lainnya mencakup:

1. Pengelolaan Arsip Konvensional a. Tata Naskah Dinas

b. Pengurusan Surat c. Pengelolaan Arsip Aktif d. Pengelolaan Arsip Inaktif e. Pengelolaan Arsip Vital f. Penyusutan Arsip

g. Pemeliharaan dan Perawatan Arsip h. Gedung/Ruang Penyimpanan

i. Pengelolaan Arsip Konvensional secara Elektronik j. Pola Klarifikasi Arsip

k. Jadwal Retensi Arsip

2. Penataan dan Penyimpanan Arsip Audio Visual

a. Penataan dan Penyimpanan Arsip Foto/Gambar Statik

b. Penataan dan Penyimpanan Arsip Video/Film/Mikrofilm (Citra Bergerak) c. Penataan dan Penyimpanan Arsip Rekaman Suara

d. Penataan dan Penyimpanan Arsip Kartografik 3. Pengelolaan Arsip Elektronik

Meliputi penciptaan sampai dengan penyusutan termasuk penyusunan level akses dan pengamanan arsip, jadwal retensi dan pola klasifikasi.

4. Pengelolaan Arsip Statis

Meliputi kegiatan akuisisi, pengolahan, penyimpanan, pemeliharaan, dan perawatan sampai pelayanan arsip.

Layanan konsultasi dilakukan untuk memberikan solusi atau perbaikan terhadap berbagai permasalahan dalam proses penyusunan maupun penyempurnaan manual pengelolaan kearsipan pada lembaga negara dan badan pemerintah pusat. Kegiatan ini dilakukan oleh pejabat struktural maupun arsiparis di lingkungan Direktorat Kearsipan Pusat sesuai kebutuhan dan permintaan instansi melalui langkah-langkah dan prosedur kegiatan mulai dari permintaan, konfirmasi kegiatan, persiapan sampai menghasilkan suatu manual pengelolaan arsip sesuai kebutuhan instansi yang bersangkutan. Secara menyeluruh prosedur konsultasi penyusunan sistem kearsipan sebagai berikut:

(8)

A. Persiapan 1. Permintaan

a) Lembaga negara dan lembaga tingkat pusat lainnya mengajukan permohonan, baik dengan surat-menyurat atau telepon;

b) Petugas yang berwenang, mencatat permintaan layanan konsultasi dengan menggunakan formulir layanan sesuai jenis dan materi permintaan.

2. Konfirmasi Kegiatan

a) ANRI melakukan konfirmasi untuk memastikan jenis dan materi bimbingan dan konsultasi penyusunan sistem kearsipan yang dibutuhkan pihak lembaga negara dan lembaga tingkat pusat lainnya;

b) Pejabat Arsiparis dan/atau Pejabat Struktural ANRI melakukan konfirmasi kepada Pejabat Arsiparis dan/atau Pejabat Struktural Lembaga Negara dan Lembaga Tingkat Pusat Lainnya yang bersangkutan.

3. Tahap Awal

a) Menyusun kegiatan bimbingan dan konsultasi penyusunan sistem kearsipan sesuai kebutuhan Lembaga Negara dan Lembaga Tingkat Pusat Lainnya;

b) Menyususun jadwal bimbingan dan konsultasi penyusunan sistem kearsipan sesuai kebutuhan Lembaga Negara dan Lembaga Tingkat Pusat Lainnya;

c) Menyiapkan pedoman pelaksanaan bimbingan dan konsultasi penyusunan sistem kearsipan sesuai jenis dan materi yang diperlukan Lembaga Negara dan Lembaga Tingkat Pusat Lainnya;

d) Menyiapkan biaya pelaksanaan bimbingan dan konsultasi penyusunan sistem kearsipan sesuai jenis dan materi yang diperlukan Lembaga Negara dan Lembaga Tingkat Pusat Lainnya.

B. Pelaksanaan

1. Membuat konsep surat dilakukan oleh Kepala Sub Direktorat atau Arsiparis;

2. Direktur Kearsipan Pusat atau Deputi Bidang Pembinaan Kearsipan, atau Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia menandatangani surat, sesuai dengan tingkat kewenangan masing–masing;

3. Mendokumentasikan catatan atau pertinggal surat konsultasi melalui telepon atau surat secara tertib sesuai lokus dan nama instansi;

4. Menetapkan waktu pertemuan pembahasan sesuai jadwal yang telah ditentukan;

5. Membahas pengumpulan data-data yang diperlukan untuk menyusun sistem kearsipan sesuai jenis dan materi kegiatan yang diperlukan.

(9)

- 8 - C. Pelaporan

1. Pelaksana konsultasi membuat laporan konsultasi.

2. Isi laporan memuat:

a. Pendahuluan, berisi uraian tentang gambaran instansi sasaran secara ringkas;

b. Pelaksanaan, berisi uraian tentang waktu, tempat, peserta dan permasalahan yang menjadi topik konsultasi, naskah yang dihasilkan dalam pemberian bimbingan dan konsultasi;

c. Evaluasi dan rekomendasi, memberikan uraian tentang keberhasilan keseluruhan kegiatan dan rekomendasi kegiatan yang diperlukan untuk melakukan langkah- langkah tindak lanjut;

d. Penutup, berisi kesimpulan dan saran.

3. Laporan disampaikan kepada Direktur Kearsipan Pusat paling lambat 5 (lima) hari kerja setelah konsultasi dilaksanakan.

(10)

BAB III PENUTUP

Prosedur Tetap Konsultasi Penyusunan Sistem Pengelolaan Arsip Lembaga Negara dan Lembaga Tingkat Pusat Lainnya ini disusun untuk menjadi acuan bagi pelaksana (konsultan) di Lingkungan Direktorat Keasipan Pusat ANRI. Dengan Protap ini diharapkan tugas dan fungsi bimbingan konsultasi penyusunan sistem pengelolaan arsip pada Lembaga Negara dan Lembaga Tingkat Pusat Lainnya dapat dilakukan secara efisien dan efektif dalam mendukung pelaksanaan kebijakan reformasi birokrasi nasional. Prosedur Tetap ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan, dan apabila kemudian hari terdapat kekeliruan akan dilakukan perbaikan sebagaimana mestinya.

Ditetapkan di Jakarta Pada tanggal Juli 2010

DIREKTUR KEARSIPAN PUSAT,

M. TAUFIK

(11)

Arsip Nasional Republik Indonesia

LAMPIRAN PROSEDUR TETAP

NOMOR 64 TAHUN 2010 TENTANG

PROSEDUR KONSULTASI PENYUSUNAN SISTEM PENGELOLAAN ARSIP LEMBAGA NEGARA DAN LEMBAGA TINGKAT PUSAT LAINNYA

(12)

DAFTAR LAMPIRAN PROSEDUR TETAP

KONSULTASI PENYUSUNAN SISTEM PENGELOLAAN ARSIP LEMBAGA NEGARA DAN LEMBAGA TINGKAT PUSAT LAINNYA

LAMPIRAN 1 DIAGRAM ALIR TAHAP PERSIAPAN KONSULTASI PENYUSUNAN SISTEM PENGELOLAAN ARSIP LEMBAGA NEGARA DAN LEMBAGA TINGKAT PUSAT LAINNYA

LAMPIRAN 2 DIAGRAM ALIR TAHAP PELAKSANAAN KONSULTASI PENYUSUNAN SISTEM PENGELOLAAN ARSIP LEMBAGA NEGARA DAN LEMBAGA TINGKAT PUSAT LAINNYA

LAMPIRAN 3 DIAGRAM ALIR TAHAP PELAPORAN KONSULTASI PENYUSUNAN SISTEM PENGELOLAAN ARSIP LEMBAGA NEGARA DAN LEMBAGA TINGKAT PUSAT LAINNYA

LAMPIRAN 4 DIAGRAM ALIR PELAKSANAAN PROSEDUR PENYUSUNAN SISTEM PENGELOLAAN ARSIP LEMBAGA NEGARA DAN LEMBAGA TINGKAT PUSAT LAINNYA (GABUNGAN)

(13)

Instansi Pemohon Arsiparis/Staf Subdit Direktur TU Pimpinan Kepala ANRI 1 Memberikan Layanan

permintaan konsultasi

2 Melakukan konfirmasi kegiatan konsultasi

3 Melakukan persiapan pelaksanaan konsultasi

4 Melaksanakan konsultasi penyusunan sistem kearsipan

5 Melaporkan dan membuat rekomendasi hasil konsultasi

Norma waktu: 2 hari kerja

M. TAUFIK WAKTU PELAKSANAAN

DIAGRAM ALIR PROSEDUR KONSULTASI PENYUSUNAN SISTEM PENGELOLAAN ARSIP LEMBAGA NEGARA DAN LEMBAGA TINGKAT PUSAT LAINNYA

No. Tahap Kegiatan

(14)

Pemohon Kasubag Persuratan

TU Deputi Pembinaan Kearsipan

Deputi Pembinaan

Kearsipan

TU Direktur Kearsipan

Pusat

Direktur Kearsipan Pusat

Kasubdit.

Kearsipan Pusat I/II 1 Pemohon Instansi Pusat menyampaikan surat

permohonan penyusunan Sistem Kearsipan

2 Membaca, meneliti kelengkapan surat dan lampirannya, mencatat pada buku agenda dan ekspedisi, serta menyampaikan kepada TU Deputi Bidang Pembinaan Kearsipan

3 Menerima, memeriksa dan menyiapkan lembar disposisi, mencatat pada buku agenda

menyampaikan kepada Deputi

4 Memberikan disposisi untuk dilanjutkan kepada Direktur KP melalui TU Deputi

5 Mencatat dan menyampaikan kepada Direktur Kearsipan Pusat melalu TU Direktur

6 Mencatat dalam Buku Agenda dan meyampaikan kepada Direktur KP

DIAGRAM ALIR PELAKSANAAN KONSULTASI PENYUSUNAN SISTEM PENGELOLAAN ARSIP LEMBAGA NEGARA DAN LEMBAGA TINGKAT PUSAT LAINNYA

(GABUNGAN)

Tahap Kegiatan No.

Unit Penyelesaian

2

3

5

4 1

6

(15)

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA -9-

Kearsipan

Pusat

Kasubdit.

Kearsipan Pusat I/II Tahap Kegiatan

No.

7 Direktur membuat Nota Dinas untuk

memerintahkan Kasubdit KP I/II melaksanakan tindak lanjut Disposisi Deputi melalui TU Direktur

8 Menyampaikan Nota Dinas kepada Kasubdit KP I/KP II

9 Kasubdit KP I/II melaksanakan tindak lanjut dan melaksanakan koordinasi dengan instansi pemohon

10 Instansi pemohon menkoordinsikan langkah- langkah penyusunan sistem kearsipan 11 Kasubdit KP I/II melaporkan hasil koordinasi

kepada Direktur KP

12 Direktur menentukan Tenaga Ahli dan membuat Surat Perintah Tim Penyusunan Sistem

Kearsipan Instansi Pemohon

13 Penugasan Tim Survey arsip di instansi pemohon untuk mengumpulkan data arsip 14 Survey arsip di instansi pemohon untuk

mengumpulkan data arsip

15 Pengolahan data dan penyusunan draf Sistem Kearsipan Instansi Pemohon

16 Rapat Pembahasan draf Sistem Kearsipan dengan instansi Pemohon

17 Penyempurnaan draf Sistem Kearsipan dengan instansi Pemohon

7

8

12 10

11

14

16

9

(16)

Pemohon

Persuratan Pembinaan Kearsipan

Pembinaan Kearsipan

Kearsipan

Pusat Kearsipan Pusat Kearsipan Pusat I/II 18 Uji coba Sistem Kearsipan

19 Penyempurnaan draf final Sistem Kearsipan dengan instansi Pemohon

20 Tim Penyusun melaporkan pelaksanaan kegiatan penyusunan Sistem Kearsipan kepada Direktur KP

21 Melaporkan draf final Sistem Kearsipan dan menyiapkan konsep surat Rekomendasi dengan Nota Dinas kepada Deputi melalui TU Deputi

22 Mencatat Nota Dinas dan menyampaikan kepada Deputi Bidang Pembinaan Kearsipan 23 Memberikan koreksi, persetujuan dan

penandatanganan Surat rekomendasi untuk disampaikan ke Instansi Pemohon 24 Mengetik Net Surat Rekomendasi dan

memintakan tandatangan Deputi dan mengirim ke Instansi Pemohon melaui Subbag Persuratan

25 Mengecek kelengkapan, memasukkan dalam amplop dan mengirim Surat ke Instansi 26 Pengesahan sistem kearsipan oleh instansi

pemohon

Norma Waktu: 30 hari kerja

21

22

23

24

25 18

26

(17)

Kearsipan

Pusat

Kasubdit.

Kearsipan Pusat I/II Tahap Kegiatan

No.

M. TAUFIK

(18)

Tanggal : Juli 2010

Tim Penyusun Sistem Kearsipan

(19)

15

17 13

(20)

Kearsipan

19

20

(21)

M. TAUFIK

(22)

Prosedur Tetap

Nomor : 64 Tahun 2010 Tanggal : Juli 2010

TU Deputi Pembinaan

Pusat

Direktur Kearsipan

Pusat

Tim Penyusun Sistem Kearsipan 1 Tim penyusun melaporkan pelaksanaan kegiatan

penyusunan sistem kearsipan kepada Direktur KP

2 Direktur membuat laporan dan menyiapkan konsep surat rekomendasi dengan nota dinas kepada Deputi melalui TU Deputi

3 Mencatat nota dinas dan menyampaikan kepada Deputi Bidang Pembinaan Kearsipan

4 Memberikan koreksi, persetujuan dan penandatanganan surat rekomendasi untuk disampaikan ke instansi pemohon

5 Mengetik net surat rekomendasi dan memintakan tanda-tangan deputi dan mengirim ke instansi pemohon melalui Subag Persuratan

DIAGRAM ALIR TAHAP PELAPORAN KONSULTASI PENYUSUNAN SISTEM PENGELOLAAN ARSIP LEMBAGA NEGARA DAN LEMBAGA TINGKAT PUSAT LAINNYA

1

2

3

5

(23)

AERSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

-5-

Pusat

Tim Penyusun Sistem Kearsipan Unit Penyelesaian

6 Mengecek kelengkapan, memasukkan dalam amplop, dan mengirim ke instansi pemohon

7 Pengesahan sistem kearsipan oleh instansi pemohon

Norma waktu: 4 hari kerja

7

6

(24)

Pusat

Tim Penyusun Sistem Kearsipan

(25)

-5-

(26)

(27)

-5-