Page | 1 PANDUAN MENGURUS STAF TIDAK HADIR BERTUGAS TANPA CUTI ATAU TANPA TERLEBIH
DAHULU MENDAPAT KEBENARAN ATAU TANPA SEBAB YANG MUNASABAH
1.0 Tindakan 1 – Pemerhatian Selama Tempoh Satu (1) Bulan di PTJ
PTJ
1.1 Jika didapati staf tidak hadir bertugas sekurang-kurangnya satu (1) hari bekerja atau lebih secara berturut-turut atau berselang-seli, Ketua Jabatan/Pegawai Penyelia hendaklah mendapatkan penjelasan dan sekiranya tidak hadir berturut- turut secara berterusan hendaklah berusaha mengesan staf dan memanggil balik staf untuk bertugas.
PTJ
1.2 Tindakan Ketua Jabatan/Pegawai Penyelia seperti berikut:
(i) Mendapatkan penjelasan secara lisan/bertulis;
(ii) Menimbang penjelasan yang dikemukakan oleh staf;
(iii) Menasihatkan staf memohon cuti rehat jika penjelasan diterima dengan asas yang kukuh dan disokong oleh keterangan berkaitan (contoh: sijil cuti sakit, surat kematian saudara terdekat, surat pengesahan, surat laporan polis atau lain-lain bukti yang munasabah);
ATAU
(iv) Mengemukakan borang Arahan Melucut Hak Emolumen (SOK/BUM/BR01/B-Cuti 18) ke Pejabat Pendaftar bagi hari-hari didapati staf tidak hadir bertugas, jika penjelasan staf ditolak.
PTJ
1.3 Ketua Jabatan/Pegawai Penyelia membuat pemantauan dan pengawasan kehadiran staf ke tempat kerja secara berterusan. Memberi teguran secara lisan (kali pertama) tentang kesalahan ketidakhadiran supaya tidak diulangi.
Rekodkan atau catatkan tindakan memberi teguran secara lisan (kali pertama) pada borang Laporan Siasatan Ketidakhadiran Staf [UPM/PEND/LS(1)].
2.0 Tindakan 2 – Pemerhatian Selama Tempoh Dua (2) Bulan di PTJ
PTJ 2.1 Pantau dan awasi perkembangan staf samada sikapnya telah berubah (tatakelakuan) atau masih mengulangi kesalahan yang sama (tidak berubah).
PTJ 2.2 Jika staf masih mengulangi kesalahan yang sama, Ketua Jabatan/Pegawai Penyelia membuat siasatan untuk mengesan staf (dapatan maklumbalas siasatan direkodkan).
Page | 2
PTJ
2.3 Tindakan Ketua Jabatan/Pegawai Penyelia seperti berikut:
(i) Mendapatkan penjelasan secara lisan/bertulis;
(ii) Menimbang penjelasan yang dikemukakan oleh staf;
(iii) Menasihatkan staf memohon cuti rehat jika penjelasan diterima dengan asas yang kukuh dan disokong oleh keterangan berkaitan (contoh: sijil cuti sakit, surat kematian saudara terdekat, surat pengesahan, surat laporan polis atau lain-lain bukti yang munasabah);
ATAU
(iv) Mengemukakan borang Arahan Melucut Hak Emolumen
(SOK/BUM/BR01/B-Cuti 18) ke Pejabat Pendaftar bagi hari-hari didapati staf tidak hadir bertugas, jika penjelasan staf ditolak.
PTJ
2.4 Ketua Jabatan/Pegawai Penyelia membuat pemantauan dan pengawasan kehadiran staf ke tempat kerja secara berterusan. Memberi teguran secara lisan (kali kedua) tentang kesalahan ketidakhadiran supaya tidak diulangi. Rekodkan atau catatkan tindakan memberi teguran secara lisan (kali kedua) pada borang Laporan Siasatan Ketidakhadiran Staf [UPM/PEND/LS(2)].
3.0 Tindakan 3 – Pemerhatian Selama Tempoh Enam (6) Bulan di PTJ/Pejabat Pendaftar
PTJ 3.1 Pantau dan awasi perkembangan staf samada sikapnya telah berubah (tatakelakuan) atau masih mengulangi kesalahan yang sama (tidak berubah).
PTJ
3.2 Jika staf masih mengulangi kesalahan yang sama, Ketua Jabatan/Pegawai Penyelia memberi amaran dan tunjuk sebab secara bertulis kepada staf [Rujuk format surat amaran kali pertama]. Salinkan surat amaran dan tunjuk sebab kepada staf tersebut untuk perhatian;
(i) Pendaftar
(ii) Ketua Bahagian Pengurusan Sumber Manusia (iii) Ketua Bahagian Perundang-undangan
(iv) Ketua Seksyen Bimbingan dan Kerjaya Staf, Pejabat Pendaftar (mohon kendalikan sesi kaunseling dengan staf yang dirujuk).
DAN;
Page | 3 PTJ 3.3 Mengemukakan borang Arahan Melucut Hak Emolumen (SOK/BUM/BR01/B-
Cuti 18) ke Pejabat Pendaftar bagi hari-hari didapati staf tidak hadir bertugas.
SBKS
3.4 Tindakan Seksyen Bimbingan dan Kerjaya Staf, Pejabat Pendaftar adalah seperti berikut:
(i) Menghubungi staf dan mengadakan sesi kaunseling;
(ii) Membuat pemantauan kaunseling untuk tempoh selama sekurang- kurangnya 6 (enam) bulan; dan
(iii) Memberi laporan kaunseling terakhir (setelah mengadakan sekurang- kurangnya tiga (3) atau lima (5) kali sesi kaunseling kepada perujuk (Ketua Jabatan/Penyelia).
SBKS/PTJ
3.5 Semasa dalam tempoh sesi kaunseling ini (antara 1 hingga 6 bulan), jika didapati staf masih mengulangi kesalahan yang sama, Ketua Jabatan/Pegawai Penyelia hendaklah memberi amaran dan tunjuk sebab secara bertulis kepada staf [Rujuk format surat amaran kali kedua]. Salinkan surat amaran dan tunjuk sebab kepada staf tersebut untuk perhatian;
(i) Pendaftar
(ii) Ketua Bahagian Pengurusan Sumber Manusia (iii) Ketua Bahagian Perundang-undangan
(iv) Ketua Seksyen Bimbingan dan Kerjaya Staf, Pejabat Pendaftar.
DAN;
PTJ 3.6 Mengemukakan borang Arahan Melucut Hak Emolumen (SOK/BUM/BR01/B- Cuti 18) ke Pejabat Pendaftar bagi hari-hari didapati staf tidak hadir bertugas.
4.0 Tindakan 4 – Pemerhatian Selama Tempoh Satu (1) Bulan di PTJ
PTJ
4.1 Ketua Jabatan/Pegawai Penyelia membuat pemantauan dan pengawasan ke atas staf dalam tempoh semasa dan selepas selesai melalui proses kaunseling samada staf menunjukkan perubahan yang positif atau pun masih mengulangi kesalahan yang sama.
Page | 4
PTJ
4.2 Jika staf tidak menunjukkan perubahan positif dan masih mengulangi kesalahan ketidakhadiran bertugas, Ketua Jabatan/Pegawai penyelia buat laporan secara bertulis terus kepada Pendaftar dan salinkan laporan kepada:
(i) Ketua Bahagian Pengurusan Sumber Manusia;
(ii) Ketua Bahagian Perundang-undangan;
(iii) Ketua Seksyen Bimbingan dan Kerjaya Staf; dan (iv) Staf yang dirujuk.
DAN;
PTJ 4.3 Mengemukakan borang Arahan Melucut Hak Emolumen (SOK/BUM/BR01/B- Cuti 18) ke Pejabat Pendaftar bagi hari-hari didapati staf tidak hadir bertugas.
5.0 Tindakan 5 – Proses di Pejabat Pendaftar dalam Tempoh Dua (2) Minggu
PP
5.1 Pendaftar/Ketua Bahagian Pengurusan Sumber Manusia akan mengatur perjumpaan dengan staf untuk bersemuka dalam tempoh dua (2) minggu selepas laporan diterima. Keputusan yang diputuskan adalah tertakluk kepada hasil dari perjumpaan tersebut.
PP
5.2 Pendaftar/Ketua Bahagian Pengurusan Sumber Manusia akan melaporkan kepada Ketua Jabatan/Pegawai Penyelia hasil perbincangan dan keputusan yang telah dipersetujui setelah bersemuka dengan staf. Salinkan laporan kepada:
(i) Ketua Bahagian Perundang-undangan;
(ii) Ketua Seksyen Bimbingan dan Kerjaya Staf; dan
(iii) Staf yang dirujuk.
6.0 Tindakan 6 – Pemerhatian Selama Tempoh Dua (2) bulan di PTJ
PTJ
6.1 Ketua Jabatan/Pegawai Penyelia membuat pemantauan dan pengawasan ke atas staf samada staf telah menunjukkan perubahan tatakelakuan atau pun masih mengulangi kesalahan yang sama selepas sesi bersemuka dengan Pendaftar/Ketua Bahagian Pengurusan Sumber Manusia. [tempoh 2 bulan memberi peluang terakhir kepada staf untuk mengubah tatakelakuan]
Page | 5
PTJ
6.2 Jika staf masih mengulangi kesalahan ketidakhadiran bertugas, Ketua Jabatan/Pegawai Penyelia buat laporan rasmi kepada Pendaftar/ Ketua Bahagian Pengurusan Sumber Manusia untuk diambil tindakan perundang-undangan.
DAN;
PTJ 6.3 Mengemukakan borang Arahan Melucut Hak Emolumen (SOK/BUM/BR01/B- Cuti 18) ke Pejabat Pendaftar bagi hari-hari didapati staf tidak hadir bertugas.
PP/BPP
6.4 Pendaftar/Ketua Bahagian Pengurusan Sumber Manusia kemukakan laporan kepada Bahagian Perundang-undangan untuk memulakan proses tindakan tatatertib kepada staf. Salinkan surat kepada:
(i) Ketua Jabatan/Pegawai Penyelia yang merujuk kes;
(ii) Ketua Seksyen Bimbingan dan Kerjaya Staf; dan (iii) Staf yang dirujuk.
Terminologi/Singkatan:
PP : Pejabat Pendaftar PTJ : Pusat Tanggungjawab
SBKS : Seksyen Bimbingan dan Kerjaya Staf BPP : Bahagian Perundang-undangan
» Ketidakhadiran Pegawai tanpa Cuti/Tanpa Kebenaran/Tanpa Sebab Yang
Munasabah Pada Waktu Pegawai Dikehendaki Bertugas Tidak Boleh Ditolak Dari
Cuti Rehat Pegawai.
Page | 6
Ditolak Pertimbangan Ketua
Jabatan/Pegawai Penyelia
CARTA ALIR MENGURUS STAF TIDAK HADIR BERTUGAS TANPA CUTI ATAU TANPA TERLEBIH DAHULU MENDAPAT KEBENARAN ATAU TANPA SEBAB YANG MUNASABAH
Kemukakan borang Arahan Melucut Hak Emolumen (SOK/BUM/BR 01/B-Cuti 18) ke Pejabat Pendaftar TEMPOH MASA
Diterima – Staf mohon Cuti Rehat
* Sijil Cuti Sakit, Surat Kematian Saudara Terdekat, Surat Pengesahan, Laporan Polis, dan lain-lain bukti yang munasabah
Berubah? Membuat Pemantauan
Berterusan
Pertimbangan Ketua
Jabatan/ Pegawai Penyelia Ditolak
Berubah? Membuat Pemantauan
Berterusan
Kemukakan borang Arahan Melucut Hak Emolumen (SOK/
BUM/BR 01/B-Cuti 18) ke Pejabat Pendaftar Salinkan Surat Kepada :
1. Pendaftar
2. Ketua Bahagian Pengurusan Sumber Manusia 3. Ketua Bahagian Perundang-undangan
4. Ketua Seksyen Bimbingan dan Kerjaya Staf Membuat Pemantauan dan Laporan Kaunseling
kepada perujuk
Berubah? Membuat Pemantauan
Berterusan
Berubah ? Membuat Pemantauan
Berterusan (2 Bulan) Ya
JUMLAH TEMPOH MASA = 12 BULAN 14 HARI
Pendaftar / Ketua Bahagian Pengurusan Sumber Manusia Kemuka Laporan Ke Bahagian Perundang-undangan
Proses / Tindakan Oleh Bahagian Perundang-undangan
Tanggungjawab PTJ Tanggungjawab Pejabat Pendaftar Tanggungjawab Bahagian Perundang-undangan Petunjuk
Kemukakan borang Arahan Melucut Hak Emolumen (SOK/BUM/BR 01/B-Cuti 18) ke Pejabat Pendaftar
Salinkan Laporan Kepada : 1. Ketua Bahagian Pengurusan Sumber Manusia 2. Ketua Bahagian Perundang-undangan 3. Ketua Seksyen Bimbingan dan Kerjaya Staf 4. Staf yang di rujuk
Ya
Tidak
Ya
Tidak
Ya Tidak
Tidak Diterima – Staf mohon
Cuti Rehat
* Sijil Cuti Sakit, Surat Kematian Saudara Terdekat, Surat Pengesahan, Laporan Polis, dan lain-lain bukti yang munasabah
Salinkan Surat Kepada : 1. Ketua Jabatan / Pegawai Penyelia yang merujuk kes
2. Ketua Seksyen Bimbingan dan Kerjaya Staf 3. Staf yang di rujuk
Ketua Jabatan / Pegawai Penyelia Hantar Laporan Kepada Pendaftar / Ketua Bahagian Pengurusan Sumber Manusia Kemukakan borang Arahan Melucut Hak Emolumen
(SOK/BUM/BR 01/B-Cuti 18) ke Pejabat Pendaftar Kemukakan borang Arahan Melucut Hak Emolumen
(SOK/BUM/BR 01/B-Cuti 18) ke Pejabat Pendaftar Laporan Bertulis Oleh Ketua Jabatan/
Pegawai Penyelia kepada Pendaftar Proses Kaunseling Oleh Seksyen Bimbingan
dan Kerjaya Staf Amaran Secara Bertulis Oleh Ketua Jabatan /
Pegawai Penyelia Menegur secara lisan (kali ke dua) Pemantauan oleh Ketua Jabatan/Pegawai Penyelia
Dapatkan penjelasan dari staf Ketua Jabatan/Pegawai Penyelia buat siasatan
mengesan staf Menegur secara lisan (kali pertama) Pemantauan oleh Ketua Jabatan/Pegawai Penyelia
Dapatkan penjelasan dari staf Ketua Jabatan/Pegawai Penyelia buat siasatan
mengesan staf Staf Tidak Hadir 1 BULAN
2 BULAN
6 BULAN
1 BULAN
2 MINGGU
2 BULAN
Hantar Laporan Bersemuka Kepada Ketua Jabatan / Pegawai Penyelia
Pendaftar / Ketua Bahagian Pengurusan Sumber Manusia Panggil Staf Untuk Bersemuka Salinkan Laporan Kepada :
1. Ketua Bahagian Perundang-undangan 2. Ketua Seksyen Bimbingan dan Kerjaya Staf 3. Staf yang di rujuk
7.0 CARTA ALIR
