Sistem Kantor
Materi – 03
Sistem Kantor
1. Urgensi Sistem Kantor 2. Pengertian Sistem Kantor 3. Karakteristik Sistem Kantor 4. Tujuan Sistem Kantor
5. Kelebihan Sistem Kantor 6. Keterbatasan Sistem Kantor 7. Prinsip-prinsip Pengembangan
Sistem Kantor
8. Teknik Mengembangkan Sistem Kantor
9. Langkah-langkah Pengembangan Sistem Kantor
10. Integrasi Sistem 11. Revisi Sistem
Materi – 03
Urgensi Sistem Kantor
Kompetisi Tujuan Organisasi
Biaya Sistem Kantor
Pengertian Sistem Kantor
Sebuah jaringan prosedur yang terintegrasi dan
dirancang untuk
melaksanakan kegiatan utama
Terry, G.R.
Kesimpulan Pengertian Sistem Kantor
Sistem perkantoran terdiri atas subbagian yang saling berkaitan, yang beroperasi secara berurutan, tetapi tidak terpisah
Sistem perkantoran berkaitan dengan pencapaian tujuan organisasi
Sistem perkantoran
memiliki prosedur yang
baku untuk melakukan
kegiatan
Karakteristik Sistem Kantor
Efektif
Sistem kantor dianggap efektif ketika dapat mencapai tujuan yang sudah ditetapkan
Efisien
Sebuah sistem yang efisien
harus dapat menurunkan biaya.
Handal
Sistem memiliki hasil yang konsisten
Fleksibel
Sistem mampu menyesuaikan diri dengan perubahan kondisi lingkungan
Sederhana
Desain sistem tidak rumit.
Kesederhanaan sistem
memfasilitasi pemahaman pada pengguna sistem.
Diterima
Sistem dapat diterima dan digunakan oleh pengguna sistem.
Tujuan Sistem Kantor
Efisiensi dalam
pemanfaatan sumber daya organisasi
Efisiensi mengandung makna efektivitas dan ekonomis. Efektivitas berarti
layanan yang lebih cepat kepada
pelanggan sesuai kebutuhan pelanggan.
Ekonomis berarti produktivitas yang lebih tinggi dengan biaya lebih rendah, pemanfaatan personil dan peralatan
yang baik, dan persediaan disimpan pada
tingkat yang optimal
Tujuan Sistem Kantor
Mengendalikan
biaya operasi Sistem adalah dasar untuk
mengendalikan biaya operasi. Hasil kerja saat ini dibandingkan dengan standar. Jika ketidaksesuaian
ditemukan, langkah-langkah
perbaikan untuk menyesuaikan atau
memodifikasi metode penanganan
dapat dilakukan.
Tujuan Sistem Kantor
Meningkatkan efisiensi
operasional
Ini berarti bahwa gerakan yang tidak perlu, keterlambatan dan
ketidakpastian diminimalkan. Pada
saat yang sama tanggung jawab untuk tugas-tugas khusus didelegasikan,
sehingga atasan dapat melaksanakan
tugas sesuai dengan kewenangannya.
Tujuan Sistem Kantor
Membantu pencapaian tujuan
organisasi
Jika sistem dirancang dengan baik dan digunakan secara efektif, maka sistem tersebut dapat membantu pencapaian tujuan organisasi, yaitu menjamin
kepuasan pelanggan, pengurangan
biaya dan keuntungan yang lebih
tinggi.
Kelebihan Sistem Kantor
Kelancaran aliran kerja
Karyawan mengikuti metode yang baku untuk membantu menghindari gerakan yang tidak perlu,
keterlambatan, dan kesalahan saat melaksanakan instruksi pekerjaan
Keseragaman tindakan
Sistem juga membantu karyawan untuk mengikuti prosedur yang sama untuk pekerjaan yang sama (standar)
Ekonomis
sistem menghilangkan: gerakan yang tidak perlu, duplikasi kegiatan,
keterlambatan, dan kesalahan
Penetapan tanggung jawab
Sistem membagikan dan mendistribusikan pekerjaan kantor secara sistematis
Pelatihan karyawan
Sistem memberikan pelatihan yang
sederhana namun efektif untuk melakukan berbagai kegiatan kantor
Koordinasi kegiatan
Sistem membantu karyawan untuk
memvisualisasikan keterkaitan dari kegiatan yang berbeda di departemen lain
Mengurangi beban manajemen
Sistem membantu dalam memastikan tindakan yang konsisten untuk pekerjaan rutin
Keterbatasan Sistem Kantor
Kesulitan membangun sistem
Merancang sistem yang cocok
didasarkan pada banyak faktor yang mungkin tidak selalu menguntungkan bagi pembentukan sebuah sistem
Kesulitan mematuhi sistem
Pekerjaan tertentu selalu
membutuhkan fleksibilitas dalam pelaksanaannya. Sistem yang kaku dapat menghambat pelaksanaan pekerjaan
Sistem tidak dapat berguna sepanjang waktu
Keadaan yang dinamis menuntut sistem untuk menyesuaikan dengan perubahan organisasi
Investasi sistem
Penerapan sistem melibatkan
timbulnya pengeluaran tambahan.
Sebagai contoh, sistem mekanisasi pekerjaan kantor, membutuhkan investasi pada komputer
Prinsip Pengembangan Sistem Kantor
1. Sistem harus sederhana untuk memudahkan pengawasan;
2. Sistem didasarkan pada spesialisasi;
3. Menghindari penulisan, gerakan atau upaya yang tidak perlu;
4. Menghindari kemacetan, dan mencari aliran terbaik dari pekerjaan;
5. Menghindari duplikasi pekerjaan, terutama dengan formulir yang digunakan;
6. Menghindari pemeriksaan yang tidak perlu;
6. Sistem harus fleksibel dan mudah beradaptasi dengan kondisi yang berubah;
8. Distribusi yang tepat kepada para karyawan;
9. Latihan terus-menerus untuk mengendalikan kinerja;
10. Pemanfaatan peralatan kantor dengan penggunaan yang
maksimum;
11. Penggunaan urutan terbaik dalam melakukan operasi.
Teknik Mengembangkan Sistem Kantor
Gunakan bagan (chart) yang sesuai, untuk mempelajari dan menganalisis secara rinci pekerjaan yang dilakukan Tentukan bagian mana dari
pekerjaan yang sangat penting,
dengan memperhatikan tujuan kantor Untuk menghilangkan operasi yang tidak perlu, pertanyaan-pertanyaan berikut harus dijawab.
• Apakah sistem diperkukan?
• Untuk apa sistem dibuat?
• Seberapa sering sistem digunakan ?
• Oleh siapa digunakan?
Pertimbangkan semua metode alternatif untuk suatu operasi.
Metode terbaik untuk setiap operasi dipilih berdasarkan tiga kriteria, yaitu pengendalian, biaya dan kebutuhan karyawan.
Standar kerja yang wajar pada setiap operasi ditetapkan dengan
memperhatikan pengendalian dan penggunaan sumber daya manusia.
Gunakan aliran pekerjaan untuk
menghitung sumber daya manusia yang dibutuhkan dan mencari urutan yang benar dari suatu operasi.
Sesuaikan desain dan tata letak kantor dengan aliran kerja.
Latih karyawan untuk melaksanakan sebuah sistem.
Tahapan Pengembangan Sistem Kantor
Menetapkan Kebijakan dan Tujuan
Penetapan tujuan dan kebijakan harus menjawab beberapa pertanyaan berikut:
• Informasi apa yang akan disediakan dan untuk siapa;
• Apakah ada peluang untuk mengurangi biaya;
• Berapakah tingkat pertumbuhan yang diharapkan dari informasi;
• Apakah mekanisasi dapat dilakukan;
• Seberapa besar tingkat persaingan.
Penetapan tujuan
merupakan dasar dari perencanaan sebuah sistem
Tahapan Pengembangan Sistem Kantor
Mendefinisikan batas sistem
Batasan-batasan ini memberikan kerangka kerja kepada sistem untuk beroperasi.
Batasan-batasan yang
ditetapkan tergantung pada tujuan dan konten sistem
Dalam beberapa kasus, saran dan keinginan spesifik dari manajer puncak dikomunikasikan kepada perancang sistem
Tahapan Pengembangan Sistem Kantor
Pengumpulan data
ASPEK PENTING
• Jenis data
• Sumber data
• Waktu pengumpulan
• Pendekatan pengumpulan data
PENDEKATAN PENGUMPULAN DATA
• dari awal asal dokumen menuju ke akhir penggunaan dokumen
• dari akhir penggunaan dokumen bergerak mundur ke awal dokumen
• diawali dari suatu titik di antara asal dokumen dan akhir penggunaan dokumen, kemudian bergerak maju ke akhir dokumen atau mundur ke awal dokumen
SUMBER DATA
• Bagan struktur organisasi dan pedoman organisasi
• Aliran sistem dan informasi
• Data akuntansi
• Pengamatan kerja
• Wawancara dengan supervisor dan karyawan
Tahapan Pengembangan Sistem Kantor
Pengorganisasian informasi
PENYAJIAN GRAFIS
• flow charts,
• process charts,
• operation charts, dan
• work distribution charts
CARA PENGORGANIASIAN DATA
• Berdasarkan tujuan
• Berdasarkan unit kerja
• Berdasarkan masukan dan luaran
• Berdasarkan proses
• Berdasarkan masalah
Tahapan Pengembangan Sistem Kantor
Evaluasi Informasi
Analisis biaya-manfaat harus dilakukan karena sistem yang
dirancang harus mudah digunakan serta hemat biaya
Dimungkinkan untuk mendapatkan data yang akurat tentang biaya dan produktivitas karyawan secara
kuantitatif, melalui pengambilan sampel untuk menentukan
keakuratan dokumen sumber dan kehandalan laporan dan catatan
Beberapa evaluasi, sampai batas tertentu, tergantung pada penilaian dan keyakinan individu, karena
beberapa informasi mungkin berisi unsur-unsur yang tidak terukur
Sistem sangat dipengaruhi oleh faktor- faktor yang beroperasi di luar
organisasi
Tahapan Pengembangan Sistem Kantor
Menentukan lokasi sistem
Lokasi sistem ditentukan oleh desain sistem
Informasi yang dikumpulkan mengenai prosedur dan sistem, memberikan fakta-fakta tentang
kualitas dan kuantitas pekerjaan yang telah dilakukan
Memperhitungkan kemungkinan perubahan masa depan (misalnya
penggunaan mesin kantor baru) dalam mengembangkan sebuah sistem
Tahapan Pengembangan Sistem Kantor
Penerapan Sistem
Sistem yang telah direncanakan, perlu dikomunikasikan kepada karyawan di semua tingkatan.
Perubahan sistem dapat
mengakibatkan perubahan metode kerja dan meningkatkan mekanisasi.
Diperlukan pelatihan karyawan
mengenai metode baru tersebut dan membeli mesin-mesin baru serta
melatih atau merekrut karyawan baru untuk menjalankan mesin-mesin
tersebut
Integrasi Sistem Kantor
PENGERTIAN INTEGRASI SISTEM
Upaya menyatukan berbagai sistem yang ada di kantor untuk mendapatkan satu sistem utama
KEUNTUNGAN
• Koordinasi
• Efisiensi operasi
• Optimalisasi tujuan KERUGIAN
• Pekerjaan tidak efektif
• Duplikasi pekerjaan
• Penggunaan kertas kerja yang tidak perlu
LANGKAH-LANGKAH
• Penyusunan rencana sistem induk
• Menetapkan aliran
informasi
Revisi Sistem Kantor
• Sistem memiliki keterbatasan
• Seiring dengan perkembangan waktu, kegunaannya akan
semakin menyusut
Dalam rangka membuat sistem yang lebih efektif dan untuk memperoleh manfaat terbaik dari sistem, diperlukan revisi sistem tersebut secara terus menerus
PERTANYAAN REVISI SISTEM
• Siapa yang membutuhkan informasi ?
• Jenis informasi apa yang dibutuhkan ?
• Dalam bentuk apa dan bagaimana aliran informasi yang dibutuhkan ?
• Adakah kendala biaya dalam menyediakan informasi ?
• Siapa yang akan merevisi sistem ?
