24 BAB III
ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1. Tinjauan Instansi
Dalam Tinjauan instansi ini berisi sejarah Instansi, struktur organisasi serta tugas dan fungsi dari masing-masing bagian yang ada dalam Instansi Pemerintahan Kantor Desa Kamojing.
3.1.1. Sejarah Instansi
Kantor Desa Kamojing berada di Kecamatan Cikampek, dari sudut geogrfisnya Desa Kamojing termasuk Desa berkembang, dengan luas wilayah desa 303,066 Ha, terdiri dari 3 Dusun, 6 RW dan 12 RT. Dengan batas-batas wilayah administratif yaitu di sebelah barat Desa Cikampek Barat, sebelah timur Desa Cikampek Timur, sebelah selatan Desa Cikampek Selatan dan sebelah utara Desa Cikampek Pusaka. Jarak dari Desa Kamojing ke ibu kota Kecamatan Cikampek adalah 2 Km, sedangkan jarak ke ibu kota Kabupaten Karawang 27 Km, untuk jarak ke ibu kota Provinsi Jawa Barat di Bandung yaitu 100 Km, dan jarak ke ibu kota Negara di Jakarta adalah 90 Km. Desa Kamojing merupakan Desa yang berada didaerah dataran rendah pantai utara Pulau Jawa, dengan ketinggian 25,6 Meter diatas permukaan air laut. Sebagian besar wilayah Desa Kamojing adalah pabrik,lahan pertanian/sawa.
a. Kepemimpinan Desa
Pejabat Kepala Desa yang pertama sampai dengan sekarang secara berturut-
turut sebagaimana tersebut pada tabel berikut ini.
Tabel III.1.
Urutan Pejabat Kantor Desa Kamojing Sampai Dengan Tahun 2020
NO NAMA TAHUN KETERANGAN
1 SUKARIM BIN SATIM 1958 - 1978 KEPALA DESA
2 SUWANDI BIN JATMA 1978 - 1987 KEPALA DESA
3 SOPIAH BINTI SUKARIM 1993 - 2001 KEPALA DESA 4 R.HIDAYAT BIN SUKARIM 2001 - 2015 KEPALA DESA
5 SURACHMAN 2015 Pj.KEPALA DESA
6 CHARIM 2015 - 2018 KEPALA DESA
7 PUJIANTO, SE 2018 - 2019 Pj. KEPALA DESA
8 CHAHYADI 2019 KEPALA DESA
Sumber : Kantor Desa Kamojing b. Aparatur Pemerintahan Desa
Jumlah perangkat Kantor Desa Kamojing Tahun 2019 seluruhnya sebanyak 9 ( sembilan ) orang, terdiri dari 1 (satu) orang Kepala Desa dan 8 (delapan) orang Staf yaitu : Sekdes, Kaur, Kasi dan Kepala Dusun. Data Aparatur Kantor Desa Kamojing pada saat ini dapat diliat dalam tabel dibawah ini.
Tabel III.2.
Data Aparatur Kantor Desa Kamojing Tahun 2020
NO JABATAN NAMA PENDIDIKAN
1 KEPALA DESA CHAHYADI SLTA
2 SEKRETARIAT DESA HERYADI SLTA
3 KASI PEMERINTAHAN ADI SUGIARTO, SE S1
4 KASI KESEJAHTERAAN IMAS MAESAROH SLTA
5 KASI PELAYANAN ENDANG KOMARUDIN SLTA
6 KASI KEUANGAN CUNAYAH SLTA
7
KAUR UMUM DAN PERENCANAAN
AJI SUGIANTO SLTA
8
KEPALA DUSUN KAMOJING TIMUR
UJANG YAHYA SLTA
9
KEPALA DUSUN KAMOJING BARAT
TEGUH KURNIAWAN SLTA
Sumber : Kantor Desa Kamojing
3.1.2. Struktur Organisasi Dan Fungsi
Berdasarkan Perda Kabupaten Karawang Nomor 8 Tahun 2006 tentang Pemerintahan Desa, bahwa Pemerintahan Desa dan Badan Permusyawaratan Desa (BPD) adalah selaku penyelenggara urusan pemerintahan desa. Pemerintah Desa terdiri dari :
a. Kepala Desa
b. Perangkat Desa
Perangkat Desa terdiri dari Sekdes, Kaur, Kasi dan petugas teknis lainnya, yaitu : a. Sekretariat Desa, terdiri dari Tata Usaha dan Keuangan.
b. Pelaksana Teknis c. Kepala Dusun
Sumber : Kantor Desa Kamojing
Gambar III.1.
Struktur Organisasi Kantor Desa Kamojing
Dalam struktur organisasi pada masing-masing jabatan mempunyai tanggung jawab dan wewenang yang berbeda sesuai bidang keahliannya, adapun fungsi dari tiap-tiap bagian adalah sebagai berikut :
A. Kepala Desa Mempunyai Fungsi :
1. Melaksanakan pembangunan, seperti pembangunan sarana prasarana perdesaan dan pembangunan bidang pendidikan serta kesehatan.
BPD KEPALA DESA
CHAHYADI
KAUR UMUM AJI SUGIANTO SEKRETARIS DESA
HERYADI
KAUR KEUANGAN CUNAYAH
KASI KESEJAHTERAAN IMAS MAESAROH KASI PEMERINTAHAN
ADI SUGIANTO, SE KASI PELAYANAN
ENDANG KOMARUDIN
KEPALA DUSUN KAMOJING TIMUR
UJANG YAHYAH KEPALA DUSUN KAMOJING
BARAT TEGUH.K
2. Menyelenggarakan pemerintahan desa, seperti tata praja pemerintahan, penetapan peraturan di desa, pembinaan masalah pertanahan, pembinaan ketentraman dan
ketertiban, melakukan upaya perlindungan masyarakat, administrasi kependudukan, dan penataan dan pengelolaan wilayah.
3. Melakukan pemberdayaan masyarakat, seperti tugas sosialisasi dan motivasi masyarakat di bidang budaya, ekonomi, politik, lingkungan hidup, pemberdayaan keluarga, pemuda, olahraga, dan karang taruna.
4. Melakukan pembinaan masyarakat, seperti pelaksanaan hak dan kewajiban masyarakat, partisipasi masyarakat, sosial budaya masyarakat, keagamaan dan ketenagakerjaan.
5. Membangun hubungan kemitraan dengan lembaga masyarakat dan lembaga lainnya.
B. Sekretaris Desa
Mempunyai Fungsi :
1. Memimpin kesekretariatan desa.
2. Melaksanakan tata usaha perkantoran, kearsipan dan penyusunan pelaporan pemerintah desa.
3. Melaksanakan pengundangan peraturan desa.
4. Sebagai koordinator perangkat desa.
5. Sebagai koordinator pelaksana teknis pengelola keuangan desa.
6. Membantu kepala desa dalam melaksanakan pengelolaan aset/kekayaan desa.
7. Membantu kepala desa dalam mengembangkan sumber pendapatan desa.
8. Mempersiapkan perlengkapan oprasional pemerintahan desa.
9. Membantu kepala desa dalam memberikan informasi kepada masyarakat.
10. Sebagai pelaksana tugas dan kewajiban kepala desa jika kepala desa diberhentikan sementara atau cuti.
11. Menerima mandat pelaksana tugas dan kewajiban dari kepala desa.
C. Kaur Umum Mempunyai Fungsi :
1. Sebagai unsur staf pada sekretaris desa.
2. Membantu sekretaris desa dalam melaksanakan fungsi tata usaha perkantoran, kearsipan dan penyusunan pelaporan pemerintah desa.
3. Membantu kepala desa dalam mengembangkan sumber pendapatan desa.
D. Kaur Keuangan
Mempunyai Fungsi :
1. Sebagai unsur staf pada sekretaris desa.
2. Sebagai bendahara desa.
3. Membantu sekretaris desa dalam melaksanakan fungsi pengelolaan keuangan desa.
E. Kasi Pelayanan
Mempunyai Fungsi :
1. Berkedudukan sebagai Unsur Pelaksana teknis bidang Pelayanan.
2. Bertugas membantu Kepala Desa Sebagai pelaksana tugas operasional dibidang pelayanan.
3. Melaksanakan penyuluhan dan motivasi terhadap pelaksanaan hak dan kewajiban masyarakat Desa.
4. Meningkatkan upaya partisipasi masyarakat Desa.
5. Melaksanakan pelestarian nilai sosial budaya masyarakat.
6. Melaksanakan pelestarian nilai sosial budaya,keagamaan dan ketenagakerjaan masyarakat Desa.
7. Melaksanakan pekerjaan teknis pelayanan nikah,talak,cerai dan rujuk.
8. Melaksanakan pekerjaan teknis urusan kelahiran dan kematian.
9. Melaksanakan tugas-tufas kedinasan lain yang di berikan oleh atasan.
F. Kasi Pemerintahan Mempunyai Fungsi :
1. Mengumpulkan, mengolah dan mengevaluasi data di bidang pemerintahan, sosial budaya, kependudukan, dan pertanahan.
2. Membantu kepala desa dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat di bidang pemerintahan, sosial budaya, dan kependudukan dan pencatatan sipil, dan pertanahan sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
3. Sebagai PTKAD apabila di tunjuk berdasarkan kepala desa.
4. Membantu kepala desa dalam melaksanakan kehidupan demokrasi dan berkeadilan gender.
5. Membantu kepala desa dalam menjalin kerja sama dan koordinasi dengan seluruh pemangku kepentingan desa.
6. Membantu kepala desa dalam mengembangkan sumber pendapatan desa.
7. Membantu kepala desa dalam membina, mengembangkan dan melestarikan nilai sosial budaya masyarakat desa.
8. Mengumpulkan bahan dan menyusun laporan di bidang pemerintahan sosial budaya, kependudukan dan pertanahan.
9. Menerima mandat pelaksanaan tugas dan kewajiban dari kepala desa.
G. Kasih Kesejahteraan
Mempunyai Fungsi :
1. Melaksanakan pembangunan sarana prasarana perdesaan 2. Pembangunan bidang pendidikan dan kesehatan
3. Tugas sosialisasi serta motivasi masyarakat di bidang budaya, ekonomi, politik, lingkungan hidup, pemberdayaan keluarga, pemuda, olahraga, dan karang taruna.
H. Kadus
Mempunyai Fungsi :
1. Melaksanakan pembinaan ketentraman dan ketertiban, pelaksanaan upaya perlindungan masyarakat, mobilitas kependudukan, penataan dan pengelolaan wilayah.
2. Mengawasi pelaksanaan pembangunan di wilayahnya.
3. Melakukan upaya-upaya pemberdayaan masyarakat dalam menunjang kelancaran
penyelenggaraan pemerintahan dan pembangunan.
3.2. Prosedur Sistem Berjalan
Analisa sistem berjalan adalah suatu ilmu yang digunakan untuk memecahkan masalah dengan menggunakan beberapa tindakan. Dalam ruang lingkup perkembangan sistem komputer. Analisa sistem berjalan adalah suatu ilmu yang mempelajari beberapa aplikasi, biasanya untuk mendapatkan sistem baru.
Analisa sistem bertujuan untuk menentukan kebutuhan informasi dari tiap bagian organisasi, serta untuk menentukan kelemahan dari prosedur dan metode yang digunakan saat ini.
Analisa sistem berjalan menjelaskan tentang analisa dokumen (document analysis). Analisa prosedur (procedur analysis). Dan evaluasi sistem yang sedang
berjalan pada Kantor Desa Kamojing.
Analisa Prosedur berjalan merupakan penganalisaan terhadap kegiatan- kegiatan yang dilakukan oleh Kantor Desa Kamojing dalam proses Analisa
Pengelolahan Data Penduduk, Adapun prosedur Pengelolahan Data Penduduk yang sedang berjalan pada Kantor Desa Kamojing sebagai berikut:
1. Pemrosesan Data RT Atau RW
RT/RW mencatat data penduduk yang berada diwilayahnya, Setelah mendapatkan data penduduk dari masing-masing RT/RW, maka RT/RW menyerahkan data penduduk tersebut kepada bagian Staf Kependudukan dikelurahan terlebih dahulu. Kemudian data tersebut diarsipkan oleh Staf Kependudukan, setelah diarsipkan oleh Staf Kependudukan barulah data penduduk tersebut dapat dikelolah sebagai penduduk desa kamojing.
2. Pemrosesan Laporan
Setelah data penduduk tersimpan Kemudian Staf Kependudukan membuat laporan data penduduk setiap 1 bulan sekali. Yang digunakan untuk keperluan masyarakat dan pemerintah desa dalam mensejahterakan masyarakat desa kamojing.
Dan membuat program-program yang mampu meningkatkan produktifitas warga dalam mencari ide untuk ikut serta membangun desa kamojing agar lebih baik lagi dan menjadi contoh untuk desa-desa lainnya.
.3.3. Activity Diagram
Sumber : Kantor Desa Kamojing
Gambar III.2.
Activity Diagram Proses Pendataan Penduduk
3.4. Spesifikasi Dokumen Masukan
Dokumen masukan merupakan proses awal dari pengolahan data penduduk pada Kantor Desa Kamojing, bentuk dokumen masukan tersebut adalah sebagai berikut :
Nama Dokumen : Data Warga
Fungsi : Sebagai Laporan Pendataan Penduduk
Sumber : RT
Tujuan : Bagian Staf Kependudukan Media : Kertas
Jumlah : Satu Rangkap
Bentuk : Lihat Lampiran A.1
3.5. Spesifikasi Dokumen Keluaran
Pada sistem keluaran dan penyajian laporan dibutuhkan suatu keluaran data dari sumber data yang ada. Untuk itu perlu adanya spesifikasi keluaran yang nantinya digunakan sebagai kerangka penyesuaian data yang dipindahkan dari sumber data.
Bentuk dokumen keluaran tersebut adalah sebagai berikut : Nama Dokumen : Rekap Data Penduduk
Fungsi : Sebagai Laporan Pendataan Penduduk
Sumber : RT
Tujuan : Bagian Staf Kependudukan
Media : Microsoft Excel Jumlah : Satu File
Bentuk : Lihat Lampiran B.1
3.6. Permasalahan Pokok
Setelah mengetahui prosedur berjalan pengolahan data penduduk pada Kantor Desa Kamojing, maka dapat diketahui kelemahan atau permasalahan -permasalahan yang terjadi, diantaranya :
1. Proses pendataan yang masih manual. Sehingga saat ada perbaikan/perubahan status penduduk pihak staf kependudukan kesulitan dalam proses pencarian karena harus mencari sesuai urutan tersebut sehingga tidak efektif dan efisien.
2. Kurangnya keamanan pada data penduduk.
3. Laporan yang di hasilkan masih di rekap secara manual dan di cetak menggunakan kertas sehingga kesulitan dalam melakukan pencarian laporan saat dibutuhkan dan penumpukan dokumen karena setiap tahun data-data semakin banyak.
3.7. Pemecahan Masalah
Dari uraian permasalahan di atas, munculah beberapa pemecahan masalah yang dapat membantu proses pengolahan data pada penduduk. Sehingga proses yang di hasilkan menjadi lebih baik serta efektif dan efisien. Beberapa solusi tersebut diantaranya :
1. Pengolahan dan pencatatan data masih dilakukan secara manual dapat disikapi dengan cara dibuatkan system yang terkomputerisasi.
2. Merancang system aplikasi yang dapat membantu menyimpan data ke dalam suatu basis data yang terintegrasi sehingga data aman dan mudah untuk dicari ketika dibutuhkan.
3. Merancang system aplikasi yang dapat mengakomodasi pembuatan laporan sehingga penyampaian informasi menjadi lebih efektif.
