1. PROFIL
Sejarah LSPro IndoGAP BBPBAP Jepara dimulai dari berdirinya BBPBAP Jepara pada tahun 1971 dengan berdirinya Lembaga Research Center Udang (RCU) yang secara hierarkhi berada di bawah Badan Penelitian dan Pengembangan Perikanan, Departemen Pertanian. Sasaran utamanya adalah meneliti siklus hidup Udang (Penaeus monodon) dari proses kematangan telur (gonad), perkembangan larva hingga dewasa secara terkendali untuk selanjutnya dibudidayakan di tambak.
Pada tahun 1978, RCU diubah menjadi Balai Budidaya Air Payau (BBAP). BBAP Jepara ini merupakan unit pelaksana teknis (UPT) yang berada di bawah Direktorat Jenderal Perikanan, Departemen Pertanian. Pada periode ini, BBAP Jepara berhasil menerapkan teknik pematangan gonad induk udang dengan cara ablasi mata yang dapat mengatasi kesulitan penyediaan induk matang telur, yang pada masa itu merupakan masalah yang serius. Keberhasilan BBAP Jepara menorehkan prestasi gemilang yang menjadi pendorong bagi kemajuan industri udang nasional yang dikenal dengan istilah bangkitnya “The Sleeping Giant”.
Pada periode kepemimpinan Presiden KH Abdurrahman Wahid, dibentuk Departemen Eksplorasi Laut dan Perikanan yang merupakan embrio dari Kementerian Kelautan dan Perikanan sekarang. Untuk meningkatkan peran dan fungsi dalam pelaksanaan tugas-tugas serta beban kerja yang semakin meningkat, pada tanggal 1 Mei 2001 Menteri Kelautan dan Perikanan menerbitkan SK Nomor KEP.26C/MEN/2001 yang menetapkan lembaga ini menjadi Balai Besar Pengembangan Budidaya Air Payau Jepara sebagai UPT di bawah dan bertanggung jawab kepada Direktorat Jenderal Perikanan Budidaya, Kementerian Kelautan dan Perikanan. Berdasarkan Peraturan Menteri Kelautan dan Perikanan Nomor 6/PERMEN-KP/2014 tentang Organisasi dan Tata Kerja Unit Pelaksana Teknis Perikanan Budidaya Air Tawar, Perikanan Budidaya Air Payau dan Perikanan Budidaya Laut disebutkan bahwa Balai Besar Perikanan Budidaya Air Payau (BBPBAP) Jepara mempunyai tugas melaksanakan uji terap teknik dan kerjasama, pengelolaan produksi, pengujian laboratorium (mutu pakan, residu, kesehatan ikan dan lingkungan) serta bimbingan teknis perikanan budidaya air payau. Berdasarkan Peraturan Menteri Kelautan dan Perikanan Nomor 67/PERMEN-KP/2020 Tentang Organisasi dan Tata Kerja Unit Pelaksana Teknis Perikanan Budidaya, tugas BBPBAP adalah melaksanakan uji terap Teknik dan Kerjasama, pengelolaan produksi, pengujian laboratorium, mutu pakan, residu, Kesehatan ikan dan lingkungan, bimbingan teknis dan pengelolaa sistem informasi dibidang
perikanan budidaya air payau. Berdasarkan peraturan tersebut, salah satu fungsi BBPBAP adalah pelaksanaan sertifikasi sistem perikanan budidaya air payau.
Pada tahun 2020, Pimpinan dan segenap staf BBPBAP Jepara bersama-sama bertekad untuk melaksanakan sertifikasi proses perikanan budidaya air payau berdasarkan Peraturan Direktur Jenderal Perikanan Budidaya Nomor 215/PER-DJPB/2019 Tentang Petunjuk Teknis Sertifikasi Indonesian Good Aquaculture Practices, Keputusan Direktur Jenderal Perikanan Budidaya Nomor 217/KEP-DJPB/2019 Tentang Pelaksana Pembentukan Lembaga Sertifikasi Proses Perikanan Budidaya, serta Keputusan Kepala BBPBAP Jepara Nomor B.45/BBPBAP/OT.210/I/2021 Tentang Penetapan Organisasi Lembaga Sertifikasi Proses IndoGAP (LSPro IndoGAP) Pada Balai Besar Perikanan Budidaya Air Payau Jepara.
Dalam pelaksanaannya LSPro IndoGAP BBPBAP Jepara akan selalu melakukan peningkatan berkelanjutan agar tercipta lembaga sertifikasi proses yang berkualitas melalui cara kerja yang efektif dan efisien untuk memberikan kepuasan pelanggan.
2. RUANG LINGKUP
LSPro IndoGAP BBPBAP Jepara mengoperasikan sertifikasi dengan 2 (dua) skema/ ruang lingkup yaitu:
1) Ruang Lingkup 1: CBIB, CPIB
- CBIB yaitu Bagian 1:Udang (SNI 8228.1:2015); Bagian 2: Rumput laut (SNI 8228.2:2015); Bagian 3: Ikan hias (SNI 8228.3:2015); Bagian 4: Ikan air tawar (SNI 8228.4:2015); Bagian 5: Ikan laut di keramba jaring apung (SNI 8228.4:2015).
- CPIB untuk pembenihan ikan konsumsi maupun non konsumsi yang tidak dilarang dibudidayakan (SNI 8035:2019).
2) Ruang Lingkup 2: CPPIB untuk produksi pakan ikan konsumsi maupun non konsumsi untuk semua jenis ikan yang tidak dilarang untuk dibudidayakan (SNI 8227:2015).
Keterangan: Kegiatan sertifikasi IndoGAP untu komoditas tertentu yang belum diatur dalam SNI CPIB dan CBIB, maka dapat dipertimbangkan menggunakan kriteria komoditas/ wadah lainnya yang sejenis atau mendekati.
3. PERMOHONAN SERTIFIKASI
Permohonan sertifikasi ini merujuk pada PBSN No.14 Tahun 2019.
Permohonan sertifikasi harus dilengkapi dengan:
A. Informasi Pemohon:
1) nama klien, alamat klien, serta nama dan kedudukan atau jabatan personel yang bertanggungjawab atas pengajuan permohonan sertifikasi;
2) jenis usaha budidaya / pembenihan / pembuatan pakan ikan;
3) komoditas/jenis ikan;
4) salinan (copy) Izin Berusaha atau untuk sertifikasi kelompok, melampirkan dasar pembentukan kelompok, dapat berupa pengukuhan kelompok dari instansi pemerintah atau notaris;
5) surat pernyataan bahwa klien sertifikasi telah menerapkan prinsip-prinsip IndoGAP paling sedikit 1 (satu) siklus dan bertanggungjawab penuh atas pemenuhan persyaratan tanda IndoGAP serta pemenuhan persyaratan proses sertifikasi dan bersedia memberikan akses terhadap lokasi dan/atau informasi yang diperlukan oleh LSPro IndoGAP BBPBAP Jepara dalam melaksanakan kegiatan sertifikasi.
6) khusus untuk skema/ ruang lingkup CPIB maka melampirkan salinan (copy) Sertifikat Manajer Pengendali Mutu (MPM).
B. Informasi proses pembudidayaan:
1) data umum unit usaha pembudidayaan:
a) alamat kantor/surat-menyurat;
b) lokasi unit usaha pembudidayaan;
c) status kepemilikan lahan budidaya; dan
d) tahun mulai usaha budidaya/ pembenihan/ pembuatan pakan ikan.
2) struktur organisasi dan fungsi masing-masing jabatan di pembudidayaan.
3) data budidaya dan produksi di unit pembudidayaan.
a) jenis komoditas/ikan yang dibudidayakan;
b) asal induk dan/atau benih;
c) hasil produksi:
- ukuran;
- volume; dan - frekuensi.
d) distribusi hasil produksi
4) gambar tata letak (layout) unit pembudidayaan; untuk sertifikasi kelompok, termasuk peta kawasan yang memiliki batasan yang jelas antar anggota kelompok.
5) data fasilitas unit pembudidayaan, beserta rincian jumlah, ukuran, dan konstruksi antara lain:
a) sumber air ;
b) kolam (tandon, wadah budidaya, dll);
c) gudang;
d) saluran air;
e) pintu air;
f) laboratorium; dan g) prasarana lain.
6) informasi terdokumentasi sesuai lingkup sertifikasi yang diajukan mengenai pengelolaan dan pengendalian:
a) sarana produksi;
b) proses produksi termasuk pengendalian produk yang tidak sesuai;
c) distribusi hasil produksi;
d) kesehatan dan kesejahteraan ikan;
e) dampak lingkungan;
f) tanggungjawab sosial;
g) apabila telah tersedia, laporan hasil uji yang dilakukan sepanjang masih relevan (kondisi terkini masih sama dengan saat dilakukan pengujian) dan sesuai dengan ketentuan; dan
h) untuk sertifikasi kelompok, menyertakan dokumen pengelolaan budidaya, pengelolaan pencegahan kontaminan, penyakit dan biosekuriti yang dikelola secara kelompok.
Mekanisme pengumpulan informasi dilakukan dengan pemohon mengisi form permohonan serta melengkapi lampiran dokumen. Form permohonan dapat didownload, kemudian dikirimkan ke email: lspro.jpr@gmail.com
(file yg didownload)
4. PEMBERIAN, PEMELIHARAAN SERTIFIKASI
1) LSPro IndoGAP BBPBAP Jepara bertanggung jawab dan mempertahankan kewenangannya untuk keputusan yang berkaitan dengan sertifikasi.
2) Pemberian keputusan sertifikasi dilakukan apabila pemenuhan persyaratan selama audit oleh klien telah dipenuhi. Keputusan sertifikasi dilakukan oleh Pimpinan Puncak LSPro IndoGAP BBPBAP Jepara
3) LSPro IndoGAP BBPBAP Jepara memberitahu klien terkait alasan tidak memberikan keputusan sertifikasi dan mengidentifikasikan alasan keputusan tersebut. Jika klien menunjukkan keinginan untuk melanjutkan proses sertifikasi, LSPro IndoGAP BBPBAP Jepara dapat memberikan kesempatan untuk aplikasi ulang dan memulai kembali proses audit. Permohonan melanjutkan sertifikasi harus disampaikan oleh klien secara tertulis paling lambat 1 (satu) bulan setelah keputusan.
4) Dokumentasi sertifikasi mencakup tanda tangan Pimpinan Puncak LSPro IndoGAP BBPBAP Jepara atau yang ditugasi (bila pimpinan puncak berhalangan) untuk tanggung jawab tersebut. Dokumentasi sertifikasi formal akan diterbitkan setelah atau bersamaan dengan:
a) keputusan untuk memberikan atau memperluas ruang lingkup sertifikasi telah dibuat;
b) persyaratan sertifikasi telah terpenuhi;
c) perjanjian sertifikasi telah diselesaikan/ditandatangani
5. PERUBAHAN YANG MEMPENGARUHI SERTIFIKASI
1) Apabila skema sertifikasi menetapkan persyaratan baru atau revisi persyaratan yang mempengaruhi klien, LSPro IndoGAP BBPBAP Jepara mengkomunikasikan perubahan ini kepada seluruh klien. LSPro IndoGAP BBPBAP Jepara memverifikasi penerapan perubahan tersebut pada klien dan klien harus melakukan tindakan yang dipersyaratkan pada skema.
2) LSPro IndoGAP BBPBAP Jepara mempertimbangkan perubahan lain yang mempengaruhi sertifikasi termasuk perubahan yang dilakukan oleh klien. Perubahan tersebut harus diterapkan sesuai peraturan pada skema. Perubahan yang mempengaruhi sertifikasi dapat mencakup informasi baru yang terkait dengan pemenuhan persyaratan sertifikasi yang diperoleh LSPro IndoGAP BBPBAP Jepara setelah sertifikasi ditetapkan.
3) LSPro IndoGAP BBPBAP Jepara mempertimbangkan terjadinya perubahan proses selama proses sertifikasi. Perubahan yang dapat terjadi antara lain:
a) Perubahan skema: Apabila terjadi perubahan skema, maka LSPro IndoGAP harus menginformasikannya kepada klien, kemudian melakukan klarifikasi perubahan yang telah dilakukan oleh klien.
b) Perubahan standar: Apabila terjadi perubahan standar, maka LSPro IndoGAP harus menginformasikannya kepada klien.
c) Perubahan klien: Apabila terjadi perubahan lingkungan sertifikasi pada klien (misalnya: sistem kerja, kepemilikan, prosedur kerja, dll.), maka klien segera memberitahukan perubahan tersebut kepada LSPro IndoGAP BBPBAP Jepara.
LSPro IndoGAP BBPBAP Jepara kemudian akan melakukan identifikasi perubahan tersebut, kemudian menentukan perlu tidaknya verifikasi lapangan.
6. PERLUASAN DAN ATAU PENGURANGAN RUANG LINGKUP ; PEMBEKUAN, PENCABUTAN, PENOLAKAN SERTIFIKASI
1) Apabila ditemukan ketidaksesuaian dengan persyaratan sertifikasi berdasarkan bukti, baik sebagai hasil surveilan atau kegiatan yang lain, LSPro IndoGAP BBPBAP Jepara mempertimbangkan dan menetapkan tindakan yang sesuai.
Tindakan yang sesuai dapat mencakup sebagai berikut:
a. Keberlanjutan sertifikasi sesuai ketentuan yang ditetapkan LSPro IndoGAP BBPBAP Jepara (peningkatan frekuensi surveilan);
b. Pengurangan ruang lingkup sertifikasi untuk menghilangkan variasi proses yang tidak sesuai;
c. Pembekuan sertifikasi sambil menunggu tindakan perbaikan dari klien;
d. Pencabutan sertifikasi.
2) Apabila sertifikasi dihentikan (dengan permintaan klien), dibekukan atau dicabut, LSPro IndoGAP BBPBAP Jepara mengambil tindakan yang ditentukan oleh skema sertifikasi dan membuat seluruh modifikasi yang dibutuhkan untuk dokumen sertifikasi, informasi publik, kewenangan untuk penggunaan tanda/logo IndoGAP, dan lain-lain untuk memastikan tidak memberikan indikasi bahwa proses tersebut terus akan disertifikasi.
3) Apabila ruang lingkup sertifikasi dikurangi, maka LSPro IndoGAP BBPBAP Jepara mengambil tindakan yang ditentukan oleh skema sertifikasi dan membuat seluruh modifikasi yang dibutuhkan untuk dokumen sertifikasi, informasi publik, kewenangan untuk penggunaan tanda/logo IndoGAP, dan lain-lain untuk memastikan ruang lingkup sertifikasi yang dikurangi. Informasi tersebut dikomunikasikan secara jelas kepada klien dan ditetapkan dalam dokumentasi sertifikasi dan informasi publik.
4) Apabila sertifikasi dibekukan, maka Manajer Mutu dan Administrasi merumuskan dan mengomunikasikan dengan klien tentang hal berikut:
- tindakan yang diperlukan untuk mengakhiri pembekuan dan mengembalikan sertifikasi untuk proses sesuai yang dipersyaratkan skema sertifikasi;
- tindakan lainnya yang dipersyaratkan dalam skema sertifikasi.
5) Apabila sertifikasi diaktifkan kembali setelah pembekuan, LSPro IndoGAP BBPBAP Jepara membuat seluruh modifikasi yang diperlukan untuk dokumen sertifikasi, informasi publik, kewenangan untuk penggunaan tanda/logo IndoGAP, dan lain-lain untuk memastikan bahwa proses berlanjut untuk disertifikasi.
6) Apabila keputusan untuk mengurangi ruang lingkup sertifikasi dibuat sebagai syarat pengaktifan, LSPro IndoGAP BBPBAP Jepara membuat seluruh modifikasi yang diperlukan untuk dokumen sertifikasi, informasi publik, kewenangan untuk penggunaan tanda/logo IndoGAP. Keputusan yang berkaitan pengurangan ruang lingkup sertifikasi dikomunikasikan kepada klien dan jelas ditetapkan dalam dokumentasi sertifikasi dan informasi publik.
7. PEMBIAYAAN SERTIFIKASI
Biaya sertifikasi yang dibebankan kepada klien mencakup biaya proses audit dan biaya sertifikat/ pencantuman logo IndoGAP.
8. HAK DAN KEWAJIBAN KLIEN
1) Hak KLIEN adalah:
a. KLIEN wajib setelah memperoleh sertifikat, mempertahankan dan memelihara standar IndoGAP sesuai dengan pedoman penerapannya;
b. KLIEN diperkenankan menggunakan logo IndoGAP sesuai dengan ketentuan yang telah diatur dalam prosedur penggunaan logo IndoGAP dengan referensi Keputusan Direktur Jenderal Perikanan Budidaya Nomor 216/KEP-DJPB/2019 tentang Penetapan Logo Sertifikasi Indonesian Good Aquaculture Practices;
c. Dalam penggunaan logo maupun sertifikat oleh PIHAK KEDUA, tidak diperkenankan membuat pernyataan yang menyesatkan orang berkenaan dengan pelaksanaan sertifikasi.
2) Kewajiban KLIEN adalah:
a. Memenuhi semua persyaratan sertifikasi sesuai dengan yang ditetapkan oleh LSPro IndoGAP BBPBAP Jepara;
b. Memenuhi semua persyaratan kesesuaian berdasarkan Peraturan BSN Nomor 14 tahun 2019 tentang skema Penilaian Kesesuaian terhadap SNI Sektor Pertanian, Perkebunan, Peternakan dan Perikanan. Lampiran IV: CPIB dan CBIB Lampiran V: CPPIB;
c. Memberi akses ke seluruh informasi dan fasilitas yang diperlukan oleh LSPro IndoGAP BBPBAP Jepara dalam pelaksanaan sertifikasi, audit dan surveilan serta penyelidikan terhadap pengaduan atau partisipasi pengamat jika diperlukan;
d. Memberitahukan kepada LSPro IndoGAP BBPBAP Jepara mengenai perubahan organisasi dan manajemen, legalitas, sistem mutu, atau perubahan apapun yang dapat mempengaruhi kemampuannya untuk memenuhi standar persyaratan sertifikasi;
e. Menghentikan penggunaan iklan yang berisi referensi apapun, apabila terjadi pembekuan, pencabutan atau penghentian setifikasi;
f. Menjaga reputasi LSPro IndoGAP BBPBAP Jepara dengan menggunakan sertifikat yang diterbitkan oleh LSPro IndoGAP BBPBAP Jepara sesuai aturannya dan tidak membuat pernyataan yang menyesatkan atau tidak sah terkait dengan hasil sertifikasi;
g. Memberitahu LSPro IndoGAP BBPBAP Jepara apabila memberikan salinan dokumen sertifikasi secara keseluruhan atau sebagian kepada pihak lain;
h. Memelihara rekaman seluruh keluhan yang berkaitan dengan pemenuhan persyaratan sertifikasi termasuk tindakan yang diambil untuk menyelesaikan keluhan dan memberikan kepada LSPro IndoGAP BBPBAP Jepara jika diperlukan.
i. Memenuhi persyaratan skema sertifikasi apabila membuat referensi kegiatan sertifikasi di media komunikasi seperti dokumen, brosur atau iklan.
9. KELUHAN DAN BANDING
1) Keluhan
Keluhan atau banding disampaikan secara tertulis dengan dilengkapi data pendukung berupa bahan bukti relevan yang ditujukan kepada Pimpinan Puncak.
Keluhan dapat disampaikan melalui surat tertulis yang diserahkan secara langsung maupun melalui pos, faksimili dan email. Penyampaian keluhan melalui telepon tidak termasuk dalam keluhan yang ditangani melalui prosedur ini.
2) Banding
a. LSPro IndoGAP BBPBAP JEPARA memperhatikan, merekam, menindaklanjuti dan menangani banding yang disampaikan secara tertulis terhadap keputusan sertifikasi.
b. Banding yang dapat diajukan oleh klien antara lain:
- Ketidakpuasan terhadap hasil sertifikasi atau surveilan;
- Keputusan atas pembekuan dan/atau pencabutan sertifikat.
c. Klien yang mengajukan banding ke LSPro IndoGAP BBPBAP Jepara dapat mengajukan banding secara tertulis paling lambat 1 (satu) bulan sejak keputusan sertifikasi dan pembekuan/pencabutan sertifikat dibuat oleh LSPro IndoGAP BBPBAP Jepara.
d. Penetapan keputusan tentang tindakan yang harus diambil untuk penanganan banding juga mempertimbangkan hasil banding yang serupa bila pernah terjadi banding sebelumnya mencakup koreksi yang sesuai dan tindakan koreksi yang dilakukan.
e. LSPro IndoGAP BBPBAP Jepara menjamin banding ditangani secara konstruktif, netral dan tepat waktu. LSPro IndoGAP BBPBAP Jepara menjamin tidak ada tindakan diskriminatif terhadap klien dalam hal penerimaan, investigasi, dan keputusan banding.
f. LSPro IndoGAP BBPBAP Jepara memberikan pemberitahuan resmi kepada klien mengenai akhir dari proses penanganan banding.
