Table of Contents
I. Aktivasi Vendor sebagai User pada Integrated Vendor Portal 2
II. Login pada Integrated Vendor Portal 4
III. Information Center & FAQ 6
IV. Manage Profile 7
V. Forgot Password 10
VI. Create Confirmation 12
VII. Manage Confirmation 19
VIII. Submit E-Invoice Type Confirmation (C) 21
IX. Submit E-Invoice Type Direct (D) 29
X. Submit E-Invoice Type DP (A) 36
XI. Proses Pertanggungjawaban DP 42
XII. Submit E-Invoice Type Expediter (E) 47
XIII. Manage E-Invoice 56
XIV. Status E-Invoice 60
❖ Integrated Vendor Portal merupakan aplikasi berbasis web yang digunakan oleh Vendor untuk melakukan konfirmasi dan penagihan ke Kawan Lama Group (KLG).
❖ Syarat minimum yang diperlukan untuk dapat mengakses Integrated Vendor Portal, yaitu:
Operating system Windows XP, Windows Vista, Windows 7, Windows 8, Windows 10, IOS Web Browser Mozilla Firefox 90.0.2 (Recommended), Google Chrome 91.0.0, Ms.Edge Bandwith Connection to Internet 256 Kbps modem
Software For View PDF Adobe Acrobat Reader
❖ Langkah-langkah penggunaan aplikasi ini adalah sebagai berikut:
I. Aktivasi Vendor sebagai User pada Integrated Vendor Portal
1. Vendor yang sudah didaftarkan oleh Admin Web pada Master Vendor Data akan menerima notifikasi email dengan contoh tampilan sebagai berikut:
Pada notifikasi email tersebut terdapat informasi mengenai User Name yang digunakan oleh Vendor untuk mengakses Integrated Vendor Portal. User name merupakan User ID Vendor sesuai dengan kode vendor yang terdaftar di Vendor Master Data KLG.
2. Klik link AKTIVASI AKUN yang terdapat pada email tersebut untuk melakukan aktivasi password yang akan digunakan untuk mengakses Integrated Vendor Portal, maka akan muncul tampilan sebagai berikut pada web browser:
a) Isi kolom Password dengan password yang akan digunakan untuk mengakses Integrated Vendor Portal Create New Password
b) Isi kolom Repeat Password dengan password yang sama yang diisi pada kolom Password.
3. Klik Activate Account untuk mengaktifkan password yang sudah dibuat, maka akan muncul notifikasi sebagai berikut:
4. Klik CLOSE, maka proses aktivasi username di Integrated Vendor Portal KLG berhasil dilakukan.
Notes:
Kriteria Password yang dapat digunakan adalah sebagai berikut:
- Terdiri minimum dari 6 karakter
- Kombinasi karakter terdiri dari: huruf besar, huruf kecil, angka dan/atau simbol - Password wajib diganti setiap 90 hari.
- Akses akan terkunci jika terjadi kesalahan memasukan password sebanyak 5 kali berturut-turut.
II. Login pada Integrated Vendor Portal
1. Ketik alamat website https://vendorportal.klgsys.com pada web browser yang digunakan, maka akan muncul tampilan login sebagai berikut:
2. Isi kolom Username dengan User ID Vendor sesuai dengan yang terdapat pada notifikasi email yang telah diterima dari Admin Web.
username dibatasi 10 digit3. Isi kolom Password dengan password yang sudah dibuat pada saat aktivasi vendor (Point I).
4. Lalu klik Log In.
5. Pada tampilan awal, klik Guidance untuk melihat panduan menggunakan Integrated Vendor Portal.
3 2
4 5
6. Setelah berhasil Login, maka akan disajikan list company code milik Kawan Lama Group di mana vendor terdaftar.
7. Pilih company code yang ingin diinput tagihannya.
Adapun list company yang ada di Kawan Lama Group:
Company Name PT Ace Hardware Indonesia Tbk
PT Alpha Graha Indonesia PT Andalan Solusi Kreatif PT Anumana Graha Cantika PT Dana Kini Indonesia PT Depoteknik Duta Perkakas PT Emaro Online Indonesia PT Everlight Indonesia
PT Foods Beverages Indonesia PT Global Tools Indonesia PT Golden Dacron
PT Golden Living Indonesia PT Graha Makmur Lestari PT Graha Satwa Paramita PT Graha Sewa Indonesia PT HCI Retail
PT Home Center Indonesia PT Kawan Lama Inovasi PT Kawan Lama Internusa PT Kawan Lama Sejahtera PT Krisbow Indonesia PT Krisna Graha Internusa PT Miller Weldindo
PT Multi Rentalindo
PT Omni Digitama Internusa PT Permata Griya Bumi PT Sensor Indonesia PT Solusi Layanan Terpadu PT Tiga Dua Delapan PT Toys Games Indonesia
III. Information Center & FAQ
1. Information Center merupakan menu awal setelah berhasil Login ke sistem IVP dan telah memilih Company Code. Beberapa informasi yang disampaikan dapat berupa:
- Informasi mengenai peraturan dari Kawan Lama Group
- Kebijakan-kebijakan terkait Vendor dengan Kawan Lama Group - Tata cara dalam proses penagihan sampai pembayaran
- Pemberitahuan mengenai hari libur, dsb.
2. Frequently Asked Questions (FAQ) atau daftar pertanyaan yang sering diajukan beserta jawabannya dapat dilihat pada menu FAQ (pojok kanan atas).
IV. Manage Profile
1. Manage Profile merupakan menu untuk mengatur profile picture, melihat role yang digunakan oleh akun tersebut, dan juga mengganti password. Untuk mengaksesnya pilih tanda panah (▼) di sebelah kanan deskripsi Company Code, lalu pilih Manage Profile.
Maka akan muncul tampilan Manage Profile adalah sebagai berikut:
2
1
2. Personal Information berisi nama vendor, username yang digunakan login, dan role yang digunakan.
3. Contact Information berisi email yang terdaftar atas username tersebut. Segala informasi yang dikirim melalui email akan dikirimkan ke email di sini.
4. Change Password merupakan menu untuk mengganti password. Lakukan langkah berikut untuk mengganti password:
a. Isi kolom Password dengan password yang sekarang digunakan untuk mengakses Integrated Vendor Portal.
b. Isi kolom New Password dengan password baru yang akan digunakan untuk mengakses Invoce Vendor Portal.
c. Isi kolom Confirm New Password dengan password yang sama yang sudah diisi pada kolom New Password.
d. Lalu klik Change Password, maka akan muncul informasi bahwa perubahan password telah berhasil dilakukan.
2
3
4
e. Klik Close, proses perubahan password berhasil dilakukan.
Notes:
Kriteria Password yang dapat digunakan adalah sebagai berikut:
- Terdiri minimum dari 6 karakter
- Kombinasi karakter terdiri dari: huruf besar, huruf kecil, angka dan/atau simbol - Password wajib diganti setiap 90 hari.
- Akses akan terkunci jika terjadi kesalahan memasukan password sebanyak 5 kali berturut-turut.
V. Forgot Password
1. Forgot Password merupakan menu yang digunakan vendor untuk melakukan reset password yang sudah pernah dibuat sebelumnya apabila vendor lupa dengan password tersebut.
2. Pada halaman Login Integrated Vendor Portal, klik Forgot Password
3. Maka akan muncul tampilan sebagai berikut:
a) Isi kolom Username dengan username yang telah tedaftar.
b) Isi kolom Email dengan alamat email yang didaftarkan di Vendor Master Data KLG.
c) Klik Submit, maka akan muncul notifikasi sebagai berikut:
4. Klik Close. Vendor akan menerima notifikasi email dengan contoh tampilan sebagai berikut.
Pada email tersebut terdapat informasi link untuk SET ULANG KATA SANDI.
5. Klik link pada email tersebut, maka akan muncul tampilan sebagai berikut:
a) Isi kolom Password dengan password yang akan digunakan untuk mengakses Integrated Vendor Portal.
b) Isi kolom Repeat Password dengan password yang sama yang sudah diisi pada kolom Password.
6. Klik Reset Password, maka akan muncul notifikasi sebagai berikut:
7. Klik OK, proses perubahan password berhasil dilakukan.
VI. Create Confirmation
Create Confirmation merupakan menu yang digunakan vendor untuk melakukan konfirmasi atas kesesuaian quantity dan amount PO yang sudah diterima (received) oleh pihak Kawan Lama Group dengan quantity dan amount yang akan ditagihkan (invoicing) ke Kawan Lama Group.
Langkah-langkah untuk melakukan Create Confirmation:
1. Setelah berhasil melakukan login pada Integrated Vendor Portal KLG, klik menu Confirmation Create Confirmation
2. Maka akan muncul list transaksi yang akan dibuat confirmation-nya seperti contoh di bawah ini:
a) Pilih pada - All - jika ingin menampilkan list transaksi Goods Receive, Goods Return, atau Cancellation. Transaksi pengembalian barang (retur) akan di-confirm secara otomatis.
b) Klik Refresh untuk menampilkan semua list transaksi yang akan dibuat Confirmation Form nya.
c) Untuk melakukan export, pilih data yg diinginkan lalu klik Export. Klik Save File untuk menyimpan file dalam format excel tersebut.
d) Header
● Select all rows : untuk memilih seluruh baris pada list transaksi yang muncul.
● Clear selection : untuk membatalkan/menghapus seluruh baris pada list transaksi yang sudah dipilih.
e) Table Notes
Header Field Name Description
PurchDoc Nomor Purchase Order (PO) yang diterbitkan oleh Kawan Lama Group
Reference Nomor referensi, yaitu nomor delivery note sesuai dengan transaksi goods receipt/ goods return yang sudah dilakukan oleh Store atau Distribution Center di Kawan Lama Group
PO_Item Line item pada PO yang diterbitkan oleh Kawan Lama Group Article Kode article yang terdaftar di Article Master Data Kawan Lama
Group
Article Short_Text Deskripsi article yang terdaftar di Article Master Data Kawan Lama Group
Tax Code Kode pengenaan tarif pajak (V0 = PPN 0% atau V1 = PPN 10%) Article_Doc_Year Tahun dokumen goods receipt, goods return atau cancellation di
sistem KLG.
Art.doc Nomor dokumen goods receipt, goods return atau cancellation di sistem KLG.
Item Line Item dokumen goods receipt, goods return atau cancellation di sistem KLG.
Posting_Date Tanggal dilakukannya posting transaksi goods receipt/ goods return
Mv.Type Kode Movement Type atau jenis pergerakan barang di sistem KLG.
Tran.Desc Jenis transaksi yang dilakukan, yaitu Goods Receipt (penerimaan barang), Goods Return (pengembalian barang), atau cancellation.
Quantity Jumlah sesuai dengan transaksi goods receipt atau goods return yang telah dilakukan
Qty Inv Confirm Jumlah yang akan dibuat confirmation.
Qty Inv Outstanding Sisa jumlah barang/jasa yang belum dilakukan confirmation.
Order_Unit Order unit (satuan pengukuran untuk setiap article), contohnya:
EA (each), Pax (paket), KG (kilogram), dsb.
Quan.In.OPUn Jumlah barang/jasa dalam order unit.
Net_Order_Price Harga per unit sesuai dengan PO yang diterbitkan oleh Kawan Lama Group
Currency Currency (mata uang).
Amount Jika OUn = UOM For Net Price, maka total nilai (Qty GR x Net Price)
Jika OUn ≠ UOM For Net Price, maka total nilai (Qty GR x Conversion Factors x Net Price)
Tax_Amount Total nilai pengenaan pajak (Tarif Pajak x Amount)
Vendor Kode vendor sesuai dengan Vendor Master Data di Kawan Lama Group
Comp_Code_Description Deskripsi company di Kawan Lama Group yang menerbitkan PO (Contoh: PT Ace Hardware Indonesia)
PO_Qty Jumlah sesuai PO yang diterbitkan oleh Kawan Lama Group PO_Amount Total nilai (PO Qty x Net Price) sesuai dengan PO yang diterbitkan
oleh Kawan Lama Group
Site_Desc Deskripsi site di Kawan Lama Group tempat dilakukannya Goods Receipt atau Goods Return
Po_Date Tanggal PO diterbitkan
Net_Price_Unit Satuan pengukuran article untuk setiap harga per unit (net price) Conv_Net_Price_Unit Faktor pengali untuk setiap satuan pengukuran article.
TOP Days Jumlah hari term of payment sesuai dengan TOP di PO Return_OD Nomor delivery order untuk pengiriman goods return
(pengembalian barang) yang diterbitkan oleh Kawan Lama Group Reason for Movement Kode internal di Sistem KLG
Additional_Cost_1 Additional Cost 1 (ZB01) Additional_Cost_2 Additional Cost 2 (ZB02)
f) Contoh untuk OUn, UOM For Net Price dan Conversion Factors:
● 1 Set = 10 EA (Each), maka
✔ OUn = Set
✔ UOM For Net Price = EA
✔ Conversion Factors = 10
3. Klik checkbox pada line item yang akan dibuat confirmation form-nya.
Notes:
a) Jika dalam satu PO terdiri dari beberapa PO Item dengan nomor referensi (Reference) yang sama, maka saat melakukan ceklis pada salah satu line item, line item yang lainnya akan otomatis terpilih.
b) Satu confirmation form hanya untuk 1( satu) nomor invoice, namun dapat terdiri dari beberapa PO.
c) Pada kolom Total GR akan muncul total nilai barang/jasa sesuai dengan PO yang telah dipilih, kemudian juga ada Total Add. Cost yaitu biaya-biaya tambahan di luar nilai barang/jasa.
Total GR + Total Add. Cost = Total Confirmation
d) Jika ada pengembalian barang (goods return), maka akan muncul Credit Memo. Credit memo diselesaikan bersamaan dengan membuat confirmation form untuk transaksi penerimaan
barang (goods receipt). Jika PO yang telah dipilih berhasil create confirmation, maka Credit Memo akan otomatis ter-submit.
e) Jika terjadi perbedaan quantity (goods receipt atau goods return) antara quantity yang terdapat pada Integrated Vendor Portal dengan quantity pada data vendor, maka vendor dapat menghubungi PIC terkait di Kawan Lama Group melalui email atau telepon untuk melakukan follow up. Follow up akan dilakukan secara manual di luar Integrated Vendor Portal dan akan dikonfirmasikan kembali ke vendor jika quantity sudah sesuai.
4. Klik tombol Create Confirmation atas PO line item yang telah dipilih maka akan terbentuk Confirmation Number. Line PO yang telah terbentuk confirmation number tidak akan muncul lagi pada menu Create Confirmation.
Maka akan muncul pop-up seperti, di bawah ini:
Pilih CONFIRM
Maka create confirmation telah berhasil.
Notes:
a) Nomor Confirmation yang terbentuk terdiri dari 16 (enam belas) digit dengan format seperti contoh berikut ini R110202108290001, di mana:
● R110 = Kode company code di Sistem KLG
● 2021 = Tahun create confirmation
● 08 = Bulan create confirmation
● 29 = Tanggal create confirmation
● 0001 = Nomor urut 0001 s.d. 9999 (direset setiap hari)
VII. Manage Confirmation
Manage Confirmation merupakan menu yang digunakan vendor untuk memastikan kembali confirmation yang sudah dibuat pada menu create confirmation. Pada menu manage confirmation vendor dapat menghapus Confirmation dengan memilih nomor Confirmation yang akan dihapus dan menekan tombol Delete Confirmation apabila confirmation number tersebut masih berstatus
“confirmed” dan “Sendback”.
Langkah-langkah untuk melakukan Delete Confirmation:
1. Setelah berhasil melakukan login pada Integrated Vendor Portal KLG, klik menu Confirmation Manage Confirmation
2. Maka akan muncul list confirmation numberseperti contoh di bawah ini:
3. Pilih confirmation numberyang ingin dihapus.
4. Klik Delete Confirmation, sebuah pop-up message akan muncul, pilih CONFIRM.
5. Confirmation number berhasil dihapus.
Notes:
- Data outstanding goods receipt (GR) yang telah terpilih sebelumnya atas Confirmation Number yang dihapus akan kembali ke menu Create Confirmation dan dapat dipilih kembali untuk membentuk nomor Confirmation yang baru.
- Nomor Confirmation yang telah dihapus tidak dapat digunakan kembali ataupun dikembalikan ke status Confirmed seperti sebelumnya.
VIII. Submit E-Invoice Type Confirmation (C)
Vendor dapat melakukan submit E-Invoice (PO) setelah berhasil melakukan Confirmation atas data outstanding goods receipt (GR) di menu Create Confirmation. Setelah memilih salah satu Confirmation Number di menu Manage Confirmation, vendor akan diarahkan masuk ke Form E- Invoice Type Confirmation (C) di mana vendor mengisi beberapa informasi yang dibutuhkan sebelum dapat melakukan Submit E-Invoice ke Kawan Lama Group.
Langkah-langkah untuk melakukan Submit E-Invoice:
1. Dari menu Manage Confirmation, klik confirmation number yang ingin disubmit:
Maka akan muncul tampilan seperti berikut ini:
2. Lampirkan dokumen yang berkaitan dengan penagihan tersebut sesuai dengan kolom nya masing-masing:
Jenis file yang dapat di-upload berupa PDF dengan kapasitas maksimal 4 MB per file attachment.
- Tax : melampirkan faktur pajak (wajib jika Tax Code V1) - Invoice : melampirkan invoice (wajib)
- PO : melampirkan PO dari Kawan Lama Group (wajib)
- Kwitansi : melampirkan kwitansi (wajib jika ada Kwitansi & Kwitansi Value diisi) - Others : melampirkan dokumen pendukung lainnya (opsional diperlukan, cth : Surat
Jalan, BAST, dan Sertifikat Pembayaran)
a. Klik pada tombol , kemudian pilih file yang akan dilampirkan
b. Klik tombol untuk membuka preview tiap lampiran.
c. Klik tombol untuk membuka lampiran di tab baru di browser.
d. Klik tombol untuk menampilkan pilihan Download, Delete dan Detail tiap lampiran.
Notes:
Khusus untuk Confirmation dengan informasi Tax Code = “V1”, maka Attachment Tax wajib dilampirkan dokumen faktur pajak. Faktur pajak yang di upload ke sistem IVP akan di cek informasinya ke website Dirjen Pajak yang didapat dari hasil QR scan code didalam faktur pajak dan akan meng-update informasi di kolom Invoice Value dan Invoice Tax Value. Jika website Dirjen Pajak sedang bermasalah (setelah dicoba 2x), maka sistem IVP akan tetap melanjutkan proses tanpa proses validasi dan vendor diwajibkan isi kolom Tax No, Invoice Value, Invoice Tax Value dan Tax URL Link secara manual. Contoh URL Link:
http://svc.efaktur.pajak.go.id/validasi/faktur/760425314416000/0062005825506/3031300D 060960864801650304020105000420A86EC3FE4113E063199C40E50AA1AB9877914560C7FE 649E04712A2434AC11F0
3. Melengkapi data berikut ini:
Setelah melengkapi dokumen-dokumen lampiran, maka selanjutnya klik tombol tanda panah seperti ditunjukkan gambar di bawah ini:
Maka Anda dapat melengkapi data-data yang dibutuhkan, yaitu:
a. Invoice No.: diisi dengan no Invoice (wajib ada) b. Invoice Date: diisi dengan tanggal Invoice diterbitkan.
Note: Tanggal Invoice harus sama dengan tanggal Faktur Pajak (jika ada Faktur Pajak).
Klik tombol tanda panah untuk melihat detail E- Invoice Form setelah melakukan upload lampiran
c. Invoice Value: diisi dengan nilai yang tertera di invoice dengan ketentuan sebagai berikut:
- Apabila Tax Code = V0, maka Invoice Value harus diisi dengan nominal yang tertera pada Invoice.
- Apabila Tax Code bukan V0, maka Invoice Value akan otomatis terisi ketika dokumen Tax (Faktur Pajak) dilampirkan dan berhasil dipindai (scan) oleh sistem.
- Jika Faktur Pajak dianggap Expired sesuai dengan ketentuan tata cara penagihan Kawan Lama Group maka Faktur Pajak harus di attach, namun status V1 berubah menjadi V0 secara otomatis saat dilakukan submit.
d. Tax No.: akan otomatis terisi ketika dokumen Tax (Faktur Pajak) dilampirkan dan berhasil dipindai (scan) oleh sistem.
- Apabila Tax Code = V0, maka Tax No. = kosong.
e. Tax Code: Otomatis terisi sesuai dengan Tax code yang tertera pada PO.
f. Invoice Tax Value: akan otomatis terisi ketika dokumen Tax (Faktur Pajak) dilampirkan dan berhasil dipindai (scan) oleh sistem.
- Apabila Tax Code = V0, maka Invoice Tax Value = 0.
g. Kwitansi No.: diisi dengan no kwitansi (jika ada)
h. Kwitansi Value: diisi dengan nilai yang tertera di kwitansi/total beberapa invoice (jika ada) i. Total Payment: akan otomatis terisi dengan formula = Invoice Value + Invoice Tax Value
4. Pilih Account Bank yang akan ditransfer untuk pembayaran.
Note: Pastikan vendor memilih Account Bank yang benar sesuai dengan yang tertera di document penagihan untuk menghindari kesalahan dalam proses pembayaran.
5. Tombol action untuk e-invoice yang sudah diedit meliputi:
a. Klik tombol jika akan menyimpan sebagai draft.
Note: e-invoice Status akan tetap “Confirmed”
b. Klik tombol untuk melihat e-Invoice Summary, seperti contoh:
i. Klik tombol untuk kembali, atau
ii. Klik tombol jika sudah sesuai, maka akan muncul pop-up Vendor Notes untuk menambahkan catatan dari vendor (jika ada).
Setelah memasukkan vendor notes, klik maka akan muncul pop-up confirmation:
Klik maka akan muncul pop-up berhasil submit e-Invoice.
Setelah berhasil di-submit, maka e-Invoice tersebut akan otomatis terbentuk Nomor Rekap dan diteruskan ke Pihak Kawan Lama Group serta due date otomatis muncul. Due date dihitung dari H+1 tanggal submit ditambah TOP (term of payment) dan disesuaikan dengan hari pembayaran.
c. Klik tombol untuk melihat workflow history
Notes :
Untuk invoice yang menggunakan kwitansi, setelah klik Submit:
● Jika Total Payment tidak/belum sama dengan nilai kwitansi maka e-invoice Status menjadi
“Hold” ketika disubmit.
Contoh:
Ketika dalam 1 kwitansi ada 2 invoice maka ketika baru 1 invoice yang disubmit, status invoice tersebut akan menjadi “Hold”
Kwitansi No. Kwitansi
Value Invoice No. Invoice Value
Status Before Submit
Action Status After Submit KW0001 2.000.000 INV0001 1.500.000 Confirmed Submit Hold
INV0002 500.000 Confirmed - -
● Jika Total Payment sudah sama dengan nilai kwitansi maka e-invoice Status menjadi
“Submitted” ketika disubmit.
Kwitansi No.
Kwitansi
Value Invoice No. Invoice Value
Status Before
Submit Action
Status After Submit KW0001 2.000.000 INV0001 1.500.000 Hold - Submitted
INV0002 500.000 Confirmed Submit Submitted
IX. Submit E-Invoice Type Direct (D)
Vendor dapat melakukan submit E-Invoice dengan cara memilih menu di bagian Confirmation, setelah menekan menu Confirmation di sebelah kiri atas maka menu Confirmation akan menampilkan (4) submenu, dimana satu bagian tipe yaitu Create Direct (D). Setelah vendor memilih submenu Create Direct maka akan muncul form E-Invoice dimana Vendor dapat mengisi data yang telah disediakan dibagian form E-Invoice.
Langkah-langkah untuk membuat Submit E-Invoice Type Direct (D) 1. Tampilan pertama menu confirmation yang memunculkan 4 submenu utama
Setelah pihak vendor menekan submenu Create Direct maka system akan memunculkan pop-up pilihan Invoice Type dan Tax Code
Berikut tampilan dari Invoice and Tax Code beserta isinya
Menu Confirmation
4 Submenu Confirmation
(i) Pilih Invoice Type:
(ii) Isi Tax Code untuk Vendor
Form E-Invoice untuk submenu E-Invoice Type Direct (D)
2. Setelah vendor memilih submenu dari Tax Code maka vendor diperbolehkan untuk mengupload file-file yang dibutuhkan di sisi kiri page, sebelah kanan dari menu IVP. Maksimal file yang dapat diupload di tiap attachment adalah 4 MB.
3. Setelah vendor mengupload data yang diperlukan dari form E-Invoice maka system akan menampilkan bahwa data telah terupload sedangkan dibagian value maka akan terisi secara otomatis oleh system dan akan menampilkan hasil dari value yang telah diupload disisi kiri.
4. Setelah vendor berhasil mengupload attachment yang diperlukan, maka Vendor diminta mengisi Invoice No, Invoice date, Proof of Delivery (tanggal barang/jasa diterima oleh pihak KLG), Kwitansi No dan Kwitansi Value. Apabila Total Value ≠ Kwitansi Value maka sistem akan menangguhkan menjadi HOLD.
5. Kolom yang terblok merah diwajibkan untuk vendor mengisi kolom tersebut, setelah vendor mengisi semua kolom yang diminta maka vendor melanjutkan proses yang telah disediakan dengan memilih tombol jika ingin menginput hal yang lain maka vendor dapat memilih menu
, ketika vendor menekan menu save maka system menampilkan pop up
Jika cancel maka system tidak jadi menyimpan form yang vendor ingin simpan, namun jika vendor menekan tombol save maka system akan menampilkan pop up.
Setelah itu jika vendor telah menekan tombol close maka system akan me-generate secara otomatis Confirmation Number, serta status form E-Invoice berubah menjadi Draft.
6. Jika vendor sudah yakin dengan data yang telah diinput, maka vendor dapat mengklik tombol simulate , maka system akan menampilkan invoice summary sebagai berikut:
(i) Klik tombol untuk kembali, atau
(ii) Klik tombol jika sudah sesuai, maka akan muncul pop-up Vendor Notes untuk menambahkan catatan dari vendor (jika ada).
(iii) Jika sudah maka pihak vendor dapat melanjutkan dengan menekan submit dan system akan memunculkan pop up sebagai berikut
(iv) Jika sudah memasukkan vendor notes, klik submit maka akan muncul pop-up confirmation
Klik maka akan muncul pop-up berhasil submit e-Invoice.
Setelah berhasil di-submit, maka e-Invoice tersebut akan otomatis terbentuk Nomor Rekap dan diteruskan ke Pihak Kawan Lama Group serta due date otomatis muncul. Due date dihitung dari H+1 tanggal submit ditambah TOP (term of payment)
dan disesuaikan dengan hari pembayaran.
7. Berikut tampilan dari form E-Invoice setelah menjadi submitted
8. Jika status sudah berubah menjadi submitted maka dokumen sudah diterima oleh pihak Account Payable Kawan Lama
X. Submit E-Invoice Type DP (A)
Pada menu Vendor dapat melakukan submit E-Invoice Type DP dengan cara memilih menu di bagian Confirmation, setelah memilih menu Confirmation di sebelah kiri atas maka menu Confirmation akan menampilkan (4) submenu, dimana satu bagian tipe yaitu Create DP (A). Setelah vendor memilih submenu Create DP maka akan muncul form E-Invoice dimana Vendor dapat mengisi data yang telah disediakan dibagian form E-Invoice.
Langkah-langkah untuk membuat Submit E-Invoice Type DP (A) 1. Tampilan pertama menu confirmation yang memunculkan 4 submenu utama
Setelah itu vendor dapat memilih Create DP, maka system akan menampilkan form seperti berikut:
Menu utama
4 Submenu utama
2. Vendor wajib mengisi/mengupload attachment dengan max 4MB. Untuk lokasi upload file attachment terdapat disisi kiri dari form E-Invoice Create DP
Jika vendor sudah melakukan upload dari yang diminta, maka sistem akan mengirimkan pop up.
Berikut merupakan tampilan dari system ketika vendor sudah mengupload attachment yang telah diminta
3. Jika sudah terupload maka jika pihak vendor maka system akan memunculkan form E-Invoice DP Type (A) yang dapat diisi sebagai berikut:
4. Ketika vendor sudah mengisi semua form E-Invoice Create DP seperti berikut:
Maka vendor dapat melanjutkan ke tahapan selanjutnya, pihak vendor dapat menyimpan form Invoice dengan menekan tombol
(i) Save jika pihak vendor memilih tombol save maka form E-Invoice akan memunculkan pop up
Ketika itu maka nomor formulir E-Invoice create DP muncul seperti berikut
(ii) Jika vendor memilih untuk menekan tombol maka system akan menampilkan form E-Invoice sebagai berikut Invoice Summary. Diharapkan untuk pihak vendor memeriksa ulang
data yang sudah disubmit.
(iii) Klik tombol untuk kembali, atau
(iv) Klik tombol jika sudah sesuai, maka akan muncul pop-up Vendor Notes untuk menambahkan catatan dari vendor (jika ada).
(v) Jika sudah maka pihak vendor dapat melanjutkan dengan menekan submit dan system akan memunculkan pop up sebagai berikut
(vi) Jika sudah memasukkan vendor notes, klik submit maka akan muncul pop-up
confirmation
Klik maka akan muncul pop-up berhasil submit e-Invoice.
Setelah berhasil di-submit, maka e-Invoice tersebut akan otomatis terbentuk Nomor Rekap dan diteruskan ke Pihak Kawan Lama Group serta due date otomatis muncul. Due date dihitung dari H+1 tanggal submit ditambah TOP (term of payment) dan disesuaikan dengan hari pembayaran.
XI. Proses Pertanggungjawaban DP
Apabila vendor memiliki Confirmation Type A (DP) dengan status Invoiced / Paid, maka ketika vendor hendak melakukan submit atas Confirmation Type C (PO) / Type D (Direct) akan diarahkan ke proses pertanggungjawaban DP di IVP seperti berikut:
Kasus 1: Alokasi DP sama dengan Pertanggungjawaban (DP = PTG)
Apabila ada alokasi DP dengan nilai 100% dari tagihan, maka vendor menginput nilai pertanggungjawaban senilai tagihan 100% (misal: Rp. 1.000.000) pada form confirmation type C atau D seperti biasa, hingga saat klik Submit maka akan muncul list E-Invoice DP seperti di bawah ini:
List E-Invoice DP yang ditampilkan di Confirmation Type C adalah DP yang memiliki Nomor PO yang sama, sedangkan list E-Invoice DP yang ditampilkan di Confirmation Type D adalah DP tanpa Nomor PO.
Centang pada Dokumen DP yang sesuai, kemudian klik tombol Update untuk simulasi total value yang perlu dibayarkan. Perhatikan bagian Keterangan Total To Be Paid senilai 1.000.000 dan Total DP 1.000.000 artinya Total to be paid after deducting DP = 0, sehingga tidak ada outstanding yang perlu dilunasi oleh KLG. Jika sudah benar klik tombol Next.
Kemudian klik tombol Submit.
Maka Invoice DP yang telah dialokasi akan tampil pada halaman E-Invoice. Field Total Payment merupakan nilai Tagihan yang sudah dikurangi dengan alokasi DP. Proses terakhir adalah AP KLG akan melakukan approval. Jika sudah benar maka akan di update statusnya menjadi Received dan Jika diperlukan revisi maka akan di Sendback kembali ke Vendor.
Kasus 2: Alokasi DP Lebih Kecil dari Pertanggungjawaban (DP < PTG)
Apabila ada alokasi DP sebesar Rp. 1.000.000 dan pertanggungjawaban sebesar Rp. 1.200.000 maka pada saat pengalokasian DP terhadap Pertanggungjawaban setelah diklik tombol update maka informasi Total to Be Paid after deducting DP akan tersisa Rp. 200.000. Kemudian klik tombol Next dan klik Submit.
Perhatikan field Total payment akan terisi otomatis outstanding yang perlu dilunasi oleh AP KLG. Dan jika kita scroll ke bawah maka list DP yang dipakai untuk mengurangi tagihan juga tampil seperti pada gambar dibawah ini.
Proses selanjutnya akan kembali ke AP untuk diproses sisa outstanding dari tagihan yang belum terbayar.
Kasus 3: Alokasi DP Lebih Besar dari Pertanggungjawaban (DP > PTG)
Apabila ada Alokasi DP sebesar Rp. 1.500.000 dan Pertanggungjawaban sebesar Rp. 1.000.000 seperti gambar di bawah ini:
Maka saat klik tombol Next maka akan tampil informasi seperti ini.
Jika menemukan warning seperti itu, maka vendor perlu melakukan:
1. Vendor wajib input invoice value senilai kasbon atas DP yang sudah diajukan (Contoh: Rp.
1.500.000)
2. Vendor wajib upload bukti transfer pengembalian kelebihan kasbon di kolom other (akan di sendback jika tidak dilampirkan)
3. Vendor wajib mengisi vendor note sebelum melakukan submit dengan format : “PTG (nilai pengembalian) Rp. Nominal Transfer” {Contoh: PTG (nilai pengembalian) Rp. 500.000}
Kasus 4: DP bertahap
Pembuatan DP terhadap PO dilakukan lebih dari 1 kali. Pada contoh di bawah DP dicicil sebanyak 2 kali yaitu sebesar 20% (Rp. 200.000) dan 30% (Rp. 300.000). Contoh Total PTG Rp. 1.000.000.
Centang pada tick box sebelah kiri untuk DP bertahap yang akan dialokasikan. Kemudian klik tombol update dan akan terlihat sisa total to be paid after deducting DP. Klik tombol Next dan DP yang telah dipilih akan teralokasi terhadap pertanggungjawaban yang sedang dibuat.
XII. Submit E-Invoice Type Expediter (E)
Menu ini digunakan untuk pembuatan E-Invoice oleh Vendor Ekspedisi yang sudah didaftarkan pada website Integrated Vendor Portal.
Langkah-langkah untuk membuat Submit E-Invoice Type Expediter (E) 1. Login sebagai Vendor Ekspedisi
2. Pilih Company yang akan diproses tagihannya 3. Klik pada menu Expediter Homepage
Maka akan muncul tampilan sebagai berikut:
4. Pada menu Expediter Homepage, klik ‘More Info’ di menu Pending E-Invoice
Maka akan muncul tampilan sebagai berikut:
Pilih Confirmation No. untuk melakukan penagihan. Maka, akan muncul tampilan sebagai berikut:
5. Lampirkan dokumen pendukung yang berkaitan dengan penagihan tersebut sesuai dengan kolomnya masing-masing:
Jenis file yang dapat di-upload berupa PDF dengan kapasitas maksimal 4 MB per file attachment.
- Tax : melampirkan faktur pajak (wajib jika terdapat PPN) - Invoice : melampirkan invoice (wajib)
- LC : LC otomatis terlampir dari sistem Kawan Lama Group
- Kwitansi : melampirkan kwitansi (wajib jika ada Kwitansi & Kwitansi Value diisi) - Others : melampirkan dokumen pendukung lainnya (opsional diperlukan, cth : Surat
Jalan, BAST, dan Sertifikat Pembayaran)
- Add Cost : Add Cost otomatis terlampir dari proses pengajuan additional cost a. Klik pada tombol , kemudian pilih file yang akan dilampirkan
b. Klik tombol untuk membuka preview tiap lampiran
c. Klik tombol untuk membuka lampiran di tab baru di browser.
d. Klik tombol untuk menampilkan pilihan Download, Delete dan Detail tiap lampiran.
Notes:
Khusus untuk Confirmation dengan informasi Tax Code V1, V3, P1, P3, maka Attachment Tax wajib dilampirkan dokumen faktur pajak. Faktur pajak yang di upload ke sistem IVP akan di cek informasinya ke website Dirjen Pajak yang didapat dari hasil QR scan code didalam faktur pajak dan akan meng-update informasi di kolom Invoice Value dan Invoice Tax Value. Jika website Dirjen Pajak sedang bermasalah (setelah dicoba 2x), maka sistem IVP akan tetap melanjutkan proses tanpa proses validasi dan vendor diwajibkan isi kolom Tax No, Invoice Value, Invoice Tax Value dan Tax URL Link secara manual. Contoh URL Link:
http://svc.efaktur.pajak.go.id/validasi/faktur/015397102038000/0022235349550/3031300D06096086 4801650304020105000420E138B30F4B2409BF4168DA0FAB5775C7329571971C22AC5747655BB60C8 36825
6. Melengkapi data berikut ini:
Setelah melengkapi dokumen-dokumen lampiran, maka selanjutnya klik tombol tanda panah seperti ditunjukkan gambar di bawah ini:
Maka vendor dapat melengkapi data-data yang dibutuhkan, yaitu:
j. Invoice No.: diisi dengan no Invoice (wajib ada)
Klik tombol tanda panah untuk melihat detail E- Invoice Form setelah melakukan upload lampiran
k. Invoice Date: diisi dengan tanggal Invoice diterbitkan.
Note: Tanggal Invoice harus sama dengan tanggal Faktur Pajak (jika ada Faktur Pajak).
l. Invoice Value: diisi dengan nilai yang tertera di invoice dengan ketentuan sebagai berikut:
- Apabila Tax Code = V0, maka Invoice Value harus diisi dengan nominal yang tertera pada Invoice.
- Apabila Tax Code bukan V0, maka Invoice Value akan otomatis terisi ketika dokumen Tax (Faktur Pajak) dilampirkan dan berhasil dipindai (scan) oleh sistem.
- Jika Faktur Pajak dianggap Expired sesuai dengan ketentuan tata cara penagihan Kawan Lama Group maka Faktur Pajak harus di attach, namun status V1 berubah menjadi V0 secara otomatis saat dilakukan submit.
m. Tax No.: akan otomatis terisi ketika dokumen Tax (Faktur Pajak) dilampirkan dan berhasil dipindai (scan) oleh sistem.
- Apabila Tax Code = V0, maka Tax No. = kosong.
n. Tax Code: Otomatis terisi sesuai dengan Tax code yang tertera pada PO.
o. Invoice Tax Value: akan otomatis terisi ketika dokumen Tax (Faktur Pajak) dilampirkan dan berhasil dipindai (scan) oleh sistem.
- Apabila Tax Code = V0, maka Invoice Tax Value = 0.
p. Kwitansi No.: diisi dengan no kwitansi (jika ada)
q. Kwitansi Value: diisi dengan nilai yang tertera di kwitansi/total beberapa invoice (jika ada) r. Total Payment: akan otomatis terisi dengan formula = Invoice Value + Invoice Tax Value
7. Pilih Account Bank yang akan ditransfer untuk pembayaran.
Note: Pastikan vendor memilih Account Bank yang benar sesuai dengan yang tertera di document penagihan untuk menghindari kesalahan dalam proses pembayaran.
8. Tombol action untuk E-invoice yang sudah diedit meliputi:
d. Klik tombol jika akan menyimpan sebagai draft.
Note: e-invoice Status akan tetap “Confirmed”
e. Klik tombol untuk melihat E-Invoice Summary, seperti contoh:
i. Klik tombol untuk kembali, atau
ii. Klik tombol jika sudah sesuai, maka akan muncul pop-up Vendor Notes untuk menambahkan catatan dari vendor (jika ada). Vendor notes wajib diisi jika nilai Invoice Value tidak sama dengan Total LC Exclude Tax.
Setelah menulis vendor notes, klik maka akan muncul pop-up Confirmation:
Klik maka akan muncul pop-up berhasil submit E-Invoice.
Setelah berhasil di-submit, maka E-Invoice tersebut akan otomatis terbentuk Nomor Rekap dan diteruskan ke Pihak Kawan Lama Group serta due date otomatis muncul. Due date dihitung dari H+1 tanggal submit ditambah TOP (term of payment) dan disesuaikan dengan hari pembayaran.
f. Klik tombol untuk melihat workflow history
Notes :
Untuk invoice yang menggunakan kwitansi, setelah klik Submit:
● Jika Total Payment tidak/belum sama dengan nilai kwitansi maka E-invoice Status menjadi
“Hold” ketika disubmit.
Contoh:
Ketika dalam 1 kwitansi ada 2 invoice maka ketika baru 1 invoice yang disubmit, status invoice tersebut akan menjadi “Hold”
Kwitansi No. Kwitansi
Value Invoice No. Invoice Value
Status Before Submit
Action Status After Submit KW0001 2.000.000 INV0001 1.500.000 Confirmed Submit Hold
INV0002 500.000 Confirmed - -
● Jika Total Payment sudah sama dengan nilai kwitansi maka E-invoice Status menjadi
“Submitted” ketika disubmit.
Kwitansi No.
Kwitansi
Value Invoice No. Invoice Value
Status Before
Submit Action
Status After Submit KW0001 2.000.000 INV0001 1.500.000 Hold - Submitted
INV0002 500.000 Confirmed Submit Submitted
XIII. Manage E-Invoice
Pada menu Manage E-Invoice vendor dapat melihat E-invoice yang sudah dibuat berdasarkan statusnya.Berikut ini tampilan dari menu Manage E-Invoice Confirmation:
Fungsi-fungsi yang ada di Menu Manage E-Invoice:
1. Klik tombol jika ingin memperbaharui data yang ditampilkan pada tabel.
2. Klik tombol jika ingin mendownload list E-invoice
3. Klik tombol jika ingin menghapus confirmation number (khusus status Draft, Confirmed, Sendback, Hold)
4. Range tanggal vendor melakukan konfirmasi
1 2 4
5
6
3
5. Pilih data yang ingin ditampilkan menggunakan Status terakhir dari Confirmation Number:
6. Adapun data-data yang ditampilkan di Manage E-Invoice adalah sebagai berikut:
Header Field
Name Description
Vendor Code Kode vendor sesuai dengan Vendor Master Data di Kawan Lama Group
Vendor Name Nama vendor sesuai dengan Vendor Master Data di Kawan Lama Group
Confirm No Confirmation Number yang terbentuk setelah user vendor melakukan proses create confirmation. Confirm No dapat diklik untuk masuk ke E-Invoice Form.
Rekap No Nomor Rekap yang terbentuk setelah Vendor berhasil melakukan proses Submit. Nomor Rekap akan terbentuk berdasarkan Kwitansi No. yang diinput oleh Vendor. Jika kolom Kwitansi No. tidak diinput, maka sistem IVP akan membentuk 1 (satu) nomor Rekap atas Confirmation tersebut.
Format nomor Rekap terdiri dari R-YYYYMMDD9999
● R-: statis R-
● YYYY: tahun berjalan
● MM: bulan berjalan
● DD: tanggal berjalan
● 9999: nomor urut Kwitansi No. Nomor kwitansi vendor
Tax Code Kode pengenaan tarif pajak (V0 = PPN 0% atau V1 = PPN 10%, P1 = PPN 11%, dsb)
Tax No Nomor Faktur Pajak
PO/LC No Klik pada tombol untuk melihat nomor
Header Field
Name Description
purchase order (khusus type C) / nomor LC (khusus type E) Status Status terakhir dari confirmation number
Type Type Submit document yaitu : - C , D, A dan E
Inv./CN Tipe confirmation, ada 2 tipe yaitu:
- Invoice - Credit Note
Submit Date Tanggal dokumen tagihan di-submit di sistem IVP Due Date Tanggal jatuh tempo
Posting Date SAP Tanggal posting di sistem SAP Kawan Lama Group Received Date Tanggal confirmation number di-receive di sistem IVP Last Update Date Tanggal perubahan terakhir terhadap confirmation number Last Update
Username
Username yang melakukan perubahan terakhir terhadap confirmation number
Submitted By Username yang melakukan submit Currency Currency (mata uang).
Invoice Date Tanggal invoice sesuai tanggal dokumen tagihan Invoice No Nomor invoice
Amount Nilai tagihan sebelum kena pajak.
Tax Amount Total nilai pengenaan pajak (Tarif Pajak x Amount) Total Payment Total payment = Amount + Tax Amount
Kwitansi Value Nilai kwitansi vendor Withholding Tax
Amount
Nilai potongan PPh
Payment Method Metode Pembayaran di sistem Kawan Lama Group Partner Bank
Type
Kode rekening di sistem Kawan Lama Group
Bank Account Nomor Rekening Vendor Account Holder Nama pemilik rekening Bank Name Nama Bank
Vendor Notes Catatan dari vendor ketika melakukan Submit E-Invoice Expediter Notes Klik pada tombol untuk melihat catatan dari
Dept. Expedisi ketika memverifikasi GR Username
Sendback
Username internal Kawan Lama Group yang melakukan sendback
Sendback Notes Catatan dari internal Kawan Lama Group ketika melakukan sendback terhadap tagihan yang disubmit oleh vendor PO/LC
Attachment Klik pada tombol untuk melihat dokumen
Header Field
Name Description
purchase order/LC yang di lampirkan oleh vendor.
Invoice
Attachment Klik pada tombol untuk melihat dokumen invoice yang di lampirkan oleh vendor.
Tax Attachment
Klik pada tombol untuk melihat dokumen faktur pajak yang di lampirkan oleh vendor.
Kwitansi
Attachment Klik pada tombol untuk melihat dokumen kwitansi yang di lampirkan oleh vendor.
Other Attachment
Klik pada tombol untuk melihat dokumen lainnya yang di lampirkan oleh vendor.
Additional Cost
Attachment Klik pada tombol untuk melihat dokumen biaya-biaya tambahan yang di lampirkan oleh vendor (khusus expediter).
XIV. Status E-Invoice
Untuk mempermudah vendor melihat semua status tagihannya, IVP menyediakan beberapa status, diantaranya:
STATUS DESKRIPSI
DRAFT Status setelah vendor melakukan Create Confirmation pada menu Create Direct (type D) atau Create DP (type A)
CONFIRMED Status setelah vendor melakukan Create Confirmation pada menu Create Confirmation (type C) atau Submit E-Invoice pada menu Pending Submit (type E)
SUBMITTED Status setelah vendor melakukan Submit pada E-Invoice Form dengan ketentuan:
- Dalam 1 nomor konfirmasi tsb hanya memiliki 1 nomor rekap atau - jika kwitansi value = total invoice value dalam 1 kwitansi, atau - konfirmasi tersebut tidak menggunakan kwitansi
HOLD Status setelah vendor melakukan Submit pada E-Invoice Form tapi
Kwitansi value ≠ total invoice value dalam 1 kwitansi
(lebih lengkapnya lihat bagian akhir dari Submit E-Invoice Type Confirmation (C))
SENDBACK Status ketika dari pihak KLG mengembalikan no confirmation yang belum lengkap /tidak sesuai dengan ketentuan. Vendor harus segera melengkapi E-Invoice tersebut sesuai dengan note yang diberikan.
Notes tertera di bagian lampiran dan juga di workflow history ( )
Jika status confirmation tersebut “ sendback” , maka due date akan otomatis ter-reset, dan akan dihitung lagi saat confirmation tersebut disubmit kembali
POSTPONED Jika dalam 1 (satu) no rekap/kwitansi ada 1 atau lebih no confirmation yang masih belum lengkap, No confirmation yang sudah lengkap akan bertatus “Postpone”, dan no confirmation yang belum lengkap akan berstatus “Sendback”.
No Confirmation dengan status “Postpone” dianggap sudah lengkap
STATUS DESKRIPSI
dan siap dibayar, sehingga vendor hanya perlu mengganti nilai dan attachment kwitansi sesuai dengan total dari no rekap dengan status
“Postpone” tersebut.
RECEIVED Status ketika semua confirmation number dalam 1 nomor rekap telah dianggap lengkap dan di verifikasi oleh AP KLG.
INVOICED Status ketika tagihan sudah terposting di system KLG.
PAID Status ketika tagihan sudah dibayarkan oleh KLG.
