http://anitanet.staff.ipb.ac.id/arsiparis/diklat/diklat-fungsional-arsiparis-ahli/bentuk-sekat-atau-guide
-dan-folder-arsip/
Bentuk Sekat atau Guide dan Folder Arsip
BENTUK SEKAT ATAU GUIDE DAN FOLDER ARSIP
SEKAT atau GUIDE Arsip yang umumnya dipakai, hanya sampai level 3 (warna putih, hijau, dan merah), setelah itu baru diletakkan FOLDER Arsip (warna biru muda):
[caption id="attachment_36821" align="aligncenter" width="676"]
Sekat Arsip sampai dengan level 3 (ready stok)[/caption]
http://anitanet.staff.ipb.ac.id/arsiparis/diklat/diklat-fungsional-arsiparis-ahli/bentuk-sekat-atau-guide
-dan-folder-arsip/
Sekat Arsip Primer Warna Putih[/caption]
http://anitanet.staff.ipb.ac.id/arsiparis/diklat/diklat-fungsional-arsiparis-ahli/bentuk-sekat-atau-guide
-dan-folder-arsip/
Sekat Arsip Sekunder Warna Hijau[/caption]
http://anitanet.staff.ipb.ac.id/arsiparis/diklat/diklat-fungsional-arsiparis-ahli/bentuk-sekat-atau-guide
-dan-folder-arsip/
Sekat Arsip Tertier Warna Merah[/caption]
Contoh bentuk dan warna Sekat / Guide Arsip:
http://anitanet.staff.ipb.ac.id/arsiparis/diklat/diklat-fungsional-arsiparis-ahli/bentuk-sekat-atau-guide
-dan-folder-arsip/
Contoh bentuk sekat atau guide[/caption]
http://anitanet.staff.ipb.ac.id/arsiparis/diklat/diklat-fungsional-arsiparis-ahli/bentuk-sekat-atau-guide
-dan-folder-arsip/
http://anitanet.staff.ipb.ac.id/arsiparis/diklat/diklat-fungsional-arsiparis-ahli/bentuk-sekat-atau-guide
-dan-folder-arsip/
Penyekat PRIMER (Level 1) berisi Pokok Masalah, yaitu bagian utama dalam file.
Penyekat SEKENDER (Level 2) berisi Sub Masalah, yaitu bagian yang menunjukkan pada suatu kelompok yang mempunyai persamaan indeks: menunjuk urusan kegiatan, masalah khusus.
Penyekat TERTIER (level 3) berisi Sub-sub Masalah, yaitu bagian yang menunjukkan pada suatu kelompok yang mempunyai persamaan indeks, menunjukkan urusan subkegiatan, submasalah khusus.
Penyekat QUARTER (level4) berisi sub nya sub-sub masalah, ini biasa dipakai di IPB.
http://anitanet.staff.ipb.ac.id/arsiparis/diklat/diklat-fungsional-arsiparis-ahli/bentuk-sekat-atau-guide
-dan-folder-arsip/
Contoh Sekat Arsip sampai Level 4 (quarter)[/caption]
Folder berisi Berkas/himpunan surat aktif yang sudah close yang disusun atas dasar kesamaan urusan/kesamaan masalah/kesamaan jenis, folder biasanya berwarna biru muda.
http://anitanet.staff.ipb.ac.id/arsiparis/diklat/diklat-fungsional-arsiparis-ahli/bentuk-sekat-atau-guide-dan-folder-arsip/
Folder adalah alat untuk menempatkan/meletakkan arsip aktif.
CARA PEMAKAIAN SEKAT atau GUIDE ARSIP:
Penyekat PRIMER bertuliskan (Level 1) berisi Pokok Masalah, yaitu bagian utama dalam file, dalam contoh bertuliskan 800 KEPEGAWAIAN.
Penyekat SEKENDER (Level 2) berisi Sub Masalah, yaitu bagian yang menunjukkan pada suatu kelompok yang mempunyai persamaan indeks: menunjuk urusan kegiatan, masalah khusus, dalam contoh bertuliskan 850 MUTASI.
Penyekat TERTIER (level 3) berisi Sub-sub Masalah, yaitu bagian yang menunjukkan pada suatu kelompok yang mempunyai persamaan indeks, menunjukkan urusan subkegiatan, submasalah khusus, dalam contoh bertuliskan 850 CUTI TAHUNAN.
http://anitanet.staff.ipb.ac.id/arsiparis/diklat/diklat-fungsional-arsiparis-ahli/bentuk-sekat-atau-guide-dan-folder-arsip/
Folder berisi Berkas/himpunan surat aktif yang sudah close yang disusun atas dasar kesamaan urusan/kesamaan masalah/kesamaan jenis, dalam contoh ada 3 folder yaitu:
1. 851 Cuti Tahunan Th 2012 2. 851 Cuti Tahunan Th 2013 3. 851 Cuti Tahunan Th 2014
Jadi kumpulan Folder Cuti Tahunan yaitu Cuti tahunan tahun 2013 s.d 2014 kita tempatkan di Sekat 800 KEPEGAWAIAN (sekat primer berwarna putih) / 850 MUTASI (sekat sekunder berwarna hijau) / 851 CUTI TAHUNAN (sekat tertier berwarna merah)
Penyekat PRIMER bertuliskan (Level 1) berisi Pokok Masalah, yaitu bagian utama dalam file, dalam contoh bertuliskan 000 UMUM.
Penyekat SEKENDER (Level 2) berisi Sub Masalah, yaitu bagian yang menunjukkan pada suatu kelompok yang mempunyai persamaan indeks: menunjuk urusan kegiatan, masalah khusus, dalam contoh bertuliskan 090 PERJALANAN DINAS.
http://anitanet.staff.ipb.ac.id/arsiparis/diklat/diklat-fungsional-arsiparis-ahli/bentuk-sekat-atau-guide-dan-folder-arsip/
Penyekat TERTIER (level 3) berisi Sub-sub Masalah, yaitu bagian yang menunjukkan pada suatu kelompok yang mempunyai persamaan indeks, menunjukkan urusan subkegiatan, submasalah khusus, dalam contoh tidak ada
Folder berisi Berkas/himpunan surat aktif yang sudah close yang disusun atas dasar kesamaan urusan/kesamaan masalah/kesamaan jenis, dalam contoh ada 3 folder yaitu:
1. 090 Perjalanan Dinas a.n. Budi ke Makassar 2013 2. 090 Perjalanan Dinas a.n. Shinta ke Menado 2013
Jadi kumpulan Folder Perjalanan Dinas yaitu Perjalanan Dinas a.n. Budi dan Shinta tahun 2013 kita tempatkan di Sekat 000 UMUM (sekat primer berwarna putih) / 090 PERJALANAN DINAS (sekat sekunder berwarna hijau)
http://anitanet.staff.ipb.ac.id/arsiparis/diklat/diklat-fungsional-arsiparis-ahli/bentuk-sekat-atau-guide-dan-folder-arsip/
Penyekat PRIMER bertuliskan (Level 1) berisi Pokok Masalah, yaitu bagian utama dalam file, dalam contoh bertuliskan 800 KEPEGAWAIAN.
Penyekat SEKENDER (Level 2) berisi Sub Masalah, yaitu bagian yang menunjukkan pada suatu kelompok yang mempunyai persamaan indeks: menunjuk urusan kegiatan, masalah khusus, dalam contoh bertuliskan 810 PENGADAAN.
Penyekat TERTIER(level 3) berisi Sub-sub Masalah, yaitu bagian yang menunjukkan pada suatu kelompok yang mempunyai persamaan indeks, menunjukka urusan subkegiatan, submasalah khusus, dalam contoh bertuliskan 812 PENGUJIAN KESEHATAN
Folder berisi Berkas/himpunan surat aktif yang sudah close yang disusun atas dasar kesamaan urusan/kesamaan masalah/kesamaan jenis, dalam contoh ada 3 folder yaitu:
1. 812 Berkas Tes Kesehatan 2011 2. 812 Berkas Tes Kesehatan 2012
Jadi kumpulan Folder Berkas Tes Kesehatan tahun 2011 dan 2012 kita tempatkan di Sekat 800 KEPEGAWAIAN (sekat primer berwarna putih) / 810 PENGADAAN (sekat sekunder berwarna hijau) / 812 PENGUJIAN KESEHATAN (sekat tertier berwarna merah)
http://anitanet.staff.ipb.ac.id/arsiparis/diklat/diklat-fungsional-arsiparis-ahli/bentuk-sekat-atau-guide
-dan-folder-arsip/
Penyekat PRIMER bertuliskan (Level 1) berisi Pokok Masalah, yaitu bagian utama dalam file, dalam contoh bertuliskan 800 KEPEGAWAIAN.
Penyekat SEKENDER (Level 2) berisi Sub Masalah, yaitu bagian yang menunjukkan pada suatu kelompok yang mempunyai persamaan indeks: menunjuk urusan kegiatan, masalah khusus, dalam contoh bertuliskan 820 MUTASI.
Penyekat TERTIER(level 3) berisi Sub-sub Masalah, yaitu bagian yang menunjukkan pada suatu kelompok yang mempunyai persamaan indeks, menunjukka urusan subkegiatan, submasalah khusus, dalam contoh bertuliskan 826 TUGAS BELAJAR.
http://anitanet.staff.ipb.ac.id/arsiparis/diklat/diklat-fungsional-arsiparis-ahli/bentuk-sekat-atau-guide-dan-folder-arsip/
Folder berisi Berkas/himpunan surat aktif yang sudah close yang disusun atas dasar kesamaan urusan/kesamaan masalah/kesamaan jenis, dalam contoh ada 3 folder yaitu:
1. 826 a.n. Agnia 2. 826 a.n. Anita dst
Jadi kumpulan Folder Berkas Tugas Belajar atas nama dosen atau pegawai kita tempatkan di Sekat 800 KEPEGAWAIAN (sekat primer berwarna putih) / 820 MUTASI (sekat sekunder berwarna hijau) / 826 TUGAS BELAJAR (sekat tertier berwarna merah)
Warna sekat bebas saja tergantung keinginan. Contohnya gambar diatas Sekat primer berwarna hijau, sekat sekunder berwarna pink, sekat tertier berwarna putih.
:)
Ada 3 macam folder yaitu:
1. Folder Individual, berisi arsip dari satu koresponden,perorangan atau instansi, diletakkan diposisi paling kanan disusun sesuai urutan alphabetis atau nomor.
2. Folder Khusus, berisi arsip yang menunjukkan suatu kegiatan khusus, ditempatkan di posisi mengikuti guode sekunder (guide pembantu) dalam pengaturannya. Folder khusus berisi korespondensi yang berkenaan dengan bagian dari subyek khusus seperti: Aplikasi (lamaran), pertama sisusun berdasarkan nama responden, jika koresponden mempunyai lebih dari satu arsip maka selanjutnya diatur berdasarkan tanggal.
3. Folder macam-macam, berisi arsip yang bermacam-macam koresponden, diatur berdasar nama koresponden kemudian diurutkan berdasarkan tanggal, tanggal baru ada di depan. Folder ini diletakkan paling belakang ditiap-tiap alphabet atau nomor.
http://anitanet.staff.ipb.ac.id/arsiparis/diklat/diklat-fungsional-arsiparis-ahli/bentuk-sekat-atau-guide
-dan-folder-arsip/
Folder Arsip Warna Biru Muda[/caption]
http://anitanet.staff.ipb.ac.id/arsiparis/diklat/diklat-fungsional-arsiparis-ahli/bentuk-sekat-atau-guide
-dan-folder-arsip/
http://anitanet.staff.ipb.ac.id/arsiparis/diklat/diklat-fungsional-arsiparis-ahli/bentuk-sekat-atau-guide-dan-folder-arsip/
Bentuk folder denga tab diatas beserta ukurannya[/caption]
Huruf dan Label di Tab. Judul atau label dari secarik kertas yang ditempel pada tab folder. Hal yang harus diperhatikan dalam pembuatan yaitu haruslah label tsb tidak mudah rusak, jelas, mudah dibaca.
CARA PEMAKAIAN FOLDER:
Folder berisi Berkas/surat, biasanya berwarna biru muda.
Kegiatan Pemberkasan Arsip adalah penempatan naskah ke dalam suatu himpunan yang tersusun secara sistematis dan logis sesuai dengan konteks kegiatannya sehingga menjadi satu berkas karena memiliki hubungan informasi, kesamaan jenis atau kesamaan masalah dari suatu unit kerja (Pasal 1 ayat 17 pada Permenpan Nomor 13 Tahun 2016 tentang Perubahan atas
Permenpan Nomor 48 Tahun 2014 tentang Jabatan Fungsional Arsiparis).
Berkas adalah himpunan dokumen yang disusun baik atas dasar kesamaan urusan, kesamaan masalah dan kesamaan jenis.
Penataan berkas yaitu kegiatan menata dokumen dalam bentuk berkas dan mengatur berkas dalam tatanan yang sistimatis
Tujuan penataan berkas:
1. Menemukan kembali informasi dengan cepat dan tepat 2. Mempermudah penyusutan arsip
Point kedua ini yang tidak bisa kita kerjakan (yaitu tidak bisa melakukan penyusutan arsip, sehingga nanti arsip akan menumpuk setinggi gunung) jika kita hanya menyimpan surat seperti biasanya yaitu pakai map gantung (1 map gantung berisi sekelompok pokok masalah yang sama yang tidak memberkas) tanpa menggunakan sekat/guide.
http://anitanet.staff.ipb.ac.id/arsiparis/diklat/diklat-fungsional-arsiparis-ahli/bentuk-sekat-atau-guide
-dan-folder-arsip/
Contoh FOLDER berisi berkas (= berisi himpunan surat aktif yang sudah close yang disusun atas dasar kesamaan urusan/kesamaan masalah/kesamaan jenis)[/caption]
CARA PENYIMPANAN SEKAT dan FOLDER di Filling Cabinet di Sekretariat
Kantor :
http://anitanet.staff.ipb.ac.id/arsiparis/diklat/diklat-fungsional-arsiparis-ahli/bentuk-sekat-atau-guide
-dan-folder-arsip/
http://anitanet.staff.ipb.ac.id/arsiparis/diklat/diklat-fungsional-arsiparis-ahli/bentuk-sekat-atau-guide-dan-folder-arsip/
HARGA
Harga folder arsip (warna biru laut) Rp. 3.500 per pcs minimal pemesanan 1 ikat isi 50 pcs.
Harga Sekat arsip Rp. 3000 per pcs minimal pemesanan 1 ikat isi 50 pcs.
Sekat arsip level 1 warna puth
Sekat arsip level 2 warna hijau
Sekat arsip level 3 warna merah
Untuk sekat level 4 berwarna kuning minimal pemesanan 1000 pcs karena ready stock hanya sampai sekat level 3.
Harga Box Arsip polos yang besar Rp. 15.000/bh, minimal pemesanan 1 ikat 25 box berat 12500 gram (ukuran Box Besar 37 x 16 x 27 cm, kwalitas Standard ANRI).
Harga Box Arsip polos yang kecil Rp. 12.000/bh, minimal pemesanan 1 ikat 25 box berat 1100 gram (ukuran Box Kecil 37 x 9 x 27 cm , kwalitas Standard ANRI).
Ongkos cetak logo hitam (sablon) Rp. 500 per pcs
Harga Box Arsip sablon yang besar Rp. 15.500/bh, minimal pemesanan 1 ikat 300 buah.
Harga Box Arsip sablon yang kecil Rp. 12.500/bh, minimal pemesanan 300 buah.
Harga box yang dalamnya berwarna putih tapi bagian luarnya tetap coklat, pH antara 6-7 Rp. 19.000/bh, minimal pemesanan 1000 buah (yang ini tidak Ready Stock alias Special Order)
Free Ongkos Kirim ke Jabotabek.
PENGIRIMAN
25 boks diikat menjadi satu Tinggi tumpukannya sekitar 8 cm
Berat 1 ikat box besar isi 25 box yaitu 12.500 gram. Berat 1 ikat box kecil isi 25 box yaitu 1.100 gram.
http://anitanet.staff.ipb.ac.id/arsiparis/diklat/diklat-fungsional-arsiparis-ahli/bentuk-sekat-atau-guide-dan-folder-arsip/
CARA PEMESANAN
Untuk Box polos minimal pemesanan 1 ikat yaitu 25 buah box.
Untuk luar daerah Jabotabek, pembayaran barang dulu, ongkir setelah ada resi pengiriman.
Pemesanan ke saya, Anita, no hp 08129668892 E-mail anitanet@apps.ipb.ac.id, anitasite@gmail.com
Hati-hati: "Jangan salah beli box arsip, jika salah beli maka akan dapat box arsip yang kualitasnya seperti kardus indomie, yang gampang pletat pletot ketika di rangkai"
http://anitanet.staff.ipb.ac.id/arsiparis/diklat/diklat-fungsional-arsiparis-ahli/bentuk-sekat-atau-guide
-dan-folder-arsip/
http://anitanet.staff.ipb.ac.id/arsiparis/diklat/diklat-fungsional-arsiparis-ahli/bentuk-sekat-atau-guide-dan-folder-arsip/
[caption id="attachment_37538" align="aligncenter" width="720"]
http://anitanet.staff.ipb.ac.id/arsiparis/diklat/diklat-fungsional-arsiparis-ahli/bentuk-sekat-atau-guide-dan-folder-arsip/
[caption id="attachment_36820" align="aligncenter" width="676"]
Sekat Arsip sampai Level 4[/caption]
http://anitanet.staff.ipb.ac.id/arsiparis/diklat/diklat-fungsional-arsiparis-ahli/bentuk-sekat-atau-guide
-dan-folder-arsip/
http://anitanet.staff.ipb.ac.id/arsiparis/diklat/diklat-fungsional-arsiparis-ahli/bentuk-sekat-atau-guide
-dan-folder-arsip/
http://anitanet.staff.ipb.ac.id/arsiparis/diklat/diklat-fungsional-arsiparis-ahli/bentuk-sekat-atau-guide
-dan-folder-arsip/
http://anitanet.staff.ipb.ac.id/arsiparis/diklat/diklat-fungsional-arsiparis-ahli/bentuk-sekat-atau-guide
-dan-folder-arsip/
Folder Arsip Warna Biru Muda. Harga Folder Arsip Rp. 3500 per pcs
Link terkait:
1. [Diklat Fungsional Arsiparis Ahli] Prosedur Pemberkasan Arsip
http://anitanet.staff.ipb.ac.id/arsiparis/diklat/diklat-fungsional-arsiparis-ahli/bentuk-sekat-atau-guide-dan-folder-arsip/
