1 | P a g e
“PERANAN GURU DALAM TATAUSAHA DAN
MASYARAKAT”
DISUSUN OLEH:
ADELIA SETIANI (20600114104)
LILIS KARLINA (20600112026)
KELOMPOK 9
JURUSAN PENDIDIKAN FISIKA
FAKULTAS TARBIYAH DAN KEGURUAN
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI ALAUDDIN MAKASSAR
2 | P a g e
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis haturkan kepada Allah Subhanaallahu wata’ala yang
telah memberikan nikmat kesehatan kepada penulis sehingga penulis dapat
menyelesaikan makalah ini dengan tepat waktu.
Ucapan terima kasih tak lupa kami berikan kepada orang tua yang secara
tidak langsung memberikan kontribusi dalam penyelesaian makalah ini. Terima
kasih pula kami ucapkan kepada Bapak selaku dosen pengampuh mata kuliah
etika profesi keguruan.
Makalah ini ditulis sebagai tugas presentase mata kuliah etika profesi
keguruan dengan judul makalah,”peranan guru dalam tata usaha dan masyarakat”.
Makalah ini masih jauh dari kesempurnaan, namun kami berharap makalah ini
dapat memberikan manfaat bagi rekan-rekan yang membacanya dan penulis
mohon maaf jika ada kesalahan baik pada penulisan maupun isi makalah itu
sendiri.
Samata, 22 November 2015
3 | P a g e
Daftar Isi
Kata pengantar ... i
Daftar isi ... ii
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang ... 1
B. Rumusan Masalah... 1
BAB II PEMBAHASAN
A. Pengertian Tata Usaha ... 2
B. Tugas Tata Usaha Sekolah ... 3
C. Peranan Dan Tanggung Jawab Guru Dalam Tatausaha Sekolah .... 5
D. Optimalisasi Peran Guru dalam Tata Usaha Sekolah ... 7
BAB III PENUTUP
A. Kesimpulan ... 10
B. Saran ... 10
4 | P a g e
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Administrasi tata usaha adalah kegiatan melakukan pencatatan untuk
segala sesuatu yang terjadi dalam sekolah untuk digunakan sebagai bahan
keterangan bagi pimpinan. Tugas utama guru yaitu mengelola proses belajar
mengajar di sekolah. Sekolah merupakan sub sistem pendidikan nasional dan di
samping sekolah, system pendidikan nasional itu juga mempunyai
komponen-komponen lainnya. Di sekolah guru berada dalam kegiatan administrasi sekolah,
terutama ketata usahaan sekolah.
Sekolah melaksanakan kegiatannya untuk menghasilkan lulusan yang
jumlah serta mutunya telah ditetapkan. Dalam lingkup administrasi atau ketata
usahaan sekolah itu peranan guru amat penting, seperti menetapkan kebijaksanaan
dan melaksanakan proses perencanaan, pengorganisasiaan, pengarahan,
pengkoordinasian, pembiayaan, penilaian kegiatan kurikulum, kesiswaan, sarana
prasarana sekolah, personalia sekolah, keuangan dan hubungan
sekolah-masyarakat, guru harus memberikan sumbangan baik tenaga maupun pikiran.
Administrasi sekolah terutama yang berkaitan dengan ketata usahaan
adalah pekerjaan yang bersifat kolaboratif, artinya pekerjaan yang didasarkan atas
kerja sama, dan bukan bersifat individual. Oleh karena itu semua personel sekolah
terutama guru harus ikut terlibat.
Berdasarkan uraian diatas maka ditulislah makalah ini untuk mengetahui
bagaimana peranan guru dalam tatausaha dan masyarakat.
B. Rumusan Masalah
Rumusan masalah pada makalah ini adalah:
1. Apa yang dimaksud dengan tata usaha sekolah?
5 | P a g e
BAB II PEMBAHASAN
A. Pengertian Tata Usaha 1. Arti dari sudut asal usul kata
Ditinjau dari sudut asal usul kata (etimologis), maka administrasi berasal
dari bahasa latin yaitu ad dan ministrare. ad berarti intensif, sedangkan ministrare
berarti melayani, membantu, dan memenuhi atau menyediakan
(husaini, 2006).
2. Arti sempit:
“Tata Usaha adalah segenap kegiatan rangkaian menghimpun, memcatat,
mengelola, menggandakan, menyimpan data/informasi mengenai satu objek
tertentu yang dilaksanakan secara kronologis, berkesinambungan dan sistematis
untuk tujuan tertentu”.
3. Arti luas:
“Proses kerja sama oleh dua orang atau lebih menurut sistem tertentu untuk menunjang pencapaian tujuan yang ditetapkan”(Dirjen Dikdasmen,1998:2).
B. Pengertian Ketata Usahaan Sekolah
Tata usaha sekolah adalah bagian dari unit pelaksana teknis penyelenggara
sistem administrasi dan informasi pendidikan di sekolah/madrasah
(permendiknas,2008:24).
C. Fungsi Kepala Tata Usaha
adapun fungsi kepala tata usaha yakni:
1. perencana administrasi program dan anggaran
2. koordinator administrasi ketatausahaan
3. pengelola administrasi program
4. penyusun laporan program dan anggaran
6 | P a g e
D. Tugas Tata Usaha
Menurut Dikdasmen (1996: 260-261), tugas tenaga administrasi sekolah
atau madrasah yakni melaksanakan :
1. Administrasi kepegawaian
2. Administrasi keuangan
3. Administrasi sarana dan prasarana
4. Administrasi kehumasan
5. Administrasi persuratan dan kearsipan
6. Administrasi kesiswaan
7. Administrasi layanan khusus
8. Teknologi informasi dan komunikasi
a. administrasi kepegawaian :
1. mengisi buku induk pegawai
2. menyusun daftar urut kepangkatan
3. menerbitkan surat tugas/keputusan
3. menyusun data dan statistik kepegawaian
4. menyusun arsip dan file pegawai
5. mengelola daftar hadir pegawai, dll
b. administrasi keuangan :
1. menyimpan dokumen, rekening giro/bank
2. menerima dan melakukan pembayaran
3. menyimpan arsip/dokumen dan spj keuangan
4. membuat laporan penggunaan keuangan
5. membuat laporan posisi anggaran (daya serap )
6. mencatat keuangan berdasarkan sumber keuanganya pada buku kas
umum, pembantu dan tabelaris, dll
c. administrasi sarana dan prasarana
1. menyusun daftar kebutuhan sarana dan prasarana
2. mencatat dan menginventarisir sarana
7 | P a g e
4. membuat daftar inventarisasi ruang, dll
d. administrasi kehumasan
Melaksanakan hubungan sekolah dan masyarakat dengan rincian tugas :
1. membantu proses kegiatan komite
2. menjalin kerja sama dengan pemerintah dan lembaga masyarakat serta
keterlibatan pemangku kepentingan (stakeholders)
3. mencatat dan mendokumentasikan proses kegiatan kehumasan
4. mempromosikan sekolah/madarsah dan mengkoordinasikan penelusuran
tamatan
e. administrasi persuratan dan kearsipan
Melaksanakan tugas kesekretariatan dibidang tata persuratan dan kearsipan
dengan rincian tugas :
1. mengelola surat masuk dan keluar
2. menggandakan surat/tikrey
3. mengelola buku ekspedisi persuratan
4. memelihara dan menata kearsipan dan dokumen , dll
f. administrasi kesiswaan
Melaksanakan proses administrasi kesiswaan dengan rincian tugas :
1. membuat daftar nomor induk siswa
2. menyusun daftar keadaan siswa
3. membuat usulan peserta ujian
4. menginventarisir daftar lulusan
5. menyimpan daftar kumpulan nilai (leger)
6. menginventarisir pendaftaran siswa baru
7. mengisi papan data keadaan siswa,dll
g. administrasi layanan khusus
Melaksanakan fungsi koordinator layanan khusus dengan rincian tugas :
1. koordinator petugas layanan khusus ; penjaga, tukang kebun, petugas
kebersihan, pesuruh, dan pengemudi.
2. membantu program layanan khusus; uks, bimbingan konseling,
8 | P a g e
h. teknologi informasi dan komunikasi
Sebagai koordinator layanan data dan informasi dengan rincian tugas :
1. mengakses dan mengelola data
2. mendokumentasikan administrasi
3. menginformasikan serta mempromosikan
E. Peranan Dan Tanggung Jawab Guru Dalam Ke-Tata Usahaan Sekolah
1. Peranan dan Tanggung Jawab Guru dalam Tata Usaha
Telah dikatakan di depan bahwa administrasi tata usaha adalah kegiatan
melakukan pencatatan untuk segala sesuatu yang terjadi dalam sekolah untuk
digunakan sebagai bahan keterangan bagi pimpinan.Telah disebutkan pula bahwa
tugas utama guru yaitu mengelola proses belajar mengajar di sekolah. Sekolah
merupakan sub sistem pendidikan nasional dan di samping sekolah, system
pendidikan nasional itu juga mempunyai komponen-komponen lainnya. Guru
harus juga memahami apa yang terjadi di lingkungan kerjanya.
Di sekolah guru berada dalam kegiatan administrasi sekolah, terutama
ketata usahaan sekolah. Sekolah melaksanakan kegiatanya untuk menghasilkan
lulusan yang jumlah serta mutunya telah ditetapkan. Dalam lingkup administrai
atau ketata usahaan sekolah itu peranan guru amat penting, seperti penetapkan
kebijaksanaan dan melaksanakan proses perencanaan, pengorganisasiaan,
pengarahan, pengkoordinasiaan, pembiayaan, dan penilaian kegiatan kurikulum,
kesiswaan, sarana prasarana sekolah, personalia sekolah, keuangan dan hubungan
sekolah-masyarakat guru harus memberikan sumbangan baik tenaga maupun
pikiran.
Administrasi sekolah terutama yang berkaitan dengan ketata usahaan
adalah pekerjaan yang bersifat kolaboratif, artinya pekerjaan yang didasarkan atas
kerja sama, dan bukan bersifat individual. Oleh karena itu semua personel sekolah
terutama guru harus ikut terlibat.
Ada beberapa hal yang bisa dilakukan oleh seorang guru dalam hal ke-tata
9 | P a g e
a. Pencatatan Murid
Pencatatan terhadap siswa ini terutama adalah siswa baru-siswa
perkelas-persemester-dan yang mengulang kelasnya, pindahan, serta jumlah siswa yang
keluar karena lulus atau bahkan karena drop out. Dengan pencatatan inilah maka
dengan mudah diketahui jumlah siswa dan perkembangannya pada setiap tahun
ajaran.
Di samping itu tugas lainnya adalah pencatatan daftar hadir siswa, dalam
rangka untuk menghitung keaktifan siswa dan partisipasinya dalam kerjasama dan
sebagai alat kontrol dalam menegakkan tata tertib sekolah. Dan yang terpenting
adalah data tentang prestasi muridnya. Untuk dapat melihat kemajuan atau
kemunduran dengan segera dapat dilihat dari dokumentasi siswa tersebut. Semua
hasil pencatatan ini diperlukan sekali sebagai bahan laporan yang nyata kepada
atasannya. Oleh karena itu tidak boleh hilang atau rusak. Dokumentasi ini bisa
juga sebagai bahan laporan untuk orang tua siswa.
b. Pencatatan tentang Guru
Data tentang keadaan guru harus dicatat dengan baik, terutama tentang
jumlah, data pribadi, masa kerja, dan bahan untuk usulan kenaikan pangkatnya
dan gaji berkala. Demikian pula kehadiran guru melaksanakan tugas sebagai
pegawai, terutama PNS, yang sangat berguna untuk pembinaan guru itu
selanjutnya. Pada gilirannya nanti semua data itu akan berguna sebagai bahan
bimbingan, perencanaan, pengawasan, koordinasi dan pendidikannya. Data yang
dicatat dengan rapi dan lengkap akan sangat menunjang untuk mengatasi masalah
yang dialami sekolah maupun pribadi guru itu sendiri. Data yang lengkap akan
memberikan petunjuk untuk mengambil keputusan bagi kepala sekolah.
c. Pencatatan Proses Belajar Mengajar (PBM)
Pengaturan proses belajar mengajar pun harus dilakukan dengan tertib.
Hal ini akan mempengaruhi bagi kelancaran proses pendidikan di sekolahnya.
d. Penertiban Buku-buku Tata Usaha
Mengingat kegiatan komunikasi lembaga pendidikan baik secara lisan
maupun tertulis dengan pihak luar dan dalam lembaga pendidikannya.
10 | P a g e
lain-lain. Sehingga perlu penertiban surat-menyurat ini, baik surat masuk maupun
surat keluar. Buku-buku tata usaha di antaranya ;
a. Buku agenda
b. Buku arsip
c. Buku ekspedisi
Masih banyak kesempatan lain yang mengharuskan guru ikut berperan
atau terlibat dalan administrasi sekolah, terutama berkaitan dengan tata usaha
sekolah, Beberapa di antaranya ialah:
1) Merencanakan penggunaan ruang-ruang di sekolah
2) Merumuskan kebijakan tentang pembagian tugas mengajar guru-guru
3) Menyelidiki buku-buku sumber bagi guru dan buku-buku pelajaran bagi
murid-murid
4) Berperan dalam hal surat-menyurat di lingkungan sekolah
5) Berperan sebagai penerima, penyortir, pencatat, pengarah, pengolah, peñata
arsip pada proses surat menyurat.
F. Optimalisasi Peran Guru dalam Tata Usaha Sekolah
Berdasarkan fakta yang ada, ternyata tidak semua guru memahami tugas
dan peranannya dalam tata usaha di sekolahnya. Karena mereka menganggap
untuk urusan tata usaha sudah ada pegawai yang bertanggung jawab dalam
menyelesaikan tugas-tugas tata usaha, sehingga para guru tersebut hanya fokus
untuk mengajar di kelas dan menganggap kewajiban mereka sebagai komponen
sekolah sampai di situ saja.
Tata usaha adalah sesuatu yang tidak bisa diabaikan keberadaannya.
Dikatakan di atas, bahwa tata usaha memberi kontribusi dalam prestasi sekolah
(akademik dan non akademik).
Pada umumnya guru diangkat berdasarkan syarat-syarat seperti : umur,
ijazah, kelompok kesehatan, kelakukan baik, tidak cacat dan sebagainya.
Kedudukannya ialah sebagai pembantu kepala sekolah. Tugasnya dalam tata
usaha sekolah ialah sebagai pembantu, yakni ikut melaksanakan tata usaha
11 | P a g e
Pada masa yang lampau pada umumnya tugas dan kewajiban guru
hanyalah mengajar melulu, artinya hanya menyampaikan pengajaran, member
tugas dam memeriksanya. Hal ini di sekolah-sekolah kita sekaran sudah usang.
Dalam banyak hal, pekerjaannya berhubungan sekali dengan seorang pengawas,
kepala sekolah, pegawai tata usaha, dan sebagainya.
Berbagai langkah dapat ditempuh untuk pengoptimalisasi peran guru
dalam tata usaha di sekolah.
1. Guru harus patuh melaksanakan tugas yang diberikan kepadanya. Bukannya
kepatuhan lahir saja, melainkan juga kepatuhan akan kesadaran. Tidak baik
seorang guru kurang patuh dan mengingkari tugas. Ia harus menyadari
bahwa jika tidak menjalankan tugas berarti menghalangi kelancaran tata
usaha secara keseluruhan.
2. Guru bersikap terus terang bila menerima pembangian tugas tanggung jawab
yang terlalu berat baginya atau bukan bidangnya atau di luar
kemampuannya. Sikap menggerutu dan pura-pura di depan merusak suasana
kekeluargaan dan mengurangi kepercayaan pimpinan kepadanya.
3. Guru harus siap sedia memberikan bantuan apabila bantuan itu diperlukan
4. Guru harus mempunyai semangat yang besar untuk menyukseskan program
kerja dalam melaksanakan tata usaha sekolah bukannya acuh tak acuh
sebagai penonton belaka
5. Guru harus mampu mengajak teman-teman sepekerjaan untuk ikut
bersama-sama melaksanakan tata usaha di sekolah
6. Guru harus menyadari kedudukannya sebagai pembantu, bukan penanggung
jawab dalam keseluruhan dalam tata usaha sekolah. Penanggung jawab
tertingginya adalah kepala sekolah.
Dengan adanya saling pengertian antara pemimpin dan yang dipimpin,
maka masing-masing melaksanakan tugas masing-masing sebaik-baiknya
sehingga tercapai tujuan bersama. Adapun kegiatan partisipasi guru dalam tata
usaha sekolah itu antara lain; sumbangan-sumbangan guru terhadap perbaikan
kesejahteraan guru dan murid, penyempurnaan kurikulum, pemilihan buku dan
12 | P a g e
Terhadap penyelenggaraan tata usaha di sekolah guru tidak lagi sebagai
penonton saja, melainkan sebagai subjek atau pemain atau partisipan. Motivasi
partisipasi guru adalah kesadaran karena ia tidak diajak ikut menetapkan serta
membuat program kerja kegiatan mengenai seluruh tata usaha sekolah. Cara
melaksanakan dan hasil kegiatan bergantung pada besar kecilnya “dedication of life” nya. Kemerdekaan kita menugaskan kepada kita, sebagai warga Negara yang terbuka, untuk lebih banyak berpartisipasi dalam menyelenggarakan tata usaha
sekolah.
Bagaimana hubungannya dengan tugas guru dalam bidang pendidikan?
Kita wajib dan diwajibkan berpartisipasi. Kurikulum dibuat oleh pemerintah atas
dasar usul-usul daerah, pembuatannya fleksibel (luwes) agar dapat disesuaikan
dengan situasi daerah, dengan kata lain ; agar daerah dapat berpartisipasi.
Berbagai kegiatan ditentukan oleh daerah sendiri. Juga tiap sekolah wajib
13 | P a g e
BAB III PENUTUP
A. Kesimpulan
1. Tata usaha sekolah adalah bagian dari unit pelaksana teknis
penyelenggara sistem administrasi dan informasi pendidikan di
sekolah/madrasah.
2. Peranan guru dalam tatausaha dan masyarakat yakni menetapkan
kebijaksanaan dan melaksanakan proses perencanaan,
pengorganisasiaan, pengarahan, pengkoordinasian, pembiayaan,
penilaian kegiatan kurikulum, kesiswaan, sarana prasarana sekolah,
personalia sekolah, keuangan dan hubungan sekolah-masyarakat, guru
harus memberikan sumbangan baik tenaga maupun pikiran.
B. Saran
Kepada rekan-rekan yang membaca makalah ini diharapkan agar
memberikan kritikan dan saran sebagai bahan pembelajaran bagi penulis
agar makalah ini kedepannya lebih baik lagi baik dari segi penulisan
14 | P a g e
Daftar Pustaka
http://www.abyfarhan.com/2011/12/pengertian-dan-fungsi-ketatausahaan.html
http://marlinafis.blogspot.co.id/2010/04/peranan-dan-tanggung-jawab-guru-dalam.html
Sugito , Dkk. 2011.Pedoman Administrasi satuan pendidikan TK, SD,SMP,SMA,
SMK PGRI di Seluruh Indonesia.Jakarta:YPLP/ PPLP PGRI Pusat.
