Fakultas Ilmu Komputer
5139
Pengembangan Sistem Informasi
Purchasing Order
Berbasis Web pada
PT. Karya Teknik Mandiri
Muhammad Agusalim Hariadi1, Retno Indah Rokhmawati2, Agi Putra Kharisma3
Program Studi Sistem Informasi, Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Brawijaya Email: 1magusalim354@gmail.com, 2retnoindahr@ub.ac.id, 3agi@ub.ac.id
Abstrak
Menurut hasil wawancara dengan direktur dari PT. Karya Teknik Mandiri, dapat diambil kesimpulan bahwa PT. Karya Teknik Mandiri memiliki permasalahan pada proses bisnis purchasing order. Permasalahan tersebut diantaranya, seringnya terjadi ketidaksesuaian antara surat jalan dengan
purchasing order customer, rusak atau hilangnya purchasing order customer, serta sulitnya komunikasi pelanggan dengan perusahaan di dalam membahas pemesanan. Oleh karena itu, diberikan suatu solusi dengan mengganti kondisi proses bisnis saat ini ke dalam proses bisnis usulan dengan penerapan sistem informasi yang dilengkapi dengan fitur otomatisasi pelayanan untuk proses bisnis
purchasing order PT. Karya Teknik Mandiri. Metode pengembangan sistem menggunakan metode
Prototype serta pendekatan Operational CRM modul Service Automation. Pengujian sistem dilakukan dengan Validation Testing dan User Acceptance Testing, dengan hasil pengujian memiliki nilai valid 100% dan nilai penerimaan “Sangat Baik” dari pengguna sistem. Berdasarkan hasil pengujian tersebut, dapat berikan kesimpulan bahwa “Sistem Informasi Purchasing Order” sebagai penyelesaian masalah
pada proses bisnis purchasing order PT. Karya Teknik Mandiri, telah berhasil menjadi solusi permasalahan dan dapat diterima oleh pengguna sistem.
Kata kunci: Prototipe, CRM Operasional, Purchasing Order, Pengembangan Berbasis Web, User Acceptance Testing.
Abstract
According to the interviews with the director of PT. Karya Teknik Mandiri, it is concluded that PT. Karya Teknik Mandiri has problems in the business process of purchasing order. These problems are, frequent mismatches between mailing letters with customer purchasing orders, broken or lost purchasing order customers, and the difficult of customer communication with the company in discussing the purchase. Therefore, given a solution by replacing the current business process conditions into the proposed business process with the application of information systems equipped with service automation features for business process purchasing order PT. Karya Teknik Mandiri. System development method using Prototype method and Operational CRM approach of Service Automation module. System test is done with Validation Testing and User Acceptance Testing, with test result has 100% valid value and acceptance value "Very Good" from system user. Based on these results, it can be concluded that the "Purchasing Order Information System" as a problem solving on the business process purchasing order PT. Karya Teknik Mandiri, has succeeded in becoming solution of the problem and acceptable by the user.
Keywords: Prototype, Operational CRM, Purchasing Order, Web Based Development, User Acceptance Testing.
1. PENDAHULUAN
Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) merupakan teknologi yang berurusan dalam proses pengolahan, pengumpulan, penyimpanan, penyebaran, dan penyajian
Sebuah perusahaan yang terletak di daerah Tangerang Kota, yaitu PT. Karya Teknik Mandiri, merupakan perusahaan bergerak pada bidang manufaktur. Perusahaan ini memberikan layanan jasa berupa pembuatan suku cadang, mesin otomotif, dan berbagai macam mesin lainnya berdasarkan pesanan pelanggannya, yang pada umumnya perusahaan bidang permesinan dan otomotif.
Menurut hasil wawancara dan observasi dengan direktur PT. Karya Teknik Mandiri, terdapat permasalahan pada proses bisnis
purchasing order antara perusaahan dengan pelanggan. Definisi dari purchasing order (PO) merupakan bentuk pernyataan persetujuan pelanggan yang telah melakukan negosiasi dengan perusahaan, berbentuk surat lembaran PO customer yang berisi pesanan kepada perusahaan. PO customer digunakan sebagai acuan dalam membuat surat jalan dan tagihan pelunasan (invoice) kepada pelanggan. Permasalahan yang ada pada proses bisnis ini diantaranya, sering terjadi ketidaksesuaian antara surat jalan dengan PO customer, rusak atau hilangnya PO customer, dan sulitnya komunikasi antara perusahaan dengan pelanggan untuk membahas pemesanan. Oleh karena beberapa permasalahan tersebut, PT. Karya Teknik Mandiri membutuhkan penerapan suatu TIK (sistem informasi) yang dapat memberikan penyelesaian masalah pada proses bisnis PO.
2. METODE
Penelitian ini menerapkan metode pengembangan sistem Prototype serta menggunakan pendekatan Operational CRM (Customer Relationship Management) modul
Service Automation di dalam proses pengembangan sistemnya. Alasan mengapa menggunakan metode Prototype, karena metode Prototype sesuai untuk diterapkan berdasarkan pernyataan dari wawancara bahwa dari pihak pengguna sistem tidak dapat menjelaskan kebutuhannya secara jelas, maka penggunaan metode ini merupakan hal yang tepat (Sommerville, 2011). Sedangkan alasan
mengapa menggunakan pendekatan
Operational CRM modul Service Automation
adalah, karena sistem informasi yang akan dikembangkan, sesuai dengan pendekatan tersebut, yaitu menghubungkan pelayanan perusahaan dengan tujuan meningkatkan kepuasan pelanggan, dengan memberikan
pelayanan seperti adanya sistem yang dapat digunakan oleh pelanggan dalam proses pelayanan (Payne, 2005).
Kemudian dalam melakukan pengujian sistem, menggunakan metode pengujian
Validation Testing dan User Acceptance Testing dengan perhitungan skala Likert.
Validation Testing merupakan metode
pengujian Black-Box Testing yang
memfokuskan pada kebutuhan fungsional sistem untuk mengetahui hasil keluaran sistem berdasarkan data yang dimasukkan serta memastikan bahwa system yang dikembangkan telah memenuhi harapan pengguna sistem (Sommerville, 2011). Sedangkan User Acceptance Testing (UAT) merupakan pengujian sistem yang digunakan untuk menentukan tingkat penerimaan pengguna sistem kepada sistem yang dikembangkan (Watanabe, 2012). UAT bukan merupakan sebuah pengujian sistem yang memberitahukan bahwa sistem tidak memiliki kesalahan, namun UAT memberitahukan seberapa tinggi tingkat penerimaan pengguna sistem setelah menggunakan sistem yang dikembangkan (Sualim, 2016). Perhitungan skala Likert dalam penerapannya, dilakukan dengan meminta tanggapan dari para responden pada beberapa pertanyaan yang diberikan. Sebelum memberikan pertanyaan dengan implementasi perhitungan skala Likert, masing-masing pertanyaan harus ditentukan terlebih dahulu bobot nilai untuk masing-masing jawabannya (Choizes, 2017).
3. HASIL DAN PEMBAHASAN
Gambar 1. Metodologi Penelitian
Berdasarkan Gambar 1, terdapat 6 aktifitas umum pada penelitian ini yang dimulai dari studi literatur sampai dengan kesimpulan. Sedangkan di dalam aktifitas umum tersebut, terdapat 4 aktifitas khusus yang mengacu pada paradigma Prototype dan pendekatan berbasis CRM, mulai dari pengumpulan data persyaratan sistem/demand analysis sampai dengan evaluasi prototipe dengan pengguna sistem/decision.
3.1. Pengumpulan Data Persyaratan Sistem/Demand Analysis
Pada tahap ini, dilakukan pengumpulan data persyaratan sistem dengan wawancara dan observasi kepada PT. Karya Teknik Mandiri dan pelanggannya, kemudian data tersebut dianalisis sehingga ditemukan permasalahannya dan dapat diberikan usulan solusi penyelesaian permasalahan berdasarkan kebutuhan dari para pengguna sistem. Hasil analisis permasalahan kemudian didokumentasikan ke dalam problem statement seperti pada Tabel 1.
Tabel 1.Problem Statement
Problem Statement Proses Bisnis Purchasing Order As-Is
Permasalahan 1. Proses bisnis purchasing order
yang masih dalam bentuk konvensional
Mempengaruhi 1. PT. Karya Teknik Mandiri
2. Pelanggannya Dampak dari
permasalahan
1. Ketidaksesuaian surat jalan dengan
purchase order customer
2. Rusak/hilang purchase order customer
3. Komunikasi yang sulit antara perusahaan dengan pelanggan dalam membahas pemesanan Solusi yang
dapat ditawarkan
1. Perubahan proses bisnis saat ini dengan proses bisnis usulan, yaitu dengan penerapan sistem informasi sebagai penghubung antara PT. Karya Teknik Mandiri dengan pelanggannya
Berdasarkan Tabel 1, dapat dilihat bahwa terdefinisi apa permasalahannya, permasalahan tersebut mempengaruhi siapa saja, dampak dari permasalahan tersebut, dan solusi apa yang dapat ditawarkan di dalam menyelesaikan permasalahan tersebut. Selain problem statement, hasil dari tahap ini diantaranya adalah, informasi perusahaan, alur proses bisnis
purchasing order saat ini, dan kebutuhan pengguna.
3.2. Quick Design/Detailed Requirements Specification
Pada tahap ini, dilakukan perancangan persyaratan sistem dengan memodelkan use case diagram, kemudian dari use case diagram
Gambar 2.Use case diagram
Berdasarkan Gambar 2, dapat dilihat bahwa terdapat 3 aktor yang berperan di dalam sistem, yaitu Customer, Marketing, dan
Designer. Terdapat 15 use case, yaitu melakukan login, melakukan pemesanan, melakukan diskusi pemesanan, mengajukan pembatalan pesanan, melakukan konfirmasi pembatalan pesanan, melakukan konfirmasi data kesepakatan, membuat purchase order, melakukan konfirmasi purchase order, melakukan konfirmasi pembayaran uang muka, melakukan diskusi desain, melakukan konfirmasi desain pesanan akhir, melakukan konfirmasi rekap pesanan, mengelola akun, mencetak surat jalan, dan mencetak invoice.
Mengacu pada use case diagram, lalu dijabarkan use case yang ada ke dalam use case scenario, diantaranya dapat dilihat pada Tabel 2 untuk use case scenario melakukan diskusi pemesanan dan Tabel 3 untuk use case scenario
membuat purchase order.
Tabel 2.Use case scenario melakukan diskusi pemesanan
Use case melakukan diskusi pemesanan
Brief description
Aktor berdiskusi pemesanan melalui sistem
Actor Customer, Marketing
Pre-Conditions
1. Aktor telah berhasil melakukan login
2. Aktor berada pada halaman utama 3. Sistem telah menyimpan data
pemesanan
Main Flows
1. Aktor meng-klik menu “Daftar Pesanan” 2. Sistem menampilkan halaman daftar
pesanan
3. Aktor meng-klik tombol “Diskusi
Pemesanan” pada salah satu daftar
pesanan
4. Sistem menampilkan halaman diskusi pemesanan
5. Aktor memasukkan tanggapan 6. Aktor memasukkan file gambar
(opsional)
7. Aktor meng-klik tombol “POST” 8. Sistem menampilkan tanggapan +
gambar
Alternative Flows
1. Aktor tidak memasukkan tanggapan
Muncul keterangan bahwa tanggapan harus terisi 2. Aktor tidak memasukkan file gambar
Tanggapan tetap dapat dilakukan
Post Condition
Aktor berhasil melakukan diskusi pemesanan
Tabel 3.Use case scenario membuat purchase order
Use case membuat purchase order
Brief description
Aktor membuat purchaseorder
Actor Customer
Pre-Conditions
1. Aktor telah berhasil melakukan login
2. Aktor berada pada halaman utama 3. Sistem telah mengirimkan notifikasi
untuk membuat purchase order
Main Flows
1. Aktor melihat notifikasi
2. Aktor meng-klik tombol notifikasi 3. Sistem menampilkan konten notifikasi
untuk membuat purchase order
4. Aktor meng-klik konten notifikasi untuk membuat purchase order
5. Sistem menampilkan halaman daftar pesanan
6. Aktor meng-klik tombol “Purchase
Order” pada salah satu daftar pesanan
7. Sistem menampilkan halaman
purchaseorder
8. Aktor memasukkan nomor purchase order
9. Aktor memasukkan nama barang, jumlah unit, harga/unit
10. Aktor meng-klik tombol “V“ untuk memasukkan data
11. Aktor meng-klik tombol “CREATE” 12. Sistem menampilkan pertanyaan
verifikasi
13. Aktor meng-klik tombol “YES” 14. Sistem menyimpan purchaseorder
15. Sistem mengirimkan notifikasi pembuatan purchaseorder kepada
16. Sistem menampilkan halaman daftar pesanan
Alternative Flows
1. Aktor tidak memasukkan nomor
purchase order
Muncul keterangan bahwa nomor purchase order harus terisi
2. Aktor tidak memasukkan nama barang dan/atau jumlah unit dan/atau harga/unit
Muncul keterangan bahwa nama barang dan/atau jumlah unit dan/atau harga/unit harus terisi
3. Aktor salah memasukkan data
purchase order
Bagian sebelah kanan data
purchase order terdapat tombol
“X” yang dapat digunakan untuk menghapus data purchase order
Post Condition
Aktor berhasil membuat purchase order
Kemudian dijabarkan ke dalam sequence diagram yang dapat dilihat pada Gambar 3 untuk sequence diagram melakukan diskusi pemesanan dan Gambar 4 untuk sequence diagram membuat purchase order.
Gambar 3.Sequence diagram melakukan diskusi pemesanan
Sequence diagram melakukan diskusi pemesanan dimulai dari pengguna sistem
Customer/Marketing meng-klik tombol “Diskusi Pemesanan” pada view
v_daftar_pesanan agar dapat mengakses view
v_diskusi_pemesanan. Customer/Marketing
mengisi form tanggapan sesuai kebutuhan, kemudian klik tombol “POST”. Setelah itu data tanggapan yang dimasukkan akan diteruskan
controllers Diskusi_Pemesanan yang terdapat fungsi tanggapan_diskusi_pemesanan untuk
diteruskan kepada model
M_tanggapan_diskusi_pemesanan. Setelah itu muncul keterangan tanggapan berhasil oleh
controllers Diskusi_Pemesanan.
Gambar 4.Sequence diagram membuat purchase order
Sequence diagram membuat purchase order dimulai dari pengguna sistem Customer
meng-klik tombol “Purchase Order” pada view
v_daftar_pesanan agar dapat mengakses view
v_po. Customer mengisi form purchase order
sesuai kebutuhan, kemudian klik tombol “CREATE”. Setelah itu data purchase order
yang dimasukkan akan diteruskan controllers
PO yang terdapat fungsi submit_po untuk diteruskan kepada model M_PO, M_notif, M_pemesanan, dan M_pengguna. Setelah itu muncul keterangan data purchase order
berhasil disimpan serta notifikasi konfirmasi PO customer akan dikirimkan kepada
Marketing oleh controllers PO.
Untuk rancangan data model menghasilkan 9 data model yang dapat dilihat pada Gambar 5.
Gambar 5.Physical data model
Gambar 6. Antarmuka halaman diskusi pemesanan
Antarmuka halaman diskusi pemesanan merupakan tempat dilakukannya proses diskusi pesanan Customer sehingga mendapatkan kesepakatan harga dan jangka waktu pembuatan pesanan.
Gambar 7. Antarmuka halaman purchase order
Antarmuka halaman purchase order
merupakan tempat dilakukannya proses pembuatan purchase order oleh Customer.
3.3 Pembuatan Prototipe/Vendor Presentation
Pada tahap ini, dilakukan proses dalam pengembangan sistem, yaitu mewujudkan fungsional sistem ke dalam prototipe sistem dengan interaksi nyata yang dapat diuji oleh pengguna sistem. Hasil implementasi sistem dapat dilihat pada Gambar 8 untuk halaman diskusi pemesanan dan Gambar 9 untuk halaman purchase order.
Gambar 8. Halaman diskusi pemesanan
Gambar 9. Halaman purchase order
3.4. Evaluasi Prototipe dengan Pengguna Sistem/Decision
Pada tahap ini, dilakukan pengujian sistem menggunakan Validation Testing dan User Acceptance Testing perhitungan skala Likert. Hasil pengujian dengan Validation Testing, terdapat 15 fungsional sistem yang diuji dengan total 58 test case, didapatkan bahwa 58 test case menghasilkan 100% status valid dengan perhitungan seperti pada Tabel 4.
Tabel. 4 Hasil perhitungan Validation Testing
Perhitungan Persentase Validation Testing
(test case valid ÷ seluruh
test case) x 100%
= (58 ÷ 58) x 100%
=
100%
Untuk hasil pengujian dengan User Acceptance Testing, terdapat 10 pertanyaan untuk responden Customer dan Marketing, dan 2 pertanyaan untuk responden Designer. Dari penilaian responden Customer, terdapat 4 “Sangat Baik”, 2 “Baik”, dan 4 “Cukup”. Sedangkan dari penilaian responden Marketing, terdapat 3 ”Sangat Baik”, 4 “Baik”, dan 3 “Cukup”. Kemudian dari penilaian responden
Tabel. 5 Hasil perhitungan User Acceptance Testing
dengan skala Likert
Responden Persentase Nilai Persentase
Customer 86% Sangat Baik
Marketing 80% Sangat Baik
Designer 90% Sangat Baik
4. KESIMPULAN
Beberapa kesimpulan dari penelitian ini diantaranya adalah:
1. Hasil analisis pada proses bisnis
purchasing order PT. Karya Teknik Mandiri saat ini, terdapat permasalahan yang diantaranya adalah sering terjadi ketidaksesuaian antara surat jalan dengan purchasing order (PO)
customer, rusak atau hilangnya PO
customer, serta sulitnya komunikasi antara pelanggan dengan perusahaan
dalam membahas pemesanan.
Sedangkan untuk hasil pemodelan proses bisnis PO usulan dengan penerapan system informasi, sebagian besar alur purchasing order akan dilakukan melalui sistem, diantaranya adalah aktifitas melakukan login ke dalam sistem, melakukan pemesanan, dan membuat purchase order.
2. Hasil analisis persyaratan sistem, terdapat 3 tipe pengguna sistem, yaitu
Customer, Marketing, dan Designer
dengan banyaknya kebutuhan 15 fitur sistem/fungsional sistem.
3. Hasil perancangan persyaratan sistem, terdapat 15 use case pada use case diagram, 9 rancangan data model, dan 11 antarmuka halaman sistem.
4. Hasil pengujian sistem:
a. Dengan Validation Testing, terdapat 58 test case dan menghasilkan 100% status valid.
b. Dengan User Acceptance Testing
perhitungan skala Likert, menghasilkan penilaian sistem dapat diterima dengan “Sangat Baik” oleh Customer, “Sangat Baik” oleh Marketing, dan “Sangat Baik” oleh Designer.
Penerapan metode pengembangan sistem
Prototype serta pendekatan Operational CRM modul Service Automation dapat dikatakan telah berhasil pada penelitian ini berdasarkan hasil penilaian “Sangat Baik” pada User Acceptance Testing.
5. DAFTAR PUSTAKA
Ahmad, 2014. Pengertian Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK). Tersedia di: <http://www.zonasiswa.com/2014/10/p
engertian-teknologi-informasi-dan.html> [Diakses 18 Juli 2017] Bittner, K. & Spence I., 2002. Use Case
Modeling. Amerika Serikat: Addison Wesley.
Brian H. & Pauline V.G., 2013. User acceptance testing _ a step-by-step guide ( BCS).
Choizes, 2017. Pengertian Skala Likert dan Contoh Cara Hitung Kuesionernya.
Tersedia di:
<https://www.diedit.com/skala-likert/> [Diakses 19 April 2017]
Payne, Adrian, and Pennie Frow., 2005.
“Handbook of CRM : Achieving Excellence in Customer Management”. Butterworth-Heinemann : Burlington, Great Britain.
Pressman, R., 2010. Software Engineering : A Practitioners Approach. 7th ed, Higher Edition, United States.
Sommerville, I., 2011. Software engineering. 9th ed. London: Addison-Wesley. Sualim, S.A., Yassin, N.M., & Mohamad, R.,
2016. Comparative Evaluation of Automated User Acceptance Testing Tool for Web Based Application. International Journal of Software Engineering and Technology (IJSET). Watanabe, W.M., Fortes, R.P., & Dias, A.L.,
2012. Using acceptance tests to validate accessibility requirements in RIA. 21st International World Wide Web Conference.
Yuli, Y., 2014. Manfaat IT - Teknologi
Informasi. Tersedia di:
