MENGAPA MELAKUKAN OUTSOURCING
Perusahaan-perusahaan yang melakukan outsourcing melakukannya dengan berbagai alasan. Demikian pula perusahaan-perusahaan
yang tidak melakukan outsourcing juga
mempunyai alasan-alasan tertentu. Di bawah ini dikumpulkan alasan-alasan tersebut baik bagi yang menggunakan maupun yang tidak menggunakan outsourcing.
Bagi yang menggunakan outsourcing, ada cukup banyak alasan yang diajukan, antara lain :
Alasan organisasi.
Alasan perbaikan kinerja.
Alasan keuangan.
Alasan penghasilan.
Alasan biaya.
Alasan sumber daya manusia.
Alasan organisasi
Beberapa alasan yang termasuk dalam kategori ini antara lain ialah :
Meningkatkan efektivitas perusahaan dengan menfokuskan diri pada apa yang dapat dilakukan paling baik, yaitu kompetensi utamanya. Dengan perkataan lain memfokuskan diri pada bisnis utamanya.
Meningkatkan fleksibilitas untuk mengantisipasi perubahan dalam bisnis, baik
penggunaan teknologi atau proses, maupun perubahan volume bisnis.
Melakukan tranformasi organisasi.
Meningkatkan nilai produk dan layanan.
Meningkatkan kepuasan pelanggan.
Meningkatkan nilai pemegang saham.
Menghindari pengendalian bagian yang sulit dikendalikan.
Mempercepat hasil reengineering.
dan sebagainya.
Alasan perbaikan kinerja
Beberapa alasan yang dikategorikan dalam golongan ini antara lain ialah :
Memperbaiki kinerja operasi perusahaan.
Memperoleh ketrampilan ahli dan teknologi yang tidak mungkin diperoleh dengan cara lain.
Meningkatkan manajemen dan pengendalian.
Memperbaiki manajemen risiko.
Mendapatkan ide-ide yang inovatif.
Keputusan Pelaksanaan Outsourcing
oleh Prof. Richardus Eko Indrajit - [email protected]
EKOJI
999
Nomor 408, 21 Oktober 2013
Memperbaiki kredibilitas dan pamor tinggi dengan cara berasosiasi dengan pemberi jasa yang unggul.
dan sebagainya.
Alasan keuangan
Langkah outsourcing dapat dipicu juga karena alasan keuangan, antara lain misalnya adalah :
Mengurangi investasi dalam pembelian atau penggantian aset.
Menggunakan dana yang ada untuk keperluan lain yang lebih mendesak dan penting.
Memperoleh arus kas dengan memindahkan aset kepada pemberi jasa.
Membagi risiko keuangan dengan pemberi jasa.
Mengurangi dan mengendalikan biaya operasi.
dan sebagainya.
Alasan penghasilan
Alasan penghasilan (revenue) juga merupakan salah satu sebab suatu perusahaan melakukan outsourcing, yang secara lebih terinci pengharapkan :
Mendapatkan akses pasar dan kesempatan bisnis lebih luas dengan melalui jaringan pemberi jasa.
Mempercepat perluasan bisnis dengan memanfaatkan kemajuan teknologi, sistem dan proses pemberi jasa.
Menambah kapasitas produksi dan penghasilan pada saat perusahaan tidak mampu
mendanainya.
dan sebagainya.
Alasan biaya
Alasan yang cukup banyak yang melatarbelakangi suatu perusahaan melakukan kebijakan outsourcing ialah biaya.
Mengurangi biaya dengan memanfaatkan kemampuan unggul pemberi jasa, baik
kemampuan teknologi, spesialisasi, produktivitas, pengembangan dan riset dan sebagainya.
Merubah biaya tetap menjadi biaya variabel.
Mengurangi kebutuhan arus kas.
Sering kali dapat mengurangi biaya gaji dan upah karyawan.
dan sebagainya.
Alasan sumber daya manusia
Juga latar belakang sumber daya manusia memberikan motivasi kuat pada suatu perusahaan untuk melakukan outsourcing.
Memberikan pada karyawan kepastian lebih dalam hal jenjang karier.
Menghindari problema yang ditimbulkan oleh tuntutan sumber daya manusia, yang sering kali sulit diatasi sendiri.
Lebih memberikan fokus pada pembinaan sumber daya manusia di bidang kegiatan utama perusahaan.
dan sebagainya.
MENGAPA TIDAK MELAKUKAN OUTSOURCING
Ketidak-pastian
Beberapa alasan perusahaan yang dikemukakan yang termasuk dalam kategori ini antara lain ialah :
Ketidak-pastian yang cukup besar memang ada.
Biaya yang ada sekarang kurang dimengerti besarnya.
Penghematan yang diharapkan tidak kunjung didapat.
Kinerja pemberi jasa ternyata tidak memuaskan.
Reputasi besar pemberi jasa ternyata tidak terbukti.
Tidak ada pemberi jasa yang memenuhi harapan dan persyaratan.
dan sebagainya.
Kurangnya pengawasan
Banyak perusahaan yang mengalami was-was mengenai kehilangan pengawasan. Ada semacam kekhawatiran sejumlah perusahaan dalam melaksanakan outsourcing, antara lain mengenai :
Kehilangan kendali terhadap pemberi jasa.
Kehilangan kendali kelancaran tersedianya jasa.
Ketergantungan pada pemberi jasa.
Potensi kehilangan keahlian.
dan sebagainya.
Potensi konflik
Ada semacam konflik dalam kepercayaan diri dalam melaksanakan tugas perusahaan, termasuk kekhawatiran :
Kehilangan kompetensi utama.
Kehilangan rasa percaya diri.
Ketidak mulusan jalannya operasi karena berbagai konflik kepentingan yang mungkin timbul.
Pemberi jasa dapat mengetahui rahasia perusahaan dan berpotensi membocorkan pada kompetitor.
Pemberi jasa dapat mengambil alih kegiatan perusahaan dan berubah menjadi kompetitor.
dan sebagainya.
Ketidak senangan karyawan
Yang termasuk alasan keberatan dalam kategori ini ialah antara lain :
Perasaan gagal melaksanakan tanggung jawab atas preservasi kesempatan kerja.
Memberikan sinyal buruk pada karyawan lain yang terkena transfer atau pemutusan hubungan kerja.
Mengurangi komitmen pada masyarakat.
Khawatir dianggap tidak etis dalam menangani nasib karyawan.
Memperburuk moral dan semangat karyawan lain, meskipun tidak terkena transfer.
dan sebagainya.
Alasan finansial
Meskipun banyak alasan finansial yang mendukung kebijakan outsourcing, tetapi ada juga beberapa alasan finansial yang menghalangi kebijakan ini, antara lain :
Pemberi jasa tidak mampu melaksanakan kerja dengan biaya yang lebih efisien.
Ekonomis skala besar mungkin tidak dapat diperoleh.
dan sebagainya.
Lain-lain
Alasan-alasan lain yang dapat dikemukakan perusahaan mengapa kebijakan outsourcing tidak ditempuh, yang kadang-kadang juga semacam alasan yang dibuat-buat antara lain misalnya :
Belum melakukan studi.
Merasa terlalu sibuk melakukan studi.
Menganggap ide yang baik tetapi waktunya belum tepat.
Mempunyai pengalaman jelek dengan pemberi jasa terdahulu.
Menganggap pelanggan membenci ini.
Takut akan reaksi karyawan.
Takut reaksi serikat buruh.
Menunggu proyek percobaan sampai berhasil.
Terlalu banyak biaya tersembunyi yang tidak ketahuan.
dan sebagainya.
BEBERAPA HASIL SURVEI
Seperti telah disinggung di atas, beberapa survei atau riset mengumpulkan data alasan mengapa perusahaan-perusahaan melakukan atau tidak melakukan outsourcing. Untuk membandingkan dengan uraian di atas, di bawah ini disampaikan sekali lagi beberapa hasil survei yang berkenaan dengan mengapa suatu perusahaan melakukan atau tidak melakukan outsourcing dan beberapa hal lain seperti motivasi utama melakukan outsourcing dan sebagainya.
Hasil survei Outsourcing Institute
Outsourcing Institute yang berbasis di Amerika, yang mempunyai 18.000 anggota pernah melakukan survei pada tahun 1998 di antara 600 anggotanya mengenai alasan mereka melakukan outsourcing. Survei tersebut menghasilkan 10 alasan terpenting yang dikemukakan oleh mereka yaitu :
1. Mempercepat keuntungan reengineering.
2. Mendapatkan akses pada kemampuan kelas dunia. 3. Memperoleh suntikan kas.
4. Membebaskan sumber daya untuk kepentingan lain.
5. Membebaskan diri dari fungsi yang sulit dikelola atau dikendalikan. 6. Memperbaiki fokus perusahaan.
7. Memperoleh dana kapital. 8. Mengurangi biaya operasi. 9. Mengurangi risiko.
10. Memperoleh sumber daya yang tidak dimiliki di dalam perusahaan.
Hasil survei Shreeveport
Shreeveport mengadakan survei diantara 500 perusahaan besar di Inggris dengan judul ‘outsourcing – winning the benefits, reaping the rewards’ antara lain menghasilkan alasan-alasan yang paling banyak dikemukakan mengapa suatu perusahaan takut melakukan outsourcing, yaitu :
1. Kehilangan kendali.
2. Implikasi kehilangan lapangan kerja. 3. Kehilangan sumber daya manusia 4. Kesulitan mengendalikan biaya. 5. Kehilangan waktu pengorganisasian. 6. Terlalu tergantung pada pemberi jasa. 7. Butuh waktu mengendalikan pemberi jasa. 8. Meragukan kemampuan pemberi jasa.
Hasil survei Business Communications Review
Hasil survei American Management Association
Pada tahun 1997, American Management Association (AMA) mengadakan riset tahunan mengenai penghapusan pekerjaan menemukan bahwa 23% dari penghapusan pekerjaan adalah karena outsourcing, yang merupakan kenaikan dari angka 21% pada tahun 1995. Hasil ini menyebabkan AMA mengembangkan risetnya mengenai outsourcing sekitar apakah suatu jenis pekerjaan tertentu di oursourcekan, sebagian atau seluruhnya, pada satu atau beberapa pemberi jasa, apakah sudah dilakukan sejak lama (sebelum 1994) atau baru saja. Riset ini antara lain menemukan beberapa data sebagai berikut, yang memberikan gambaran mengenai :
Tingkat outsourcing dalam berbagai jenis usaha atau industri.
Tingkat outsourcing dalam fungsi keuangan.
Tujuan melakukan outsourcing fungsi bidang keuangan.
Tingkat outsourcing dalam fungsi umum dan administrasi.
Tujuan melakukan outsourcing dalam fungsi umum dan administrasi.
Tingkat outsourcing dalam fungsi personalia.
Tujuan melakukan outsourcing dalam fungsi personalia.
dan sebagainya.
Misalnya, tingkat outsourcing dalam berbagai jenis usaha atau aktivitas dapat dilihat dalam gambar berikut ini.
Sumber : Eric Rolfe Greenburg and Carol Canzoneri : ‘Outsourcing : The AMA Survey”, AMA Research Reports, 1997.
Beberapa temuan kunci lain yang diperoleh dalam riset tersebut ialah :
94% dari perusahaan responden paling sedikit mengoutsourcekan satu dari aktivitas-aktivitas tersebut, dan jumlah aktivitas-aktivitas rata-rata yang dioutsourcekan adalah sembilan.
Outsourcing ternyata berkembang dengan pesat di bidang keuangan dan akuntansi, yaitu mencapai dua kali pada kurun waktu tujuh tahun terakhir. Bidang lain yang berkembang dengan cepat ialah sistem informasi (naik 40% sejak tahun 1994), dan marketing (naik 35%)
Pengurangan biaya merupakan sebab utama untuk outsourcing, diikuti dengan
dicapai, karena kurang dari 25% perusahaan responden menyatakan bahwa keseluruhan tujuan tersebut tercapai.
Karena alasan itu, maka 51% dari perusahaan responden mengatakan bahwa paling sedikit satu aktivitas yang tadinya di outsource, dikembalikan pada keadaan semula, yaitu dikerjakan sendiri lagi.
Fungsi Keuangan
Fungsi keuangan yang dioutsourcekan meliputi fungsi bookkeeping, clerical function dan data processing. Meskipun dalam fungsi keuangan, outsourcing paling kurang populer (hanya 18%), tetapi perkembangannya sangat cepat (100% dalam 3 tahun terakhir). Perusahaan besar (mempunyai karyawan lebih dari 10.000 orang) cenderung untuk melakukan outsourcing pada lebih dari satu aktivitas keuangan dan akuntansi dari pada perusahaan kecil, dengan perbandingan 34% dan 17%. Tipikal lamanya kontrak outsource adalah kurang dari satu tahun (38%), antara satu sampai tiga tahun (24%) dan tiga tahun atau lebih (38%). Tujuan utama mengapa fungsi ini dioutsourcekan ialah mengurangi biaya (76,1%), mengurangi waktu proses (61,5%) dan meningkatkan mutu layanan (49,5%)
Fungsi Administrasi dan Umum
Fungsi yang dioutsourcekan meliputi fungsi pemeliharaan dan pembersihan gedung, fungsi klerk, antar-jemput surat menyurat, penyimpanan dan pemindahan, desain kantor dan keperluan kantor. Dalam kategori ini, pemeliharaan gedung dan pembersihan kantor merupakan aktivitas yang paling banyak dioutsourcekan, dan sekaligus merupakan aktivitas yang paling memuaskan dalam outsource. Dari semua perusahaan responden, 64% memiliki gedung sendiri dan sisanya 36% menyewa. Kurang-lebih separo (50%)dari outsourcing aktivitas ini berlangsung kurang atau sampai dengan satu tahun, 25% antara satu sampai tiga tahun dan 25% dengan waktu tiga tahun atau lebih. Motivasi utama mengapa fungsi ini dioutsourcekan ialah terutama mengurangi biaya (76,4%), mengurangi waktu proses (66,5%) dan meningkatkan mutu layanan (53,2%).
Fungsi Sumber Daya Manusia
Dalam fungsi ini, aktivitas yang dioutsourcekan ialah administrasi pendapatan, pembayaran gaji, rekrutmen, penyediaan staf sementara, dan pelatihan kerja. Kira-kira tiga perempat (75%) perusahaan responden melakukan outsourcing satu atau lebih aktivitas yang termasuk dalam fungsi ini. Berbeda dengan fungsi keuangan, dalama fungsi ini, makin kecil suatu perusahaan cenderung makin banyak melakukan outsourcing, dengan perbandingan 81% dan 69%. Lamanya kontrak biasanya lebih pendek, yaitu 58% jangka sampai dengan satu tahun, 12% antara satu dan tiga tahun dan 20% untuk tiga tahun atau lebih. Motivasi utama melakukan outsourcing pada fungsi ini kira-kira seimbang antara mengurangi biaya (70,1%), mengurangi waktu (72,2%) dan meningkatkan mutu (65,0%).
Fungsi Sistim Informasi
Aktivitas yang dioutsourcekan dalam fungsi ini termasuk proses batch, komunikasi data, komunikasi suara, instalasi dan pemeliharaan perangkat lunak/keras, pemasokan barang keperluan sistem, fotokopi dan desain sistem. Hampir tiga perempat (73%) perusahaan besar (mempunyai lebih dari 10.000 karyawan) mengoutsourcekan satu atau lebih aktivitas dalam fungsi ini, dibandingkan dengan perusahaan kecil, dengan perbandingan 73% dan 62%. Tipe kontrak sebagian besar adalah jangka pendek 51%, sedangkan jangka menengah 25% dan jangka panjang 24%. Motivasi utama perusahaan responden melakukan outsourcing dalam fungsi ini ialah terutama untuk mengurangi biaya (75,1%), kemudian mengurangi waktu proses (72,5%), dan meningkatkan mutu layanan (70,0%)
Fungsi Marketing
(memiliki karyawan lebih dari 10.000 karyawan) yang melakukan hal yang sama. Lamanya kontrak kebanyakan jangka pendek (58%) sedangkan jangka menengah 20% jangka menengah dan 22% jangka panjang. Motivasi utama mengapa fungsi marketing di outsourcekan ialah untuk meningkatkan mutu marketing (75,6%), mengurangi waktu (63,3%) dan mengurangi biaya (60,1%).
Fungsi Transportasi dan Distribusi
Dalam fungsi ini, aktivitas yang tercatat dioutsourcekan meliputi perjalanan bisnis untuk karyawan, angkutan antar kantor dan angkutan produk maupun layanan. Pengurusan perjalanan bisnis atau dinas karyawan menduduki tempat ketiga yang paling banyak dioutsourcekan, sesudah angkutan barang/jasa dan angkutan antar kantor. Dari semua fungsi yang dioutsourcekan, fungsi transportasi dan distribusi paling banyak dipicu oleh keinginan untuk mengurangi biaya (84,8%), mengurangi waktu tunggu dan angkut (75,1%), dan meningkatkan mutu (61,4%).
Fungsi Manufaktur
Dari fungsi ini, aktivitas yang dioutsourcekan meliputi desain komponen, produksi komponen, pengepakan, perakitan produk, dan desain produk. Aktivitas dalam fungsi manufaktur adalah jenis aktivitas yang paling populer dioutsourcekan ke beberapa pemberi jasa, bukan hanya satu, yang mungkin agak berlainan dengan fungsi-fungsi lain. Pengurangan biaya (81,9%) dan pengurangan waktu manufaktur (81,4%) merupakan tujuan utama melakukan outsourcing, baru diikuti dengan peningkatan mutu (66,0%). 35% dari perusahaan responden melaporkan bahwa satu atau dua aktivitas yang tadinya dioutsourcekan, dikembalikan dikerjakan kembali karena satu dan lain hal. Kontrak yang paling banyak dilakukan ialah jangka pendek (60%), sebagian lagi jangka menengah (27%) dan sebagian kecil jangka panjang (13%). Prosentasi jangka panjang yang sedikit ini agaknya paling sedikit diantara semua fungsi di atas.
Secara keseluruhan, riset AMA menunjukkan perubahan dari 37 aktivitas selama dua tahun terakhir, yaitu tahun 1994-1996. Perubahan dimaksud ialah mengenai ranking diurutkan dari yang paling tinggi dan paling rendah. Aktivitas pemeliharan dan pembersihan bangunan , pada tahun riset menduduki ranking pertama (64,5%) dalam outsourcing, sedangkan pertambahannya selama dua tahun terakhir menduduki ranking paling kecil (37) dengan perkembangan hanya sebesar 21,3%. Dengan perkataan lain, dari 37 aktivitas yang diriset, perkembangan outsourcing selama dua tahun terakhir paling sedikit adalah 21,3% dan paling banyak 181,2% yaitu di bidang fungsi klerikal. Ini sekaligus menunjukkan betapa pesatnya perkembangan outsourcing di Amerika pada waktu itu. Secara lengkap, ranking yang dihasilkan oleh riset AMA tersebut adalah sebagai berikut :
FA : Financial & Accounting
GA : General & Adminstration Services
HR : Human Resources
IST : Information System MFG : Manufacturing MKT : Marketing
TD : Transportation & Distribution
MKT Advertising 39,4% 9 23,6% 32 7,0% 26 42,2% 10
HR Payroll 38,4% 10 37,6% 27 10,9% 22 42,6% 9
MKT Publicity & Promotion 36,7% 11 73,3% 12 6,2% 30 38,9% 11
GA Office supply 36,2% 12 34,1% 28 6,7% 27 38,6% 12
GA Office design 34,6% 13 43,6% 23 5,6% 32 36,5% 13
HR Training (management/supv) 32,3% 14 58,7% 17 6,5% 29 34,4% 14
HR Training (functional) 31,2% 15 60,8% 16 9,3% 25 34,1% 15
MFG Packaging 27,0% 16 33,8% 29 12,1% 20 30,3% 16
HR Recruiting 26,2% 17 57,3% 19 12,3% 19 29,4% 17
MFG Product assembly 25,5% 18 50,9% 21 14,0% 15 29,1% 18
IST System design 24,6% 19 74,7% 10 16,4% 12 28,6% 19
IST Voice communication 22,1% 20 57,5% 18 10,9% 21 24,6% 21
HR Benefit administrations 21,8% 21 29,8% 33 17,0% 10 25,5% 20
MFG Component design 19,9% 22 42,6% 25 14,9% 13 22,8% 22
IST Photocopying 19,9% 23 38,2% 26 13,0% 18 22,5% 23
TD Intra office delivery 17,8% 24 42,9% 24 10,0% 23 19,5% 24
IST Data communication 17,1% 25 71,0% 13 13,2% 17 19,4% 25
HR Regular staffing 15,8% 26 84,9% 7 13,3% 16 17,9% 26
MKT Sales-direct mail 14,4% 27 81,6% 8 14,6% 14 16,5% 28
MFG Product design 13,9% 28 74,1% 11 25,5% 6 17,5% 27
MKT Sales-representative 12,9% 29 29,0% 34 17,5% 9 15,2% 29
FA Data processing 11,5% 30 91,9% 6 25,4% 7 14,4% 30
GA Mailroom function 9,9% 31 125,9% 4 26,2% 5 12,4% 31 GA Clerical function 9,5% 32 136,0% 2 16,9% 11 11,1% 32
IST Batch processing 8,2% 33 70,0% 14 21,6% 8 10,0% 34
FA Clerical function 7,3% 34 181,2% 1 40,0% 3 10,2% 33 MKT Sales-telemarketing 6,6% 35 91,9% 5 34,1% 4 8,9% 35
FA Bookkeeping 4,8% 36 76,5% 9 53,3% 2 7,4% 36
MKT Customer service 2,6% 37 128,6% 3 81,3% 1 4,7% 37
Sumber : Maurice F.Greaver II, Strategic Outsourcing