PROPOSAL SIM SUKET (SURAT KETERANGAN DESA)

(1)

PROPOSAL

SIM SUKET (SURAT KETERANGAN DESA)

Tanggal pelaksanaan inovasi pelayanan publik : Sunday, 01 January 2012

(2)

Ringkasan Proposal SIM SUKET (SURAT KETERANGAN DESA)

Sistem Informasi Inovasi Pelayanan Publik 2 Dicetak tanggal: 11-04-2017

RINGKASAN PROPOSAL

Dilauncing Awal Tahun 2012, SIM SUKET kependekan dari Sistem Informasi Surat Keterangan Desa adalah Aplikasi berbasis web berisi informasi data kependudukan warga guna membuat Surat Keterangan dari Desa seperti Surat Keterangan Pindah tempat, Surat keterangan Mencari Pekerjaan, akan menikah, kelahiran, kematian. Aplikasi SUKET sebagai salah satu unggulan inovasi Pemkab Sragen berawal dari keprihatinan para perangkat desa yang harus melayani Ratusan Surat Keterangan setiap harinya dan dilakukan secara manual.

Kelebihan Aplikasi ini adalah database penduduk terintegrasi langsung database SIMDUK dimana NIK sebagai primary key nya, Artinya hanya penduduk ber KTP Sragen yang dapat dilayani untuk dibuatkan Surat Keterangan. Single database penting diterapkan untuk menghindari double entry yang bisa memunculkan KTP dobel. Warga cukup menyebutkan NIK untuk mendapatkan SUrat Keterangan ini.

SUKET juga bermanfaat sebagai Fungsi kontrol dan dokumentasi digital. Disamping kemudahan mengelola dan menata data kependudukan warganya, pihak perangkat desa juga mendapatkan keuntungan yaitu SUKET mampu menyajikan statistik dan laporan secara detail data penduduk. SIM SUKET telah diterapkan di 208 Desa/Kelurahan di Sragen, hal ini bisa dilakukan karena seluruh Desa/Kelurahan terhubung kedalam jaringan "Sragen Online".

Interoperabilitas antara Desa dan Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil menjadi kunci keberhasilan penerapan SIM SUKET disamping itu dukungan kebijakan pimpinan serta kualitas Infrastruktur jaringan sangat menentukan keberlangsungan SIM SUKET. SDM juga berkontribusi besar berjalannya SIM SUKET di Sragen, SDM atau operator SIM SUKET rutin mendapatkan Bimtek dari Dinas Kominfo minimal 2 tahun sekali berupa pelatihan pengoperasian, troubleshooting dasar serta teknisi komputer dasar. Seluruh aspek yang mendukung keberhasilan SIM SUKET di Sragen berdampak langsung dalam pelayanan kepada masyarakat. Kini masyarakat merasa puas mendapatkan layanan SIM SUKET dari Desa/Keluaran, disamping lebih cepat juga tidak dipungut biaya alias Gratis serta bebas pungli.

(3)

Analisis Masalah SIM SUKET (SURAT KETERANGAN DESA)

ANALISIS MASALAH

Uraikan situasi yang ada sebelum inovasi pelayanan publik ini dimulai

Dalam upaya meningkatkan kualitas pelayanan kepada masyarakat pemerintah kabupaten sragen sangat peduli dan memperhatikan keinginan masyarakat untuk mendapatkan pelayanan yang lebih baik. Pemkab Sragen mempunyai Inovasi membuat SIM SUKET (Surat Keterangan Desa) di 208 Desa dan Kelurahan. Sebelum menerapkan SIM ini, hampir semua pelayanan masyarakat di tingkat Desa dan kelurahan di

Kabupaten Sragen cendrung semrawut. Dengan ketidak jelasan persyaratan dan biaya membuat masyarakat menjadi emosi. Selain itu keterbatasan pengetahuan masyarakat mengenai tahapan-tahapan dan prosedur dari jenis pelayanan yang disediakan oleh Pemerintah Desa dan Kelurahan yang menimbulkan kesulitan dalam memperoleh pelayanan yang di inginkan. Sehingga bukan rahasia lagi isu yang berkembang di masyarakat mengenai pelayanan yang diberikan oleh Pemerintah Desa dan Kelurahan kepada masyarakat mempunyai anggapan yang negatif, seperti :

Dalam memberikan pelayanan cenderung tidak jelas siapa petugasnya..? Biaya yang tidak jelas

Kurangnya rasa keadilan dan persamaan dalam pelayanan Ketidak jelasan, syarat dan waktu

Kurangnya transparansi dan akuntabilitas Responsivitas dan kinerja aparatur rendah

Dari uraian masalah tersebut, yang terkena dampaknya semua kalangan masyarakat yang tidak punya “orang dalam”. Tidak jarang terjadi konflik antara sipemohon pelayanan dengan pemberi pelayanan dalam hal ini petugas pelayanan. Kinerja pelayanan publik yang baik merupakan gambaran penilaian keberhasilan pelaksanaan otonomi daerah. Dengan kewenangan-kewenangan yang dimiliki, daerah mampu merumuskan kebijakan dan program-program yang sesuai dengan aspirasi masyarakat. Wajar saja apabila masyarakat memberikan penilaian terhadap kinerja pelayanan publik kemudian digunakan sebagai gambaran penilaian kinerja pemerintah desa dan kelurahan bahkan pemerintah daerah. Selain itu untuk penyelenggaraan

pemerintahan yang lebih tinggi, masyarakat dapat memberikan penilaian atau kesimpulan terhadap kebijakan publik atau pelayanan publik, sebagai gambaran keberhasilan atau kegagalan kinerja pemerintah.

(4)

Pendekatan Strategis SIM SUKET (SURAT KETERANGAN DESA)

PENDEKATAN STRATEGIS

Ringkaslah tentang apa dan bagaimana inovasi pelayanan publik ini telah memecahkan masalah

Kebijakan publik dibuat untuk mengatasi masalah-masalah tersebut dengan melalui proses yang cukup rumit mulai dari rencana kebijakan, negosiasi, pengesahan, implementasi sampai evaluasi yang merupakan proses politik yang rasional dalam menghadapi kenyataan permasalahan pelayanan publik sehingga lahirlah

kebijakan mendekatkan dan memperjelas berbagai jenis pelayanan publik dengan Perbub yang memuat berbagai macam jenis pelayanan dan SOP yang jelas.

Bayangkan apa yang akan terjadi bila ada orang yang sedang mengurus pelayanan namun harus kembali kerumah untuk melengkapi persyaratan, dan orang itu tidak terima, karena ketidakjelasan dan kepastian akan SOP dari jenis pelayanan tertentu? Belum lagi petugas yang tidak ada di tempat serta ketidakjelasan

persyaratan dan biaya. Jika pemohon mengalami kekurangan persyaratan maka harus mengulang kembali dari Nol “0”. Dapat disimpulkan orang tersebut harus mengeluarkan biaya ekstra, tenaga dan membuang waktu yang sia-sia.

Belum lagi pemohon yg emosional yang tidak puas dengan pelayanan yang diberikan maka terjadilah konflik antara pemohon dan petugas pelayanan. Setelah kebijakan tersebut dijalankan hal semacam itu sudah tidak ada lagi. Desa dan Kelurahan mempunyai peranan yang sangat penting dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat karena dari Desa dan Kelurahanlah awal mulanya proses perizinan masyarakat. Yang mengusulkan kebijakan tersebut yaitu Bupati Sragen yang merespon keluhan masyarakat, akan kualitas pelayanan publik saat itu. Inisiatif tersebut dikatakan telah memecahkan masalah dilihat dari hasil evaluasi.

(5)

Kreatif dan Inovatif SIM SUKET (SURAT KETERANGAN DESA)

KREATIF DAN INOVATIF

Jelaskan bahwa inovasi pelayanan publik yang diajukan ini bersifat unik dan mampu menyelesaikan masalah dengan cara-cara baru dan berbeda dari metode sebelumnya serta berhasil diimplementasikan

Inisiatif ini dapat dikatakan kreatif dan inofatif karena konsep pendekatan kejelasan pelayanan dengan masyarakat telah merubah image negatif akan kualitas pelayanan publik di tingkat desa dan kelurahan. Melalui aplikasi surat keterangan tersebut petugas pelayanan tidak susah-susah dalam memproses

pelayanan yang sedang diurus oleh si pemohon. Sehingga tidak membutuhkan waktu lama untuk mengurus suatu pelayanan dan masyarakat juga tidak harus menunggu lama dalam mengurus suatu pelayanan sehingga si pemohon tidak merasa jenuh.

Kekhasan lain dari Aplikasi ini adalah Pemkab Sragen telah menerapkan Interoperabilitas dntar SKPD terbukti SIM SUKET di desain dengan mengitegrasikan database kependudukan dari SIMDUK dengan SIM SUKET. Aplikasi ini mungkin terbilang cukup sederhana dan yang terpenting adalah mampu menyajikan database kependudukan tunggal melalui NIK serta berjalan di seluruh Desa/Kelurahan yang berjumlah 208 buah.

(6)

Strategi Pelaksanaan SIM SUKET (SURAT KETERANGAN DESA)

PELAKSANAAN DAN PENERAPAN

Uraikan unsur-unsur rencana aksi yang telah dikembangkan untuk melaksanakan inovasi pelayanan publik ini, termasuk perkembangan dan langkah-langkah kunci, kegiatan-kegiatan utama serta kronologinya

Strategi penerapan SIM SUKET di 208 Desa dan Kelurahan, menggunakan langkah kunci, kuncinya adalah KOMITMEN NYATA oleh Bupati yang ditujukan kepada semua Kepala Desa dan Kepala Kelurahan. Bupati merespon keluhan masyarakat dan keinginan Bupati untuk merubah paradigma pelayanan yang buruk ke konsep Public Service dengan kejelasan Perbub dan SOPnya. Langkah Strategi lain yang diterapkan Pemkab Sragen adalah :

1. Memastikan Jaringan "Sragen Online" dalam posisi On atau hidup artinya kualitas Jaringan online sangat menentukan jalan tidaknya SIM SUKET di Desa/Kelurahan

2. Di awal pembangunannya setiap Desa mendapat droping 1 PNS TI dari Pemkab yang bertugas sebagai operator TIK serta diharapkan mampu menjadi "virus" menyebarluaskan pengetahuan dan pengalamannya pada perangkat desa lain.

3. Memberi Insentif dan Tunjangan operasional berupa Motor guna menunjang kelancara pekerjaan. 4. Menerbitkan Surat Edaran oleh Camat setempat akan larangan membuat surat keterangan lama yang masih manual dengan sanksi tidak di acc dan ditandatangani Camat setempat.

5. Mengadakan Pelatihan, Sosialisasi dan BIMTEK Implementasi Surat Maya bagai operator TIK Desa/Kelurahan.

Hingga saat ini kondisi riil dilapangan Desa/Kelurahan telah 100 persen menerapkan SIM Suket hanya beberapa desa saja yang mengalami kendala karena berbagai hal seperti, perangkat jaringannya yang rusak, SDM perangkat TI yang terbatas serta masalah teknis laiinya.

(7)

Pemangku Kepentingan SIM SUKET (SURAT KETERANGAN DESA)

PEMANGKU KEPENTINGAN

Sebutkan siapa saja yang telah berkontribusi untuk desain dan/atau pelaksanaan inovasi pelayanan publik ini

Konsep penerapan SIM SUKET merupakan salah satu bentuk dari wujud Reformasi Birokrasi di tingkat Desa dan Kelurahan dengan sentuhan TIK yang pada saat itu keadaan pelayanan yang berbelit, susah dan tidak jelas. Konsep pelayanan itu disempurnakan dalam Focus Group Discussion (FGD) yang dipimpin Asisten Administrasi Pemerintahan, yang dihadiri oleh utusan DPPKAD, Kepala BPT, Kepala BKD, Kepala Kantor PDE (Diskominfo sekarang), Kabag Orpeg, Kabag Hukum, Kepala Bagian Pemerintahan dan Pertanahan serta perwakilan Camat dan Perwakilan Lurah.

Sebagai institusi yang mewadahi berbagai macam jenis pelayanan terpadu satu pintu (PTSP), peranan jajaran BPTPM sangat signifikan dalam melahirkan PADMA di 208 Desa dan Kelurahan di Kabupaten Sragen dengan Standar Oprasional Prosedur (SOP) yang jelas. Serta melalui tangan-tangan dingin personil Kantor PDE dalam menciptakan Sistem Informasi Manajemen Surat Keterangan (SIM-SUKET) di Desa dan

Kelurahan untuk menunjang pelayanan secara Cepat, Gratis dan Bebas Pungli. Para anggota FGD tersebut bersama SKPD nya bahu membahu memerankan perannya masing-masing demi terciptanya pelayanan publik yang prima serta dekat dengan masyarakat. BPT menyeleksi jenis pelayanan yang dapat dilaksanakan di Desa dan Kelurahan. Kepala BKD menyiapkan SDM. Bagian Pemerintahan dan Pertanahan merumuskan SOP dan Peraturan Bupati bersama Bagian Hukum.

(8)

Sumber Daya SIM SUKET (SURAT KETERANGAN DESA)

SUMBER DAYA

Sebutkan biaya untuk sumber daya keuangan, teknis, dan manusia yang berkaitan dengan inovasi pelayanan publik ini

Biaya khususnya pembuatan SIM SUKET hanya sebesar Rp. 50.000.000 dari APBD Kabupaten Sragen Tahun 2012, dalam teknis pembuatan SIM SUKET seluruh proses mulai dari desain perencanaan,

pembuatan hingga evaluasi dikerjakan dan dikelola oleh PNS Kantor PDE (Diskominfo sekarang). Secara teknis aplikasi ini menggunakan bahasa pemrograman yang mudah dipahami dan dijalankan serta

menggunakan server sendiri.

SDM lain yang berperan adalah Bagian Pemerintahan dimana secara struktur yang menjadi leading Desa/Kelurahan. Sinergitas antara Kantor PDE dan Bagian Pemerintahan serta dukungan SKPD lain dan Komitmen Bupati yang kuat mampu menjawab tantangan dan kendala yang ada di lapangan.

(9)

Keluaran / Output SIM SUKET (SURAT KETERANGAN DESA)

KELUARAN/OUTPUT

Sebutkan paling banyak lima keluaran konkret yang mendukung keberhasilan inovasi pelayanan publik ini

Keluaran Konkret dari penerapan Aplikasi SUKET adalah :

Aplikasi Sistem Informasi Manajemen melalui aplikasi SUKET (Surat Keterangan) yang memudahkan 1.

petugas dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat. Manajemen administrasi pelayanan publik yang lebih tertata rapih. 2.

Tata kelola pelayanan yang lebih jelas dan nyata 3.

Masyarakat menjadi lebih cepat dan mudah dalam mengurus keperluan khususnya mencari Surat 4.

Keterangan.

Pelayanan langsung kepada masyarakat yang cepat, mudah dan gratis mampu merubah stigma buruk 5.

(10)

Pemantauan dan Evaluasi SIM SUKET (SURAT KETERANGAN DESA)

PEMANTAUAN DAN EVALUASI

Uraikan bagaimana pelaksanaan inovasi pelayanan publik ini dipantau dan dievaluasi

Dalam memantau kebijakan tersebut, dibentuk tim evaluasi dan monitoring, tim melaksanakan tugas melakukan pengamatan sekaligus pengawasan terhadap implementasi SIM SUKET di Desa/Kelurahan. Disamping itu survey kepuasan melalui mewawancarai masyarakat yang sedang mengurus pelayanan dilakukan guna mengukur sejauhmana level pelayanan publik yang dicapai.

Tujuannya untuk mengetahui kendala serta kekurangan-kekurangan dari pelayanan yang diberikan oleh petugas maupun dari sisi Aplikasi serta Jaringan Intranetnya.. Hasil dari evaluasi tersebut nantinya dibahas dalam FGD untuk dipecahkan solusinya.

(11)

Kendala dan Solusi SIM SUKET (SURAT KETERANGAN DESA)

KENDALA DAN SOLUSI

Uraikan masalah utama yang dihadapi selama pelaksanaan inovasi pelayanan publik ini beserta cara penanggulangan dan penyelesaiannya

Kendala yang dihadapi selama implementasi SIM SUKET antara lain :

1. Kurangnya jumlah personil di Desa dan Kelurahan yang mampu mengoperasikan komputer dan peralatan TIK lainnya.

2. Infrastruktur, sarana dan prasarana beberapa desa/kelurahan belum siap seperti ketersediaan bangunan, listrik dan ruangan komputer.

3. Mainset para perangkat desa yang sebagian menganggap TIK itu merepotkan, dan biaya tinggi. Solusi dalam mengatasi masalah diatas yaitu :

1. Menempatkan 1 PNS dari Kabupaten ke Desa/Kelurahan.

2. Membuat Tatakelola dan Payung hukum dalam penganggaran dan pelayanan publik khususnya di Desa/Kelurahan.

3. Mengadakan sosialisasi, Bimtek, Pelatihan bagi perangkat desa dalam menyikapi perkembangan TIK di daerah. serta memberikan pemahaman akan arti penting dan peran yang begitu besar TIK terhadap Pelayanan Publik.

(12)

Manfaat Utama SIM SUKET (SURAT KETERANGAN DESA)

MANFAAT

Uraikan dampak dari inovasi pelayanan publik ini, berikan beberapa pembuktian /data yang menunjukkan dampak/manfaat dari inovasi pelayanan publik ini

Contoh nyata dari inisiatif tersebut masyarakat tidak lagi mengeluarkan biaya ekstra dalam mengurus pelayanan. Image pelayanan publik yang cenderung tidak jelas siapa petugasnya, biaya yang tidak jelas, kurangnya rasa keadilan dan persamaan dalam pelayanan, ketidak jelasan, syarat dan waktu, kurangnya transparansi dan akuntabilitas, responsivitas dan kinerja aparatur rendah sudah tidak terdengar lagi. Dan konflik antara pemohon pelayanan dan petugas pelayanan sudah tidak ada lagi. Kini masyarakat merasakan mengurus pelayanan di Desa dan Kelurahan serasa mengurus pelayanan di instasi swasta karena adanya komitmen Bupati Sragen untuk memperbaiki kualitas pelayanan dengan Perbub dan SOP yang jelas.

(13)

Perbedaan Sebelum dan Sesudah SIM SUKET (SURAT KETERANGAN DESA)

SEBELUM DAN SESUDAH

Uraikan perbedaan sebelum dan sesudah inovasi pelayanan publik ini dilakukan

Perbedaan yang mencolok sebelum dan sesudah diterapkan SIM SUKET adalah : Sebelum :

1. Pelayanan dan Administrasi masih dikerjakan manual

2. Data penduduk belum terdokumentasi baik serta berpotensi dobel data, belum menerapkan single data. 3. Pelayanan publik berbelit belit, lama dan terdapat pungutan biaya.

Sesudah :

1. Pelayanan dan Administrasi menggunakan Komputer dan Perangkat TI lainnya

2. Sudah menggunakan Sistem Aplikasi yang baik, terintegrasi dan one data sehingga tidak ditemukan lagi KTP dobel.

3. Pelayanan kepada masyarakat menjadi lebih mudah, cepat serta gratis.

GALERI SEBELUM DAN SESUDAH

(14)

Pembelajaran SIM SUKET (SURAT KETERANGAN DESA)

PEMBELAJARAN

Uraikan pengalaman umum yang diperoleh dalam melaksanakan inovasi pelayanan publik ini, pembelajarannya, dan rekomendasi untuk masa depan

Kunci sukses implementasi sebuah inovasi adalah :

1. Komitmen kepala Daerah dalam hal ini Bupati adalah kunci utama dalam upaya memperbaiki pelayanan publik. Garis komando di birokrasi yang top down yang diasumsikan bahawa Kebijakan Bupati adalah sebuah perintah yang harus dijalankan staf dan bawahannya.

2. Semangat, Kerja keras dan Dedikasi tinggi juga sangat menentukan keberhasilan Inovasi di daerah. 3. Dukungan SDM dan kualitas Infrastruktur TIK juga mempunyai andil besar dalam menjalankan pengoperasian SIM SUKET.

Rekomendasi : diharapkan Pemkab Sragen mempunyai Tata Kelola TIK khususnya pengembangan TIK di Desa/Kelurahan sebagai panduan dan acuan pelaksanaan.

(15)

Berkelanjutan dan Replikasi SIM SUKET (SURAT KETERANGAN DESA)

KELANJUTAN DAN REPLIKASI

Uraikan bagaimana inovasi pelayanan publik ini sedang dilanjutkan, jelaskan apakah inovasi ini sedang direplikasi (transfer of knowledge) atau didiseminasi untuk seluruh pelayanan publik di tingkat instansi, daerah, nasional dan/atau internasional, dan jelaskan bagaimana inovasi pelayanan publik ini dapat direplikasi

SIM SUKET akan terus dilanjutkan dan dikembangkan baik dari sisi Teknis dan Non Teknis sehingga diharapkan SIM SUKET mampu menghasilkan informasi yang baik, akuntabel yang bertujuan memberikan pelayanan terbaik kepada masyarakat. Aplikasi ini telah di replikas oleh beberap daerah baik Jawa maupun luar Jawa.