METODOLOGI PEMECAHAN MASALAH
4.1. Metodologi Penelitian
Dibawah ini merupakan diagram alir yang menggambarkan langkah-langkah dalam melakukan penelitian di PT. Mulia Knitting Factory Ltd.
Pen elitian Pen d ah u lu an
Id en tifikas i d an Peru mu s an M as alah
Stu d i Pu s taka (Lan d as an Teo ri)
Pen g u mp u lan Data M u lai
A
1 . P en gam at an L an gsun g dan W awan cara: - Kegiat an p ro duk si p ada bagian Ga rm en t lo k al - P ro sedur P en gelo laan p ersediaan bah an bak u p erusah aan
- Kebijak an p erusah aan dalam m elak uk an p en gadaan bah an bak u
- P en gam at an wak t u sik lus p ro duk si un t uk p ro duk -p ro duk bagian g a rm en t lo k al
2 . P en cat at an Dat a :
- P en cat at an dat a p ro duk si bagian Ga rm en t lo k al - P en cat at an dat a sto ck gudan g bagian Ga rm en t - P en cat at an st ruk t ur p ro duk dan BOM
M elaku kan Klas ifikas i A BC
Peren can aan A g reg at
Pen y u s u n an M PS
Perh itu n g an M RP M elaku kan Perh itu n g an Peramalan
Ko n v ers i A g reg at A
Pe ngolahan D ata Te knik Indus tri
B
Simp u lan d an Saran
Seles ai C
A n alis a Sis tem Berjalan
A n alis a Keb u tu h an Pen g g u n a (S ystem Req u iremen t S p ecifica tio n)
A n alis a d an Peran can g an Sis tem d en g an M o d el UM L B Ses u ai Keb u tu h an ? Tidak Y a Peran can g an Da ta b a se Ap p lica tio n Do ma in
- M emb u at Use ca se Dia g ra m, Acto r d an Use ca se S p ecifica tio n - M emb u at S eq u en ce Dia g ra m
- M emb u at Fu n ctio n List
- M emb u at In terfa ce ( N a vig a tio n Dia g ra m) Pro b lem Do ma in - M emb u at C la ss d an Even t C a n d id a te - M emb u at Even t Ta b le - M emb u at C la ss Dia g ra m - M emb u at S ta te C h a rt Peran can g an Pro g ram Pen g u jian Pro g ram C
Penjelasan dari tahapan-tahapan metodologi penelitian:
1. Penelitian Pendahuluan
Penelitian Pendahuluan pada PT. Mulia Knitting Factory bertujuan untuk observasi keadaan perusahaan secara keseluruhan, dan lantai produksi khususnya. Sehingga melalui penelitian pendahuluan dapat diketahui kegiatan produksi dari perusahaan, jenis produk yang dihasilkan, sistem produksi yang berjalan, manajemen persediaan yang diterapkan, serta mendapatkan gambaran mengenai permasalahan yang terjadi di perusahaan.
2. Identifikasi Masalah dan Perumusan Masalah
Setelah diadakan penelitian pendahuluan, permasalahan pada perusahaan dapat diidentifikasi, kemudian ditelusuri akar penyebab permasalahan. Dalam menelusuri akar penyebab permasalahan dilakukan melalui pengamatan secara langsung di lapangan dan wawancara langsung kepada pihak perusahaan. Kemudian, setelah menemukan akar permasalahan, dilakukan pemilihan metode atau cara-cara untuk menyelesaikan akar permasalahan utama yang ada.
Dalam penyusunan skripsi ini, permasalahan yang diangkat menjadi topik adalah perlunya perancangan suatu sistem informasi untuk persediaan bahan baku.
3. Studi Pustaka
Tujuan diadakan studi pustaka adalah sebagai sarana pendukung dalam mendapatkan landasan teori dan sumber-sumber informasi yang mendukung topik skripsi.
4. Pengumpulan Data
Pengumpulan data dilakukan untuk mendukung penyusunan skripsi pada umumnya dan proses pengolahan data khususnya, dimana data yang dikumpulkan merupakan data-data umum perusahaan dan data-data yang berhubungan dengan topik skripsi yang dipilih. Kegiatan pengumpulan data dilakukan dengan cara wawancara langsung kepada pihak perusahaan, maupun dengan melakukan pencatatan data-data dari arsip perusahaan. Data yang dicatat dalam hal ini antara lain data produksi bagian garment lokal perusahaan, data gudang bagian Garment, dan struktur produk dan BOM dari produk yang dihasilkan pada bagian Garment lokal.
Sedangkan dari hasil wawancara dapat diperoleh informasi mengenai kegiatan produksi yang dilakukan pada bagian garment lokal, prosedur pengelolaan persediaan bahan baku perusahaan, dan kebijakan perusahaan dalam melakukan kegiatan pengadaan bahan baku, serta waktu siklus produksi untuk produk-produk yang dibahas dalam penyusunan skripsi ini.
5. Pengolahan Data
Setelah data-data yang diperlukan telah terkumpul, dilakukan pengolahan data, langkah-langkah dalam pengolahan data sebagai berikut:
a. Melakukan Klasifikasi ABC
Klasifikasi ABC adalah suatu cara untuk mengurutkan semua item-item persediaan ke dalam kelas-kelasnya berdasarkan total produksi tahunan masing-masing item. Untuk kelas A merupakan item-item yang mencapai produksi
kumulatif ± 70% dari total produksi, sedangkan kelas B merupakan item-item yang mencapai produksi kumulatif ± 20% dari total produksi, dan kelas C merupakan item-item yang mencapai produksi kulmulatif ± 10 % dari total produksi.
b. Melakukan Perhitungan Peramalan
Tujuan melakukan peramalan adalah untuk mengetahui perkiraan tingkat permintaan produksi dari suatu produk pada periode-periode mendatang. Dalam melakukan perhitungan peramalan, menggunakan 4 metode, yaitu Metode
Quadratic, Metode Triple Exponential Smoothing dari Winters, dan Metode Double Moving Average, serta metode Dekomposisi. Pemilihan keempat metode
ini berdasarkan pola data produksi dari produk yang dipilih mempunyai kecenderungan musiman. Kemudian hasil perhitungan dari keempat metode peramalan tersebut dibandingkan satu sama lain untuk dipilih metode dengan perhitungan yang paling tepat. Perbandingan ketiga metode tersebut berdasarkan MAE, MSE dan MAPE yang dihasilkan.
c. Perencanaan Agregat
Perencanaan agregat dilakukan untuk mengetahui jumlah produk yang akan diproduksi bisa diproduksi oleh perusahaan atau tidak, selain itu untuk mengetahui jumlah biaya yang akan dikeluarkan untuk melaksanakan kegiatan produksi. Selain itu kita juga dapat mengetahui jumlah kapasitas produksi yang ada dalam perusahaan sehingga bisa diketahui jumlah batas maksimal yang bisa diproduksi di PT. Mulia Knitting Factory Ltd. Selain itu juga kita bisa
mengetahui apakah akan dilakukan lembur dalam memenuhi produksi jika sudah melewati jumlah kapasitas produksi regular.
d. Konversi Agregat
Hasil perencanaan agregat untuk periode bulanan selanjutnya dikonversikan untuk periode mingguan. Konversi dilakukan untuk memudahkan tahap penyusunan MPS.
e. Penyusunan MPS
MPS (Master Production Schedule /Jadwal Induk Produksi)adalah suatu set perencanaan yang menggambarkan berapa jumlah yang akan dibuat untuk setiap
end item pada periode perencanaan tertentu.
Pada MPS kita harus bisa mengalokasikan semua sumber daya yang ada sehingga kita dapat memperoleh MPS yang bisa berjalan dengan baik dan tidak menyimpang dari jadwal yang sudah dibuat
f. Perhitungan MRP
Dalam perhitungan MRP, disesuaikan dengan jumlah proses baik bahan baku maupun perakitan yang diperoleh dari struktur produk dan BOM (bill of material
/ daftar material).
Kemudian perlu melakukan penentuan lot size dari masing-masing bahan baku, karena metode pemesanan bahan baku yang digunakan adalah Lot for Lot (LFL).
6. Analisa Sistem Berjalan
Analisa sistem berjalan berfungsi untuk mendeskripsikan alur kerja dari sistem sekarang. Sistem ini berguna untuk membandingkan dengan sistem usulan yang akan diterapkan
7. Analisa Kebutuhan Pengguna
Analisa Kebutuhan Pengguna adalah berupa definisi dari sistem yang dibuat untuk mengetahui keseluruhan sistem yang ingin dirancang sesuai dengan kebutuhan user. System requirement ini juga memudahkan programmer untuk menganalisa dan merancang program aplikasi yang sesuai dengan masalah yang dihadapi perusahaan.
8. Analisa dan Perancangan Sistem Informasi
Setelah pengolahan data, analisa sistem berjalan, dan analisa kebutuhan pengguna selesai dilaksanakan, selanjutnya dilanjutkan dengan tahap perancangan sistem informasi untuk persediaan bahan baku. Perancangan sistem informasi ini menggunakan metode Object Oriented Analysis and Design. Tahapan-tahapan perancangan sistem informasi sebagai berikut:
a. Penyusunan UML
Tahapan penyusunan UML sebagai berikut: • Problem Domain Analysis
o Penentuan Class Candidate dan Event Candidate o Pembuatan Event Table
o Pembuatan Class Diagram
Class diagram ini merupakan diagram yang penting dalam
penggambaran sistem, karena class diagram menggambarkan sekumpulan
class dan relasinya.
o Pembuatan State Chart Diagram untuk masing-masing Class
Statechart diagram berfungsi untuk menggambarkan daur hidup suatu
objek atau class.
• Application Domain Analysis
o Pembuatan Use Case Diagram, Actor dan Use Case Specification
Usecase diagram juga menggambarkan hubungan aktor dengan usecase.
o Pembuatan Sequence Diagram o Pembuatan Function List o Pembuatan Navigation Diagram b. Perancangan Database
Perancangan database bertujuan untuk menyimpan data-data yang diperlukan untuk software yang dibuat. Perancangan Database menggunakan Microsoft
Access 2000.
c. Perancangan Program
Sebelum dimulai tahap pemrograman (coding), terlebih dahulu harus merancang suatu User Interface yang sesuai dengan kriteria pengguna dan user friendly. Perancangan User Interface dari software menggunakan Microsoft Visual Basic6.
Setelah rancangan Database dan User Interface disetujui, dilanjutkan dengan tahap pembuatan program (Coding) MRP. Coding juga dilakukan dengan menggunakan Microsoft Visual Basic 6.
d. Pengujian Program
Pengujian atau testing terhadap program yang dibuat dilakukan selama proses pembuatan dan setelah proses pembuatan program, bertujuan untuk mencari
eror-eror yang ada untuk kemudian dilakukan perbaikan-perbaikan. 9. Simpulan dan Saran
Setelah selesai melakukan pengolahan data dan perancangan sistem informasi untuk meminimalisasi atau mengatasi permasalahan yang ada, langkah yang terakhir adalah membuat kesimpulan dari keseluruhan penelitian yang dilakukan, dan saran atau masukan untuk pihak perusahaan sehubungan dengan permasalahan yang ada.
4.2. Teknik Pengumpulan Data dan Penentuan Parameter
4.2.1 Teknik Pengumpulan Data
Beberapa Teknik pengumpulan data dan penentuan parameter yang digunakan adalah sebagai berikut :
1. Wawancara
Wawancara dilakukan dengan kepala bagian Garment bagian lokal untuk mengetahui proses produksi dan perencanaan produksi serta bahan baku yang diperlukan dari produk-produk yang diproduksi di Garment pada umumnya dan produk singlet R123B, produk singlet S123B dan Celana dalam R125B khususnya.
Selain itu wawancara juga dilakukan dengan staf bagian gudang garment untuk mengetahui kebijakan penentuan safety stock untuk setiap bahan baku dan aksesoris,
lead time pemesanan, dan lot size pemesanan bahan baku.
Wawancara dengan staf bagian HRD juga dilakukan untuk memperoleh informasi umum tentang PT. Mulia Knitting Factory, seperti jumlah karyawan, struktur organisasi dan lainnya.
2. Pengambilan Data Tertulis
Data tertulis yang diambil selama penelitian terdiri dari data produksi produk
Garment bagian lokal dari bulan September 2002- September 2005, dan data
persediaan dari masing-masing komponen / material. 3. Pengamatan Lapangan
Pengamatan lapangan dilakukan secara langsung dengan mengamati proses pembuatan produk secara langsung mulai dari bahan baku yang diolah menjadi barang jadi, dan mengamati sistem persediaan dan pengelolaan bahan baku yang sedang diterapkan pada perusahaan.
4. Studi pustaka
Studi pustaka dilakukan untuk landasan teori dan sebagai referensi dalam mengumpulkan data apa saja yang diperlukan serta langkah yang perlu dilakukan untuk mengolah data yang terkumpul. Studi pustaka dilakukan dengan membaca buku-buku referensi maupun mencari artikel dari internet yang berhubungan dengan pengelolaan persediaan bahan baku yang menggunakan metode MRP dan perancangan sistem informasi berbasis Object Oriented Analysis Design (OOAD).
