2. TUJUAN Memenuhi kebutuhan pekerja berdasarkan Job Order yang masuk ke HR Process melalui Aplikasi Job Order Online ISH.

(1)

(2)

Tanggal berlaku

10 Februari 2017 STANDARD OPERATING PROCEDURE

ISH ACADEMY & HR PROCESS REKRUTMEN BERDASARKAN JOB ORDER

No.Dokumen

Tanggal Revisi 27 Januari 2017

ISH.HRP.01.01 No.Revisi 01

1. RUJUKAN

A. Klausul 4.2.3 ISO 9001:2008 Pengendalian Dokumen B. Klausul 4.2.4 ISO 9001:2008 Pengendalian Rekaman C. Klausul 6.1 ISO 9001:2008 Penyediaan Sumber Daya D. Klausul 6.2 ISO 9001:2008 Sumber Daya Manusia 2. TUJUAN

Memenuhi kebutuhan pekerja berdasarkan Job Order yang masuk ke HR Process melalui Aplikasi Job Order Online ISH.

3. RUANG LINGKUP

Prosedur mengatur mengenai mekanisme Rekrutmen berdasarkan Job Order yang diterima HR Process mulai dari JO di input oleh Client, Marketing, dan Operational sampai akhir penerimaan pekerja.

4. PIHAK TERKAIT A. Client

B. Marketing C. Operational

D. ISH Academy & HR Process E. Calon Pekerja

5. KEBIJAKAN UMUM

A. HR Process bertanggung jawab dalam penerimaan dan pelaksanaan dari Job Order yang masuk. B. HR Process bertanggung jawab dalam pelaksanaan proses pencarian calon pekerja

C. HR Process bertanggung jawab didalam proses Seleksi, Assessment sesuai dengan kualifikasi, dan jumlah calon pekerja yang tercantum dalam JO.

6. DEFINISI DAN SINGKATAN

A. JO Online adalah Job Order yang dilakukan secara Online. B. SAP adalah System Application and Product in Data Processing.

(3)

Tanggal berlaku

No.Dokumen

7. TUJUAN DAN WEWENANG

No Aktifitas Pelaksana Output Ditujukan KPI 1 Input JO Client/Marketing/ Operational Job Order Online dan dokumen pendukung

HR Process JO Online yang masuk harus : - H-15 HK untuk new recruitmen - H-6 HK untuk replacement Dengan tetap merujuk pada PKS antara ISH dan Client.

2 Job Analyze HR Process Pemahaman akan request Job yang diberikan

Calon Pekerja Analisa Permintaan posisi yang diminta dengan skema dan spesifikasi yang ada

3 Periksa Kelengkapan JO HR Process Dokumen pendukung JO Online

HR Process JO harus lengkap dan terdokumentasi dengan baik IK ISH.HRP.02.14 4 Recruit

Advertising

HR Process Source Pool Calon Pekerja Kandidat yang memenuhi kriteria sesuai request 5 Walk In Interview HR Process Administrasi calon pekerja

Calon Pekerja Pekerja datang langsung ke ISH

6 Seleksi

Administrasi

HR Process Administrasi calon pekerja

Calon Pekerja Sesuai dengan request Job order, Instruksi Kerja: ISH.HRP.02.03 ISH.HRP.02.08

7 Assessment HR Process Hasil Assessment

Calon pekerja Ada beberapa seleksi dalam proses Assessment

(4)

Tanggal berlaku

No.Dokumen

ISH.HRP.01.01 No.Revisi 01 ini, tercantum dalam Instruksi Kerja: ISH.HRP.02.03 ISH.HRP.02.04 ISH.HRP.02.05 ISH.HRP.02.06 ISH.HRP.02.07 ISH.HRP.02.09 ISH.HRP.02.10 ISH.HRP.02.11 ISH.HRP.02.12 ISH.HRP.02.15 ISH.HRP.02.16 ISH.HRP.02.17 8 Complity HR Process List calon

pekerja

Client Kandidat yang memenuhi kriteria 9 Interview User Client Hasil Interview

User

Calon pekerja Proses interview user sesuai dengan ketentuan Client masing-masing 10 Info Hasil

Interview User

HR Process Hasil interview user Pekerja yang lulus seleksi Pemberitahuan melalui email, tlp dan sms 11 Hiring data pekerja HR Process Database pekerja

System/Aplikasi Data pekerja yang diterima akan dimasukkan kedalam System/Aplikasi untuk mendapatkan Personal Number (NIK) pekerja

(5)

Tanggal berlaku

No.Dokumen

8. ALIRAN PROSES

KETERANGAN

CLIENT MARKETING ISH ACADEMY & HR PROCESS

Mulai 2 ISH.HRP.02.03 ISH.HRP.02.04 ISH.HRP.02.05 ISH.HRP.02.06 ISH.HRP.02.07 ISH.HRP.02.09 ISH.HRP.O2.10 ISH.HRP.O2.11 ISH.HRP.O2.12 3 ISH.HRP.02.14 1 ISH.HRP.02.08 ISH.HRP.02.18 Input JO Input JO Dokumen

pen dukung Dokumen

pen dukung OPERATION Input JO Dokumen pen dukung 1 HR PROCESS Job Analyze 1 1 HR PROCESS Per iksa Kelen gka pan

JO Dokumen pen dukung JO Onl ine 4 HR PROCESS

Recruit Ad ver tising

Pamflet 5 HR PROCESS Walk in Interview 6 HR PROCESS

Sele ksi Administr asi

Admini strasi p eke rja

7

HR PROCESS

Assessment

1. Client/Marketing/ Operational menginput Job Order Online ISH

Sesuai? Database calon pekerja Ya Tdk 2

JO Online yang masuk : - H-15 HK New Recruitment - H-6 HK Replacement - dengan tetap merujuk PKS antara ISH dan Client

2. HR Process melakukan analisa terhadap permintaan posisi yang diminta oleh Client

3. HR Process melakukan

pemerikasaan terhadap kelengkapan JO Online Seperti Skema Upah pekerja (Wajib) dan lain-lain (jika ada)

4. HR Process melakukan Rekrut Advertising untuk mencari kandidat yang memenuhi kriteria sesuai Job Order

5. HR Process melakukan Walk In Interview untuk setiap calon pekerja yang datang ke ISH

6. HR Process melakukan seleksi administrasi untuk memilih calon pekerja yang sesuai dengan request Job Order

7. HR Process melakukan proses Assessment untuk para calon pekerja yang sebelumnya mengikuti Walk In Interview Untuk calon pekerja yang belum memenuhi kriteria dalam Job Order, data calon pekerja akan disimpan dalam database calon pekerja yang ada di HR Process

(6)

Tanggal berlaku

No.Dokumen

KETERANGAN

CLIENT MARKETING ISH ACADEMY & HR PROCESS

Sele sa i 8 9 1 OPERATION HR PROCESS Complity USER

Inte rvie w Use r

List kandid at calon pekerja Hasil A ssessmen t

10

HR PROCESS Info Hasil Interview

Use r

8. HR Process menyiapkan list dan persiapan kepada kandidat calon pekerja yang lulus Assessment

List kandid at calon pekerja

Hasil in terview user

11

HR PROCESS

Hiring Data P eke rja Lulu s ? 2 Lulu s ? 2 Ya Tdk Tdk Ya System/ Apli kasi File

Untuk calon pekerja yang tidak lulus dalam proses Assessment, data calon pekerja akan disimpan dalam database calon pekerja yang ada di HR Process

9. User akan melakukan interview untuk calon pekerja yang sudah lulus proses Assessment di HR Process

User akan memberikan/ mengirimkan nama list kandidat calon pekerja yang lulus dalam interview User kepada HR Process

10. HR Process memberikan informasi mengenai hasil interview user kepada pekerja melalui Email/SMS/ Telepon/Aplikasi Chat

11. HR Process melakukan Hiring data Pekerja yang sudah diterima bekerja kedalam System/Aplikasi untuk mendapatkan Perner (personal number) pekerja

(7)

Tanggal berlaku

No.Dokumen

9. INSTRUKSI KERJA

1. ISH.HRP.02.01 Penarikan Database 2. ISH.HRP.02.02 Pemanggilan Kandidat

3. ISH.HRP.02.03 Panduan Interview Kandidat Sesuai Jobdesk 4. ISH.HRP.02.04 Tes Awal Sesuai Kualifikasi CC

5. ISH.HRP.02.05 Tes Awal Sesuai Kualifikasi BPO 6. ISH.HRP.02.06 Tes Awal Sesuai Kualifikasi GCC 7. ISH.HRP.02.07 Tes Awal Sesuai Kualifikasi Spesial Skill 8. ISH.HRP.02.08 Seleksi Administrasi

9. ISH.HRP.02.09 Pelaksanaan Psikotes

10. ISH.HRP.02.10 Pelaksanaan Tes Bahasa Inggris 11. ISH.HRP.02.11 Pelaksanaan Tes Komputer 12. ISH.HRP.02.12 Pelaksanaan Tes Suara

13. ISH.HRP.02.13 Pembekalan Kandidat Sebelum Interview User 14. ISH.HRP.02.15 Proses Channeling

15. ISH.HRP.02.16 Proses Rekrutmen Berbasis Source Pool 16. ISH.HRP.02.17 Proses Pemberitahuan Hasil Seleksi 17. ISH.HRP.02.18 Periksa Kelengkapan Administrasi

10. DOKUMEN PENDUKUNG

10.1 Formulir

No Nama Dokumen No Dokumen Tanggal Berlaku

1 Form Penilaian Test Suara ISH.HRP.03.01 Selama dokumen berlaku

2 Form Penilaian Tes Komputer ISH.HRP.03.02 Selama dokumen berlaku

3 Form Interview IT ISH.HRP.03.04 Selama dokumen berlaku

4 Form Interview Sekertaris ISH.HRP.03.05 Selama dokumen berlaku

5 Form Interview Admin ISH.HRP.03.06 Selama dokumen berlaku

6 Form Observasi ISH.HRP.03.07 Selama dokumen berlaku

7 Form Interview Sales ISH.HRP.03.08 Selama dokumen berlaku

8 Form Interview Sosmed ISH.HRP.03.09 Selama dokumen berlaku

(8)

Tanggal berlaku

No.Dokumen

10 Form Interview Perbankan ISH.HRP.03.11 Selama dokumen berlaku

11 Form Interview CSR Special Skill ISH.HRP.03.12 Selama dokumen berlaku

12 Form Interview Driver ISH.HRP.03.13 Selama dokumen berlaku

13 Form Interview GCC ISH.HRP.03.14 Selama dokumen berlaku

14 Form Interview Profesi ISH.HRP.03.15 Selama dokumen berlaku

15 Form Interview Bahasa Inggris ISH.HRP.03.18 Selama dokumen berlaku

16 Form Interview User ISH.HRP.03.20 Selama dokumen berlaku

17 Form Draft Assessment ISH.HRP.03.21 Selama dokumen berlaku

18 Form Draft Psikogram ISH.HRP.03.22 Selama dokumen berlaku

19 Evaluasi Hasil Wawancara Sdm (Non-Agent)

ISH.HRP.03.32 Selama dokumen berlaku

20 Form Lamaran Kerja ISH.HRP.03.35 Selama dokumen berlaku

21 Form Oral Ability Assessment (Line English)

22 Evaluasi Hasil Wawancara Sdm (Non-Co)

23 Answer Sheet (English Test) ISH.HRP.03.38 Selama dokumen berlaku

24 Form Interview CC ISH.HRP.03.39 Selama dokumen berlaku

25 Form Interview Calon Agent ISH.HRP.03.40 Selama dokumen berlaku

10.2 Rekaman

No Nama Dokumen No Dokumen Lama

Penyimpanan

PIC

1 Form Penilaian Test Suara ISH.HRP.03.01 1 Tahun HR Process

2 Form Penilaian Tes Komputer ISH.HRP.03.02 1 Tahun HR Process

3 Form Interview IT ISH.HRP.03.04 1 Tahun HR Process

4 Form Interview Sekertaris ISH.HRP.03.05 1 Tahun HR Process

5 Form Interview Admin ISH.HRP.03.06 1 Tahun HR Process

6 Form Observasi ISH.HRP.03.07 1 Tahun HR Process

7 Form Interview Sales ISH.HRP.03.08 1 Tahun HR Process

8 Form Interview Sosmed ISH.HRP.03.09 1 Tahun HR Process

(9)

Tanggal berlaku

No.Dokumen

10 Form Interview Perbankan ISH.HRP.03.11 1 Tahun HR Process

11 Form Interview CSR Special Skill ISH.HRP.03.12 1 Tahun HR Process

12 Form Interview Driver ISH.HRP.03.13 1 Tahun HR Process

13 Form Interview GCC ISH.HRP.03.14 1 Tahun HR Process

14 Form Interview Profesi ISH.HRP.03.15 1 Tahun HR Process

15 Form Interview Bahasa Inggris ISH.HRP.03.18 1 Tahun HR Process

16 Form Interview User ISH.HRP.03.20 1 Tahun HR Process

17 Form Draft Assessment ISH.HRP.03.21 1 Tahun HR Process

18 Form Draft Psikogram ISH.HRP.03.22 1 Tahun HR Process

19 Evaluasi Hasil Wawancara Sdm (Non-Agent)

ISH.HRP.03.32 1 Tahun HR Process

20 Form Lamaran Kerja ISH.HRP.03.35 1 Tahun HR Process

21 Form Oral Ability Assessment (Line English)

22 Evaluasi Hasil Wawancara Sdm (Non-Co)

23 Answer Sheet (English Test) ISH.HRP.03.38 1 Tahun HR Process

24 Form Interview CC ISH.HRP.03.39 1 Tahun HR Process

25 Form Interview Calon Agent ISH.HRP.03.40 1 Tahun HR Process

11. APLIKASI TERKAIT  Job Order Online  SAP