1. TUJUAN
Menjamin agar pelaksanaan pelaporan kegiatan dan penggunaan anggaran Rencana Pengembangan Program Studi (RPPS) dapat berjalan secara tertib, efektif, dan efisien sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan.
2. RUANG LINGKUP
Prosedur ini mencakup pelaporan RPPS mulai dari jenis, waktu, pelaksana, maupun pengevaluasi pelaporan RPPS.
3. DEFINISI
3.1. RPPS adalah program pengembangan program studi (prodi) yang disusun oleh prodi dalam kurun waktu tertentu dengan mendasarkan pada hasil evaluasi diri prodi
3.2. Laporan Kegiatan adalah jenis pelaporan yang harus dibuat oleh prodi/fakultas terkait pelaksanaan kegiatan-kegiatan yang direncanakan dalam RPPS/RPF, disertai dengan bukti-bukti fisik pelaksanaan kegiatan
3.3. Laporan Keuangan adalah jenis pelaporan yang harus dibuat oleh prodi/fakultas terkait penggunaan anggaran pelaksanaan kegiatan yang direncanakan dalam RPPS/RPF, disertai dengan bukti-bukti penggunaan anggaran
4. REFERENSI
4.1. Manual Mutu Undana
4.2. Panduan Penyusunan RPPS/RPF 5. DISTRIBUSI
5.1. Pimpinan universitas 5.2. Pimpinan fakultas/unit
5.3. Kepala Biro Administrasi Akademik Kemasiswaan Perencanaan dan Sistem Informasi (BAAKPSI)
5.4. Kepala Biro Administrasi Umum dan Keuangan (BAUK) 5.5. SPI – Ketua Penjaminan Mutu Prodi (KaPMP)
5.6. Kepala Puskom 5.7. Pimpinan prodi
5.8. Tata Usaha (TU) fakultas/prodi 5.9. Dosen
6. PROSEDUR
6.1. Ketentuan Umum
6.1.1. Pelaporan RPPS dilakukan selambat-lambatnya 1 bulan sejak berakhirnya kegiatan 6.1.2. Pelaporan RPPS dibuat dalam 2 jenis laporan: Laporan Kegiatan dan Laporan Keuangan
6.1.3. Laporan Kegiatan disusun oleh Ketua Prodi, sedangkan Laporan Keuangan disusun oleh Sekretaris Prodi
6.2. Ketentuan Khusus
Hal-hal yang bersifat spesifik yang belum diatur dalam prosedur ini akan diatur dalam dokumen mutu tersendiri.
6.3. Prosedur
Pelaporan Kegiatan Pengembangan Lembaga
6.3.1. Ketua Prodi menyusun Laporan Kegiatan RPPS yang telah berlangsung selama kurang lebih 1 bulan (3-4 minggu) terhitung mulai tanggal 1
6.3.1.1. Laporan Kegiatan bisa terdiri atas beberapa kegiatan
6.3.1.2. Laporan Kegiatan untuk tiap kegiatan berisi uraian singkat tentang: latar belakang (dari evaluasi diri), tujuan, pelaksanaan (waktu dan tempat), dan keluaran (output) atau dampak (outcome) kegiatan, disertai dengan bukti-bukti fisik pelaksanaan kegiatan
6.3.1.3. Bukti-bukti fisik pelaksanaan kegiatan dapat berupa foto kopi: surat undangan, presensi kehadiran, notulensi, artikel, sertifikat, dll
6.3.2. Ketua Prodi memintakan pengesahan Laporan Kegiatan kepada Dekan
6.3.3. Ketua Prodi meng-upload Laporan Kegiatan yang terkait pengembangan lembaga ke Program Aplikasi yang disediakan Puskom secara online
6.3.3.1. Materi yang di-upload adalah soft file Laporan Kegiatan beserta bukti-bukti fisik pelaksanaan kegiatan
6.3.3.2. Pengkonversian bukti fisik ke dalam bentuk soft file dilakukan melalui proses scanning
6.3.4. Sekretaris Prodi menyusun Laporan Keuangan RPPS yang telah berlangsung selama kurang lebih 1 bulan (3-4 minggu) terhitung mulai tanggal 1
6.3.4.1. Laporan Keuangan bisa mencakup laporan penggunaan anggaran untuk beberapa kegiatan
6.3.4.2. Laporan Keuangan untuk tiap kegiatan berisi uraian singkat tentang: jenis kegiatan (sesuai proposal RPPS), waktu pelaksanaan, anggaran yang diajukan, anggaran yang digunakan, dan neraca anggaran untuk kegiatan yang dimaksud, disertai dengan bukti-bukti fisik penggunaan anggaran
6.3.4.3. Bukti-bukti fisik penggunaan anggaran dapat berupa: kwitansi pembayaran, daftar honor, dll
6.3.6. Sekretaris Prodi meng-upload Laporan Keuangan yang terkait pengembangan lembaga ke Program Aplikasi yang disediakan Puskom secara online
6.3.6.1. Materi yang di-upload adalah soft file Laporan Keuangan beserta bukti-bukti fisik pelaksanaan kegiatan
6.3.6.2. Pengkonversian bukti fisik ke dalam bentuk soft file dilakukan melalui proses scanning
6.3.7. Sekretaris Prodi menyerahkan hard copy Laporan Keuangan yang telah disetujui Ketua Prodi dan disahkan Pembantu Dekan II ke Biro Admistrasi Umum dan Keuangan paling lambat 1 bulan setelah kegiatan selesai
6.3.8. Biro Administrasi Umum dan Keuangan melakukan penilaian Laporan Keuangan sebagai dasar pertimbangan pencairan anggaran berikutnya
6.3.9. KaPMP-Prodi melakukan pengecekan/monitoring terhadap arsip Laporan Kegiatan dan Laporan Keuangan RPPS
6.3.10. KaPMP-Prodi meng-input-kan catatan hasil monitoring Laporan Kegiatan dan Laporan Keuangan RPPS ke Program Aplikasi yang disediakan Puskom secara online
Pelaporan Kegiatan Pengembangan Individu Dosen
Setiap dosen yang telah selesai melaksanakan kegiatan terkait pengembangan dosen harus melaporkan kegiatan dan anggaran yang digunakan mengikuti prosedur sebagai berikut:
6.3.11. Dosen meng-upload Laporan Kegiatan dan Keuangan yang terkait pengembangan dosen ke Program Aplikasi yang disediakan Puskom secara online
6.3.11.1. Format Laporan Kegiatan dan Laporan Keuangan mengikuti format laporan pengembangan lembaga
6.3.12. Dosen menyerahkan soft file Laporan Kegiatan terkait beserta bukti-bukti fisik pelaksanaan kegiatan (foto kopi atau asli) kepada Ketua Prodi; selanjutnya Ketua Prodi mengikuti prosedur 6.3.1-6.3.3 di atas
6.3.13. Dosen menyerahkan soft file Laporan Keuangan kegiatan terkait beserta bukti-bukti fisik penggunaan anggaran kegiatan (foto kopi atau asli) kepada Sekretaris Prodi; selanjutnya Sekretaris Prodi mengikuti prosedur 6.3.4-6.3.7 di atas
6.3.14. Ketua Prodi menyusun Laporan Kegiatan seluruh kegiatan dalam 1 tahun, memintakan pengesahan kepada Dekan, dan menyerahkan hard copy Laporan Kegiatan tersebut ke Pembantu Rektor I paling lambat bersamaan dengan pengajuan anggaran tahun berikutnya
6.4. Alur Kerja Kegiatan Unit Waktu Dokumen Do sen K aPMP Pro d i K etua / Sekr etaris Pro d i De kan / P D I I B iro A d m . Um u m d an K eu angan Pem b antu Rekt or I
Pelaporan Kegiatan Pengembangan Lembaga Ketua Prodi menyusun Laporan
Kegiatan RPPS yang telah berlangsung selama kurang lebih 1 bulan (3-4 minggu) terhitung mulai tanggal 1
Draf Laporan Kegiatan
Ketua Prodi memintakan
pengesahan Laporan Kegiatan kepada Dekan
Laporan Kegiatan
Ketua Prodi meng-upload
Laporan Kegiatan yang terkait pengembangan lembaga ke Program Aplikasi yang disediakan IT secara online
Maks. 1 bulan setelah kegiatan selesai
Sekretaris Prodi menyusun
Laporan Keuangan RPPS yang telah berlangsung selama kurang lebih 1 bulan (3-4 minggu) terhitung mulai tanggal 1
Laporan Kegiatan, Tanda Terima Laporan
Sekretaris Prodi memintakan
persetujuan Laporan Keuangan kepada Ketua Prodi dan pengesahan kepada Pembantu
Dekan (PD) II
Draf Laporan Keuangan
Sekretaris Prodi meng-upload
Laporan Keuangan yang terkait pengembangan lembaga ke Program Aplikasi yang disediakan IT secara online
Laporan Keuangan
Sekretaris Prodi menyerahkan
hard copy Laporan Keuangan yang telah disetujui Ketua Prodi dan disahkan Wakil Dekan II ke
Biro Admistrasi Umum dan Keuangan Maks. 1 bulan setelah kegiatan selesai Laporan Keuangan, Tanda Terima Laporan
Biro Keuangan melakukan
penilaian Laporan Keuangan sebagai dasar pertimbangan pencairan anggaran berikutnya
KaPMP Prodi melakukan
pengecekan/monitoring terhadap arsip Laporan
Kegiatan dan Laporan Keuangan
Setiap minggu
KaPMP Prodi meng-input-kan
catatan hasil monitoring Laporan Kegiatan dan Laporan Keuangan ke Program Aplikasi yang disediakan IT secara online Setiap minggu 1 2 2 3 4 5 5 6 5 7 8 9 7 10
Alur Kerja (Lanjutan) Kegiatan Unit Waktu Dokumen Do sen K aPMP Pro d i K etua / Sekr etaris Pro d i De kan / P D I I B iro A d m . Um u m d an K eu angan Pem b antu Rekt or I
Pelaporan Kegiatan Pengembangan Dosen Dosen meng-upload
Laporan Kegiatan dan Keuangan yang terkait pengembangan dosen ke Program Aplikasi yang
disediakanPuskom secara
online Maks. 2 minggu setelah kegiatan selesai
Dosen menyerahkan soft
file Laporan Kegiatan terkait beserta bukti-bukti fisik pelaksanaan kegiatan (foto kopi atau asli) kepada Ketua Prodi; selanjutnya Ketua Prodi mengikuti prosedur 6.3.1-6.3.3 di atas Maks. 2 minggu setelah kegiatan selesai
Dosen menyerahkan soft
file Laporan Keuangan kegiatan terkait beserta bukti-bukti fisik penggunaan anggaran kegiatan (foto kopi atau asli) kepada Sekretaris
Prodi; selanjutnya
Sekretaris Prodi mengikuti prosedur 6.3.5-6.3.7 di atas Maks. 2 minggu setelah kegiatan selesai
Ketua Prodi menyusun
Laporan Kegiatan seluruh kegiatan dalam 1 tahun, memintakan pengesahan kepada Dekan, dan menyerahkan hard copy Laporan Kegiatan tersebut ke Pembantu Rektor I paling lambat bersamaan dengan pengajuan
anggaran tahun berikutnya
Maks. bersamaan dengan pengajuan anggaran tahun berikutnya Laporan Kegiatan Tahunan, Tanda Terima Laporan 11 12 12 14 14 14 13 13
7. ARSIP
7.1. Laporan Kegiatan 7.2. Laporan Keuangan 8. LAMPIRAN
8.1. Formulir Laporan Kegiatan 8.2. Formulir Laporan Keuangan
8.3. Formulir Tanda Terima Laporan RPPS/RPF
Disahkan oleh:
Prof. Ir. Frans U. Datta, M.App.Sc, Ph.D Rektor Diperiksa oleh: …. Ketua SPI Dipersiapkan oleh: ... KaPMP Prodi
