BAB II
SEJARAH BERDIRINYA PERPUSTAKAAN USU 2.1. Latar Belakang Berdirinya Perpustakaan USU
Perpustakaan merupakan unit kerja yang berupa tempat mengumpulkan, menyimpan dan memelihara koleksi bahan pustaka yang dikelola dan diatur secara sistematis dengan cara tertentu untuk digunakan secara kontiniu oleh pemakainya sebagai sumber informasi. Oleh karena itu berdirinya Perpustakaan USU mencakup lima unsur yaitu:
1. Tempat mengumpulkan, menyimpan dan memilih koleksi bahan pustaka. Mengumpulkan berarti ada usaha dari perpustakaan untuk mengadakan koleksi bahan pustaka tertentu. Hal ini dapat dilakukan untuk memenuhi kebutuhan masyarakat USU dalam bidang informasi. Koleksi bahan pustaka digunakan untuk menunjukkan bahwa yang dikumpulkan, disimpan dan dipelihara dalam perpustakaan itu tidak hanya buku tetapi juga semua bahan yang memuat informasi yang berhubungan dengan proses belajar mengajar, penelitian dan pengabdian terhaadap masyarakat. Bahan pustaka dapat berupa rekaman kaset atau piringan hitam, gambar-gambar, film, maupun jenis publikasi lainya.
2. Koleksi bahan pustaka diatur secara sistematis dengan cara tertentu.
Sebuah perpustakaan yang baik harus memiliki sistem tertentu yang dipegang untuk mengolah dan mengelola koleksi itu. Perpustakaan USU menggunakan sistem untuk mengolah dan menyajikan informasi kepada seluruh civitas akademika. Sebab koleksi yang banyak dan tidak diatur akan menyulitkan dalam menemukan bahan
informasi yang dicari. Sistem pengaturan bisa dipergunakan adalah sistem klasifikasi (pengelompokan).
3. Digunakan secara terus-menerus oleh pemakainya
Koleksi yang ada di Perpustakaan USU dimaksudkan untuk digunakan bagi pemakainya. Perpustakaan USU menyediakan bahan informasi yang sesuai dengan kebutuhan pemakainya. Karena hal ini berpengaruh terhadap selera pemakai untuk berkunjung ke perpustakaan.
4. Sebagai sumber informasi.
Pendirian Perpustakaan USU dengan tujuan untuk memberikan informasi kepada pengguna. Perpustakaan sebagai sumber informasi harus memberikan pelayanan yang terbaik bagi pengguna. Untuk memperoleh informasi pengguna dapat memakai berbagai cara mulai membaca di perpustakaan, meminjam dan membawa pulang bahan bacaan.
5. Merupakan suatu unit kerja.
Perpustakaan USU setelah berdiri memiliki unit kerja. Unit kerja akan memperlancar jalanya kinerja perpustakaan. Sebagai unit kerja Perpustakaan USU memiliki tiga komponen yang mendukung pelaksanaan program perpustakaan yaitu petugas, sarana dan biaya.9
Seiring dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi, berkembang pula konsep perpustakaan. Dengan mengingat situasi perkembanganglobal membuka pintu terhadap masuknya kemajuan. Oleh karena itu perpustakaan perlu
9
Nurhadi Muljani, Sejarah Perpustakaan dan Perkembangannya di Indonesia, Yogyakarta : Andi Offset, 1983. hlm. 6.
menyesuaikan diri bukan hanya menangani koleksi sumber belajar dalam bentuk media audiovisual, dan kemungkinan masuknya fungsi-fungsi yang lain. Perpustakaan menjadi pusat sumber belajar. Pusat sumber belajar adalah perpaduan antara fungsi perpustakaan dan pusat multi media untuk menunjang kegiatan belajar-mengajar dalam suatu lembaga pendidikan.10
Kehadiran Perpustakaan USU tidak hanya dirasakan sebagai tempat melestarikan pengetahuan tetapi juga untuk mengembangkan ilmu pengetahuan itu sendiri. Oleh karena itu, dari berbagai unit fasilitas yang harus tersedia dalam rangka pembinaan dan peningkatan mutu pendidikan di Perguruan Tinggi USU adalah perpustakaan. Tugas pokok Perpustakaan USU adalah menghimpun, menyediakan, mengolah, memelihara dan mendayagunakan semua koleksi bahan pustaka,
Lembaga perpustakaan menjadi solusi untuk menambah ilmu pengetahuan. Pusat belajar bersama tidak hanya bermanfaatr untuk membantu proses pendidikan dan pembelajaran sekolah dan lembaga tetapi juga lembaga-lembaga lain sepanjang bersangkutan degna proses pendidikan dan pembelajaran maupun di masyarakat pada umumnya. Tujuan utama pusat sumber belajar adalah meningkatkan efektifitas dan efisiensi proses belajar mengajar melalui pengembangan instruksional. Pengembangan instruksional adalah proses yang sistematis dan berkelanjutan yang membantu guru, dosen, instruktur merencanakan kegiatan belajar-mengajar pada lembga pendidkan.
10
Kontak Ginting, Perpustakaan Sebagai Pusat Sumber Belajar, Medan: USU PRESS, 2002, hlm. 9.
menyediakan sarana pemanfaatannya dan melayani pengguna yang membutuhkan informasi dan bahan bacaan.
Perpustakaan USU adalah salah satu unsur penunjang bagi kegiatan akademik di lingkungan USU yang berbentuk Unit Pelaksana Teknis (UPT).11
Seiring dengan berkembangnya kebutuhan akan informasi secara luas maka USU membangun perpustakaan baru yang dikenal dengan perpustakaan pusat USU. Gedung baru ini berlantai empat yang luasnya lebih kurang 6000 meter bujur
Penyelenggaraan perpustakaan sebagai sumber belajar merupakan suatu keharusan dan amat penting dalam pendidikan. Pendidikan Tinggi tidak mungkin dapat terselenggara dengan baik jika para dosen dan para mahasiswa tidak didukung oleh sumber belajar yang diperlukan untuk penyelenggaraan kegiatan belajar mengajar. Perpustakaan menjadi salahsatu sarana yang sangat penting dalam dunia pendidikan, terutama bagi perguruan tinggi.
Dimana dengan berdirinya perpustakaan ini telah banyak membantu para mahasiswa juga para dosen, serta para karyawan-karyawan yang ada di perpustakaan. Perpustakaan USU pada awalnya berdiri di tiap-tiap fakultas yang ada di dalam lingkungan USU dalam bentuk wadah yang sederhana. Hal ni disebabkkan karena beberapa fakultas sebagai cikal bakal USU yang berdiri sendiri, seperti fakultas Kedokteran, Perpustakaan Fakultas Hukum, perpustakaan fakultas teknik, perpustakaan fakultas sastra, fakultas Ilmu social, perpustakan fakultas MIPA, Fakultas Pertanian dan perpustakaan kesehatan masyarakat yang berada di fakultas masing-masing.
11
sangkar. Dgedung ini digunakan untuk ruangan kerja, ruangan referensruang stock, ruang majalah dan ruang ilmiah. Lantai satu menyediakan ruang baca. Untuk melaksanakan tugas prepustakaan, maka karyawan perpustakaan fakultas di pindahkan atau diutasikan ke perpustakaan pusat USU. Awalnya perpustakaan pusat usu memiliki karyawan berjumlah 54 orang.12
Data terrsebut juga dikirmkan ke dikti untuk diteruskan ke unit koordinasi kegiatan perpustakaan untuk mendukung sistem jaringan perpustakaan PTN.
Pelayanan perpustakaan pada awal berdirinya masih mengalami kendala termasuk lambat. Hal ini disebabakan proses peminjaman dan peminjaman di perpustakaan masih menggunakan sistem manual. Saat itu ibu Ramla Sari selaku pimpinan perpustakan menyarankan suatu penggunaan computer agar kegiatan kerja di bagian sirkulasi berjalam cepat dan lancer. Dimana dengan penggunaan komputer perpustakaan dapat melacak siapa yang meminjamkan buku dan apakah seseorang dapat memberikan suarat keternagan bebas pinjaman bila masih mempunyai buku.
Sebab universitas mewajibkan universitas wajib untuk mengambil surat keterangan bebas pinjam. Perpustakaan mulai mengadakan pengolahan manual ke computer agar pelayanan-pelayanan dapat dibutuhkan dapat dilaksanakan secara terattur berkesinambungan. Pengalihan tersebut direncanakan secara bertahap mengingat besarnya jumlah reKcor yang harus dialihkan ke dalam media computer. Untuk tahap pertama, perpustakaan telah memasukkan data disertasi, tersis dan laporan penelitian ke dalam computer CDS/ISIS sesuai dengan yang direncanakan rekomendasikan oleh dikti.
12
Perpustakaan memperhatikan kemudahan bagi pemakaian perpustakaan dan keadaan karyawan perpustakaan. Perpustakaan mulai mengadakan kerjasama dengan pihak swasta, dimana layanan kerjasama ini dalam bentuk pengadaan fotocopy perpustakaan yang ditangani oleh pihak swasta di gedung perpustakaan. Hal ini dimaksudkan untuk memberikan kemudahan kepada pemakai untuk membuat kopi bahan pustaka yang tidak bisa dibawa pulang, misalnya jurnal dan buletin.
Fasilitas ini juga dapat menghindarkan bahan pustaka dari kerusakan jika difotokopi diluar gedung perpustakaan. Perpustakaan memperhatikan keadaaan karyawan baik itu dalam bentuk peningktan pengetahuan maupun peningkatan kesejahteraan karyawan perpustakaan, memeberikan kesempatan untuk mengikuti kursus computer kepada dua staf untuk meningkatkan pengetahuan.
Pada tahun ajaran baru 1992/1993 mulai Oktober 1992 perpustakaan mulai mempergunakan sistem komputer dalam pembuatan kartu tanda anggota sebanyak 2900 buah.13 Namun pada penanganan administrasi keanggotaan masih menggunakan dua sistem manual dan komputer. Dengan banyaknya pertambahan buku yaitu buku-buku yang selesai diproses dan tersedianya rak-rak buku, maka perpustakaan harus melakukan reorganisasi tata letak dan tata ruang meliputi pekerjaan perancangan, pemindahan buku, rak dan perabot lainya serta penyusunan kembali bahan pustaka. Disamping perubahan tata letak koleksi dilakukan pembuatan ruangan baru untuk ruang kerja pelayanan antara lain:
13
2.2 Visi dan Misi Perpustakaan USU
Perpustakan sebagai sebuah unit kerja, baik yang berdiri sendiri maupun yang tergabung kepada unit organisasi yang membawahinya, sebaiknya perlu menetapkan visi dan misi, tugas dan fungsinya. Hal-hal tersebut merupakan pedoman, arah dan tuntutan untuk mencapai tujuan akhir. Oleh karena itu visi, misi, tugas dan fungsi perpustakaan disesuaikan dengan kebijakan dan keinginan lembaga induknya.
Visi adalah cara memandang tentang kondisi dan situasi di masa depan. Visi juga dapat diartikan sebagai suatu mimpi tentang masa depan tetapi menjadi kenyataan. Visi perpustakaan perguruan tinggi tidak terlepas dari proses pelaksanaan Tri Dharma Perguruan Tinggi yakni pendidikan dan pengajaran, penelitian, dan pengabdian terhadap masyarakat. Perpustakaan perguruan tinggi dapat dikembangkan sebagai perpustakaan penelitian.
Misi merupakan penjabaran lebih lanjut dari visi. Misi untuk setiap perpustakaan berbeda sesuai dengan tugas yang dikerjakan. Perpustakaan merupakan suatu unit perangkat penunjang dalam kegiatan akademis yang berfungsi sebagai sumber informasi dan menunjang akademis yang berfungsi sebagai sumber informasi dan menunjang akademis penelitian. Maka Perpustakaan USU harus dapat berfungsi: Jantung dari semua program pendidikan fakultas, yaitu harus mampu membantu dan menjadi pusat dari semua perpustakaan.
Perpustakaan Pusat USU memiliki Visi dan Misi. Visi perpustakaan USU adalah menjadi perpustakaan pendidikan tinggi terkemuka di Indonesia dalam
pelayanan penggunanya.14
1) Mendukung fungsi pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat USU dengan mengidentifikasi, memilih, mengatalog, memproses dan menjadikan bahan pustaka yang tersedia dengan memperhatikan faktor relevansi, kemutakhiran, keseimbangan dan pemeliharaan koleksi.
Misi dari perpustakaan USU adalah :menyediakan akses terhadap informasi dan layanan informasi secara tepat waktu, tepat guna dan efektif untuk mendukung fungsi Tri Dharma USU melalui pengadaan dan penyediakan bahan pustaka baik cetak maupun elektronik dan membantu mahasiswa dan dosen sehingga menjadi terampil dalam menemukan informasi yang relevan dengan kebutuhan mereka. Untuk itu perpustakaan USU memiliki tujuan sesuai dengan tugas, visi dan misi yang dimiliki perpustakaan. Tujuan Perpustakaan Pusat USU antara lain:
2) Menyediakan fasilitas yang memudahkan penggunaan koleksi dan pelayanan perpustakaan
3) Mengupayakan perencanaan keuangan yang efektif untuk pengembangan perpustakaan
4) Merencanakan, mempromosikan, mengimplementasikan dan mengevaluasi kegiatan. Perpustakaan dalam kerangka proses penyelenggaraan pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian pada masyarakat di lingkungan USU.
14
Panduan Tentang Perpustakaan Universitas Sumatera Utara, Medan: USU Press, 2004, hlm. 1.
5) Mengupayakan agar pelayanan perpustakaan disediakan secara efektif dan efisien dengan memanfaatkan perkembangan teknologi informasi dan komunikaasi.
6) Mengupayakan manajemen dan struktur organisasi yang tepat untuk mencapai tujuan dan sasaran perpustakaan.
7) Menciptakan suatu lingkungan, peluang, kondisi yang tepat untuk memungkinkan staf dapat mencapai kerja yang baik dan meningkatkan karier.15
8) Menyediakan suatu lingkungann fisik tepat untuk memenuhi kebutuhan koleksi pengguna dan staf yang berbeda.
9) Menciptakan dan memelihara komunikaasi dua arah yang efektif baik di dalam maupun diluar perpustakaan.
10) Mengevaluasi perkembangan proses rencana strategis perpustakaan.16
Perpustakaan Universitas Sumatera Utara sebagai Perpustakaan Akademik telah dan terus memainkan peran yang sangat penting dalam pencapaian Tri Dharma Perguruan Tinggi. Oleh karena itu, Perpustakaan Pusat USU sangat diperlukan untuk penelitian, pendidikan dan pengajaran dan pengabdian terhadap masyarakat.
15
Ibid., hlm 2
16
Pra Studi Kelayakan Peningkatan Prasarana dan Sarana Perpustakaan USU, Medan: USU,1997, hlm. 11.
Perpustakaan Pusat USU mencakup 3 bagian: pertama pembentukan perpustakaan, pengelolahan dan pembinaan perpustakaan.17
Sebuah perpustakaan yang dibangun oleh suatu lembaga didasarkan atas berbagai pertimbangan, alasan, dan kebutuhan yang berkaitan dengan tugas pokok lembaga yang bersangkutan. Lembaga dapat mempunyai pengertian meliputi Instansi Pemerintah, Departemen, Badan, Kantor, Perusahaan Swasta, Sekolah, Perguruan Tinggi dan Komunitas di dalam masyarakat. Di dalam pembentukan perpustakaan dibutuhkan sumber daya manusia. Sumber daya manusia tersebut dapat dikelompokkan ke dalam empat kelompok. Pemimpin, Pustakawan, Pegawai Peklaksana Teknis, Pegawai Administrasi.
Pertama, Pembentukan Perpustakaan.
18
1) Pada lembaga tersebut memang harus dibentuk sebuah perpustakaan.
Alasan pentingnya pembentukan perpustakaan bagi suatu lembaga harus memiliki kategori sebagai berikut:
2) Organisasi tersebut telah disusun suatu rencana tentang pembentukan perpustakaan bagi organisasi yang bersangkutan.
3) Adanya kebijakan dari pimpinan lembaga sebagai dasar untuk membentuk perpustakaan untuk memperlancar kegiatannya.
4) Untuk meningkatkan layanan publik. 5) Telah tersedia anggaran yang dibutuhkan.
17
Sutarno NS, Perpustakaan dan Masyarakat, Jakarta: Sagung Seto, hlm. 77.
18
Sebuah perpustakaan yang akan dibentuk atau didirikan akan berwujud suatu lembaga atau badan yang merupakan unsur-unsur:
a. Surat Keputusan Organisasi b. Gedung dan ruangan c. Koleksi bahan pustaka
d. Pengadaan perlengkapan dan perabot e. Pengadaan sistem atau metode
f. Pengadaan mata anggaran
g. Pengangkatan kepala perpustakaan pustakawan, dan tenaga kerja lain.
Pembentukan sebuah perpustakaan tidak terlepas dari ketujuh unsur diatas sebagai wujud perpustakaan baru.
Kedua, Pengelolaan Perpustakaan
Setelah perpustakaan didirikan atau dibangun selanjutnya perpustakaan itu akan beroperasi melaksanakan tugas dan fungsinya. Pameran utama pelaksanaan tugas dan fungsi perpustakaan adalah pimpinan. Pemimpin perpustakaan ini yang mengelola seluruh kegiatan yang berlangsung di perpustakaan. Tugas mengelola perpustakaan adalah yang berhubungan dengan hal-hal teknis operasional sebuah perpustakaan yang dimulai dari proses perencanaan atas seluruh kegiatan, termasuk peralatan, waktu, sumber daya manusia, biaya dan sebagainya.
Bagi suatu perguruan tinggi perpustakaan merupakan sarana yang penting pada setiap program pendidikan dan pengajaran maupun penelitian serta pengabdian terhadap masyarakat. Tanpa mempunyai perpustakaan mustahil perguruan tinggi
dapat menjalankan misinya. Oleh karena itu, koleksinya harus sesuai dengan kebutuhan pengguna.
Ketiga, Pembinaan Perpustakaan.
Pembinaan adalah suatu usaha atau tindakan dan kegiatan yang dilakukan secara berdaya guna untuk memperoleh hasil yang lebih baik. Pembinaan perpustakaan merupakan kelanjutan setelah pembentukan atau pendirian perpustakan. Pembinaan perpustakaan bermaksud agar perpustkaaan mampu menampung perkembangan informasi, ilmu pengetahuan dan teknologi serta kecenderungan kebutuhan pemakai. Pembinaan perpustakaan mencakup koleksi bahan pustaka, sumber daya manusia, gedung, sarana dan prasarana, anggaran, dan layanan perpustakaan. Pembinaan perpustakaan adalah suatu kegiatan yang dilakukan secara terus menerus agar segala sesuatunya berjalan pada jalur yang benar sehingga dapat mengikuti perkembangan yang terjadi disekitarnya. Pembinaan perpustakaan mencakup: gedung, sarana dan prasarana, ketenagaan, koleksi, layanan, anggaran, penelitian dan pengembangan. Pembinaan perpustakaan dilakukan sesuai dengan situasi dan kondisi serta kebutuhan yang dihadapi.
Perpustakaan Perguruan Tinggi adalah perpustakaan yang berada dalam suatu Perguruan Tinggi dan merupakan unit yang menunjang Perguruan Tinggi yang bersangkutan dalam mencapai tujuannya. Perpustakaan Perguruan Tinggi didirikan untuk menunjang pelaksanaan program perguruan tinggi sesuai denganTri Dharma Perguruan Tinggi yaitu, pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian terhadap masyarakat. Tugas Perpustakaan Perguruan Tinggi adalah untuk menyusun
kebijakan dan melakukan tugas rutin untuk mengadakan, mengolah dan merawat bahan pustaka serta mendayagunakannya baik bagi civitas akademika maupun masyarakat kampus.19
Pendirian Perpustakaan Pusat USU sesuai dengan Instruksi Menteri Perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan No. 9 Tahun 1962 Tentang Perpustakaan
.
Tugas Perpustakaan Perguruan Tinggi dapat dirinci:
1. Mengikuti perkembangan kurikulum serta perkuliahan dan menyediakan bahan-bahan yang dibutuhkan untuk pengajaran.
2. Menyediakan bahan pustaka yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas-tugas dalam rangka studinya.
3. Mengikuti perkembangan mengenai program penelitian yang diselenggarakan di lingkungan perguruan tinggi induknya dan berusaha menyediakan literatur ilmiah dan bahan lain yang diperlukan peneliti.
4. Memutakhirkan koleksi dengan mengikuti terbitan-terbitan yang diperlukan baru baik berupa tercetak maupun tidak tercetak.
5. Menyediakan fasilitas yang memungkinkan pengguna mengakses perpustakaan lain maupun pangkalan-pangkalan data melalui jaringan lokal (internet maupun global dalam rangka pemenuhan kebutuhan informasi yang diperlukan.
Perpustakaan perguruan tinggi bertujuan mendukung lembaga induknya dalam pelaksanaan Tri Dharma Perguruan Tinggi, yang mengembangkan berbagai bidang studi, berupa segala kebutuhan informasi dengan cepat, baik untuk memenuhi kebutuhan pendidikan, pengajaran, penelitian dan pengabdian masyarakat.
19
Pusat pada Universitas Negeri.20
Perpustakaaan ini diresmikan pemakaiannya oleh Menteri Pendidikan dan Kebudayaan pada tanggal 1 Juli 1970 dan sebagai Direkturnya ditunjuk Bapak Prof. Adham Nasution seorang Sarjana Sosiologi Politik yang mempuyai pendidikan tambahan tentang buku di Amerika dan bukan seorang pustakawan. Dalam menjalankan visi dan misi perpustakaan, Adham Nasution di bantu oleh beberapa tenaga berpengalaman. Kemudian atas bantuan Konsulat Amerika di Medan bekerja sama dengan United Stated Information Srvice (USIS), beberapa orang tenaga perpustakaan dilatih untuk mengelola buku yang ada di perpustakaan pusat USU selama 4 bulan.
Pada pelita pertama tahun anggaran 1969/1970, Universitas Sumatera Utara mendapat jatah dari pemerintah pusat melalui biaya APBN untuk membangun sebuah perpustakaan. Gedung Perpustakaan Pusat USU yang pertama terletak di Fakultas Sastra terletak di ruang Tata Usaha Sastra.
21
Pada tahun 1974 direktur perpustakaan USU diganti oleh Rustam Effendi,M.A, adalah seorang yang mendapat pendidikan perpustakaan di Amerika. Tidak lama kemudian jabatan direktur perpustakaan dijabat kembali oleh Adham Nasution karena Rustam Effendi mendapat tugas belajar ke Amerika. Jumlah bahan pustaka pada waktu peresmian Perpustakaan Pusat USU sebanyak 3.360 Eksemplar yang merupakan sumbangan dari The Asia Foundation, kemudian atas bantuan Konsulat Amerika di Medan bekerja sama dengan USIS Medan. Seiring berjalannya waktu, koleksi perpustakaan USU semakin bertambah, baik melalui pembelian
20
Dahlia Sembiring, Pemanfaatan Koleksi perpustakaan Pusat USU guna peningkatan Mutu
Ilmiah, Medan: Fakultas Sastra, 1984, hlm. 8. 21
maupun hadiah. Pada tahun 1977 koleksi Perpustakaan Pusat USU berjumlah 11.000 eksemplar, sehingga diadakan penambahan gedung yang berdampingan dengan gedung induk.22
Perkembangan koleksi perpustakaan membutuhkan ruangan yang lebih luas. Dengan menggunakan dana APBN Sumatera utara 1977/1978 dibangunlah Gedung baru perpustakaan berlantai dua yang juga terletak di lokasi Fakultas sastra. Luas gedung ini 1050 Meter persegi. Walaupun semua Fakultas pindah ke Padang Bulan dan Perpustakaan Pusat telah berdiri, Perpustakaan-Perpustakaan Fakultas masih
Karena gedung perpustakaan tidak terencana, maka sesuai dengan pertimbangan perlu adanya gedung perpustakaan yang baru.
Oleh sebab itu, pada tahun 1977 atas bantuan Gubernur Sumatera Utara Marah Halim dibangunlah gedung baru perpustakaan USU. Anggaran pembangunan gedung tersebut berasal dari Anggaran Pendapatan Belanja Negara( APBN) sebesar Rp.3.000.000. gedung perpustakan bertingkat dua yang pembangunannya dikerjakan oleh PT.Sederhana Lestari Medan. Pemakaian gedung tersebut baru dilaksanakan pada awal tahun 1979 dan bangunan lama atas kebijakan Rektor diserahkan pamakainya kepada Fakultas Sastra Universitas Sumatera Utara. Pada tahun 1980 USU membuka fakultas baru ilmu sosial dimana pimpinan diserahkan kepada Adham Nasution. Akibatnya jabatan Direktur perpustakaan harus dilepaskan. Sejak tahun 1981 Direktur perpustakaan Pusat USU diserahkan pimpinanya kepada Ibu Ramla Sari dari perpustakaan Fakultas Hukum USU dimana Ramla Sari juga alumni Fakultas Sastra Jurusan Ilmu perpustakaan.
22
Wawancara dengan Nurdi Salmy sebagai Kepala Bidang di Perpustakaan USU, 27 Agustus 2010.
tetap berada di Fakultas masing-masing. Pada waktu itu terdapat tujuh perpustakaan Fakultas yang merupakan unit-unit dari fakultas-fakutas dan bertanggung jawab langsung kepada Dekan masing-masing. Ketujuh perpustakaan fakultas tersebut adalah Hukum, Kedokteran, MIPA, FKM, Pertanian, Ekonomi, dan Kedokteran Gigi. Unit-unit tersebut masing-masing berdiri sendiri dan tidak ada hubungan organisasi antara Perpustakaan Pusat USU dengan perpustakaan-perpustakaan Fakultas.
Mengingat adanya penambahan buku yang semakin banyak, tentu menambah ruang baca, maka pada tanggal 2 Nopember 1987 oleh Menteri Pendidikan Prof.Dr. Fuad Hasan, maka diresmikanlah gedung baru Perpustakaan pusat USU berlantai empat yang terletak di tengah-tengah kampus dan mempunyai luas 6.090 Meter persegi. Perpustakaan Pusat menempati gedung baru ini sejak tanggal 1 Juli 1988.
Sebelum tahun 1988 Perputakaan USU masih disebut dengan nama Perpustakaan Pusat USU karena pada saat itu tiap-tiap fakultas mempunyai perpustakaan fakultas masing-masing. Maka pengadaan koleksi langsung ditangani oleh masing-masing fakultas tanpa adanya koordinasi atau kerjasama antara Perpustakaan Fakultas. Hal ini membuat adanya duplikasi koleksi (koleksi yang judulnya sama dan jumlahnya sama).
Sasaran didirikannya Perpustakaan USU adalah masyarakat Perguruan Tinggi yang terdiri dari para staf pengajar (dosen), mahasiswa, peneliti dan setiap orang yang terlibat dalam kegiatan akademik (civitas akademika). Penyelenggara perpustakaan USU adalah lembaga pendidikan tinggi USU.
2.3 Faktor-faktor yang Melatarbelakangi Berdirinya Perpustakaan USU
2.3.1 Kebutuhan Civitas Akademika
Salah satu faktor pendorong berdirinya perpustakaan adalah adanya pengguna. Perpustakaan didirikan untuk memenuhi kebutuhan informasi bagi pengguna.23 Perpustakaan perguruan tinggi didirikan untuk mendukung proses pembelajaran. Pengguna adalah orang atau badan yang akan menggunakan perpustakan. Civitas Akademika adalah seluruh lapisan masyarakat yang ada di lingkungan perguruan tinggi, mahasiswa, staf pengajar dan karyawan perpustakaan tentu membutuhkan keberadaan perpustakaan, memiliki hak, akses memperoleh layanan informasi secara cepat dan tepat dalam rangka memenuhi kebutuhannya.24
Perpustakaan USU didirikan karena adanya masyarakat yang memerlukan bahan bacaan dan informasi.
Pendirian perpustakaan USU tidak hanya menyimpan informasi tetapi menyajikannya untuk publik sebagai tugas yang diemban. Masyarakat yang sejak awal ditargetkan untuk menjadi pelanggan, konsumen informasi dan pemakai terus diperbaiki agar tertarik, berminat dan terbiasa berkunjung ke perpustakaan. Salah satu faktor pendukung didirikannya Perpustakaan USU adalah kebutuhan masyarakat.
25
23
Rachman Hermawan, Op.cit., hlm. 13.
24
Suryawan, Pengaruh Jabatan Fungsional Pustakawan terhadap Kinerja Pustakawan pada
BAPERSDA, Medan : USU, 2009, hlm.155. 25
Rachman Hermawan, Op. cit., hlm.10.
Masyarakat yang dimaksud yaitu orang yang ada disekitar perguruan tinggi USU yang akan menggunakan perpustakaan. Seiring perkembangan teknologi dan informasi tidak bisa dipungkiri civitas akademika sangat
membutuhkan bahan informasi untuk mengetahui perkembangan zaman.26
Kebijakan yang digariskan perpustakaan merupakan dasar pelaksanaan tugas pokok dan fungsi organisasi, sehingga keberadaan perpustakaan akan menjadi satu kesatuan di dalam organisasi.
Hal ini merupakan salah satu bagian dari latar belakang berdirinya Perpustakaan USU. Perpustakaan USU juga dibutuhkan perguruan tinggi USU memenuhi program perguruan tinggi.
2.3.2 Kebijakan Pemerintah
Perpustakaan sebagai sebuah lembaga menyangkut berbagai aspek dan komponen antara lain sumber daya manusia, sumber daya fisik, sumber finansial, sumber informasi dan sumber daya lain yang diperlukan. Adapun pertimbangan yang paling mendasar adalah keputusan yang ditetapkan oleh pejabat atau orang-orang yang berwewenang secara sah dan legal. Kebijakan biasanya berbentuk dasar hukum seperti undang-undang, keputusan pejabat, pedoman, peraturan perundang-undangan dan rencana strategis serta arah untuk mencapai tujuan tertentu.
27
Pemerintah telah mengeluarkan kebijakan di bidang perpustakaan baik tingkat pusat/nasional maupun tingkat daerah atau wilayah. Kebijakan pemerintah tersebut Peran pemerintah di bidang perpustakaan sangat besar, dapat dikatakan bahwa perkembangan perpustakaan perguruan tinggi sangat bergantung kepada pemerintah. Pembinaan dan pengembangan perpustakaan tidak dapat dilepaskan dari peran pemerintah.
26
Ibid., hlm. 15.
27
tertuang dalam peraturan perundang-undangan, Keputusan Presiden (Keppres), Peraturan Pemerintah (PP), Peraturan Menteri (Permen), Peraturan Daerah (Perda) dan Keputusan pejabat lain.28
a. Pertimbangan dan alasan tentang dibangunnya perpustakaan dan tindak lanjut. Masing-masing tersebut merupakan dasar, regulasi, kebijakan, pedoman, petunjuk pelaksanaan, petunjuk teknis yang secara berjenjang menurut ruang lingkup wewenang dan tanggung jawabnya yaitu, dari yang paling tinggi sampai paling rendah.
Kebijakan-kebijakan tersebut merupakan landasan hukum, petunjuk ataupun pegangan dalam pembentukan, pengelolaan dan pembinaan perpustakaan. Oleh karena itu, baik secara langsung maupun tidak, kebijakan pemerintah di bidang perpustakaan merupakan salah satu peluang yang memberikan motivasi dan inovasi dalam rangka dan upaya pengembangan perpustakaan perguruan tinggi.
Kebijakan biasanya dikeluarkan oleh pihak yang memiliki otoritas dan kewenangan untuk bagian hukum. Adakalanya kebijakan ini bersifat situasional dan untuk mengatasi atau menyelesaikan hal-hal yang bersifat mendesak. Contoh, kebijakan dalam bidang perpustakaan perguruan tinggi, Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor: 0122/0/1983 Tentang Organisasi dan Tata Kerja Universitas Sumatera Utara, Surat Keputusan Tentang Pembentukan Perpustakaan antara lain:
b. Tugas perpustakaan c. Fungsi perpustakaan
28
Dindiny Rossy, Faktor Penghambat Pustakawan BAPERSDA Propinsi Sumatera Utara
d. Syarat Kepala Perpustakaan dan pejabat lainya e. Tanggung jawab dan kewenangan
f. Struktur organisasi
g. Anggaran dan pembebanannya h. Kewajiban membuat laporan.29
Oleh karena itu, setiap peraturan perundang-undangan dan kebijakan merupakan salah satu sumber daya bagi perpustakaan. Semua peraturan dan ketentuan tersebut bersifat regulator atau pengaturan agar semua aktivitas perpustakaan dapat berjalan lancar dan tidak terjadi perbenturan dan kesalahan prosedur.
2.4 Komponen Perpustakaan 2.4.1 Sarana dan Prasarana
Keberhasilan perpustakaan dalam menjalankan tugasnya sangat tergantung dengan dipenuhinya beberapa syarat yang mencakup perkembangan koleksi, tenaga pustakawan yang mampu, anggaran biaya yang sesuai dengan kebutuhan dan gedung serta peralatan kerja yang memadai. Gedung Perpustakaan Universitas Sumatera Utara terletak di tengah-tengah kampus USU. Letak gedung Perpustakaan USU sangat strategis karena jaraknya tidak jauh dari fakultas yang ada di USU sehingga memungkinkan mahasiswa-mahasiswa dari berbagai fakultas yang ada di lingkungan USU untuk berkunjung, belajar bahkan menjadi anggota. Setiap tahun pengunjung
29
perputakaan pusat USU rata-rata berjumlah 13.000 orang sedangkan pengunjung tetap (anggota perpustakaan) pada tahun 1988-1989 berjumlah 1767 orang.30
1. Ruangan baca dengan ukuran 20 X 15 m
Gedung Perpustakaan USU terdiri atas dua lantai,
Lantai I
Terdiri dari lima ruangan yaitu:
2. Ruangan Direktur dan Kepala Tata Usaha dengan ukuran 5 X 5 m 3. Ruangan Tata Usaha dengan ukuran 4 X 4 m
4. Ruangan Shalat 5. WC
Lantai II
Terdiri atas lima ruanganyaitu:
1. Ruangan Koleksi dengan ukuran 20 X 10 m 2. Ruangan Referensi dengan ukuran 20 X 5 m
3. Ruangan Processing (pengolahan) dengan ukuran 10 X 5 m 4. Ruangan Sirkulasi dengan ukuran 4 X 5 m
5. Ruangan khusus majalah dan surat kabar dengan ukuran 10 X 5 m
Perpustakaan ini memiliki peralatan yang cukup memadai, walaupun masih kurang lengkap apabila memakai patokan syarat-syarat perpustakan, rak-rak buku, meja, lemari dan kursi baca yang tersedia.
30
Jam kerja merupakan salah satu faktor yang penting dalam melayani masyarakat yang dilayaninya. Sebagai tempat pusat belajar dan penyediaan sumber informasi, jam buka suatu perpustakaan hendaknya dapat memuaskan para pemakai jasa perpustakaan. Perpustakaan Pusat Universitas Sumatera Utara, sebagai Unit Pelakasana Teknis pada pagi hari mempunyai jam kerja yang sama dengan badan induknya. Tapi pada sore harinya perpustakaan USU jam buka yang kusus.
Untuk jelasnya jam buka Perpustakan USU sebagai berikut: Senin s/d Kamis : pukul 07.00-14.30.00 WIB
Jumat : pukul 07.00- 11.30 wib
Sabtu : pukul 07.30-13.00 WIB
Pada sore hari
Senin s/d Kamis : pukul 16.00-21.00 WIB.
Jumat : pukul 15.00-18.00 WIB
Hari Sabtu : tutup31
Fasilitas yang disediakan pada sore hari hanya penyediaan ruang baca untuk belajar pada lantai I. Sedangkan kegiatan lainya seperti peminjaman, pengembalian dan pelayanan lain ditiadakan.
32
Gedung atau ruangan Perpustakaan Pusat USU merupakan salah satu syarat mutlak dalam memberikan pelayanan pengguna. Karena perpustakaan harus memiliki tempat khusus dan tidak digabungkan dengan unit-unit kerja yang lain di satu ruangan. Oleh karena itu, Perpustakaan Pusat USU menempati ruangan tersendiri,
31
Basmi Sembiring, Suatu Tinjauan Terhadap Klasifikasi dan Katalogisasi Koleksi
Perpustakaan USU, Medan: USU PRESS, 1985, hlm. 6. 32
yang harus didesain dan ditata sedemikian rupa sehingga memenuhi persyaratan yang diperlukan.
Gedung Perpustakaan USU berada di tengah-tengah kampus Universitas Sumatera Utara. Pada awal berdirinya gedung perpustakaan ini berlantai dua dengan luas halaman yang cukup memadai. Setelah gedung baru perpustakaan USU berdiri nama perpustakaan Pusat tidak dipakai lagi. Nama perpustakaan pusat digunakan karena perpustakaan dipusatkan di fakultas Sastra mengingat adanya beberapa fakultas yang memiliki perpustakaan sendiri. Pada masing-masing lantai memiliki ruangan dengan luas ukuran yaitu:
Lantai I
Ruang baca dengan ukuran 4 X 4 m W.C masing-masing untuk pria dan wanita Ruang Shalat
Lantai II
Ruangan Tata usaha dengan ukuran 20 X 10 m Ruangan Referensi dengan ukuran 10 X 5 m Ruangan Sirkulasi dengan ukuran 4 X 5 m
Ruangan Koleksi khusus dengan ukuran 10 X 5 m
Gedung perpustakaan ini memiliki jendela di sekeliling dengan agak terbuka ruangan sehingga udara bebas ke seluruh ruangan. 33
33
Wawancara dengan Nurdi Salmy sebagai Kepala Bagian Pelayanan di Perpustakaan USU, 26 Agustus 2010.
Sarana dan prasarana yang lengkap akan memudahkan dalam memberikan pelayanan dan suasana kerja yang
memadai. Perpustakaan juga dituntut untuk memperhatikan dan mempertimbangkan semua aspek, baik konstruksi, bentuk, kekuatan, lokasi dan daya tampung koleksi dan perlengkapan yang akan dipergunakan, lingkungan, keamanan, keindahan, kenyamanan, kemudahan akses bagi pengunjung atau pengguna perpustakaan.
Sarana dan prasarana perpustakaan adalah semua barang, perlengkapan dan perabot maupun inventaris yang harus disediakan perpustakaan. Sarana dan prasarana terdiri dari perlengakapan, perabot, dan peralatan.34 Pengadaan peralatan dan perabot harus memperhatikan model, tipe mutu, ukuran, jumlah, jenis, warna dan lainya yang berhubungan dengan kegiatan perpustakaan. Dalam tahun 1988-1989, Perpustakaan USU memperoleh perabot dan peralatan yang dibiayai anggaran pembangunan DIP P2T dengan perician:
34
TABEL SARANA DAN PRASARANA PERPUSTAKAAN USU
Jenis Peralatan Jumlah (Buah)
1. Rak buku 2. Gantungan Koran 3. Kursi 4. Meja 5. Lemari 6. Stabilisator 7. Pesawat Televisi 8. Tape Recorder 9. Amflifier 10. Microfon 11. Speaker 12. Antena Parabola
13. Ceiling Fan & Kipas angin dinding 14. Jam dinding 15. Mesin Tik 16. Pesawat Telepon 17. Racun Api 18. Tangga Besi 19. Komputer 624 8 1.158 1.151 23 15 12 12 3 3 7 1 9 27 24 8 4 10 15 Sumber: Laporan Tahunan Perpustakaan Pusat USU 1994
2.4.2 Tenaga Kerja Perpustakaan Pusat USU
Dari kelima komponen perpustakaan USU masalah tenaga terampil sangat menentukan lajunya roda kegiatan perpustakaan. Tegasnya dapat dikatakan bahwa tenaga pengelola yang kompeten dan kualitas adalah suatu hal yang mutlak. Menteri Pendidikan dan Kebudayaan dalam salah satu pidatonya pada upacara pembukaan Kongres II Ikatan Pustakawan Indonesia di Denpasar 21 Juni 1980 mengatakan Seorang pustakawan harus berusaha generalis. Ia harus berusaha untuk mengetahui semua bidang ilmu pengetahuan, paling sedikit secara garis besar, sehingga ia mampu melihat kekurangan-kekurangan buku yang diperlukan, mampu mengisi perpustakaanya secara proporsional dipandang dari segi ilmu pengetahuan, mampu member petunjuk kepada peminat-peminatnya.
Tenaga kerja perpustakaan adalah semua orang yang berasal dan bekerja di perpustakaan, baik sebagai staf maupun pelaksana teknis operasional. Pembinaan ketenagaan berkaitan dengan sumber daya manusia. Oleh karena itu, sumber daya manusia merupakan faktor yang sangat penting. Perpustakaan Pusat USU harus melakukan pengembangan terhadap sumber daya manusia. Pengembangan sumber daya manusia dilakukan sesuai dengan perkembangan dan kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi. Pada tahun 1989 Jumlah seluruh tenaga kerja pada Perpustakaan Pusat USU sebanyak 68 orang termasuk 7 orang tenaga Satpam.35 Dari jumlah tersebut 18 orang diantaranya masih berstatus tenaga harian (honorer).
35
2.4.3 Anggaran Perpustakaan USU
Anggaran merupakan unsur kedua seteleh unsur manusia dalam pengembangan perpustakaan. Pada dasarnya semua perpustakaan memerlukan tersedianya uang sebagai biaya penyelenggaraan dan pengembangan semua kegiatan perpustakaan.36
Perpustakaan sebagai pusat informasi, dimana terdapat berbagai macam disiplin ilmu yang sangat dibutuhkan oleh pemakai perpustakaan. Perpustakaan USU sebagai Perpustakaan Universitas tentu akan mendapat kunjungan dari pamakainya, mahasiswa sebagai pemakai aktif dari mulai tingkat persiapan sampai tingkat sarjana dengan tingkat kebutuhan informasi yang berbeda pula sesuai dengan tingkat kebutuhan. Begitu juga staf pengajar dalam memberikan pengajaran tentu sedikit banyaknya membutuhkan kloleksi buku-buku dalam membantu proses belajar
Anggaran diperlukan untuk melakukan kegiatan termasuk menggaji pegawai. Sebagian besar dana digunakan untuk pengadaan koleksi bahan pustaka. Sumber pembiayaan untuk mempertahankan apa yang sudah dimiliki perpustakaan untuk bertahan apalagi untuk terus berkembang. Tanpa tersedianya anggaran biaya akan sangat sulit bagi perpustakaan untuk bertahan. Anggaran Perpustakaan Pusat USU disediakan oleh lembaga USU sebagai penyelenggara. Dalam hal ini lembaga USU merupakan milik pemerintah. Oleh karena itu, anggaran perpustakaan USU berasal dari Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara (APBN).
2.4.4 Pengunjung Perpustakan USU
36
mengajar.37 Peneliti juga sangat membutuhkan bahan informasi yang dapat mendukung penelitian sehingga diperoleh hasil yang bermutu dari penelitian tersebut. Kunjungan banyak dilakukan mahasiswa pada saat menjelang ujian semester. Hal ini dikarenakan mahasiswa banyak mendapat tugas akhir semester dari dossen pengasuh mata kuliah. 38
1. Bahan Tercetak, seperti buku, majalah, surat kabar, tesis, skripsi, selebaran, dan lain sebagainya yang dicetak berbasis kertas.
2.4.5 Koleksi Perpustakaan USU
Koleksi Perpustakaan USU sangat beraneka ragam. Hal ini disesuaikan dengan kebutuhan civitas akademika. Bahan pustaka yang tersedia di Perpustakaan USU dapat dikelompokkan dalam dua bentuk yaitu:
2. Bahan terekam, seperti kaset.
Koleksi merupakan semua bahan pustaka yang dikumpulkan, diolah dan disimpan untuk disebarluaskan kepada masyarakat pengguna informasi. 39
37
Wawancara dengan Nurdi Salmy Kepala Bidang Pelayanan Perpustakaan USU, di Perpustakaan USU, 27 Agustus 2010.
38
Wawancara dengan Eunike Mahasiswa Fakultas Kesehatan Masyarakat di Perpustakaan USU, pada 26 Agustus 2010.
39
Rakhmat Natajumena, Op.cit., hlm.11.
Penyediaan koleksi perpustakaan Perguruan Tinggi bertujuan untuk menunjang pelaksanaan program pendidikan, pengajaran, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. Oleh karena itu, koleksi perpustakaan USU tidak hanya disajikan bagi para mahasiswa, pengajar, dan peneliti, tetapi juga bagi masyarakat yang
memerlukannnya. Koleksi bukan dilihat dari jumlah eksemplarnya tetapi lebih kepada kualitas isi, jumlah judul, dan kemutakhirannya.
Perpustakaan perguruan tinggi berperan sebagai unit sarana kelengkapan pusat suatu perguruan tinggi yang bersifat akademis dalam menunjang Tri Dharma perguruan tinggi. Perpustakaan perguruan tinggi yang baik merupakan satuan yang kokoh dengan lembaga perguruan tingginya. Koleksinya sangat berguna bagi para mahasiswa dari tingkat persiapan sampai kepada mahasiswa-mahasiswa tingkat akhir yang menghadapi ujian-ujian, para staf pengajar dan peneliti. Oleh karena itu, koleksi perpustakaan perguruan tinggi harus luas agar dapat memberikan pelayanan yang memuaskan.
Pada hakekatnya koleksi Perpustakaan perguruan tinggi hampir sama dengan koleksi perpustakaan khusus yaitu koleksinya sama-sama perlu dibina agar dapat menunjang program, dimana perpustakaan itu bernaung. Tugas utama perpustakaan adalah menyebarkan informasi kepada pemakainya. Oleh karena itu, memberdayakan koleksi yang dimiliki merupakan tugas yang harus dilakukan. Maka keberhasilan perpustakaan dalam melayani pemakainya, sangat tergantung kepada koleksi yang dimiliki. Koleksi perpustakaan yang bersifat tradisional, seperti bahan tercetak, buku, majalah, surat kabar dan sebgainya.40
40
Wawancara dengan Nurdi Salmy sebagai Kepala Bidang Pelayanan di Perpustakaan USU, 27 Agustus 2010.
