BAB II TINJAUAN PUSTAKA
E. Laporan Internal Auditor
Laporan internal auditor merupakan sarana pertanggung jawaban internal auditor atas penugasan pemeriksaan oleh pimpinan. Menurut Hiro Tugiman (1997:68) laporan internal auditor antara lain:
1. Laporan tertulis yang ditandatangani haruslah dikeluarkan setelah pengujian terhadap pemeriksaan (audit examination) selesai
Elkando F.P Simbolon : Kedudukan Dan Fungsi Internal Auditor Pada PT Nindya Karya (Persero) Cabang Medan, 2010.
dilakukan. Laporan sementara dapat dibuat secara tertulis atau lisan dan diserahkan secara formal atau informal.
2. Internal auditor harus terlebih dahulu mendiskusikan berbagai kesimpulan dan rekomendasi dengan tingkat manajemen yang tepat, sebelum mengeluarkan laporan akhir.
3. Suatu laporan haruslah objektif, jelas, singkat, konstruktif dan tepat waktu.
4. Laporan haruslah mengemukakan tentang maksud, lingkup, dan hasil pelaksanaan pemeriksaan; dan bila dipandang perlu, laporan harus pula berisikan pernyataan tentang pendapat auditor.
5. Laporan-laporan dapat mencantumkan berbagai rekomendasi bagi berbagai perkembangan yang mungkin dicapai, pengakuan terhadap kegiatan yang dilaksanakan secara meluas dan tindakan korektif. 6. Pandangan dari pihak yang diperiksa tentang berbagai kesimpulan
atau rekomendasi dapat pula dicantumkan dalam laporan pemeriksaan.
7. Pimpinan audit internal atau staf yang ditunjuk harus mereview dan menyetujui laporan pemeriksaan akhir, sebelum laporan tersebut dikeluarkan, dan menentukan kepada siapa laporan tersebut akan disampaikan.
Laporan internal auditor menurut Sukrisno Agoes (2004:241) bisa dibuat dalam beberapa bentuk/format, namun harus mencakup elemen-elemen berikut:
1. Summary 2. Foreward 3. Purpose 4. Scope 5. Opinion 6. Findings 7. Recomendations
Menurut Hiro Tugiman (1997:70) bahwa laporan auditor internal harus memenuhi beberapa kriteria sebagai berikut:
1. Suatu laporan haruslah objektif, jelas, singkat, konstruktif dan tepat waktu.
a. Laporan yang objektif adalah laporan yang faktual, tidak berpihak dan terbebas dari distorsi, berbagai temuan, kesimpulan dan rekomendasi haruslah dilakukan tanpa ada suatu prasangka.
Elkando F.P Simbolon : Kedudukan Dan Fungsi Internal Auditor Pada PT Nindya Karya (Persero) Cabang Medan, 2010.
1) Bila telah ditentukan bahwa dalam suatu laporan pemeriksaan akhir terdapat kesalahan atau error, pimpinan audit niternal harus mempertimbangkan perlunya pembuatan laporan tambahan yang menyebutkan tentang berbagai informasi yang diperbaiki. Laporan tambahan harus dibagikan kepada seluruh pihak yang telah menerima laporan akhir sebelumnya.
2) Suatu kesalahan atau error didefenisikan sebagai penulisan suatu pernyataan secara salah atau tidak dicantumkannya informasi yang penting dalam laporan pemeriksaan akhir, yang tidak disengaja terjadi.
b. Laporan yang jelas dan mudah dimengerti dan logis. Kejelasan suatu laporan dapat ditingkatkan dengan cara menghindari penggunaan bahasa teknis yang tidak diperlukan dan pemberian berbagai informasi yang cukup mendukung.
c. Laporan yang diringkas langsung membicarakan pokok permasalahan dan menghindari berbagai perincian yang tidak diperlukan. Laporan tersebut disusun dengan menggunakan kata-kata secara efektif.
d. Laporan yang konstruktif adalah laporan yang berdasarkan isi dan sifatnya akan membantu pihak yang akan diperiksa dan organisasi serta menghasilkan berbagai perbaikan yang dibutuhkan.
e. Laporan yang tepat waktu adalah laporan yang penerbitannya tidak memerlukan penundaan dan mempercepat kemungkinan berbagai tindakan yang efektif.
2. Laporan haruslah mengemukakan tentang maksud, lingkup dan hasil pelaksanan pemeriksaan, dan bila dipandang perlu, laporan harus pula berisikan pernyataan tentang pendapat pemeriksa.
a. Walupun bentuk dan isi laporan pemeriksaan dapat bermacam-macam, tergantung pada pengaturan atau jenis pemeriksaan, laporan tersebut paling tidak harus mengemukakan maksud, lingkup dan hasil pemeriksaan.
b. Dalam laporan pemeriksaan dapat pula mencantumkan informasi latar belakang dan ringkasan laporan. Informasi latar belakang antara lain menjelaskan tentang unit-unit organisasi dan kegiatan yang diperiksa dan memberikan berbagai informasi relevan yang bersifat menjelaskan. Dalam laporan pemeriksaan dapat pula dicantumkan keadaan berbagai temuan, kesimpulan, rekomendasi pada pemeriksaan terdahulu. Hal tersebut dapat menunjukkan apakah laporan mencakup pemeriksaan yang direncanakan atau tanggapan terhadap suatu permintaan atau perintah. Apabila dicantumkan,
Elkando F.P Simbolon : Kedudukan Dan Fungsi Internal Auditor Pada PT Nindya Karya (Persero) Cabang Medan, 2010.
ringkasan laporan haruslah dibuat sesuai dengan isi yang dikemukakan pada laporan pemeriksaan.
c. Pernyataan tentang maksud pemeriksaan haruslah menggambarkan tujuan pemeriksaan dan bila perlu menjelaskan pada pembaca sebab-sebab pelaksanaan pemeriksaan dan hal-hal apa saja yang diinginkan dicapai.
d. Pernyataan tentang lingkup pemeriksaan harus menjelaskan tentang kegiatan yang diperiksa dan mencakup pula berbagai informasi pendukung yang dianggap perlu, seperti periode waktu yang diperiksa. Berbagai kegiatan lain yang berhubungan, tetapi tidak diperiksa, harus pula diidentifikasi, bila dianggap perlu, untuk menjelaskan batas-batas pemeriksaan. Sifat dan luas pemeriksaan yang dilaksanakan harus pula digambarkan.
e. Hasil pemeriksaan dapat pula berbagai temuan, kesimpulan, pendapat dan rekomendasi.
f. Temuan pemeriksaan adalah hal-hal yang berkaitan dengan pernyataan tentang fakta. Berbagai temuan yang diperlukan untuk mendukung atau menghindari kesalahan pengertian tentang kesimpulan dan rekomendasi yang dibuat oleh pemeriksa internal harus dicantumkan dalam laporan pemeriksaan akhir. Berbagai informasi atau temuan yang kurang penting dapat diberitahukan secara lisan atau melalui korespondensi informasi.
g. Temuan pemeriksaan dihasilkan dari proses perbandingan antara ”apa yang seharusnya terdapat” dan ”apa yang ternyata terdapat”. Dari hasil perbandingan tersebut, auditor internal memiliki dasar untuk membuat laporan. Apabila berbagai keadaan yang terdapat ternyata sesuai dengan kriteria, dalam laporan pemeriksaan dapat dibuat pernyataan tentang pengakuan atas hasil pekerjaan yang memuaskan.
Temuan-temuan haruslah didasarkan pada berbagai hal berikut ini : 1) kriteria : yaitu berbagai standar, ukuran, atau harapan yang
digunakan dalam melakukan evaluasi dan atau verifikasi (apa yang seharusnya terdapat).
2) Kondisi : yaitu berbagai bukti nyata yang ditemukan oleh pemeriksa dalam pelaksanaan pemeriksaan (apa yang ternyata terdapat).
3) Sebab : yaitu alasan yang dikemukakan atas terjadinya perbedaan antara kondisi yang diharapkan dan kondisi yang sesungguhnya (mengapa terjadi perbedaan).
4) Akibat : yaitu berbagai resiko atau kerugian yang dihadapi oleh unit organisasi dari pihak yang diperiksa dan atau unit organisasi lain karena terdapatnya kondisi yang tidak sesuai dengan kriteria (dampak dari perbedaan). Dalam menentukan tingkat resiko atau kerugian, pemeriksa internal harus mempertimbangkan pula
akibat-Elkando F.P Simbolon : Kedudukan Dan Fungsi Internal Auditor Pada PT Nindya Karya (Persero) Cabang Medan, 2010.
akibat yang ditimbulkan oleh berbagai temuan tersebut terhadap pernyataan keuangan (financial statement) organisasi.
5) Dalam laporan tentang berbagai temuan dapat pula dicantumkan berbagai rekomendasi, hasil yang dicapai oleh pihak yang diperiksa dan informasi lain bersifat membantu yang tidak dicantumkan di tempat lain.
3. Laporan-laporan dapat mencantumkan berbagai rekomendasi dari berbagai perkembangan yang mungkin dicapai, pengakuan terhadap kegiatan yang dilaksanakan secara meluas dan tindakan korektif.
a. Rekomendasi didasarkan pada berbagi temuan dan kesimpulan pemeriksaan. Rekomendasi dibuat dengan tujuan untuk meminta tindakan guna perbaikan terhadap kegiatan yang ada atau meningkatkan operasional. Dalam rekomendasi dapat disarankan berbagai pendekatan yang diperlukan untuk memperbaiki atau meningkatkan pelaksanaan kegiatan. Saran tersebut akan digunakan sebagai pedoman bagi manajemen dalam mencapai hasil yang dikehendaki. Rekomendasi dapat bersifat khusus atau umum. Sebagai contoh, dalam keadaan tertentu, perlu dilakukan rekomendasi tentang suatu tindakan umum dan saran khusus bagi penerapan tindakan tersebut. Dalam keadaan lain, saran bagi pelaksanaan penyelidikan atau penelitian lebih lanjut, sudah tepat. b. Hasil yang telah dicapai oleh pihak yang diperiksa, dalam arti
kemajuan yang dicapai sejak pemeriksaan terakhir atau pelaksanaan suatu operasional yang terawasi dengan baik, dapat dicantumkan dalam laporan pemeriksaan. Informasi ini perlu dicantumkan untuk menggambarkan keadaan yang secara adil dan memberi sudut pandang yang tepat serta menjaga keseimbangan laporan pemeriksaan.
Menurut Sukrisno Agoes (2004:242), Contoh Laporan internal auditor Dari : Kepala Bagian Internal Audit
Kepada : Direksi PT RENIKU
Perihal : Temuan Pemeriksaan mengenai Uang muka perjalanan Periode : Tahun 2002
Elkando F.P Simbolon : Kedudukan Dan Fungsi Internal Auditor Pada PT Nindya Karya (Persero) Cabang Medan, 2010.
KONDISI : terdapat uang muka perjalanan yang jumlahnya melampaui batas yang diperbolehkan. Kami menemukan 133 uang muka perjalanan dari 175 uang muka perjalanan yang kami periksa, jumlahnya melampui jumlah yang diperbolehkan yaitu Rp 2.500.000,-. Jumlah tersebut berkisar antara Rp 2.640.000 s/d Rp 4.750.000, total kelebihan ± Rp 300.000.000,-
KRITERIA : Kebijakan tertulis dari Direktur Keuangan dinyatakan bahwa uang muka perjalanan dinas maksimum sebesar Rp 2.500.000,-
PENYEBAB : Kepala Bagian Keuangan memberikan uang muka berdasarkan formulir permintaan uang muka yang sudah diotorisasi oleh marketing atau sales supervisor.
Otorisasi dari supervisor biasanya diberikan dengan mudah tanpa memperhatikan batas maksimum yang bias diberikan.
Elkando F.P Simbolon : Kedudukan Dan Fungsi Internal Auditor Pada PT Nindya Karya (Persero) Cabang Medan, 2010.
AKIBAT : Banyak salesman yang meminta uang muka perjalanan melebihi jumlah yang dibutuhkan dan pertanggungjawabannya sering terlambat. Bahkan ada salesman yang sudah berhenti, tetapi masih belum mempertanggungjawabkan uang mukanya.
Komentar Manajemen : Bagian Akuntansi akan menindak lanjuti masalah uang muka perjalanan yang melampui jumlah maksimum dan yang lama belum dipertanggungjawabkan. Supervisor akan diinstruksikan supaya lebih ketat dalam mengotorisasi uang muka perjalanan.
Jakarta, 25 April 2003
(Adriana Finishia) Audit Manager
Elkando F.P Simbolon : Kedudukan Dan Fungsi Internal Auditor Pada PT Nindya Karya (Persero) Cabang Medan, 2010.