Pada tahap penyelarasan ini akan dilakukan pengambilan setiap informasi dari perbandingan yang telah dilakukan. Setiap sistem akan memuat informasi data apa yang dibutuhkan dan entitas mana yang akan diambil untuk bisa diterapkan ke SAP Business One.
Tabel 5. 1 Penyelarasan Sistem Informasi Soes Merdeka dan SAP Business One
NAMA SISTEM PROSES ENTITAS DATA BASE NAMA SISTEM PROSES ENTITAS DATA BASE
DIAGRAM KONTEKS S.I Perusahaan Soes Merdeka a. Suplier Bahan Baku DIAGRAM KONTEKS SAP BUSINESS ONE a. Customer a. Suplier Bahan Baku a. Customer
b. Suplier Produk Luar b. Vendor b. Suplier Produk Luar b. Vendor
c.Konsumen c. Lead c.Konsumen c. Lead
d. Distributor d. Distributor
Level I S.I Perusahaan Soes Merdeka a. Suplier Bahan Baku a. Gudang Level I SAP BUSINESS ONE a. Customer a. Business Partners a. Suplier Bahan Baku a. Customer
S.I Perusahaan b. Suplier Produk Luar b.Suplier SAP BUSINESS ONE b. Vendor b. Inventory b. Suplier Produk Luar b. Vendor
Soes Merdeka c. Konsumen c. Produksi c. Lead c.Konsumen c. Lead
d. Distributor d.Penjualan d. Distributor
e. Keuangan
PEMBELIAN BAHAN BAKU a. Purchase Order a. Suplier Bahan Baku a. Gudang PURCHASE a. Purchase Order a. Vendor a. Inventory a. Purchase Order a. Purchase Order
Level 2 b. Update Inventory b. Keuangan Level 2 b. Good Receipt PO b. Business Partner b. Update Inventory b. Good Receipt PO
c. Memasukan Bahan Baku c. Suplier c. Good Return c. Memasukan Bahan Baku c. Good Return
d. Mengirim Faktur Keuangan d. A/P d. Mengirim Faktur Keuangan d. A/P
e. Financial e. Financial
PEMBELIAN PRODUK JADI a. Purchase Order Produk Jadi a. Suplier Produk Luar a. Gudang PURCHASE a. Purchase Order a. Vendor a. Inventory a. Purchase Order Produk Jadi a. Purchase Order
Level 2 b. Menerima Produk Jadi b. Keuangan Level 2 b. Good Receipt PO b. Business Partner b. Menerima Produk Jadi b. Good Receipt PO
c. Mengecek Produk c. Suplier c. Good Return c. Mengecek Produk c. Good Return
d. Mengirim Produk ke toko d. A/P d. Mengirim Produk ke toko d. A/P
SOES MERDEKA SAP BUSINESS ONE
Lanjutan Tabel 5. 1 Penyelarasan Sistem Informasi Soes Merdeka dan SAP Business One
NAMA SISTEM PROSES ENTITAS DATA BASE NAMA SISTEM PROSES ENTITAS DATA BASE
PENJUALAN PRODUK a. Pengecekan Produk a. Konsumen a. Penjualan SALES a. Sales Quotiation a. Customer a. Inventory a. Pengecekan Produk a. Sales Quotiation Level 2 b Menjual Produk b. Gudang Level 2 b. Sales Order b. Lead b. Business Partner b Menjual Produk b. Sales Order
c. Mengelola Uang c. Keuangan c. Delivery c. Mengelola Uang c. Delivery
d. Laporan Penjualan d. Return d. Laporan Penjualan d. Return
e. A/R e. A/R
f. Financial f. Financial
PRODUKSI a. Menerima Order Konsumen a. Distributor a. Gudang PRODUCTION a. Bill Of Material a. Inventory a. Menerima Order Konsumen a. Bill Of Material Level 2 b. Menerima PO Agen/Distributor b.Produksi Level 2 b. Production Order b. Menerima PO Agen/Distributor b. Production Order
c. Membuat/Melihat Resep c. Keuangan c. Receipt From Product c. Membuat/Melihat Resep c. Receipt From Product
d. Menyediakan Bahan d. Issue for Production d. Menyediakan Bahan d. Issue for Production
e. Produksi Kue atau Roti e. Update Parent e. Produksi Kue atau Roti e. Update Parent
f. Pencatatan Produksi f. Pencatatan Produksi
g. Pengiriman Produk g. Pengiriman Produk
h. Mengirim Faktur h. Mengirim Faktur
SOES MERDEKA SAP BUSINESS ONE
Proses Pembelian Bahan Baku dan Purchase
Pada proses pembelian bahan baku diperusahaan Soes Merdeka terdapat entitas suplier bahan baku yang akan memberikan informasi dan menerima informasi dari setiap aktifitas pada proses pembelian bahan baku. Adapun proses dari pembelian bahan baku yaitu:
1.Purchase order 2. Update Inventory
3. Memasukan Bahan Baku 4. Mengirim faktur Keuangan Adapun pada proses Purchase yaitu: 1. Purchase Order
2. Good Receipt PO 3. Good return 4. A/P
5. Financial
Setelah dilakukan perbandingan maka dapat diselaraskan dari kedua proses tersebut. Berikut analisis penyelarasanya:
Proes Purchase order diselaraskan dengan proses purchase order SAP Business One karena kedua proses ini sama-sama order ke vendor dalam proses pembelian.
Update Inventory dan Memasukan Bahan Baku diselaraskan dengan Good Receipt PO, karena update inventory pada proses ini merupakan pencatatan penerimaan untuk penerimaan yang dilakukan dan untuk pencetakan good receipt untuk diserahkan ke supplier. Jadi kedua sama dalam setiap prosesnya.
Mengirim Faktur Keuangan diselaraskan dengan A/P, karena A / P merupakan permintaan untuk pembayaran. Hal ini juga mencatat biaya dalam laporan laba rugi dan mengirim setiap fakturnya.
Proses Pembelian Produk Jadi dan Purchase
Proses ini sama dengan proses pembelian bahan baku diperusahaan Soes Merdeka tetapi yang membedakan adalah dari barang yang dibeliny. Pada
proses ini juga terdapat entitas suplier bahan baku yang akan memberikan informasi dan menerima informasi dari setiap aktifitas pada proses pembelian bahan baku. Adapun proses dari pembelian produk Jadi yaitu:
1. Purchase order produk jadi 2. Menerima produk jadi 3. Mengecek produk
4. Mengirim produk ke toko 5. Mengirim produk pembelian Adapun pada proses Purchase yaitu: 1. Purchase Order
2. Good Receipt PO 3. Good return 4. A/P
5. Financial
Setelah dilakukan perbandingan maka dapat diselaraskan dari kedua proses tersebut. Berikut analisis penyelarasanya:
Proes Purchase order produk jadi diselaraskan dengan proses purchase order SAP Business One karena kedua proses ini sama-sama order ke vendor dalam proses pembelian.
Menerima produk jadi dan Mengecek produk diselaraskan dengan Good Receipt PO, karena kedua aktifitas ini merupakan pencatatan penerimaan untuk penerimaan yang dilakukan, untuk pencetakan good receipt untuk diserahkan ke supplier dan mengecek setiap produk.
Mengirim Faktur pembelian diselaraskan dengan A/P, karena A/P merupakan permintaan untuk pembayaran. Hal ini juga mencatat biaya dalam laporan laba rugi dan mengirim setiap fakturnya pembelianya.
Proses Penjualan Produk dan Sales
Pada prose penjualan di perusahaan Soes Merdeka terdapat entitas Konsumen yang akan salingmberinteraksi untuk setiap proses penjualan, maka pada
1. Pengecekan Produk 2. Menjual Produk 3. Mengelola uang 4. Laporan penjualan
Dan pada proses Sales SAP Business One yaitu: 1. Sales Quotiation 2. Sales Order 3. Delivery 4. Return 5. A/R 6. Financial
Setelah dilakukan perbandingan maka dapat diselaraskan dari kedua proses tersebut. Pada proses sales ini pengecekan produk dari gudang tidak dimasukan kedalam sistem SAP Business one, karena pengecekan hanya dilakukan secara langsung tidak memakai aplikasi, sedangkan dalam SAP Business One berbasis aplikasi. Maka penyelarasan yang diambil adalah sebagai berikut:
Menjual produk diselaraskan dengan empat proses di SAP business one karena pada prose penjualan produk di perusahaan Soes merdeka dapat langsung diproses dengan proses yang ada di SAP Business One yaitu Sales Quotiation untuk penawaran barangnya, Sales Order untuk penjualan langsungnya, Delivery untuk mengirim kan barangnya dan return untuk pengembalian jika terdapat produk yang cacat.
Mengelola Uang diselaraskan dengan A/R karena A/R merupakan proses untuk pembayaran yang dilakukan konsumen.
Laporan penjualan diselaraskan dengan Financial, karena pada proses financial ini memiliki basis data unutk seluruh laporan keuangan.
5.9 Penerapan SAP Business One pada Perusahaan Soes Merdeka