Negosiasi terjadi ketika kedua belah pihak ingin menyelaraskan tujuannya sehingga tujuan bersama tercapai. Unsur kerjasama artinya timbul dari keinginan kedua belah pihak untuk mencapai kesepakatan yang dapat diterima bersama. Sedangkan persaingan berarti kedua belah pihak ingin meraih hasil yang terbaik bagi dirinya sendiri.”
Dari pengertian di atas dapat diketahui bahwa perundingan merupakan suatu cara yang di dalamnya terdapat unsur kooperatif, artinya timbul dari keinginan kedua belah pihak untuk mencapai kesepakatan yang dapat diterima bersama, serta adanya unsur kompetitif, artinya timbul dari kedua belah pihak. pihak-pihak untuk mencapai hasil yang terbaik bagi mereka. Dengan kata lain, perundingan terjadi sebagai hasil suatu proses interaksi, dan yang diinginkan adalah hasil akhir berupa suatu keputusan yang sama-sama diinginkan oleh kedua pihak yang berkepentingan dan saling membutuhkan. Negosiasi merupakan suatu proses interaksi, dimana dua pihak harus terlibat bersama-sama dalam suatu hasil akhir, yang pada awalnya mempunyai perbedaan, dan berusaha menggunakan argumentasi dan persuasi untuk menyelesaikan perbedaan mereka menjadi sebuah solusi yang dapat diterima oleh keduanya.”
Kegiatan perundingan dilakukan untuk mencapai kesepakatan dalam mencapai kesepakatan antara kedua pihak yang melakukan perundingan. Mulailah dengan menyetujui prosedur yang akan melibatkan kedua belah pihak untuk bekerja menuju tujuan yang disepakati. Pada fase ini kedua belah pihak akan berusaha memahami tujuan dari kegiatan negosiasi, saling mengenal dengan baik dan tentunya mengenal siapa pihak yang berhadapan dan apa.
Terlihat langkah-langkah pada tahap Siap mewakili tahap “masing-masing pihak berusaha memahami kebutuhan pihak lain, dan kedua belah pihak merasakan bersama-sama kesepakatan seperti apa. Pada tahap eksplorasi ini mewakili tahap “masing-masing pihak berusaha menjadi tangguh seperti yang mereka ingin tunjukkan satu sama lain” dalam fase eksplorasi versi Bill Scott, dimana kedua belah pihak pada tahap ini saling mengklarifikasi kebutuhan, menguji asumsi, membangun iklim, dan saling belajar sehingga masing-masing pihak menunjukkan kebutuhan masing-masing. Langkah selanjutnya adalah fase penawaran, menurut Bill Scott. Pada fase penawaran, salah satu atau kedua belah pihak terlebih dahulu memberikan penawaran atau menyampaikan permasalahan yang mereka hadapi dalam kesepakatan.”
Setelah melalui dua tahap awal perundingan, sebaiknya kedua belah pihak mempunyai gambaran yang jelas mengenai keinginan masing-masing pihak sehingga negosiator dapat dengan mudah menilai keadaan. Kebuntuan adalah keadaan dimana dua pihak masih melakukan pembicaraan, namun nampaknya tidak ada kemajuan dalam mencapai kesepakatan. Deadlock adalah keadaan dimana kedua belah pihak begitu frustasi dengan tidak adanya kemajuan sehingga tidak melihat adanya manfaat dalam melakukan perundingan lebih lanjut (negosiasi).
Pada tahap negosiasi ini waktu menjadi faktor penentu karena kedua belah pihak biasanya tidak mempunyai waktu yang sama, padahal pada tahap ini membutuhkan banyak waktu sehingga seorang negosiator harus pintar-pintar agar tidak ketahuan oleh pihak lain. Tahap registrasi ini harus dilakukan secara bersama-sama dan disaksikan sepenuhnya oleh mitra perundingan sehingga kedua belah pihak mempunyai saksi untuk mengesahkan kegiatan perundingan. Tujuan dari validasi ini adalah agar kerjasama kedua pihak dapat dipertanggungjawabkan oleh masing-masing pihak yang terlibat di kemudian hari.
Telkom dapat beroperasi dengan baik dan terkendali serta memperkecil kemungkinan kegagalan atau komplikasi dalam proses negosiasi, sehingga pada akhirnya dapat mencapai hasil yang menguntungkan kedua belah pihak.
Proses Negosiasi
Secara umum tidak semua kegiatan negosiasi melalui proses negosiasi bertahap seperti yang telah dijelaskan di atas, namun agar tercipta kegiatan negosiasi yang baik dan efektif maka seorang negosiator akan lebih mengetahui tahapan-tahapan dalam setiap kegiatan negosiasi yang dilakukan. Jika fase eksplorasi berjalan baik, maka berpindah ke fase penawaran dimana salah satu pihak mengajukan permasalahan pertama, dilanjutkan dengan proses negosiasi dimana kedua belah pihak saling memberikan manfaat terbaik bagi mereka. Kemudian diambil pemecahan masalah yang disebut dengan perjanjian, yang dilanjutkan dengan pengesahan hasil perjanjian yang dituangkan dalam bentuk tertulis dan biasanya mempunyai badan hukum.
Cara tahapan negosiasi ini dilakukan berbeda-beda dari satu negosiasi ke negosiasi lainnya. Seringkali tahapan-tahapan tersebut tidak dilakukan secara berurutan pada saat negosiasi, namun seorang negosiator harus mampu mengeksekusi kelima tahapan negosiasi tersebut agar dapat mencapai hasil yang efektif dan mencapai kesepakatan yang memuaskan kedua belah pihak dalam proses negosiasi. Tahapan-tahapan negosiasi para ahli di atas mempunyai persamaan yaitu seorang negosiator yang ahli harus mampu mempersiapkan segala sesuatu yang diperlukan dalam negosiasi.
Ruang perundingan sendiri memerlukan fasilitas yang mendukung penerangan, penghangat, udara, dan ketenangan. Langkah kedua yang perlu dilakukan adalah kontak pertama, hal ini terjadi pada proses pembukaan perundingan. Kemudian mereka mencoba memulai dengan perkenalan dan menanyakan permasalahannya masing-masing, disinilah evaluasi diri negosiator tetap terjadi.
Langkah ketiga adalah debat yaitu pertukaran pendapat mengenai keinginan mereka, disinilah konflik mulai muncul. Perdebatan selalu diwarnai dengan ekspektasi yang berbeda-beda dari masing-masing pihak dan ditampilkan secara langsung, mereka menyampaikan pesan dengan antusias dan aktif, maka disini para pihak ingin timnya menang maka suasana menjadi panas, jika tidak ditangani dengan baik maka suasana menjadi panas, Jika ditangani dengan baik, suasana panas akan semakin parah. Langkah keempat adalah negosiasi dimana para pihak saling menawarkan solusi terhadap masalah untuk tujuan terbaik mereka.
Seorang negosiator harus mampu menentukan keinginan pihak lain, bagaimana situasinya dan apa perbedaan yang ada di antara keduanya. Di sini, masing-masing pihak mengetahui apakah mereka keluar sebagai pihak yang kalah atau keduanya sebagai pihak yang menang. Langkah terakhir adalah penyelesaian perundingan, yaitu kesepakatan yang dicapai disahkan dalam bentuk tertulis dan kesepakatan mereka dituangkan dalam bentuk kerja sama sebagai wujud kesinambungan perundingan.
Meningkatkan Komunikasi dalam Kegiatan Negosiasi
Kemampuan untuk memahami apa yang dikatakan sebagian dipengaruhi oleh skala waktu penyampaiannya. Selama dialog antara dua pihak, terdapat rentang waktu tertentu yang dianggap dapat diterima oleh kedua belah pihak; Ada jangka waktu yang sangat lama di mana masing-masing pihak dapat berbicara tanpa melelahkan pihak lain. Oleh karena itu, sejak awal diperlukan keinginan dari pihak pembicara untuk mengutamakan efektivitas komunikasi, bahkan dengan mengorbankan keanggunan.
Metode persiapan yang dianjurkan terdiri dari dua tahap; pertama sesi brainstorming, lalu fase berpikir. Pada tahap brainstorming, kita meluangkan waktu secara intensif untuk menjernihkan pikiran tentang suatu masalah. Kemudian kita perlu menyajikan informasi tersebut secara efektif dan mempertimbangkan kerangka waktu yang berbeda.
Kita harus mendengarkan secara efektif dan memanfaatkan peluang yang ada jika kita harus bernegosiasi dalam bahasa asing.
Negosiasi Sebagai Salah Satu Kegiatan Komunikasi
