* TUGAS PRAKTIK DEMONSTRASI * Sertifikasi Office Executive Administrative Assistant
Program Studi Administrasi Perkantoran Universitas Bina Sarana Informatika
Petunjuk :
a. Seluruh Asesi/Peserta Uji Wajib Mengerjakan Seluruh Soal Demonstrasi
b. Setiap hasil pengerjaan soal dimasukkan dalam Google Drive Masing – Masing Mahasiswa dengan nama folder NIM_Nama
c. Link Google Drive diupload dalam pengisian poin FR.IA.02 Tugas Praktik Demonstrasi melalui sistem yang telah disediakan. Pastikan link dapat diakses oleh Asesor/Penguji
d. Penyelesaian upload link dikerjakan selambat-lambatnya hingga Sabtu, 18 Juni 2022 Pukul 21.00
1. Pengelolaan Dokumen
N.821100.005.01 Menyiapkan Dokumen Bisnis N.821100.006.01 Membuat Laporan Tertulis N.821100.008.01 Membuat Notulen Rapat
Studi Kasus :
Anda Seorang Administratior di PT. Bulan Sabit Indonesia. Pimpinan anda meminta untuk diagendakan rapat untuk membahas rapat tri wulan pada hari sabtu 10 Juli 2022 di ruang rapat lantai 2 PT. Bulan Sabit Indonesia pukul 09.00. Rapat Tri Wulan mengenai kinerja karyawan PT. Bulan Sabit Indonesia yang dilakukan setiap tiga bulan sekali. Rapat ini akan dihadiri oleh direktur utama, kepala bagian kepegawaian, kepala bagian keuangan, kepala bagian rumah tangga, bagian pemasaran dan staff administrasi yaitu Billy, Cava dan anda sendiri.
Rapat dibuka oleh Direktur Utama Dr. Thie Bratawijaya pada pukul 09.00. Direktur menyampaikan ucapan terima kasih atas kehadiran para peserta dan menyampaikan tujuan dilaksanakannya rapat yaitu sebagai bahan evaluasi kinerja karyawan selama tri wulan.
Selanjutnya kepala bagian kepegawaian bapak Dr. Raymond Akarna menyampaikan materi selanjutnya yaitu mengenai kinerja karyawan. Berdasarkan data yang telah dihimpun oleh para staff kepegawaian ternyata kinerja pegawai selama tiga bulan pertama menunjukkan hasil yang lebih baik dibandingkan tahun sebelumnya. Hal ini ditunjukkan dengan tingkat kehadiran pegawai yang mencapai 93%. Angka ini lebih tinggi 8% dari tahun sebelumnya.
Namun demikian tingkat keterlambatan pegawai masih cukup tinggi mencapai angka 15%.
Sedangkan keterlambatan di setiap bagian bervariasi. Disamping tingkat kehadiran pegawai,
beliau juga menyampaikan tentang hal lainnya, seperti disiplin, kemampuan kerja pegawai dan kaitannya dengan peningkatan keuntungan perusahaan.
Pimpinan juga menganalisa bahwa kinerja pegawai turut mempengaruhi pencapaian tersebut. Selanjutnya beliau meminta Billy untuk menyampaikan laporan tentang kinerja pegawai, khususnya berkaitan dengan kehadiran pegawai. Billy menyampaikan berdasarkan data dari kehadiran pegawai disimpulkan bahwa dari 100 orang pegawai tingkat kehadiran mereka rata - rata mencapai 93%. Tingkat keterlambatan pegawai mencapai rata-rata 15%, dan ketidakhadiran karyawan rata-rata dikarenakan sakit. Sedangkan keterlambatan sebagian besar karena perjalanan. Selanjutnya pimpinan meminta masukan, tanggapan dan saran dari para peserta tentang data yang telah disampaikan berikut untuk perbaikan ke depan.
Kepala bagian keuangan Bapak Orlando Sain, SE menyampaikan tanggapan tentang kebijakan yang dapat membuat karyawan untuk bekerja lebih rajin misalnya dengan memberikan insentif bagi mereka yang hadir 100% setiap bulan dan dapat di berikan penghargaan sebagai karyawan terbaik bulan ini sebagai motivasi mereka. Erina Bratawijaya, SE selaku kepala bagian rumah tangga menyampaikan bahwa data yang telah disampaikan sebaiknya diumumkan di setiap bagian dan diumumkan kepada karyawan. Dr.
Alisya Amara selaku kepala bagian pemasaran menyampaikan bahwa selain diberi reward untuk pegawai yang berprestasi, bagi mereka yang rendah kinerjanya juga diberikan peringatan dan hukuman seperti pemotongan uang gaji atau tunjangan makan. Cava menyampaikan bahwa banyak pegawai yang menyampaikan kepadanya mereka yang sudah berusaha datang tepat waktu tetapi kadang banyak hambatan dalam perjalanan, sehingga mereka keberatan kalau ada pemotongan gaji untuk mereka yang terlambat.
Mereka berharap ada kebijakan dari manajemen. Setelah diskusi dan masukkan yang diberikan, pimpinan memberi alternatif solusi dalam meningkatkan mereka akan diberikan toleransi keterlambatan sebanyak 3 kali dalam sebulan, selebihnya maka setiap keterlambatan akan dipotong sebesar Rp. 25.000. Hasil ini akhirnya disepakati oleh semua peserta rapat. Selanjutnya pimpinan mengharapkan masukan kepada peserta untuk meningkatkan profesionlisme kinerja mereka. Tentang hal ini mereka umumnya mempunyai pendapat yang hampir sama yaitu perlu adanya peningkatan gaji bagi mereka, pelatihan dan diklat pegawai yang terus menerus dan memadai, makanan dengan gizi yang baik dan sebagainya. Rapat ditutup pukul 11.00 dengan ucapan salam dan pembacaan kesimpulan hasil rapat oleh Direktur Utama.
Berdasarkan uraian diatas, anda diminta untuk : 1.1.Menyiapkan surat undangan rapat
1.2.Membuat Notulen rapat 1.3.Membuat laporan tertulis.
1.4.Simpan nama file sesuai dengan nama unit misalnya untuk poin 1 disimpan dengan nama “Menyiapkan Dokumen Bisnis_Nim”.
2. Anggaran Tahunan Perusahaan
N.821100.070.01 Mempersiapkan Penyusunan Anggaran Tahunan N.821100.071.01 Mempersiapkan Penyusunan Laporan Keuangan
Petunjuk kerja
Mahasiswa Administrasi Perkantoran sudah mengikuti sertifikasi Zahir Accounting, Silahkan upload bukti sertifikat zahir accounting atau upload file laporan keuangan zahir minimal 1 perusahaan jasa atau dagang dengan format .gdb atau .gbk.
3. Manajemen Administrasi Organisasi
N.821100.014.01 Merencanakan Manajemen Administrasi Organisasi N.821100.016.01 Melaksanakan Manajemen Administrasi Organisasi
Petunjuk Kerja :
Anda seorang Office Executive Administrative Assistant bekerja “PT Bulan Sabit Indonesia” di bidang property. Anda harus memiliki pengetahuan, sikap dan keterampilan dalam merencanakan Tinjauan Manajemen Administrasi Organisasi. Saat ini perusahaan anda membutuhkan tenaga kerja staf administrasi untuk divisi keuangan. Anda diminta untuk mengkomunikasikan kebutuhan seorang staf administrasi dengan membuat surat pengajuan pengadaan karyawan kepada pimpinan anda dan menentukan kriteria keterampilan yang harus dimiliki staf administrasi yang akan ditempatkan pada Divisi keuangan pada perusahaan anda. Buatlah perencanaan perekrutan tenaga staf administrasi dengan memperhatikan syarat ingin dan syarat mutlak kriteria menjadi seorang staf administrasi divisi keuangan.
Dokumen yang di buat :
3.1. Surat pengajuan kebutuhan karyawan yang juga berisi tentang kompetensi jabatan yang dibutuhkan untuk lowongan tersebut.(Simpan File dengan nama
Surat_Pengajuan_Nim)
3.2. Draft lowongan pekerjaan tenaga staf administrasi berupa postingan diinstagram (Simpan File dengan nama : Draft_Lowongan_Nim)
4. Kinerja Sistem Administrasi
N.821100.017.01 Monitoring kinerja sistem administrasi organisasi N.821100.024.01 Melaksanakan Prinsip-Prinsip Supervisi
N.821100.026.01 Menganalisis Kebutuhan Kompetensi Jabatan N.821100.021.01 Mengelola Tim dan staf
Petunjuk Kerja :
Anda seorang Office Executive Administrative Assistant bekerja di “PT Bulan Sabit Indonesia”yang bergerak di bidang properti. Anda harus memiliki pengetahuan, sikap dan keterampilan dalam monitoring Kinerja Sistem Administrasi dan pelaksanaan prinsip supervisi. Buatlah form ceklis pekerjaan rutin staf administrasi yang sesuai dengan SOP perusahaan. Form tersebut digunakan untuk monitoring kegiatan rutin harian staf administrasi yang wajib dikerjakan perhari dan perbulan dengan tolak ukur pekerjaan selesai atau tidak. Selanjutnya Anda diminta untuk membuat lembar penilaian kinerja staf
administrasi yang akan digunakan perusahaan anda. Aspek-aspek penilaian kerja berdasarkan elemen perilaku dan elemen hasil kerja.
Dokumen yang dibuat :
4.1. SOP Perusahaan (Simpan dengan nama SOP_Perusahaan_NIM) 4.2. Form ceklis kerja (Simpan dengan nama Ceklis_Kerja_NIM)
4.3. Lembar penilain kerja staf Administrasi (Simpan dengan nama Penilaian_Kerja_NIM)
5. Pelaksanaan Administrasi Proyek dan K3
N.821100.019.01 Mengelola Administrasi Proyek N.821100.075.02 Menerapkan Prosedur K3 Perkantoran
Petunjuk Kerja :
Sebagai seorang Office Executive Administrative Assistant di “PT Bulan Sabit Indonesia”
yang bergerak di bidang property. Anda harus memiliki pengetahuan, keterampilan dan sikap yang baik terutama dalam bidang pengelolaan proyek dan penerapan K3. Tanggal 14 Juli 2022, Pimpinan anda yang bernama Bapak Jonathan mengajak anda untuk melakukan survey terhadap pembangunan Apartemen Menteng Mantion. Dokumentasikan kegiatan survey tersebut kemudian laporkan hasil kegiatan survey yang dilakukan.
Laporan hasil kegiatan berupa :
5.1. Membuat SOP K3 Diproyek (Simpan dengan nama SOP_K3_NIM) 5.2. Membuat Form ceklis K3 (Simpan dengan nama Ceklis_K3_NIM)
5.3. Membuat Laporan Hasil Survey (Simpan dengan nama Laporan_Survey_NIM)
6. Pelaksanaan Komunikasi
N.821100.009.02 Membuat Materi Presentasi
N.821100.040.01 Melakukan Presentasi Lisan dalam Bahasa Inggris N.821100.041.01 Menulis Pesan Singkat Dalam Bahasa Inggris
N.821100.042.01 Menjalankan Instruksi dan Pengarahan dalam Bahasa Inggris N.821100.043.01 Menulis Surat Bisnis dalam Bahasa Inggris
N.821100.027.01 Mewakili Organisasi
Petunjuk Kerja
Sebagai seorang Office Executive Administrative Assistant di “PT Bulan Sabit Indonesia”
yang bergerak di bidang skincare. Anda diminta mengirimkan surat penawaran melalui email kepada Mrs. Bonita Cullen yang berisi penawaran tentang produk terbaru. Selain itu pimpinan anda meminta anda mewakili untuk melakukan presentasi bisnis tersebut.
Dokumen yang dibuat :
6.1. Buatlah surat penawaran dalam bahasa inggris dan Slide Presentasi dalam bahasa Inggris. Email dikirimkan ke email asesor masing – masing.
6.2. Buatlah video presentasi anda dalam bahasa inggris (gunakan pakaian resmi dalam mempresentasikannya) (Simpan dengan nama English_Presentation_Nim)
7. Pelayanan Pelanggan
N.821100.044.02 Menerapkan Kerjasama dengan Kolega/Pelanggan N.821100.046.02 Mengelola Layanan Pelanggan Berkualitas
N.821100.048.01 Memproses Keluhan Pelanggan N.821100.051.01 Menerapkan Etika Profesi
N.821100.045.02 Memberikan Layanan Kepada Pelanggan N.821100.049.02 Memenuhi Kebutuhan Pelanggan
Petunjuk kerja:
Sebagai seorang Office Executive Administrative Assistant di Perusahan yang bergerak di bidang provider telekomunikasi dengan berbagai jenis produk layanan komunikasi dan data, anda harus memiliki pengetahuan, keterampilan serta sikap yang baik terhadap pelanggan, selain itu anda dituntut untuk tanggap dalam mengatasi keluhan pelanggan. Suatu waktu anda mendapatkan telepon dari kolega yang menggunakan jasa perusahaan anda tentang keluhan koneksi internet yang down selama beberapa hari, sehingga menyebabkan karyawan perusahaan pelanggan tersebut kesulitan dalam bekerja dan berkomunikasi. Anda diminta untuk melayani kolega tersebut dengan menerapkan prinsip-prinsip kerjasama dengan pelanggan dimulai dari mencari tahu penyebab keluhan, menindaklanjuti keluhan dan memberikan pemecahan masalah akan keluhan pelanggan tersebut.
7.1.Membuat video yang menggambarkan uraian diatas (bisa meminta bantuan teman/saudara sebagai partner dalam video tersebut) dengan menerapkan etika profesi dan pengelola layanan berkualitas (dalam berpakaian dan berkomunikasi).
7.2.Simpan dengan nama Pelayanan_Pelanggan_Nim
8. Pengelolaan Administrasi SDM
N.821100.023.01 Membina Hubungan dengan Pemangku Kepentingan N.821100.047.02 Menangani Konflik
N.821100.052.01 Mengembangkan Kerjasama Tim dan Individu
Petunjuk Kerja :
Anda seorang staf marketing di PT Bulan Sabit Indonesia. Anda terlibat sebuah project yang terdiri dari 5 orang. Salah satu anggota tim anda tidak bisa diajak Kerjasama karena memiliki konflik pribadi dengan anggota lainnya. Hal ini membuat project yang anda kerjakan terkendala terutama dengan pihak kolega.
8.1. Buatlah video yang menggambarkan proses penanganan konflik hingga mendapatkan keputusan akhir terkait masalah tersebut!
8.2. Buatlah video membina hubungan dengan kolega yang sudah kecewa terkait project yang terkendala tersebut!
8.3. Anda dapat meminta bantuan teman/saudara untuk membantu proses pembuatan video tersebut. Dalam video tersebut pastikan anda menggunakan etika komunikasi dan berpakaian sesuai situasi diatas
9. Aktivitas Protokoler
N.821100.050.01 Melaksanakan Aktivitas Protokoler
Petunjuk Kerja
Anda seorang office Excecutive Administrative Assitant diperusahaan yang bergerak di bidang property harus memiliki pengetahuan, keterampilan, dan sikap yang baik dalam mengelola Protokoler. Protokoler merupakan seorang yang mengatur pelaksanaan jalanya suatu kegiatan baik kegiatan kedinasan, kegiatan kantor atau perusahaan maupun dimasyarakat. Anda diminta untuk membuat perencanaan protokoler pada sebuah acara peresmian peluncuran apartemen terbaru yang akan dihadiri oleh gubernur.
Dokumen yang dibuat : 9.1.Rundown acara
9.2.Denah dan penataan tempat duduk tamu
