Nomor 1.
Soal Manajemen keamanan arsip harus mempertimbangkan tingkat sensitivitas dan berharganya sebuah informasi. Maka untuk hal tersebut, perencanaan manajemen keamanan arsip perlu menggunakan pendekatan ....
A. error alarm B. assesment risiko C. removable D. nonremovable E. First in firs out
Pembahasan Pembahasan:
Perencanaan manajemen keamanan arsip yang mempertimbangkan tingkat sensitivitas dan berharganya sebuah informasi memerlukan pendekatan:
B. Assessment risiko.
Pendekatan assessment risiko digunakan untuk mengevaluasi potensi risiko yang terkait dengan keamanan informasi dan arsip. Dengan melakukan assessment risiko, organisasi dapat mengidentifikasi informasi yang lebih sensitif dan berharga, serta mengambil langkah-langkah perlindungan yang sesuai berdasarkan tingkat risiko yang teridentifikasi.
Opsi lainnya seperti (A) error alarm, (C) removable, (D) nonremovable, dan (E) First in first out tidak berkaitan langsung dengan pendekatan yang digunakan dalam perencanaan manajemen keamanan arsip berdasarkan tingkat sensitivitas dan berharga informasi.
Soal Bagaimana cara mengelola arsip elektronik dengan baik?
a. Mencetak semua dokumen elektronik b. Menyimpan semuanya dalam folder tunggal
c. Menggunakan sistem manajemen dokumen elektronik d. Menyimpan semuanya di email pribadi
e. Tidak perlu mengelola arsip elektronik
Pembahasan Pembahasan:
Cara mengelola arsip elektronik dengan baik adalah:
c. Menggunakan sistem manajemen dokumen elektronik
Untuk mengelola arsip elektronik dengan efisien dan efektif, penting untuk menggunakan sistem manajemen dokumen elektronik (Electronic Document Management System atau EDM). Sistem ini memungkinkan pengguna untuk mengatur, menyimpan, mengindeks, dan mencari dokumen elektronik dengan lebih mudah. Hal ini membantu menjaga keamanan, keteraturan, dan aksesibilitas dokumen elektronik dalam organisasi.
Opsi lainnya (a) mencetak semua dokumen elektronik bisa mengakibatkan penggunaan kertas yang berlebihan dan tidak efisien. (b) Menyimpan semuanya dalam folder tunggal tidak akan memungkinkan pengaturan yang baik. (d) Menyimpan semuanya di email pribadi tidak akan memenuhi standar manajemen arsip yang baik. (e) Tidak mengelola arsip elektronik dapat mengakibatkan ketidakteraturan dan masalah dalam mencari dan
mengakses dokumen yang diperlukan.
Soal Bagaimana cara memastikan keamanan arsip yang berharga?
a. Membagikannya kepada semua karyawan b. Menyimpannya di tempat yang aman c. Mengirimkannya ke penyimpanan luar d. Menyimpannya di rak terbuka
e. Membuat salinan digital
Pembahasan Pembahasan:
Cara memastikan keamanan arsip yang berharga adalah:
b. Menyimpannya di tempat yang aman
Arsip yang berharga harus disimpan di tempat yang aman dan terkendali untuk mencegah akses yang tidak sah atau kerusakan. Tempat penyimpanan yang aman dapat berupa brankas, ruang berpengamanan, atau ruang arsip yang terkunci. Pemberian akses kepada semua karyawan (a), mengirimkannya ke penyimpanan luar (c), menyimpannya di rak terbuka (d), atau membuat salinan digital (e) mungkin merupakan langkah-langkah yang tepat tergantung pada konteks, tetapi ini bukan cara utama untuk memastikan keamanan arsip yang berharga.
Soal Apa manfaat dari pengindeksan dokumen?
a. Meningkatkan kebingungan b. Mengurangi efisiensi
c. Mempermudah pencarian dan identifikasi dokumen d. Meningkatkan jumlah dokumen yang tersimpan e. Menghasilkan dokumen baru
Pembahasan Pembahasan:
Manfaat dari pengindeksan dokumen adalah:
c. Mempermudah pencarian dan identifikasi dokumen.
Pengindeksan dokumen adalah proses memberikan label atau metadata pada dokumen untuk mempermudah pencarian, penelusuran, dan identifikasi dokumen tersebut. Ini meningkatkan efisiensi dalam mengelola dan mengakses dokumen, sehingga pengguna dapat dengan cepat menemukan dokumen yang mereka butuhkan tanpa harus mencari secara manual melalui banyak dokumen yang tersimpan.
Opsi lainnya seperti (a) meningkatkan kebingungan adalah hasil yang tidak diinginkan dari pengindeksan yang tidak tepat, (b) mengurangi efisiensi adalah hasil yang tidak diinginkan dari pengindeksan yang tidak efisien, (d) meningkatkan jumlah dokumen yang tersimpan tidak terkait dengan pengindeksan, dan (e) menghasilkan dokumen baru bukan merupakan tujuan dari pengindeksan dokumen.
Soal Menurut Anda, sistem kearsipan yang baik adalah seperti berikut, kecuali ....
A. mudah dilaksanakan B. mudah dimengerti C. murah/ekonomis D. luwes/fleksibel E. sulit dijangkau
Pembahasan Pembahasan:
Sistem kearsipan yang baik harus memiliki karakteristik yang positif, seperti:
A. Mudah dilaksanakan.
B. Mudah dimengerti.
C. Murah/ekonomis.
D. Luwes/fleksibel.
Opsi yang tidak sesuai dengan sistem kearsipan yang baik adalah:
E. Sulit dijangkau.
Sebuah sistem kearsipan yang baik harus mudah diakses dan dijangkau oleh mereka yang membutuhkan informasi dari arsip tersebut.
Soal Cara menambah koleksi arsip melalui aktivitas sumbangan, transfer, pembelian atau pinjaman termasuk dalam pengertian ....
A. finding aids B. akuisisi C. konservasi D. preservasi E. retaksasi
Pembahasan Pembahasan:
Cara menambah koleksi arsip melalui aktivitas sumbangan, transfer, pembelian, atau pinjaman termasuk dalam pengertian B. akuisisi.
Akuisisi adalah proses pengumpulan atau perolehan arsip dan rekaman oleh sebuah lembaga atau organisasi, seperti perpustakaan, arsip, atau institusi yang bertanggung jawab atas pengelolaan arsip. Ini mencakup berbagai cara untuk mendapatkan dokumen dan rekaman yang relevan, termasuk melalui sumbangan, transfer dari entitas lain, pembelian, atau bahkan pinjaman.
Opsi lain seperti finding aids (A) mengacu pada alat bantu pencarian untuk mengidentifikasi dan mengakses arsip, sedangkan konservasi (C) dan preservasi (D) adalah tindakan untuk menjaga dan melestarikan arsip. Retaksasi (E) tidak relevan dalam konteks ini.
Soal Pernyataan yang tepat mengenai nilai administratif adalah ....
A. nilai yang diberikan kepada pemberi arsip B. nilai yang dimiliki arsip dari pencipta arsip C. nilai penuh dalam kegiatan administratif D. nilai sementara pada sebuah arsip E. nilai ekonomis arsip itu sendiri
Pembahasan Pembahasan:
Pernyataan yang tepat mengenai nilai administratif adalah:
C. Nilai penuh dalam kegiatan administratif.
Nilai administratif mengacu pada nilai yang terkandung dalam sebuah arsip dalam konteks kegiatan administratif atau operasional. Ini berarti bahwa arsip tersebut masih memiliki relevansi dan penting bagi organisasi atau pencipta arsip dalam menjalankan tugas-tugas mereka. Nilai administratif dapat mencakup informasi yang masih dibutuhkan untuk tujuan pengambilan keputusan, pelacakan proses bisnis, atau pengarsipan rutin.
Opsi lain seperti (A) nilai yang diberikan kepada pemberi arsip, (B) nilai yang dimiliki arsip dari pencipta arsip, (D) nilai sementara pada sebuah arsip, dan (E) nilai ekonomis arsip itu sendiri tidak sepenuhnya menjelaskan konsep nilai administratif dalam konteks manajemen arsip.
Soal Pengertian dari arsip inaktiv adalah ....
A. arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus B. arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun
C. arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi
kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
D. arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
E. adalah arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip terjaga
Pembahasan Pembahasan:
Arsip inaktiv adalah:
B. arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun
Arsip inaktiv adalah arsip yang tidak lagi sering digunakan atau memiliki frekuensi penggunaan yang rendah. Dokumen atau rekaman dalam kategori ini mungkin masih perlu disimpan untuk kepentingan peraturan atau hukum, tetapi mereka tidak lagi digunakan secara aktif dalam operasi sehari-hari.
Soal Pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip dinamis disebut ....
A. Unit pengolah arsip B. Unit kearsipan C. Pencipta arsip
D. Penyelenggaraan kearsipan E. Unit pemusnahan arsip
Pembahasan Pembahasan:
Pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip dinamis disebut:
C. Pencipta arsip
Pencipta arsip adalah pihak yang menghasilkan atau menciptakan dokumen atau rekaman arsip dalam pelaksanaan tugas dan fungsi mereka. Mereka memiliki peran penting dalam pengelolaan arsip dinamis karena mereka yang pertama kali menciptakan dokumen- dokumen tersebut sebelum dokumen tersebut menjadi arsip yang harus dikelola dan diarsipkan dengan baik.
Soal Sistem penyandian untuk menentukan lokasi masing-masing dokumen atau berkas adalah ....
A. tesaurus B. faset C. notasi D. indexing E. filling
Pembahasan Pembahasan:
Sistem penyandian untuk menentukan lokasi masing-masing dokumen atau berkas adalah:
C. notasi
Notasi adalah sistem kode atau angka yang digunakan untuk mengidentifikasi dan menentukan lokasi dokumen atau berkas dalam sistem penyimpanan atau arsip. Dengan notasi yang tepat, seseorang dapat dengan mudah menemukan dokumen yang dibutuhkan.
Materi Latsol Teknis Ahli Pertama - Arsiparis
Soal Apa yang dimaksud dengan "retensi arsip"?
a. Proses menghancurkan arsip
b. Kebijakan untuk mempertahankan arsip selama jangka waktu tertentu c. Proses menduplikasi arsip
d. Kebijakan untuk mempublikasikan arsip e. Proses mengarsipkan dokumen fisik
Pembahasan Pembahasan:
"Retensi arsip" adalah:
b. Kebijakan untuk mempertahankan arsip selama jangka waktu tertentu.
Retensi arsip adalah kebijakan atau pedoman yang mengatur berapa lama dokumen atau arsip harus disimpan sebelum dihancurkan atau diarsipkan. Hal ini mengatur jangka waktu atau masa simpan untuk menjaga dokumen sesuai dengan persyaratan hukum, regulasi, atau kebijakan organisasi. Ini adalah langkah penting dalam manajemen arsip untuk menjaga kepatuhan dan efisiensi dalam penyimpanan dan pengelolaan arsip.
Opsi lainnya seperti (a) proses menghancurkan arsip adalah tindakan konkret dalam implementasi retensi arsip, (c) proses menduplikasi arsip adalah tindakan menciptakan salinan tambahan dari arsip, (d) kebijakan untuk mempublikasikan arsip adalah sesuatu yang berbeda dan terkait dengan akses publik terhadap arsip, dan (e) proses mengarsipkan dokumen fisik adalah tindakan penyimpanan dokumen fisik dalam arsip.
Soal Apa yang perlu diperhatikan saat mendigitalkan arsip fisik?
a. Menghapus semua dokumen fisik
b. Menyimpan dokumen fisik tanpa perubahan c. Memeriksa integritas dokumen fisik
d. Menggandakan semua dokumen fisik e. Membuang semua dokumen fisik
Pembahasan Pembahasan:
Hal yang perlu diperhatikan saat mendigitalkan arsip fisik adalah:
c. Memeriksa integritas dokumen fisik.
Saat mendigitalkan arsip fisik, penting untuk memeriksa integritas dokumen fisik untuk memastikan bahwa dokumen tersebut dalam kondisi baik dan tidak rusak sebelum proses digitalisasi. Memeriksa integritas dokumen fisik adalah langkah penting untuk memastikan bahwa digitalisasi akan menghasilkan salinan yang akurat dan lengkap dari dokumen tersebut.
Opsi lainnya seperti (a) menghapus semua dokumen fisik adalah tindakan ekstrem yang tidak diperlukan, (b) menyimpan dokumen fisik tanpa perubahan adalah tindakan yang tidak berhubungan dengan proses digitalisasi, (d) menggandakan semua dokumen fisik mungkin dilakukan setelah proses digitalisasi, dan (e) membuang semua dokumen fisik juga merupakan tindakan yang ekstrem yang tidak diperlukan jika dokumen tersebut memiliki nilai bersejarah atau hukum.
Soal Apa yang harus dilakukan jika Anda menemukan dokumen atau rekaman yang rusak atau hilang?
a. Biarkan saja
b. Laporkan kepada atasan c. Buang dokumen tersebut d. Simpan di tempat tersembunyi e. Replikasi dokumen tersebut
Pembahasan Pembahasan:
Jika Anda menemukan dokumen atau rekaman yang rusak atau hilang, yang harus Anda lakukan adalah:
b. Laporkan kepada atasan
Melaporkan temuan dokumen yang rusak atau hilang kepada atasan atau pihak yang bertanggung jawab adalah langkah yang tepat. Ini memungkinkan tindakan perbaikan atau pencarian yang sesuai dilakukan untuk mengatasi masalah tersebut. Mengabaikan dokumen yang rusak atau hilang (a), membuangnya (c), atau menyimpannya di tempat tersembunyi (d) bukanlah tindakan yang benar dalam pengelolaan arsip. Replikasi dokumen tersebut (e) juga dapat menjadi pilihan jika memungkinkan untuk menggantikan dokumen yang rusak atau hilang dengan salinan yang ada.
Soal Perhatikan jenis-jenis arsip berikut:
(1) arsip vital (2) arsip aktif (3) arsip inaktif (4) arsip statis (5) arsip terjaga
Pengelolaan arsip dinamis meliputi nomor ....
A. (1), (2), (4) B. (2), (4), (5) C. (1), (3), (4) D. (3), (4), (5) E. (1) /(2),(3)
Pembahasan Pembahasan:
Pengelolaan arsip dinamis meliputi nomor:
B. (2), (4), (5)
Arsip aktif (2), arsip statis (4), dan arsip terjaga (5) termasuk dalam pengelolaan arsip dinamis. Arsip vital (1) biasanya tidak termasuk dalam kategori arsip dinamis karena memiliki karakteristik yang berbeda dalam hal kepentingan dan penanganannya. Arsip inaktif (3) juga tidak termasuk dalam pengelolaan arsip dinamis karena ini adalah kategori berbeda yang mencakup arsip yang tidak lagi sering digunakan.
Soal Sistem jaringan informasi dan sarana pelayanan arsip secara nasional yang dikelola oleh ANRI dalam UU Nomor 43 Tahun 2019 dikenal dengan sebutan ....
A. SKN B. SIKN C. DPA D. JRA E. JIKN
Pembahasan Pembahasan:
Sistem jaringan informasi dan sarana pelayanan arsip secara nasional yang dikelola oleh ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia) dalam UU Nomor 43 Tahun 2019 dikenal dengan sebutan:
B. SIKN (Sistem Informasi Kearsipan Nasional)
SIKN adalah sistem yang dikembangkan untuk mengelola arsip dan informasi arsip secara nasional di Indonesia. Hal ini sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang digunakan dalam manajemen rekaman dan arsip.
Soal Di bawah ini adalah metode pemusnahan dokumen rahasia yang dinilai ekonomis, bersih, nyaman, dan tidak terulangkan adalah...
A. pembuburan B. pembakaran C. metode kimia D. pencacahan E. pembekuan
Pembahasan Pembahasan:
Metode pemusnahan dokumen rahasia yang dinilai ekonomis, bersih, nyaman, dan tidak terulang adalah:
A. Pembuburan.
Pembuburan dokumen merupakan metode pemusnahan yang umum digunakan di mana dokumen rahasia dicampur dengan air atau bahan lain sehingga tidak dapat dibaca atau dipulihkan kembali. Metode ini dianggap ekonomis, bersih, nyaman, dan dapat menghindari ulangkaji informasi yang terkandung dalam dokumen tersebut.
Opsi lain seperti (B) pembakaran, (C) metode kimia, (D) pencacahan, dan (E) pembekuan mungkin memiliki kelemahan atau risiko tertentu yang tidak sesuai dengan kriteria yang disebutkan dalam pertanyaan.
Soal Salah satu prinsip dasar dalam manajemen arsip adalah?
a. Menyimpan semua dokumen tanpa seleksi
b. Menghancurkan semua dokumen setelah satu tahun c. Menyimpan semua dokumen di lokasi fisik
d. Memelihara dokumen yang relevan dan menghapus yang tidak e. Tidak mengelola arsip sama sekali
Pembahasan Pembahasan:
Salah satu prinsip dasar dalam manajemen arsip adalah:
d. Memelihara dokumen yang relevan dan menghapus yang tidak
Manajemen arsip yang baik melibatkan pemeliharaan dokumen yang relevan dan penting untuk organisasi sementara menghapus atau memusnahkan dokumen yang tidak lagi diperlukan atau yang telah melewati batas masa simpan yang relevan. Ini disebut juga sebagai prinsip pemilihan atau seleksi dokumen. Prinsip ini membantu menjaga keteraturan dan efisiensi dalam pengelolaan arsip.
Opsi lainnya seperti (a) menyimpan semua dokumen tanpa seleksi akan mengakibatkan akumulasi yang tidak terkendali, (b) menghancurkan semua dokumen setelah satu tahun adalah tindakan yang tidak sesuai dengan kebijakan umum manajemen arsip, (c)
menyimpan semua dokumen di lokasi fisik adalah tindakan yang mungkin tidak efisien, dan (e) tidak mengelola arsip sama sekali adalah langkah yang tidak disarankan dalam
pengelolaan arsip.
Soal Apa yang dimaksud dengan istilah "arsip" dalam konteks manajemen rekaman?
a. Data mentah
b. Informasi yang tidak terstruktur c. Dokumen atau rekaman yang disimpan d. Data yang tidak relevan
e. Informasi elektronik
Pembahasan Pembahasan:
Dalam konteks manajemen rekaman, istilah "arsip" mengacu pada:
C. Dokumen atau rekaman yang disimpan
Arsip adalah dokumen atau rekaman yang telah disimpan secara teratur untuk tujuan referensi atau keperluan tertentu. Ini adalah bagian penting dari manajemen rekaman yang melibatkan penyimpanan, organisasi, dan pengelolaan dokumen atau rekaman untuk memastikan ketersediaan dan aksesibilitasnya saat diperlukan.
Soal Apa yang dimaksud dengan proses dekripsi dalam manajemen arsip elektronik?
a. Proses mengenkripsi dokumen b. Proses menghapus dokumen
c. Proses mengubah dokumen menjadi teks d. Proses membaca dokumen terenkripsi e. Proses mengurai dokumen terenkripsi
Pembahasan Pembahasan:
Proses dekripsi dalam manajemen arsip elektronik adalah:
e. Proses mengurai dokumen terenkripsi
Dekripsi adalah proses mengubah data atau dokumen yang telah dienkripsi menjadi bentuk asli atau teks yang dapat dibaca. Ini terjadi ketika data terenkripsi harus diubah kembali menjadi bentuk semula agar dapat diakses atau digunakan oleh pihak yang berwenang. Oleh karena itu, proses dekripsi mengurai dokumen terenkripsi sehingga dapat dibaca atau digunakan kembali. Pilihan lain seperti (a) proses mengenkripsi dokumen adalah proses sebaliknya, dan (b) proses menghapus dokumen, (c) proses mengubah dokumen menjadi teks, dan (d) proses membaca dokumen terenkripsi bukanlah definisi dari proses dekripsi dalam konteks manajemen arsip elektronik.
Soal Apa peran utama seorang arsiparis dalam organisasi?
a. Menjalankan operasi harian b. Mengambil keputusan strategis
c. Mengelola dan menjaga dokumen dan rekaman d. Melakukan penelitian pasar
e. Menyusun anggaran
Pembahasan Pembahasan:
Peran utama seorang arsiparis dalam organisasi adalah:
c. Mengelola dan menjaga dokumen dan rekaman
Arsiparis bertanggung jawab untuk mengelola, menyimpan, dan menjaga dokumen dan rekaman organisasi. Mereka memiliki peran kunci dalam pengorganisasian, pemeliharaan, dan pengarsipan informasi penting agar dapat diakses dengan efisien dan sesuai dengan kebijakan organisasi dan peraturan yang berlaku. Penyusunan anggaran (e) dan
pengambilan keputusan strategis (b) mungkin dilakukan oleh manajemen organisasi, tetapi