ANALISIS EFISIENSI AKTIVITAS DENGAN MENGGUNAKAN ACTIVITY BASED MANAGEMENT
(STUDI KASUS PADA PG CANDI BARU SIDOARJO) Oleh:
Hanum Elifia
Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Brawijaya Email: [email protected]
Dosen Pembimbing:
Noval Adib, SE., M.Si., Ak., Ph.D.
ABSTRACT
The purpose of this research is to determine and analyze the efficiency of activities using Activity Based Management on PT. PG Candi Baru Sidoarjo and the qualitative approach was used along with the case study method. Moreover, the results of interviews with the Head of Accounting and Finance, the Head of Manufacturing, the Head of Human Resources and General Affairs, and also direct observation and documents review of PT. PG Candi Baru of Sidoarjo were the items that were analysed and later used as the data for this research. The result of this research shows that the implementation of the activities by using activity based management at PT. PG. Candi Baru is ineffective because the company is still implementing the activity of transfering the sugarcane that have been received to other place in order to weigh the sugarcane and then to manage the sugarcane after the weighing prosess at the emplacement, selecting the crystal size, checking finished goods, sending and storing finished goods to the warehouse, selecting the sugarcane by the sweet, clean and fresh team and moving sugarcane that haves been weighed into the sugarcane table, where these activities require costs that should be minimized. The analysis of the activities by using Activity Based Management at PT. Candi Baru Sidoarjo is considered to be able to improve the company’s performance in achieving its goals. In addition, the benefits are in the form of an increase in production cost efficiency which can generally be used as an estimation on the efficiency that will occur for the coming year.
Keywords: Activity Based Management (ABM), efficiency, company performance, Non Value Added Activity.
PENDAHULUAN
Seiring dengan berkembangnya era globalisasi, banyak perusahaan berlomba- lomba dalam memajukan aktivitas usaha mereka. Berbagai perusahaan lahir dan berdiri kokoh untuk memberikan pelayanan terbaik bagi masyarakat. Persaingan usaha semakin ketat, karenanya perusahaan dituntut untuk melaksanakan segala aktivitas operasional mereka dengan efektif dan efisien agar mampu mempertahankan eksistensinya. Manajemen perusahaan harus dapat merencanakan pengalokasian biaya-biaya secara tepat, khususnya biaya produksi tinggi sehingga harga jual produk relatif lebih mahal dari harga jual pesaing.
Sebaliknya, apabila biaya produksi rendah maka harga pokok produksi rendah sehingga harga jual produk relatif murah tetapi perusahaan tidak dapat mencapai laba secara optimal. Salah satu cara yang dapat digunakan perusahaan untuk mencapai efisiensi biaya adalah melalui manajemen berbasis aktivitas atau Activity Based Management (ABM). Menurut Hansen and Mowen (2004:487) Activity Based Management (ABM) adalah pendekatan yang luas dan terpadu yang memfokuskan perhatian manajemen berpusat pada aktivitas yang dilakukan, dengan tujuan perbaikan nilai pelanggan dan laba yang diperoleh karena memberikan nilai tersebut. Dengan kata lain Activity Based Management (ABM) memfokuskan pada pengelolaan aktivitas untuk mempromosikan efisiensi dan efektivitas bisnis, serta untuk meningkatkan tidak hanya nilai (value) yang diterima oleh pelanggan tetapi juga memberikan laba bagi perusahaan. Dalam penerapannya, ABM memusatkan pada pengendalian aktivitas yaitu melalui analisa aktivitas untuk meningkatkan pengendalian operasional dan pengendalian manajemen. Dalam hal ini, aktivitas-aktivitas tersebut dapat dibedakan menjadi dua, yaitu aktivitas bernilai tambah dan aktivitas tidak bernilai tambah. Klasifikasi biaya yang bernilai tambah dan tidak bernilai tambah digunakan beberapa perusahaan secara agresif untuk menemukan jalan keluar untuk menjadi lebih kompetitif dalam biaya (cost effective). Menurut Blocher (2000:17) bahwa untuk mencapai low cost producer, perusahaan tidak boleh menggunakan aktivitas tidak bernilai tambah berada dalam operasinya sehingga konsep Activity Based Management (ABM) dapat mencapai tujuan ini. Activity Based Management (ABM) sebagai hasilnya akan dapat meningkatkan nilai produk yang diterima oleh konsumen.
Setiap perusahaan dalam menghasilkan produksinya tentu menginginkan hasil produksi yang maksimal dengan biaya yang minimum atau effective, begitu juga dengan PT. PG. Candi Baru Sidoarjo yang merupakan salah satu perusahaan Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang bergerak dalam bidang perusahaan manufaktur. PT. PG. Candi Baru Sidoarjo menghasilkan beberapa macam produk, dan berbagai macam mesin yang digunakan, tentu membutuhkan berbagai macam aktivitas dan jenis biaya. Oleh karena itu perusahaan harus dapat mengawasi dan mengendalikan biaya produksi, karena biaya produksi sangat penting untuk perusahaan agar dapat terus bertahan. Jika perusahaan bisa mengatasi dan menekan biaya produksi seminimal mungkin maka perusahaan akan dapat mengoptimalkan laba. Sehingga membuat manajemen PT. PG. Candi Baru Sidoarjo harus mempunyai strategi unggul, salah satunya yaitu menghasilkan biaya produksi yang efektif. Kebijakan perusahaaan untuk menetapkan harga adalah berdasarkan biaya produk, yaitu biaya yang dikeluarkan untuk aktivitas-
aktivitas mulai dari pembelian bahan baku, proses produksi, sampai dengan produk jadi. Perusahaan belum memfokuskan perhatiannya untuk mengidentifikasikan setiap aktivitas yang terjadi. PT. PG. Candi Baru Sidoarjo dalam menjalankan siklus produksi yang cukup panjang sehingga memungkinkan timbulnya aktivitas-aktivitas tidak bernilai tambah yang menyebabkan pemborosan biaya. Bagian produksi dalam PT. PG. Candi Baru mengambil porsi terbesar dalam pengeluaran perusahaan. Oleh karena itu, besarnya income perusahaan bergantung juga pada efektivitas produksi perusahaan. Kebijakan perusahaan untuk menetapkan harga adalah berdasarkan biaya produk. Proses produksi yang terjadi dimulai dari bagian persiapan, pengolahan, dan penyelesaian. Biaya yang dikeluarkan untuk aktivitas-aktivitas mulai dari pembelian bahan mentah (tebu) yang kemudian dipersiapkan dan diproses menjadi barang jadi (gula). Banyaknya proses produksi yang ada didalamnya termasuk beberapa aktivitas yang tidak memberi nilai tambah bagi perusahaan sehingga aktivitas-aktivitas tersebut dapat diminimalkan atau dapat dihilangkan.
Kondisi ini menjadikan pihak manajemen perusahaan harus mengelola aktivitas produksinya secara efektif dan efisien untuk menghasilkan keunggulan kompetitif yang artinya memiliki kemampuan menyediakan produk yang bermutu bagi konsumen dengan tepat, harga yang sesuai dibanding produk sejenis perusahaan pesaing, serta perlu melakukan evaluasi secara berkesinambungan, sehingga dapat mengefisiensikan biaya produksi yang dikeluarkan.
TINJAUAN PUSTAKA
Activity Based Management (ABM)
Activity Based Management (ABM) atau manajemen berdasarkan aktivitas adalah pendekatan yang luas dan terpadu yang memfokuskan perhatian manajemen pada aktivitas dengan tujuan perbaikan nilai pelanggan dan laba yang dicapai dengan menyediakan nilai ini (Hansen dan Mowen, 2009:487). Menurut Mulyadi (2012:614), manajemen berbasis aktivitas adalah pendekatan pengelolaan terpadu dan bersistem terhadap aktivitas dengan tujuan untuk meningkatkan customer value dan laba yang dicapai dari penyediaan value tersebut.
Tujuan dan Manfaat Activity Based Management (ABM)
Tujuan Activity Based Management (ABM) adalah untuk meningkatkan nilai produk atau jasa yang diserahkan ke konsumen. Oleh karena itu, dapat digunakan untuk mencapai laba ekstra dengan menyediakan nilai tambah bagi konsumennya.
Manfaat Activity Based Management (ABM) menurut Supriyono (2011: 356) adalah :
a. Mengukur kinerja keuangan dan pengoperasian (non keuangan) organisasi dan aktivitas – aktivitasnya.
b. Menentukan biaya – biaya dan profitabilitas yang benar untuk setiap tipe produk dan jasa.
c. Mengidentifikasikan aktivitas – aktivitas bernilai tambah dan tidak bernilai tambah.
d. Mengelompokkan aktivitas – aktivitas (faktor – faktor yang men-driver biaya – biaya) dan mengendalikannya.
e. Mengefisiensikan aktivitas bernilai tambah dan mengeliminasi aktivitas – aktivitas tak bernilai tambah.
f. Menjamin bahwa pembuatan keputusan, perencanaan, dan pengendalian didasarkan pada isu – isu bisnis yang luar dan tidak semata berdasarkan pada informasi keuangan.
g. Menilai penciptaan rangkaian nilai tambah untuk memenuhi kebutuhan dan kepuasaan konsumen.
Langkah-langkah Penerapan Activity Based Management
Menurut Supriyono (2010:358), langkah-langkah yang perlu dilakukan dalam penerapan ABM sebagai berikut:
1. Mengidentifikasikan aktivitas-aktivitas.
2. Membedakan antar aktivitas bisnis bernilai tambah dan aktivitas tidak bernilai tambah untuk produk dan jasa tertentu.
3. Menelusuri arus produk atau jasa melalui aktivitas.
4. Membebankan nilai-nilai waktu dan biaya pada setiap aktivitas.
5. Menentukan keterkaitan antara aktivitas-aktivitas dengan fungsi-fungsi dan lintas fungsi.
6. Membuat arus produk dan jasa lebih efisien.
7. Mengurangi atau meniadakan aktivitas tidak bernilai tambah.
8. Menganalisis dua atau lebih aktivitas yang saling berhubungan untuk menentukan trade off di antara aktivitas tersebut agar mengarah pada pengurangan biaya.
9. Penyempurnaan berkesinambungan Konsep Aktivitas
Menurut Hansen dan Mowen (2009:41) mendefenisikan aktivitas sebagai unit dasar kerja yang dilakukan dalam sebuah organisasi dan dapat juga digambarkan sebagai suatu pengumpulan tindakan dalam suatu organisasi yang berguna bagi para manager untuk melakukan perencanaan, pengendalian, dan pengambilan keputusan.
Value Added Activity dan Non Value Added Activity
Dalam proses produksi suatu perusahaan, tidak semua aktivitas adalah aktivitas yang memberikan nilai tambah bagi perusahaan. Kadang-kadang ada beberapa bagian aktivitas yang tidak atau kurang memberikan nilai tambah bagi perusahaan. Inilah yang kemudian menjadi sasaran dalam penerapan Activity Based Management sehingga dengan Activity Based Management diharapkan aktivitas-aktivitas yang tidak memberikan nilai tambah tersebut dapat diminimalkan.
Konsep Efisiensi
Konsep efisiensi merupakan konsep yang mendasar dan lahir dari konsep ekonomi. Meskipun demikian, konsep mengenai efisiensi dapat didefinisikan dari berbagai sudut pandang dan latar belakang. Pada umumnya, efisiensi dapat diarahkan kepada sebuah konsep tentang pencapaian suatu hasil dengan penggunaan sumber daya secara optimal. Karim (2006), menyatakan bahwa
”Efficient is doing the things right”, yang berarti bahwa melakukan segala hal dengan cara yang tepat untuk mendapatkan hasil yang optimal.
Penelitian Terdahulu
Terdapat beberapa penelitian terdahulu yang menganalisis efisiensi aktivitas dengan menggunakan Activity Based Management (ABM). Hasil penelitian Tejo
(2007), tujuan penelitian ini adalah Untuk mengetahui bagaimana pengaruh Activity Based Management (ABM) terhadap efisiensi biaya produksi. Metode yang digunakan adalah metode penelitian deskriptif. Hasil penelitian PG Kebon Agung Malang dalam aktivitas produksinya belum menerapkan Activity Based Management (ABM) sebagai dasar aktivitasnya sehingga masih ada aktivitas yang tidak bernilai tambah yang tidak dihilangkan perusahaan sehingga masih ada penggunaan sumber daya yang tidak memberi value added bagi perusahaan.
METODE PENELITIAN Jenis Penelitian
Pada penelitian ini, peneliti memilih pendekatan penelitian kualitatif dengan menggunakan metode studi kasus yang dilakukan pada PT. PG. Candi Baru Sidoarjo untuk melakukan analisis efisiensi aktivitas dengan menggunakan Activity Based Management. Menurut Moelong (2007:6), penelitian kualitatif adalah penelitian yang bertujuan untuk memahami fenomena tentang apa yang dialami oleh subyek penelitian dengan cara mendeskripsikan ke dalam kata-kata tertulis atau lisan. Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah studi kasus.
Studi kasus adalah penelitian tentang status subyek penelitian yang berkenaan dengan suatu fase spesifik atau khas dari keseluruhan personalitas (Nazir,2009:66).
Lokasi Penelitian
Lokasi penelitian adalah tempat dimana peneliti dapat menangkap keadaan yang sebenarnya dari obyek yang diteliti. Peneliti memilih lokasi penelitian pada PT.
Candi Baru Sidoarjo.
Sumber Data
Sumber data yang digunakan dalam penelitian ini adalah data primer. Dalam penelitian ini data primer diperoleh melalui pengamatan dan wawancara langsung.
Melalui observasi dapat diperoleh data dan informasi mengenai kondisi yang ada di lapangan terkait dengan hal yang diteliti. Sementara melalui wawancara dilakukan untuk memperoleh data dan informasi dari informan penelitian.
Adapaun informan yang dijadikan narasumber dalam penelitian ini adalah Bapak Imam Hambali selaku kepala bagian pabrikasi, Bapak Fifin Suharnafi selaku kepala bagian sumber daya manusia dan umum, Bapak Jayanto Hadi selaku kepala bagian akuntansi dan keuangan.
Metode Pengumpulan Data
Perolehan data dalam penelitian ini, dikumpulkan dengan menggunakan beberapa teknik yang sesuai dengan jenis data yang dibutuhkan. Tujuannya agar data yang diperoleh obyektif dan berhubungan dengan masalah yang akan diteliti. Untuk pengumpulan data dalam penelitian ini menggunakan teknik wawancara (interview), dokumentasi, dan Observasi.
Metode Analisis
Metode analisis data yang digunakan dalam penelitian ini adalah mengacu pada konsep Hilton (2010:269) pada PT. PG. Candi Baru Sidoarjo dalam penelitian ini melingkupi tahapan berikut:
a. Mengidentifikasi aktivitas-aktivitas
b. Membedakan apakah aktivitas terjadi tergolong aktivitas bernilai tambah atau aktivitas yang tidak bernilai tambah.
c. Mengurangi atau mengeliminasi aktivitas yang tidak memiliki value added.
d. Menarik kesimpulan dari analisis yang telah dilakukan dan memberikan saran yang nantinya mampu memberikaan manfaat kepada perusahaan.
Keabsahan Data
Dalam penelitian ini, peneliti menggunakan triangulasi teknik. Menurut Sugiyono (2013:330) triangulasi teknik berarti peneliti menggunakan teknik pengumpulan data yang berbeda-beda untuk mendapatkan data dari sumber data yang sama.
Peneliti menggunakan observasi, wawancara mendalam, serta dokumentasi untuk sumber data yang sama secara serempak. Triangulasi teknik dipilih karena peneliti melakukan pengecekan data kepada sumber yang sama dengan teknik berbeda yaitu melalui wawancara, observasi, dan dokumentasi di PT. PG. Candi Baru untuk memastikan bahwa data yang diperoleh benar. Peneliti melakukan pengecekan dengan membandingkan dan mencocokkan informasi serta keterangan yang telah dilakukan dari kegiatan wawancara dengan informan, kemudian dicocokkan dengan data di lapangan serta dokumen laporan manajerial PT. PG. Candi Baru.
HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN Hasil Penelitian
Hasil penelitian dan pengamatan yang dilakukan peneliti di PT. PG. Candi Baru adalah sebagai berikut:
Dari hasil wawancara dengan kepala bagian akuntansi dan keuangan kemudian dicocokkan dengan dokumen laporan manajerial PT. PG. Candi Baru, biaya produksi meliputi, biaya bahan baku, biaya tenaga kerja langsung dan biaya overhead pabrik.
Agar mudah dalam melakukan analisis aktivitas, perlu diketahui aktivitas apa saja yang terjadi di setiap stasiun dalam proses produksi PT. PG. Candi Baru. Aktivitas apa saja yang terlibat dalam proses produksi PT. PG. Candi Baru ditunjukkan berdasarkan hasil wawancara dengan kepala bagian pabrikasi kemudian dicocokkan dengan observasi langsung. Sehingga dapat disajikan daftar aktivitas produksi yaitu, bagian Persiapan, bagian pengolahan dan bagian Penyelesaian.
Pembahasan Analisis Aktivitas
Untuk mengklasifikasikan aktivitas menjadi aktivitas bernilai tambah atau tidak bernilai tambah maka sesuai dengan hasil wawancara dan mencocokkan dengan
hasil observasi. Berikut ini analisis aktivitas yang ada di PT. PG. Candi Baru Sidoarjo dapat dilihat pada tabel 1:
Aktivitas bernilai tambah Aktivitas tidak bernilai tambah
• Menerima tebu dari kebun dengan angkutan truk
• Menimbang tebu
• Memotong tebu menjadi potongan kecil
• Penggilingan tebu
• Mencampur bahan kimia
• Proses pemurnian
• Proses penguapan
• Proses masakan
• Proses putaran
• Pemeliharaan dan perbaikan mesin
• Pemeliharaan dan perbaikan bangunan
• Proses pengeringan
• Pengemasan
• Penyeleksian tebu
• Mengirim tebu ke timbangan
• Mengatur tebu yang sudah ditimbang
• Memindahkan tebu yang sudah ditimbang ke meja tebu
• Menyeleksi ukuran kristal gula
• Memeriksa kualitas barang jadi
• Mengirim dan menyimpan barang jadi gudang
Analisa Non Value Added Activity
Aktivitas – aktivitas yang tidak bernilai tambah harus dikurangi dan dieliminasi.
Dari hasil wawancara kemudian mencocokkan dengan observasi nampak bahwa ada beberapa aktivitas yang dapat digabungkan dengan aktivitas lain yang sejenis, direduksi volume aktivitasnya atau bahkan ada yang perlu dieliminasi. Aktivitas tersebut antara lain:
• Penyeleksian tebu oleh tim manis, bersih, segar (MBS)
• Memindahkan tebu yang diterima ke tempat menimbang tebu
• Mengatur tebu yang sudah ditimbang
• Memindahkan tebu yang sudah ditimbang ke meja tebu
• Menyeleksi ukuran kristal gula
• Memeriksa kualitas barang jadi
• Mengirim dan menyimpan barang jadi gudang Pengukuran Kinerja
Berdasarkan hasil analisis menggunakan triangulasi teknik dapat disimpulkan bahwa pengeliminasian aktivitas tidak bernilai tambah yang benar – benar dapat dihilangkan yaitu memindahkan tebu yang sudah diterima ke tempat menimbang
tebu, menempatkan tebu yang sudah ditimbang dalam emplasemen, menyeleksi ukuran kristal, memeriksa kualitas barang jadi, mengirim dan meyimpan barang jadi ke gudang. Hal ini disebabkan karena aktivitas-aktivitas tersebut tidak memberikan kontribusi bagi perusahaan sehingga aktivitas ini perlu dihilangkan agar tidak terjadi pemborosan dalam perusahaan.
KESIMPULAN DAN SARAN Kesimpulan
Berdasarkan analisa data, sistem manajemen yang dilakukan oleh manajemen operasional masih berbasis konvensional sehingga pengukuran-pengukurannya juga masih secara konvensional. Ini berarti evaluasi laporan kinerjanya juga masih menggunakan model konvensional. Perusahaan dalam hal ini PG. Candi Baru, jarang memerlukan informasi aktivitas sehingga perusahaan belum memfokuskan perhatiannya untuk mengidentifikasikan setiap aktivitas yang terjadi. Sehingga masih terdapat biaya-biaya yang terjadi karena aktivitas yang tidak diperlukan yang akan mengakibatkan pemborosan biaya. Setelah aktivitas-aktivitas yang ada pada PG. Candi Baru diidentifikasi, maka dapat dianalisis mana yang merupakan aktivitas bernilai tambah dan aktivitas yang tidak bernilai tambah. Pihak manajemen harus berusaha untuk mengoptimalkan aktivitas bernilai tambah tersebut dengan cara mengelola aktivitas – aktivitas tersebut secara efisien dan tepat waktu dan biaya yang timbul merupakan biaya yang bernilai tambah Aktivitas – aktivitas tidak bernilai tambah yang seharusnya dapat dihilangkan pada PG Candi Baru antara lain memindahkan tebu yang diterima ke tempat menimbang tebu, menempatkan tebu yang sudah ditimbang dalam emplasemen, menyeleksi ukuran kristal, memeriksa kuaitas barang jadi, mengirim dan menyimpan barang jadi ke gudang. Aktivitas – aktivitas tidak bernilai tambah tersebut tentunya akan menyebabkan adanya biaya-biaya yang tidak bernilai tambah. Oleh karena itu, perlu diterapkan Activity Based Management untuk mengeliminasi aktivitas – aktivitas tidak bernilai tambah tersebut dapat meningkatkan efisiensi biaya produksi dan secara umum dapat digunakan sebagai estimasi berupa penghematan yang akan terjadi untuk tahun yang akan datang.
Saran
Adapun saran yang dapat peneliti kemukakan dan diharapkan dapat bermanfaat bagi pihak berkepentingan yaitu, PT. PG. Candi Baru perlu meninjau kembali aktivitas-aktivitas produksi yang ada. Hal ini dapat dilakukan salah satunya dengan cara menerapkan Activity Based Management dalam operasi produksinya sehingga tidak ada aktivitas yang tidak bernilai tambah dalam operasi produksi perusahaan karena aktivitas tidak bernilai tambah ini akan menimbulkan biaya tidak bernilai tambah. Kemudian PT. PG. Candi Baru sebaiknya menerapkan Activity Based Management sehingga manajemen dalam mengambil keputusan akan dapat lebih akurat karena data yang disediakan lebih relevan. Dalam menerapkan Activity Based Management perusahaan dapat bekerja sama dengan beberapa distributor atau pelanggan sehingga perusahaan dapat meminimalkan proses penyimpanan barang jadi di gudang.
DAFTAR PUSTAKA
