ANALISIS POSITIONING ITEM PENGADAAN MENGGUNAKAN KRALJIC PORTOFOLIO MATRIX
(Studi Kasus : PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Tengah & Daerah Istimewa Yogyakarta)
Agnes Kusumawati*, Diana Puspita Sari
Program Studi S1 Teknik Industri, Fakultas Teknik,Universitas Diponegoro Jl. Prof. H. Soedarto, S.H., Semarang 50239
e-mail : [email protected]
ABSTRAK
Procurement meliputi proses pembelian, penyewaan, peminjaman, tukar – tambah maupun transfer dari perusahaan lain dalam upaya mengadakan suatu barang atau pun jasa. PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Tengah & Daerah Istimewa Yogyakarta menerapkan good procurement practice, sebagaimana tercantum dalam pedoman umum pengadaan barang/ jasa PT PLN. Penggunaan strategi supply dan purchasing masih belum efektif karena selama kurun waktu dua periode 2015-2016 terdapat beberapa item pengadaan yang gagal pada proses pengadaan pertama, sehingga perlu dilakukan pengadaan ulang.
Terdapat metode untuk menentukan supply positioning matrix yaitu Kraljic Portofolio Matrix yang mengkategorikan item pengadaan berdasarkan profit impact dan supply risk. Kraljic matrix 2x2 diklasifikasikan menjadi empat kuadran yaitu non critical, leverage, bottleneck, dan strategic items.
Perhitungan bobot supply risk dan profit impact dengan menggunakann Triangular fuzzy number (TFN) untuk tiap item pengadaan, lalu dilakukan plot item pengadaan ke dalam Kraljic Matrix melalui Multidimensional scaling (MDS). Terdapat dua item pada kuadran non kritis yaitu pekerjaan medical check up serta pengadaan & penggantian peralatan PDKB. Kuadran leverage meliputi sewa kendaraan operasional, wifi management, mesin absensi fingerprint, dan accessories MDU Gas Pipe. Item pada kuadran bottleneck yaitu pekerjaan Supply Erect Program Listrik Pedesaan, accessories MDU Recloser, Konduktor NFA2X-T 2X70+50 MM², dan LBS Motorized Three Ways. Terdapat lima item pada kuadran critical atau strategic yaitu KWH Meter elektronik Paskabayar, Smartbox, Modem Automatic Reading Meter (AMR) lengkap, Tap Konektor Kedap Air dan Strain Hook Clamp.
Kata kunci : kraljic matrix, multidimensional scaling, profit impact, supply risk, triangular fuzzy number ABSTRACT
[Title : Positioning Analysis of Procurement Items Using Kraljic Portofolio Matrix (Case Study : PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Tengah & Daerah Istimewa Yogyakarta)]. MatrixProcurement includes the process of purchasing, leasing, borrowing, exchange - added or transfer from other companies in an effort to hold a good or service. PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Tengah & Daerah Istimewa Yogyakarta apply good procurement practice, as stated in the general guidance of procurement of goods/
services of PT PLN. The use of supply and purchasing strategy is still not effective because there are still some procurement items that failed in the first procurement process during of two periods 2015-2016, so it needs to be re-process. There is a method to determine the supply positioning matrix that is Kraljic Portfolio Matrix which categorizes procurement items based on profit impact and supply risk. Kraljic matrix 2x2 is classified into four categories ie non critical, leverage, bottleneck, and strategic items. The calculation of supply risk’s weight and profit impact’s weight by using Triangular fuzzy number (TFN) for each procurement item, then plot procurement items into Kraljic Matrix through Multidimensional Scaling (MDS). There are two items in non-critical quadrant namely medical check up work and procurement &
replacement of PDKB equipment. Leverage quadrants include operational vehicle rental, wifi management, fingerprint attendance machines, and MDU Gas Pipe accessories. Items in quadrant bottleneck are Supply Erect Program of Rural Electrical Program, accessories MDU Recloser, Conductor NFA2X-T 2X70 + 50 MM², and LBS Motorized Three Ways. There are five items in the critical or strategic quadrant: KWH Meter electronic postpaid, Smartbox, Automatic Modem Automatic Reading Meter (AMR), Tap Waterproof Connectors and Hook Clamp Strain.
Keywords: kraljic matrix, multidimensional scaling, profit impact, supply risk, triangular fuzzy number.
PENDAHULUAN
Pengadaan atau procurement adalah kegiatan menerima dan membeli barang atau jasa dari pihak luar untuk memenuhi kebutuhan perusahaan. Aktivitas pengadaan meliputi lima kegiatan utama, yaitu rencana pengadaan, proses pengadaan, penerimaan dan penyimpanan, serta pemakaian dan manajemen asset. Menurut Bahagia (2011) dalam jurnal Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/ Jasa Pemerintah (LKPP) : Senarai, tujuan pengelolaan sistem pengadaan adalah mencari jawaban terbaik terhadap permasalahan kebijakan pengadaan dan permasalahan sistem pengoperasian sehingga pengadaan barang/jasa dapat berfungsi mencapai kinerja yang diharapkan. Setiap perusahaan memiliki strategi supply dan purchasing yang berbeda sesuai dengan tujuan dan target masing – masing perusahaan. Salah satu perusahaan yang memiliki pedoman khusus dalam proses pengadaan barang/ jasa adalah PT PLN (Persero).
PLN mengacu pada Peraturan Direksi PT PLN (Persero) Nomor : 0527.K/DIR/2014 Tanggal 31 Oktober 2014 Tentang Perubahan Atas Keputusan Direksi PT PLN (Persero) Nomor 0620.K/DIR/2013 Tentang Pedoman Umum Pengadaan Barang/Jasa.
PT PLN (Persero) dalam proses pengadaan barang/jasa harus menerapkan good procurement practice, sebagaiaman tercantum dalam pedoman umum pengadaan barang/ jasa PT PLN yaitu dengan menerapkan pendekatan strategis seperti strategic framework yang meliputi penentuan supply positioning matrix, fokus Value for Money, mengubah kepanitian pengadaan menjadi pejabat pengadaan struktural, menerapkan kultur profesionalisme yaitu pejabat pengadaan mampu melaksanakan peran strategis, taktis dan operasi dari pengadaan, dan pengendalian risiko. Salah satu elemen terpenting dalam pendekatan strategis terkait pengadaan adalah kewajiban untuk melakukan riset pasar untuk semua portofolio kebutuhan PLN. Data dan informasi yang dikumpulkan dan dianalisis berdasarkan pada strategic framework yang biasa dipakai dalam good procurement practice, yaitu Supply Positioning Matrix. Bidang perencana pengadaan PT PLN Distribusi Jateng & DIY dalam dua tahun terakhir yaitu 2015 dan 2016 telah melakukan proses pengadaan ulang untuk beberapa item pengadaan barang/jasa. Proses pengadaan ulang pastinya menyita waktu, pikiran, tenaga, dan biaya. Selain itu, tidak adanya standard yang sama mengenai karakteristik klasifikasi item pengadaan dapat menyebabkan perbedaan asumsi antar stakeholder perencana pengadaan, sehingga dapat menyebabkan perbedaan hasil klasifikasi item pengadaan ke dalam item non kritis, leverage, bottleneck, atau strategic. Oleh karena itu, perlu adanya kriteria supply risk dan profit impact yang dijadikan sebagai acuan dalam mengklasifikasikan item pengadaan, sehingga dapat disusun strategi supply & purchasing yang tepat. Salah satu metode untuk menentukan supply positioning matrix yaitu menggunakan Kraljic Portofolio Matrix. Kraljic Portofolio Matrix yang diperkenalkan oleh Kraljic (1983) mengkategorikan item pengadaan berdasarkan dua dimensi yaitu profit impact dan supply risk (dengan rating low dan high). Kraljic matrix 2x2 diklasifikasikan menjadi empat kategori yaitu non critical, leverage, bottleneck, dan strategic items (Gelderman dan Van Weele, 2003). Profit impact adalah faktor internal yang berkaitan dengan tingkat kepentingan dan dampak keuntungan yang diperoleh oleh suatu perusahaan terkait dengan proses pembelian. Supply risk adalah suatu probabilitas terjadinya kejadian penting yang kurang baik terhadap proses pembelian selama periode tertentu.
Identifikasi item-item pengadaan ke dalam kuadran Klarjic matrix berdasarkan empat belas kriteria supply risk meliputi jumlah supplier yang digunakan, jumlah supplier potensial, risiko politik, ketersediaan supplier, leadtime, kondisi finansial supplier, kualitas, tingkat teknologi, kompetisi, kemudahan menyimpan, ketersediaan item pengganti, fleksibilitas kuantitatif, fleksibilitas kualitatif, dan keeksklusifan (Seifbargy, 2010). Kriteria profit impact meliputi empat aspek yaitu volume pembelian, dampak ke pertumbuhan bisnis (Knight dkk, 2014), dampak terhadap keuntungan dan tingkat kepentingan pembelian (Padhi dkk,2012). Perhitungan bobot supply risk dan profil impact menggunakann Triangular fuzzy number (TFN) untuk tiap item pengadaan, lalu melakukan plot item pengadaan ke dalam Kraljic Matrix melalui Multidimensional scaling (MDS). Penelitian ini bertujuan untuk mengklasifikasikan item pengadaan pada sub bidang perencana pengadaan PT PLN Distribusi Jawa Tengah & DIY dengan menggunakan Kraljic Matrix. Penelitian ini memberikan pandangan baru bagi perusahaan dalam menentukan kategori item pengadaan apakah termasuk kategori non kritis, leverage, bottleneck, strategis.
METODE PENELITIAN
Penelitian yang digunakan adalah tipe penelitian deskriptif kuantitatif dan kualitatif melalui observasi, kuesioner, dan wawancara. Kraljic Portofolio Matrix mengkategorikan item pengadaan berdasarkan dua dimensi yaitu profit impact dan supply risk (dengan rating low dan high). Pada tabel 1 menunjukkan kriteria – kriteria profit impact dan supply risk yang digunakan dalam penelitian ini.
Tabel 1 Kriteria-kriteria profit impact dan supply risk
Dimensi Kriteria Sumber Keterangan
Supply risk
Number of
Existing Supplier Seifbarghy (2010)
Banyaknya supplier yang telah memenuhi permintaan perusahaan sejak dua tahun terakhir
Number of
Potential Supllier Seifbarghy (2010)
Banyaknya supplier yang siap menerima order dari perusahaan dan berkompetisi dengan supllier lainnya
Political Risk Seifbarghy (2010) Kondisi kestabilan hubungan politik dengan negara yang mendatangkan Item
Availability to
Supplier Seifbarghy (2010) Letak geografis dari supplier sehingga mempengaruhi ketersediaan item pengadaan Lead Time Seifbarghy (2010)
Jangka waktu yang dibutuhkan supllier sejak pemesanan item hingga item diterima perusahaan
Financial
Condition Seifbarghy (2010) Kondisi finansial supplier (misalnya perolehan profit, kepemilikan aset dan lainnya)
Quality Seifbarghy (2010) Keadaan Item yang diterima oleh perusahaan Technology Level Seifbarghy (2010) Tingkat penggunaan teknologi yang digunakan
oleh item pengadaan Competitive
Demand Seifbarghy (2010) Rasio ketersediaan barang dengan jumlah supplier
Storage
Possibility Seifbarghy (2010) Luas penyimpanan yang dibutuhkan untuk menyimpan Item
Possibility of
Replacement Seifbarghy (2010) Tingkat kemungkinan Item untuk diganti dengan item lain
Quantitative
Flexibility Seifbarghy (2010) Kemudahan supllier dalam menenrima perubahan kuantitas pesanan
Qualitative
Flexibility Seifbarghy (2010) Kemampuan supllier untuk menyediakan item pengadaan dengan berbagai tipe
Exclusiveness Seifbarghy (2010)
Item hanya memiliki satu supplier atau dibutuhkan biaya yang tinggi untuk mengganti supplier
Profit impact
Purchased Volume
Knight, Tu dan
Preston (2014) Banyaknya jumlah item pembelian Impact on
Business Growth
Knight, Tu dan Preston (2014)
Pengaruh proses pengadaan item terhadap pertumbuhan bisnis perusahaan
Impact on Profitability
Padhi, Wagner dan Anggarwal (2012)
Keuntungan yang diperoleh perusahaan dari proses pengadaan item
Importance of Purchase
Padhi, Wagner dan Anggarwal (2012)
Tingkat kepentingan pembelian item terhadap keberlangsungan bisnis perusahaan
Langkah-langkah untuk menentukan item pengadaan ke dalam kuadran Kraljic Portofolio Matrix berdasarkan penjelasan Padhi dkk (2012) adalah sebagai berikut :
a. Menentukan Atribut Kriteria Berdasarkan Profit impact Dan Supply risk
Mengkategorikan atribut kriteria menjadi profit impact dan supply risk. Suatu Triangular fuzzy number dilambangkan sebagai 𝑀̂ = [a, b, c], Dengan 0 ≤ a ≤ b ≤ c. Melakukan defuzzifikasi 𝑀̂ dengan metode centroid sederhana dan populer (Chou dan Chang, 2008) dalam Padhi dkk (2012) yaitu:
𝑑𝑓𝑀=𝑎+𝑏+𝑐3 ... (1) Teori himpunan fuzzy merupakan kerangka sistematis untuk mempresentasikan ketidakpastian, ketidakjelasan, ketidaktepatan, kekurangan informasi dan kebenaran parsial. Ketidakjelasan juga dapat digunakan untuk mendeskripsikan sesuatu yang berhubungan dengan ketidakpastian yang diberikan dalam variabel linguistik. Sebagai contoh, untuk menyatakan kualitas suatu data dikatakan “baik”, atau derajat kepentingan seorang pengambil keputusan dikatakan “sangat penting” (Kusumadewi dkk, 2006). Disini menggabungkan suatu penilaian fuzzy multi-atribut utilitas dengan teknik penyelesaian Multidimensional Scale (MDS).
b. Mendesain, Membuat Dan Mengisi Kuesioner
Pada tahap ini adalah mendesain dan membuat kuesioner, lalu memberikan kuesioner kepada responden yang ekspert dibidang terkait. Respon yang ekspert yaitu orang yang benar – benar memahami permasalahan tersebut, merasakan akibat suatu masalah atau memiliki kepentingan terhadap masalah tersebut. Skala yang digunakan dalam kedua kuesioner ini adalah 10 skala linguistik dengan menetapkan masing-masing Triangular fuzzy number (TFN) pada tiap titik dalam skala. Variabel linguistik merupakan variabel dengan ekspresi bahasa (lingual) sebagai nilainya. Variabel linguistik dapat ditampilkan atau digambarkan salah satunya dengan grafik triangular fuzzy number (TFN) (Moeinzadeh & Hajfathaliha, 2009). Fungsi keanggotaan (membership function) adalah suatu kurva yang menunjukkan pemetaan titik – titik input data ke dalam nilai keanggotaannya (derajat keanggotaan) yang memiliki interval antara 0 sampai 1. Fungsi keanggotaan merupakan inti dari fuzzy model. Fungsi keanggotaan dari sepuluh variabel linguistik ditunjukkan pada tabel 2.
Responden pada penelitian ini yaitu empat orang yang berpengalaman dalam bidang perencanaan pengadaan PT PLN Distribusi Jawa Tengah & DIY. Terdapat dua jenis kuesioner yaitu kuesioner pertama untuk menilai tingkat kepentingan tiap atribut (supply risk dan profit impact) dan kuesioner kedua untuk mengidentifikasi tiap item pengadaan PT PLN Distribusi Jawa Tengah & DIY yang terhadap tiap atribut.
c. Mengkonversi Hasil Kuesioner Menjadi Bilangan Fuzzy
Hasil pengisian kuesioner oleh para responden dikonversi menjadi bilangan Triangular Fuzzy Numbers sesuai skala yang di pilih oleh responden. Hasil kuesioner dibedakan berdasarkan dimensi profit impact dan supply risk.
d. Menghitung Rata-Rata Nilai Kepentingan Tiap Atribut
Perhitungan rata-rata nilai kepentingan atribut yang diberikan oleh para responden (karena jumlah responden lebih dari satu) menggunakan rumus :
𝜃̃̅𝑚=∑𝐸𝑒=1𝐸𝜗̃𝑒𝑚, ∀𝑚 = 1,2, … , 𝑀, ... (2) dimana e adalah indeks untuk responden, di mana e = 1, 2,.. E (E = jumlah responden, di sini E=4) dan m adalah indeks untuk atribut (kriteria), di mana m = 1, 2,… M (M = dibedakan berdasarkan dimensi profit impact dan supply risk).
e. Mendapatkan Normalisasi Bobot Atribut
1) Mengerjakan matriks perbandingan berpasangan berdasarkan nilai rata-rata kepentingan untuk membangun matriks penilaian Fuzzy AG’.
𝐴𝐺′= [
(1,1,1) 𝜆̃12 … 𝜆̃𝑀 𝜆̃21 (1,1,1) … 𝜆̃2𝑀
. . … .
. . … .
. . … .
𝜆̃𝑀1 𝜆̃𝑀2 … (1,1,1)]
... (3)
AG’ adalah suatu (MxM) matriks. Dimana M = banyaknya jumlah atribut dibedakan berdasarkan atribut supply risk dan atribut profit impact. Pendekatan berbasis rasio diikuti untuk membuat perbandingan berpasangan. Berikut ini adalah rumus untuk mendapatkan vektor bobot fuzzy :
𝜆̃11=𝜃̃̅𝜃̃̅1
1, 𝜆̃12=𝜃𝜃̃̅̃̅1
2, … , 𝜆̃(𝑀−1)𝑀 =𝜃̃̅𝜃̃̅𝑀−1
𝑀 , 𝜆̃𝑀𝑀=𝜃̃̅𝜃̃̅𝑀
𝑒𝑀 ... (4) Tabel 2 Fungsi keanggotaan 10 variabel linguistik
Variabel Linguistik Bilangan fuzzy
None {1,1,2}
Extremely low {1,2,3}
Very low {2,3,4}
Low {3,4,5}
Medium low {4,5,6}
Medium {5,6,7}
Medium high {6,7,8}
High {7,8,9}
Very high {8,9,10}
Extremely high {9,10,10}
(Sumber : Padhi dkk, 2012)
2) Menggunakan pendekatan Deng (1999) untuk menentukan nilai bobot atribut fuzzy (βm) berdasarkan matriks AG’ dengan menggunakan rumus sebagai berikut :
𝛽̃𝑚=∑∑𝑀𝑢=1∑𝜆̃𝑚𝑢𝜆̃
𝑀 𝑢𝑢 𝑀 𝑢=1
𝑢=1 ... (5) 3) Melakukan defuzzifikasi bobot atribut fuzzy dengan menggunakan persamaan (1) untuk semua m =
1, 2, …M, (M = dibedakan berdasarkan dimensi profit impact dan supply risk). Kemudian menghitung NWm, yakni normalisasi bobot dari atribut mth dengan rumus berikut ini:
𝑁𝑊𝑚=∑ 𝛽𝑚𝛽
𝑀 𝑚
𝑚=1 ... (6)
f. Mendapatkan Performance Score Serta Average Performance Score
Performance score dihitung berdasarkan kuesioner tahap kedua yang dinilai oleh responden, kemudian menghitung average performance score. Performance score dari sebuah item pembelian dapat dianggap sebagai nilai utilitas dan dapat dihitung dengan rumus :
𝑠̃𝑗 = ∑ [𝑁𝑊𝑚1
Ε∑Ε 𝑥̃𝑗𝑚𝑒
𝑒=1 ]
𝑀𝑚=1 , ∀𝑗 = 1,2, … , 𝐽 ... (7) Dimana 𝑆̂𝑗 adalah fuzzy utility score dari atribut linguistik berdasarkan item pembelian jth, j = 1,2,… J, 𝑋̃𝑗𝑚𝑒 adalah fuzzy achievement score yang diberikan oleh responden eth untuk item pembelian jth dalam atribut mth, sj adalah utility score dari item pembelian jth, j = 1,2,… J, (E = jumlah responden), dihitung dengan melakukan defuzzifikasi 𝑆̂𝑗 dengan menggunakan persamaan (1).
g. Memposisikan Item Dengan Menggunakan Multidimensional Scale (MDS)
Analisis Multidimensional Scaling (MDS) adalah salah satu bentuk eksplorasi data yang digunakan dalam memetakan atau mencari konfigurasi dari sejumlah obyek pada ruang dimensi rendah berdasarkan ukuran kedekatan antar obyek yang diteliti (Utama dkk, 2014). Menurut Hair, dkk (1998) dalam (Utama dkk, 2014), penskalaan dimensi ganda disebut juga sebagai peta persepsi dikarenakan mengambarkan atau memetakan kesan relatif yang dirasakan terhadap sejumlah obyek (perusahaan, produk atau lainnya yang berhubungan dengan persepsi). MDS digunakan untuk menemukan dimensi dan pola titik yang stukturnya memiliki jarak paling tepat dengan input data. Dua sumbu MDS adalah supply risk dan profit impact. Rumus jarak Euclidean untuk n-dimensi yaitu :
𝑑𝑗𝑘 = √∑ (𝑠𝑛𝑖=1 𝑖𝑗− 𝑠𝑖𝑘)2 ... (8) Dimana 𝑠𝑖𝑗 dan 𝑠𝑖𝑘 menunjukkan utility score dari setiap item pembelian j dan k masing-masing, i = 1,2, …,n. Dalam hal ini n = 2 (supply risk dan profit impact). Perhitungan jarak Euclidean tersebut menghasilkan sebuah matriks yang akan dijadikan sebagai inputan data pada pengolahan Multidimensional Scale (MDS) menggunakan software SPSS 16.
HASIL DAN PEMBAHASAN
Penelitian ini bertujuan untuk mengklasifikasikan item pengadaan pada sub bidang perencana pengadaan PT PLN Distribusi Jateng & DIY dengan menggunakan Kraljic Matrix. Item pengadaan yang diteliti berupa material dan jasa sebanyak 15 item yang diperoleh berdasarkan brainstorming dengan pejabat perencana pengadaan PT PLN Distribusi Jateng & DIY. Terdapat dua jenis kuesioner pada penelitian ini yaitu kuesioner pertama untuk menilai tingkat kepentingan tiap atribut (supply risk dan profit impact) dan kuesioner kedua untuk mengidentifikasi tiap item pengadaan PT PLN Distribusi Jateng & DIY terhadap tiap atribut kriteria. Skala yang digunakan dalam kedua kuesioner ini adalah 10 skala linguistik dengan menetapkan masing – masing Triangular fuzzy number (TFN) pada tiap titik dalam skala.
Responden pada penelitian ini yaitu empat orang yang berpengalaman dalam bidang perencanaan pengadaan PT PLN Distribusi Jawa Tengah & DIY meliputi satu orang pejabat perencana pengadaan dan tiga orang assistant analyst perencana pengadaan.
Berdasarkan hasil pengolahan data sesuai langkah-langkah penentuan item pengadaan ke dalam kuadran Kraljic Portofolio Matrix yang digunakan pada penelitian Padhi, dkk. (2012), maka diperoleh jarak Euclidean seperti pada tabel 3. Perhitungan jarak Euclidean yang menggunakan persamaan (8) tersebut menghasilkan sebuah matriks yang menjadi input pada pengolahan Multidimensional Scale (MDS) menggunakan software SPSS 16.
Tabel 3 Rekapitulasi Hasil Perhitungan Jarak Euclidean
Lanjutan Tabel 3 Rekapitulasi Hasil Perhitungan Jarak Euclidean
Pengolahan data menggunakan MDS menghasilkan titik – titik koordinat pada sumbu x (supply risk) dan sumbu y (profit impact) seperti tabel 4, sehingga item pengadaan dapat dikategorikan sesuai dengan kuadran Kraljic Portofolio Matrix. Mapping item terdiri dari dua sumbu yaitu sumbu x dengan dimensi 1 yang menunjukkan supply risk dan sumbu y dengan dimensi 2 yang menunjukkan profit impact. Item pengadaan dikelompokkan ke dalam empat kuadran yaitu kuadran strategic, bottleneck, leverage, dan non- critical yang ditunjukkan pada gambar 1. Keempat kuadran tersebut memiliki karateristik yang berbeda – beda sesuai dengan nilai supply risk dan price impact (dengan rating low dan high).
Terdapat dua item pengadaan yang termasuk kriteria non kritis yaitu pekerjaan medikal check up serta pengadaan dan penggantian peralatan PDKB. Para responden menilai bahwa item pengadaan ini memiliki risiko pasokan yang rendah dan tidak memberikan dampak keuntungan yang signifikan terhadap perusahaan. Kuadran leverage/ daya ungkit meliputi sewa kendaraan operasional, pengadaan wifi management, pengadaan mesin absensi fingerprint, dan accessories MDU Gas Pipe. Item pengadaan pada kuadran ini dianggap memiliki risiko pasokan yang rendah, tetapi memberikan dampak keuntungan yang tinggi bagi perusahaan. Proses pengadaan item tersebut menarik bagi supplier sehingga perusahaan mendapat daya ungkit berupa keunggulan posisi dalam negosiasi, terutama untuk menekan harga item dari supplier serendah mungkin. Item pengadaan pada kuadran leverage dianggap berisiko rendah karena terdapat cukup banyak supplier yang dapat memenuhi permintaan.
JENIS ITEM PENGADAAN
LISTRIK DESA
KWH
METER RECLOSER KONDUKTOR PERALATAN
PDKB SMARTBOX FINGERPRINT GAS PIPE
LISTRIK DESA 0.000 0.646 0.470 0.535 0.469 0.277 1.839 0.689
KWH METER 0.646 0.000 0.199 0.156 1.108 0.391 2.457 1.269
RECLOSER 0.470 0.199 0.000 0.066 0.939 0.258 2.304 1.130
KONDUKTOR 0.535 0.156 0.066 0.000 1.004 0.319 2.369 1.195
PERALATAN PDKB 0.469 1.108 0.939 1.004 0.000 0.722 1.376 0.322
SMARTBOX 0.277 0.391 0.258 0.319 0.722 0.000 2.066 0.882
FINGERPRINT 1.839 2.457 2.304 2.369 1.376 2.066 0.000 1.194
GAS PIPE 0.689 1.269 1.130 1.195 0.322 0.882 1.194 0.000
LBS 3 WAYS 0.364 0.480 0.286 0.326 0.795 0.351 2.169 1.049
MEDICAL CHECK-UP 3.019 3.658 3.489 3.554 2.551 3.269 1.261 2.426
SEWA KENDARAAN 1.577 2.196 2.042 2.107 1.114 1.805 0.262 0.936
WIFI MANAGEMENT 1.651 2.268 2.115 2.180 1.188 1.877 0.189 1.005
MODEM AMR 0.331 0.332 0.209 0.268 0.781 0.059 2.125 0.940
TAP KONEKTOR 0.124 0.644 0.493 0.558 0.472 0.254 1.814 0.637
STRAIN HOOK CLAMP 0.177 0.629 0.492 0.556 0.504 0.240 1.828 0.642
JENIS ITEM PENGADAAN
LBS 3 WAYS
MEDICAL CHECK-UP
SEWA KENDARAAN
WIFI MANAGEMENT
MODEM AMR
TAP KONEKTOR
STRAIN HOOK CLAMP
LISTRIK DESA 0.364 3.019 1.577 1.651 0.331 0.124 0.177
KWH METER 0.480 3.658 2.196 2.268 0.332 0.644 0.629
RECLOSER 0.286 3.489 2.042 2.115 0.209 0.493 0.492
KONDUKTOR 0.326 3.554 2.107 2.180 0.268 0.558 0.556
PERALATAN PDKB 0.795 2.551 1.114 1.188 0.781 0.472 0.504
SMARTBOX 0.351 3.269 1.805 1.877 0.059 0.254 0.240
FINGERPRINT 2.169 1.261 0.262 0.189 2.125 1.814 1.828
GAS PIPE 1.049 2.426 0.936 1.005 0.940 0.637 0.642
LBS 3 WAYS 0.000 3.312 1.907 1.982 0.350 0.455 0.486
MEDICAL CHECK-UP 3.312 0.000 1.499 1.437 3.328 3.016 3.037
SEWA KENDARAAN 1.907 1.499 0.000 0.075 1.864 1.553 1.567
WIFI MANAGEMENT 1.982 1.437 0.075 0.000 1.936 1.625 1.638
MODEM AMR 0.350 3.328 1.864 1.936 0.000 0.313 0.298
TAP KONEKTOR 0.455 3.016 1.553 1.625 0.313 0.000 0.057
STRAIN HOOK CLAMP 0.486 3.037 1.567 1.638 0.298 0.057 0.000
Tabel 4 Rekapitulasi Titik Koordinat tiap Item Pengadaan
No. Item Pengadaan Koordinat
Supply risk
Koordinat Profit impact 1 Perencanaan Supply Erect Program Listrik Pedesaan 0.5984 -0.1146 2 KWH Meter elektronik Paskabayar, 2W, 230V, 1 Phasa,
Class 1, Register Drum, SPLN D3:005-1.2,2008 1.4454 0.0709
3 Accessories MDU Recloser 1.2296 -0.086
4 Konduktor NFA2X-T 2X70+50 MM² 1.3171 -0.0904
5 Pengadaan dan Penggantian Peralatan PDKB -0.0317 -0.1174
6 Smartbox 0.9202 0.0714
7 Mesin Absensi Fingerprint 2017 -1.854 0.1967
8 accessories MDU Gas Pipe -0.2509 0.2551
9 LBS Motorized Three Ways 1.0003 -0.395
10 Jasa Medical Check-Up th 2017 -3.4503 -0.3725
11 Sewa Kendaraan Operasional -1.5047 0.1497
12 Wifi Management -1.6004 0.1834
13 Modem Automatic Reading Meter (AMR) lengkap 0.9995 0.0756
14 Tap Konektor Kedap Air 0.5803 0.0517
15 Strain Hook Clamp 0.6011 0.1213
Gambar 1 Hasil Mapping Item menggunakan Software SPSS
Item pengadaan yang termasuk kuadran bottleneck yaitu pekerjaan supply erect program listrik pedesaan, pengadaan accessories MDU recloser, konduktor NFA2X-T 2X70+50 MM², dan LBS Motorized Three Ways. Item pengadaan pada kuadran ini memiliki risiko pasokan yang tinggi, tetapi dampak keuntungan bagi perusahaannya rendah. Hanya ada sedikit supplier yang menyediakan item ini. Item pengadaan pada kuadran ini biasanya memiliki tingkat kustomisasi yang tinggi. Item pengadaan bottleneck membutuhkan perhatian khusus dari perusahaan agar dapat bergeser ke kuadran leverage atau non kritis, sehingga dapat memberikan dampak keuntungan yang tinggi bagi perusahaan namun risiko pemasok yang rendah. Pemasok memiliki posisi kekuatan dominan untuk item pengadaan ini, tapi sebaiknya perusahaan mengurangi ketergantungan kepada satu supplier dan menemukan supplier lain agar menghindari dampak negatif bagi perusahaan.
Terdapat lima item pengadaan yang termasuk ke dalam kuadran kritis atau strategis ini yaitu pengadaan KWH meter elektronik paskabayar, smartbox modem automatic reading meter (AMR) lengkap, tap konektor kedap air dan strain hook clamp. Item pengadaan dalam kuadran ini merupakan produk yang memiliki nilai yang sangat besar bagi suatu organisasi dan memberikan dampakkeuntungan yang besar bagi perusahaan. Rekomendasi umum untuk manajemen pemasok pada kuadran ini adalah menjaga kemitraan strategis, menyetujui kerjasama terikat dengan supplier atau memutuskan kerja sama dengan supplier lalu mencari supplier baru.
Penelitian ini juga menganalisis atribut supply risk dan atribut profit impact yang dianggap paling penting dan tidak penting terhadap item pengadaan. Rekapitulasi normalisasi bobot untuk tiap kriteria supply risk dan profit impact yang bernilai tinggi dan rendah dapat dilihat pada tabel 5 dan tabel 6.
Berdasarkan nilai normalisasi bobot untuk tiap kriteria supply risk, dapat diketahui bahwa bobot tertinggi untuk dimensi supply risk adalah kriteria quality sebesar 0,083 dan bobot terendah untuk dimensi supply risk adalah political risk & availability to supplier yaitu masing – masing bernilai 0,060. Sedangkan berdasarkan nilai normalisasi bobot untuk tiap kriteria profit impact, dapat diketahui bahwa bobot tertinggi untuk dimensi profit impact adalah kriteria impact of profitability sebesar 0,269, dan bobot terendah untuk dimensi profit impact adalah kriteria purchased volume & impact of business growth yaitu masing – masing bernilai 0,238.
Pada supply risk, atribut quality dianggap penting terhadap item pengadaan. Hal ini menunjukkan pengadaan material/jasa sangat memeprtimbangkan kualitas item yang diberikan oleh penyedia. Atribut political risk, storage possibility dan availability to supplier tidak cukup penting bagi item pengadaan. Hal ini dikarenakan mayoritas penyedia material/ jasa PT PLN Distribusi Jateng & DIY adalah penyedia lokal, sehingga tidak terpengaruh kestabilan politik negara. Selain itu, atribut availability to supplier juga tidak berpengaruh penting bagi item pengadaan karena PT PLN tidak mempermasalahkan letak geografis dari supplier. Atribut storage possibility juga tidak cukup penting karena material yang dipesan oleh Kantor PLN Distribusi Jateng & DIY akan didistribusikan langsung ke user/ pengguna sehingga item pengadaan tidak memerlukan gudang penyimpanan. Pada profit impact, atribut importance of purchase dan impact on profitability dianggap penting dalam proses pengadaan material/ jasa PT PLN Distribusi Jateng & DIY.
Hal ini menunjukkan semua item pengadaan penting dan diharapkan dapat memberi keuntungan bagi perusahaan. Atribut purchased volume dan impact on business growth meiliki nilai rendah, hal tersebut menunjukkan volume pembelian tidak mempengaruhi proses pengadaan karena volume tersebut selalu direncanakan sesuai kebutuhan. Item pengadaan pada penelitian ini dianggap kurang berpengaruh terhadap pertumbuhan bisnis perusahaan.
Tabel 5 Normalisasi Bobot untuk Tiap Kriteria Supply Risk
Supply risk NWm
Number of existing supplier 0.070 Number of potential supplier 0.073
Political risk 0.060
Availability to supplier 0.060
Lead Time 0.070
Financial Condition 0.079
Quality 0.083
Technology Level 0.073
Competitive Demand 0.073
Storage Possibility 0.070
Possibility of replacement 0.073 Quantitative Flexibility 0.068 Qualitative Flexibility 0.073
Exclusiveness 0.078
Total 1.000
Tabel 6 Normalisasi Bobot untuk Tiap Kriteria Profit Impact
Profit Impact NWm
Purchased Volume 0.238
Importance of purchase 0.254 Impact of business growth 0.238 Impact of profitability 0.269
Total 1.000
Rekomendasi strategi kerjasama yang dapat diterapkan oleh perusahaan dan supplier berdasarkan kategori kuadran Kraljic Matrix yaitu tipe kontrak yang dapat dipilih perusahaan untuk item pengadaan non kritis adalah call – off contract atau fixed contract, tergantung dapat diprediksi atau tidaknya kebutuhan item non kritis. Kontrak terikat hendaknya dapat valid untuk jangka waktu 2sampai 5 tahun, agar dapat meminimalkan usaha untuk re-tending, menegosiasi pembelian item, dan meminimalkan biaya apabila terjadi pergantian supplier. Tipe kontrak yang cocok untuk item pada kuadran leverage adalah membangun kerjasama partnership. Dalam membangun kerjasama partnership pada supplier, perusahaan harus memilih supplier yang benar – benar kompeten karena pada umumnya, produk pada kuadran leverage ini memiliki banyak supplier. Strategi kerjasama yang direkomendasikan untuk item pada kuadran bottleneck adalah kontrak dalam jangka pendek. Fokus utama strategi item bottleneck yaitu menekan risiko. Perusahaan sebaiknya menggunakan kontrak jangka panjang agar supplier bersedia memberikan garansi bagi item pengadaan. PT PLN dapat memilih supplier yang tidak termasuk daftar blacklist, dapat memasok item pengadaan dalam jangka waktu yang lama dan tidak mengeksploitasi perusahaan.Tipe kontrak untuk item critical yaitu partnership. Perusahaan hendaknya menjaga hubungan kerjasama jangka panjang (long term relationship) dengan supplier. Pada kuadran ini, produk biasanya merupakan produk yang cukup kompleks, sehingga hanya sedikit supplier atau perusahaan yang dapat menyediakan produk ini.
KESIMPULAN
Terdapat dua item pengadaan yang termasuk kriteria non kritis yaitu pekerjaan medikal check up serta pengadaan dan penggantian peralatan PDKB. Kuadran leverage/ daya ungkit meliputi sewa kendaraan operasional, pengadaan wifi management, pengadaan mesin absensi fingerprint, dan accessories MDU Gas Pipe. Item pengadaan yang termasuk kuadran bottleneck yaitu pekerjaan supply erect program listrik pedesaan, pengadaan accessories MDU recloser, konduktor NFA2X-T 2X70+50 MM², dan LBS Motorized Three Ways. Terdapat lima item pengadaan yang termasuk ke dalam kuadrn kritis atau strategis ini yaitu pengadaan KWH meter elektronik paskabayar, smartbox, modem automatic reading meter (AMR) lengkap, tap konektor kedap air dan strain hook clamp.
Strategi kerjasama yang direkomendasikan untuk item pada kuadran non critical adalah sistem call – off contract atau fixed contract. Tipe kontrak yang cocok untuk item pada kuadran leverage ini adalah membangun kerjasama partnership. Strategi kerjasama yang sangat direkomendasikan untuk item pada kuadran bottleneck adalah kontrak dalam jangka pendek. Tipe kontrak untuk item critical yaitu melalui partnership. Perusahaan hendaknya menjaga hubungan kerjasama jangka panjang (long term relationship) dengan supplier. Penelitian selanjutnya sebaiknya mempertimbangkan data pendukung terkait item pengadaan, seperti jumlah supplier yang telah digunakan, jumlah supplier potensial yang ada di pasaran, sehingga terdapat kriteria batas penilaian yang jelas dan hasil penelitian tidak subjektif.
DAFTAR PUSTAKA
Bahagia, S.N., 2011. Sistem Pengadaan Publik dan Cakupannya. Jurnal Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (LKPP) : Senarai 1 (1), 9–25.
Deng, H., 1999. Multicriteria Analysis with Fuzzy Pairwise Comparison. International Journal of Approximate Reasoning 21 (3), 215–231.
Gelderman, C.J., Van Weele, A.J., 2003. Handling measurement issues and strategic directions in Kraljic’s purchasing portfolio model. Journal of Purchasing and Supply Management 9 (5–6), 207–216.
Knight, L., Tu, Y., Preston, J., 2014. Integrating skills profiling and purchasing portfolio management: An opportunity for building purchasing capability. International Journal Production Economics 147, part B, 271–283
Kraljic, P., 1983. Purchasing Must Become Supply Management. Harvard Business Review 61 (5), 109–
117.
Kusumadewi, S., Hartati, S., Harjoko A., Wardoyo R. 2006. Fuzzy Multi-Attribute Decision Making (Fuzzy MADM). Yogyakarta. Graha Ilmu.
Moeinzadeh, P., Hajfathaliha A., 2009. A Combined Fuzzy Decision Making Approach to Supply Chain Risk Assessment. International Journal of Industrial and Manufacturing Engineering 3 (12), 1631- 1647
Padhi, S. S., Wagner, S. M., &Aggarwal, V. 2012. Positioning of Comodities Using the Kraljic Portfolio Matrix. Journal of Purchasing & Supply Management 18, 1-8 .
Seifbarghy, M., 2010. Measurement of supply risk and determining supply strategy, Case Study : a refrigerator making company. Teheran, Iran. Alzahra University
Utama, R.A., Solimun, Mitakda, M.B. 2014. Penerapan Analisis Multidimensional Scaling dengan Pendekatan Berbasis Komposisi. Jurnal Mahasiswa Statistik Universitas Brawijaya Malang 2 (2), 85–88.
