1
ANALISIS SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL ATAS PERSEDIAAN PADA PT OTSUKA INDONESIA
Oleh :
Sepdifa Dea Rifayana
Dosen Pembimbing :
Tuban Drijah Herawati, MM., Ak., CA., CSRS., CSRA
ABSTRAK
Penelitian ini bertujuan untuk memperoleh bukti empiris mengenai sistem pengendalian internal atas persediaan yang telah diterapkan pada PT Otsuka Indonesia. Penelitian ini menggunakan metode kualitatif deskriptif. Data dalam penelitian ini menggunakan data primer dan data sekunder. Metode pengumpulan data dalam penelitian ini adalah dengan wawancara langsung, observasi dan dokumentasi. Hasil penelitian ini menunjukan bahwa sistem pengendalian internal atas persediaan pada PT Otsuka Indonesia sudah cukup sesuai dengan komponen pengendalian internal COSO yang berhubungan dengan persediaan. Namun, masih ditemukan beberapa kelemahan. Kelemahan sistem pengendalian internal atas persediaan pada PT Otsuka yaitu pemisahan kedudukan dan pemisahan tugas pada departemen supply chain/
PPIC yang belum jelas, evaluasi berkala pada departemen supply chain/ PPIC tidak dilakukan langsung oleh tim audit internal yang dimiliki perusahaan tetapi dilakukan oleh manager departemen.
Kata Kunci : Sistem Pengendalian Internal, Persediaan, COSO
ABSTRACT
The aim of this research is to acquire empirical evidence regarding the internal control system of inventory that had been implemented in PT Otsuka Indonesia. This research utilized the qualitative descriptive method. The data of this research consist of primary and secondary data. Furthermore, the utilized methods of data collection in this research were direct interview, observation, and documentation. The research findings showed that the internal control system of inventory of PT Otsuka Indonesia was already appropriate to the COSO internal control components related to inventory. However, a few weaknesses were still found. The weaknesses of internal control system of good supply in PT Otsuka were unclear separation of positions and tasks on supply chain/PPIC department, as well as periodical evaluation on supply chain/PPIC department that had not been directly conducted by the internal audit team in the organization but was managed by the department manager.
Keywords: Internal Control System, Inventory, COSO
2 I. PENDAHULUAN
Perusahaan adalah badan usaha yang memiliki struktur organisasi, manajemen, lokasi serta karyawan dan berorientasi pada keuntungan atau laba melalui kegiatan usahanya. Dari pengertian perusahaan dapat dipahami bahwa setiap perusahaan yang didirikan tentunya memiliki tujuan yang jelas, salah satunya adalah memperoleh laba atau keuntungan secara maksimal. Menurut Martono dan Harjito (2010: 2) salah satu tujuan perusahaan adalah untuk memperoleh laba atau keuntungan secara maksimal.
Laba merupakan selisih diantara pendapatan dan biaya yang dikeluarkan. Laba digunakan oleh perusahaan untuk menilai kinerja manajemen serta untuk dasar pengambilan keputusan.
Berdasarkan jenis kegiatan usahanya perusahaan dibedakan menjadi 5 jenis yaitu : perusahaan ekstraktif, perusahaan agraris, perusahaan dagang, perusahaan jasa dan perusahaan manufaktur. Bagi perusahaan dagang dan perusahaan manufaktur persediaan merupakan aset yang sangat penting. Persediaan membutuhkan perencaaan, pengelolaan dan pengawasan yang baik sebab merupakan salah satu bagian yang sering terjadi fraud atau kecurangan akibat sifatnya yang dinamis. Menurut Arens et al. (2013:
310) persediaan rentan akan terjadinya manupulasi persediaan fiktif, pencurian persediaan yang dilakukan oleh karyawan dan rentan akan fraud atau kecurangan.
Diperlukan adanya suatu sistem manajemen yang baik dalam sebuah perusahaan untuk menjaga dan mengelola persediaan dari tindak kecurangan, salah satu cara untuk memperoleh suatu sistem manajemen yang baik adalah dengan menggunakan Sistem Pengendalian Internal (SPI). Sistem Pengendalian Internal (SPI) menjadi sistem bagi manajemen untuk meningkatkan keamanan persediaan yang dimiliki oleh perusahaan serta untuk mencegah terjadinya kecurangan seperti pencurian, penyalahgunaan dan kesalahan penempatan di gudang.
Pengendalian Internal yang digunakan pada suatu perusahaan umumnya bersumber dari kerangka pengendalian COSO (The Committee of Sponsoring Organizations of The Tradeway Commission). Menurut COSO (2013:3) pengendalian internal dirancang guna memberikan jaminan meyakinkan tentang pencapaian tujuan yang berhubungan dengan efektivitas dan efisiensi operasi, keandalan pelaporan dan kepatuhan terhadap peraturan perundangan. Pengendalian internal berdasarkan pemaparan COSO (2013: 4) memiliki 5 komponen yang saling berhubungan. Komponen tersebut adalah lingkungan pengendalian, penilaian resiko, aktivitas pengendalian, informasi dan komunikasi serta aktivitas pengawasan. Ruang lingkup atau komponen pengendalian internal COSO yang luas dapat mempermudah suatu perusahaan dalam merancang sistem pengendalian internal sehingga dapat membantu perusahaan mencapai target kinerja dan profitabilitas.
PT Otsuka Indonesia adalah salah satu perusahaan manufaktur yang beralamat di Jl. Sumber Waras No. 25 Lawang – Malang, perusahaan ini bergerak pada bidang farmasi yang kegiatan operasional utamanya adalah mengubah bahan baku menjadi produk jadi. Sebagai perusahaan manufaktur yang memiliki beberapa bentuk persediaan PT Otsuka Indonesia tentunya memiliki jumlah persediaan yang cukup
3
banyak dimana persediaan tersebut perlu direncanakan, dikelola dan diawasi dengan baik agar terhindar dari risiko – risiko yang muncul akibat kekurangan, kelebihan, kerusakan dan kecurangan. Menurut Devi, Dzulkirom Ar dan Darmawan (2018) dalam penelitiannya menyatakan bahwa fungsi PPIC (Production Planning and Inventory Control) pada PT Otsuka Indonesia belum cukup baik dalam melaksanakan tanggung jawabnya karena pemisahan tugas pada fungsi PPIC tidak terfokus, belum terdapat pemisahan pekerjaan untuk fungsi Inventory Control.
Maka berdasarkan pemaparan diatas memotivasi peneliti untuk melakukan penelitian kembali dengan objek dan waktu penelitian yang berbeda tetapi dengan pokok bahasan penelitian serta metode analisis yang sama yaitu dengan menggunakan kerangka pengendalian COSO untuk menganalisis sistem pengendalian internal atas persediaan. Peneliti memutuskan untuk melakukan penelitian dengan mengangkat judul “ANALISIS SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL ATAS PERSEDIAAN PADA PT OTSUKA INDONESIA”.
II. TINJAUAN PUSTAKA Sistem
Perusahaan dalam menjalankan kegiatan operasionalnya tidak terlepas dari adanya suatu sistem manajemen, sistem manajemen yang baik dapat membantu tercapainya tujuan perusahaan dengan efektif dan efisien. Menurut Mulyadi (2016: 5) pengertian sistem adalah “Suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melakukan kegiatan pokok perusahaan”. Menurut Romney dan Steinbart (2015:3) definisi sistem yaitu “A system is a set of interrelated components and the components interact to achieve a goal. The system consist of subsystem smaller each sub- system perform certain function that are important and support a larger system”.
Meninjau definisi sistem menurut Romney dan Steinbart tersebut maka dapat diterjemahkan bahwa sistem merupakan komponen yang saling mendukung dan berhubungan untuk pencapaian tujuan perusahaan.
Pengendalian Internal Pengertian
Menurut COSO (2013:3) definisi dari pengendalian internal adalah “Internal control is a process, effected by an entity’s board of directors, management, and other personnel, designed to providen reasonable assurance regarding the achievement of objectives relating to operations, reporting, and appliance”. Sedangkan Hery (2014:
11) menjelaskan pengertian pengendalian internal adalah sebagai berikut :
Pengendalian internal adalah seperangkat kebijakan dan prosedur untuk melindungi aset perusahaan dari segala bentuk tindakan penyalahgunaan, menjamin tersedianya informasi akuntansi perusahaan yang akurat, serta memastikan bahwa semua ketentuan (peraturan) hukum atau undang- undang serta kebijakan manajemen telah dipatuhi atau dijalankan sebagaimana mestinya oleh seluruh karyawan perusahaan.
4 Tujuan
Menurut COSO (2013: 3) pengendalian internal memiliki beberapa tujuan, yaitu : 1.Operation Objectives
These pertain to effectiveness and efficiency of the entity’s operations, including operational and financial performance goals, and safeguarding assests against loss.
2.Reporting Objectives
These pertain to internal and external financial and non-financial reporting and may encompass reliability, timelines, transaparency, or other terms as set forth by regulators, recognized standard setters, or the entity’s policies.
3.Compliance Objectives
These pertain to adherence to laws and regulations to which the entity is subject.
Sedangkan menurut Hery (2014: 160) tujuan dari pengendalian internal adalah memberikan jaminan yang memadahi bahwa :
1.Aset yang dimiliki perusahaan telah diamankan sebagaimana mestinya dan hanya digunakan untuk kepentingan perusahaan semata, bukan untuk kepentingan individu (perorangan), oknum karyawan tertentu. Dengan demikian, pengendalian internal diterapkan agar aset perusahaan dapat terlindungi dengan baik dari tindakan penyelewengan dan kepentingan perorangan.
2.Informasi akuntansi perusahaan tersedia secara akurat dan dapat diandalkan.
Ini dilakukan dengan cara memperkecil resiko baik atas salah saji laporan keuangan yang disengaja atau tidak disengaja (kelalaian).
3.Karyawan telah mentaati hukum dan peraturan.
Komponen
Menurut COSO (2013: 4) pengendalian internal terdiri dari beberapa komponen yang saling berhubungan yaitu :
1. Lingkungan Pengendalian
Lingkungan pengendalian merupakan standar dasar pengendalian internal yang memberikan dampak secara keseluruhan pada organisasi. Lingkungan pengendalian terdiri dari nilai-nilai integritas dan etika organisasi, tanggung jawab pengawasan oleh dewan dewan direksi, serta struktur organisasi dan pembagian wewenang.
2. Penilaian Resiko
Penilaian resiko melibatkan proses yang dinamis dan berulang guna identifikasi, analisis resiko serta memahami bagaimana cara mengelola resiko tersebut. Penilaian resiko dimulai dengan tahap awal berupa penentuan tujuan operasi, pelaporan dan kepatuhan yang diselaraskan dengan tujuan perusahaan.
3. Aktivitas Pengendalian
Aktivitas pengendalian merupakan tindakan berdasarkan kebijakan dan prosedur untuk memastikan bahwa arahan manajemen untuk mengurangi resiko telah dilakukan. Aktivitas pengendalian dilakukan oleh semua pihak dalam suatu perusahaan dimana aktivitasnya dapat bersifat preventif juga dapat bersifat detektif.
4. Informasi dan Komunikasi
5
Informasi yang relevan digunakan oleh manajemen untuk melaksanakan tanggung jawabnya dalam pencapaian tujuan perusahaan. Sedangkan komunikasi merupakan proses berkelanjutan yang digunakan untuk membagikan ataupun memperoleh informasi untuk melakukan kegiatan pengendalian internal. Sumber informasi dan komunikasi dapat berasal dari internal perusahaan ataupun dari eksternal perusahaan.
5. Aktivitas Pengawasan
Aktivitas pengawasan dapat diartikan sebagai aktivitas evaluasi untuk melihat apakah kelima komponen pengendalian internal sudah ada dan berfungsi sebagaimana mestinya. Seluruh temuan selama aktivitas pengawasan dikomunikasikan dan dilaporkan pada manajemen senior perusahaan.
Keterbatasan
Menurut COSO (2013: 9) keterbatasan pengendalian internal yaitu pengendalian internal tidak dapat mencegah penilaian buruk atau keputusan serta kejadian eksternal perusahaan yang menyebabkan kegagalan dalam pencapaian tujuan.
Persediaan Pengertian
Ristono (2013) menyatakan istilah persediaan mengacu pada barang yang disimpan untuk digunakan atau untuk dijual pada masa yang akan datang dan dibedakan menjadi persediaan bahan baku, persediaan barang setengah jadi serta persediaan barang jadi. Menurut Ikatan Akuntan Indonesia (PSAK 14) pengertian dari persediaan yaitu:
Persediaan adalah aset :
1.Tersedia untuk dijual dalam kegiatan usaha biasa 2.Dalam proses produksi untuk penjualan tersebut; atau
3.Dalam bentuk bahan atau perlengkapan untuk digunakan dalam proses produksi atau pemberian jasa.
Jenis
Jenis persediaan pada setiap perusahaan berbeda-beda tergantung pada jenis perusahaan tersebut. Santoso (2010: 240) menyatakan bahwa pada perusahaan dagang persediaan yang dimiliki langsung dijual tanpa harus diproses lebih lanjut dan disebut sebagai persediaan barang dagang, sedangkan persediaan pada perusahaan manufaktur harus diproses lebih lanjut sampai menjadi barang jadi. Perusahaan manufaktur memiliki beberapa jenis persediaan yaitu :
a. Persediaan Bahan Baku (Raw Material), yaitu persediaan yang berupa bahan mentah dan harus diproses lebih lanjut.
b. Persediaan Barang dalam Proses (Work in Process/Goods in Process), yaitu persediaan bahan baku yang telah mengalami proses pengolahan tetapi belum menjadi produk jadi.
c. Persediaan Barang Jadi (Finished Good), yaitu persediaan yang telah siap untuk dijual.
6
d. Persediaan Bahan Pembantu (Factory/Manufacturing Supplies), yaitu persediaan yang membantu proses pembuatan barang jadi secara tidak langsung.
III. METODOLOGI PENELITIAN Metode Penelitian
Penelitian ini menggunakan metode kualitatif deskriptif. Penelitian dengan metode kualitatif deskriptif menurut Danim (2002) mengumpulkan data dalam bentuk kata-kata dan gambar bukan berupa angka. Menurut Creswell (2016: 245) metode penelitian kualitatif mengandalkan data berupa teks dan gambar, memiliki langkah- langkah unik untuk analisis data dan bersumber dari strategi penelitian yang berbeda- beda.
Penelitian ini dilakukan dengan menggunakan pendekatan kualitatif karena peneliti hendak memperoleh data secara ilmiah. Sedangkan untuk jenis penelitian deskriptif dilakukan karena peneliti berusaha untuk mendeskripsikan gejala, peristiwa dan kejadian yang sedang terjadi tanpa terdapat perlakuan khusus dari peneliti. Peneliti bermaksud untuk mendeskripsikan sistem pengendalian internal atas persediaan pada PT Otsuka Indonesia.
Objek
Objek penelitian ini adalah PT. Otsuka Indonesia yang beralamat di Jalan Sumber Waras No. 25 Lawang – Malang 65216. Telpon (62-341) 426-244 Fax. (62-341) 426- 644. Website : www.otsukaindonesia.co.id.
Sumber Data
Penelitian ini menggunakan dua sumber data yaitu primer dan sekunder. Data primer pada penelitian ini didapatkan dengan cara observasi dan wawancara langsung pada PT. Otsuka Indonesia. Data sekunder berasal dari buku, bahan pustaka dan laporan- laporan yang dibuat PT. Otsuka Indonesia.
Metode Pengumpulan Data
Pada penelitian ini metode pengumpulan data yang digunakan adalah observasi, wawancara dan dokumentasi.
a) Observasi
Pada penelitian ini menggunakan observasi partisipasi pasif yaitu dengan peneliti datang ke PT. Otsuka Indonesia secara langsung untuk mengamati aktivitas pengendalian internal atas persediaan yang dilakukan oleh perusahaan. Namun, peneliti tidak ikut terlibat dalam aktivitas pengendalian yang dilakukan di PT.Otsuka Indonesia.
b) Wawancara
Penelitian ini menggunakan wawancara semi terstruktur yaitu dengan cara peneliti menyiapkan daftar pertanyaan untuk wawancara dengan beberapa pihak di PT. Osuka Indonesia dan daftar pertanyaan tersebut dikembangkan peneliti ketika proses wawancara sedang berlangsung. Wawancara pada penelitian ini dilakukan langsung (face to face) dengan bagian HRD dan General Affair serta bagian pembelian yang membawahi bagian gudang.
Wawancara dengan narasumber meliputi kegiatan pengendalian internal atas persediaan pada perusahaan.
7 c) Dokumentasi
Penelitian ini dokumentasi dilakukan dengan mengumpulkan data yang berhubungan dengan fungsi pengendalian internal persediaan. Data yang dikumpulkan meliputi job description, struktur organisasi, peraturan atau prosedur kerja dan beberapa dokumen dalam sistem pembelian dan penggudangan.
Metode analisis data
Menurut sugiyono (2016: 400) penelitian kualitatif belum memiliki pola yang jelas untuk menganalisis data karena penelitian kualitatif menghasilkan data berupa kata dan gambar sehingga sering mengalami kesulitan dalam melakukan analisa. Penulis dalam penelitian ini menganalisi data sistem pengendalian internal atas persediaan pada PT.
Otsuka Indonesia dengan tahapan sebagai berikut : 1. Tahap Pengumpulan Data
2. Tahap Analisis Data Sistem Pengendalian Internal atas Persediaan
Analisis data sistem pengendalian internal atas persediaan dilakukan dengan menganalisis prosedur atas persediaan pada PT Otsuka Indonesia serta menganalisis komponen pengendalian internal COSO yang berhubungan dengan persediaan, yaitu :
a. Penilaian Resiko b. Aktivitas Pengendalian c. Informasi & Komunikasi d. Aktivitas Pengawasan 3. Tahap Penarikan Kesimpulan IV. HASIL DAN PEMBAHASAN
Analisis Prosedur atas Persediaan pada PT Otsuka Indonesia
PT. Otsuka Indonesia telah mempunyai standart operational procedure atau SOP yang digunakan sebagai acuan dalam kegiatan operasional perusahaan. Disini penulis akan menganalisa penerapan prosedur atas persediaan dimulai dari prosedur pengadaan bahan baku, prosedur pembelian bahan baku, prosedur penerimaan dan penggudangan bahan baku, prosedur penggudangan barang jadi, serta prosedur pengeluaran barang jadi pada PT Otsuka Indonesia.
1. Analisis Prosedur Pengadaan Bahan Baku
Analisis dari peneliti, prosedur pengadaan bahan baku yang dilaksanakan oleh PT Otsuka Indonesia telah sesuai dengan SOP. Terdapat fungsi marketing dan supply chain/ PPIC yang telah melaksanakan tanggung jawabnya. Dokumen purchase requirement yang digunakan dalam pengadaan bahan baku telah terdapat otorisasi dari pihak yang berwenang sehingga meningkatkan sistem pengendalian internal atas persediaan sesuai dengan unsur pengendalian intern menurut COSO.
2. Analisis Prosedur Pembelian Bahan Baku
Analisis dari peneliti, prosedur pembelian bahan baku di PT Otsuka Indonesia pada penerapanya sudah sesuai dengan beberapa prinsip dalam kerangka pengendalian internal COSO. Fungsi pembelian sudah menjalankan tanggung
8
jawabnya sesuai dengan yang ditetapkan pada struktur organisasi. Dalam purchase order terdapat otorisasi yang membuktikan penerapan prinsip indikator pengendalian intern sesuai prinsip COSO. Terdapat tanda tangan pihak yang memberikan wewenang dalam prosedur pembelian yaitu manager departemen supply chain yang membawahi bagian pembelian.
3. Analisis Prosedur Penerimaan dan Penggudangan Bahan Baku
Prosedur penerimaan dan penggudangan bahan baku dilakukan setelah prosedur pembelian bahan baku sudah selesai dan barang akan diterima oleh gudang.
Analisis dari peneliti yaitu, dalam pelaksanaannya terdapat penambahan dokumen Laporan Stock Opname yang dipakai secara berkala oleh perusahaan.
Selain itu, dalam penerapannya admin gudang membuat dokumen Receiver yang digunakan sebagai tanda terima bahan baku yang masuk ke gudang. Admin gudang juga melakukan update jumlah bahan baku pada sistem QAD MFG/PRO. Jumlah bahan baku yang masuk direkonsiliasi dengan jumlah fisik digudang oleh bagian gudang dan admin gudang untuk menghindari out of stock maupun oversctock.
Dokumen surat jalan/delivery order pada penerapanya sudah sesuai prinsip pengendalian yang baik menurut kerangka COSO yaitu memilih dan mengembangkan aktivitas pengawasan melalui otorisasi yang tepat karena ada empat pihak yang harus memberikan tanda tangan pada saat akan dilakukan pengeluaran barang yaitu Staf Gudang, Manager Gudang, Pengemudi, dan customer/ penerima. Seluruh dokumen yang digunakan dalam proses penerimaan dan penggudangan bahan baku telah memiliki nomor urut tercetak, hal tersebut membuat pengendalian internal menjadi lebih kuat karena memudahkan pelacakan apabila terjadi kekeliruan. Dokumen bernomor urut tercetak pemakaiannya dapat dipertanggung jawabkan oleh yang berwenang.
4. Analisis Prosedur Penggudangan Barang Jadi
Analisis dari peneliti, prosedur penggudangan barang jadi yang dilaksanakan oleh PT Otsuka Indonesia telah sesuai dengan prinsip pengendalian internal dalam komponen penilaian resiko menurut COSO. Terdapat fungsi bagian gudang barang jadi yang telah melaksanakan tanggung jawabnya sesuai dengan yang ditetapkan pada struktur organisasi. Penyimpanan persediaan barang jadi dilakukan dengan memperhatikan tanggal dan jenis barang jadi. Hal tersebut dilakukan untuk mengantisipasi resiko kesulitan pencarian barang serta untuk meningkatkan sistem pengendalian internal atas persediaan sesuai dengan prinsip pengendalian intern menurut COSO.
5. Analisis Prosedur Pengeluaran Barang Jadi
Prosedur pengeluaran barang jadi dalam penerapannya dilakukan secara manual serta komputerisasi. Terdapat dokumen pengeluaran barang yang dibuat manual oleh bagian gudang serta dilakukan update jumlah persediaan barang jadi secara komputerisasi. Analisis dari peneliti yaitu dokumen surat pengeluaran barang pada penerapanya sudah sesuai prinsip pengendalian yang baik menurut kerangka COSO yaitu memilih dan mengembangkan aktivitas pengawasan melalui otorisasi yang tepat karena ada dua pihak yang harus memberikan tanda
9
tangan pada saat akan dilakukan pengeluaran barang yaitu bagian yang mengeluarkan barang dan diketahui pejabat yang lebih tinggi/ ketua gudang.
Adanya dokumen surat pengeluaran barang berdampak pada pengendalian intern agar lebih terkendali.
Analisis Sistem Pengendalian Internal atas Persediaan pada PT Otsuka Indonesia Analisis ini didasarkan pada komponen menurut kerangka pengendalian internal COSO yang berhubungan dengan persediaan, yaitu: Penilaian resiko, aktivitas pengendalian, informasi & komunikasi serta aktivitas pengawasan.
Penilaian Resiko
Penjabaran dari komponen penilaian resiko dalam sistem pengendalian internal atas persediaan barang dagang pada PT Otsuka Indonesia adalah sebagai berikut :
1. Penetapan tujuan yang jelas
Analisis dari peneliti, prinsip penetapan tujuan yang jelas pada sistem pengendalian internal atas persediaan PT Otsuka Indonesia telah sesuai dengan prinsip pengendalian internal COSO karena bagian pembelian pada departemen Supply Chain PT Otsuka Indonesia telah memiliki tujuan operasional dengan membuat rencana aktivitas belanja rutin berdasarkan jumlah persediaan di gudang untuk mengantisipasi persediaan berlebih dan kekurangan persediaan. Selain itu, departemen Supply Chain telah membuat laporan kegiatan setiap enam bulan sekali untuk dievaluasi oleh manajemen perusahaan.
2. Identifikasi dan analisis resiko untuk dasar pengelolaan
Analisis dari peneliti, prinsip identifikasi dan analisis resiko untuk dasar pengelolaan pada sistem pengendalian internal atas persediaan di PT Otsuka Indonesia telah sesuai dengan prinsip COSO karena perusahaan telah melakukan tindakan identifikasi dan analisis resiko berdasarkan kemungkinan dan dampak yang ditimbulkan oleh resiko tersebut. Resiko yang dihadapi perusahaan berasal dari dalam maupun luar perusahaan.
Resiko yang berasal dari dalam perusahaan diantaranya adalah :
- Kemungkinan adanya barang kadaluarsa sehingga berdampak pada penurunan laba perusahaan
- Kesulitan bagian gudang untuk mengeluarkan barang sehingga berdampak pada keterlambatan pengiriman barang pesanan, pembelian persediaan
- Kemungkinan kelebihan atau kekurangan bahan baku.
Pengelolaan resiko dari dalam perusahaan yang dilakukan PT Otsuka Indonesia adalah :
- Menghindari adanya persediaan kadaluarsa PT Otsuka Indonesia menetapkan sistem pengeluaran persediaan. Sistem pengeluaran persediaan yang dijalankan PT Otsuka Indonesia yaitu sistem FEFO (First Expired First Out) dan FIFO (First In First Out), dua sistem tersebut membantu kinerja bagian gudang untuk mengelola
10
persediaan yang dimiliki perusahaan dan menghindari adanya persediaan kadaluarsa.
- Mengantisipasi terjadinya kesulitan pengeluaran persediaan dari gudang maka perusahaan menetapkan sistem penyimpanan persediaan berdasarkan jenis dan tanggal. Gudang persediaan juga memiliki kode-kode untuk menunjukan jenis barang yang disimpan pada tiap bagian.
- Menghindari terjadinya kekurangan atau kelebihan persediaan maka PT Otsuka Indonesia menetapkan batas minimal persediaan di gudang sehingga tidak menghambat proses produksi atau kegiatan operasional perusahaan lainnya. Selain itu perusahaan juga melakukan stock opname berkala untuk mengantisipasi kelebihan atau kekurangan persediaan.
Resiko berasal dari luar yang dihadapi perusahaan adalah :
- Kompetitor pada bidang yang sama sehingga berdampak pada penurunan pendapatan
- Bencana alam yang berdampak pada kerusakan aset perusahaan termasuk persediaan dan menimbulkan kerugian bagi perusahaan Pengelolaan resiko dari luar perusahaan yang dilakukan PT Otsuka Indonesia yaitu :
- Menghadapi kompetitor pada bidang yang sama, PT Otsuka Indonesia melakukan riset dan analisis kompetitor untuk memperbaiki produk yang dihasilkan perusahaan sehingga produk dapat bersaing dengan produk kompetitor.
- Mengantisipasi kemungkinan terjadinya bencana alam perusahaan telah bekerjasama dengan pihak asuransi untuk meminimalisir kerugian yang ditimbulkan.
Seluruh tindakan pengelolaan resiko yang dilakukan PT Otsuka Indonesia didasarkan pada hasil identifikasi dan analisis sehingga tindakan yang dilakukan dapat meminimalisir dampak dari resiko tersebut.
3. Pertimbangan kemungkinan adanya kecurangan dalam penilaian resiko Analisis dari peneliti pada prinsip pertimbangan kemungkinan kecurangan dalam penilaian resiko sistem pengendalian internal atas persediaan di PT Otsuka Indonesia telah sesuai dengan prinsip pengendalian internal COSO karena perusahaan telah membentuk tim audit internal yang bertugas melakukan pengawasan guna mengantisipasi dan mendeteksi kemungkinan terjadinya kecurangan pada persediaan. Tim audit internal perusahaan sudah melalui pelatihan ISO 9001 sehingga mengetahui update terbaru standar ISO yang digunakan sebagai pedoman pengawasan. Selain itu, sebagai perusahaan afiliasi dari PT Otsuka Pharmaceutical Jepang maka audit juga dilakukan oleh tim audit internal dari Jepang, audit tersebut dilakukan sebagai bentuk pengawasan dari Otsuka Group.
11
4. Identifikasi perubahan yang memiliki dampak signifikan dalam pengendalian internal
Analisis dari peneliti pada prinsip identifikasi perubahan yang memiliki dampak signifikan dalam pengendalia internal persediaan di PT Otsuka Indonesia telah sesuai dengan prinsiap pengendalian internal COSO karena telah terdapat evaluasi berkala pada bagian Supply Chain/PPIC. Evaluasi berkala dilakukan dengan jangka waktu semester atau setiap enam bulan sekali. Apabila hasil evaluasi menunjukan adanya perubahan yang cukup signifikan berpengaruh terhadap persediaan maka akan dikomunikasikan kepada seluruh pihak yang berhubungan dengan adanya perubahan tersebut.
Aktivitas Pengendalian
Penjabaran dari komponen aktivitas pengendalian dalam sistem pengendalian internal atas persediaan pada PT Otsuka Indonesia adalah sebagai berikut :
1. Memilih dan mengembangkan aktivitas pengendalian
Analisis peneliti pada prinsip memilih dan mengembangkan aktivitas dalam pengendalian internal persediaan di PT Otsuka Indonesia sudah cukup sesuai dengan prinsip pengendalian internal COSO karena perusahaan telah menetapkan adanya range otorisasi untuk setiap transaksi yang melibatkan persediaan, untuk transaksi Rp.
0 hingga Rp. 5.000.000 di otorisasi oleh manager departemen sedangkan untuk transaksi Rp. 10.000.000 hingga Rp. 100.000.000 diotorisasi oleh Plant Director. Apabila dalam keadaan yang mendesak dan diperlukan dengan segera otorisasi dari pihak terkait namun pihak yang bersangkutan sedang tidak memungkinkan untuk memberikan otorisasi maka sudah ada karteker yang bertugas menggantikan sementara wewenang pihak terkait. Seluruh dokumen mengenai persediaan yang telah di otorisasi dan sedang dalam proses maupun telah selesai disimpan dengan cara filling menggunakan ordner dan diinput pada sistem komputer. Perusahaan juga telah menggunakan software QAD MFG/PRO yang merupakan salah satu jenis software ERP (Enterprise Resources Planning) guna efektivitas dan efisiensi sistem pengendalian internal atas persediaan. Selain itu sudah terdapat CCTV pada gudang persediaan. Namun berdasarkan pada bagan struktur organisasi, pemisahan kedudukan dan pemisahan tugas pada departemen supply chain/ PPIC belum jelas karena belum menunjukan bahwa bagian logistic dan bagian warehouse berada sejajar atau dibawah departemen supply chain.
2. Memilih dan mengembangkan kontrol umum atas teknologi
Analisis peneliti pada prinsip memilih dan mengembangkan kontrol umum atas teknologi dalam sistem pengendalian internal atas persediaan di PT Otsuka Indonesia sudah sesuai dengan prinsip pengendalian internal karena pada bagian supply chain telah menggunakan password untuk pengamanan data persediaan yang tersimpan pada perangkat komputer. Software ERP (Enterprise Resources Planning) yang
12
digunakan untuk perusahaan memiliki server yang langsung diawasi oleh bagian IT . Server mencatat seluruh data transaksi dan data termasuk data persediaan. Namun perusahaan menetapkan adanya pembatasan akses data pada server, data persediaan pada server hanya dapat diakses oleh bagian yang bersangkutan.
3. Menyebarkan aktivitas pengendalian melalui kebijakan dan prosedur Analisis pada prinsip menyebarkan aktivitas pengendalian melalui kebijakan dan prosedur dalam sistem pengendalian internal atas persediaan PT Otsuka Indonesia sudah sesuai dengan prinsip pengendalian internal COSO karena perusahaan telah memiliki standard operating procedures yang mengatur tentang prosedur persediaan barang. Prosedur persediaan barang yang ditetapkan dan dijalankan pada PT Otsuka Indonesia adalah prosedur pengadaan bahan baku, prosedur pembelian bahan baku, prosedur penerimaan dan penggudangan bahan baku, prosedur penggudangan barang jadi serta prosedur pengeluaran barang jadi. Seluruh prosedur atas persediaan pada PT Ostuka Indonesia telah dijalankan sesuai dengan SOP yang dimiliki perusahaan.
Informasi dan Komunikasi
Penjabaran dari komponen informasi dan komunikasi dalam sistem pengendalian internal atas persediaan pada PT Otsuka Indonesia adalah sebagai berikut :
1. Informasi yang relevan dan berkualitas
Analisis peneliti pada prinsip informasi yang relevan dan berkualitas dalam sistem pengendalian internal atas persediaan di PT Otsuka Indonesia sudah sesuai dengan prinsip pengendalian internal COSO karena perusahaan sudah menggunakan Software QAD MFG/PRO untuk sistem pengendalian persediaan barang. Software QAD MFG/PRO mencatat seluruh data transaksi persediaan barang.
Software ini berpusat pada satu server yang diawasi langsung oleh bagian IT sehingga kualitas informasi persediaan dapat terjaga.
2. Pengkomunikasian internal yang efektif untuk mendukung fungsi pengendalian internal
Analisis peneliti pada prinsip komunikasi internal yang efektif dalam sistem pengendalian internal atas persediaan di PT Otsuka Indonesia sudah sesuai dengan prinsip pengendalian internal COSO karena pengkomunikasian persediaan pada internal perusahaan termasuk bagian pembelian dan penggudangan telah dilakukan dengan memanfaatkan teknologi informasi untuk efektivitas penyampaian informasi persediaan, namun tetap terdapat dokumen resmi yang diserahkan pada setiap transaksi persediaan yang terjadi karena teknologi informasi hanya digunakan sebagai sarana untuk mempermudah penyampaian informasi. Pengkomunikasian informasi
13
persediaan juga dilakukan dengan memperhatikan pertanggungjawaban atau tingkatan jabatan.
3. Pengkomunikasian eksternal yang efektif mengenai hal yang berhubungan dengan pengendalian internal
Analisis peneliti pada prinsip komunikasi eksternal yang efektif dalam hal pengendalian internal atas persediaan di PT Otsuka Indonesia sudah sesuai dengan prinsip pengendalian internal COSO karena komunikasi dengan pihak eksternal untuk pembelian persediaan dilakukan dengan menggunakan e-mail disertai penyerahkan dokumen resmi. Selain itu, komunikasi dengan pihak eksternal dilakukan ketika telah memperoleh izin atau otorisasi dari pihak yang bertanggung jawab karena tidak semua informasi mengenai persediaan dapat disampaikan kepada pihak eskternal, seperti informasi mengenai jumlah persediaan yang dimiliki perusahaan. PT Otsuka Indonesia tidak pernah menginformasikan mengenai jumlah persediaan barang yang dimiliki perusahaan kepada pihak eksternal karena informasi tersebut dianggap rahasia.
Aktivitas Pengawasan
Penjabaran dari komponen aktivitas pengawasan dalam sistem pengendalian internal atas persediaan pada PT Otsuka Indonesia adalah sebagai berikut :
1. Memilih dan mengevaluasi komponen pengendalian
Analisis peneliti pada prinsip memilih dan mengevaluasi komponen pengendalian dalam sistem pengendalian internal atas persediaan di PT Otsuka Indonesia sudah cukup sesuai dengan prinsip pengendalian internal COSO karena perusahaan mewajibkan adanya evaluasi berkala pada departemen supply chain/ PPIC dan deparetemen lainnya. Evaluasi dilakukan setiap enam bulan sekali atau setiap semester, namun evaluasi belum efektif dan efisien karena tim audit internal tidak langsung mengevaluasi kinerja dari departemen supply chain tetapi mengevaluasi hasil penilaian kinerja dari manager departemen.
2. Mengkomunikasikan pengendalian dengan pihak yang bertanggung jawab
Analisis peneliti pada prinsip mengkomunikasikan pengendalian dengan pihak yang bertanggung jawab dalam sistem pengendalian internal atas persediaan di PT Otsuka Indonesia sudah sesuai dengan prinsip pengendalian internal COSO karena perusahaan akan mengkomunikasikan sistem pengendalian internal atas persediaan dengan pihak yang bertanggung jawab melalui rapat apabila terdapat tindakan yang tidak sesuai sehingga berdampak pada efektivitas sistem pengendalian internal atas persediaan. Namun, tidak semua tindakan yang menyimpang tersebut dikomunikasikan melalui rapat, apabila masih dalam kewenangan manager departemen suply chain maka akan ditindak lanjuti oleh manager departemen supply chain itu sendiri.
14 V. PENUTUP
Kesimpulan
Berdasarkan hasil analisis sistem pengendalian internal atas persediaan pada PT Otsuka Indonesia yang telah dijabarkan pada bab sebelumnya diperoleh hasil bahwa sistem pengendalian internal atas persediaan pada perusahaan sudah cukup sesuai dengan komponen pengendalian internal COSO yang berhubungan dengan persediaan, yaitu sebanyak 10 prinsip pengendalian internal atas persediaan sudah sesuai serta 2 prinsip pengendalian internal atas persediaan sudah ada dan dijalankan namun belum sepenuhnya sesuai dengan kerangka pengendalian COSO maka perlu ditingkatkan lagi karena masih ditemukan beberapa kelemahan.
Saran
Berdasarkan pembahasan dan hasil penelitian, penulis memberikan beberapa saran yang diharapkan dapat bermanfaat untuk memperbaiki kelemahan dan meningkatkan sistem pengendalian internal atas persediaan pada PT Otsuka Indonesia, yaitu sebagai berikut :
1. Melakukan pemisahan kedudukan dan pemisahan tugas yang jelas pada departemen supply chain/PPIC dengan membuat struktur organisasi yang jelas alur dan tingkatan kedudukannya.
2. Memberdayakan tim audit internal diluar departemen supply chain maupun departemen lainnya yang telah dimiliki perusahaan untuk melakukan evaluasi berkala agar hasil evaluasi bersifat objektif.
15
DAFTAR PUSTAKA
Agoes, S., 2012. Auditing Petunjuk Praktis Pemeriksaan Akuntan Oleh Akuntan Publik Jilid 1. Edisi 4. Jakarta: Salemba Empat.
Arens, E. A., 2013. Audit dan Jasa Assurance: Pendekatan Terpadu (Adaptasi Indonesia).
Jakarta: Salemba Empat.
COSO, 2012. Internal Control - Integrated Framework : Framework and Appendicies (Post
Public Exposure Version). Diakses dari:
https://ce.jalisco.gob.mx/sites/ce.jalisco.gob.mx/files/coso_mejoras_al_control_intern o.pdf. Diakses pada 15 Oktober 2019.
. 2013. Internal Control - Integrated Framework: Executive Summary.
Diakses dari: https://www.coso.org/documents/990025P-Executive-Summary-final- may20.pdf. Diakses pada 20 Agustus 2019.
Creswell, J. W., 2016. Research Design: Pendekatan Metode Kualitatif, Kuantitatif dan Campuran. Edisi 4. Yogyakarta: Pustaka Pelajar.
Danim, S., 2002. Menjadi Peneliti Kualitatif. Bandung: Pustaka Setia.
Devi, Z.R., Ar, M.D. & Darmawan, A., 2018. Analisis Sistem Akuntansi Pembelian Bahan Baku dan Pengeluaran Kas dalam Upaya Meningkatkan Pengendalian Internal (Studi pada PT Otsuka Indonesia). Jurnal Administrasi Bisnis.
Handayani, N. 2018. Sistem Pengendalian Internal Atas Tunjangan Kinerja Pada Polres Bukittinggi. Skripsi. Padang: Universitas Andalas
Hermawan, S., 2013. Akuntansi Perusahaan Manufaktur. Yogyakarta: Graha Ilmu.
Hery, 2014. Pengendalian Akuntansi dan Manajemen. Jakarta: Kencana Prenada Group.
Ikatan Akuntan Indonesia, 2014. Exposure Draft PSAK No. 14 (Revisi 2008): Persediaan.
Jakarta: IAI.
Martono, A. & Harjito, 2010. Manajemen Keuangan. Yogyakarta: Ekonisia.
Moeller, R. R. 2009. Sarbanes-Oxley Internal Controls: Effective Auditing with AS5, CobiT, and ITIL. New Jersey: John Wiley and sons, Inc.
16
Motiwalla, L. V. dan Thompson, J., 2009. Enterprise System for Management. USA: Pearson Educational
Mulyadi, 2016. Sistem Informasi Akuntansi. Edisi 4. Jakarta: Salemba Empat.
Otsuka Indonesia, 2020. Tentang Kami. Diakses dari: https://www.otsuka.co.id/id/about.
Diakses pada 16 Januari 2020.
Ristono, A., 2013. Manajemen Persediaan. Yogyakarta: Graha Ilmu.
Robbins, S. & Coulter, M., 2007. Manajemen. Edisi 8. Jakarta: PT Indeks.
Romney, M. B. & Steinbart, P. J., 2015. Accounting Information System. Edisi 13. England:
Pearson Educational Limited.
Santoso, I., 2010. Akuntansi Keuangan Menengah (Intermediate Accounting). Bandung: PT Refika Aditama.
Sugiyono, 2016. Metode Penelitian Manajemen: Pendekatan Kuantitatif, Kulaitatif, Kombinasi, Penelitian Tindakan, Penelitian Evaluasi. Bandung: Alfabeta.
Susanto, A., 2013. Sistem Informasi Akuntansi. Bandung: Lingga Jaya.
Tunggal, A. W., 2012. Audit Keuangan dan Akuntansi Forensik. Jakarta: Harvarindo.
. 2013. The Fraud audit : Mencegah dan Mendeteksi Kecurangan Akuntansi.
Jakarta: Harvarindo.
