Analysis of Lessons Learned

(1)

Nama : Naura Jasmine Azzahra Nrp : 5026211005

Lesson Learned

1. Dari teori yang saya pelajari mengenai no code automation dari BIC Process Execution yaitu, memiliki keuntungan antara lain:

a. Lingkungan otomasi no-code yang ramah pengguna.

b. Integrasi sederhana dengan sistem pihak ketiga.

c. Automasi berdasarkan model proses bisnis, tanpa memerlukan keterampilan pemrograman.

d. Proses otomasi yang efektif dan bebas kesalahan melalui guided workflows.

e. Pemantauan proses yang komprehensif melalui cockpit yang informatif.

- Serta melalui fitur-fitur yang asing dan cukup baru ketika saya memakai BIC Process Execution, saya mendapatkan inovasi fitur dari BIC Process Execution yakni :

f. Process Apps dan Process App Collections: Proses yang dapat dijalankan disebut "process apps", dan dapat dikelompokkan dalam "process app collections" untuk tampilan yang lebih terorganisir.

g. Membuat Instance (Case): Dengan menu tiga titik di samping app, bisa dibuat instance baru (case). Juga bisa menandai app sebagai favorit atau

menghapusnya dari favorit.

h. Case Overview dan Workflow View: Dapat dilihat overview case, termasuk nama, tanggal pembuatan, pembuat case, progress, dan tanggal jatuh tempo. Disini saya bisa klik nama case untuk melihat tugas-tugas khusus.

i. View Workflow dan Task Progress: Dapat dilihat tugas-tugas dalam workflow, dengan tanda lingkaran yang menunjukkan kemajuan. Semua tugas harus diselesaikan agar proses bisa dilanjutkan.

j. User Group Tasks: Selain tugas individu, tugas juga dapat diberikan ke kelompok pengguna. Tugas-tugas grup dapat diakses di "My Groups" dan diberi tanda ketika sudah dikerjakan oleh anggota grup.

k. Pentingnya Task List: Daftar tugas membantu mempermudah pekerjaan harian dalam BIC Process Exec, terutama jika terlibat dalam beberapa kasus sekaligus.

- Saya menjadi semakin paham dan tercerahkan mengenai hubungan antara BIC Process Design dan BIC Process Execution. Big Process Design digunakan untuk membuat

(2)

diagram alur proses tanpa memperhatikan eksekusi. Diagram ini menjadi dasar eksekusi proses sebagai aplikasi menggunakan Big Process Execution.

- Kesalahan pertama saya ketika mau melakukan eksekusi yaitu saat mau ngepublish bpmn process design dengan melakukan check in terlebih dahulu, saya sempat lupa kalo responsible, author, dll harus di defined terlebih dahulu di atributes BIC Process Design (Tidak lupa mencentang opsi Executable Process). Dan dari sini saya perlu mengingat kembali mengenai langkah-langkah membuat process app:

a. Step 1: Modelling proses. Proses yang sudah ada bisa dijalankan sebagai langkah pertama (Tidak lupa tiap task, typenya diisi apakah tasknya dikerjakan oleh user, manual, service, dll).

b. Step 2: Buka atribut diagram melalui detil. Aktifkan kotak centang "executable process".

c. Step 3: Melakukan check-in untuk proses.

d. Step 4: Setelah beberapa detik, akan muncul tombol play di BIC Process Design dan aplikasi proses di BIC Process Execution.

- Lalu perlu bagi saya untuk mengingat step selanjutnya yaituTahap Eksekusi di BIC:

a. Tahap Pengembangan (Studio): Versi diagram yang sudah dinyatakan executable di BIC Process Design muncul di Studio BIC Process Execution.

b. Tahap Uji: Diagram yang sudah dirilis di BIC Process Design muncul di tahap uji di BIC Process Execution.

c. Tahap Produktif (App): Hanya aplikasi proses yang disetujui sepenuhnya yang digunakan di tahap aplikasi Big Process Execution.

- Lalu adanyaAutomasi dengan Sekali Klik:

Dengan sekali klik, proses model bisa diubah menjadi alur kerja yang bisa dieksekusi.

Langkah-langkahnya yaitu :

a. Aktifkan "executable process" pada atribut diagram.

b. Publish diagram setelah diuji dengan baik.

c. Klik tombol play untuk membuka form start case di Big Execution.

- Lalu disediakan fitur automasi lebih detail yakni : a. Variabel

Mengumpulkan informasi awal dan memprosesnya untuk digunakan dalam alur kerja.

b. Expanded Forms

(3)

Mengumpulkan informasi untuk digunakan dalam alur kerja.

c. Automated Email Communication

Mengirimkan email otomatis antara pegawai dan atasan.

d. Automated gateways

Menambahkan pengambilan keputusan otomatis dalam alur proses.

e. Schedule events

Mengatur tugas berdasarkan jadwal waktu tertentu.

f. Script tasks

Menggunakan bahasa pemrograman untuk otomasi tertentu.

- Hal lainnya yang menurut saya menarik yaitupemodelan keputusan secara otomatis, dimana disini terdapat conditional flow dalam bentuk expressions yang harus ditentukan terutama setelah split gateway. Hal ini bisa dilakukan dengan navigasikan ke aliran urutan yang sesuai di BIC Process Design untuk menentukan ekspresi. Lalu gunakan kolom expression input dalam bagian Automasi atribut sequence flow. Untuk proses dengan gateway paralel, ekspresi tidak diperlukan karena semua jalur dieksekusi.

- Sama seperti ProcessMaker, expression dalam penentuan keputusan di gateway juga bisa menggunakan menggunakan sintaks bahasa pemrograman Java. Nilai kembalian dari ekspresi ini seharusnya berupa tipe boolean. Dasar kondisi selalu berupa variabel proses yang mendapatkan nilai sebelum mencapai gateway dalam alur proses di BIC Process Execution. Sebagai contoh, user dapat menggunakan variabel proses dari tugas berbasis aturan yang sudah dieksekusi sebelumnya.

(4)

- Hal lainnya yang menurut saya cukup familiar di BIC Process Execution dan ada beberapa yang unik yaitu di attachment disini yang merupakan file, digunakan untuk input atau output dalam tugas di BIC Process Execution. Attachment dapat berasal dari atribut Attachment (URL) atau objek dokumen (data object yang berarti di identify sebagai input atau output disuatu task bertipe user) yang ditentukan di BIC Process Design. Lampiran dapat dilihat, diunduh, atau diunggah melalui formulir tugas yang sesuai. Lampiran juga dapat digunakan untuk panggilan REST. Lampiran ditampilkan dengan ikon paperclip atau dokumen. Hal unik disini yaitu dengan menggunakan panggilan REST.

- Fungsi RESTdalam attachment memungkinkan pertukaran data melalui endpoint REST antara BIC Process Execution dan BIC Process Design. Fitur ini memungkinkan pengunduhan atau pengunggahan dokumen dalam tasks suatu case, serta penggunaan file-file ini untuk panggilan REST.

Berikut adalah cara kerja fungsi REST dalam attachment di BIC Process Execution, berdasarkan dokumentasi yang telah saya baca :

a. Memodelkan service task: Dalam BIC Process Design, aktivitas yang mewakili service task perlu dimodelkan dengan output berupa dokumen. Ini berarti bahwa service task harus memiliki output yang berupa dokumen.

b. Menghubungkan file ke kasus: Untuk menghubungkan file yang dikembalikan oleh panggilan REST ke kasus, dokumen dalam tugas layanan perlu memiliki atribut

(5)

yang disebut "Identifier". Atribut ini harus dipelihara untuk dokumen agar dapat dihubungkan dengan respons panggilan REST.

c. Mengonfigurasi panggilan REST: Dalam konfigurator REST di BIC Process Execution, pilih opsi "File sebagai Tipe Respons". Kemudian, masukkan identifier dokumen dalam kolom yang muncul. Identifier harus dikelilingi oleh dua kurung kurawal.

Dengan mengikuti langkah-langkah ini, fungsi REST dalam attachment memungkinkan pengambilan file melalui panggilan REST dan penghubungannya dengan tugas-tugas tertentu dalam kasus. Fungsi ini meningkatkan alur proses dengan memungkinkan penggunaan dokumen penting dan mengintegrasikannya dengan panggilan REST.

- Hal lain yang cukup menarik dari BIC Process Execution ini yaitu adanya inisiasi pembuatan cases dan melihat list of cases yang sedang berjalan dengan detail informasi nama, creation date, owner, progress, dan due date. Lalu informasi baru lainnya yang didapatkan yakni Case's details view bisa digunakan untuk melakukan assignment member tim ke dalam suatu kasus. Cara ke case detail's view yaitu ke details function yaitu di the case list of the corresponding process

- Dan masih banyak hal lainnya yang sudah cukup advanced dan bahkan bisa dibilang ada fitur tambahan dari BIC Process Exec yang tidak ada di Process Maker :

- BIC Process Execution memiliki fitur-fitur tambahan yang tidak dimiliki oleh ProcessMaker, seperti integrasi dengan SAP, analitik proses, simulasi proses, dan manajemen risiko.

- ProcessMaker memiliki fitur-fitur tambahan yang tidak dimiliki oleh BIC Process Execution, seperti integrasi dengan Google Apps, Salesforce, dan Zapier, pembuatan laporan kustom, dan dukungan untuk proses berbasis aturan.

(6)

Nama : Naura Jasmine Azzahra NRP : 5026211005

Lesson Learned

Pembelajaran yang bisa saya dapatkan setelah melakukan eksplorasi di BIC Process Design :

- Untuk mengganti tipe-tipe atau jenis element, seperti ingin mengubah tipe event, perlu mengklik kanan lalu klik attributes, hal ini berbeda dengan signavio, yang dimana dulu saat menggunakan signavio, saya cenderung mencari dari kumpulan list ikonnya

- Menurut saya jika dari segi desain pengalaman pengguna BIC Process Design, memiliki UX yang mudah dipahami dalam membuat BPMN, disertai dengan UI atau visual yang lebih menarik daripada Signavio

- Memiliki fitur online yaitu dengan process repository, dengan diubahnya repo ke public workspace, sangat memudahkan dalam melakukan kolaborasi bersama

- BIC Process Design menawarkan fitur lebih banyak dalam menunjang bisnis yang berbasis cloud, yaitu process mapping, process automation, process mining, yang dimana hal ini tidak saya temukan di Signavio

- Process automation yang ditawarkan ini menggunakan implementasi no code automation untuk menjalankan proses eksekusinya, dan sudah langsung terintegrasi dengan bisnis desainnya. Terdapat GRC yang dimana digunakan untuk mendigitalkan alur kerja tata kelola, risiko, dan kepatuhan dengan cara yang cepat dan profesional. Sistem ini memiliki alur kerja terbaik yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. BIC GRC juga terintegrasi dengan BIC Design, karena dapat menggunakan informasi proses yang didokumentasikan dalam alur kerjanya dan sebagai bagian dari dasbor dan laporannya.

- Setelah mengakses BIC Process Design, saya jadi tahu bahwa user bisa melakukan kerjaan di platform ini pada saat waktu yang bersamaan dan BIC mencegah saya mengubah data proses yang sedang dikerjakan user lain, contohnya yaitu jika saya membuka diagram yang sedang dikerjakan oleh user lain, maka sistem akan mengunci diagram tersebut untuk saya.

- Memiliki banyak repository, yang memungkinkan bagi saya untuk memiliki banyak master data dan diagram (Dimana tiap repository ini memiliki katalog di dalamnya). Katalog berisi objek seperti roles, IT Systems, dan dokumen yang digunakan bersama (share bersama) di

(7)

antara diagram proses yang berbeda. Hal ini memungkinkan bagi saya untuk menggunakan kembali elemen tanpa adanya redundasi data yang tidak perlu

- Menyediakan fitur view lainnya selain BPMN, yakni dalam bentuk matrix view, dan process execution view (yang hal ini tidak ada di Signavio). Tampilan matriks dikemas dalam bentuk sederhana dari proses bisnis, sedangkan tampilan eksekusi proses secara tepat menggambarkan proses desain.

- Bisa mengunduh BPMN dalam format reports, dimana report ini dibuat dari kutipan yang mudah dibaca dari data proses yang tidak hanya mencakup grafik, tetapi juga semua atribut dan informasi lebih lanjut yang merupakan bagian dari proses.

- Dapat melakukan perubahan role (Mengubah POV), menjadi author, reviewer, editor, maupun administrator, yang tentunya memiliki Batasan akses yang berbeda-beda

- Tidak hanya BPMN Collaboration diagram, di BIC Process Diagram ada banyak jenis diagram lainnya, misalnya diagram risiko, yang mendukung dalam menyiapkan sistem manajemen risiko. Lalu jika ingin mendesain arsitektur Perusahaan, bisa menggunakan lanskap TI atau diagram arsitektur TI. Lalu jika ingin menentukan struktur SDM, bisa mengandalkan diagram organisasi. Dan jika ingin melakukan sesuatu yang sama sekali berbeda, misal dari sudut pandang pemasaran, maka ada menggunakan customer journey map

- Di BIC Process Design tidak ada opsi black box, sehingga ketika saya ingin menggunakan blackbox, saya terpaksa menggunakan whitebox namun isi dari whitebox itu kosong atau tidak ada process instance di dalamnya

Perbedaan BIC Process Design dan Signavio

N o

BIC Process Design Signavio

1 Gateways

(8)

Terdiri dari gateway :

- Exclusive (XOR Gateway)

- Parallel gateway (AND Gateway) - Inclusive gateway

- Event Based Gateway - Complex

- Exclusive event gateway - Parallel event based

Kesimpulan :

Untuk gateways, baik BIC Process Design maupun signavio memiliki banyak dan jenis gateway yang sama

2. Events

(9)

Events nya terdapat : - None

- Message - Timer - Escalation - Conditional - Link

- Compensation - Signal

- Error - Cancel - Terminate Total : 11

Dari atas ke bawah, terdiri dari : - None

- Message - Timer - Escalation - Conditional - Link - Error - Cancel

- Compensation - Signal

- Multiple

- Parallel Multiple - Terminate

Total : 13 Kesimpulan :

- Signavio memiliki Multiple, dan parallel multiple yang tidak dipunyai oleh BIC Process Designs - Signavio memiliki event Sub-Process Non-interupting pada beberapa jenis eventsnya,

sementara BIC Process Design tidak memiliki itu 3. Activities

(10)

Diatas merupakan process type activities Untuk task typesnya terdapat :

Diatas merupakan process type activities

Lalu jika ditinjau dari activity markers :

(11)

Lalu jika ditinjau dari activity markers :

Kesimpulan :

- Signavio memiliki lebih banyak activity markers, yaitu Ad Hoc Marker 4. Untuk Object Data, memiliki data yang sama

:

Untuk Object Data, memiliki data yang sama :

(12)

5. Pada BIC Process Design, memiliki sequence flow dan message flow saja (Tidak memiliki default flow, dan conditional flow)

Signavio memiliki sequence flow, message flow, default flow, dan conditional flow

6. Artifacts lainnya

Role yang berfungsi sebagai partisipan proses atau posisi organisasi yang abstrak

Applications

Sebagai representative IT systems

Control bertujuan untuk meminimalkan risiko.

Kontrol digunakan dalam pemodelan BPMN untuk mendukung sistem pengendalian internal.

Pada Signavio memiliki IT Systems

(13)

Norms mewakili persyaratan untuk

pelaksanaan proses. Norms ini dapat berupa pedoman khusus perusahaan atau standar

internasional yang resmi

Risks adalah bahaya yang dapat terjadi selama pelaksanaan proses. Risks ini digunakan dalam pemodelan BPMN untuk mendukung manajemen risiko yang berorientasi pada proses

Kesimpulan :

- BIC Process Design memiliki artifacts norms, risks, control, dan role yang tidak ada di Signavio 7. Function

Error Prevention :

- Dalam BIC Process Design, jika ada kesalahan menghubungkan antara element satu dengan yang lainnya, misal menghubungkan antara end event dengan end event, maka sistem tidak akan menerima koneksi tersebut (dicegah ketika mencoba

menghubungkan) dan menandai koneksi event tersebut dengan warna merah

Modelling Conventions :

Fitur ini bertujuan untuk memeriksa apakah BPMN mengikuti aturan tertentu mengenai kumpulan notasi, pelabelan, struktur proses, dan tata letak diagram. Pemeriksaan ini dapat

ditampilkan saat memodelkan (atau menyimpan)

(14)

- Validation Function :

Fitur ini dapat digunakan selama pemodelan untuk memeriksa apakah diagram BPMN telah memenuhi aturan notasi. Semisal pada suatu proses dimasukkan beberapa kesalahan, maka untuk memeriksanya dengan mengklik tanda centang pada toolbar di bagian kanan atas.

Kesimpulan :

- Pada BIC Process Design memiliki fitur tambahan yaitu Error prevention yang cukup membantu

8 Tambahan Fitur Lainnya

Pada BIC Process Design, terdapat fitur untuk membuat Personalized Symbol Pallete. Di palet ini berfungsi untuk menambahkan objek yang sering dimodelkan ke simbol favorit. Caranya dengan tahan mouse di atas entri mana pun di palet simbol pada tab Simbol. Bingkai

(15)

bintang muncul di sebelah entri jika entri tersebut belum ditandai sebagai favorit.

2. Memiliki fitur Layout untuk melayout atau resize ukuran dari BPMN agar terposisikan tepat di sudut 0/0 ataupun sesuai atau pas dengan format print

Dalam membuat lanes baru di BIC Process Design, berbeda dengan signavio yang melakukan drag and drop, di BIC Process menggunakan tombol split (2 garis

horizontal stroke) untuk mensplit, lalu untuk insert lanes atas bisa dengan tombol arrow pointing upward, begitu sebaliknya (Arrow pointing downward)