View of Aplikasi Arsip Keuangan Masuk Dan Keluar Berbasis Web Pada PT Sembaja Lampung

(1)

526 | Universitas Multi Data Palembang

APLIKASI ARSIP DAN PENGELOLA KEUANGAN BERBASIS WEB PADA PT SEMBAJA LAMPUNG

Cyndi Monica¹, Tinaliah²

12Program Studi Manajemen Informatika, Universitas Multi Data Palembang E-mail: ¹[email protected], ²[email protected]

Keywords:

Application; Financial Archive;

RAD;

Abstract: PT Sembaja Lampung is a company engaged in distribution and construction services, which was established in 1991. During the financial cash filing process, it was going well, but there were problems with maintaining the financial records, such as recording evidence of cash that was not good enough that it could be lost and damaged, the financial difficulties section checks, and making monthly reports because data is prone to lose, and the director finds it difficult to know the company's expenditures and detentions per month because there is no detailed financial information that can be seen by the director. The methodology used is the Rapid Application Development methodology, with stages namely requirements planning, system design, development process and feedback gathering, and implementation. Making this application is made using the PHP programming language and MySQL database. The purpose of making this application is to help the process of filing incoming and outgoing finances and reporting more clearly, providing more accurate data, and making it easier for financial staff to check and make reports.

Abstrak: PT Sembaja Lampung adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa distribusi dan konstruksi, yang berdiri pada tahun 1991. Selama ini proses pengarsipan kas keuangan sudah berjalan dengan baik, namun terjadi beberapa kendala pada maintenance arsip keuangan tersebut, seperti dokumentasi bukti kas kurang baik sehingga dapat hilang dan rusak, bagian keuangan kesulitan mengecek dan membuat laporan perbulan karena data rentan hilang, dan direktur sulit mengetahui pengeluaran dan pemasukan perusahaan perbulan karna tidak ada informasi detail tentang keuangan yang bisa dilihat oleh direktur.

Metodologi yang digunakan adalah metodologi Rapid Application Development, dengan tahapan yaitu perencanaan kebutuhan, desain sistem, proses pengembangan dan pengumpulan feedback, dan implementasi. Pembuatan aplikasi ini dibuat dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP dan database MySQL. Tujuan pembuatan aplikasi ini adalah membantu proses pengarsipan keuangan masuk keluar dan pelaporan lebih jelas, pemberian data lebih akurat, mempermudah staff keuangan dalam mengecek dan membuat laporan.

Monica & Tinaliah. (2023).aplikasi arsip keuangan masuk dan keluar berbasis web pada PT Sembaja Lampung. MDP Student Conference 2023

PENDAHULUAN

Berkembangnya teknologi informasi dan sistem informasi yang demikian pesat di era sekarang ini telah membuat hampir semua aspek kehidupan tidak dapat terhindar dari penggunaan perangkat komputer.

Salah satu pertimbangan perusahaan dalam penggunaan komputer diantaranya adalah dapat tersedianya data

(2)

Universitas Multi Data Palembang | 527 yang dapat memberikan informasi yang handal, cepat, akurat, dan tepat waktu. Perkembangan teknologi adalah salah satu yang di butuhkan oleh masyarakat di zaman sekarang. Tanpa ada nya perkembangan teknologi, maka zaman tidak akan secanggih seperti sekarang. Pada era modern, masyarakat banyak melakukan adopsi teknologi mulai dari gadget, internet, hingga inovasi yang membantuh aktivitas sehari hari[1]. Cara-cara manual mungkin masih saja dapat dipergunakan bila data yang diolah masih sedikit.

Tetapi bagaimana kalau data yang diolah jumlahnya sudah ratusan, atau bahkan ribuan, tentu saja pengolahnya akan merasakan kesulitan dan lama kelamaan informasi yang dihasilkan mungkin menjadi tidak akurat lagi. Selain itu, keterlambatan informasi yang diperlukan dapat menyebabkan tertundanya pencapaian tujuan perusahaan dan akhirnya akan mengganggu perkembangan perusahaan. Makin lama makin dirasakan bahwa pengolahan data dengan cara manual semakin banyak menunjukkan kelemahan. Karena itu maka diperlukan suatu pengolahan data dengan menggunakan komputer. Untuk merealisasikan perolehan informasi yang handal, cepat, akurat, dan tepat waktu [2].

PT Sembaja Lampung bergerak di bidang distribusi semen dan Jasa Konstruksi bangunan. PT Sembaja Lampung merupakan anak dari perusahaan PT Semen Baturaja. PT. Sembaja Lampung memiliki pelanggan dari perusahaan berskala nasional hingga kecil sekalipun. Setiap transaksi yang dilakukan, perusahaan akan mencatatkannya ke dalam nota (bukti kas masuk), sedangkan saat melakukan pembelian atau pengeluaran untuk keperluan produksi perusahaan mendapatkan nota (bukti kas keluar). PT. sembaja lampung mempunyai beberapa staff salah satunya merupakan staff keuangan. Staff keuangan bertugas mengerjakan rekapitulasi transaksi pembelian serta penjualan. Rekapitulasi yang dilakukan berupa pengarsipan bukti kas masuk serta bukti kas keluar ke dalam odner.

Nota dari kas masuk atau kas keluar akan dicatat pada buku kas. Metode pengarsipan ini tidak jarang membuat bagian keuangan kesulitan menemukan bukti kas yang dicari. Hal ini terjadi karena proses dokumentasi yang kurang baik. Kemungkinan hilangnya data juga rentan terjadi akibat setelah mengambil bukti kas yang dicari bagian keuangan buat mengembalikan ke odner. Hilangnya bukti kas akan memicu masalah yang lebih serius, antara lain sinkronisasi data yang menjadi tidak akurat antara bagian kasir serta bagian keuangan [3].

Pada penelitian yang dilakukan oleh Ida Mulyawati1, Ridho Taufiq Subagio dan Deny Martha (2017) yang berjudul Implementasi Metode String Matching Untuk Aplikasi Pengarsipan Dokumen (Studi Kasus : Smpn 3 Sumber Kab. Cirebon). Penelitian ini dilakukan untuk mengkaji menggunakan metode string untuk aplikasi arsip dokumen. Yang dicapai dalam penelitian ini adalah Aplikasi dapat mencari arsip berdasarkan jenis arsip, tahun dan kata yang di cari. Algoritma Knuth-Morris-Prat telah berhasil di implementasikan pada aplikasi pengarsipan. Berdasarkan uji coba aplikasi, algoritma KMP dapat membantu user untuk melakukan pencarian arsip dengan mudah.

Pada penelitian yang dilakukan Herpendi , Ahlun Nasir(2018) yang berjudul Aplikasi Arsip Keuangan Masuk dan Keluar Berbasis Web (Studi Kasus PT. Cakra Perkasa Jaya Mulia Banjarmasin). Yang dicapai dari penelitian ini adalah Aplikasi Arsip Keuangan Masuk dan Keluar Berbasis Web yang dibangun dapat menjadi solusi dalam memudahkan Divisi Keuangan PT. Cakra Perkasa Jaya Mulia Banjarmasin dalam mengelola Bukti Kas Keluar dan Bukti Kas Masuk Perusahaan. Aplikasi ini diharapkan mampu mengatasi permasalahan yang rentan terjadi pada perusahaan yaitu kehilangan Bukti Kas Keuar maupun Kas Masuk yang dapat mempengaruhi sinkronisasi pelaporan keuangan perusahaan. Fitur yang tersedia dalam Aplikasi telah diuji fungsinya dan layak [4].

Berdasarkan uraian diatas, penulis melihat permasalahan dan tertarik untuk membuat suatu “Aplikasi Arsip Keuangan Masuk Dan Keluar Berbasis Web Pada PT Sembaja Lampung” dengan tujuan dapat mempermudah dan meminimalisir kesalahan pada pengarsiapan keuangan kas masuk dan keluar PT Sembaja lampung

(3)

METODE

Metode Pengembangan Sistem

Analisis dan Perancangan Sistem adalah kegiatan melihat sistem yang sudah berjalan, melihat keunggulan dan kekurangan pada sistem tersebut, dan kemudian mendokumentasikan kebutuhan yang akan dipenuhi dalam sistem yang baru [5]. Pada bagian ini perancangan sistem merupakan tahap yang merupakan pembuatan dokumen yang sudah mendekati dengan bahasa pemrograman sehingga dokumen ini merupakan acuan untuk membuat program atau sistem informasi. Tujuan dari analisis dan perancangan sistem pada pengembangan ini adalah mengidentifikasi masalah, membantu para pengambil keputusan dan menyusun suatu tahap rencana pengembangan sistem [6].

Metode pengembangan perangkan lunak RAD (Rapid application Development) adalah sebuah proses pengembangan perangkat lunak yang menekankan siklus pengembangan dengan waktu singkat. Definisi lain menyatakan bahwa metode pengembangan perangkat lunak RAD adalah metode yang menggunakan pendekatan berorientasi objek untuk pengembangan sistem yang meliputi pengembangan perangkat dan perangkat lunak [7]

Adapun tahapan-tahapan dalam RAD ini yaitu:

Perencanaan Kebutuhan.

Tahap awal dalam suatu pengembangan sistem, Pada tahap ini dilakukan identifikasi masalah dan pengumpulan data yang diperoleh dari pengguna atau stakeholder pengguna yang bertujuan untuk mengidentifikasi maksud akhir atau tujuan dari sistem dan kebutuhan informasi yang diinginkan.

Desain Sistem.

Keaktifan pengguna yang terlibat sangatlah penting untuk mencapai tujuan pada tahapan ini dilakukan proses desain dan proses perbaikan desain secara berulang-ulang apabila masih terdapat ketidaksesuaian desain terhadap kebutuhan pengguna yang telah diidentifikasi pada tahapan sebelumnya.

Proses pengembangan dan Pengumpulan Feedback.

Desain sistem yang telah dibuat dan disepakati, diubah ke dalam bentuk aplikasi versi beta sampai dengan versi final. Pada tahapan ini juga programmer harus terus-menerus melakukan kegiatan pengembangan dan integerasi dengan bagian-bagian lainnya sambil terus mempertimbangkan feedback dari pengguna atau klien.

Implementasi atau Penyelesaian Produk.

Sebelum sistem diterapkan, terlebih dahulu dilakukan proses pengujian terhadap program untuk mendeteksi kesalahan yang ada pada sistem yang dikembangkan. Pada tahap ini biasa memberikan tanggapan akan sistem yang sudah dibuat dan mendapat persetujuan mengenai sistem tersebut [8].

SIstem Informasi Arsip Keuangan

Sistem informasi arsip keuangan merupakan perangkat lunak atau software yang berguna membantu proses pengarsipan dengan menerapkan aturan yang ketat dari Pencatatan barang masuk, penyimpanan, sampai yang akan keluar barang keluar. Arsip keuangan adalah arsip yang berkaitan tentang pertanggung jawaban keuangan sehubung pelaksanaan kegiataan administrasi keuangan [9].

Sistem informasi arsip keuangan ini dibuat dengan sistem multi user yang memungkinkan pengaksesan sistem informasi oleh beberapa user yang berbeda dalam suatu waktu. Dalam sistem arsip keuangan terdapat beberapa alat dan perangkat yang dibutuhkan seperti perangkat keras dan perangkat

(4)

Universitas Multi Data Palembang | 529 lunak yang diperlukan untuk mengumpulkan data, menyimpan, mengelola, memberikan dan menyajikan data yang terdapat disistem [10].

HASILDANPEMBAHASAN

Analisis Permasalahan

Setelah melakukan pengumpulan data pada PT. Sembaja Lampung maka selanjutnya dilakukan analisis terhadap permasalahan yang terjadi pada Bagian keuangan PT. Sembaja Lampung dengan menggunakan rumus Sebab Akibat. Adapun permasalahan yang diidentifikasi dapat dilihat pada tabel berikut.

Tabel 1. Analisis Permasalahan

1. Permasalahan Dokumentasi bukti kas masuk dan keluar yang tidak efisien, yaitu disimpan di order menyebabkan bukti kas dapat hilang atau rusak.

Sebab

1. Terhambat proses arsip keuangan dikarenakan harus mencari berkas yang hilang atau rusak

2. Bukti kas dapat hilang atau rusak.

Akibat 1. Dibutuhkan penambahan waktu untuk mencari bukti kas.

2. Data arsip keuangan hilang

Rekomendasi Sebuah sistem informasi untuk memanajemen arsip keuangan yang dibutuhkan untuk mengurangi resiko hilangnya bukti nota.

2. Permasalahan Sulitnya bagian keuangan mengecek atau membuat laporan keuangan perbulan karena data yang sudah disimpan rentan hilang.

Sebab Laporan keuangan pertahun rentan salah

Akibat Jika ada laporan keuangan yang hilang dan tidak termasuk dalam informasi laporan keuangan pertahun maka akan terjadi kesalahan dan akan membuat rugi

Rekomendasi Sebuah sistem informasi untuk memanajemen arsip keuangan agar mempermudah membuat laporan pertahun.

3 Permasalahan Sulitnya direktur mengetahui jumlah pengeluaran dan pemasukan perusahaan.

Sebab Data yang diberikan pada direktur kurang lengkap dan terlalu panjang sehingga direktur sulit untuk melihat poin penting dikarnakan direktur hanya ingin melihat berapa pengeluaran dan pemasukan perusahaan

Akibat Terjadi kesalahan antara informasi yang diberikan pada direktur

Rekomendasi Membuat aplikasi yang dapat mencatat pengeluaran dan pemasukan perusahaan serta adanya grafik yang bisa membuat direktur melihat pemasukan dan pengeluaran dengan benar dan efisien

Analisis Kebutuhan

Analisis kebutuhan ini digunakan untuk menjabarkan apa saja kebutuhan dari sistem yang akan dikembangkan. Dalam melakukan analisis kebutuhan diperlukan alat bantu yaitu Diagram Konteks.

Dengan penggunaan Diagram Konteks diharapkan dapat membantu menganalisa kebutuhan serta sistem dapat dibangun dan diimplementasikan dengan baik[11]. Adapun entitas yang terlibat dalam Diagram Konteks dibawah ini ada 2 yaitu user/ admin dan direktur

(5)

Gambar 1. Diagram Konteks

Halaman Login

Halaman login digunakan pengguna untuk masuk ke dalam sistem dengan memasukkan username dan password yang benar. Halaman login dapat di akses oleh Admin dan direktur. Halaman Login bisa dilihat pada gambar 1.

Gambar 2. Halaman Login

Halaman Layar Utama

Pada tampilan layar menu utama terdapat menu yang dapat di operasionalkan seperti User, data arsip keuangan, Transaksi, laporan keuangan. Jumlah transaksi yg berisi total transaksi, jumlah kas masuk dan jumlah kas keluar. Halaman Layar Utama bisa dilihat pada gambar 2.

(6)

Universitas Multi Data Palembang | 531 Gambar 3. Halaman Layar Utama

Halaman Keuangan Kas Masuk dan Kas Keluar

Halaman ini digunakan pada menu kas masuk data yang harus diinputkan pada menu ini ialah data terkait kas yang akan di upload. Data kas masuk yang diinput adalah nama berkas, file, jenis transaksi, tanggal, jumlah sedangkan untuk no kas masuk akan otomatis tampil untuk menu kas keluar isinya sama saja dengan kas masuk . Halaman Keuangan Kas Masuk bisa dilihat pada gambar 3.

Gambar 4. Halaman Keuangan Kas Masuk

Halaman Laporan Kas Masuk dan Kas Masuk

Halaman ini merupakan menu laporan kas masuk yang berisi data tanggal, bulan dan tahun kas masuk yang jika di klik button print akan memunculkan data yang dipilih berdasarkan tanggal awal dan tanggal akhir yang ditentukan oleh user untuk halaman kas keluar bentuknya sama saja. Halaman Laporan Kas Masuk bisa dilihat pada gambar 4.

(7)

Gambar 5. Halaman Laporan Kas Masuk

Halaman Grafik

Halaman ini berisi laporan grafik keuangan berdasarkan kas masuk dan kas keluar yang diupload oleh user. Halaman Grafik bisa dilihat pada gambar 5.

Gambar 6. Halaman Grafik SIMPULAN

Kesimpulan yang dari penelitian ini ialah adanya pembuatan aplikasi berbasis website yang berjudul aplikasi arsip keuangan masuk dan keluar pada PT. Sembaja Lampung dapat mengatasi kendala yang dialami terkait arsip keuangan dapat diatasi. Aplikasi yang dibuat membantu pengguna dalam menyimpan arsip

(8)

Universitas Multi Data Palembang | 533 keuangan, aplikasi tersebut mengurangi kesalahan data keuangan, mempermudah membuat atau mengecek laporan keuangan perbulan, dan dapat mengetahui pengeluaran dan pemasukan perbulan perusahaan.

DAFTARPUSTAKA

[1] D. S. Irawati and D. Pibriana, “Perbandingan Kualitas Dua E-Commerce Terhadap Kepuasan Pengguna Menggunakan Metode Servqual,” J. Teknol. Sist. Inf., Vol. 2, No. 2, pp. 251–264, 2021, doi:

10.35957/jtsi.v2i2.1382.

[2] Oky D. Prasetya, “Sistem Informasi Pengarsipan Data Surat Masuk dan Program Studi Sistem Informasi Fakultas Ilmu Komputer Universitas Dian Nuswantoro Semarang,” Sist. Inf. Pengarsipan Data Surat Masuk Dan Surat Kelur Pada Polrestabes Semarang, 2010.

[3] I. Mulyawati, R. Subagio, and D. Martha, “Implementasi Metode String Matching Untuk Aplikasi Pengarsipan Dokumen (Studi Kasus: SMPN 3 Sumber Kab. Cirebon),” J. Digit, Vol. 7, No. 1, pp. 50–

61, 2017.

[4] H. Herpendi and A. Nasir, “Aplikasi Arsip Keuangan Masuk dan Keluar Berbasis Web (Studi Kasus PT. Cakra Perkasa Jaya Mulia Banjarmasin),” J. Sains dan Inform., Vol. 4, No. 1, pp. 28–33, 2018, doi: 10.34128/jsi.v4i1.126.

[5] K. Hapsari and Y. Priyadi, “Perancangan Model Data Flow Diagram Untuk Mengukur Kualitas Website Menggunakan Webqual 4.0,” J. Sist. Inf. Bisnis, Vol. 7, No. 1, p. 66, 2017, doi:

10.21456/vol7iss1pp66-72.

[6] S. F. Arief and Y. Sugiarti, “Literature Review: Analisis Metode Perancangan Sistem Informasi Akademik Berbasis Web,” J. Ilm. Ilmu Komput., Vol. 8, No. 2, pp. 87–93, 2022, doi:

10.35329/jiik.v8i2.229.

[7] T. Pricillia and Zulfachmi, “Perbandingan Metode Pengembangan Perangkat Lunak (Waterfall, Prototype, RAD),” J. Bangkit Indones., Vol. 10, No. 1, pp. 6–12, 2021, doi:

10.52771/bangkitindonesia.v10i1.153.

[8] F. Amrullah, M. Andarwati, G. Swalaganata, and H. E. Rosyadi, “Pengembangan Aplikasi Android MVTE Dengan Metode RAD,” J. Teknol. dan Manaj. Inform., Vol. 7, No. 2, pp. 122–130, 2021, doi:

10.26905/jtmi.v7i2.6754.

[9] A. Hade, “Artikel Administrasi Keuangan.” pp. 1–4, 2019.

[10] N. Budiani, “Data Flow Diagram: Sebagai Alat Bantu Desain Sistem,” Badan Pelayanan Kemudahan Ekspor dan Pengolah. Data Keuang. Dep. Keuang., No. April, pp. 5–13, 2000.

[11] D. Hermansyah and F. P. Sihotang, “Sistem Pendukung Keputusan Penentuan Staf Marketing Terbaik Menggunakan Metode SAW,” J. Teknol. Sist. Inf., Vol. 3, No. 2, pp. 303–312, 2022, [Online].

Available: https://jurnal.mdp.ac.id/index.php/jtsi/article/view/3039