APLIKASI MONITORING PENGADAAN, PERSEDIAAN, PENGGUNAAN ATK DAN LOGISTIK PADA KANTOR PERTANAHAN KOTA BANJARMASIN BERBASIS WEB

47

APLIKASI MONITORING PENGADAAN, PERSEDIAAN, PENGGUNAAN ATK DAN LOGISTIK PADA KANTOR PERTANAHAN

KOTA BANJARMASIN BERBASIS WEB

1 Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Islam Kalimantan MAB Banjarmasin Email : liestyanaputri17@gmail.com

ABSTRAK

Badan Pertanahan Nasional (BPN) Kalimantan Selatan adalah lembaga pemerIntah nonkementrian di Indonesia yang mempunyai tugas melaksanakan tugas pemerIntahan di bidang pertanahan secara nasional, regional dan sektoral. BPN dulu dikenal dengan sebutan Kantor Agraria. BPN diatur melalui Peraturan Presiden Nomor 10 Tahun 2006 tentang Badan Pertanahan Nasional. Kantor Pertanahan Kota Banjarmasin adalah instansi vertikal dari Badan Pertanahan Nasional yang berada di bawah dan bertanggung jawab langsung kepada Kantor Wilayah BPN.Perkembangan teknologi didalam Kantor Pertanahan Indonesia dapat dilihat dari adanya sistem teknologi informasi untuk mempermudah proses penyebaran informasi dan pengelolaan data keperluan kantor atau ATK. Namun tidak semua Kantor Pertanahan yang ada di wilayah Indonesia yang telah memanfaatkan perkembangan sistem dan teknologi informasi, salah satunya iyalah Kantor Pertanahan Kota Banjarmasin.Dalam pengelolaan data keperluan kantor atau ATK, sistem pengolahan nya secara manual atau sudah menggunakan komputer tetapi belum menggunakan Internet. Sistem tersebut tentu saja memiliki banyak segali kelemahan yang implikasinya adalah lemahnya sistem pengelolaan data ATK pada Kantor Pertanahan Kota Banjarmasin yang kurang efektif.

Kata Kunci : Aplikasi, monitoring, ATK, BPN.

1. PENDAHULUAN

Badan Pertanahan Nasional (BPN) Kalimantan Selatan adalah lembaga pemerIntah nonkementrian di Indonesia yang mempunyai tugas melaksanakan tugas pemerIntahan di bidang pertanahan secara nasional, regional dan sektoral. BPN dulu dikenal dengan sebutan Kantor Agraria. BPN diatur melalui Peraturan Presiden Nomor 10 Tahun 2006 tentang Badan Pertanahan Nasional. Kantor Pertanahan Kota Banjarmasin adalah instansi vertikal dari Badan Pertanahan Nasional yang berada di bawah dan bertanggung jawab langsung kepada Kantor Wilayah BPN.

Perkembangan teknologi didalam Kantor Pertanahan Indonesia dapat dilihat dari adanya sistem teknologi informasi untuk mempermudah proses penyebaran informasi dan pengelolaan data keperluan kantor atau ATK. Namun tidak semua Kantor Pertanahan yang ada di wilayah Indonesia yang telah

memanfaatkan perkembangan sistem dan teknologi informasi, salah satunya iyalah Kantor Pertanahan Kota Banjarmasin.

Dalam pengelolaan data keperluan kantor atau ATK, sistem pengolahan nya secara manual atau sudah menggunakan komputer tetapi belum menggunakan Internet. Sistem tersebut tentu saja memiliki banyak segali kelemahan yang implikasinya adalah lemahnya sistem pengelolaan data ATK pada Kantor Pertanahan Kota Banjarmasin yang kurang efektif.

Kantor Pertanahan Kota Banjarmasin dalam mengelola persediaan ATK sistem pengolahan nya dengan menggunakan kertas untuk mencata barang masuk kemudian di input kedalam Microsoft Excel. Selain itu untuk pencarian data memerlukan waktu yang cukup lama dan harus mencek kertas secara satu persatu. Hal ini mempunyai kekurangan karena dinilai kurang efektif dan juga kurang baik karena data yang disimpan secara manual Liestyana Putri1, Ihda Inar Ridho2

2 Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Islam Kalimantan MAB Banjarmasin Email : ihdainnaridho@gmail.com

48

tersebut bisa saja hilang atau rusak. Selain itu untuk laporan data persediaan atk juga sangat rumit karena tidak terstruktur karena tidak adanya database di sistem tersebut. Untuk itu dalam penelitian ini dibangun sistem informasi berbasis Web dengan mengambil studi kasus pada Kantor Pertanahan Kota Banjarmasin dengan judul penelitian “Aplikasi Monitoring Pengadaan, Persediaan, Penggunaan Atk Dan Logistik Pada Kantor Pertanahan Kota Banjarmasin Berbasis Web”.

Penelitian ini didasarkan pada penelitian- penelitian terkait yang sebelumnya pernah dilakukan, beberapa penelitian terkait diantaranya penilitian M. Ramaddan Julianti, Muhammad Iqbal Dzullaq, Ahmad Subroto dengan judul penelitian “Sistem Informasi Pendataan Alat Tulis Kantor Berbasis Web Pada PT. Astari Niagara Internasional”

membahas tentang proses permIntaan alat tulis kantor masih manual dan masih menggunakan form yang ditulis tangan, pendataan alat tulis kantor (barang masuk dan keluar) masih kurang optimal, karena prosesnya masih harus diinput secara manual ke dalam Microsoft Excel berdasarkan form permIntaan dan kedatangan barang. Proses pelaporannya masih dirasa kurang efektif karena harus menunggu semua proses input selesai, sehingga laporan yang dihasilkan tidak up to Date dan sering terlambat. Kemudian penelitian dari Andy Norvianto dan Yeffriansjah Salim dengan judul penelitian

“Sistem Informasi Persediaan Alat Tulis Kantor Pada Kantor Kecamatan Binuan”

membahas proses Alat tulis kantor lebih sering terjadi transaksi karena paling sering dipakai untuk kegiatan operasional. Setiap tiga bulan sekali harus diadakan perhitungan terhadap persediaan barang tersebut dan menjadi bahan laporan keuangan pada semester satu dan semester dua atau laporan keuangan akhir tahun. Petugas pengurus barang pada kantor Kecamatan Binuang selama ini tidak memiliki sistem yang baik dalam mengontrol persediaan alat tulis kantor tersebut. Pencatatan hanya dilakukan menggunakan aplikasi pengolahan data excel, itupun tidak memiliki struktur yang rapi sehingga pada saat akan mengumpulkan laporan petugas mengalami kebingungan karena data dukung dan pencatatan tidak sama.

Hal ini terjadi karena kurang teliti dalam mencatat persediaan. Kemudian penelitian lain dari Ita Erliyani, Winda Afriandini dan Titys Wicaksono Wibowo dengan judul penelitian

“Perancangan Sistem Informasi Persediaan Alat Tulis Kantor Berbasis Web” membahas tentang proses dimana sistem yang berjalan masih masih menggunakan sistem pembukuan tulis secara manual. Dan dikerjakan dengan cara memasukan satu persatu nomor per kepala

dari setiap jenis barang ATK (Alat Tulis Kantor) yang masuk pada kelurahan Karangsari. Pengolahan datanya yang masih manual menggunakan microsoft Excel sering mengakibatkan kesalahan dalam penginputan data, begitu juga di dalam pencarian barang yang menggunakan kode barang. Dengan kesalahan yang terjadi pada melakukan pencatatan pemasukan dan pengeluaran barang mengakibatkan data jumlah barang tidak sesuai dengan data jumlah fisik. Dan masih didapati data yang sudah ada sehingga terjadi pengulangan/redundancy data dalam penginputan barang ATK (Alat Tulis Kantor) di Kelurahan Karangsari.

2. METODE

Dalam penelitian ini ada beberapa metode dalam memperoleh data. Adapun metode yang dilakukan dalam mengumpulkan data, yaitu sebagai berikut :

a. Metode Pengamatan (Observasi)

Dengan metode ini bisa langsung mengamati kegiatan yang sedang berlangsung di Kantor Pertanahan Kota Banjarmasin bagaimana pendataan masih menggunakan word,excel dan manual.

b. Metode Wawancara (Interview) :

Dengan metode ini bisa berdialog secara tanya langsung kepada para Staf yang bekerja dibidang masing – masing.

c. Studi Pustaka dan Studi Dokumentasi

ini dilakukan dengan cara mempelajari, meneliti dan menelaah berbagai literatur-literatur dari perpustakaan yang bersumber dari buku- buku, teks, jurnal ilmiah, situs-situs di

Internet, dan bacaan-bacaan yang ada

kaitannya dengan topik penelitian

3. HASIL DAN PEMBAHASAN a. Analisi Terhadap Sistem Lama

Sistem yang digunakan pada Kantor Pertanahan Kota Banjarmasin sekarang menggunakan pengelolaan secara manual, walaupun ada menggunakan komputerisasi

49

tapi masih berupa data mentah yang proses pengolahannya masih belum terstruktur rapi.

Telah dilihat dan diketahui pada Kantor Pertanahan Kota Banjarmasin yang sudah memiliki fasilitas komputer dari segi hardware. Akan tetapi jika dilihat dari segi software ternyata masih belum maju untuk bagian gudangnya, dan peneliti hanya menemukan sistem aplikasi seperti Microsoft Office dan Excel saja dalam pembuatan database dan lain sebagainya khususnya dalam pembuatan laporan dan aktifitas produksi dan operasional dan berbagai laporan lainnya.

Alur sistem gudang yang lama berjalan di Kantor Pertanahan Kota Banjarmasin sebagai berikut :

1. Pengirim akan mengirim email ke admin gudang

2. Lalu barang akan di cek oleh admin lalu dikirimkan persetujuan ke kepala gudang 3. Lalu admin mengetikkan data – data

barang ke dalam word atau excel 4. Kemudian admin mencetak laporan

barang atk untuk di berikan ke kepala gudang.

Alur sistem di Kantor Pertanahan Banjarmasin yang sedang berjalan saat ini dapat dilihat pada flowchart dibawah ini :

Gambar 1 Analisi Terhadap Sistem Lama

b. Analisi Terhadap Sistem Lama

Aplikasi yang diusulkan adalah Aplikasi Monitoring Pengadaan, Persediaan, Penggunaan ATK dan Logistik Pada Kantor

Pertanahan Kota Banjarmasin Berbasis Web secara terkomputerisasi. Tentunya, Aplikasi ini memuat kumpulan data yang saling berhubungan untuk diolah menjadi informasi, sehingga penggunaan aplikasi dapat dengan cepat memperoleh informasi yang dibutuhkan.

Berdasarkan tinjauan temuan masalah pada Bab II, maka Aplikasi Monitoring Pengadaan, Persediaan, Penggunaan ATK dan Logistik Pada Kantor Pertanahan Kota Banjarmasin Berbasis Web ini diharapkan dapat menangani permasalahan-permasalahan tersebut. Aplikasi ini pun diharapkan dapat meningkatkan dan mengefektifkan kerja admin di Kantor Pertanahan Kota Banjarmasin. Tahapan sistem mempunyai 2 maksud dan tujuan utama yaitu : 1. Untuk memenuhi kebutuhan kepada

pemakai sistem

2. Untuk memberikan gambaran yang jelas dan lengkap kepada user

Tujuan kedua lebih condong pada desain sistem yang terinci yaitu pembuatan yang jelas dan lengkap yang nantinya digambarkan untuk pembuatan program aplikasi. Dalam sistem yang akan dibuat terdapat tahap-tahap yang dilakukan agar dalam pembuatan sistem yang baru lebih terarah dan lebih terurut, sehingga apabila sistem yang telah jadi dan ada kesalahan dapa ditemukan dan di perbaiki dengan mudah. Proses yang dapat dikerjakan oleh pembangun sistem aplikasi persediaan atk pada kantor pertanahan meliputi :

1. Data Pegawai 2. Data Barang

3. Data Barang Masuk 4. Data Barang Keluar 5. Data Pemeliharaan Barang 6. Data Supplier

7. Data Pegawai 8. Data Jenis Barang 9. Data Detail Jenis Barang

Adapun alur sistem yang lebih terperincinya sebagai berikut :

1. Admin masuk ke form data barang 2. Kemudian meng¬-input data barang 3. Jika barang tersebut rusak, admin

melakukan validasi terhadap barang menjadi barang di retur.

4. Jika barang tersebut aman maka admin memvalidasi nya menjadi barang masuk dan diterima

5. Hasil dari inputan admin dijadikan laporan rekapitulasi kepada pemimpin.

50

Gambar 2 Usulan Sistem Baru

c. Use case Diagram

Use case merupakan penjelasan fungsi dari sebuah sistem melalui perspektif pengguna. Use case bekerja dengan cara mendeskripsikan jenis Interaksi antara user (actor) dengan sistemnya sendiri melalui sebuah cerita bagaimana sebuah sistem dipakai Use case merupakan penjelasan fungsi dari sebuah sistem melalui perspektif pengguna.

Use case bekerja dengan cara mendeskripsikan jenis Interaksi antara user (actor) dengan sistemnya sendiri melalui sebuah cerita bagaimana sebuah sistem dipakai.

Gambar 3 Use case Diagram

d. Activty Diagram

Activity Diagram memodelkan alur kerja (workflow) sebuah proses bisnis dan urutan aktivitas dalam suatu proses. Diagram ini sangat mirip dengan sebuah flowchart karena dapat dimodelkan sebuah alur kerja dari satu aktivitas ke aktivitas lainnya atau dari satu aktivitas ke dalam keadaan sesaat (state).

Seringkali bermanfaat bila dibuat sebuah activity terlebih dahulu dalam memodelkan sebuah proses untuk membantu memahami proses secara keseluruhan.

1. Activity Diagram Login

Gambar 4 Activity Diagram Login 2. Activity Diagram Input Data

Gambar 5 Activity Diagram Input Data 3. Activty Diagram Ubah Data

Gambar 6 Activty Diagram Ubah Data 4. Activty Diagram Hapus Data

Gambar 7 Activty Diagram Hapus Data

51

5. Activity Diagram Cetak Data

Gambar 8 Activity Diagram Cetak Data

e. Diagram Class

Class diagram digunakan untuk menampilkan kelas-kelas dan paket-paketdi dalam system. Class diagram memberikan gambaran system secara statis danrelasi antar mereka. Biasanya, dibua beberapa Class diagram untuk system tunggal.Beberapa diagram akan menampilkan subset dari kelas- kelas dan relasinya. Dapat dibuat beberapa diagram sesuai dengan yang diinginkan untuk mendapatkangambaran lengkap terhadap system yang dibangun.

Gambar 9 Diagram Class

f. Rancangan Tabel

1. Rancangan Tabel bpn_barang

Tabel 1 Rancangan Tabel bpn_barang No Field Name Type Keterangan

1 kode_barang Varchar(7) Primary Key 2 id_jenis_baran

g Int (11) Foreign Key 3 kode_supplier Varchar(5) Foreign Key 4 nama_barang Varchar(1

00)

5 tgl_masuk Date

6 Jumlah_baran Int(11)

g

7 Status Char(1)

8 Jumlah_pakai Int(11)

2. Rancangan Tabel bpn barang_keluar Tabel 2 Rancangan Tabel bpn

barang_keluar

No Field Name Type Keterangan 1 Id_barang_kelua

r

Int(11) Primary Key 2 Kode_barang Varchar(7)

3 Tgl_keluar Date

4 Jumlah_keluar Int(11)

5 Id_pegawai Int(11) Foreign Key

6 Keterangan Text

3. Rancangan Tabel bpn supplier

Tabel 3 Rancangan Tabel bpn supplier No Field Name Type Keterangan

1 Kode_supplie r

Varchar(5) Primary Key 2 Nama_suppli

er

Varchar(100)

3 Asal_supplier Varchar(100) 4. Rancangan Tabel bpn jenis_barang Tabel 4 Rancangan Tabel bpn jenis_barang

No Field Name Type Keterangan 1 Id_jenis_barang Int(11) Primary

Key 2 Nama_jenis_bar

ang

Varchar(5 0)

5. Rancangan Tabel bpn detail_jenis_barang Tabel 5 Rancangan Tabel bpn

detail_jenis_barang

No Field Name Type Keterangan 1 Id_detail_jenis_bar

ang

Int(11) Primary Key 2 Id_jenis_barang Int(11) Foreign

Key 3 Nama_detail_jenis

_barang

Varchar (100)

4 Keterangan Text

6. Rancangan Tabel bpn pegawai

Tabel 6 Rancangan Tabel bpn pegawai No Field Name Type Keterangan

1 Id_pegawai Int(11) Primary Key

2 Nik Varchar(30)

3 Nama_pegaw ai

Varchar(100) 4 Tempat_lahir Varchar(100)

52

5 Tgl_lahir Date

6 Status_kawin Char(1) 7. Rancangan Tabel

pn_pemeliharaan_barang Tabel 7 Rancangan Tabel bpn_pemeliharaan_barang

No Field Name Type Keterangan 1 Id_pemeliharaan_

barang

Int(11) Primary Key 2 Kode_barang Varchar(

7)

Foreign Key 3 Tempat_pemelihar

aan

Varchar(

200) 4 Tgl_pemeliharaan Date

5 Keterangan Text

6 Status Char(1)

8. Rancangan Tabel bpn akun

Tabel 8 Rancangan Tabel bpn akun No Field

Name Type Keterangan

1 Id_akun Int(11) Primary

Key 2 Username Varchar(100)

3 Password Varchar(255)

4 Level Char(1)

g. Tampilan Antarmuka Masukan Sistem 1. Halaman Login

Gambar 10 Halaman Login 2. Halaman Utama

Gambar 11 Halaman Utama

3. Halaman Laporan

Gambar 12 Halaman Laporan

4. KESIMPULAN

Berdasarkan dari hasil analisis, perancangan, pembuatan dan pengujian perangkat lunak “Aplikasi Monitoring Pengadaan, Persediaan, Penggunaan ATK dan Logistik pada Kantor Pertanahan Kota Banjarmasin Berbasis Web”, terdapat beberapa kesimpulan sebagai berikut :

1. Dengan adanya Aplikasi Monitoring Pengadaan, Persediaan, Penggunaan ATK dan Logistik pada Kantor Pertanahan Kota Banjarmasin Berbasis Web dapat mempermudah admin kantor pertanahan dalam memproses data keluar masuknya barang ATK yang dilakukan oleh pegawai kantor pertanahan. Sehingga data keluar masuknya barang tersusun rapi dan mudah dalam melakukan pencarian data serta bisa mengeluarkan laporan barang masuk dan keluar, Stok Barang, Pemakai Barang, Pegawai, Supplier, Pemeliharaan Barang (Retur) dan Pemeliharaan Barang (Proses).

2. Sistem mampu mencetak laporan rekap barang masuk, laporan rekap barang keluar, laporan data pegawai, laporan rekap stok barang, laporan pemakai barang, laporan data supplier, laporan rekap pemeliharaan barang (retur), laporan rekap pemeliharaan barang (proses).

5. REFERENSI

Abdullah, R. (2018). 7 in 1 Pemograman Web untuk Pemula. Jakarta: PT. Elex Media Komputindo.

Anggraeni, E. Y., & Irviani, R. (2017).

Pengantar Sistem Informasi. Yogyakarta:

CV. ANDI OFFSET.

53

Anhar. (2010). Panduan Menguasai PHP &

MYSQL Secara Ototidak. Jakarta Selatan:

Media Kita.

Erliyani, I., Afriandini, W., & Wibowo, T. W.

(2021, Februari). Perancangan Sistem Informasi Persediaan Alat Tulis Kantor Berbasis Web. IJACC, 2.

Hikmah, B., Supriadi, D., & Alawiyah, T.

(2015). Cara Cepat Mebangun Website dari Nol Studi Kasus: Web Dealer Motor.

Yogyakarta: CV. Andi Offset.

Julianti, M., Dzullaq, M., & Subroto, A.

(2019, September). Sistem Informasi Pendataan Alat Tulis Kantor Berbasis Web Pada PT. Astari Niagara Internasional. JURNAL SISFOTEK GLOBAL, 9.

Kusrini. (2007). Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data. Yogyakarta:

Andi.

Mustaqbal, S., Firdaus, F., & Rahmadi, H.

(2015). Pengujian Aplikasi Menggunakan Black Box Testing. 1-6.

Norvianto, A., & Salim, Y. (2018). Sistem Informasi Persediaan Alat Tulis Pada Kantor Kecamatan Binuang. 13, 57-128.

Prasetyo, K., & Suharyanto. (2019).

Rancangan Bangun Sistem Informasi Koperasi Berbasis Web Pada Koperasi Ikitama Jakarta. Jurnal Teknik Komputer AMIK BSI, 1-8.

Pribadi, D., Wajhillah, R., Wibowo, A., Supiandi, A., & Sumanto. (2018). Sistem Informasi Koperasi Berbasis Web. Junal ABDIMAS BSI, 1-11.

Puspitasari, D. (2015, 09 15). ejournal Pilar Nusa Mandiri. Retrieved from ejournal Pilar

Nusa Mandiri Web Site:

https://ejournal.nusamandiri.ac.id/

Puspitasari, Diah. (2015). Rancangan Bangun Sistem Informasi Koperasi Simpan Pinjamam Karyawan Berbasis Web. Jurnal Pilar Nusa Mandiri, 1-11.

Rahmat, H. (2010). Cara Praktis Website Gratis.

Jakarta: PT. Elex Media Komputindo.

Rerung, R. R. (2018). Pemograman Web Dasar.

Yogyakarta: CV. Budi Utama.

Rosa, A., & Shalahuddin, M. (2013). Rekayasa Perangkat Lunak Terstruktur dan Berorientasi Objek. Bandung: Informatika Bandung.

Rusmanto. (2004). Pengantar Open Source dan Aplikasi. Depok.

Setiawan, D. (2017). Buku Sakti Pemograman Web. Yogyakarta: Start Up.

Sitorus, L. (2015). Algoritma dan Pemograman.

Yogyakarta: Andi.

Yuhefizar; Mooduto; Hidayat, Rahmat. (2009).

Cara Mudah Membangun Website Interaktif menggunakan Content Management System Joomia Edisi Revisi. Jakarta: PT. Elex Media Kompetindo.

Yunita, Fitri. (2020, Juni). Analisa dan Perancangan Pengelolaan Dana Kas Studi Kasus Masjid Darussalam Al-Mubin Tembilahan. Jurnal Teknik Industri UNISI,

4, 1-9. Retrieved from

https://ejournal.unisi.ac.id/index.php/juti/arti cle/download/1402/850/