APLIKASI PENGARSIPAN DIGITAL PADA BIDANG UMUM BERBASIS WEB DI DINAS PENDIDIKAN KOTA BANJARMASIN
Candra Hermawan1, Ahmadi2, Nur Arminarahmah3
1Teknik Informatika, 55201, Teknologi Informasi, Universitas Islam Kalimantan Muhammad Arsyad Al Banjari Banjarmasin, 16631018
2Teknik Informatika, 55201, Teknologi Informasi, Universitas Islam Kalimantan Muhammad Arsyad Al Banjari Banjarmasin, 11 05128902
3Teknik Informatika, 55201, Teknologi Informasi, Universitas Islam Kalimantan Muhammad Arsyad Al Banjari Banjarmasin 11 05098602
E-mail: [email protected]
ABSTRAK
Dinas Pendidikan Kota Banjarmasin sebagai salah satu komponen yang dituntut dan berperan membantu Walikota dalam menentukan kebijakan di bidang Pendidikan di daerah Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kota Banjarmasin. Jumlah PNS di Dinas Pendidikan kota Banjarmasin (tidak termasuk pengawas dan guru) sampai dengan ini sebanyak 72 orang. Jumlah tersebut meliputi tenaga administrasi yang tersebar pada Sekretariat, Bidang PAUD dan PNFI, Bidang SD, Bidang SMP dan Bidang PTK. Pegawai tersebut memiliki latar belakang yang dapat klasifikasi berdasarkan tingkat pendidikan dan pangkat. Dinas Pendidikan Kota Banjarmasin memiliki berbagai banyak bidang bidang di dalamnya yaitu di antaranya Bidang Umum, Bidang Kepegawaian, Bidang Pembinaan SD, Bidang Pembinaan SMP, Bidang Pembinaan PTK, Bidang Pembinaan PAUD dan Dikmas. Dan bidang bidang tersebut melakukan pendataan dan pengarsipan seperti salah satunya pendataan dan pengarsipan di Bidang Umum, Untuk itu suatu instansi tersebut membutuhkan suatu sistem.
Dinas Pendidikan Kota Banjarmasin mempunyai Tugas Pokok melaksanakan sebagian urusan rumah tangga daerah di bidang Pendidikan yang meliputi Perencanaan, Penyelenggaraan, Pengelolaan Layanan dan Pembinaan, Pemeliharaan Sarana dan Prasarana Pendidikan termasuk Pendidikan Luar Sekolah, Peningkatan Mutu Pendidikan serta pengendaliannya sesuai dengan kebijakan Pemerintah Kota Banjarmasin. Peraturan Pemerintah No 48 Tahun 2008 bahwa susunan Organisasi Dinas Pendidikan Kota Banjarmasin terdiri dari Kepala Dinas Pendidikan dibantu oleh satu Sekretaris dan empat orang Kepala Bidang.
Kata Kunci : Aplikasi, Pengarsipan Digital, Web.
Abstract
The Banjarmasin City Education Office is one of the components demanded and plays a role in assisting the Mayor in determining policies in the field of Education in the area of the Banjarmasin City Regional Development Planning Agency. The number of civil servants in the Banjarmasin city education office (excluding supervisors and teachers) is up to 72 people. This number includes administrative staff scattered in the Secretariat, in the Early Childhood Education Programs and Nonformal-Informal Education fields, in the elementary, junior high and high school sectors. The employee has a background that can be classified based on education level and rank. The Banjarmasin City Education Office has many fields in it, including the General Sector, the Civil Service Sector, the Elementary School Development Division, the Junior High School Development Division, the
Classroom Action Research Development Division, the Early Childhood Education Programs Development Sector and the Education and Learning Sector. And this field conducts data collection and archiving, such as one of which is data collection and archiving in the General Sector. For this reason, an agency requires a system.
The Banjarmasin City Education Office has the Main Duty to carry out some regional household affairs in the field of Education which includes Planning, Implementation, Service Management and Development, Maintenance of Educational Facilities and Infrastructure including Out-of-School Education, Education Quality Improvement and its control in accordance with Banjarmasin City Government policies. Government Regulation No. 48/2008 states that the organizational structure of the Banjarmasin City Education Office consists of a Head of Education Office assisted by one Secretary and four Heads of Fields.
Keywords: Applications, Digital Archiving, Web.
PENDAHULUAN
Dinas Pendidikan Kota Banjarmasin adalah salah satu komponen yang dituntut dan berperan membantu Walikota dalam menentukan kebijakan di bidang Pendidikan di daerah Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kota Banjarmasin yang beralamat di Jalan Kapten Pierre Tendean Nomor 01 Kecamatan Banjarmasin Tengah. Jumlah PNS (Pegawai Negeri Sipil) di Dinas Pendidikan kota Banjarmasin (tidak termasuk pengawas dan guru) sampai dengan ini sebanyak 72 orang. Jumlah tersebut meliputi tenaga administrasi yang tersebar pada Sekretariat, Bidang Umum, Bidang PAUD (Pendidikan Anak Usia Dini) dan Dikmas (Pendidikan Anak Usia Dini dan Pendidikan Masyarakat), Bidang SD (Sekolah Dasar), Bidang SMP (Sekolah Menengah Pertama) dan Bidang PTK (Penelitian Tindakan Kelas). Pegawai tersebut memiliki latar belakang yang dapat klasifikasi berdasarkan tingkat pendidikan dan pangkat. Dinas Pendidikan Kota Banjarmasin mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian urusan rumah tangga daerah di bidang Pendidikan yang meliputi Perencanaan, Penyelenggaraan, Pengelolaan Layanan dan Pembinaan, Pemeliharaan Sarana dan Prasarana Pendidikan termasuk Pendidikan Luar Sekolah, Peningkatan Mutu Pendidikan serta pemberian perizinan di bidang pendidikan pengaturan dan Pengawasan Penerimaan Siswa Baru (PSB), Keuangan Sekolah, Ketatalaksanaan Sarana dan Prasarana Sekolah, Tenaga Teknis, Ijazah dan Perpustakaan Sekolah sesuai dengan kebijakan Pemerintah Kota Banjarmasin.
METODE
Dalam metode penelitian ini terdapat beberapa bagian yang dilakukan, berikut penjelasan masing-masing tersebut :
1.
Pengumpulan dataPengumpulan data surat masuk, surat keluar, surat berkala, surat keterangan dan data surat penelitian yang dikelola di Bidang Umum di Dinas Pendidikan Kota Banjarmasin yang di kerjakan oleh petugas disana melalui pengamatan secara langsung dan juga melakukan tanya jawab secara langsung dengan pihak terkait bagaimana cara mengelola data-data yang ada disana untuk mendapat informasi yang diperlukan.
2.
Analisis DataData yang sudah diperoleh dari pengumpulan data di atas kemudian dianalisis, diolah sesuai kebutuhan program. Apabila terjadi kekurangan data dapat dilakukan penambahan.
3.
Perancangan sistemMetode perancangan sistem disusun berdasarkan hasil olah data yang diperoleh.
Perancangan sistem dilakukan dengan menerapkan metode- metode yang didapat dari hasil observasi dan studi pustaka. Dalam metode ini hasil dari program yang di buat akan ditampilkan dalam bentuk table. Hasil laporannya dari input dan output yang akan di hasilkan.
4.
Pembuatan ProgramHasil perancangan kemudian diimplementasikan kedalam bahasa pemrograman PHP menggunakan aplikasi editor text Visual Studio Code dengan sistem operasi Windows 8.1 yang meliputi tahap pembuatan interface dan coding.
5.
Pengujian ProgramMenguji dan menganalisis program, berdasarkan input dari pengguna serta output yang dihasilkan. Percobaan untuk menjalankan sistem yang telah dibuat apakah sesuai dengan yang diinginkan
HASIL DAN PEMBAHASAN
Hasil dari penelitian ini yaitu Aplikasi Pengarsipan Digital Pada Bidang Umum Berbasis Web di Dinas Pendidikan Kota Banjarmasin adalah sebagai berikut :
1) Flowmap Sistem Yang Berjalan,
Berikut gambaran alur flowmap yang dapat dilihat dibawah
ini :
:Gambar 1. Flowmap Sistem Yang Berjalan
2) Use Case Diagram
Gambaran alur Use Case Diagram yang dapat dilihat sebagai berikut:
Gambar 2. Use Case Diagram
3) Relasi Database
Rancangan Relasi Database yang dapat dilihat sebagai berikut :
Gambar 3. Relasi Database
Tampilan Antarmuka Masukan Sistem
Adapun hasil dari implementasi tampilan menu antarmuka masukan sistem sebagai berikut :
1. Tampilan Login
Bagian awal dari program ini mengharuskan login terlebih dahulu. Login memiliki dua user yaitu admin, mempunyai hak penuh dalam manajemen data pada program.
Pimpinan mempunyai hak akses untuk melihat laporan pada program. Tampilan dari menu login sebagai berikut:
Gambar 4. Antarmuka Menu Login
2. Tampilan Dashboard Admin Bidang Umum
Halaman Dashboard menampilkan menu Beranda, Input Data, Master, Pembayaran dan Laporan.
Gambar 5. Antarmuka Menu Utama Admin Bidang Umum
3. Tampilan Data Surat Masuk
Halaman Data Surat Masuk menampilkan tabel dari hasil inputan data surat masuk, halaman ini hanya dapat di akses oleh Admin. dapat menambah, mengubah, mencetak dan menghapus data.
Gambar 6. Antarmuka Menu Surat Masuk
4. Tampilan Input Data Surat Masuk
Halaman untuk menambahkan data bidang, Setelah mengisi data selanjutnya mengklik tombol tambah, dan kembali mengklik tombol kembali.
Gambar 7. Antarmuka Menu Inputan Data Surat Masuk
5. Tampilan Master Data Bidang
Halaman Data Bidang menampilkan tabel dari hasil inputan data bidang
Gambar 8. Antarmuka Menu Data Bidang
6. Tampilan Input Master Data Bidang
Halaman untuk menambahkan data bidang, Setelah mengisi data selanjutnya mengklik tombol tambah, dan kembali mengklik tombol kembali.
Gambar 9. Antarmuka Menu Inputan Data Bidang
7. Tampilan hasil cetak di bagian aksi Surat Masuk
Gambar 10. Antarmuka Cetak Di Kolom Aksi Surat Masuk
8. Tampilan hasil cetak keseluruhan Data Surat Masuk
Gambar 11. Antarmuka Laporan Data Surat Masuk
PENUTUP
1. Kesimpulan
Berdasarkan hasil dari pembahasan dalam bab-bab sebelumnya yang tersaji dalam laporan skripsi ini, maka dapat diambil kesimpulan diantaranya sebagai berikut :
1. Dengan adanya sistem ini dapat mempermudah petugas untuk mengelola data surat masuk, surat keluar, surat berkala, surat keterangan dan surat penelitian yang diajukan ke Bidang Umum pada Dinas Pendidikan Kota Banjarmasin.
2. Adanya sistem yang dibangun ini pencarian berkas arsip surat masuk, surat keluar, surat berkala, surat keterangan dan surat penelitian yang diperlukan akan mudah didapatkan kembali datanya oleh petugas.
3. Data akan aman tersimpan karena harus memiliki hak akses untuk mengelola data yang ada didalam sistem aplikasi.
2. Saran
Adapun saran yang dapat diajukan berdasarkan penelitian ini adalah sebagai berikut :
1. Membuat keamanan sistem misalnya membuat sistem anti spam agar sistem aman dari serangan-serangan negatif oleh oknum yang tidak bertanggung jawab.
2.Untuk menyempurnakan aplikasi ini maka selanjutnya dapat mengembangkan lagi fitur menunya. seperti menambahkan barcode agar
REFERENSI
Archives, A. (2015, Januari 27). Pengertian Arsip Elektronik Manfaat Komponen. Retrieved from https://www.seputarpengetahuan.co.id:
https://www.seputarpengetahuan.co.id/2018/06/pengertian-arsip-elektronik-manfaat- komponen.html
Bagaskara, R. (2018, Februari 03). Apa Yang Dimaksud Dengan Diagram Aktivitas Atau Activity Diagram. Retrieved from https://www.dictio.id: https://www.dictio.id/t/apa-yang-dimaksud- dengan-diagram-aktivitas-atau-activity-diagram/15129
Booch. (2020, Agustus 20). Pengertian UML. Retrieved from https://guratgarut.com:
https://guratgarut.com/pengertian-uml/
Fitriani, Y. (2018). Aplikasi Sistem Informasi Pengelolaan Arsip Pada Unit Pelayanan Pajak Dan Retribusi DaerahPalmerah Jakarta. Jornal Teknologi, 51-56.
Jogiyanto. (2018, September 11). Flowchart. Retrieved from https://rumahvickydzaky.blogspot.com:
https://rumahvickydzaky.blogspot.com/2018/09/flowchart.html
Maimunah. (2010, Januari 30). Teori Khusus Unifled Modeling Language. Retrieved from https://ilearning.me: https://ilearning.me/kkp-4/kkp-bab-ii-3/teori-khusus/unified-modeling- language-uml/
Marlinda, L. (2020, June 11). Pengertian Database. Retrieved from https://www.materi.carageo.com:
https://www.materi.carageo.com/pengertian-database/
Masykur, F. (2015). Sistem Administrasi Pengelolaan Arsip Surat Masuk Dan Surat Keluar. Jurnal Teknologi, 1-7.
Munawar. (2005). Sequance Diagram. Jurnal Teknologi, 8-34.
Pramana, H. W. (2020, Januari 20). Pengertian Aplikasi Menurut Para Ahli. Retrieved from https://www.materi.carageo.com:
https://www.materi.carageo.com/pengertian-aplikasi-menurut-para-ahli/
Priyadi, Y. (2014). Repository Universitas Potensi Utama. Jurnal Teknologi, 9-30.
Sawitri, A. E. (2017). Analisis Penggunaan Aplikasi Tata Surat Dalam Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar Pada Dinas Kesehatan Provinsi Jawa Tengah. Jurnal Teknologi, 1-10.
Winarno. (2004). Objek dan Metode Penelitian. Jurnal Teknologi, 5-27.
