APLIKASI SISTEM PENUNJANG KEPUTUSAN EVALUASI PENERAPAN BUDAYA KERJA PADA KARYAWAN RUMAH ZAKAT MENGGUNAKAN METODE
MULTIFACTOR EVALUATION PROCESS
Anggit Nur Iman1, Yudi Ramadhani2
1Universitas BSI Bandung e-mail: anggityukihiro@gmail.com
2Universitas BSI Bandung e-mail: yudiramdhani.yrm@gmail.com
Abstrak
Kualitas sumber daya manusia merupakan salah satu faktor penunjang untuk meningkatkan kemajuan dan keberlangsungan suatu organisasi atau perusahaan. Budaya kerja merupakan salah satu indikator dari baik dan buruknya kualitas sumber daya manusia. Maka dari itu penting adanya penerapan budaya kerja pada setiap sumber daya manusia yang ada. Rumah Zakat merupakan salah satu organisasi sosial (non-profit) terbesar di Indonesia telah melaksanakan transformasi budaya kerja yang sudah diimplementasikan dari tahun 2017.
Karenya pentingnya transfromasi budaya kerja di Rumah Zakat, perlu adanya evaluasi dari implementasi penerapan budaya kerja. Namun evaluasi masih belum maksimal dilakukan dalam pengimplementasian penerapan budaya kerja dengan konsep penilaian 360 Degree Feedback karena belum ada sistem atau aplikasi yang dapat menunjang terlaksananya penilaian penerapan budaya kerja secara realtime (online) serta dapat langsung mengolah data hasil penilaian dan memberikan hasil keputusan dari implementasi penerapan budaya kerja.
Oleh karena itu dibangun sebuah aplikasi atau sistem penunjang keputusan penilaian penerapan budaya kerja karyawan di Rumah Zakat menggunakan metode Multifactor Evaluation Process (MFEP) berbasis web agar mempermudah proses penilaian penerapan budaya kerja karyawan secara obyektif dengan konsep 360 Degree Feedback berdasarkan bobot dan indikator penilaian yang sudah ditentukan berdasarkan masing-masing pangkat karyawan. Hasil dari data yang disajikan di aplikasi menunjukkan bahwa pada semester 1 Tahun 2019 dari 459 responden, 68.4% diatas standar dan 22% memenuhi standar.
Kata Kunci : 360 Degree Feedback, Budaya Kerja, Evaluasi, Multifactor Evaluation Process Penilaian
Abstract
The quality of human resources is one of the supporting factors to improve the progress and sustainability of an organization or company. Work culture is one indicator of the good or bad quality of human resources. Therefore, it is important that there is a work culture in every available human resource. Rumah Zakat is one of the largest non-profit organizations in Indonesia that has carried out a transformation of work culture that has been implemented from 2017. Because of the importance of the transformation of work culture in the Rumah Zakat, there needs to be an evaluation of the implementation of work culture. However, the evaluation is still not maximized in implementing the implementation of work culture with the 360 Degree Feedback assessment concept because there is no system or application that can support the implementation of realtime (online) assessment of the application of work culture and can directly process the assessment data and provide the results of implementation work culture.
Therefore an appraisal or decision support system for the application of the work culture of employees at Rumah Zakat was built using a web-based Multifactor Evaluation Process (MFEP)
method to facilitate the objective process of evaluating the work culture of employees with the 360 Degree Feedback concept based on the weighting and assessment indicators determined based on each rank of employee.The results of the data presented in the application show that in semester 1 of 2019 there were 459 respondents, 68.4% above the standard and 22% meet the standards.
Keywords : 360 Degree Feedback, Assessment, Evaluation, Multifactor Evaluation Process, Work Culture
1. Pendahuluan
Sumber daya manusia merupakan salah satu faktor yang sangat penting sehingga harus dikelola dengan baik untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi organisasi atau perusahaan. Oleh karena itu, manajemen sumber daya manusia merupakan program aktivitas untuk mendapatkan sumber daya manusia, mengembangkan, memelihara dan mendayagunakan untuk mendukung organisasi mencapai tujuannya (Padamu, 2016).
Profesionalisme dan kualitas Sumber Daya Manusia dapat diukur, maka perlu dilakukan penilaian prestasi kerja atau evaluasi kinerja. Penilaian prestasi kerja karyawan dalam organisasi merupakan hal yang sangat penting karena akan bermanfaat untuk mengetahui efektifitas organisasi sehingga tujuan organisasi tersebut akan tercapai. Membahas tentang kinerja karyawan tidak akan terlepas dengan adanya faktor-faktor yang dapat mempengaruhi kinerja seseorang. Budaya organisasi atau budaya kerja dan motivasi merupakan bagian dari faktor-faktor yang dapat mempengaruhi terciptanya kinerja karyawan. Budaya organisasi yang tidak kondusif dan motivasi karyawan yang rendah dapat mengakibatkan rendahnya kinerja karyawan yang ada dalam perusahaan (Mohamad, 2015).
Rumah Zakat merupakan salah satu NGO (Non Goverment Organization) yang bergerak dibidang sosial terbesar di Indonesia telah melakukan proses transformasi budaya kerja yang dimulai dari tahun 2017. Dalam prosesnya, tentu perlu adanya evaluasi dan penilaian dalam penerapan transformasi budaya kerja dari setiap individu karyawannya. Dalam melakukan implementasi transformasi budaya kerja, dilakukan penilaian atau assessment untuk menguji dan mengukur apakah setiap karyawan sudah
menerapkan budaya kerja yang diterapkan Rumah Zakat atau belum yang nantinya akan menjadi acuan penerapan transformasi budaya kerja di Rumah Zakat apakah sudah terimplementasi dengan baik atau belum dan tentunya untuk mengetahui apakah dari masing-masing karyawan sudah memenuhi minimal standar atau tidak berdasarkan dari aspek penerapan budaya kerja (Hermawan, 2018).
Penilaian dilakukan dengan metode 360 Degree Feedback, dimana penilaian dilakukan oleh diri sendiri (Self), penilaian dari atasan (SupToSub), penilaian dari bawahan (SubToSup) dan penilaian dari sesama rekan kerja atau satu level (PeerTopPeer) yang memiliki nilai bobot masing-masing. Setiap jenis penilaian menjadi faktor-faktor yang mempengaruhi dari hasil penilaian karena setiap faktor memiliki skor dan adanya skor rata-rata minimal yang menjadi standar yang harus dicapai berdasarkan pangkat (Officer, Manager, Senior Manager dan Board of Director). Namun keadaan real untuk pelaksanaan penilaian penerapan budaya kerja, belum tersedia sistem penunjang keputusan penilaian penerapan budaya kerja untuk karyawan di Rumah Zakat dan juga belum ada aplikasi atau sistem yang secara realtime untuk melakukan penilaian serta mengolah hasil dari data penilaian tersebut untuk mengetahui kriteria dari masing-masing karyawan, apakah belum atau sudah atau melebihi nilai standar yang sudah ditentukan berdasarkan pangkat kerja (Danica, 2019).
2. Metode Penelitian
Sistem Pendukung Keputusan (SPK) atau Decision Support System (DSS) adalah sebuah sistem yang mampu memberikan kemampuan pemecahan
masalah maupun kemampuan
pengkomunikasian untuk masalah dengan kondisi semi terstruktur dan tak terstruktur (Nangi, Nurdin, & Purnomo, 2017)
Komponen SPK tersebut dapat digambarkan seperti Gambar 1.
Gambar 1. Komponen Sistem Pendukung Keputusan
Ciri-ciri sebuah SPK seperti yang dirumuskan oleh Alters Keen adalah sebagai berikut (Nangi et al., 2017) : a. SPK ditujukan untuk membantu
pengambilan keputusan-keputusan yang kurang terstruktur dan umumnya dihadapi oleh para manajer yang berada di tingkat puncak.
b. SPK merupakan gabungan antara kumpulan model kualitatif dan kumpulan data.
c. SPK memiliki fasilitas interaktif yang dapat mempermudah hubungan antara manusia dengan komputer.
d. SPK bersifat luwes dan dapat menyesuaikan dengan perubahan- perubahan yang terjadi.
360 Degree Feedback merupakan suatu metode evaluasi dengan menggabungkan feedback yang diberikan dari karyawan, rekan sesama, atasan, bawahan, dan customer. Alasan utama menggunakan lingkaran penuh dari tinjauan rahasia ini untuk menyediakan informasi bagi karyawan mengenai prestasi dari berbagai macam aspek (Binar, 2017).
Pada penelitian ini, terdapat proses dan tahapan hinggu menghasilkan output data hasil penilitian. Berikut tahapan pada proses penelitian :
a. Melakukan wawancara kepada pihak yang terkait untuk mencari tahu masalah yang ada sehingga bisa mendapat solusi yang tepat yang di sepakati bersama.
b. Meminta dan memperoleh data-data primer seperti list karyawan, pembobotan dan indikator penilaian c. Meminta dan memperoleh data-data
pendukung seperti daftar entitas, kantor, direktorat, divisi/departemen dan pangkat
d. Melakukan survei atau penginputan penilaian melalui aplikasi hingga waktu yang sudah ditentukan.
e. Mengolah data hasil survei yang sudah dilakukan otomatis oleh aplikasi.
f. Hasil akhir atau penunjang keputusan berupa rekomendasi atau kesimpulan.
Metode Algoritma dalam sistem penunjang keputusan yang digunakan pada penelitian ini yaitu menggunakan metode Multifactor Evaluation Process (MFEP).
MFEP adalah metode kuantitatif yang menggunakan weighting system (sistem pembobotan). Dalam pengambilan keputusan multifaktor, pengambil keputusan secara subjektif dan intuitif menimbang berbagai faktor yang mempunyai pengaruh penting terhadap alternatif pilihan mereka. Tahapan dalam metode MFEP ini menentukan faktor-faktor tersebut sehingga memperoleh urutan faktor berdasarkan kepentingannya. Dalam MFEP pertama-tama seluruh kriteria yang menjadi faktor penting dalam melakukan pertimbangan diberikan pembobotan (weighting) yang sesuai. Langkah yang sama juga dilakukan terhadap alternatif- alternatif yang akan dipilih, yang kemudian dapat dievaluasi berkaitan dengan faktor- faktor pertimbangan tersebut. Metode MFEP menentukan bahwa alternatif dengan nilai tertinggi adalah solusi terbaik berdasarkan kriteria yang telah dipilih (Cahya, 2018).
Berikut langkah-langkah perhitungan dari metode Multifactor Evaluation Process (Cahya, 2018) :
a. Menentukan faktor/kriteria dan bobot faktor/kriteria dimana total pembobotan harus sama dengan 1 atau 100 (∑
pembobotan = 1), yaitu factor weight.
b. Mengisikan nilai untuk setiap faktor (kriteria) yang mempengaruhi dalam pengambilan keputusan dari data-data yang akan diproses, nilai yang dimasukkan dalam proses pengambilan keputusan merupakan nilai objektif, yaitu sudah pasti yaitu factor evaluation yang nilainya antara 0 - 1 (0-100).
c. Proses perhitungan weight evaluation yang merupakan proses perhitungan bobot antara factor weight dan factor evaluation dengan serta penjumlahan seluruh hasil weight evaluations untuk memperoleh total hasil evaluasi. Nilai weight evaluation (yij) dari suatu alternatif ke-i pada kriteria/faktor ke-j merupakan hasil perkalian dari factor weight (wj) dengan factor evaluation (rij) yang dirumuskan sebagai berikut:
Nilai total evaluasi atau Nilai preferensi (Vi) dari alternatif ke-i merupakan penjumlahan dari seluruh weight evaluations (yij) yang dinyatakan dalam persamaan sebagai berikut:
Keterangan :
yij : weight evaluation alternatif ke-i pada kriteria ke-j
wj : weight factor kriteria ke-j
rij : factor evaluation alternatif ke-i pada kriteria ke-j
Vi : Nilai total evaluasi/preferensi dari alternatif ke-i
n : jumlah kriteria
d. Proses perangkingan dari Nilai Total Evaluasi/Preferensi yang diperoleh, dimana nilai yang tertinggi adalah yang terbaik sesuai kriteria/faktor yang ditentukan..
1. Hasil dan Pembahasan
Sistem ini merupakan aplikasi yang dapat membantu dalam proses pengisian penilaian dan juga pengolahan data hasil penilaian penerapan budaya kerja yang menghasilkan output berupa penunjang keputusan. Tabel 1 menunjukkan Tabel Pemberian Nilai Bobot.
Tabel 1. Tabel Pemberian Nilai Bobot
Penilaian
Bobot Tanpa Subordinat
(w)
Bobot Dengan Subordinat
(w) Diri Sendiri 0.15 0.15 Dari Atasan 0.6 0.5 Dari
Bawahan - 0.2
Dari Rekan
Kerja 0.25 0.15
Total 1 1
Tabel 2. Tabel data hasil rata-rata penilaian budaya kerja.
Nama Diri Sendiri
Dari Atasan
Dari Rekan
Kerja
Dari Bawahan Amil1 3.33 2.92 2.67 0.00 Amil2 3.75 2.42 2.17 2.50 Amil3 4.08 3.67 3.75 3.67 Berikut hasil perhitungan weight evaluation dari masing-masing karyawan :
a. Weight Evaluation Self : WAmill = 0.15 * 3.33 = 0.50 WAmil2 = 0.15 * 3.75 = 0.56 WAmil3 = 0.15 * 4.08 = 0.61 b. Weight Evaluation SupToSub :
WAmill = 0.6 * 2.92 = 1.75 WAmil2 = 0.5 * 2.42 = 1.21 WAmil3 = 0.5 * 3.67 = 1.83 c. Weight Evaluation PeerToPeer :
WAmill = 0.25 * 2.67 = 0.67 WAmil2 = 0.15 * 2.17 = 0.43 WAmil3 = 0.15 * 3.75 = 0.75 d. Weight Evaluation SubToSup :
WAmil2 = 0.2 * 2.50 = 0.38 WAmil3 = 0.2 * 3.67 = 0.55
Selanjutnya lakukan penjumlahan untuk seluruh hasil weight evaluation untuk memperoleh total hasil evaluasi dari masing-masing karyawan dimana dapat diperoleh :
∑WAmil1 = 0.50 + 1.75 + 0.67 = 2.92
∑WAmil2 = 0.56 + 1.21 + 0.43 + 0.38 = 2.58
∑WAmil3 = 0.61 + 1.83 + 0.75 + 0.55 = 3.75 Tabel 3 menunjukkan data indikator penilaian berdasarkan pangkat.
Tabel 3. Tabel Data Indikator Penilaian.
Pangkat
Nilai Minimal
MFEP
Nilai Maksimal
MEFP
Officer 1.6 2.5
Manager 2.6 3.5
Senior
Manager 3.6 4.5
Board of
Director 4.6 5
Berdasarkan perbandingan Tabel 3 dan dari hasil perhitungan total weight evaluation diatas maka dapat disimpulkan bahwa Amil1 dengan pangkat Officer memiliki kriteria “Diatas Standar”, Amil2 dengan pangkat Manager memiliki kriteria
“Dibawah Standard” dan Amil3 dengan pangkat Senior Manager memiliki kriteria
“Memenuhi Standar”
Use Case Diagram adalah diagram yang menggambarkan interaksi antara sistem dengan sistem eksternal dan pengguna.
Gambar 2 menunjukkan Use Case Diagram Admin, dimana aktor Admin dapat melakukan akses untuk kelola data referensi atau data master dan untuk melihat hasil dari pengolahan data.
Gambar 3 menunjukkan Use Case Diagram Responden, dimana actor Responden hanya bisa melakukan input data penilaian saja.
Gambar 2. Use Case Diagram Admin
Gambar 3. Use Case Diagram Respoden
Gambar 4. Class Diagram Sistem
Gambar 4. menunjukkan class diagram sistem dimana terdapat 14 Class yang masing-masing memiliki minimal 1 relasi dengan class lainnya.
Implementasi Sistem merupakan tahapan realisasi yang dilakukan setelah rancangan aplikasi. Aplikasi ini berbasis web menggunakan bahasa pemograman web PHP (PHP versi 5.x) dengan Framework Smarty, dibantu dengan jQuery dan EasyUI-jQuery untuk mempercantik tampilan. Aplikasi ini telah di implementasi di lembaga Rumah Zakat per tahun 2019 ini. Pengisian penilain pada aplikasi dilakukan oleh seluruh karyawan Rumah Zakat dimulai dari tanggal 27 Juni 2019 sampai 31 Juli 2019.
Gambar 5 Tampilan awal aplikasi
Gambar 6. Tampilan pengisian penilaian Gambar 5 menunjukkan tampilan awal dari aplikasi berupa halaman login.
Halaman login baik untuk Admin dan Respoden disamakan, namun ketika sudah berhasil login akan di sesuaikan untuk hak akses menu yang di tampilkan.
Gambar 6 menunjukkan tampilan resume hasil pengolahan data penilaian yang sudah dihitung dan diberikan kriteria berdasarkan indikator penilaian.
Gambar 7 menunjukkan tampilan soal untuk pengisian penilaian penerapan budaya kerja dimana hanya satu opsi saja yang boleh di pilih.
Gambar 8 menunjukkan resume hasil pengolahan data penilaian penarapan budaya Kerja dengan MFEP yang digambarkan dengan diagram berbentuk pie.
Gambar 7. Hasil Pengolahan Data Penilaian Penarapan Budaya Kerja dengan MFEP
4. Kesimpulan
Dalam penelitian ini dapat disimpulkan bahwa :
a. Aplikasi sudah terimplementasi dan dapat diakses secara public via web browser sehingga dapat memudahkan para responden dalam melakukan
pengisian penilaian secara realtime (online) menggunakan konsep 360 Degree Feedback. Terbukti dari rata-rata presentase keikutsertaan responden ± 98.8%.
b. Aplikasi dapat melakukan pengolahan data hasil dari penilaian penerapan budaya kerja dengan konsep 360 Degree Feedback sebagai indikator penunjang keputusan menggunakan metode Multi Factor Evaluation Process dimana aplikasi dapat memberikan data output berupa resume dari hasil perhitungan.
c. Aplikasi dapat menentukan karyawan yang belum atau sudah atau melebihi standar nilai yang sudah ditentukan berdasarkan pangkat kerja dari hasil penilaian penerapan budaya kerja dengan kombinasi konsep penilaian 360 Degree Feedback dan sistem penunjang keputusan menggunakan metode Multi Factor Evaluation Process. Berdasarkan data real dilapangan hasil dari data aplikasi yang sudah diimplementasikan di Rumah Zakat dapat disimpulkan bahwa penerapan budaya kerja di Rumah Zakat Semester 1 tahun 2019 sudah berhasil diterapkan, berdasarkan data yang disajikan dashboard dari 93%
nilai yang lengkap, 68% diatas standar, 22% memenuhi standar dan 2%
dibawah standar.
Gambar 8. Dashboard Hasil Pengolahan Data Penilaian Penarapan Budaya Kerja dengan MFEP
Referensi
Binar, R. (2017). Apa Itu 360 Degree Feedback? Diakses pada 16 Mei 2019, dari http://binakarir.com/apa-itu-
360-degree-feedback/
Cahya. (2018). Multi Factor Evaluation Process. Diakses pada 8 Juni 2019, dari
https://cahyadsn.phpindonesia.id/extra /mfep.php
Danica. (2019). 360 Degree Assessment value Budaya Kerja SIAP.
Hermawan, H. (2018). KPI CTO Rumah Zakat 2019.
Mohamad, R. (2015). DAMPAK BUDAYA KERJA TERHADAP KINERJA KARYAWAN. Jurnal Kebijakan Publik – Edisi XXIV/Januari – Maret/2015 – ISSN 0216-454X.
Nangi, J., Nurdin, A., & Purnomo, R.
(2017). Multifactor evaluation process.
(April), 76–79.
Padamu, A. (2016). Pengertian Sumber Daya Manusia. Diakses pada April 28,
2019, dari
https://www.padamu.net/pengertian- sumber-daya-manusia
