Buletin ‘Berita Arsip’ Jilid XI Bulan Juni 2022 kali ini berlanjut dengan tema ‘Arsip Digital Mendukung E-Government’. Arsip digital e-Government yang menjadi sasaran utama kemudian harus benar-benar bertransformasi menjembatani penyelenggaraan kearsipan yang mampu menghadirkan wajah pemerintahan yang transparan, bersahabat, lengkap informasi, akurat dan aman.
SMART GOVERNANCE DALAM PELAKSANAAN PEMERINTAHAN DI PROVINSI JAWA TENGAH
Hal ini mencerminkan sifat penerapan Manajemen Cerdas yang sangat adaptif di Pemerintah Provinsi Jawa Tengah. Penerapan Manajemen Cerdas di Pemerintah Provinsi Jawa Tengah sesuai dengan amanat Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
Oleh
Adaptasi terhadap perubahan zaman menuju Revolusi Industri 5.0 di lingkungan Pemerintah Provinsi Jawa Tengah yang dipimpin oleh Bapak. Ganjar Pranowo sangat bernuansa. Hal ini patut ditiru oleh Sumber Daya Manusia (SDM) daerah di Jawa Tengah yang mumpuni dalam pengelolaan digital.
Didik Singgih Hadi, SE, M.Si Widyaiswara BPSDMD Provinsi Jawa Tengah
Kompetensi literasi digital tidak hanya dilihat pada kemampuan menggunakan media digital (digital skills), namun juga pada budaya penggunaan digital (digital culture), etika penggunaan media digital (digitaletics), dan penggunaan media digital yang aman ( keamanan digital). Smart governance dalam penyelenggaraan Pemerintahan di Provinsi Jawa Tengah yang diterapkan oleh Bapak Gubernur Ganjar Pranowo sangat efektif dalam memantau kinerja dan melakukan pembinaan kepada jajarannya dengan menggunakan media sosial terkini yang sangat milenial.
INOVASI DINAS KEARSIPAN DAN
Menurut The World Bank Group (Falih Suaedi, Bintoro Wardianto 2010:54), E-Government merupakan upaya pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas, transparansi dan akuntabilitas pemerintah dalam memberikan pelayanan publik yang lebih baik. Adalah penyampaian informasi pelayanan publik yang dilakukan pemerintah kepada masyarakat dengan menggunakan teknologi informasi, sangat memungkinkan masyarakat untuk saling bertukar informasi dan berkomunikasi antara masyarakat dengan pemerintah.
PERPUSTAKAAN PROVINSI JAWA TENGAH DALAM MENDUKUNG E-GOVERNMENT
Tujuan utama dari website Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah adalah untuk meningkatkan pelayanan kepada masyarakat seperti pencarian informasi yang mudah, benar dan luas cakupannya. Dengan adanya inovasi berbasis teknologi informasi ini, kami berharap pelayanan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah kepada masyarakat dapat menjadi lebih baik, optimal, efisien dan efektif.
Holy Dita P
Puncak peringatan Hari Kearsipan ke-51 yang dilaksanakan pada 18 Mei 2022 di Grand Ballroom, Hotel Prince, Pekanbaru kali ini mengangkat tema ‘Sinergi Kearsipan untuk Kemajuan Bangsa: Arsip Terorganisir, Transformasi Arsip Digital , Memori Kolektif Bangsa'. Bangsa'. Tak ketinggalan, Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (PANRB) Tjahjo Kumolo turut hadir dalam peringatan Hari Arsip Nasional ke-51.
PENGHARGAAN ANUGERAH KEARSIPAN DI PERINGATAN HARI KEARSIPAN KE-51
Kegiatan ini dipimpin oleh Kepala Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Riau, Mimi Yuliani Nazir sebagai moderator dan memperkenalkan narasumber antara lain Zita Asih Suprastiwi sebagai Manajer Pusat Akreditasi Kearsipan, Desi Pratiwi sebagai Deputi Pengembangan Kearsipan, Danton Ginting Munthe sebagai Manajer Pengadaan Dinas Umum dan Kearsipan. Urusan Pelayanan Kementerian Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal dan Migrasi, M.Sc. Hening Widiatmoko sebagai Ketua Asosiasi Arsip Daerah dan Edgar Rangkasa sebagai Analis Kebijakan Interim Kementerian Dalam Negeri.
OLEH ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA (ANRI)
Tujuan Alih Media
Indarto, SH, MM
PENGELOLAAN ARSIP DIGITAL
Pengelolaan Arsip Digital
Penyimpanan Arsip Digital
Sebelum berkembangnya arsip digital seperti sekarang ini, arsip hanya berupa arsip fisik atau benda yang dapat disimpan. Dengan berkembangnya zaman dan teknologi saat ini, arsip digital telah menjadi cara paling aman untuk menyimpan arsip apa pun. Arsip digital adalah arsip yang dibuat atau disimpan dalam bentuk elektronik, baik analog maupun digital.
Penemuan Kembali Arsip Digital
- Fungsi Arsip Digital
- Berbagai Keunggulan Arsip Digital
Sistem arsip digital mempunyai keunggulan utama yaitu memberikan kemudahan dalam pengelolaan dan pengelolaan arsip digital. Selain itu, arsip yang bersifat digital akan lebih aman terhadap situasi dan kondisi yang dapat merugikan pemilik arsip atau pengguna arsip digital. Arsip digital akan lebih mudah dimanfaatkan untuk proses peningkatan pelayanan publik yang lebih cepat, nyaman, aman dan murah.
Agung Kuswantoro
Jumlah surat yang dihasilkan di UNNES dalam sehari tidak hanya berjumlah ratusan, bahkan bisa mencapai ribuan. Antrian panjang ini tidak hanya terjadi pada hari-hari tertentu saja, melainkan setiap hari. Tidak hanya itu, setelah dilakukan pengembangan dan sinkronisasi dengan SIKD (Sistem Informasi Kearsipan Dinamis), SIRADI memerlukan desain atau model web yang lebih jelas dan lengkap untuk memudahkan operator dan pengguna.
SINKRONISASI SIRADI DENGAN SIKD UNTUK MEWUJUDKAN
GOVERNMENT
Tujuannya agar apabila arsip dimusnahkan maka dibuatlah daftar arsip-arsip yang dimusnahkan, sebagai dokumen yang wajib disertakan apabila terjadi pemusnahan. Selain itu, arsip yang disimpan melalui SIRADI dapat dihubungkan dengan sistem lanjutan seperti Sistem Informasi Arsip Statis (SIKS). Hal ini memungkinkan arsip-arsip yang tersimpan di SIRADI dan selanjutnya SIKS dapat tergabung dalam Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (JIKN) yang diprakarsai oleh ANRI.
MANGAN MENDOANE RINI”
Pemerintahan bersih merupakan pemerintahan yang prioritas pembangunannya lebih terfokus pada peningkatan kinerja sehingga pemerintah mampu menciptakan dan meningkatkan mutu pelayanan kepada masyarakat serta mengurangi tingkat penyalahgunaan wewenang aparatur pemerintah. Dengan mengembangkan sistem pemerintahan yang baik, maka kegiatan pemerintahan menjadi transparan dan akuntabel karena pemerintah mampu mengungkapkan masukan dan meningkatkan partisipasi masyarakat. Dalam konteks hukum, tata kelola pemerintahan yang baik (good governance) merupakan sebuah asas yang dikenal sebagai landasan umum tata kelola pemerintahan yang baik, yaitu jembatan antara norma hukum dan norma etika.
IMPLEMENTASI KEBIJAKAN E-GOVERNMENT MEWUJUDKAN GOOD GOVERNANCE AND
Kolusi adalah suatu perjanjian atau kerja sama melawan hukum antara pejabat pemerintah dengan pihak lain yang merugikan orang lain, masyarakat, dan/atau negara. Jadi secara umum kolusi adalah kesepakatan bersama untuk melanggar hukum antara penyelenggara negara atau antara penyelenggara dengan pihak lain yang merugikan orang lain, masyarakat, dan negara (UU RI No. 28 Tahun 1999 Pasal 1). Hal ini menyebabkan kebutuhan logistik rumah sakit khususnya obat/bahan habis pakai (AHP) meningkat dan porsi anggarannya mencapai 35% dari total anggaran belanja.
CLEAN GOVERNMENT
Permasalahan utama di rumah sakit terkait pengadaan obat/AHP antara lain (1) kolusi dalam pengadaan sediaan farmasi; (2) perencanaan dan pengadaan obat/AHP yang tidak sesuai dengan kebutuhan pelayanan rumah sakit sehingga mengakibatkan kelebihan stok obat tertentu; (3) inefisiensi biaya operasional penyediaan obat/AHP, lamanya masa simpan obat/AHP akibat ketidaktepatan pencatatan (discrepancy) stok obat/AHP di gudang rumah sakit, sehingga mengakibatkan kemungkinan obat hilang secara fisik (losses). ); 5) ketidakpatuhan tenaga medis terhadap formularium yang ditetapkan Kementerian Kesehatan, khususnya penggunaan obat generik (80%); 6) Indeks kepuasan masyarakat sangat rendah (61%). Manajemen rumah sakit mempunyai peran dalam merumuskan dan memutuskan kebijakan, alur dan peraturan sistem, serta memantau dan mengevaluasi sistem operasi; Dokter spesialis, apoteker, petugas pengadaan dan manajemen rumah sakit berperan dalam memberikan masukan mulai dari proses perencanaan, pelaksanaan dan pengembangan sistem manajemen produk farmasi;
DOKUMENTASI “MANGAN MENDOANE RINI”
1. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 1999 tentang Penyelenggaraan Negara yang Bersih dan Bebas dari Korupsi, Kolusi dan Nepotisme; 3. Undang-Undang Nomor 19 Tahun 2016 Perubahan Atas Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik; Amanat dalam Pasal 5 ayat 4 Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah sebagaimana telah diubah terakhir dengan Undang-Undang Nomor 9 Tahun 2015 tentang Perubahan Kedua atas Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah, setiap pemerintahan daerah di Indonesia diberi wewenang untuk menyelenggarakan penyelenggaraan pemerintahan. urusan berdasarkan asas desentralisasi, dekonsentrasi, dan tugas bantuan.
PENTINGNYA ARSIPARIS BERWAWASAN TIK DALAM MENDUKUNG TERCIPTANYA
GOVERNMENT YANG TRANSPARAN &
Oleh karena itu, setiap lokus harus bertanggung jawab terhadap setiap kegiatan untuk melaksanakan tata kelola yang baik. Keberadaan dan kemajuan teknologi informasi dan komunikasi (TIK) saat ini dapat semakin mendorong penerapan tata kelola yang baik. SPBE sebagai penyelenggaraan pemerintahan yang memanfaatkan TIK hadir untuk mewujudkan penyelenggaraan pemerintahan yang bersih, efisien, transparan dan akuntabel serta pelayanan publik yang bermutu dan terpercaya.
AKUNTABEL
Di era persaingan saat ini, setiap pemerintah daerah berlomba-lomba dan mempunyai inisiatif untuk menerapkan e-Government (Nugraha, 2018). Selain itu, telah diterbitkan juga Peraturan Presiden Nomor 95 Tahun 2018 tentang Sistem Pemerintahan Elektronik sebagai pedoman mengenai pengelolaan sistem pemerintahan berbasis elektronik di tingkat nasional.
Reyhan Aznar, S.Sos Arsiparis Dinas Kearsipan dan Perpustakaan
Persiapan pelaksanaan webinar sosialisasi kearsipan bagi pejabat daerah dan sekolah SMAN, SMKN dan SLB Jawa Tengah Tahun 2022, Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah, 12 April 2022. Penyelenggaraan webinar sosialisasi kearsipan bagi pejabat daerah dan SMAN, SMKN, & SLB Sekolah Provinsi Jawa Tengah Tahun 2022, Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah, 12 April 2022. Sesi tanya jawab Rakor Persiapan Pameran Arsip Virtual Tahun 2022, Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah, 15 Juni 2022 .
MENELISIK ARSIP SEBAGAI ASET PADA ORGANISASI
Dengan pesatnya perkembangan teknologi informasi (TI) khususnya teknologi big data, muncullah paradigma baru yaitu arsip adalah data dan data adalah minyak baru, sehingga hal ini menjadi peluang sekaligus tantangan untuk mereposisi arsip sebagai aset dalam organisasi. . Mengenai manajemen sumber daya manusia dan manajemen sumber daya manusia, terdapat perbedaan mendasar dari sisi manajemen, yaitu pengelolaan sumber daya manusia sebagai biaya, sedangkan manajemen sumber daya manusia memperlakukan manusia sebagai aset. Perbedaan lainnya adalah manajemen sumber daya manusia memandang manusia sebagai biaya yang penting, sedangkan manajemen sumber daya manusia memandang manusia sebagai nilai tambah.
PERUBAHAN MENUJU PENYELENGGARAAN KEARSIPAN YANG LEBIH BAIK
Contoh lainnya adalah keterampilan literasi kearsipan, yaitu kemampuan staf dalam membaca arsip statis dan mengubahnya menjadi tulisan untuk publikasi arsip. Kemampuan sumber daya manusia di tingkat manajemen atau kepemimpinan dalam menghadapi perkembangan saat ini dapat diterapkan dalam suatu keputusan atau kebijakan. Ada banyak cara untuk melakukan perubahan, termasuk kombinasi sumber daya manusia dan integrasi.
PERAN DAN FUNGSI ARSIP DIGITAL DALAM MENUNJANG
Seiring berkembang dan majunya teknologi, arsip digital menjadi solusi bijak untuk menjawab segala kekhawatiran yang ada dan menjadi salah satu solusinya. Menurut Muhammad Lazuardi Nuriman (S1 Ilmu Perpustakaan Universitas Indonesia, 2020), arsip digital dan arsip elektronik pada dasarnya sama, hanya istilahnya yang berbeda. Arsip-arsip ini juga memiliki resiko dan kerusakan yang lebih kecil, berbeda dengan arsip fisik dimana masyarakat harus sangat berhati-hati dalam menyimpan arsip fisik karena takut rusak di kemudian hari dan lain sebagainya.
Laela Hidayati
Oleh karena itu, teknologi informasi dan komunikasi memegang peranan penting dalam terselenggaranya kegiatan, baik yang bersifat personal maupun non-personal, sebagaimana halnya dalam suatu organisasi. Perubahan penciptaan, pemanfaatan dan penyusutan informasi/arsip memerlukan pengelolaan atau pengelolaan kearsipan yang baik sesuai dengan perkembangan teknologi dan informasi sebagaimana diamanatkan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009. Ketentuan ini diperkuat dengan Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang – Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan yang memberikan legalitas terhadap kegiatan transfer media khususnya arsip dinamis.
LKD MENUJU
Oleh karena itu, informasi merupakan bagian yang sangat penting dalam menunjang proses kerja administrasi dan pelaksanaan fungsi manajemen birokrasi dalam menghadapi situasi dan kondisi yang berubah dengan cepat. Perkembangan ilmu pengetahuan di bidang Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) memberikan dampak yang signifikan terhadap aktivitas organisasi, antara lain: (1) perubahan cara kerja, (2) perubahan cara berkomunikasi, (3) perubahan persepsi terhadap efisiensi, (4) perubahan penciptaan, penggunaan dan penyusutan informasi/arsip, dan (5) perubahan bagi arsiparis dalam pengelolaan arsip. Pada awal Reformasi, pemerintah mengenal kegiatan alih media kearsipan, sebagaimana diatur dalam Peraturan Pemerintah Nomor 88 Tahun 1999 tentang tata cara pemindahan dokumen usaha ke mikrofilm atau media lain dan legalisasinya.
PERKEMBANGAN ERA DIGITAL
Seiring dengan berkembangnya arsip digital, diluncurkanlah aplikasi SRIKANDI sebagai aplikasi umum di bidang kearsipan dalam Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE). Aplikasi Srikandi merupakan salah satu sistem pengelolaan kearsipan terkini yang saat ini diterapkan di beberapa LKD Kabupaten/Kota se-Jawa Tengah, antara lain: Total kehadiran pada pelaksanaan bimtek sebanyak 130 orang, dengan harapan setiap satuan kerja daerah dapat memperoleh wawasan dalam mengelola kearsipan. pelaksanaan Bimbingan Teknis Aplikasi SRIKANDI.
KENDAL SEBAGAI PELOPOR SRIKANDI DI JAWA TENGAH
Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Kendal memiliki 5 (lima) orang arsiparis dan 23 (dua puluh tiga) orang calon arsiparis hasil tender Calon Pegawai Negeri Sipil (CPNS) Tahun 2021. Memasuki era digitalisasi, Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Kendal menjalankan beberapa arsip digital dari program aplikasi di. Arsip keluarga yang dititipkan pada Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Kendal disimpan di Depot Arsip Daerah.
SI ARTIS BUKA WAJAH”
Tujuan penyelenggaraan kearsipan adalah untuk meningkatkan mutu pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya. Lembaga kearsipan harus mampu menyajikan informasi publik secara cepat, dimana saja dan kapan saja. Oleh karena itu perlu adanya inovasi dalam pelayanan kepada masyarakat. Inovasi pelayanan publik merupakan terobosan penyelenggaraan pelayanan publik yang merupakan gagasan kreatif orisinal dan/atau adaptasi/modifikasi yang secara langsung maupun tidak langsung memberikan manfaat bagi masyarakat.
SISTIM INFORMASI ARSIP STATIS MEMBUKA WAWASAN DAN SEJARAH)
Setiap orang berhak berkomunikasi dan memperoleh informasi untuk mengembangkan pribadi dan lingkungan sosialnya, serta berhak mencari, memperoleh, memiliki, menyimpan, mengolah, dan menyebarkan informasi dengan menggunakan segala jenis saluran yang tersedia. Arsip merupakan catatan kegiatan atau peristiwa yang dilakukan oleh suatu organisasi, oleh karena itu arsip merupakan sumber ingatan yang autentik dan terpercaya.
INOVASI LAYANAN ARSIP STATIS DINAS KARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN
KABUPATEN KEBUMEN
Pendahulu Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Kebumen berdiri pada tahun 1976, dengan status kelembagaan pada Bagian Kesejahteraan Sekretariat Daerah Tk II Kabupaten Kebumen. Penyelenggaraan Sistem Informasi Arsip Statis Terbuka untuk Wawasan dan Sejarah ditetapkan berdasarkan keputusan kepala Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Kebumen. Open Face Artist menawarkan layanan secara online sehingga masyarakat tidak perlu datang langsung ke Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Kebumen untuk mendapatkan informasi arsip statis yang dibutuhkan.
