42 Jurnal Teknik Informatika dan Sistem Informasi ISSN 2407-4322 Vol. 10, No. 4, Desember 2023, Hal. 42-55 E-ISSN 2503-2933
Sistem Informasi Absensi Pegawai Honor Pada Balai Penjamin Mutu Pendidikan Provinsi Papua
Eda Iriyanti Duwila*1, Jim Lahallo2, Emy L. Tatuhey3
1,2Universitas Sepuluh Nopember Papua; Jl. Ardipura II No. 22B Polimak, Jayapura
3Jurusan Teknik Informatika, Universitas Sepuluh Nopember Papua
e-mail: *1[email protected], 2[email protected], 3[email protected]
Abstrak
Balai Penjamin Mutu Pendidikan (BPMP) merupakan salah satu Unit Pelaksana Teknis (UPT) Direktorat Jendral Pendidikan dasar & Menengah Kementrian Pendidikan &
Kebudayaan di Provinsi Papua. Permasalahan yang terjadi pada BPMP yaitu kesalahan saat memasukan data kehadiran dari mesin pemindai sidik jadi ke lembar kerja excel, perhitungan waktu kerja pegawai, perhitungan waktu lembur pegawai bila ada, dan data kehadiran pegawai yang hilang atau rusak dikarenakan kesalahan bagian kepegawaian. Maka dari itu perlu adanya sistem informasi Absensi Pegawai Honor berbasis website. Sistem yang dibagun menggunakan metode waterfall dengan 4 tahapan yakni Analisa kebutuhan, desain sistem menggunakan UML (Usecase Diagram, diagram activity, dan class diagram), tahapan ke-3 yakni pengkodean menggunakan bahasa pemrograman PHP dan database yang digunakan yaitu MySQL, dan untuk tahapan terakhir yaitu pengujian menggunakan metode blackbox.
Hasil penelitian ini yakni pegawai honor dapat absen melalui fingerprint dan terkoneksi dengan sistem informasi absensi yang berbasis website sehingga Admin dapat mengolah data pegawai di dalam sistem, melihat absensi pegawai, mengolah rekam permohonan ijin/cuti yang telah disetujui, mengolah rekam perjalanan dinas pegawai, serta membuat laporan rekap absensi pegawai.
Kata kunci — Absensi, BPMP, Sisem Informasi, UML, Waterfall
Abstract
The Education Quality Assurance Center (BPMP) is one of the Technical Implementation Units (UPT) of the Directorate General of Primary & Secondary Education of the Ministry of Education & Culture in Papua Province. The problems that occur in BPMP are errors when entering attendance data from the fingerprint scanner into excel spreadsheets, calculating employee working time, calculating employee overtime if any, and employee attendance data that is lost or damaged due to staffing errors. Therefore, it is necessary to have a website-based Honor Employee Attendance information system. The system is built using the waterfall method with 4 stages, namely needs analysis, system design using UML (Usecase Diagram, activity diagram, and class diagram), the 3rd stage is coding using the PHP programming language and the database used is mysql, and for the last stage is testing using the blackbox method. The results of this study are that honorarium employees can be absent through fingerprints and are connected to a website-based attendance information system so that the Admin can process employee data in the system, view employee attendance, process approved permit / leave requests, process employee official travel records, and create employee attendance recap reports.
.
Keywords—Attendance, BPMP, Information System, UML, Waterfall
Jatisi ISSN 2407-4322
Vol. 10, No. 4, Desember 2023, Hal. 42-55 E- ISSN 2503-2933 43
1. PENDAHULUAN
Zaman modern ini sistem informasi bukan merupakan hal yang baru. Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi untuk dapat menyediakan laporan-laporan yang dibutuhkan[1]. Absensi menjadi faktor penting dalam aspek penilaian dalam suatu organisasi[2]. Dengan adanya sistem informasi absensi, absensi dapat dilakukan oleh pegawai dengan mudah dan menghasilkan laporan yang realtime, Balai Penjamin Mutu Pendidikan (BPMP) merupakan salah satu Unit Pelaksana Teknis (UPT) Direktorat Jendral Pendidikan dasar & Menengah Kementrian Pendidikan & Kebudayaan di Provinsi Papua. Untuk menjalankan fungsinya, BMPM memiliki banyak pegawai baik Aparatur Sipil Negara (ASN) maupun pegawai kontrak. BPMP memiliki 84 pegawai ASN dan 40 pegawai kontrak. Dimana kehadiran pegawai menjadi indikator utama dalam penghitungan upah pegawai, baik pegawai ASN maupun pegawai kontrak. Data kehadiran pegawai dikumpulkan dengan bantuan teknologi identifikasi biometrik yakni pemindai mata untuk pegawai ASN dan pemindai sidik jari untuk pegawai kontrak. BPMP telah menggunakan sistem informasi dari pemerintah pusat untuk pengolahan data pegawai ASN, baik data pegawai, data kehadiran pegawai, dan proses penggajian pegawai untuk pegawai ASN. Sedangkan untuk pengelolahan data pegawai, data kehadiran pegawai, dan proses penggajian pegawai kontrak, masih dilakukan sendiri oleh bagian kepegawaian dengan bantuan lembar kerja excel. Permasalahan terjadi pada kesalahan saat memasukan data kehadiran dari mesin pemindai sidik jadi ke lembar kerja excel, perhitungan waktu kerja pegawai, perhitungan waktu lembur pegawai bila ada, dan data kehadiran pegawai yang hilang atau rusak dikarenakan kesalahan bagian kepegawaian. Maka dari itu perlu untuk membangun sebuah sistem informasi absensi pegawai honor berbasis website, dalam pengembangan sistem yang dibangun menggunakan waterfall [3] dengan 4 tahapan yakni Analisa kebutuhan, desain sistem menggunakan UML (Usecase Diagram, activity diagram, dan class diagram)[4],[5], tahapan ke-3 yakni pengkodean menggunakan bahasa pemrograman PHP dan database menggunakan MySQL[6], sedangkan untuk tahapan terakhir yaitu pengujian dengan menggunakan metode blackbox[7]. Hasil yang diharapkan dari penelitian ini yakni pegawai kontrak dapat absen melalui fingerprint dan terkoneksi dengan sistem informasi absensi yang berbasis website sehingga admin dapat mengolah data pegawai di dalam sistem, melihat absensi pegawai, mengolah rekam permohonan ijin/cuti yang telah disetujui, mengolah rekam perjalanan dinas pegawai, serta membuat laporan rekap absensi pegawai. Diharapkan sistem informasi ini dapat membantu kepegawaian dalam merekap kehadiran pegawai honor. Adapun penelitan yang pernah dilakukan sebelumnya oleh peneliti lain yg relevan dengan penelitian yang dilakukan.
Dalam jurnal Sistem Informasi Manajemen Kehadiran & Jam Kerja Karyawan Untuk Kelengkapan Perhitungan Gaji Karyawan oleh Heribertus Ary Setyadu & Sundari tahun 2022, berisi penelitian tentang bagaimana membuat sistem informasi kehadiran yang menyeluruh untuk mengolah kehadiran, ketidakhadiran, cuti, ijin, serta penjadwalan waktu kerja untuk perhitungan gaji karyawan. Sistem dikembangkan dengan teknologi web dan dengan model self report pada aplikasi. Hasil penelitian yang tercatat dalam jurnal ini adalah sistem mampu
44 Jatisi ISSN 2407-4322 Vol. 10, No. 4, Desember 2023, Hal. 42-55 E-ISSN 2503-2933
melakukan pemantauan kehadiran dosen di dalam kelas, serta penjadwalan waktu kelas masing- masing dosen dengan teknologi web. Hasil penelitian ini adalah sistem yang dikembangkan mampu untuk mengelola kehadiran dosen didalam kelas, serta membantu penyusunan jadwal mengajar untuk dosen pada tempat penelitian ini dilaksanakan.[9]Dalam jurnal dengan judul Pembangunan Sistem Informasi Kepegawaian Berbasis Web Di Kantor Desa Manggungharja oleh Hanhan Hanafiah,S.Kom., M.Kom, dan Agum Pirmansyah tahun 2019, yang berisi penelitian tentang membangun sistem informasi kehadiran pegawai. Sistem informasi kepegawaian ini dapat mempermudah bagian kepegawain dalam pembuatan laporan sehingga dapat terciptanya pekerjaan yang lebih baik, efektif dan efisien.
Hasil dari penelitian ini pegawai dapat absen kemudian bagian kepegawaian dapat mengelolah data pegawai, data jabatan dan mengecek laporan absensi.[4]
Dalam Tugas Akhir Skripsi dengan judul Sistem Informasi Kehadiran Pegawai Pada Stimik Sepuluh Nopember Jayapura oleh Roi David Luizter Halim, S.Kom tahun 2022, pada penelitian ini, bertujuan untuk membantu bagian kepegawaian STIMIK Sepuluh Nopember Jayapura dalam mengolah data kehadiran pegawai serta mengolah data-data yang berkaitan dengan pembuatan laporan kehadiran pegawai seperti data cuti pegawai, lembur, sakit, ijin, tugas luar, dan hari libur. Metode waterfall digunakan untuk mengembangkan sistem yang digunakan dalam penelitian ini. Hasil penelitian ini berupa informasi kehadiran pegawai pada STIMIK Sepuluh Nopember Jayapura dalam bentuk laporan kehadiran pegawai bulanan dan menyediakan antarmuka untuk bagian kepegawaian dan administrasi untuk mengevaluasi dan memberi persetujuan pada laporan kehadiran yang telah dihasilkan oleh sistem.[10]
Dalam jurnal dengan judul Sistem Informasi Penggajian Pegawai Honorer Berbasis Vb.Net Di Kabupaten Simalungun oleh Okla Rahayu, dkk. tahun 2021. Sistem Informasi yang dirancang menggunakan bahasa pemograman Vb.Net 2010 dan database MySQL dan laporan dirancang menggunakan Crystal Reports. Metode yang penulis gunakan dalam tugas akhir ini adalah terdiri dari perancangan database, ERD, data flow diagram, normalisasi, flowchart, perancangan input dan output. Hasil penelitian yang dilakukan pada Badan Narkotika Nasional Kabupaten Simalungun, dimana dalam hal ini sistem informasi kepegawaian yang sangat mudah digunakan oleh pegawai Honorer dan membantu dalam proses penyimpanan data yang lebih efisien dan mumpuni.[11]
Adapun Perbedaan Penelitian sebelumnya dan penelitian ini yakni penelitian menggunakan metode waterfall dan hasil output berupa pegewai kontrak akan melakukan absensi menggunakan fingerprint yang telah terkoneksi dengan sistem informasi absensi pegawai kontrak yang berbasis website sehingga bagian kepegawaian dapat laporan kehadiran pegawai kontrak perbulan dan juga dapat mengelola data pegawai kontrak, data rekam perjalanan dinas pegawai dan rekap ijin/cuti pegawai.
2. METODE PENELITIAN
Pada penelitian ini menggunakan metode waterfall. Metode waterfall sendiri terdiri dari 5 langkah yaitu Analisis Kebutuhan Perangkat Lunak, Perancangan Perangkat Lunak, Pengkodean, Pengujian dan Pemeliharaan Sistem, namun penelitian ini hanya akan sampai pada tahap pengujian. Adapun perincian kegiatan yang dilakukan pada penelitian ini adalah sebagai berikut:[4]
Jatisi ISSN 2407-4322
Vol. 10, No. 4, Desember 2023, Hal. 42-55 E- ISSN 2503-2933 45
System/information engineering
Analisys Design Code Test
Gambar 1. Langkah-langkah Waterfall[4]
1. Analisys
Analisis kebutuhan ini bermaksud untuk menganalisa kebutuhan – kebutuhan yang akan digunakan dalam membangun Sistem Informasi Absensi pegawai kontrak pada BPMP mulai dari data pegawai kontrak, dan format laporan absensi pegawai kontrak.
2. Design
Pada tahap ini akan dilakukan perancangan sistem menggunakan metode perancangan berorientasi objek yakni UML dengan use case diagram, activity diagram dan class diagram untuk melihat keseluruhan penggunaan fungsi sistem.
3. Code
Pada tahap ini penelitian akan berfokus pada mengubah semua kebutuhan perangkat lunak kedalam bahasa pemrograman. Bahasa pemrograman yang digunakan dalam penelitian ini adalah PHP dan menggunakan database MySQL.
4. Test
Pada tahap ini penelitian akan berokus pada pengujian sistem yang sudah dibuat pada tahap sebelumnya. Tahap pengujian akan dilakukan dengan menggunakan metode Blackbox yang berfungsi untuk menguji apakah Sistem sesuai dengan apa yang diharapkan.
3. HASIL DAN PEMBAHASAN
Hasil penelitian ini berupa aplikasi sistem informasi absensi pegawai honor yang diimplementasikan berbasis website akan dijelaskan sebagai berikut:
3.1 Analisis Sistem yang Berjalan
Analisis sistem yang berjalan dapat dilihat pada Gambar 2:
46 Jatisi ISSN 2407-4322 Vol. 10, No. 4, Desember 2023, Hal. 42-55 E-ISSN 2503-2933
Gambar 2. Sistem Berjalan
• Pegawai melakukan absensi pada mesin pemindai sidik jari pada waktu masuk dan waktu pulang.
• Pegawai mengajukan ijin atau cuti kepada kepegawaian
• Bagian Kepegawaian merekap data absensi dari mesin pemindai sidik jari setiap akhir bulan ke dalam lembar kerja excel.
• Bagian Kepegawaian menyesuaikan hasil rekap dari mesin dengan catatan cuti atau ijin pegawai bila ada.
• Bagian Kepegawaian menyesuaikan hasil rekap dengan catatan perjalanan dinas bila ada.
• Hasil rekapan diserahkan kepada bendahara untuk diproses lebih lanjut untuk perhitungan upah pegawai.
3.2 Pemodelan Sistem
Pemodelan sistem dilakukan dengan Unified Modelling Language (UML).
3.2.1 Use Case Diagram
Use case diagram diartikan sebagai gambaran suatu fungsi pada diagram dan interaksi pengguna. Use case diagram sistem yang dibangun ditunjukkan pada Gambar 3.
Jatisi ISSN 2407-4322
Vol. 10, No. 4, Desember 2023, Hal. 42-55 E- ISSN 2503-2933 47
Gambar 3. Use Case Diagarm Sistem yang Diusulkan 3.2.2 Activity Diagram
Activity Diagram menggambarkan berbagai alir aktivitas dalam sistem yang sedang dirancang. Activity Diagram sistem yang dibangun ditunjukkan pada Gambar 4 dan Gambar 5.
Gambar 4. Activity Diagram Login Admin Kepegawaian
48 Jatisi ISSN 2407-4322 Vol. 10, No. 4, Desember 2023, Hal. 42-55 E-ISSN 2503-2933
Gambar 5. Activity Diagram Admin Sistem Informasi 3.2.3 Class Diagram
Class Diagram menggambarkan struktur sistem dari pendefinisian kelas-kelas yang dibuat untuk membangun sistem. Class Diagram yang dibangun ditunjukkan pada Gambar 6.
Gambar 6. Class Diagram Sistem
Jatisi ISSN 2407-4322
Vol. 10, No. 4, Desember 2023, Hal. 42-55 E- ISSN 2503-2933 49
3.3 Antarmuka Sistem3.3.1 Tampilan Tambah Absensi
Gambar 7. Tampilan Tambah Absensi
Pada Gambar 7 merupakan tampilan Tambah absensi yang dilakukan oleh admin kepada pegawai terhadap status kehadiran.
50 Jatisi ISSN 2407-4322 Vol. 10, No. 4, Desember 2023, Hal. 42-55 E-ISSN 2503-2933
3.3.2 Tampilan Tambah Pegawai .
Gambar 8. Tampilan Tambah Pegawai
Pada gambar 8 merupakan tampilan Tambah pegawai yang dilakukan oleh admin.
3.3.3 Tampilan Laporan
Gambar 9. Tampilan Laporan Keseluruhan
Jatisi ISSN 2407-4322
Vol. 10, No. 4, Desember 2023, Hal. 42-55 E- ISSN 2503-2933 51
Pada gambar 9 merupakan tampilan laporan keseluruhan dimana admin dapat memilih Laporan keseluruhan atau memilih Laporan per masing-masing pegawai.3.3.4 Tampilan Preview Cetak Laporan Keseluruhan
Gambar 10. Tampilan Preview Cetak Laporan Keseluruhan
Pada gambar 10 merupakan tampilan preview cetak Laporan keseluruhan dimana menampilkan Laporan kehadiran yang akan dicetak.
3.3.5 Tampilan Laporan per-Pegawai
52 Jatisi ISSN 2407-4322 Vol. 10, No. 4, Desember 2023, Hal. 42-55 E-ISSN 2503-2933
Gambar 11. Tampilan Laporan per-Pegawai
Pada gambar 11 merupakan tampilan Laporan per-pegawai dimana menampilkan rekap absensi pegawai tersebut.
3.3.6 Tampilan Preview Cetak Laporan per-Pegawai
Gambar 12. Tampilan Preview Cetak Laporan per-Pegawai
Jatisi ISSN 2407-4322
Vol. 10, No. 4, Desember 2023, Hal. 42-55 E- ISSN 2503-2933 53
Pada gambar 12 merupakan tampilan preview cetak Laporan dimana menampilkan Laporan kehadiran yang akan dicetak.3.4 Pengujian Blackbox
Pengujian Sistem Informasi Kehadiran Pegawai Honor Pada Balai Penjamin Mutu Pendidikan Provinsi Papua dilakukan dengan menggunakan metode black box[7]. Hasil dari pengujian ini dapat dilihat pada tabel berikut :
Tabel 1. Pengujian blackbox
No Rancangan Proses Input Output
1 Login Memasukan username dan
password ke halaman login aplikasi
Masuk ke halaman absensi
2 Mengelola data absensi
Menambahkan, merubah dan menghapus data absensi pegawai dari halaman absensi
Data absensi berhasil diolah
3 Mengelola data pegawai
Menambahkan, mereubah, dan menghapus data pegawai dari halaman pegawai
Data pegawai berhasil diolah
4 Mengelola data rekam surat ijin/cuti
Menambah data surat ijin/cuti pegawai dari halaman surat ijin/cuti
Data surat ijin/cuti pegawai berhasil diolah
5 Laporan Memilih periode dan cetak laporan Data Laporan berhasil diolah
Berdasarkan hasil pengujian blackbox pada Tabel 1, dapat kesimpulan bahwa proses input dan output sudah berjalan dengan baik dan sesuai dengan perancangan yang telah dibuat.
54 Jatisi ISSN 2407-4322 Vol. 10, No. 4, Desember 2023, Hal. 42-55 E-ISSN 2503-2933
4. KESIMPULAN
Berdasarkan yang telah dilakukan maka didapatkan beberapa kesimpulan mengenai sistem informasi ini, adalah Sistem informasi absensi pegawai honor ini dapat mempermudah bagian kepegawain dalam pembuatan laporan sehingga dapat terciptanya pekerjaan yang lebih baik, efektif dan efisien. Serta dengan adanya Sistem Informasi absensi pegawai honor ini dapat mempermudah pegawai dalam melakukan absensi.
5. SARAN
Pembangunan Sistem Informasi Absensi Pegawai Honor Pada Balai Penjamin Mutu Pendidikan Provinsi Papua ini diharapkan bisa terus dikembangkan lagi berupa :
1. Dari segi fitur yang ditambahkan seperti pegawai dapat melakukan absensi mandiri ketika pegawai tersebut tidak dapat hadir (ijin/cuti) beserta bukti surat ijin/sakit.
2. Sistem informasi absensi pegawai honor berbasis website ini harus memiliki sistem keamanan yang ketat untuk melindungi data pegawai.
UCAPAN TERIMA KASIH
Penulis mengucapkan terima kasih kepada Universitas Sepuluh Nopember Papua yang telah memberi dukungan terhadap penelitian ini.
DAFTAR PUSTAKA
