BAB 1 PENDAHULUAN
Pada bab ini akan dijelaskan terkait mengapa penelitian dilakukan. Secara garis besar penelitian ini akan merancang bangun Sistem Informasi Dokumen Aset Tetap (SIDOTA) Kota Balikpapan. Setelah itu akan dijelaskan juga terkait rumusan masalah, tujuan, ruang lingkup penelitian, manfaat penelitian dan kerangka pemikiran penelitian.
1.1 Latar Belakang
Manajemen aset merupakan suatu kegiatan yang didalamnya mengidentifikasi kebutuhan apa saja yang dibutuhkan aset, memperbarui atau menghapus suatu aset, menyediakan sistem dukungan logistik dan pemeliharaan untuk aset. Aset adalah modal penting dalam menunjang kinerja (Borroek, 2017). Aset dapat dikelola, dan dirawat dengan baik, sehingga dapat dipakai dengan efesien serta efektif. Aset juga juga menjadi kegiatan operasional suatu instansi setiap harinya, tidak adanya suatu sumber daya yang tepat untuk mengelola berbagai macam aset dapat menghambat suatu kegiatan operasional.Salah satu jenis aset yang diolah oleh instansi pemerintahan adalah aset tetap. Saat ini kegiatan dalam menajemen aset sudah dapat dilakukan dengan memanfaatkan teknologi informasi. Sistem informasi manajemen aset dapat dipakai dalam pengelolaan aset atau inventori pada instansi pemerintah.
Badan Pengelola Keuangan Daerah (BPKD) Kota Balikpapan yang memiliki salah satu fungsi yaitu pengelolaan aset. BPKD merupakan unsur pendukung dan pelaksana penyelenggaraan pemerintahan di bidang pengelola keuangan dan aset daerah. Dalam menjalankan tugasnya, BPKD Kota Balikpapan dituntut harus cepat, profesional dan teliti dalam pengelolaan data aset daerah. BPKD terus mengembangkan inovasi serta peluang dan juga mempersiapkan diri supaya konsisten dengan senantiasa terus melakukan perbaikan (Balikpapan, 2020).Hasil wawancara dengan Kepala Bidang Pengelolaan Barang Milik Daerah, Pada BPKD pengelolaannya berupa aset tetap, Aset tetap mengarah kepada aset berwujud yang
memliki jangka waktu yang panjang yang digunakan dalam operasi bisnis. Aset tetap merupakan suatu yang harus dikelola dengan profesional agar menjadi informasi yang lengkap didalam laporan keuangan daerah. Aset tetap yang dikelola BPKD yaitu Sertifikat tanah dan Bukti kepemilikan kendaraan bermotor atau biasa disebut dengan BPKB. Kantor Dinas Pendidikan, Kantor PDAM, waduk, bendali, stadion bola dan seluruh gedung fasilitas yang berada di kota Balikpapan semuanya di sertifikasi oleh pemerintah kota Balikpapan dan sertifikat tersebut seluruhnya disimpan pada BPKD. Pada saat ini di BPKD Kota Balikpapan untuk pencatatan masih dalam bentuk kertas dan penyimpanan masih disimpan didalam sebuah brankas (Rizal,2020).
Permasalahan mengenai pembebasan lahan, sertifikasi tanah, maka diperlukanlah sertifikat tanah terkait, dan pencarian akan memakan waktu yang lama. Memakan waktu yang lama dikarenakan sertifikat yang disimpan pada BPKD tidak sedikit, bahkan ada juga sertifikat yang telah tersimpan dari tahun 1980-an.
Begitu pula jika ada pegawai yang memiliki kendaraan dinas akan tetapi mau pensiun atau mutasi, otomatis kendaraan dinas tersebut harus berganti nama, dan harus mencari Bukti Kepemilikan Kendaraan Bermotor (BPKB). Dengan menggunakan sistem yang manual, akan menyulitkan pegawai dalam mengelola data-data tersebut, dimana aset tersebut harus dicari satu persatu di brankas sehingga akan membutuhkan waktu. Kemudian belum ada pencatatan mengenai siapa saja peminjam aset, Organisasi Perangkat Daerah (OPD) yang sudah atau belumnya mengembalikan aset, sehingga akan mempersulit dalam melalukan rekap data. Banyaknya data aset yang berada di seluruh kota Balikpapan, mengharuskan instansi tersebut memiliki suatu sistem informasi agar dapat mengelola data aset dengan efektif serta efesien (Rizal,2020).
Dari beberapa penelitian pernah mengkaji solusi yang dapat digunakan dalam mengatasi hal serupa. Penelitian dari Ekasari Nugrheni dkk (pusat penelitian informatika LIPI, 2007) melakukan sebuah penelitian yang berjudul “sistem informasi manajemen aset berbasis website pada lembaga ilmu pengetahuan Indonesia (LIPI). Hasil dari penelitian ini yaitu pembuatan sistem informasi manajemen aset untuk menatausahakan barang yang berpedoman pada BAKUN (Badan Akuntansi Negara). Kemudian adapula penelitian dari Suryana Dewi dkk
yang berasal dari Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Mercu Buana, yang memiliki judul “Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Manajemen Aset Tetap pada PT. Metis Teknologi Corporindo”. Adapun solusi yang dihasilkan yaitu pembuatan sistem berbasis website yang dimana dapat menjadikan data-data aset jadi lebih terstruktur.
Berdasarkan permasalahan yang telah disebutkan sebelumnya dan juga berdasarkan kebutuhan dari BPKD Kota Balikpapan, maka diperlukanlah sebuah sistem berbasis website yang dapat menyelesaikan permasahan tersebut. peneliti mencoba membandingkan jika penyimpanan aset menggunakan google drive serta microsoft Excel. Jika menggunakan kedua aplikasi tersebut, untuk pencatatan siapa saja yang meminjam, kapan dilakukannya peminjaman, mengingatkan bahwa suatu organisasi perangkat daerah belum mengembalikan aset yang dipinjam, tidak bisa di handle oleh aplikasi tersebut secara sekaligus dan jika terjadi peminjaman, pegawai BPKD otomatis harus membuka kedua aplikasi tersebut secara bersamaan dan terkesan tidak efesien. Akan tetapi dengan menggunakan sistem berbasis website semua hal yang tidak bisa disebutkan tadi, bisa dilakukan pada sistem berbasis website dengan database yang terstruktur, hingga terdapat histori peminjaman, yang dimana pegawai BPKD bisa melihat siapa saja yang sudah atau belum mengembalikan aset. Dari segi keamanan, sistem ini dapat diakses oleh pegawai BPKD yang mengetahui username serta password saja, yang dimana ditujukan agar orang yang tidak bertanggung jawab tidak dapat mengakses sistem atau memiliki aset yang bukan miliknya.
Untuk mempermudah pencarian sertifikat tanah serta BPKB yang tersimpan, maka dilakukan penelitian tentang rancang bangun sistem informasi dokumen aset tetap berbasis website (SIDOTA) menggunakan metode Personal Extreme Programming. Metode Personal Extreme Programming (PXP) secara garis besar merupakan metode yang cocok dilakukan pengerjaannya sendiri dan bisa dilakukan perubahan secara fleksibel. PXP menggunakan prinsip simplicity serta hanya mengerjakan yang dibutuhkan saja, PXP juga mengakomodasi perubahan tanpa harus mengulang keseluruhan proses yang ada. Tahapan proses pengembangan dari PXP yaitu planning, design, coding, dan testing (Dzhurov, 2009).
Pemohon yang berasal dari OPD yang ada di Kota Balikpapan, suatu saat
ingin meminjam sertifikat tanah dan BPKB secara cetak, pegawai BPKD tidak perlu repot mencari berkas tersebut di dalam sebuah brankas, akan tetapi pengguna hanya perlu mengakses sistem tersebut dan mencari sertifikat tanah yang ingin dipinjam oleh pemohon. Pada sistem juga akan otomatis mencetak surat serah terima.
Sementara itu untuk peminjam yang menginginkan file asli, yang dimana biasanya pemohon meminta dalam bentuk asli bukan softcopy, pada sistem memberikan petunjuk juga untuk peletakan sertifikat tanah dan BPKB tersebut pada brankas nomor sekian. Sehingga pegawai BPKD hanya tinggal menuju ke brankas yang telah ditampilkan di dalam sistem kemudian mengambil BPKB yang diinginkan oleh pemohon, pada sistem ini juga mencatat siapa saja peminjam, tanggal berapa, bulan berapa, hari apa, sehingga akan mempermudah ketika ingin melihat histori peminjaman nantinya.
Maka dari itu dibutuhkan Sistem Informasi Dokumen Aset Tetap (SIDOTA) yang dapat memudahkan penatausahaan aset tetap pada BPKD yang berupa kode aset tanah, kendaraan, SKPD kemudian menyimpan file softcopy sertifikat tanah dan BPKB, memberi petunjuk mengenai penomoran brankas, serta histori peminjaman.
1.2 Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang telah dijadikan sebelumnya, maka dapat dirumuskan permasalahan yang akan dibahas pada penelitian, yaitu bagaimana merancang dan membangun sistem informasi dokumen aset tetap (SIDOTA) berbasis website pada Badan Pengelola Keuangan Daerah (BPKD) Kota Balikpapan dengan menggunakan metode Personal Extreme Programming ?
1.3 Tujuan Penelitian
Adapun tujuan penelitian ini antara lain yaitu, merancang dan membangun sistem informasi dokumen aset tetap (SIDOTA) berbasis website pada Badan Pengelola Keuangan Daerah (BPKD) Kota Balikpapan dengan menggunakan metode Personal Extreme Programming.
1.4 Ruang Lingkup Penelitian
Berdasarkan rumusan masalah yang ada, adapun ruang lingkup penelitian dalam penelitian ini yaitu :
1. Sistem informasi dokumen aset tetap (SIDOTA) dirancang serta dibangun berbasis website dengan menggunakan framework laravel.
2. Sistem informasi dokumen aset tetap (SIDOTA) hanya dapat dipakai oleh pegawai Badan Pengelola Keuangan Daerah (BPKD) Kota Balikpapan 3. Sistem Informasi Dokumen Aset Tetap (SIDOTA) akan dirancang serta
dibangun dengan metode Personal Extreme Programming.
4. Sistem Informasi Dokumen Aset Tetap (SIDOTA) hanya digunakan untuk memudahkan penatausahaan aset sertifikat tanah dan Bukti Kepemilikan Kendaraan Bermotor (BPKB) pada Badan Pengelola Keuangan Daerah (BPKD) Kota Balikpapan.
1.5 Manfaat Penelitian
Manfaat yang di peroleh dengan adanya pelaksanaan penelitian ini yaitu untuk Badan Pengelola Keuangan Daerah (BPKD) Kota Balikpapan sistem informasi ini dapat memudahkan BPKD dalam melakukan manajemen aset.
1.6 Kerangka Pemikirian Penelitian
Adapun sebuah gambaran pada penelitian ini berupa sebuah fishbone diagram. Fish Bone diagram ini merupakan kerangka pemikiran penelitian yang bertujuan untuk menjelaskan alur berpikir proses penelitian dari masalah yang sudah dikategorikan. hingga hasil yang ingin dicapai. Kerangka penelitian dapat terlihat pada Gambar 1.1.
Gambar 1. 1 Diagram Fishbone
Gambar 1.1 menjelaskan kerangka penelitian yang penulis lakukan, digambarkan dengan menggunakan fishbone diagram. Pada manajemen aset disana, belum memiliki sistem informasi yang dapat memudahkan pencatatan serta pencarian jika sewaktu- waktu aset tersebut dibutuhkan. Pada gambar diatas terdapat empat kategori permasalahan, yaitu mesin, metode,manusia dan material.
Pada kategori mesin permasalahan yang diambil adalah belum adanya sistem informasi manajemen aset pada BPKD, yang ada proses pengelolaannya masih dalam bentuk manual.
Kemudian yang kedua, pengelolaan aset pada BPKD belum terkomputarisasi.
Pada kategori manusia, permasalahan yang dapat terjadi adalah risiko hilangnya aset, dikarenakan manusia bisa saja ceroboh dalam melakukan sesuatu, sehingga dapat menghilangkan aset-aset penting yang terdapat di BPKD, kemudian proses pencarian aset tetap tersebut memakan waktu yang lama jika sewaktu-waktu aset tersebut diminta oleh pemohon. Setelah itu terdapat kategori material, aset masih disimpan bertumpuk didalam brankas, jika sewaktu-waktu aset tersebut dibutuhkan cepat, maka pencarian aset tetap akan memakan waktu yang cukup lama dan memperlambat kinerja dari BPKD itu sendiri. Kemudian yang terakhir adalah kategori metode, permasalahan yang diambil adalah pencatatan dan penyimpanan masih manual dan pencarian aset juga masih dilakukan secara manual, jika dilihat bahwa aset yang terdapat di BPKD adalah aset yang berasal dari seluruh Kota Balikpapan. karena semua permasalah ini sehingga didapatkan sebuah dampak
kurang maksimalnya pelayanan BPKD dalam melakukan penyimpan serta pencarian aset tetap, sehingga pada penelitian ini akan dilakukan rancang bangun sistem informasi dokumen aset tetap (SIDOTA) yang akan membuat aset terkomputarisasi, sehingga akan memudahkan penyimpanan serta pencarian aset tetap.
(Halaman ini sengaja dikosongkan)
