BAB 2 PENGURUSAN ORGANISASI

(1)

BAB 2

PENGURUSAN ORGANISASI 2.1 Carta Fungsi

(2)

2.2 Carta Organisasi

(3)

2.3 Dasar Pengoperasian

Berikut adalah sebahagian daripada garis panduan untuk rujukan :

BIL KETETAPAN PEKELILING

1 PENGURUSAN SUMBER MANUSIA

Penilaian Bersepadu Pegawai Perkhidmatan Pendidikan (PBPPP) kepada guru-guru

Garis Panduan Pengurusan Sumber Manusia KPM Prosedur Operasi Standard (SOP)

Pelaksanaan Dasar Pemisah (Exit Policy) bagi Pegawai yang Berprestasi Rendah dalam Perkhidmatan Awam

(Pekeliling Perkhidmatan 7/2015) Surat Pelaksanaan Penilaian Komponen

Keberhasilan PBPPP KPM 2016 (KP(BPPK) 112/40 Jld 2(5))

Pelaksanaan Penilaian Bersepadu PBPPP

Menggantikan Penilaian Prestasi sedia ada di KPM (KPM-500-5/5/1 Jld 6(19))

Penyediaan dan penilaian Sasaran Kerja Tahunan (SKT) AKP dan Juruteknik

Pemantapan Pengurusan Sistem Penilaian Prestasi Pegawai Perkhimatan Awam (SPP 2/2009)

Sistem Penilaian Prestasi Pegawai Perkhidmatan Awam di Bawah Saraan Baru Perkhidmatan Awam (SPP 8/2011)

Melaksanakan Latihan Dalam Perkhidmatan (LADAP) sekurang-kurangnya 7 hari setahun

Dasar Latihan Sumber Manusia Sektor Awam (Pekeliling Perkhidmatan 6/2005)

Pengurusan Cuti

Kemudahan Cuti Kuarantin (Pekeliling Perkhidmatan 11/2016)

Cuti Rehat Khas bagi Pegawai Perkhidmatan Pendidikan daripada 7 hari kepada 10 hari (Pekeliling Perkhidmatan 8/2017)

Kemudahan Cuti Umrah Tanpa Rekod untuk Pegawai Perkhidmatan Awam Persekutuan yang Beragama Islam (Pekeliling Perkhidmatan 3/2017) Pengisytiharan harta

Pemilikan dan Pengisytiharan Harta oleh Pegawai Awam

(Pekeliling Perkhidmatan 3/2002)

Menguruskan kes-kes Tatatertib (jika ada)

Perintah Am Bab D (kelakuan dan tatatertib)

Perlembagaan Persekutuan, Peraturan-Peraturan Pegawai Awam

(Kelakuan dan Tatatertib) 1993 Menguruskan perkara-perkara lain berkaitan

perkhidmatan (seperti pencen, cuti belajar,

perubahan gaji) Panduan Urusan Persaraan dan Pencen

Surat Pekeliling Perkhidmatan 4/2003 Kebajikan guru dan kakitangan

BIL KETETAPAN PEKELILING

PENGURUSAN ASET

(4)

2 Pengurusan Aset Alih Kerajaan

Semua Pekeliling Perbendaharaan berkaitan dengan

Arahan Perbendaharaan Am 1.1 Pekeliling Perolehan 1/2009 Pekeliling Perbendaharaan 5/2009

Pekeliling Perolehan dan Pengurusan Aset 3/2009 Laporan Tahunan Harta Modal dan Aset

Bernilai Rendah (Kew.PA8)

Laporan Kedudukan Stok (Kew.PS13) Sijil Tahunan Pemeriksaan Harta Modal dan Aset Bernilai Rendah (Kew.PA12)

Laporan Pemeriksaan / Verifikasi Stor (Kew.PS14)

Laporan Tahunan Penyelenggaraan Harta Modal dan Aset Bernilai Rendah

KEW.PA14(B)

Laporan Tahunan Keseluruhan Pengurusan Stor (KEW.PS-15)

Laporan Tahunan Pelupusan Aset Alih LGM KEW.PA-20

Laporan Tahunan Verifikasi Stor (KEW.PS- 16)

Laporan Tahunan Kehilangan dan Hapus Kira / Tindakan Surcaj / Tatatertib Bagi Aset Alih LGM KEW.PA-32

Laporan Tahunan Pelupusan Stok (KEW.PS- 20)

Laporan Tahunan Kehilangan dan Hapus Kira Stok (KEW.PS-22)

3 PENGURUSAN KEWANGAN * Rujukan: sila lihat lampiran Menyediakan anggaran perbelanjaan

tahunan

Pekeliling Perbendaharaan 10/2008 Pekeliling Perbendaharaan 5/2007 Pekeliling Baru Panjar 2/2002 Mengawal Terimaan, Bayaran dan

Menyimpan Wang Awam

Membayar bil dalam tempoh 14 hari dengan sokongan butiran dan dokumen lengkap yang mengikut prosedur

Menyelesaikan pembayaran bil di bawah AP 58(a) dan AP 59

Mengurus dan menyelenggarakan akaun

Mengemukakan Laporan Perbelanjaan Suku Tahun yang dikehendaki oleh

Perbendaharaan Malaysia dikemukakan dalam tempoh yang ditetapkan

Mengemukakan Laporan Kelewatan Bayaran Bil kepada Perbendaharaan secara bulanan

BIL KETETAPAN PEKELILING

Menyelenggara buku vot mengikut Tatacara Penyelenggaraan

Buku Vot

Mengesahkan penyata perbelanjaan bulanan dan tahunan

(5)

Menguruskan Panjar Wang Runcit Menguruskan tatacara Perolehan Bekalan, Perkhidmatan dan Kerja

Menguruskan perolehan mengikut prosedur yang berkuat kuasa tanpa dipecah kecil (untuk mengelak daripada pengurusan sebut harga atau tender)

Menguruskan Audit, Kehilangan dan Hapus kira

4 PENGURUSAN SUMBER PENDIDIKAN Menguruskan bahan-bahan guru

Surat Pekeliling Ikhtisas 5/2011 Pelaksanaan dasar MBMMBI Surat Pekeliling Ikhtisas 5/2000 Surat Pekeliling Ikhtisas 1/2008 Menguruskan bahan-bahan PdPc

Menguruskan Bahan-bahan peperiksaan (termasuk kertas ujian/ peperiksaan) Menguruskan bahan (cetak dan bukan cetak) dan alatan

(contoh: di Pusat Sumber Sekolah, Bilik Akses, Makmal, Bilik Guru, Kelas dan lain- lain)

5 IKLIM

Pemantauan dan tindak susul terhadap pematuhan

Kontrak Kerajaan

Surat Pekeliling Ikhtisas 6/2008 Surat Pekeliling Ikhtisas 6/1997 Surat Pekeliling Ikhtisas 3/2003 Menyediakan sekolah yang berinformasi,

mempunyai ciri-ciri fizikal yang menarik, bersih, aman dan teratur

3K Buku Panduan 3K KPM

Pemantauan Kantin / Dewan Makan / Asrama

Buku Panduan Pengurusan Kantin Sekolah Buku Panduan Pengurusan Asrama Sekolah Penghargaan kepada guru dan murid

Garis Panduan Pemberian Anugerah Perkhidmatan Cemerlang

Surat Pekeliling Perkhidmatan 2/2002 6 PENGURUSAN PERPADUAN

RIMUP Surat Pekeliling Ikhtisas 10/2005 Rancangan

Integrasi Murid-murid untuk Perpaduan (RIMUP)

BIL KETETAPAN PEKELILING

7 PERMUAFAKATAN STRATEGIK Pengurusan PIBG

Batasan Kuasa Persatuan Ibu bapa dan Guru (PIBG) di Sekolah (SPI Bil. 5/2001)

Perlembagaan Persatuan Ibu bapa Guru (PIBG) (SPI Bil. 4/2014)

PIBK Kertas Konsep PIBK oleh BPSH

Kutipan Yuran PIBG SPI 11/1989 Perlembagaan PIBG SPI 4/2004 Hari Pendaftaran

Hari Penetapan Target

(6)

Batasan Kuasa PIBG di Sekolah SPI 5/2001

Mesyuarat Agung PIBG

Hari Pelaporan / Hari Komunikasi Hari Sukan

Hari Anugerah Kecemerlangan Menguruskan jalinan dan jaringan

2.4 Anggota Jawatankuasa dan Bidang Tugas

JAWATANKUASA PENGURUSAN SUMBER MANUSIA

Pengerusi Pengetua

Timbalan Pengerusi Penolong Kanan Pentadbiran Naib Pengerusi 1 Penolong Kanan HEM Naib Pengerusi 2 Penolong Kanan Kokurikulum Naib Pengerusi 3 Penolong Kanan Petang

(7)

Naib Pengerusi 4 Penolong Kanan Pendidikan Khas

Setiausaha En Mohd Nazri b Mohd Din

Anggota Jawatankuasa Pn Hazilah bt Harun Senarai Tugas :

 Merancang program pembangunan profesionalisme

 Melaksanakan program pembangunan profesionalisme

 Menilai keberkesanan program

 Mengambil tindakan susulan

 Merancang dan menetapkan bilangan latihan dalam perkhidmatan untuk guru dan staf sokongan

 Mengemas kini data latihan dalam perkhidmatan (e-SPLG)

 Mengadakan mesyuarat sekurang-kurangnya dua (2) kali setahun

 Menyediakan laporan mengikut ketetapan jawatankuasa

JAWATANKUASA PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN (JKPAK)

Pengerusi Pengetua

Timbalan Pengerusi Penolong Kanan Pentadbiran

Naib Pengerusi 1 Penolong Kanan HEM

Naib Pengerusi 2 Penolong Kanan Kokurikulum Naib Pengerusi 3 Penolong Kanan Petang

Naib Pengerusi 4 Penolong Kanan Pendidikan Khas Pegawai Aset Pn Zakiah bt Hj Ariffin

Pegawai Penerima Aset I Pegawai Penerima Aset II

Pn Nurrul Azmaliza bt Mohamed Norli YM Raja Hj Abd Rahman b Raja Abd Hamid Pegawai Pelupusan Aset l

Pegawai Pelupusan Aset ll

Tn Hj Mustafa Kamal b Yahaya Pn Nurulazlina bt Mazlan Pegawai Pemeriksa Harta Modal I

Pegawai Pemeriksa Harta Modal II

En Azza Feroz b Abdull Azih Pn Aliah bt Lub Mohamed

Ahli Jawatankuasa

Guru Kanan Mata Pelajaran

Pn Nurulazlina bt Mazlan (My SPATA) Tn Hj Altahiran b Abu (Makmal Sains) Pn Roslina bt Abd Hamid (Pejabat)

Pn Norsilawati bt Abdul Aziz (Pusat Sumber) En Syazwan Wirdani b Muhamad (PJK) Pn Zainatul Aida bt Ismail (Koku)

Cik Wan Najihah bt Wan Ibrahim (Bengkel RBT) En Mohd Faizzal b Ibrahim (Perabot)

Senarai Tugas :

 Menyediakan harta modal dan aset bernilai rendah

 Menggunakan harta modal, aset bernilai rendah dan infrastruktur

 Menyelenggara harta modal dan infrastruktur

 Mengambil tindakan terhadap hasil

 Pemeriksaan harta modal, aset bernilai rendah dan infrastruktur

 Merekodkan perolehan, penggunaan dan penyelenggaraan

 Menguruskan aset alih kerajaan (penerimaan, pendaftaran, pemeriksaan, penyelenggaraan, pelupusan dan hapuskira)

 Mengawal selia pengurusan stor

(8)

 Menyediakan Laporan Tahunan Aset Alih Kerajaan

 Menyediakan Laporan Tahunan Verifikasi Stor Kekerapan mesyuarat:

Suku Tahun Pertama : April - Mei Suku Tahun Kedua : Julai - Ogos

Suku Tahun Ketiga : Oktober - November

Suku Tahun Keempat : Januari - Februari (tahun berikutnya) Agenda Mesyuarat JKPAK

1. Ucapan Pengerusi

2. Membentang dan Mengesahkan Minit Mesyuarat 3. Perkara-perkara Berbangkit

4. Laporan Peruntukan bagi Perolehan Aset 5. Kedudukan semasa Aset Alih Kerajaan

6. Laporan pemeriksaan aset alih yang melaporkan pelantikan Pegawai Pemeriksa, jadual pemeriksaan dan penemuan pemeriksaan

7. Laporan kedudukan stok suku tahun dan tahunan

8. Laporan pemeriksaan dan verifikasi stok meliputi pelantikan Pegawai Pemeriksa, jadual pemeriksaan dan penemuan pemeriksaan

9. Kedudukan aset hidup haiwan, ikan dan tumbuhan (jika berkaitan)

10. Laporan pemeriksaan aset hidup meliputi pelantikan Pegawai Pemeriksa, jadual pemeriksaan dan penemuan pemeriksaan (jika berkaitan)

11. Hal-hal lain yang berkaitan dengan pengurusan aset dan stor kerajaan

JAWATANKUASA PENGURUSAN KEWANGAN DAN AKAUN (JPKA)

*berdasarkan Pekeliling Perbendaharaan Bil.10/2008

Pengerusi Pengetua

Setiausaha Ketua Pembantu Tadbir

Ahli Jawatankuasa

Semua Ketua Panitia Kaunselor

Guru Peperiksaan Guru PSS

Juruaudit Sekolah Senarai Tugas :

 Menyediakan anggaran perbelanjaan

 Melaksanakan perbelanjaan

 Melaksanakan pemantauan perbelanjaan

 Mengambil tindakan susulan

 Pengurusan Bajet

(9)

 Pengurusan Perakaunan

 Pengurusan Perolehan

 Pengurusan Aset dan Stor

 Prestasi Perbelanjaan Peruntukan kerajaan

 Pemeriksaan mengejut dua (2) kali setahun Kekerapan Mesyuarat:

JPKA hendaklah mengadakan mesyuarat setiap tiga (3) bulan sekali.

Penyediaan Laporan Suku Tahun:

Laporan Suku Tahun hendaklah dihantar ke PPD dan JPN mengikut tarikh (selewat-lewatnya) seperti yang berikut:

Suku Tahun Pertama : 15 Mei

Suku Tahun Kedua : 15 Ogos

Suku Tahun Ketiga : 15 November

Suku Tahun Keempat : 1 Mac (tahun yang berikutnya) Perkara-perkara penting

Pengerusi Mesyuarat sahaja YANG DIBENARKAN untuk menandatangani Laporan JPKA.

JAWATANKUASA SUMBER PENDIDIKAN

Pengerusi Pengetua

Setiausaha Pn Salmy bt Zainal

Penyelaras NILAM Pn Arbainah bt Abdul Samad Pn Rohayah bt Seron Guru Perpustakaan / Media Pn Norsilawati bt Abdul Aziz Guru Penyelaras ICT Pn Nurulazlina bt Mazlan AJK

Makmal Komputer Pn Nurulazlina bt Mazlan

Bilik APD Pn Hasmirani bt Hassan

Pn Siti Nur’Aisyah bt Mohd Ali Bilik Gerakan Pn Norhayati bt Nuruddin

Pn Hasnawiah bt Yakkub Pn Siti Nur ‘Aisyah bt Mohd Ali

Bilik PSV Pn Fauziah bt Mohamed Ji

Makmal Sains Tn Hj Altahiran b Abu

Bengkel RBT Cik Wan Najihah bt Wan Ibrahim

(10)

Mesyuarat Guru Pn Zurina bt Abu Bakar Pn Hazilah bt Harun

Pn Aziyatul Ameera bt Kusairi Pn Nor Fatihah bt Hashim Pn Hasnawiah bt Yakkub

Alat Siaraya En Mohamad Noorshafiqi b Mohd Aminoor En Anuar b Mat

En Muhammad Najib b Mat Jaafar Buku Pengurusan Sekolah Pn Nurulazlina bt Mazlan

Pn Nurul Syakilah bt Ab Aziz Senarai tugas :

Jawatankuasa Pusat Sumber

 Menyediakan carta organisasi JK Penyelaras Pusat Sumber dan mempamerkan pada papan kenyataan

 Mengetahui dan menghebahkan pusat sumber terdiri daripada Perpustakaan dan Unit Teknologi Pendidikan (UTP) dan UTP pula terdiri daripada APD, Bilik Tayangan, Bilik Komputer dan Makmal Bahasa

 Menyelaras semua program media yang dirancang pelaksanaannya

 Menyediakan anggaran perbelanjaan tahunan Pusat Sumber, perbelanjaan pengurusan, penyelenggaraan dan pembangunan

 Memberi khidmat dan kepakaran PdPc berhubung dengan teknologi pendidikan dan bidang latihan

 Memberi motivasi kepada guru dan pelajar ke arah menggunakan pelbagai media pendidikan

 Merancang untuk mendapatkan peruntukan perbelanjaan pengurusan dan pembangunan Pusat Sumber Sekolah

 Bertindak sebagai penghubung antara pihak sekolah dengan agensi luar yang berkaitan dengan Pusat Sumber

 Menyediakan Laporan Tahunan dan Penyebaran

 Mendapatkan maklum balas penggunaan Pusat Sumber daripada Guru - guru Panitia Mata Pelajaran dan menyebarkan maklumat tersebut semula

Perpustakaan / Media

 Mengagihkan peruntukan perpustakaan untuk setiap aspek yang diperlukan seperti buku, akhbar, majalah, alatan, perabot dan pengawas perpustakaan

 Menyediakan senarai buku yang dibeli atas nasihat ketua panitia, AJK perpustakaan dan menyemak daripada katalog buku

 Mengisi borang pesanan daripada katalog buku

 Menyediakan dan mengisi senarai peralatan dalam buku stok / buku peralatan

 Memberikan nombor-nombor pengkelasan mengikut Sistem Dewey

 Menjalankan kerja-kerja pemprosesan seperti membuat poket, kad pinjaman dan kad katalog

 Memasukkan dan mengemas kini buku dan majalah di rak yang berkenaan

 Menyediakan fail tegak untuk sesuatu bidang pelajaran

 Mempamerkan keratan-keratan alih bahasa dan lain-lain pada papan lembut perpustakaan

 Menyediakan sudut buku-buku baharu dan poster-poster

 Melantik pengawas perpustakaan secara rasmi

 Menyediakan jadual bertugas pengawas

(11)

 Memastikan pengawas perpustakaan menjaga kebersihan dan keceriaan bilik perpustakaan

 Menyediakan peraturan-peraturan perpustakaan dan dihebahkan kepada semua murid dan satu salinan peraturan dipamerkan di papan kenyataan

 Mempamerkan jadual penggunaan bilik perpustakaan pada papan kenyataan

 Menyemak buku-buku semula berpandukan senarai perolehan dan membaiki atau membuat cadangan pelupusan buku-buku yang rosak kepada PGB

 Mengesan buku-buku yang hilang atau yang belum dipulangkan oleh murid / guru pada setiap akhir penggal

 Menyediakan rekod dan graf pinjaman mengikut jenis buku

 Mengendalikan Pameran Buku pada peringkat sekolah Makmal Komputer

 Menentu dan menetapkan murid yang akan mengikuti kelas-kelas komputer

 Membantu guru-guru yang menghadapi masalah dalam ICT

 Mengambil langkah-langkah menambah bilangan komputer untuk kelas komputer

 Memastikan pelajaran komputer tidak melalaikan ibadah solat murid

 Menguruskan kekemasan, keceriaan dan kebersihan bilik komputer

 Menyusun jadual penggunaan bilik komputer dan menyimpan rekod penggunaannya

 Menetapkan peraturan-peraturan menggunakan bilik dan memastikan murid mematuhi peraturan tersebut

 Menjaga keselamatan murid di dalam bilik komputer

 Melaporkan kepada PGB jika ada alat yang perlu dibaiki atau ditambah

 Menjaga keselamatan alat dalam bilik ini dan memastikan bilik ini sentiasa berkunci jika tidak digunakan

 Mengemas kini stok di dalam bilik ini

 Menyelaras semua aktiviti berkaitan dengan ICT

Bilik APD, Bilik SAL, Bilik Sejarah, Bilik Matematik, Bilik Pendidikan Islam, Makmal Bahasa, Makmal Sains, Bengkel RBT, Bilik ERT, Bilik PSV, Bilik Muzik, Bilik J-Qaf

 Menguruskan kekemasan, keceriaan dan kebersihan bilik-bilik ini

 Menyediakan jadual penggunaan bilik-bilik ini dan menyimpan rekod penggunaannya

 Menentukan peraturan-peraturan menggunakan bilik dan memastikan murid mematuhi peraturan tersebut

 Menjaga keselamatan pelajar di dalam bilik-bilik ini

 Melaporkan kepada PGB jika ada alat yang perlu dibaiki atau diganti

 Mengemas kini stok alatan dalam bilik-bilik ini

JAWATANKUASA PEMUAFAKATAN STRATEGIK

Penasihat Pn Noranida bt Ahmad

YDP Tn Hj Asmadi b Mohamad

Timbalan YDP En Zikrilwafeer b Yussof

(12)

Setiausaha Pn Nor Fatihah bt Hashim

Penolong Setiausaha Pn Wan Nur Ashikin bt Wan Deraman

Bendahari Cik Wan Najihah bt Wan Ibrahim

Penolong Bendahari Pn Hayati bt Jantan

Juruaudit Pn Nor’ Azian bt Kamaruddin

Pn Zayuzi bt Wan Ahmad AJK Guru

Pn Nikki anak Hillary Pn Hasnawiah bt Yakkub

En Muhammad Najib b Mat Jaafar Pn Nor’ Azian bt Kamaruddin

AJK Ibubapa

En Nohasnizam b Alang Pn Maimun bt Abdul Kasim Pn Muslimah bt Hashim Pn Kavitha a/p Sinakarupiah Pn Norfazlinda bt Norman Senarai Tugas :

 Merancang program yang melibatkan ibu bapa, komuniti dan pihak swasta

 Melaksanakan program yang melibatkan ibu bapa, komuniti dan pihak swasta

 Mendapatkan sumbangan / sokongan / khidmat kepakaran

 Mewujudkan rangkaian komuniti

 Merancang program tahunan PIBG dengan mengutamakan aspek kesejahteraan pelajar dalam bidang akademik dan sahsiah

 Menjadi penyalur maklumat antara pihak sekolah dengan pihak ibu bapa

 Menjalankan mesyuarat peringkat AJK secara berkala serta Mesyuarat Agung Tahunan

 Membantu pihak sekolah melengkapkan prasarana sekolah

 Membantu sekolah dalam menyalurkan dana untuk pelaksanaan aktiviti yang berkaitan dengan murid

 Membantu pihak sekolah dalam mengatasi masalah-masalah sosial yang berkaitan dengan murid JAWATANKUASA PENGURUSAN ICT & MAKLUMAT SEKOLAH (JPIMS)

Pengerusi Pengetua

Setiausaha Pn Nurulazlina bt Mazlan

Anggota Jawatankuasa Pn Nazwima bt Mohamed Khairuddin Pn Nurul Syakilah bt Ab Aziz

Senarai Tugas :

 Menguruskan data utama sekolah

 Memantau dan menyelaraskan kemasukan data dengan guru-guru

 Menyediakan data enrolmen murid sekolah

 Menyediakan data atau maklumat guru

 Menyediakan laporan sahsiah dan disiplin

 Merancang program-program teknologi maklumat

(13)

JAWATANKUASA SKPMg2

Pengerusi PGB

Naib Pengerusi 1 Penolong Kanan Pentadbiran Naib Pengerusi 2 Penolong Kanan Hal Ehwal Murid Naib Pengerusi 3 Penolong Kanan Kokurikulum Naib Pengerusi 4 Penolong Kanan Petang

Naib Pengerusi 5 Penolong Kanan Pendidikan Khas Setiausaha SKPMg2 Pn Zakiah bt Hj Ariffin

Anggota Jawatankuasa SU Kurikulum, SU HEM, SU Kokurikulum, Guru Kanan Mata Pelajaran / Ketua Bidang, Guru Data / ICT

Senarai Tugas :

 Rujuk carta aliran pelaksanaan SKPMg2

Aliran Kerja Pelaksanaan SKPMg2

PENDIDIKAN BERKUALITI INSAN TERDIDIK NEGARA SEJAHTERA | 43

PROSES TINDAKAN

1 Mengeluarkan arahan berkenaan proses penilaian kendiri SKPMg2 kepada

JKSS dan PPS PGB

2 Menyediakan salinan Aspek / TUMS yang mencukupi bagi PPS mengikut bidang masing-masing

(Kurikulum / Kokurikulum / HEM / Pentadbiran)

Semua setiausaha

3 Mengedarkan salinan Aspek / TUMS kepada PPS yang berkenaan dengan

arahan tugas yang jelas PGB / PK

4 Membuat penilaian dan menyatakan evidens menggunakan salinan Aspek / TUMS dan mengembalikan hasil penilaian yang telah ditandatangan oleh PPS kepada JKSS

PPS

5 Mengumpul semua hasil penilaian mengikut bidang masing-masing dan

serah kepada PK masing-masing Semua

setiausaha

6 Menyemak hasil penilaian dan menyerahkan kepada Guru Data dan Guru ICT untuk dimasukkan (key-in) ke portal

PK

7 Key-in data ke portal dan kembalikan dokumen penilaian (Salinan Aspek / TUMS) kepada PK untuk disimpan

Guru Data / Guru ICT

8 Menyemak dan membuat verifikasi hasil penilaian bagi semua Aspek / TUMS

PGB

(14)

2.5 Prosedur Operasi Standard (Standard Operating Procedure) 2.5.1 Perolehan Terus

BIL PROSES DOKUMEN TINDAKAN

1 Mendapatkan sebut harga Sebut harga Pegawai Aktiviti

2 Mengisi Borang Permohonan Nota Minta

(critical process) Nota Minta Pegawai Aktiviti

3 Menyemak peruntukan (critical process) Rekod Kewangan KPT

4 Memperakukan permohonan Nota Minta KPT

5 Kelulusan permohonan jika peruntukan

mencukupi Nota Minta PGB

6 Mengeluarkan pesanan tempatan Pesanan Tempatan KPT 7 Memaklumkan pembekal untuk

pembekalan KPT / Pegawai

Aktiviti 8 Menerima dan memeriksa

bekalan / perkhidmatan Nota Serahan (DO) Pegawai Aktiviti

9 Menerima invois Invois KPT

10 Proses pembayaran (critical process) dalam

tempoh 14 hari Baucar Pembayaran KPT

11 Menilai prestasi pembekal Borang Prestasi KPT

12 Merekod stok Pegawai Aktiviti

(15)

2.5.2 Pengurusan Aset Alih

BIL PROSES DOKUMEN TINDAKAN

1 Memohon pelantikan Pegawai Aset, Pegawai Pemeriksa Aset, Lembaga Pemeriksa Pelupusan

PGB

2 Menerima senarai aset Kew.PA1 Pegawai Aset / AKP

3 Memeriksa aset Pegawai Aset / AKP

4

Sediakan laporan penerimaan jika terdapat perkara yang tidak menepati

piawai Kew.PA2 Pegawai Penerima

5 Daftar aset (critical process) dalam tempoh 2

minggu Kew.PA3/4/5/6/7/8

6 Rekod pergerakan aset Kew.PA9

7 Melaporkan kerosakan (critical process) aset Kew.PA10

8 Memeriksa aset alih Kew.PA11

9 Mengambil tindakan terhadap hasil

Kew.PA11 PGB

10 Melapor pemeriksaan aset untuk dilapor

dalam mesyuarat JKPAK Kew.PA12 Pegawai Aset

11 Menyediakan Sijil Pemeriksaan Aset Alih Kew.PA13 Pegawai Aset 12 Menyelenggara dan melaporkan

penyelenggaraan aset Kew.PA14/15/16 Pegawai Aset

BIL PROSES DOKUMEN TINDAKAN

13

Menyediakan Laporan Tahunan: Pegawai Aset

 Laporan Tahunan Harta Modal dan Aset

Bernilai Rendah Kew. PA 8

 Laporan Kedudukan Stok Kew.PS 13

 Sijil Tahunan Pemeriksaan Harta Modal

dan Aset Bernilai Rendah Kew.PA12

 Laporan Pemeriksaan / Verifikasi Stor Kew.PS 14

 Laporan Tahunan Pemeriksaan

Penyelenggaraan Harta Modal dan Aset

Bernilai Rendah Kew.PA 14(B)

 Laporan Tahunan Keseluruhan

Pengurusan Stor Kew.PS 15

 Laporan Tahunan Pelupusan Aset Alih

Kerajaan Kew.PA 20

 Laporan Tahunan Verifikasi Stor Kew.PS 16

 Laporan Tahunan Kehilangan / Hapus kira / Tindakan Surcaj / Tatatertib bagi

Aset Alih Kerajaan Kew PA 32

 Laporan Tahunan Pelupusan Stok Kew PS 20

 Laporan Tahunan Kehilangan dan

Hapus Kira Stok Kew. PS 22

Nota :

Critical process bermaksud proses yang sangat penting dan mesti dipatuhi. Kegagalan mematuhi proses ini membawa kepada tindakan tatatertib terhadap PGB.

2.5.3 Ketidakhadiran Bertugas

(16)

 Tidak hadir bertugas dan dapat dikesan

 Tidak hadir bertugas tujuh (7) hari berturut-turut dan tidak dapat dikesan

 Tidak hadir bertugas dengan meminda sijil cuti sakit atau mengemukakan sijil cuti sakit palsu

 Tidak hadir pada masa dan tempat yang ditetapkan (ponteng kerja)

Prosedur tindakan terhadap kes tidak hadir bertugas dan dapat dikesan

BIL PROSES DOKUME

N TINDAKAN

1 Mendapatkan penjelasan bertulis / lisan (dalam tempoh 1 hari) PGB 2 Menimbang penjelasan yang diberikan (dalam tempoh 1 hari) PGB

3

Mengarahkan pegawai mengambil cuti rehat jika penjelasan diterima dengan asas-asas yang kukuh dan disokong oleh keterangan berkaitan (contoh: surat kematian ahli keluarga terdekat dll) ATAU

PGB

Melaporkan kepada Ketua Jabatan mengenai ketidakhadiran

pegawai jika penjelasan pegawai ditolak PGB

Tindakan lanjut di peringkat Jabatan:

4 Membuat laporan kepada Bahagian Kewangan untuk pemotongan

gaji di bawah Perintah Am 14A, Bab C Ketua Jabatan

5 Melaporkan kepada Lembaga Tatatertib Ketua Jabatan

Nota :

Ketidakhadiran pegawai tanpa cuti / tanpa kebenaran / tanpa sebab yang munasabah pada waktu bertugas, tidak boleh ditolak daripada cuti rehat pegawai.