1
BAB I
PENDAHULUAN
Pada bab ini akan dibahas tentang apa yang melatarbelakangi penulis dalam pembuatan Sistem Informasi Akreditasi. Selain itu pada bab ini juga dibahas mengenai merumuskan masalah, selanjutnya tujuan yang ingin dicapai dalam pembuatan sistem informasi ini, selanjutnya manfaat yang akan diberikan kepada program studi dan pusat penjaminan mutu (PJM), dan kerangka pemikiran dari pembuatan sistem informasi ini. Dari uraian tersebut, diharapkan gambaran umum permasalahan dan penyelesaian masalah tugas akhir ini dapat dipahami.
1.1 Latar belakang
Setiap perguruan tinggi yang ada di Indonesia memiliki kewajiban untuk melakukan akreditasi program studi yang diatur oleh undang-undang nomor 32 tahun 2016 tentang akreditasi program studi dan perguruan tinggi pasal 1 ayat 2 yang berisi Akreditasi Program Studi adalah kegiatan penilaian untuk menentukan kelayakan Program Studi (RISTEK-DIKTI, 2016). Pentingnya melakukan akreditasi bagi perguruan tinggi maupun program studi adalah untuk lebih meningkatkan kualitas dan perencanaan akademiknya. Perguruan tinggi yang telah terakreditasi juga akan lebih mudah dalam menjalin kerja sama dengan institusi lain dari dalam maupun luar negeri. Semua perguruan tinggi di Indonesia menjalankan semua kewajiban tersebut, tanpa terkecuali Institut Teknologi Kalimantan (ITK).
ITK sebagai salah satu perguruan tinggi yang baru berdiri sangat penting untuk melakukan akreditasi secara periodik yang dimana dilakukan setiap setahun sekali yang akan diaudit oleh pihak internal perguran tinggi. Kepentingan ITK dalam melakukan akreditasi secara periodik ingin memperbaiki nilai akreditasi yang telah ada dan ingin menjamin mutu atau kualitas yang ada di internal ITK sendiri. Proses akreditasi ini sendiri memiliki Standar Nasional Pendidikan Tinggi (SNPT) yang telah di tentukan oleh pemerintah dalam menilai suatu program studi maupun perguruan tinggi. SNPT merupakan satuan standar yang meliputi standar nasional pendidikan, ditambah dengan standar penelitian, dan standar pengabdian
2 kepada masyarakat (RISTEK-DIKTI, 2016). Adapun proses Akreditasi diselenggarakan oleh Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi, yang selanjutnya disingkat BAN-PT.
BAN-PT sendiri adalah badan yang dibentuk oleh Pemerintah untuk melakukan dan mengembangkan akreditasi Perguruan Tinggi secara mandiri.
Mengacu pada peraturan BAN-PT nomor 2 tahun 2019 tentang panduan penyusunan laporan evaluasi diri (LED) dan Panduan Penyusunan Laporan Kinerja Program Studi (LKPS) dalam Instrumen Akreditasi Program Studi yang mengatur indikator-indikator panduan dalam penyusunan laporannya. BAN-PT membuat panduan penyusunan laporan kinerja program studi, yang merupakan bagian dari instrument Akreditasi Program Studi (IAPS) versi 4.0. Tujuan Utama pengembangan IAPS 4.0 adalah sebagai upaya membangun budaya mutu di Perguruan Tinggi (BAN-PT, 2019).
IAPS 4.0 sendiri terbagi menjadi 2 bagian antara lain Laporan Kinerja Program studi (LKPS) dan Laporan Evaluasi Diri (LED). LKPS berupa data-data kuantitatif yang akan diambil dari Pangkalan Data Pendidikan Tinggi (PD-Dikti) yang memuat capaian indikator kinerja unit pengelola program studi (UPPS) sebagai unit pengusul akreditasi program studi (APS). Indikator ini disusun BAN- PT secara khusus dengan mempertimbangkan program studi tersebut (BAN-PT, 2019). LED sendiri merupakan dokumen evaluasi yang disusun secara lengkap dan tersusun sebagai bagian dari pengembangan program studi, LED juga memuat analisis data-data yang telah dimasukkan oleh UPPS masing- masing atas ketercapaian atau ketidaktercapaian suatu kriteria (BAN-PT, 2019).
Adapun penyusunan LED dan Panduan Penyusunan LKPS ini dilakukan oleh pimpinan UPPS yang menetapkan tim penyusunan LED dan LKPS yang merupakan orang yang memahami manejemen perguruan tingi di UPPS dan penyelenggara program studi. Tim penyusun LED merupakan bagian yang tidak terpisahkan dengan tim penyusun LKPS dalam rangka penyusunan dokumen akreditasi. Akreditasi Program Studi (APS) yang dikordinasikan oleh Pusat Penjamin Mutu (PJM) ITK. PJM sendiri berada dibawah Lembaga Penelitian, Pengabdian Kepada Masyarakat dan Penjaminan Mutu Pendidikan (LPPMPMP).
PJM yang membawahi semua unit kerja yang ada di lingkungan ITK pada tingkat
3 institut, penjaminan mutu atau pelaksana Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) menjadi tanggung jawab rektor, namun pelaksanaan akreditasi ini dikoordinasikan oleh PJM dengan pejabat pelaksana adalah kepala PJM (SPMI-ITK, 2017).
Menurut Peraturan Menteri Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi RI Nomor 40 tahun 2015 tentang tentang Organisasi dan Tata Kerja (OTK) ITK, organisasi atau unit kerja yang berada di lingkungan ITK adalah terdiri dari, Rektor, Jurusan, Program Studi, Biro, Lembaga dan Unit Pelaksana Teknis (UPT) (SPMI-ITK, 2017).
Berdasarkan wawancara yang dilakukan dengan Ketua PJM, pencatatan data atau informasi terkait akreditasi dikelola oleh UPPS secara manual menggunakan bantuan Microsoft Word maupun Microsoft Excel. Pencatatan seperti ini akan menghasilkan banyak file berbeda yang mengakibatkan dibutuhkannya waktu yang lebih lama dalam penyusunan laporan. Penyusunan laporan evaluasi yang ada sekarang masih dilakukan manual oleh semua program studi seperti pengumpulannya, pengecekannya, dan penilaiannya (Bangkit Gotama, 2019).
Permasalahan yang ditemui di ITK belum memiliki sistem informasi yang dapat membantu proses akreditasi yang dapat mempermudah dalam penyusunan laporan evaluasi diri, tidak semua data/informasi yg dibutuhkan ada dalam sistem informasi yang telah ada, tidak ada sistem informasi pelaporan, dalam mengubah format data dilakukan secara manual, mengumpulkan data dari banyak sumber informasi, dan adanya perbedaan konten informasi yang disampaikan di dalam evaluasi diri. Untuk pencapaian suatu kriteria di dalam data Akreditasi LED setiap program studi yang ada di ITK dalam penelitian ini akan mengembangkan Sistem Informasi Akreditasi dibagian instrument LED untuk ITK. Nantinya sistem informasi akreditasi sendiri akan terdapat beberapa fitur yang dapat menyelesaikan masalah dan membantu UPPS untuk mengisi LED.
Beberapa fitur dari Sistem Informasi Akreditasi yaitu dapat membedakan level hak akses (seperti, user program studi yang hanya dapat memasukkan teks dan mengunggah PDF, user PJM yang dapat melihat hasil, nilai, menambahkan kategori dan menambahkan program studi, dan user auditor yang hanya dapat melihat hasil dan memberikan nilai) fitur ini dapat menyelesaikan masalah data yang tidak terorganisir dengan baik yang dimana fitur ini nantinya akan terdapat fitur untuk melihat data sesuai dengan hak akses yang diberikan dimana data yang dimasukkan akan sesuai dengan jurusan dan prodinya. Fitur yang kedua dapat memasukkan teks
4 dan mengunggah file Portable Document Format (PDF) yang dimana fitur ini dapat menyelesaikan masalah banyaknya format yang ada dan tidak perlunya mengubah format secara manual, dan yang terakhir dapat memberikan nilai pada hasil yang telah dimasukkan oleh user program studi maupun kepala jurusan yang dimana nantinya fitur ini dapat menyelesaikan masalah penilaian oleh auditor yang memakan waktu lama dikarenakan menunggu LED yang dibuat oleh UPPS selesai, dan fitur yang terakhir dapat menghasilkan sebuah dokumen PDF yang dapat langsung dicetak oleh PJM yang dimana dokumen nantinya akan diserahkan kepada BAN-PT..
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah yang telah diuraikan di atas, dimana seluruh tahapan proses akreditasi program studi yang dilakukan oleh program studi masih dilakukan secara manual, oleh karena itu dapat dirumuskan bahwa:
1. Bagaimana mendesain sistem informasi yang sesuai dengan proses kriteria dari BAN PT?
1. Bagaimana mengembangkan sistem informasi Akreditasi untuk keperluan akreditasi program studi yang ada di ITK?
2. Bagaimana melakukan pengujian sistem informasi akreditasi program studi di ITK?
1.3 Tujuan Penelitian
Berdasarkan rumusan masalah, tujuan yang ingin dicapai adalah:
1. Mendesain sistem informasi akreditasi yang sesuai dengan kriteria dari BAN PT.
2. Mengembangkan sistem informasi akreditasii untuk keperluan akreditasi program studi di ITK.
3. Melakukan pengujian sistem informasi akreditasi di ITK.
5
1.4 Manfaat Penelitian
Adapun manfaat dari pembuatan Sistem Informasi Akreditasi ini adalah sebagai berikut:
1. Dengan adanya sistem informasi ini dapat memudahkan unit pelaksana program studi untuk memasukkan dan tracking data untuk keperluan akreditasi program studi
2. Dengan adanya sistem informasi ini dapat memudahkan PJM untuk melihat data yang telah dimasukkan oleh program studi
3. Dengan adanya sistem informasi ini dapat memudahkan auditor untuk menilai hasil yang telah dimasukkan oleh program studi
