Apakah terdapat kendala dalam penerapan sistem pengendalian internal prosedur penjualan dan penerimaan di PT? Mengetahui kendala-kendala dalam penerapan sistem pengendalian internal penjualan dan penerimaan pada PT.
Komponen Sistem Akuntansi
Siklus Penjualan
- Definisi Siklus Penjualan
- Bagian Dalam Siklus Penjualan
- Prosedur Penjualan Kredit
- Dokumen Masukan dan Keluaran dalam Siklus Penjualan
- Database dalam Siklus Penjualan
Pada transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggung jawab atas pengiriman barang berdasarkan surat delivery order yang diterimanya dari fungsi penjualan. Dalam prosedur ini, fungsi penjualan meminta persetujuan penjualan kredit kepada pembeli tertentu dari fungsi kredit.
Siklus Penerimaan Kas
- Dokumen Dalam Siklus Penerimaan Kas
- Catatan Akuntansi yang Digunakan
- Jaringan Prosedur
- Bagian Dalam Siklus Penerimaan Kas
- Pengertian Pengendalian internal
- Komponen Pengendalian Internal
Dalam proses ini, fungsi akuntansi mencatat transaksi penjualan tunai pada jurnal penjualan dan jurnal penerimaan. Untuk transaksi penjualan tunai, fungsi ini bertanggung jawab menerima uang tunai dari pelanggan.
Lingkungan Pengendalian
Penaksiran Resiko
Aktivitas Pengendalian
Informasi dan Komunikasi
Monitoring / Pemantauan
- Tujuan Pengendalian internal
- Fungsi Pengendalian Internal
- Pengendalian Internal Atas Siklus Penjualan
- Pengendalian Internal atas Siklus Penerimaan Kas
- Penelitian Terdahulu
- Kerangka Pemikiran
Salah satu elemen terpenting dari sistem pengendalian internal memerlukan pemisahan fungsi operasional, penyimpanan, dan akuntansi. Penelitian yang dilakukan oleh Nur (2011) berjudul: Analisis sistem pengendalian internal siklus penjualan dan penerimaan pada PT.
METODOLOGI PENELITIAN
Objek Penelitian
Metode Pengumpulan Data
- Data yang Dihimpun
- Teknik Pengumpulan Data
Yaitu melalui observasi langsung pada bidang jasa pemasaran, keuangan dan akuntansi. Yaitu dengan cara mengumpulkan dan mengamati dokumen-dokumen yang digunakan sehubungan dengan kegiatan penjualan dan penerimaan kas yang dilakukan oleh PT.
Metode Analisis Data
Yaitu dengan memperoleh data sekunder teoritis, yang dijadikan sebagai dasar analisis masalah yang diteliti. Untuk menganalisis apakah terdapat hambatan dalam penerapan pengendalian internal atas siklus penjualan dan penerimaan kas yang dilakukan oleh PT.
ANALISA DAN PEMBAHASAN
Profile Perusahaan PT. Mutiara Hitam Pertiwi
- Sejarah Singkat
- Visi dan Misi
- Kegiatan Usaha
- Struktur Organisasi
Mutiara Hitam Pertiwi dalam menjalankan usahanya adalah: “Menjadi pusat wisata dan ikut serta dalam pengembangan industri pariwisata di Indonesia khususnya wisata bahari”. Mutiara Hitam Pertiwi mempunyai misi “Menciptakan nilai lebih bagi pemangku kepentingannya dengan menyediakan produk berkualitas, pelayanan profesional yang ramah untuk mewujudkan sentuhan Indonesia sebagaimana citra Mutiara Carita Cottage”. Bagian pemasaran berkantor di Plaza Golden (Golden Truly) Blok G-2 Jl. Mutiara Hitam Pertiwi sebagai perusahaan yang bergerak di bidang wisata bahari yang menawarkan persewaan akomodasi memiliki beberapa jenis produk yang ditawarkan antara lain :.
Mutiara Hitam Pertiwi menawarkan layanan akomodasi berupa cottage dan apartemen untuk disewakan. Paket pertemuan adalah paket yang ditawarkan yang menyediakan penyewaan ruang pertemuan yang mencakup layanan lain seperti makanan, akomodasi dan fasilitas lainnya dalam paket yang disertakan. Mutiara Hitam Pertiwi juga menawarkan produk day trip yaitu Paket Liburan Pantai Mutiara Carita untuk menikmati panorama alam pantai dan berbagai fasilitas wisata.
Organisasi fungsional adalah suatu bentuk organisasi berdasarkan sifat dan jenis fungsi yang akan dijalankan. Pemegang saham merupakan pemegang kekuasaan tertinggi di perusahaan ini. a) Memberikan nasihat jika diperlukan oleh direktur sehubungan dengan pengenalan produk baru dan ketika melakukan penambahan modal. Bertanggung jawab dan mengawasi pelaksanaan kegiatan keteknikan (listrik, telepon, pemasangan parabola, penangkal petir, dan lain-lain).
Siklus Penjualan dan Penerimaan Kas Pada PT. Mutiara Hitam Pertiwi
- Prosedur Siklus Penjualan dan Penerimaan Kas Pada PT. Mutiara Hitam Pertiwi
- Bagian Dalam Siklus Penjualan PT. Mutiara Hitam Pertiwi
- Dokumen Masukan Siklus Penjualan PT. Mutiara Hitam Pertiwi
- Dokumen Keluaran Dalam Siklus Penjualan
- Basis Data Dalam Siklus Penjualan
- Bagian Dalam Siklus Penerimaan Kas Pada PT. Mutiara Hitam Pertiwi
- Dokumen Masukan Dalam Siklus Penerimaan Kas
- Dokumen Keluaran Siklus Penerimaan Kas
- Basis Data Dalam Siklus Penerimaan Kas
Memberikan lembar invoice 1 & 2 kepada bagian marketing dan membuat bukti penerimaan kas yang akan diberikan ke bagian akuntansi beserta surat konfirmasi 2. Prosedur penjualan dan penerimaan kas PT. a) Pihak pemasaran melakukan negosiasi dengan calon konsumen baik secara langsung maupun melalui telepon. Kwitansi lembar pertama dan kedua diberikan kembali kepada bagian pemasaran. f) Membuat bukti penerimaan kas berdasarkan bukti pembayaran pelanggan.
Departemen Akuntansi (Penjualan Kredit). a) mendapatkan lembar kedua surat konfirmasi dan konfirmasi penerimaan uang tunai pembayaran di muka pelanggan dari bagian keuangan. Lembar invoice pertama diberikan kepada pelanggan, lembar kedua diarsipkan oleh bagian pemasaran dan lembar ketiga diberikan kepada bagian keuangan. Lembar pertama diberikan kepada pelanggan dan lembar kedua diberikan kepada bagian keuangan untuk diperiksa saat otorisasi faktur.
Lembar pertama diberikan kepada pelanggan, lembar kedua diserahkan oleh bagian pemasaran dan lembar ketiga diberikan kepada bagian keuangan. Bagian keuangan bertanggung jawab menerima uang tunai yang telah ditransfer dari kasir dengan menanganinya secara jelas dan aman. Dalam penerimaan kas, invoice digunakan oleh bagian keuangan sebagai dasar pembuatan bukti penerimaan kas, yang nantinya akan diberikan kepada bagian akuntansi yang digunakan untuk pencatatan.
Bukti bank dapat berupa dokumen yang diterima dari bank sebagai bukti penerimaan kas dari penjualan yang dilakukan perusahaan.
Contoh Kasus Transaksi Penjualan dan Penerimaan Kas PT. Mutiara Hitam Pertiwi
- Penjualan Tunai
- Penjualan Kredit
Pada tanggal 14 Desember Ny. Yuli Notohutomo, mewakili Gereja Fransiskus Assisi, Sukasari, Bogor, menyebut PT. Negosiasi yang dilakukan antara lain mengenai tanggal check-in dan check-out, jumlah orang yang menginap, jumlah kamar yang digunakan, rincian paket yang ditawarkan dan rincian pembayaran yang harus dilakukan oleh pihak hotel. Gereja Fransiskus Assisi, Sukasari, Bogor. Pada transaksi ini pihak pemasaran belum membuat invoice karena invoice dibuat pada transaksi kredit PT.
Berdasarkan surat konfirmasi tersebut, bagian keuangan menyiapkan tanda terima penerimaan kas, yang bersama dengan surat konfirmasi tersebut diberikan kepada bagian akuntansi sebagai dasar pencatatan penerimaan kas dan pencatatan piutang. Pada tanggal 17 Januari 2012, pihak pemasaran menagih Gereja Fransiskus Assisi, Sukasari, Bogor dan pihak gereja melakukan pembayaran pertama sebesar Rp. Pihak pemasaran kemudian memberikan bukti transfer bank ke bagian keuangan dan meminta otorisasi bukti pembayaran dari bagian keuangan.
Lembar kwitansi pertama diberikan kepada gereja, lembar kedua untuk catatan administrasi pemasaran, dan lembar ketiga digunakan bagian keuangan untuk membuat bukti penerimaan kas, yang nantinya akan diberikan kepada bagian akuntansi sebagai dasar pembuatan mesin kasir. . penagihan dan piutang kredit. Proses yang sama terjadi pada tanggal 24 Januari 2012 ketika pembayaran terakhir dilakukan oleh gereja. Dokumen penjualan dan penerimaan kas untuk transaksi ini adalah buku reservasi, surat konfirmasi, kwitansi, bukti penerimaan kas dan bukti transfer.
Sistem Pengendalian Internal atas Siklus Penjualan dan Penerimaan
- Sistem Pengendalian Internal atas Siklus Penjualan
- Sistem Pengendalian Internal atas Siklus Penerimaan Kas
Mutiara Hitam Pertiwi telah menggambarkan sistem pengendalian internal yang baik pada elemen utamanya dengan memisahkan tanggung jawab fungsional setiap bagian. Mutiara Hitam Pertiwi setiap transaksi dilakukan dari awal sampai akhir dengan melibatkan lebih dari satu orang atau satu unit organisasi. Mutiara Hitam Pertiwi telah menerapkan praktik yang baik dalam proses transaksi yang melibatkan lebih dari satu karyawan/satu unit organisasi.
Mutiara Hitam Pertiwi telah melakukan pengendalian internal dengan merekrut staf berdasarkan kebutuhan pada setiap bagian yang dibutuhkan. Mutiara Hitam Pertiwi mengenai penerimaan kas dengan memisahkan tanggung jawab fungsional dalam struktur organisasinya, maka dapat disimpulkan bahwa pengendalian internal yang dilakukan perusahaan ini sudah memadai. Mutiara Hitam Pertiwi membebankan biaya berdasarkan invoice atau surat konfirmasi yang telah didaftarkan oleh bagian akuntansi.
Penerimaan pembayaran tunai oleh Mutiara Hitam Pertiwi seperti contoh Ibu Sita segera dicatat dan penerimaan penerimaan kas dilakukan oleh bagian keuangan dan segera disetorkan ke bank. Mutiara Hitam Pertiwi tidak mengasuransikan karyawan yang berperan sebagai biller dan kasir. Mutiara Hitam Pertiwi tidak mengoperasikan Fidelity Bond Insurance, yaitu dengan mengasuransikan karyawan yang berperan sebagai agen penagihan dan kasir.
Siklus Penjualan
Pengiriman barang ke pelanggan diotorisasi oleh fungsi pengiriman dengan menandatangani dan memberi stempel “sudah dikirim”. Fungsi invoice digantikan dengan surat konfirmasi yang hanya disahkan oleh bagian pemasaran saja tanpa izin dari bagian keuangan. Pencatatan dalam catatan akuntansi harus berdasarkan dokumen sumber yang dilampirkan pada dokumen pendukung.
Fungsi akuntansi secara berkala mengirimkan laporan piutang kepada setiap debitur untuk menguji keakuratan data piutang yang dikelola oleh fungsi tersebut. Artinya keakuratan data akuntansi tidak dapat dijamin karena tidak sesuai dengan data akuntansi pihak eksternal. Rotasi pekerjaan - Kegagalan dalam merotasi pekerjaan dapat mengakibatkan kegagalan menjaga independensi pegawai negeri sipil dalam melaksanakan tugasnya.
Hal ini menimbulkan permasalahan pada pengendalian karena apabila pegawai melakukan kecurangan maka pegawai tersebut akan berusaha menutupinya. Tidak ada satuan organisasi yang independen tanpa pengaruh pihak manapun yang bertugas memeriksa unsur pengendalian internal lainnya. Mutiara Hitam Pertiwi telah melakukan pengendalian internal terhadap unsur tersebut dengan menerima dan mempekerjakan pegawai yang mempunyai pelatihan yang cukup untuk melaksanakan tugasnya.
Siklus Penerimaan Kas
- Kendala Dalam Penerapan Sistem Pengendalian Internal Atas Siklus Penjualan dan Penerimaan Kas
Mutiara Hitam Pertiwi mempunyai beberapa kendala dalam penerapan pengendalian internal terhadap siklus penjualan dan penerimaan kas. Keterbatasan ini menimbulkan resiko kesalahan dan menyebabkan kurangnya efisiensi waktu dan kelancaran pekerjaan. Tidak ada satu pun unit organisasi yang bertugas memeriksa efektivitas unsur pengendalian internal lainnya.
Mutiara Hitam Pertiwi tidak memiliki unit organisasi yang bertugas memantau efektivitas unsur pengendalian internal lainnya dalam organisasi. Mutiara Hitam Pertiwi, peran ini dipenuhi oleh General Manager untuk memastikan efisiensi di perusahaan ini. Untuk transaksi penjualan kredit yang dilakukan dengan pelanggan yang tidak meminta invoice, bagian pemasaran hanya melakukan penagihan dengan mengirimkan surat konfirmasi.
Hal ini menimbulkan potensi bagi pegawai pemasaran untuk melakukan kecurangan karena bagian keuangan tidak dapat mengontrol aktivitas penyelesaian yang dilakukan oleh bagian pemasaran sebagai fungsi penjualan. Mutiara Hitam Pertiwi tidak melaksanakan asuransi fidelity dan tidak mengasuransikan uang tunai dalam perjalanan (Cash in Transit). Misalnya pada bagian pemasaran, dimana pegawai yang sama menjalankan beberapa fungsi, berpotensi melakukan kecurangan dan kurang obyektif dalam menjalankan fungsinya.
KESIMPULAN DAN SARAN
Kesimpulan
Mutiara Hitam Pertiwi telah menerapkan pengendalian internal atas siklus penerimaan kas pada elemen struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara memadai dan sesuai dengan teori.
Saran
Mutiara Hitam Pertiwi selalu menerbitkan invoice untuk setiap transaksi penjualan kredit dan tidak bergantung pada permintaan pelanggan akan kebutuhan penerbitan invoice. Dengan selalu menerbitkan invoice pada setiap penjualan kredit, maka bagian keuangan dapat memverifikasi dan menyetujui kegiatan penagihan yang dilakukan oleh bagian pemasaran. Mutiara Hitam Pertiwi melakukan audit mendadak agar karyawan lebih termotivasi untuk menjalankan tugasnya dengan lebih baik.
Inspeksi mendadak ini dapat dilakukan oleh direktur perusahaan atau dengan membentuk suatu unit organisasi yang bertugas melakukan audit internal dan dapat melaksanakan audit mendadak tanpa pengaruh unit organisasi lainnya. Mutiara Hitam Pertiwi hendaknya menetapkan kebijakan yang mengatur perlunya mengambil cuti bagi karyawan yang berhak. Kebijakan ini mengatur mengenai kewajiban pegawai untuk mengambil cuti, sehingga pekerjaan pegawai yang bersangkutan dapat dialihkan sementara kepada pegawai lain.
Mutiara Hitam Pertiwi dapat mendeteksi apabila terdapat kecurangan yang dilakukan oleh pegawai yang bersangkutan pada saat pekerjaan pegawai tersebut dilakukan oleh pegawai lain. Mutiara Hitam Pertiwi harus mengamankan biller dan kasir agar dapat mengurangi resiko penipuan yang dilakukan oleh karyawan tersebut.