1
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Masalah
Surat merupakan kertas dan sebagainya yang tertulis atau secarik kertas dan sebagainya sebagai tanda atau keterangan atas sesuatu yang tertulis (surat, 2016).
Surat adalah sehelai kertas atau lebih yang digunakan untuk mengadakan komunikasi secara tertulis (Masykur & Atmaja, 2015). Melihat pentingnya sebuah surat untuk dikelola dengan baik maka penyajian informasi terbaru mengenai pengelolaan sangat penting karena memegang peran utama dalam menunjang pelaksanaan kegiatan dan fungsi-fungsi yang lain (Junus, 2018).
Proses pengelolaan surat sekilas dipandang mudah, namun kenyataannya pengelolaan dan efisiensi kegiatan-kegiatan yang dilakukan secara manual bukanlah perkara yang mudah, hal ini disebabkan karena tingginya human error, sehingga efektifitas dan efisiensi dalam pengelolaan surat menjadi rendah.
Permasalahan yang terjadi ini harus menjadi dasar pertimbangan bagi organisasi maupun perusahaan-perusahan dalam pengelolaan surat. Pemanfaatan teknologi informasi dapat menjadi solusi bagi pemerintah dalam proses pengarsipan dan disposisi surat (Ghozi & Irfan, 2018).
Dengan adanya teknologi dalam proses pengolahan data yang masih mentah atau masih belum memiliki arti tertentu dapat diolah dengan cepat dengan menggunakan teknologi yang sekarang ini semakin berkembang pesat sehingga hasil dari proses pengolahan data yang disebut sebagai informasi tersebut dapat segera diterima oleh pengguna (Bimantara, 2018). Memanfaatkan teknologi
berbasis website bisa dimungkinkan penyimpanan arsip-arsip surat masuk dan surat keluar bisa dengan mudah, akurat dan tahan lama meskipun sudah setahun yang lalu. (Masykur & Atmaja, 2015).
Framework dalam Bahasa Indonesia yaitu kerangka kerja dapat diartikan sebagai kumpulan dari library (class) yang bisa diturunkan, atau bisa langsung dipakai fungsinya oleh modul-modul atau fungsi yang akan dikembangkan.
Sedangkan Codeigniter adalah aplikasi open source yang berupa framework dengan model MVC (Model, View, Controller) untuk membangun website dinamis. Dengan menggunakan PHP Codeigniter akan memudahkan developer untuk membuat aplikasi web dengan cepat dan mudah dibandingkan dengan membuat dari awal.
(Cahyati & Murti, 2018).
Fakultas Teknik Sipil dan Lingkungan ITB merupakan salah satu Instansi Pendidikan yang sering kali ditemukan masalah-masalah akibat pengelolaan surat yang kurang baik. Terkait masalah tersebut diperlukan sistem yang dapat membantu menyelesaikan permasalahan yang sering timbul. Berdasarkan uraian latar belakang di atas, penulis memutuskan untuk mengambil judul Skripsi sebagai berikut:
“Analisis dan Perancangan Sistem Informasi E-Surat berbasis Website menggunakan Framework CodeIgniter (studi kasus : Fakultas Teknik Sipil dan Lingkungan ITB)”.
1.2. Identifikasi Permasalahan
Berdasarkan latar belakang masalah tersebut, maka dapat mengidentifikasikan beberapa masalah diantaranya:
1. Informasi dari surat berserta disposisi dari pimpinan yang diterima oleh staf membutuhkan waktu yang lama dan masih berupa kertas.
2. Arsip surat masih terpencar dan kurang rapih, sehingga kesulitan dalam mencari surat yang dibutuhkan.
3. Alur surat masuk tidak tercatat dengan baik dan laporan jumlah surat tidak diketahui oleh Pimpinan.
1.3. Perumusan Masalah
Berdasarkan identifikasi permasalahan tersebut, maka dapat merumuskan permasalahannya sebagai berikut:
1. Bagaimana mempercepat alur informasi dari surat yang ada di Fakultas Teknik Sipil dan Lingkungan ITB?
2. Bagaimana memudahkan pengelolaan surat di Fakultas Teknik Sipil dan Lingkungan ITB?
3. Bagaimana merancang sistem E-Surat di Fakultas Teknik Sipil dan Lingkungan ITB sehingga dapat membuat kinerja lebih efektif dan efisien?
1.4. Maksud danTujuan
Maksud dari penelitian ini adalah sebagai berikut:
1. Untuk mempercepat alur informasi dari surat yang ada di Fakultas Teknik Sipil dan Lingkungan ITB.
2. Untuk memudahkan pengelolaan surat di Fakultas Teknik Sipil dan Lingkungan ITB.
3. Untuk menyediakan sistem E-Surat di Fakultas Teknik Sipil dan Lingkungan ITB sehingga dapat membuat kinerja lebih efektif dan efisien.
Sedangkan tujuan dari penulisan Skripsi ini adalah sebagai salah satu persyaratan kelulusan pada Program Strata Satu (S1) Program Studi Sistem Informasi pada Universitas BSI Bandung.
1.5. Metode Penelitian
Dalam metode penelitian ini ada beberapa hal yang harus ditentukan yaitu teknik pengumpulan data dan model pengembangan sistem, sebagai berikut:
1.5.1. Teknik Pengumpulan data
Teknik Pengumpulan data yang digunakan dalam melakukan pengumpulan data sebagai berikut:
a. Observasi
Pengumpulan data diperoleh dengan melakukan penelitian di Fakultas Teknik Sipil dan Lingkungan secara langsung kebagiaan sekretariat untuk mendapat gambaran yang jelas mengenai sistem yang berjalan dan mencatat hasil observasi yang diperoleh.
b. Wawancara
Pengumpulan data diperoleh berdasarkan pembicaraan dengan Sekretaris FTSL untuk mengetahui informasi yang dibutuhkan untuk perancangan sistem informasi manajemen persuratan.
c. Studi Pustaka
Pengumpulan data diperoleh dari buku, jurnal penelitian, sumber-sumber tertulis dan eletronik, yang berkaitan dengan penulisan skripsi dan dapat dijadikan acuan untuk perancangan sistem informasi.
1.5.2. Model Pengembangan Sistem
Model pengembangan sistem yang digunakan untuk pembuatan sistem informasi ini yaitu metode waterfall. Metode yang digunakan adalah metode air terjun atau yang sering disebut metode waterfall sering dinamakan siklus hidup klasik (classic life cycle), dimana hal ini menggambarkan pendekatan yang sistematis dan juga berurutan pada pengembangan perangkat lunak (Hay’s dkk, 2018). Sistem waterfall memiliki tahapan-tahapan sebagai berikut:
a. Analisa Kebutuhan Sistem
Pada tahap ini melakukan analisis terhadap sistem yang berjalan dan menspesifikasikan kebutuhan sistem untuk kebutuhan perancangan sistem informasi yang diusulkan.
b. Desain
Pada tahap ini membuat desain untuk sistem yang diusulkan meliputi perancangan program, membuat Entity Relationship Diagram (ERD), Logical Record Structure (LRS), Unified Modelling Language (UML), dan User Interface (UI).
c. Code generation
Pada tahap ini melakukan penerapan rancangan sistem dengan membuat kode- kode program yang merupakan hasil rancangan sistem yang diusulkan.
d. Testing
Pada tahap ini melakukan pengujian terhadap program yang sudah dibuat untuk memastikan semua perintah dan fungsi yang ada telah diuji coba dan menghasilkan keluaran yang sesuaai dengan yang diingikan.
e. Support
Pada tahap ini merupakan tahap terakhir untuk pemeliharaan data-data secara berkelanjutan yang ada di sistem yang sudah dibuat.
1.6. Ruang Lingkup
Ruang lingkup dari penulisan skripsi ini meliputi:
1. Merancang dan membuat Sistem Informasi berbasis website.
2. Proses pembuatan Sistem Informasi mengunakan PHP Framework CodeIgniter.
3. Database yang digunakan dalam sistem informasi adalah MySQL.
4. Sistem Informasi digunakan oleh Pimpinan, Sekretaris dan Staf Fakultas Teknik Sipil dan Lingkungan ITB.