1
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Perkembangan Teknologi Informasi (TI) pada saat ini begitu cepat, dimana TI menciptakan hubungan yang positif terhadap strategis bisnis. Salah satu institusi yang menerapkan TI adalah Instansi Pemerintah. Penerapan TI yang baik dan berkualitas merupakan hal yang sangat penting dalam mendukung pelayanan kepada stakeholder agar prosesnya menjadi lebih efektif dan efisien (Damalita, 2009). Pengelolaan resiko-resiko teknologi informasi dan kebutuhan akan kendali terhadap informasi telah dipahami sebagai elemen kunci dalam tata kelola instansi atau organisasi. Instansi harus memenuhi kebutuhan akan informasi dalam hal kualitas, fiduciary (kepercayaan) dan keamanan (Ajismanto, 2017). Pada saat ini banyak perusahaan maupun organisasi mulai mengadopsi dan menggunakan prinsip-prinsip dan cara kerja tata kelola TI dalam menjalankan aktivitas organisasi (Amali, 2013).
Penyimpanan merupakan salah satu produk pekerjaan kantor (office work) selain surat, formulir dan laporan. Kegiatan atau pekerjaan kantor yang berhubungan dengan penyimpanan dan pengelolaan surat menyurat dan dokumen- dokumen ini disebut kearsipan (Saidah, 2013). Arsip merupakan Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga dan Badan-badan Pemerintahan dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerataan (Lestanti, 2016). Rendahnya efektifitas dan efisiensi sebagai akibat tingginya human error tersebut menjadi dasar pertimbangan dari pemerintah untuk memanfaatkan teknologi informasi
2
dalam kegiatan pemerintahan, salah satu diantaranya adalah di bidang administrasi tata kelola pengarsipan dokumen (Sapto, 2014).
Menurut Bapak Suharno (2019) PTUN Bandar Lampung dalam melakukan tata kelola administrasi pengarsipan dokumen telah melaksanakan model penyimpanan secara konvensional, yaitu data informasi disimpan kedalam map dan lemari dan masih dicatat secara manual didalam buku masing-masing dokumen dan disposisi, sehingga terdapat beberapa kendala yaitu lupa dalam melakukan pencatatan data dokumen dan menyusun dokumen sehingga terjadi penumpukan data dan kehilangan dokumen. Kendala lain yaitu pada proses pencarian dokumen memerlukan waktu yang cukup lama dikarenakan tidak terpusatnya penyimpanan dokumen dan tidak adanya penomoran dokumen.
Dengan demikian PTUN Bandar Lampung menyadari pentingnya pengolahan tata kelola administrasi sehingga perlu adanya penerapan teknologi informasi yang dapat berkerja optimal dalam tata kelola administrasi penyimpanan dokumen.
Pengelolaan tata kelola TI ada lima yang harus diperhatikan yaitu keselarasan strategi, value delivery, manajemen sumber daya, manajemen resiko dan pengukuran kinerja. Konsep tata kelola TI telah menjadi tren dalam sektor publik di berbagai Negara, dan untuk dapat mengetahui tingkat kapabilitas dari tata kelola administrasi pengarsipan dokumen dipilih framework Control Objectives for Information and Related Technology (COBIT). Framework COBIT ini dipilih karena memiliki banyak kelebihan dan juga sangat relevan dengan alat kontrol lainnya. COBIT juga dapat memperkecil jarak antara resiko bisnis, kontrol dan masalah yang terjadi pada proses TI serta memberikan saran perbaikan untuk meningkatkan pelayanan manajemen administrasi (Amin, 2017).
3
Control Objectives for Information and Related Technology (COBIT) dapat didefinisikan sebagai alat pengendalian untuk informasi dan teknologi terkait dan merupakan standar terbuka untuk pengendalian terhadap teknologi informasi yang dikembangkan oleh Information Audit and Control Association (ISACA) melalui lembaga yang dibentuknya yaitu Information technology Governance Institute (ITGI) pada tahun 1992. Tujuan diluncurkan COBIT adalah untuk mengembangkan, melakukan riset dan mempublikasikan suatu standar teknologi informasi yang diterima umum dan selalu up to date untuk digunakan dalam kegiatan bisnis sehari-hari. Salah satu versi COBIT adalah COBIT 5.
Analisis tata kelola IT pada PTUN Bandar Lampung akan menggunakan COBIT 5 maka difokuskan kepada pengarsipan dokumen dengan menggunakan domain DSS (job description), diharapkan dengan dilakukannya evaluasi ini dapat memenuhi standar pengolahan IT, dan meningkatkan pelayanan kepada stakeholder dan memberikan pengetahuan hasil dari mengukur tingkat kematangan dalam keamanan dalam pengarsipan dokumen guna dalam mencapai tujuan perusahaan.
1.2 Rumusan Masalah
Rumusan masaslah pada penelitian ini adalah bagaimana tata kelola dan hasil evaluasi analisis tinggat kematangan (maturity level) dalam melakukan tata kelola pengarsipan dokumen pada PTUN Bandar Lampung dengan menerapkan COBIT 5 menggunakan domain DSS (job description) untuk memenuhi standar pengolahan TI ?
4
1.3 Batasan Masalah
Agar pembahasan penelitian ini dapat dilakukan secara terarah dan sesuai dengan apa yang diharapkan, maka perlu diterapkan batasan masalah yaitu :
1. Tata kelola administrasi dan manajemen pengarsipan pada PTUN Bandar Lampung
2. Tata kelola teknologi informasi fokus pada proses pengarsipan dokumen
3. Kerangka standar COBIT 5 menggunakan domain DSS (job description)
4. Tools kuesioner skala pengukuran kematangan (maturity level)
5. Informasi data yang digunakan untuk proses penelitian hanya pada pengarsipan dokumen.
1.4 Tujuan
Adapun tujuan penelitian yang ingin dicapai yaitu melakukan analisis tata kelola administrasi dan memenuhi evaluasi hasil tingkat kematangan (maturity level) manajemen pengarsipan dengan menerapkan COBIT 5 menggunakan domain DSS01 (job description) dan sub domain DSS.01, DSS.02, DSS.03, DSS.04, DSS.05, dan DSS.06 pada PTUN Bandar Lampung yang diharapkan dapat membantu dalam melakukan tata kelola pengarsipan dokumen.
5
1.5 Manfaat yang Diharapkan
Manfaat yang diharapkan dari hasil penelitian ini adalah :
1. Memberikan saran dan rekomendasi dalam memperbaiki sistem administrasi dan manajemen pengarsipan yang sedang berjalan sehingga sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
2. Meningkatkan pelayanan untuk mencapai keunggulan sistem dengan hasil penilaian terhadap tata kelola administrasi dan manajemen pengarsipan sehingga menjadi bahan evaluasi untuk PTUN Bandar Lampung.
