1
Kantor sebagai pusat kegiatan administrasi dituntut untuk mampu memberikan informasi yang dibutuhkan secara cepat, tepat, dan lengkap.
Informasi tersebut dapat digunakan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan dan penentuan kebijakan. Informasi yang mempunyai peran penting untuk membantu proses pelaksanaan kegiatan, dan juga sebagai bahan pertimbangan untuk meminimalisir kemungkinan kesalahan yang terjadi.
Pelaksanaan kegiatan administrasi di setiap kantor selalu diarahkan untuk tercapainya keberhasilan dari tujuan organisasi secara efektif dan efisien.
Salah satu faktor yang dapat menunjang keberasilan kantor dalam mencapai tujuan yaitu ketertiban dalam bidang administarsi. Suatu bidang administrasi yang ada di dalam sebuah kantor antara lain yaitu kearsipan.
Arsip mempunyai peran penting dalam kelangsungan hidup organisasi baik organisasi pemerintah maupun swasta. Manfaat arsip bagi suatu organisasi antara lain berisi informasi yang berguna dalam pengambilan keputusan dan juga dapat dijadikan sebagai alat bukti apabila terjadi masalah serta dapat dijadikan alat pertanggungjawaban manajemen.
Menyadari pentingnya arsip sebagai pusat ingatan dan sumber informasi, pemerintah Indonesia memberlakukan Undang-undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, yang menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan yang harus dijaga keutuhan, keamanan dan keselamatannya.
Selain memiliki peran penting bagi suatu organisasi, arsip juga mengandung berbagai nilai guna bagi organisasi, seperti nilai guna hukum, nilai guna edukasi, nilai guna finansial, dan nilai guna penelitian. Karena arsip memiliki fungsi dan nilai guna tersebut, maka arsip harus dikelola dengan tertib dan teratur agar pada saat diperlukan dapat tersedia dengan cepat dan
tepat. Apabila suatu arsip sulit untuk ditemukan akan menjadi hambatan dalam proses pengambilan keputusan dan akan mempersulit proses kegiatan kantor.
Pengelolaan arsip tidaklah mudah, ada beberapa permasalahan yang timbul sehingga menyebabkan pengelolaan arsip menjadi kurang optimal.
Permasalahan pengelolaan arsip juga dihadapi oleh Kantor Sekretariat Daerah Kota Palembang, arsip yang terdapat di kantor ini terus bertambah, sehingga diperlukan pengelolaan yang baik.
Berdasarkan hasil wawancara yang dilakukan menunjukan bahwa pengelolaan arsip pada bagian Protokol & KP di Kantor Sekretariat Daerah Kota Palembang masih menyimpan arsip secara manual dan elektronik penyimpanan manual dilakukan dengan menyimpan kedalam bantex sehingga sering terjadi kehilangan beberapa arsip saat dipinjam oleh karyawan dikarenakan pemijaman arsip tidak menggunakan kartu kendali dan lemari penyimpaan arsip yang berantakan karena menyimpan barang yang tidak berhubungan dengan arsip. Berdasarkan paparan permasalahan di atas dan menyadari betapa pentingnya peranan arsip pada bagian Protokol & KP di Kantor Sekretariat Daerah Kota Palembang, Maka penulis tertarik untuk mengadakan penelitian dengan judul “Pengelolaan Arsip Pada Bagian Protokol & KP di Kantor Sekretariat Daerah Kota Palembang”
1.2 Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang di atas, maka rumusan masalah yang akan penulis kemukakan adalah sebagai berikut:
1. Bagaimana sistem Penyimpanan arsp pada bagian Protokol dan KP (Komunikasi Pimpinan) di Kantor Sekretariat Daerah Kota Palembang?
2. Bagaimanakah cara pencatatan, penyimpanan, penemuan kembali, pemeliharaan dan pemusnahan arsip di Kantor Sekretariat Daerah Kota Palembang?
1.3 Ruang Lingkup Pembahasan
Untuk mempermudah penulis agar tidak terjadi penyimpangan dalam membahas permasalahan yang ada, penulis menyadari bahwa kegiatan organisasi sangat berkaitan erat dengan kegiatan cara penyimpanan arsip, maka penulis membatasi ruang lingkup pembahasannya yaitu “Pengelolaan Arsip Pada Bagian Protokol dan KP (Komunikasi Pimpinan) di Kantor Sekretariat Daerah Kota Palembang”
1.4 Tujuan dan Manfaat Penelitian
Adapun tujuan dan manfaat dari penelitian ini adalah sebagai berikut:
1.4.1 Tujuan penelitian
Berdasarkan dengan judul penelitian yang penulis angkat yaitu
“Pengelolaan Arsip Pada Bagian Protokol dan KP (Konumikasi Pimpinan) di Kantor Sekretariat Daerah Kota Palembang”, maka tujuan yang ingin dicapai penulis dalam penelitian ini adalah sebagai berikut :
1. Untuk mengetahui pola pengelolaan arsip di Kantor Sekretariat Daerah Kota Palembang.
2. Untuk mengetahui cara pencatatan, penyimpanan, penemuan kembali, Pemeliharaan dan pemusnahan arsip di Kantor Sekretariat Daerah Kota Palembang.
1.4.2 Manfaat Penelitian
Adapun manfaat dari penelitian di Kantor Sekretariat Daerah Kota Palembang adalah :
1. Bagi penulis
Untuk menambah, mengembangkan pengetahuan dalam bidang penataan arsip, serta untuk mengetahui lebih jelas mengenai kegiatan perkantoran yang sebenarnya.
2. Bagi akademik
Untuk menambah informasi, data bagi Politeknik Negeri Sriwijaya pada Jurusan Administrasi Bisnis, khususnya perpustakaan sebagai referensi mahasiswa yang memerlukan dan sebagai bahan kajian dalam penelitian selanjutnya.
3. Bagi perusahaan
Dapat digunakan sebagai bahan masukan yang dapat menjadi bahan pertimbangan untuk menambah kemajuan kantor.
1.5 Metodologi Penelitian
Metodologi pengumpulan data merupakan metode yang penulis gunakan untuk memperoleh data-data dalam menujang penulisan laporan akhir ini, yang nantinya berguna bagi penulis dalam memberikan keputusan guna menyelesaikan permasalahan yang ada.
1.5.1 Ruang Lingkup Penelitian
Penulisan mengambil objek penelitian penyusunan Laporan Akhir ini pada Kantor Sekretariat Daerah Kota Palembang Pada Bagian Protokol dan KP (Komunikasi Pimpinan).
1.5.2 Jenis dan Sumber Data
Adapun jenis data uang digunaka dalam penelitian ini yaitu data kualitatif. Data yang diperoleh dalam penelitian Laporan Akhir ini menurut jenis dan sumber data yang digunakan dapat dikelompokan sebagai berikut:
1. Data Primer
Menurut Sugiyono (2017:137) mendefinisikan data primer adalah sumber data yang langsung memberikan data kepada pengumpul data.
Adapun data-data primer yang digunakan penulis sebagai bahan penyusunan Laporan Akhir adalah:
a. Hasil Wawancara
Penulis melakukan wawancara dengan pihak yang terkait dengan karyawan di bagian Protokol di Kantor Sekretariat Daerah Kota Palembang, khususnya pada pihak yang terkait langsung dengan pengelolaan dan penataan arsip.
b. Hasil Observasi
Penulis melakukan observasi langsung ke tempat bagian Protokol dan KP (komunikasi Pimpinan) Sekretariat Derah Kota Palembang yang menjadi bahan penelitian dan langsung melihat dan menilai bagaimana keadaan dan penyusunan arsip.
2. Data Sekunder
Menurut Sugiyono (2017:137) mendefinisikan data sekunder adalah sumber data yang tidak langsung memberikan data kepada pengumpul data.
Dapat disimpulkan bahwa data Sekunder yaitu data yang diperoleh dari buku-buku, laporan-laporan, dan dokumen- dokumen yang berhubungan dengan pembahasan penelitian ini.
Data sekunder yang penulis gunakan adalah berupa informasi- informasi yang penulis dapatkan mulai dari kondisi umum, sejarah perusahaan, struktur organisasi bagian, job description dan lainnya yang mendukung dalam penyelesaian Laporan Akhir ini.
1.5.3 Metode Pegumpulan Data
Teknik pengumpulan data yang untuk menghimpun data-data informasi yang diinginkan sesuai dengan bagian dalam instansi yang digunakan sebagai bahan penyusunan Laporan Akhir ini adalah:
1. Wawancara
Menurut Sugiyono (2017:194) wawancara digunakan sebagai teknik pengumpulan data apabila peneliti ingin melaksanakan studi pendahuluan untuk menemukan permasalahan yang akan
diteliti dan apabila peneliti juga ingin mengetahui hal-hal dari responden yang lebih mendalam dan jumlah dari responden tersebut sedikit.
Wawancara Merupakan Teknik pengumpulan data yang dilakukan penulis dengan cara mewawancarai karyawan pada Bagian Protokol Sekretariat Daerah Kota Palembang, mengenai keadaan umum perusahaan berupa sejarah, struktur organisasi, visi dan misi, data-data mengenai arsip dan keluar masuk surat, dll.
2. Observasi
Menurut Sugiyono (2017:203) observasi sebagai teknik pengumpulan data yang mempunyai ciri spesifik bila dibandingkan dengan teknik yang lainnya. Observasi dilakukan dengan melihat langsung di lapangan misalnya kondisi penyimpanan kearsipan dan kondisi ruangan keja.
Dalam penelitian ini penulis mencari data dan informasi yang dibutuhkan secara langsung ke tempat penelitian. Penulis melakukan observasi pada bagian protokol Sekretariat Daerah Kota Palembang.
3. Dokumentasi
Metode dokumentasi yaitu mencari data mengenai hal-hal ata variabel yang berupa catatan, bku, transkip, surat kaar, majalah, prasasti, motulen rapat, lengger, angenda dan sebaginya.
(Suharsimi, 2006:231).
Penulis mengumpulkan data-data berupa dokumentasi yang mengenai tentang letak ruangan, tempat penyimpanan arsip, buku keluar masuk surat.
4. Riset Kepustakaan
Merupakan metode pengumpulan data yang dilakukan dengan membaca, mempelajari serta mengutip kalimat dan pendapat para ahli dari buku-buku literatur, jurnal dan artikat yang
dianggap penting bagi penulis dan berhubungan dengan judul yang diambil dalam pembuatan Laporan Akhir ini.
Riset kepustakaan yang penulis lakukan adalah dengan membaca buku-buku, literature, artikel maupun jurnal yang ada hubungannya dengan penelitian ini terutama dalam bidang kearsipan.
1.5.4 Analisis Data
Sesuai dengan judul Laporan Akhir ini “Pengelolaan Arsip Pada Bagian Protokol dan KP (Komunikasi Pimpinan) di Kantor Sekretariat Daerah Kota Palebang” teknik dalam penyusunan Laporan Akhir ini data yang diambil menggunakan data kualitatif deskriptif untuk memperoleh data dan gambaran tentang sistem penyimpanan arsip pada Kantor Sekretariat Daerah Kota Palembang.
Pada penelitian kualitatif ini penelitian dilakukan pada objek yang alamiah maksudnya, objek yang berkembang apa adanya, tidak dimanipulasi oleh peneliti dan kehadiran peneliti tidak begitu mempengaruhi dinamika pada objek tersebut.