Sistem informasi memuat prosedur-prosedur untuk menjalankan aktivitas dalam suatu organisasi dan untuk mendukung pengambilan keputusan bagi penggunanya. Pendapat ini didukung oleh McLeod, Sistem informasi Schell adalah suatu sistem yang memungkinkan manajemen mengendalikan informasi operasional sistem fisik perusahaan. Berdasarkan pernyataan di atas dapat disimpulkan bahwa sistem informasi adalah metode dan prosedur yang digunakan untuk mengolah data menjadi informasi yang dapat berguna untuk pengambilan keputusan bagi penggunanya (Mujilan, 2012: 3; McLeod, Schell, 2011: 10).
Secara umum suatu sistem informasi mempunyai beberapa komponen yang menunjang keberhasilan suatu sistem informasi dalam suatu organisasi. Sistem informasi dapat dikategorikan berdasarkan jenis-jenis sistem informasi yang dapat membedakan fungsi dari sistem itu sendiri. Secara umum jenis-jenis sistem informasi antara lain: sistem pengolahan data elektronik (EDP), sistem pengolahan data (DP), sistem informasi manajemen (MIS), sistem pendukung keputusan (DDS), sistem pakar (ES), sistem informasi eksekutif (EIS). ), dan sistem informasi akuntansi (AIS).
Berdasarkan uraian di atas dapat kita simpulkan bahwa sistem informasi diklasifikasikan menurut jenis-jenis yang berkaitan dengan fungsinya. Sistem informasi manajemen pada dasarnya merupakan sistem informasi yang kompleks, sehingga terbagi menjadi “subsistem informasi, yang didasarkan pada fungsi organisasi dan disajikan dalam bentuk model subsistem” (Susanto, 2009: 67). Beberapa proses yang dapat membentuk sistem informasi penjualan jasa konstruksi adalah: “(1) Penjualan jasa konstruksi, (2) Pembayaran kontrak jasa konstruksi, (3) Persiapan, (4) Penilaian”.
Berdasarkan uraian di atas dapat disimpulkan bahwa sistem informasi persediaan adalah suatu sistem dan prosedur pencatatan persediaan yang disimpan di gudang untuk meningkatkan pengendalian atas persediaan yang disimpan (Assauri Stevenson dan Chuong.
Pengembangan Sistem Informasi
Perencanaan dan Analisis Sistem (System Planning and Analysis)
Whitten dan Bentley menyatakan bahwa tujuan kegiatan ini adalah “untuk menyelidiki dan mengevaluasi setiap masalah, peluang dan arah yang teridentifikasi sesuai dengan kepentingan tertentu”. 2) Negosiasi Ruang Lingkup Proyek Kegiatan ini merupakan kegiatan kedua pada tahap survei, setelah analis merumuskan rumusan masalah, maka analis akan menentukan ruang lingkup proyek. Whitten dan Bentley menyatakan bahwa tujuan kegiatan ini adalah untuk “menentukan batasan sistem dan proyek”. 3) Merencanakan Proyek (Rencana Kegiatan Proyek Pengembangan Sistem). Kegiatan ini merupakan tahap ketiga dalam tahap survei. Setelah analis merumuskan rumusan masalah dan pernyataan ruang lingkup, analis melakukan perencanaan yang menggambarkan urutan kegiatan yang akan dilakukan.
Whitten dan Bentley menyatakan bahwa tujuan kegiatan ini adalah “untuk mengembangkan jadwal proyek dan menentukan bantuan sumber daya lainnya”. 4) Presentasikan proyek (present the project). Tujuan dari kegiatan ini adalah untuk “mendokumentasikan semua persetujuan yang diperlukan untuk melanjutkan proyek dan mengkomunikasikan proyek dan tujuan proyek kepada seluruh karyawan” (Whitten dan Bentley. Kegiatan ini diawali dengan selesainya kegiatan pada tahap pencatatan dan persetujuan dari sistem pemilik untuk melanjutkan proyek tersebut.
Tujuan dari kegiatan ini adalah “untuk menentukan proses apa saja yang diperlukan dan permasalahan apa saja yang ada pada proses bisnis tersebut” (Whitten dan Bentley menganalisis permasalahan dan peluang). Kegiatan ini dimulai setelah tahap investigasi selesai dan mendapat persetujuan dari pemilik sistem untuk melanjutkan proyek. Masukan pada kegiatan ini adalah rumusan masalah, sedangkan masukan lainnya berupa masalah dan peluang serta sebab akibat yang dikumpulkan dari analis dan pengguna sistem lainnya.
Tujuan dari kegiatan ini adalah untuk “memahami penyebab dan konsekuensi mendasar dari semua masalah dan peluang yang dirasakan, dan untuk memahami dampak dari potensi efek samping dari semua peluang yang dirasakan” (Whitten dan Bentley Building System Improvement Objectives (Menetapkan Tujuan dan Batasan Pengembangan Sistem) ) Masukan pada kegiatan ini adalah model sistem dan hasil analisis sebab-akibat yang dirumuskan pada kegiatan sebelumnya. Tujuan dari kegiatan ini adalah 'untuk menetapkan kriteria yang memungkinkan perbaikan pada sistem, dan untuk mengidentifikasi hambatan-hambatan yang menghambat fleksibilitas dalam mencapai perbaikan ini" (Whitten dan Bentley Memodifikasi Lingkup dan Rencana Proyek).
Masukan pada kegiatan ini berupa pemodelan sistem, analisis sebab akibat, tujuan dan kendala perbaikan sistem. Masukan dalam kegiatan ini adalah model sistem analisis sebab-akibat, target pendanaan, batasan perbaikan sistem dan revisi rencana proyek. Keluaran dari kegiatan ini adalah hasil survei terperinci, termasuk pemutakhiran kelayakan dan revisi rencana proyek.
Define and Prioritize the Business (Mendefinisikan dan Memprioritaskan Kebutuhan Bisnis)
Perancangan Sistem (System Design)
Setelah melakukan tahap analisis, analis mempunyai gambaran tentang apa yang perlu dilakukan pada tahap desain. Dennis, Wixom dan Roth menyatakan bahwa "fase desain melibatkan penentuan bagaimana sistem akan bekerja dalam hal perangkat keras, perangkat lunak, antarmuka pengguna, formulir dan laporan yang akan digunakan dalam program database, dan file yang akan digunakan." diperlukan.” Sedangkan menurut Whitten dan Bentley, “Desain sistem adalah evaluasi solusi alternatif dan spesifikasi solusi berbasis komputer secara rinci.
Perancangan sistem berkaitan dengan aspek fisik atau implementasi yang bergantung pada suatu sistem (spesifikasi sistem teknis)”. Whitten dan Bentley menyatakan bahwa ada tiga tahapan dalam tahap perancangan sistem, yaitu: “(1) Tahap Konfigurasi, (2) Tahap Pembelian, (3) Tahap Desain dan Integrasi”.
Fase Konfigurasi (Configuration Phase)
Metode pencarian fakta digunakan untuk berinteraksi dengan sumber eksternal, seperti pemasok dari toko perangkat keras dan perangkat lunak, untuk mengumpulkan spesifikasi produk untuk setiap kandidat. Tujuan dari kegiatan ini adalah “identifikasi kemungkinan alternatif solusi yang sesuai dengan kebutuhan bisnis tertentu”. Kegiatan ini diawali dengan menentukan satu atau lebih dari beberapa kemungkinan solusi yang telah dihasilkan.
Masukan dari kegiatan ini adalah beberapa alternatif solusi yang mungkin ada, sedangkan keluaran dari kegiatan ini adalah selesainya analisis kelayakan masing-masing kandidat. Metode pencarian fakta digunakan untuk memperoleh biaya, opini, dan data lain tentang masing-masing kandidat dari berbagai sumber. Tujuan dari kegiatan ini adalah untuk “mengevaluasi solusi berdasarkan empat kriteria, yaitu kelayakan teknis, kelayakan operasional, kelayakan ekonomi, dan kelayakan jadwal (jangka waktu yang diperlukan)” (Whitten dan Bentley merekomendasikan solusi sistem).
Fase Pengadaan (Procurement Phase)
Fase Desain dan Integrasi (Design and Integration Phase)
Implementasi Sistem (System Implementation)
Implementasi sistem adalah penerapan suatu sistem yang dibuat atau diperbaiki sedemikian rupa sehingga memberikan manfaat bagi yang menggunakannya. Dennis, Wixom, dan Roth menyatakan bahwa "pengembangan perangkat lunak adalah bagian terpenting dalam melakukan pengembangan sistem, baik dari segi waktu dan biaya." Berdasarkan pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa implementasi sistem adalah proses menghubungkan perangkat keras dan perangkat lunak dengan rancangan sistem baru yang dikirimkan kepada pengguna yaitu perusahaan atau organisasi (Whitten dan Bentley Dennis, Wixom dan Roth.
Tahapan yang dilakukan pada tahap implementasi sistem adalah: “(1) Tahap Konstruksi, (2) Tahap Pengiriman”. Whitten dan Bentley menyatakan bahwa tujuan kegiatan ini adalah “menulis dan menguji seluruh program yang akan dikembangkan secara internal”.
Fase Pengiriman (Delivery Phase)
Pendukung Sistem (System Support)
Pendukung sistem merupakan bagian dari implementasi sistem informasi untuk mendukung berjalannya sistem informasi suatu perusahaan atau organisasi. Whitten dan Bentley menyatakan bahwa “dukungan sistem adalah dukungan teknis dan pemeliharaan berkelanjutan dalam memperbaiki bug dan berbagai kesalahan yang mungkin terjadi.” Langkah-langkah dukungan sistem adalah: “(1) Pemeliharaan Sistem, (2) Perbaikan Sistem, (3) Dukungan Teknis, dan (4) Peningkatan Sistem”.
Pakar jaringan dapat memperbaiki masalah ini. d) Analis memanggil teknisi untuk memperbaiki masalah perangkat keras. e) Analis mungkin menemukan bahwa bug perangkat lunak dapat menyebabkan crash. Analis dapat memperbaiki struktur sistem yang ada untuk memastikan adanya perubahan dalam perbaikan sistem. Peningkatan sistem dapat memperpanjang umur sistem yang ada dengan beradaptasi terhadap perubahan sistem.
Whitten dan Bentley menyatakan bahwa tujuan perbaikan sistem dapat dikelompokkan menjadi: “(a) Pengetahuan Data, (b) Proses, (3) Komunikasi”.
Struktur Pengendalian Internal
Perusahaan harus menetapkan dan menerapkan prosedur dan kebijakan pengendalian untuk membantu memastikan bahwa manajemen dapat menentukan tindakan yang diperlukan untuk mengatasi ancaman yang muncul sehingga tujuan organisasi dapat tercapai secara efektif. Oleh karena itu, perusahaan harus menetapkan serangkaian tujuan yang berkaitan dengan penjualan, produksi, pemasaran, keuangan, dan aktivitas lainnya agar organisasi dapat berfungsi sebagaimana mestinya. Pengendalian internal menjalankan tiga fungsi penting (Romney dan Seinbart dan Steinbart, yaitu: “(1) pengendalian preventif, (2) pengendalian detektif, (3) pengendalian korektif”.
Bodnar dan Hopwood menyatakan “pengendalian internal adalah suatu proses yang dirancang untuk memberikan keyakinan terhadap pencapaian tujuan yang diharapkan”. Sasaran tersebut adalah: “(1) Keandalan pelaporan keuangan, (2) Efisiensi dan efektivitas operasional perusahaan, (3) Kepatuhan organisasi terhadap aturan dan ketentuan yang ada.”
Kerangka pemikiran
Komponen-komponen dalam bisnis tersebut adalah sistem dan prosedur pesanan proyek, sistem dan prosedur pengerjaan proyek, sistem dan prosedur pembelian bahan baku, serta sistem dan prosedur manajemen inventaris. Keempat komponen tersebut kurang memadai dan tidak berfungsi sesuai fungsi dan tanggung jawabnya sehingga berdampak pada kemajuan perusahaan. “Sistem informasi pada tingkat organisasi atau perusahaan dalam perkembangannya. Para manajer berpendapat bahwa satu jenis sistem informasi saja tidak cukup. Oleh karena itu, berbagai sistem informasi dikembangkan untuk memenuhi kebutuhan para manajer pada tingkat manajemennya” (Mujilan, 2012: 6).
Berdasarkan pembahasan di atas, maka sangat penting untuk mengembangkan sistem informasi karena dengan berkembangnya sistem informasi maka kegiatan-kegiatan yang dilakukan dalam pemberian jasa proyek akan menjadi lebih prosedural dan terstruktur. Oleh karena itu, “melakukan pengembangan sistem akan memberikan manfaat kepada pengguna dalam menggunakan sistem dan dapat meningkatkan koneksi pengguna selama proses pengembangan sistem” (Mujilan, 2013:7). Seperti penelitian yang dilakukan Alianto mengenai analisis dan perancangan sistem informasi penjualan, persediaan dan pembelian pada PT.
XYZ menyimpulkan bahwa sistem komputerisasi diharapkan dapat membantu karyawan Perusahaan XYZ dalam menjalankan tugas operasional penjualan, persediaan dan pembelian, serta memantau bisnis yang berlangsung di titik penjualan. Selain itu dengan adanya sistem informasi penjualan, persediaan dan pembelian diharapkan dapat membantu menghasilkan informasi dan laporan yang diperlukan secara cepat, akurat dan tepat untuk membantu perusahaan dalam mengambil keputusan. Selain itu penelitian yang dilakukan oleh Larasati, Masripah mengenai analisis dan perancangan sistem informasi pembelian GRC dengan metode air terjun berdasarkan analisis dan penelitian yang dilakukan penulis maka dapat disimpulkan bahwa sistem pembelian yang bekerja di PT. GRC.
GRC Mandiri Jaya Sejati masih menggunakan proses pencatatan secara manual sehingga menimbulkan permasalahan seringnya terjadi kehilangan data dan proses pengolahan data tidak berjalan maksimal.
