39 1.1. Tinjauan Institusi/Perusahaan
Toko AINUL YAQIN merupakan perusahaan yang bergerak dibidang penjualan komputer, aksesoris, hardware, software dan instalasi komputer.
Semakin tingginya persaingan dalam dunia bisnis membuat banyak usaha harus melakukan kreatifitas dan inovasi dari segi produk dan pelayanan. Keberhasilan, kelancaran, kejayaan serta kesuksesan usaha sangatlah ditentukan oleh SDM (Sumber Daya Manusia). Machine (Mesin), Money (Uang), Methode (Cara) dan Enviroment (Lingkungan).
1.1.1. Sejarah Institusi Perusahaan
Toko AINUL YAQIN KOMPUTER merupakan suatu toko yang bergerak di bidang penjualan, servis, jasa instalasi dan penjualan hardware maupun software, dimana toko ini menjual berbagai jenis komputer dan berbagai merek aksesoris dan lain-lain. Toko AINUL YAQIN KOMPUTER didirikan dengan bermodal sebesar sepuluh juta rupiah yaitu oleh iwan darmawan serta didirikannya pada tahun 2003 yang beralokasi di kandaga komputer center jl. Jendral ahmad yani blok d no.316 cicadas bandung. Ketika itu sang pemilik toko melihat tempat yang cukup strategis di kawasan tersebut, pada saat itu sang pemilik toko tersebut berniat untuk membuka lahan usahanya dan jadilah toko yang bernama AINUL YAQIN KOMPUTER.
Pada tahun 2011 toko AINUL YAQIN KOMPUTER pindah ke kawasan BTM (Bandung Trade Mall) yang terletak diJl. Kiaracondong Lt 2 No. 64, Kec.
Kiaracondong, Kota Bandung, Jawa Barat 40272.
1.1.2. Struktur Organisasi dan Fungsi
Struktur Organisasi merupakan gambaran secara skematis tentang hubungan kerja sama dari orang-orang yang terdapat didalam suatu badan atau organisasi dalam rangka usaha mencapai suatu tujuan. Dibawah ini akan digambarkan struktur organisasi yang ada pada Toko AINUL YAQIN KOMPUTER.
Sumber : Toko Ainul Yaqin Komputer
Gambar III. 1. Struktur Organisasi Ainul Yaqin Komputer
Dari struktur organisasi diatas, masing-masing posisi mempunyai fungsi sebagai berikut :
1. Pemilik
a. Orang yang bertanggung jawab mengambil segala keputusan yang akan mempengaruhi keberhasilan Toko Ainul Yaqin Komputer.
b. Memantau perkembangan Toko Ainul Yaqin Komputer dan lain-lain.
c. Melakukan evaluasi terhadap kinerja karyawan Toko Ainul Yaqin Komputer dan memberikan motivasi untuk meningkatkan kinerja karyawan
Pemilik
Karyawan Teknisi Kasir
2. Karyawan
a. Bertanggung jawab melayani pembeli yang datang ke Toko Ainul Yaqin Komputer.
b. Mempersiapkan produk hardware maupun software yang akan dijual.
c. Melakukan pemeriksaan stok produk yang ada ditoko Ainul Yaqin Komputer.
3. Kasir
a. Bertanggung jawab dengan uang yang keluar dan masuk pada Toko Ainul Yaqin Komputer.
b. Melakukan laporan keuangan kepada pemilik Toko Ainul Yaqin Komputer.
2. Teknisi
a. Orang yang bertanggung jawab untuk melaksanakan perbaikan komputer dan instalasi komputer.
1.2. Proses Bisnis Sistem
Proses bisnis adalah kumpulan aktivitas yang menggambarkan alur bagaimana proses suatu bisnis dijalankan, diantaranya berisi tentang apa saja yang harus diinputkan serta dikeluarkan , dan bagaimana proses input berubah menjadi output yang berguna bagi pelanggan atau end-user. Berikut rincian proses bisnis
sistem secara manual untuk penjualan produk di toko Ainul Yaqin Komputer : 1. Konsumen datang ke toko
2. Melihat produk yang tersedia ditoko kami.
3. Melakukan transaksi pembelian produk yang tersedia ditoko kami.
4. Melakukan pengecekan kelengkapan produk dari bagian pihak penjualan/karyawan toko.
5. Membuat struk transaksi pembelian produk dari bagian pihak kasir ke konsumen.
6. Melakukan transaksi pembayaran produk dari pihak konsumen ke bagian kasir toko.
7. Memberikan struk/nota pembelian barang dari pihak kasir ke konsumen.
8. Pembuatan arsip pembelian produk dari pihak kasir ke pemilik toko.
Gambar III. 2. Activity diagram produk penjualan
Adapun proses bisnis sistem untuk bagian instalasi komputer adalah sebagai berikut :
1. Konsumen datang ketoko.
2. Pengecekan barang dari pihak teknisi komputer.
3. Melakukan penginstalan komputer oleh teknisi.
4. Pengecekan komputer yang sudah diinstal oleh konsumen.
5. Melakukan pembayaran dari pihak konsumen ke kasir toko.
6. Pembuatan arsip pembayaran instalasi komputer dari pihak kasir ke pemilik toko.
Gambar III. 3. Activity diagram instalasi komputer
1.3. Spesifikasi Dokumen Sistem Berjalan
Dalam spesifikasi sistem berjalan di Toko AINUL YAQIN KOMPUTER ini akan dijelaskan mengenai dokumen-dokumen yang terdapat dalam proses pencatatan datanya, dokumen-dokumen tersebut terdiri atas dokumen masukan dan dokumen keluaran.
1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan
A. Nama Dokumen : Dokumen konsumen
Fungsi : Untuk pencatatan data konsumen
Sumber : Karyawan Toko
Tujuan : Registrasi
Media : Kertas
Jumlah : Satu lembar Frekuensi : Setiap konsumen
Bentuk : Lampiran 1
B. Nama Dokumen : Tanda terima kwitansi
Fungsi : Untuk bukti telah dterima dokumen pembayaran Sumber : Bagian kasir
Tujuan : Administrasi Media : Kertas Jumlah : Satu lembar
Frekuensi : Setiap penyerahan dokumen pembayaran Bentuk : Lampiran 2
2. Spesifikasi bentuk Dokumen Keluaran A. Nama dokumen : Kwitansi
Fungsi : Untuk kelengkapan dokumen pembayaran Sumber : Adminstrasi
Tujuan : Bagian Kasir
Media : Kertas
Jumlah : dua lembar
Frekuensi : Setiap penjualan
Bentuk : Lampiran 3
B. Nama Dokumen : Faktur Penjualan
Fungsi : Untuk kelengkapan dokumen pembayaran Sumber : Adminstrasi
Tujuan : Bagian Kasir
Media : Kertas
Jumlah : 2 lembar
Frekuensi : Setiap penjualan
Bentuk : Lampiran 4
C. Nama Dokumen : Rekapan Penjualan
Fungsi : Untuk laporan penjualan bulanan Sumber : Administrasi
Tujuan : Pimpinan
Media : Kertas
Jumlah : Satu lembar Frekuensi : Setiap bulan
