14
BAB III
METODE PENELITAN
3.1. Metode Pengembangan
Metodologi yang digunakan dalam pembuatan Sistem Informasi Surat Perintah Perjalanan Dinas Pada DKUKMPP Kabupaten Minahasa Tenggara adalah dengan menggunakan metode waterfall menurut referensi Sommerfille (Savitri & Amaliah 2017:59).
Secara umum tahapan pada model dapat dilihat pada gambar di bawah ini :
Gambar 3. 1 Metode Waterfall (Savitri & Amaliah 2017:59)
Gambar 3.1 di atas menujukan tahapan dari proses pengembangan sistem.
Penjelasan dari masing- masing tahapan yaitu :
1. Pada tahap ini, merupakan proses menganalisis sistem dan mendefinisikan kebutuhan. Proses ini merupakan langkah awal dalam membuat sistem baru atau mengembangkan sistem yang lama. Dalam analisis sistem
15
digunakan metode - metode yang telah dijelaskan pada point rancangan penelitian di atas, yaitu metode observasi lapangan, metode wawancara, penelitian pustaka dan pengumpulan data manual. Tahap ini dilakukan kegiatan wawancara dengan Kepala Bidang Perindusrtian DKUKMPP Kabupaten Minahasa Tenggara, pengumpulan data dan analisis kebutuhan sistem secara lengkap yang harus dipenuhi oleh sistem yang akan dibangun.
2. Perancangan Sistem, merupakan proses yang digunakan untuk menyiapkan kebutuhan- kebutuhan dokumen teknis seperti struktur data, ERD, usecase, User interface. Desain harus dapat dimplementasikan sesuai dengan yang
dibutuhkan.
3. Implementasi dan Pengujian Unit, merupakan proses mengubah bentuknya menjadi bentuk yang dapat dimengerti oleh mesin, yaitu ke dalam bahasa pemrograman melalui proses coding. Tahap ini merupakan implementasi dari tahap design dan kemudian diuji perbagian atau unit dengan metode black box.
4. Integrasi dan Pengujian Sistem, merupakan proses menggabungkan sub-sub sistem yang telah dibuat menjadi satu kesatuan sistem utama dan kemudian sistem tersebut diuji secara secara kesuluruhan.
5. Operasi dan Pemeliharaan, merupakan proses dioperasikannya sistem yang sudah dibuat dan diuji. Selama sistem tersebut dioperasikan, sistem harus dijaga dan dipelihara dengan benar agar tetap berjalan dengan baik.
Pada penelitian ini, tahap yang dilaksanakan dari metode pengembangan sistem di atas hanya sampai tahap ke empat yaitu tahap integrasi dan pengujian
sistem. Karena penulis tidak memungkinkan untuk pengoperasian dan pemeliharaan sistem.
3.2. Basis Pengembangan 1. PHP
PHP adalah bahasa pemrograman yang digunakan secara luas untuk penanganan pembuatan dan pengembangan sebuah web dan biasa digunakan pada HTML. PHP merupakan singkatan dari “PHP : Hypertext Preprocessor”, dan merupakan bahasa yang disertakan dalam dokumen HTML, sekaligus bekerja di sisi server (server-side HTML-embedded scripting). Artinya sintaks dan perintah yang diberikan akan sepenuhnya dijalankan di server tetapi disertakan pada halaman HTML biasa, sehingga script-nya tak tampak disisi client. PHP dirancangan untuk dapat bekerja sama dengan database server dan dibuat sedemikian rupa sehingga pembuatan dokumen HTML yang dapat mengakses database menjadi begitu mudah. Tujuan dari bahasa scripting ini adalah untuk
membuat aplikasi di mana aplikasi tersebut yang dibangun oleh PHP pada umumnya akan memberikan hasil pada web browser, tetapi prosesnya secara keseluruhan dijalankan di server (Laisina et al., 2018).
2. MySQL
Menurut (Risdiansyah, 2017) “MySQL merupakan database server yang bersifat multiuser dan multi-threaded. SQL adalah bahasa database standar yang memudahkan penyimpanan, pengubahan dan akses informasi. Pada MySQL dikenal istilah database dan tabel. Tabel adalah sebuah struktur data dua dimensi yang terdiri dari baris-baris record dan kolom”.(Nurmalasari et al., 2019)
17
3.3. Prosedur Berjalan
a. Prosedur manual Surat Perintah Perjalanan Dinas 1. Kepala Dinas menerima surat pemberitahuan/undangan
2. Kepala Dinas memberikan perintah kepada Pegawai untuk melaksanakan tugas Perjalanan Dinas melalui surat ataupun secara lisan.
3. Pegawai mengajukan Nota Permintaan Perjalanan Dinas (NPPD) kepada Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian untuk disetujui
4. Setelah disetujui, Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian membuat Surat Perintah Tugas (SPT) dan Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) dan menyerahkannya kepada Pegawai
5. Pegawai menyerahkan SPT dan SPPD kepada Kepala Dinas untuk di tanda tangan dan cap
6. Pegawai melakukan Perjalanan Dinas dan menyerahkan dokumen SPPD untuk ditandatangani oleh dinas/instansi setempat.
7. Setelah melakukan Perjalanan Dinas, Pegawai membuat laporan hasil Perjalanan Dinas dan menyerahkannya kepada Kepala Dinas.
8. Setelah itu Pegawai menyerahkan SPT dan SPPD serta bukti pembayaran selama melakukan Perjalanan Dinas kepada Bagian Perencanaan dan Keuangan sebagai bukti pendukung untuk pencairan.
9. Bagian Perencanaan dan Keuangan melakukan verifikasi perhitungan biaya Perjalanan Dinas dan membuat kwitansi.
10. Setelah verifikasi dan membuat kwitansi, bagian Perencanaan dan Keuangan melakukan pencairan dana dengan bayar langsung tunai kepada Pegawai yang bersangkutan.
11. Bagian Perencanaan dan Keuangan membuat Rekapitulasi Pengeluaran Kas dan mengarsipnya.
Bagian yang terlibat : a. Kepala Dinas
b. Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian c. Bagian Perencanaan dan Keuangan
d. Pegawai
Formulir yang digunakan : a. Surat Perintah Tugas
b. Surat Perintah Perjalanan Dinas c. Kwitansi
19 Flowchart Surat Perintah Perjalanan Dinas
Gambar 3. 2 Flowchart Surat Perintah Perjalanan Dinas
b. Analisis
Dari analisis prosedur berjalan diatas, diambil beberapa kelebihan, kekurangan dan solusi diantaranya :
a. Kelebihan
1. Prosedur yang berjalan memiliki otorisasi dokumen yaitu pada dokumen Surat Perintah Tugas dan Surat Perintah Perjalanan Dinas ditandatangani dan cap/stempel oleh Kepala Dinas.
2. Pembayaran biaya perjalanan dinas dilakukan verifikasi, yaitu mencocokan bukti kegiatan/kwitansi pembayaran dan surat pendukung. Hal ini mencegah terjadinya kecurangan.
b. Kekurangan
File SPPD dan SPT disimpan terpisah, dengan demikian penelusuran SPPD dan SPT akan sulit dilakukan, dengan kata lain tidak efisien.
c. Solusi
Untuk mengatasi penyimpanan dokumen yang terpisah, maka sebaiknya terdapat sistem yang mampu mengorganisir dokumen dengan baik.
3.4. Rancangan Pengembangan 1. Jadwal Pengembangan
Tabel 3. 1 Jadwal Pengembangan
No Tanggal Kegiatan
1 Minggu 1
(01-06 Februari 2021) Pengumpulan Data
2 Minggu 2
(07-13 Februari 2021) Perancangan ERD
3 Minggu 3
(15-20 Februari 2021) Perancangan ERD
4 Minggu 4
(22-27 Februari 2021) Perancangan Usecase
5 Minggu 5
(01-06 Maret 2021) Perancangan Usecase
6 Minggu 6
(08-13 Maret 2021) Perancangan Database
7 Minggu 7
(15-20 Maret 2021) Perancangan Form dan User interface
8 Minggu 8
(21-27 Maret 2021) Pembuatan Database
9 Minggu 9
(29 Maret -03 April 2021) Implementasi Sistem
10 Minggu 10
(05 - 10 April 2021) Implementasi Sistem
11 Minggu 11
(12-17 April 2021) Pengujian Sistem
12 Minggu 12
(19-22 April 2021) Pengujian Sistem
21
2. Usecase Diagram
Berikut ini adalah usecase diagram Sistem Informasi Surat Perintah Perjalanan Dinas pada DKUKMPP
a. Usecase
Mengelolah Data NPPD
Admin
Kabag Hapus Data
NPPD
Tambah Data NPPD Edit Data NPPD
Kadis
Pegawai Cetak Data
NPPD
Mengelolah Data SPT Hapus Data SPT
Tambah Data SPT
Edit Data SPT
Cetak Data SPT
Mengelola LPD Hapus LPD
Tambah LPD Lihat LPD
Cetak LPD Mengelolah
Data SPPD Hapus Data
SPPD
Tambah Data SPPD
Edit Data SPPD
Cetak Data SPPD
Edit LPD
Mengelola Data Kwitansi Hapus Data
Kwitansi
Tambah Data Kwitansi Cetak Data
Kwitansi
Lihat Data Kwitansi Edit Data
Kwitansi
Gambar 3. 3 Usecase
3. Entity Relationship Diagram (ERD)
Berikut ini adalah ERD Sistem Informasi Surat Perintah Perjalanan Dinas pada DKUKMPP
Gambar 3. 4 Entity Relational Diagram
23
4. Basis Data
Dalam perancangan Sistem Informasi Surat Perintah Perjalanan Dinas dibutuhkan basis data dalam MySQL untuk menyimpan semua data yang ada dalam sistem ini.
Tabel merupakan bagian dari basis data yang berfungsi untuk menyimpan data- data tertentu. Dalam sistem ini terdapat beberapa tabel, yaitu :
a. Tabel Admins : Untuk menyimpan data user
Tabel 3. 2 Perancangan tabel data user
Name Type Size Key
Id Int 4 Primary Key
Username Varchar 49
Password Varchar 25
Level Varchar 25
b. Tabel Biaya : Untuk menyimpan data biaya
Tabel 3. 3 Perancangan tabel biaya
Name Type Size Key
id_biaya int 5 Primary Key
id_tujuan Varchar 100 Foreign Key
lumpsum Varchar 100
penginapan Varchar 100
transportasi Varchar 100
id_golongan Varchar 100 Foreign Key
c. Tabel Golongan : Untuk menyimpan data golongan pegawai
Tabel 3. 4 Perancangan tabel golongan
Name Type Size Key
Id_golongan Int 10 Primary Key
golongan Varchar 200
d. Tabel Kwitansi : Untuk menyimpan data kwitansi
Tabel 3. 5 Perancangan tabel kwitansi
Name Type Size Key
id_kwitansi Int 11 Primary Key
id_sppd Int 4 Foreign Key
id_pegawai Varchar 20 Foreign Key
Dari Text
Untuk Text
Lama Varchar 100
lumpsum Varchar 100
penginapan Varchar 100
transportasi Varchar 100
Tujuan Varchar 100
Tgl_kwitansi Date
Foto Varchar 255
Foto_bukti Varchar 255
25
e. Tabel LPD : Untuk menyimpan data laporan perjalanan dinas
Tabel 3. 6 Perancangan tabel LPD
Name Type Size Key
Id_lpd Int 5 Primary Key
Id_spt Int 5 Foreign Key
Id_pegawai Int 5 Foreign Key
Hasil Text
Hari Varchar 30
Tanggal Date
f. Tabel NPPT : Untuk menyimpan data nota permintaan perjalanan dinas
Tabel 3. 7 Perancangan tabel NPPT
Name Type Size Key
id_nppt Int 5 Primary Key
Id_pegawai Varchar 100 Foreign Key
Id_tujuan Varchar 100 Foreign Key
Maksud Text
Id_transportasi Varchar Foreign Key
Lama Varchar
Tgl_pergi Varchar Tgl_kembali Varchar
Status Enum
g. Tabel Pegawai : Untuk menyimpan data pegawai
Tabel 3. 8 Perancangan tabel pegawai
Name Type Size Key
id_pegawai int 5 Primary Key
Nip Varchar 90
Nama Varchar 100
Pangkat Varchar 200
id_golongan Varchar 100 Foreign Key
Jabatan Varchar 100
username Varchar 100
password Varchar 100
h. Tabel SPPD : Untuk menyimpan data sppd
Tabel 3. 9 Perancangan tabel SPPD
Name Type Size Key
id_sppd int 11 Primary Key
id_pegawai Varchar 100 Foreign Key
id_nppt Varchar 100 Foreign Key
no_sppd Varchar 50 Foreign Key
pemberi_perintah Varchar 100
Instansi Varchar 100
mata_anggaran Varchar 100
Keterangan Varchar 200
tgl_sppd Varchar 50
27
i. Tabel SPT : Untuk menyimpan data surat perintah tugas
Tabel 3. 10 Perancangan tabel SPT
Name Type Size Key
id_spt Int 6 Primary Key
no_spt Varchar 100 Foreign Key
id_nppt Varchar 100
id_pegawai Varchar 100
tugas Text
tgl_spt Varchar 50
dasar_hukum Text
j. Tabel Transportasi : Untuk menyimpan data transportasi
Tabel 3. 11 Perancangan tabel transportasi
Name Type Size Key
id_transportasi Int 5 Primary Key
transportasi Varchar 100
k. Tabel TTD Kwitansi : Untuk menyimpan data TTD Kwitansi
Tabel 3. 12 Perancangan tabel TTD Kwitansi
Name Type Size Key
Id Int 11 Primary Key
kabag Varchar 100 Foreign Key
nip_kabag Varchar 100
Bendahara Varchar 100
nip_bendahara Varchar 100
pptk Varchar 100
nip_pptk Varchar 100
l. Tabel Tujuan : Untuk menyimpan data tujuan
Tabel 3. 13 Perancangan tabel tujuan
Name Type Size Key
id_tujuan Int 5 Primary Key
Tujuan Varchar 100
5. Design form Sistem Informasi Surat Perintah Perjalanan Dinas a. Design form Login
Gambar 3. 5 Design Form Login
Design form login adalah halaman pertama kali akan tampil saat mengakses
sistem. Pada tampilan ini user akan diminta memasukkan username dan password untuk dapat mengakses sistem. User dalam sistem ini dibedakan menjadi 4 level, yaitu admin, kadis, kabag dan pegawai. Admin dapat mengelola seluruh fitur yang ada dalam sistem ini, pegawai dapat membuat laporan, kadis melihat laporan dan
29
data kwitansi, sedangkan kabag melakukan verifikasi nota permintaan, melihat laporan dan data kwitansi.
b. Design form Home Admin
Gambar 3. 6 Design form Home Admin
Design form Home Admin adalah halaman pertama yang akan muncul setelah login. Pada halaman ini admin dapat memilih menu apa aja yang akan dijalankan.
c. Design Form Data Pegawai
Gambar 3. 7 Design form Data Pegawai
Design Form Data Pegawai adalah tampilan yang memuat informasi tentang data pegawai yang terdiri dari NIP, nama pegawai, pangkat, golongan, jabatan , unit
kerja berserta username dan password. Username dan password tersebut digunakan pegawai untuk mengakses sistem. Setiap admin input data baru, data tersebut akan tampil pada halaman ini.
d. Design form Tambah Pegawai
Gambar 3. 8 Design form Tambah Pegawai
Design form Tambah Pegawai adalah tampilan yang digunakan untuk
menambahkan data pegawai baru pada sistem. Ditampilan ini admin akan memasukan data pegawai yaitu NIP, nama pegawai, pangkat, golongan, jabatan dan unit kerja.
e. Design Form Data Golongan
31
Gambar 3. 9 Design FormData Golongan
Design Form Data Golongan adalah tampilan yang digunakan untuk
menampilkan data golongan pada sistem. Setiap admin input data baru, data tersebut akan tampil pada halaman ini.
f. Design Form Tambah Data Golongan
Gambar 3. 10 Design Form Tambah Data Golongan
Design Form Tambah Data Golongan adalah tampilan yang digunakan untuk
menambahkan data golongan pada sistem.
g. Design Form Data Kota Tujuan Perjalanan Dinas
Gambar 3. 11 Design form Data Kota Tujuan
Design Form Data Kota Tujuan Perjalanan Dinas adalah tampilan yang
digunakan untuk menampilkan Kota Tujuan Perjalanan Dinas pada sistem. Setiap admin input data baru, data tersebut akan tampil pada halaman ini.
h. Design Form Tambah Data Kota Tujuan Perjalanan Dinas
Gambar 3. 12 Design Form Tambah Data Kota Tujuan
Design Form Tambah Data Kota Tujuan Perjalanan Dinas adalah tampilan
yang digunakan untuk menambahkan kota tujuan perjalanan dinas pada sistem.
i. Design Form Biaya Perjalanan Dinas
Gambar 3. 13 Design formBiaya Perjalanan
33
Design Form Biaya Perjalanan Dinas adalah tampilan yang memuat
informasi tentang biaya perjalanan dinas yang terdiri dari tujuan, golongan, lumpsum, penginapan dan transportasi. Setiap admin input data baru, data tersebut akan tampil pada halaman ini.
j. Design Form Tambah Biaya Perjalanan Dinas
Gambar 3. 14 Design form Tambah Biaya Perjalanan
Design Form Tambah Biaya Perjalanan Dinas dalah tampilan yang digunakan
untuk menambahkan data biaya perjalanan dinas baru pada sistem. Ditampilan ini admin akan memasukan data kota tujuan, golongan, lumpsum, penginapan dan transportasi
k. Design Form Data Transportasi
Gambar 3. 15 Design Form Data Transportasi
Design Form Data Transportasi adalah tampilan yang digunakan untuk
menampilkan data trasnportasi pada sistem. Setiap admin input data baru, data tersebut akan tampil pada halaman ini.
l. Design Form Tambah Data Transportasi
Gambar 3. 16 Design form Tambah Data Transportasi
Design Form Tambah Data Transportasi adalah tampilan yang digunakan untuk menambahkan data transportasi pada sistem.
35
m. Design Form Data Nota Permintaan Perjalanan Dinas
Gambar 3. 17 Design form Data Nota Permintaan
Design Form Data Nota Permintaan Perjalanan Dinas adalah tampilan yang
terdiri dari penugasan, golongan, tujuan, maksud, tanggal pergi, tanggal kembali, lama perjalanan, status nota. Setiap admin input data baru, data tersebut akan tampil pada halaman ini.
n. Design Form Tambah Data Nota Permintaan Perjalanan Dinas
Gambar 3. 18 Design form Tambah Nota Permintaan
Design Form Tambah Data Nota Permintaan Perjalanan Dinas adalah tampilan yang digunakan untuk menambahkan data Nota Permintaan Perjalanan Dinas baru pada sistem. Ditampilan ini admin akan memasukan nama pegawai,
tujuan perjalanan, maksud perjalanan, transportasi, tanggal berangkat, tanggal kembali dan lama perjalanan.
o. Design Form Data Surat Perintah Tugas
Gambar 3. 19 Design form Data SPT
Design Form Data Surat Perintah Tugas adalah tampilan yang terdiri dari nama pegawai, golongan, no SPT dan tugas. Tampilan ini juga terdapat menu untuk buat SPPD.
p. Design Form Edit Data Surat Printah Tugas
Gambar 3. 20 Design form Edit Data SPT
Design Form Edit Data Surat Perintah Tugas adalah tampilan yang digunakan untuk mengubah data surat perintah tugas baru pada sistem. Ditampilan
37
ini admin bisa mengubah nama pegawai, no spt, maksud perjalanan dan dasar kegiatan.
q. Design Form Data Surat Perintah Perjalanan Dinas
Gambar 3. 21 Design form Data SPPD
Design Form Data Surat Perintah Perjalanan Dinas adalah tampilan yang
terdiri dari nama pegawai, no sppd, tugas, tempat berangkat. Tampilan ini juga terdapat menu untuk buat kwitansi.
r. Design Form Data Kwitansi
Gambar 3. 22 Design form Data Kwitansi
Design Form Data Kwitansi adalah tampilan yang terdiri dari tanggal kwitansi, foto sppd, foto bukti kegiatan/transaksi, nama pegawai, tujuan, jumlah
hari, lumpsum, penginapan, transportasi dan total. Dalam tampilan kwitansi ini juga terdapat menu Rekapitulasi pengeluaran kas.
s. Design Form Tambah Data Kwitansi
Gambar 3. 23 Design form Tambah Data Kwitansi
Design Form Tambah Data Kwitansi adalah tampilan yang terdiri dari nama
pegawai, golongan, dari/ke, lama perjalanan, lumpsum, total lumpsum, penginapan, total penginapan, transportasi, sudah diterima dari, untuk pembayaran, tanggal kwitansi, foto sppd dan foto bukti kegiatan/transaksi. Tambah kwitansi ini akan muncul ketika SPPD sudah dibuat.
t. Design Form Data Laporan Perjalanan Dinas
Gambar 3. 24 Design formData LPD
39
Design Form Data Laporan Perjalanan Dinas adalah tampilan yang terdiri
dari nama pegawai, no spt, hasil, tanggal. Setiap pegawai yang membuat laporan akan tampil pada halaman ini.
u. Design Form Tambah Data Laporan Perjalanan Dinas
Gambar 3. 25 Design form Tambah Data LPD
Design Form Tambah Data Laporan Perjalanan Dinas adalah tampilan yang
terdiri dari nama pegawai, nip, pangkat/golongan, jabatan, unit kerja dan hasil kegiatan. Pegawai yang telah melaksanakan perjalanan dinas membuat laporan di tampilan ini.
v. Design Form TTD Kwitansi
Gambar 3. 26 Design form TTD Kwitansi
Design Form TTD kwitansi adalah tampilan yang terdiri dari kabag, bendahara, dan PPTK, tampilan ini berfungsi untuk mengedit data penandatanganan kwitansi.
w. Design Form Edit Password
Gambar 3. 27 Design form Edit Password
Design Form Edit Password adalah tampilan yang berfungsi untuk mengedit password.
