Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 6 Tahun 2005 tentang Pedoman Perlindungan, Pengamanan dan Penyelamatan Dokumen/Arsip Penting Pemerintah; Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 41 Tahun 2015 tentang Pengelolaan Arsip yang Aman (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2015 Nomor 1388); Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 49 Tahun 2015 tentang Pedoman Program Vital Arsip di Lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2015 Nomor 2095);
Menetapkan : PERATURAN BUPATI TENTANG TATA CARA PENGELOLAAN ARSIP VITAL DAN PEMELIHARAAN ARSIP DI LINGKUNGAN NEGARA KABUPATEN BLITAR. Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan syarat mendasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbaharui dan tidak dapat diganti apabila rusak atau hilang. Pengelolaan Arsip Vital adalah kegiatan pengelolaan Arsip Vital mulai dari pembentukan tim hingga pemanfaatan Arsip Vital.
Maksud dikeluarkannya Peraturan Bupati ini :. sebagai acuan bagi Perangkat Daerah di lingkungan Pemerintah Kabupaten Blitar dalam rangka pelaksanaan Program Kearsipan Vital yang meliputi kegiatan identifikasi, pengaturan/pengelolaan, perlindungan, pengamanan, penyelamatan, pemulihan, penetapan akses dan pelayanan vital terhadap arsip. arsip yang dibuat; sebagai rujukan bagi Perangkat Daerah di lingkungan Pemerintahan Kabupaten Blitar dalam rangka pelaksanaan Program Dilindungi Arsip yang meliputi identifikasi, pemberkasan, pelaporan dan penyampaian kegiatan Arsip Dilindungi di Pemerintah Daerah. Tujuan ditetapkannya Peraturan Bupati ini adalah untuk pelestarian Arsip Vital dan Arsip Preservasi, serta pemusatan data Arsip Vital dan Arsip Preservasi pada Pemerintah Daerah. Perlindungan dan keamanan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 ayat (2) huruf c meliputi: keamanan fisik dan informasi; dan D. 1) Penyelamatan dan pemugaran sebagaimana dimaksud dalam pasal 4 ayat (2) huruf d merupakan kegiatan perlindungan arsip vital.
Akses dan layanan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 ayat 2 huruf e, meliputi kegiatan :. akses dan layanan internal; dan b.1) Perangkat Daerah melaporkan hasil Program Kearsipan Vital yang disampaikan kepada bupati melalui Lembaga Kearsipan Daerah.
PROGRAM ARSIP VITAL A. IDENTIFIKASI ARSIP VITAL
Analisis hukum merupakan analisis yang mempelajari catatan-catatan penting yang dibuat yang memuat hak-hak hukum individu/organisasi.
PENATAAN
Pembuatan Daftar Induk Arsip Vital pada Lembaga Kearsipan Daerah merupakan rangkuman daftar arsip vital bagi pejabat Daerah.
PERLINDUNGAN DAN PENGAMANAN ARSIP VITAL 1. Faktor-Faktor Perusak
Pengamanan fisik arsip vital dilakukan dengan tujuan untuk melindungi arsip dari ancaman faktor perusak/merusak arsip.
PENYELAMATAN DAN PEMULIHAN
Apabila seluruh bangunan rusak maka arsip-arsip yang telah dievakuasi dan dipindahkan ke tempat aman harus diamankan agar tidak terjadi kerusakan lebih lanjut, karena dalam waktu 48 (empat puluh delapan) jam akan tumbuh jamur pada arsip-arsip yang kemudian langsung membusuk dan musnah. . Sedangkan jika terjadi kebakaran, kerusakan arsip akibat jelaga, asap, racun, kebakaran, suhu udara yang sangat tinggi, dan lain-lain harus dinetralisir secepatnya dengan cara menjauhkannya dari pusat kecelakaan. Penilaian tingkat kerusakan dan spesifikasi kebutuhan pemulihan sehubungan dengan operasi penyelamatan Penilaian dan investigasi tingkat kerusakan dilakukan untuk mengetahui luas dan jenis kerusakan, media atau peralatan mana yang terkena dampak dan rusak, peralatan dan lain-lain, termasuk mempertimbangkan kebutuhan tenaga ahli dan peralatan untuk melaksanakan pekerjaan operasi penyelamatan.
Penyelamatan arsip vital akibat bencana besar memerlukan pembentukan tim penyelamat yang bertugas melakukan evakuasi dan pemindahan arsip ke tempat yang aman, menilai tingkat kerusakan, mengatur proses penyelamatan termasuk prosedur, pergantian shift, rotasi kerja dan mekanisme komunikasi dengan pihak terkait.Pelaksanaan penyelamatan bencana skala kecil Penyelamatan data vital akibat bencana skala kecil hanya dapat dilakukan oleh unit fungsional dan unit terkait. Misalnya saja jika terjadi kebakaran di suatu kantor maka penyelamatannya dilakukan oleh unit arsip dibantu oleh unit keamanan dan unit pemilik arsip. C. Prosedur pelaksanaan.
Arsip-arsip yang terkena kecelakaan sebelumnya hendaknya dibungkus dan diikat (dikemas) agar tidak berserakan, kemudian dipindahkan; Namun, untuk arsip dalam jumlah kecil, cukup dilakukan dengan cara sederhana, dengan menjaga suhu antara 10 o (sepuluh derajat) hingga 10 derajat Fahrenheit. Penyelamatan bahan arsip akibat bencana kebakaran sementara itu hanya dilakukan terhadap bahan arsip yang masih dapat diketahui secara fisik dan informasinya.
Catatan elektronik penting dalam bentuk floppy disk, cartridge, cakram digital (CD) disimpan di lokasi terpisah dan diformat ulang serta digandakan. Setelah menyelesaikan kegiatan pemulihan, evaluasi harus dilakukan untuk menentukan tingkat keberhasilan penyimpanan catatan penting dan menyiapkan laporan.
AKSES DAN LAYANAN
PENGELOLAAN ARSIP TERJAGA
IDENTIFIKASI
Kolom (4): diisi dengan jenis media penyimpanan arsip, seperti teks, kartografi, audiovisual, elektronik, dan digital; Kolom (5) : diisi dengan tingkat klasifikasi keamanan dan akses file yaitu Top Secret, Secret, Restricted dan Normal/Open;
PEMBERKASAN
Tulis kode klasifikasi kata kunci yang dipilih sebagai indeks di pojok kanan atas arsip; Tuliskan kode fungsi/utama di bagian depan dengan huruf kapital sesuai klasifikasinya, untuk kegiatan/sekunder dengan kode angka dan ditempatkan setelah kode modal, dan transaksi/tersier dengan kode angka dan ditempatkan setelah kode kegiatan/nomor sekunder. Referensi silang diperlukan apabila informasi dalam suatu berkas surat ternyata mempunyai lebih dari satu pokok bahasan atau sub pokok bahasan atau mempunyai lebih dari satu istilah dan mempunyai arti yang sama.
Penyortiran dilakukan ketika file font ditempatkan dalam satu folder untuk memudahkan pelabelan dan pengorganisasian file pada lokasi penyimpanannya. Label berisi judul file, indeks yang ditentukan, dan kode klasifikasi yang kemudian ditempelkan ke direktori atau tab folder tempat file font akan disimpan. Memelihara berkas kertas dengan menggunakan sarana dan prasarana kearsipan yang terdiri dari Lemari Arsip, Pemandu/Splitter dan berkas.
Folder yang berisi file-file yang telah diberi indeks dan kode klasifikasi dicantumkan atau diarsipkan di belakang panduan/pembagi dalam lemari arsip sesuai dengan klasifikasi subjek dan detail.
PELAPORAN
Kolom (6) : diisi dengan jumlah arsip yang dipelihara pada satuan yang sesuai dengan jenis arsip yang dipelihara; Kolom (7): diisi dengan keterangan khusus mengenai jenis arsip yang dipelihara, seperti tekstual, kartografi, audiovisual, elektronik, dan digital. Memelihara pelaporan kearsipan berupa daftar berkas arsip yang dijaga dan daftar isi berkas arsip yang dijaga yang disampaikan dalam bentuk soft copy dan hard copy;
PENYERAHAN