Framework Contracts For Medicine Inventory Management In Public Healthcare

Framework Contracts For Medicine

Inventory

Management In Public Healthcare

CMA

Nama Kelompok : 1. Caroline (8312422004) 2. Fernando Tjandra

(8312422008)

3. Utomo Prayogo (8312422011)

Primary And Secondary Health- Care Department

• Dibentuk pada November 2015, bertanggung jawab atas perkembangan kesehatan masyarakat Punjab,Lahore, Pakistan.

• P&SHD bertugas mulai mensosialisasikan, pencegahan, rehabilitasi dan

penyembuhan. Layanan kesehatan yang diberikan meliputi layanan primer dan sekunder.

• Memiliki Jaringan 3.000 fasilitas kesehatan yang tersebar diseluruh provinsi.

• P&SHD harus mengelola persediaan yang terdiri dari hampir 300 jenis obat-obatan, vaksin dan persediaan medis di seluruh jaringannya.

• Sebagai organ pemerintah, maka P&SHD terikat dengan peraturan keuangan negara, terasuk mekanisme anggarannya.

Financial (budget) Planning And

Clearing

● Besarnya anggaran untuk pengadaan obat sudah fixed setelah review dari kantor sekretariat Perdana Menteri selesai.

● Tetapi dana benar-benar bisa digunakan setelah buku anggaran dicetak.

● Seluruh dana dianggarkan harus dihabiskan sebelum tahun anggaran berakhir.

● Jangka waktu dari penagihan oleh pemasok sampai dengan terbitnya cek pembayaran adalah 20 hari.

Financial (budget)

Planning And Clearing

Medicine Procurement Process In The Year 2017-

2018

• Pengadaan obat menggunakan framework contract dimana total quantity yang disepakati dalam kontrak dikirim dalam 3 tahap dengan terlebih dahulu diterbitkan P.O.

• Aturan standar untuk Proses pengadaan adalah Peraturan Punjab 2014

• Proses standar tetap diikuti termasuk pengumpulan formulir,perkiraan permintaan obat tahunan, menyiapkan dokumen penawaran, permintaan penawaran, pengumpulan penawaran pemasok, evaluasi penawaran dan finalisasi kontrak.

• Standar waktu pengiriman adalah 15 hari setelah permintaan.

Procurement In Primary And Secondary Health- Care Department

• Begitu anggaran disetujui, seluruh team pengadaan P&SHD melakukan pengadaan secara terpusat baik untuk obat, vaksin dan alat-alat kesehatan, yang dilakukan sesuai dengan kerangka Aturan

Pengadaan Punjab, 2014.

• Team pengadaan dipimpin oleh procurement specialist. Beranggotakan pre-qualification specialist, technical officer, tender coordination officer and coordination support officer.

Medicine Demand Data Collection

• Pengumpulan data kebutuhan obat untuk keperluan pengadaan

tahuanan dilakukan secara bottom- up.

• Data konsumsi obat pada 3.000 jaringan P&SHD dikumpulkan secara harian untuk keperluan anggaran tahun berikutnya.

• P&SHD meminta jaringan fasilitas medisnya untuk menyampaikan kebutuhan tahunan mereka untuk tahun berikutnya pada awal tahun kalender.

• Data tersebut dikonsolidasikan dan di

rasionalisasi oleh team P&SHD dan

data kebutuhan tersebut dilampirkan

pada dokumen lelang (bid document).

Procurement

Contract In The Year 2017-2018

One-Time Procurement Contract : Harga dan jadwal pengiriman barang yang dibeli untuk ditetapkan pada waktu saat pengadaan → perubahan jadwal

pengiriman, harga dan kuantitas yang disepakati tidak diperbolehkan setelah kontrak ditandatangani → hal ini merugikan karena permintaan obat yang tidak

menentu dan setiap pengadaan tambahan untuk memenuhinya akan memakan waktu dan sumber daya.

Medical Stock Depot (MSD) :

• P&SHD Memusatkan gudangnya di MSD yang terletak di kota Lahore.

• Semua supplier mengirimkan obatnya ke MSD ini.

• Jasa kurir pihak ketiga yang mendistribusikan kepada seluruh jaringannya.

• Biaya penyimpanan kurang lebih 1,5%

dari nilai obat yang disimpan.

Procurement

Contract In The Year 2017-2018

Renewed Framework Contract :

• Harga per unit obat sudah ditetapkan

• Total Quantity total yang dibeli juga telah disepakati di awal

• Quantity untuk setiap pengiriman dan jadwal pengiriman bisa flexible

• Dapat dengan mudah diperpanjang untuk melaksanakan pengadaan tahun-tahun mendatang

• Pengiriman semua obat harus dilakukan dalam tiga pengiriman terpisah dengan menggunakan tiga P.O terpisah.

• P.O. pertama berisi 40% dari total kontrak diterbitkan setelah tanda tangan kontrak dengan waktu

pengiriman 60 hari. P.O. kedua dan ketiga 30% dari kontrak dengan waktu kirim 45 dan 30 hari.

Dengan tidak menentunya kebutuhan obat

→ fleksibilitas dalam jadwal pengiriman dan kuantitas membuat framework contract ini menjadi menarik.

Tokoh Dalam Kasus Ini :

1. Shahbaz Yasin

Seorang Procurement Specialist pemimpin dari pengadaan obat di Primary &

Secondary Healthcare Department (P&SHD) 2. Ali Jan Khan

Sekretaris P&SHD 3. Mubashir ul Hassan

Personil P&SHD yang mengerti alur anggaran

Pro-Kontra Pada Kasus Ini

Perlu tidaknya Shahbaz Yasin mengubah

:

mekanisme pengadaan obat (procurement

configuration) untuk tahun anggaran 2018-2019, atas adanya kasus kekurangan tempat

penyimpan di gudang pada tahun sebelumnya.

Perubahan khususnya pada model kontrak yang semula menggunakan model one-time

procurement contract menjadi model framework contract.

Pro-Kontra Pada Kasus Ini :

KONTRA Terhadap penggantian kontrak pengadaan obat :

• Perlu berhati-hati dalam penerbitan P.O. ke-2 dan ke-3 agar tidak terlalu mepet dengan berakhirnya tahun anggaran.

• Untuk keberlanjutan kontrak ke tahun berikutnya harus dicegah, karena harus dimulai lagi melalui proses lelang sesuai dengan ketentuan.

• Dengan dilakukannya model framework contract, maka apabila obat yang sudah datang tidak terjual, maka akan meningkatkan persediaan yang tidak terjual karena kebutuhan yang tidak menentu.

PRO Terhadap penggantian kontrak pengadaan obat :

• Penggantian sistem kontrak dengan model framework contract akan lebih menghemat biaya jika dibandingkan dengan one-time procurement contract.

• Fleksibilitas quantity dan jadwal pengiriman dapat mengakomodir tidak menentunya kebutuhan obat.

• Perubahan sistem yang dilakukan akan membantu memudahkan perusahaan dalam proses pembelian obat.

Masalah

Utama Dalam Kasus Ini :

• Keterbatasan kapasitas gudang, karena dengan sistem one-time procurement contract , pada saat supplier

mengirimkan obat, belum tentu obat- obat tersebut sudah dikonsumsi. Karena penentuan jadwal kirim pada saat

kontrak ditandatangani, sedangkan kebutuhan obat tidak menentu tiap tahunnya.

• Panjangnya birokrasi penetapan anggaran menyebabkan proses

penyusunannya harus dimulai pada saat anggaran tahun berjalan baru

ditetapkan.

• Keraguan untuk mengubah kontrak menjadi framework contract karena dikhawatirkan membawa kegagalan pada masa mendatang.

Analisis Masalah Utama :

Fungsi budgeting bagi non-profit/pemerintah

adalah untuk membantu organisasi dalam menjalankan fungsi perencanaan mereka dengan mengkoordinasikan dan

memformalkan tanggung jawab dan

hubungan serta mengkomunikasikan rencana- rencana yang diharapkan.

Pada lembaga pemerintah, perencanaan arus kas keluar, atau rencana pengeluaran, disebut alokasi. Alokasi ini memberikan batasan (limit) bagi organisasi pemerintah untuk dalam

pengeluaran kas.

Pembatasan diatas karena Pemerintah di seluruh dunia menghadapi tekanan yang meningkat untuk menghilangkan defisit tanpa meningkatkan pajak → sehingga selalu mencari cara untuk mengurangi pengeluaran yang tidak perlu dan membuat setiap pengeluaran efisien

→ daripada sekedar memastikan agar lembaga pemerintah tidak melakukan pengeluaran

melebihi dari budget yang disetujui.

Analisis Masalah Utama :

Sebelum perusahaan akhirnya memutuskan

untuk mengubah sistem kontrak yang digunakan, diharapkan perusahaan sudah memikirkan alokasi biaya yang akan

dikeluarkan terutama untuk beberapa obat yang tidak umum untuk dikonsumsi. Selain itu, diharapkan perusahaan menggunakan data historis beberapa periode sebelumnya untuk melihat trend atas konsumsi obat dalam menentukan pembelian persediaannya.

Perubahan sistem kontrak juga harus

direncanakan untuk jangka panjang masa depan agar dinilai konsisten.

Analisis Masalah Utama :

1. Keterbatasan Kapasitas Gudang:

Keterbatasan kapasitas gudang dapat menjadi kendala dalam sistem one-time procurement contract jika obat-obat yang dikirim belum dapat dikonsumsi secara langsung. Salah satu solusi adalah

melakukan penjadwalan pengiriman yang lebih fleksibel, dengan mempertimbangkan faktor-faktor seperti tingkat konsumsi yang bervariasi, waktu produksi dan pengiriman dari supplier, serta kemampuan gudang untuk menampung stok obat dalam jumlah yang lebih besar.

2. Ketidakpastian Kebutuhan Obat:

Kebutuhan obat yang tidak menentu tiap tahunnya dapat diatasi dengan

menggunakan pendekatan yang lebih adaptif. Misalnya, Anda dapat

mengadopsi sistem kontrak yang memungkinkan penyesuaian jadwal pengiriman dan jumlah pesanan secara fleksibel berdasarkan permintaan aktual.

Dengan melakukan pemantauan dan analisis yang lebih baik terhadap pola permintaan obat, Anda dapat mengurangi risiko kekurangan atau kelebihan stok yang berdampak pada kapasitas gudang.

Analisis Masalah Utama :

3. Panjangnya Birokrasi Penetapan Anggaran:

Proses penyusunan anggaran yang dimulai saat anggaran tahun berjalan baru ditetapkan dapat menjadi hambatan dalam mengatasi kebutuhan obat secara efisien. Untuk

mengatasi masalah ini, Anda dapat mencoba mempercepat proses penganggaran dengan melibatkan pihak-pihak terkait secara lebih awal. Misalnya, melibatkan tim pengadaan dan manajemen gudang dalam proses penyusunan anggaran sehingga mereka dapat memberikan perkiraan kebutuhan obat dengan lebih cepat dan akurat.

4. Keraguan untuk Mengubah Kontrak menjadi Framework Contract: Ketidakpastian dan keraguan terhadap perubahan kontrak

menjadi framework contract adalah hal yang wajar. Namun, untuk mengatasi permasalahan keterbatasan kapasitas gudang dan

ketidakpastian kebutuhan obat, penting untuk mempertimbangkan fleksibilitas yang

ditawarkan oleh framework contract. Dalam framework contract, Anda dapat

menyesuaikan jadwal pengiriman dan jumlah pesanan secara periodik berdasarkan

kebutuhan aktual. Hal ini memberikan fleksibilitas yang lebih besar dalam menghadapi perubahan kebutuhan dan mengoptimalkan penggunaan kapasitas gudang.

Rekomendasi Solusi

Solution Rekomendasi untuk P&SHD adalah agar

tetap menerapkan Framework Contract.

Karena dapat mengatasi terbatasnya kapasitas gudang yang terbatas, tetapi tetap bisa memenuhi permintaan

kebutuhan obat yang disampaikan pada tahap perencanaan anggaran.

Untuk meningkatkan akurasi saat-saat penerbitan Purchase Order P&SHD dapat menggunakan model statistik untuk

menghasilkan prakiraan permintaan dari tren. Sehingga dengan tepatnya periode penentuan PO bisa memastikan

pembayaran kepada supplier bisa dilakukan sebelum berakhirnya tahun anggaran.

Rekomendasi

Solusi

^Solution

1. Analisis Kebutuhan dan Pola

Permintaan: Lakukan analisis yang lebih mendalam terhadap kebutuhan obat dan pola permintaan. Gunakan data historis, tren permintaan, dan faktor-faktor lain yang mempengaruhi kebutuhan obat untuk membuat

proyeksi yang lebih akurat. Dengan pemahaman yang lebih baik tentang kebutuhan obat, Anda dapat

menyesuaikan jadwal pengiriman dengan lebih efisien dan menghindari kelebihan stok yang berlebihan.

2. Komunikasi yang Intensif dengan Supplier: Jalin komunikasi yang erat dengan supplier obat Anda.

Berbagi informasi tentang

kebutuhan obat secara teratur dan secara proaktif diskusikan

kemungkinan perubahan jadwal pengiriman. Dengan membangun hubungan yang baik dengan supplier, Anda dapat mencapai fleksibilitas yang lebih besar dalam penentuan jadwal pengiriman dan menghindari kelebihan stok yang tidak perlu.

Rekomendasi

Solusi

^Solution

3. Penyesuaian Kontrak: Pertimbangkan untuk melakukan penyesuaian kontrak agar lebih fleksibel. Daripada

menggunakan sistem one-time procurement contract, Anda dapat menjelajahi opsi framework contract yang memungkinkan penyesuaian jadwal pengiriman dan jumlah pesanan secara periodik. Melakukan negosiasi dengan supplier untuk mengadopsi pendekatan ini dapat memberikan fleksibilitas yang lebih besar dalam mengatasi

ketidakpastian kebutuhan obat.

4. Percepatan Proses Anggaran:

Upayakan untuk mempercepat

proses penetapan anggaran dengan melibatkan pihak terkait lebih awal.

Komunikasikan kebutuhan obat kepada tim penganggaran sehingga mereka dapat mempertimbangkan hal ini dalam proses penyusunan anggaran. Dengan memulai proses penyusunan anggaran lebih awal, Anda dapat mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proses ini dan memungkinkan penyesuaian yang lebih cepat jika diperlukan.

Rekomendasi Solusi

Solution 5. Monitoring dan Evaluasi yang Rutin:

Lakukan monitoring dan evaluasi rutin terhadap kebutuhan obat, penggunaan kapasitas gudang, dan kinerja kontrak.

Dengan memantau secara aktif, Anda dapat mengidentifikasi tren dan pola baru, serta mengambil tindakan korektif atau perubahan yang diperlukan untuk meningkatkan efisiensi dan mengatasi masalah yang muncul.