Langkah-langkah
1) Membuat dokumen surat induk dengan nama dan alamat tujuan dikosongi.
2) Kemudian pilih Mailings > Start Mail Merge > Step by Step Mail Merge Wizard.
3) Pada kotak dialog yang muncul, pilih Letters pada bagian Select document type. Kemudian klik Next: Starting document
4) Kemudian pada step selanjutnya, pilih Use the current document, klik Next Select Recipients
5) Pada Step yang ketiga ini adalah mengatur data source untuk mail merge.
Pilih Type a new list kemudian klik teks Create. Kemudian klik Next :Write your letter
6) Pada kotak dialog yang muncul, inputkan data. Untuk menambah data yang
baru klik tombol New Entry
• Jika judul kolom tidak sesuai dengan dokumen induk kita bisa diubah dengan Klik tombol Customize Columns > Field Name yang akan diganti (title/ first name dst) > Rename > OK
• Kita juga isa menambah field name baru dengan klik Add atau Delete sesuai kebutuhan kita.
7) Setelah semua data diinput, klik tombol OK.
8) Kemudian tentukan tempat penyimpanan, dan ketikkan nama data sourcenya. Kemudian klik tombol Save.
9) Kemudian klik Next : Write your letter. Pada kotak dialog yang muncul, letakkan kursor di sebelah field nama, kemudian klik More Item, Pilih field Nama, kemudian klik Insert.
10) Lakukan hal yang sama (letakkan kursor > more items > select items >
insert) untuk memasukkan field yang lainnya.
11) Jika semua field sudah terisi, kita dapat melihat masing– masing isi datanya dengan mengklik Next: Preview your letter.
12) Jika ingin melihat formulir dengan data berikutnya, klik tanda >>. Dan untuk melihat data sebelumnya, klik tanda <<.
13) Untuk mengakhiri pembuatan formulir, klik Next: Complete the merge
Untuk mencetak formulir, klik Print. Ada 3 pilihan:
1) All untuk mencetak semua surat.
2) Current record untuk mencetak surat pada halaman yang aktif.
3) Isi nomor urut data pada kotak From dan To, untuk mencetak surat yang dipilih saja
• Untuk save surat penawaran, klik Edit Individual Letters dan di kotak dialog Merge to New Document, klik All > OK
• Setiap surat akan ditampilkan per halaman/ per recipient. Jangan lupa menyimpan dokumen baru tersebut karena mail merge tidak otomatis menyimpan.
