DATA KARYAWAN DAN ATK PADA PT. BUMI SARANA UTAMA KALLA ASPAL BERBASIS WEB

(1)

SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN

DATA KARYAWAN DAN ATK PADA PT. BUMI SARANA UTAMA KALLA ASPAL BERBASIS WEB

Ericha Oktaviana¹, Nadiya Hijriana²,Zayid Musiafa³

1Teknik Informatika, 55201, Universitas Islam Kalimantan MAB Banjarmasin, NPM 17630613

2Teknik Informatika, 55201, Universitas Islam Kalimantan MAB Banjarmasin, NIDN.1127117902

3Teknik Informatika, 55201, Universitas Islam Kalimantan MAB Banjarmasin, NIDN.1129019003 E-mail:[email protected]

ABSTRAK

Kalla Aspal – PT. Bumi Sarana Utama merupakan salah satu anak perusahaan dari Kalla Group yang mendapat kepercayaan dari PT. Pertamina sebagai Distributor Aspal Curah untuk wilayah Sulawesi, Kailimantan, Papua dan wilayah-wilayah Indonesia lainnya.

Berdiri sejak tanggal 7 Desember 1988 dan telah memiliki cabang yang tersebar diseluruh wilayah Indonesia. Pada PT. Bumi Sarana Utama Kalla Aspal pengarsipan data maish manual yang menggunakan print-printnan, fotocopyan dan aplikasi pengelolaan dokumen umum.

Adapun masalah yang ada pada PT. Bumi Sarana Utama Kalla Aspal seperti pengelolaan pengarsipan data karyawan, dan mengetahui karyawan yang pensiun serta dalam pembuatan laporan pembelian atk masih menggunakan sistem yang manual, salah satu contohnya adalah pengarsipan data karyawan, pengarsipan pembelian atk dan karyawan pensiun menggunakan Microsoft Excel dan sering mendapat kesulitan dalam pencarian data dan keakuratan pengarsipan tersebut. Dengan sistem tersebut pengolahan data belum dapat berjalan dengan maksimal dan efesien. Dengan penggunaan suatu aplikasi yang terkomputerisasi dapat memungkinkan adanya optimasi dalam pengarsipan dan karyawan pensiun di PT. Bumi Sarana Utama demi terwujudnya system arsip yang baik. Maka dari itu diperlukan suatu aplikasi guna mempermudah dan mempercepat dalam pengelolaan data laporan Pengarsipan karyawan dan mengetahui dan pembelian ATK.

Bahasa Pemograman yang digunakan yakni adalah PHP dengan Native, Database yang digunakan adalah MySQL dan metode pengembangan perangkat lunak menggunakan metode Waterfall. Dengan adanya aplikasi ini diharapkan mempermudah dan mempercepat kinerja dalam pengarsipan dan pendataan karyawan pensiun.

Kata Kunci: Pengarsipan, ATK, Aplikasi, MySQL, PHP, Native

ABSTRAK

Kalla Asphalt – PT. Bumi Sarana Utama is a subsidiary of the Kalla Group who won the trust of PT. Pertamina as Bulk Asphalt Distributor for the Sulawesi region, Kailimantan, Papua and other parts of Indonesia. Established since December 7, 1988 and already has branches spread throughout Indonesia. At PT. Bumi Sarana Utama Kalla Asphalt data archiving is still manual using prints, photocopies and general document management applications.

(2)

The problems that exist in PT. Bumi Sarana Utama Kalla Aspal such as managing employee data archiving, and knowing retired employees as well as in making atk purchase reports still use a manual system, one example is employee data archiving, atk purchase archiving and retired employees using Microsoft Excel and often have difficulty in searching data and the accuracy of the filing. With the data processing system has not been able to run optimally and efficiently. With the use of a computerized application, it is possible to

optimize the filing and retirement of employees at PT. Bumi Sarana Utama for the

realization of a good archive system. Therefore we need an application to make it easier and faster in managing employee filing report data and knowing and purchasing stationery.

The programming language used is PHP with Native, the database used is MySQL and the software development method uses the Waterfall method. With this application, it is hoped that it will facilitate and improve performance in archiving and collecting data on retired employees.

Keywords: Archiving, ATK, Application, MySQL, PHP, Native

PENDAHULUAN

Pada PT. Bumi Sarana Utama Kalla Aspal dalam pembuatan pengarsipan data karyawan masih menggunakan cara sederhana yaitu pengolahan dan pengarsipan data masih manual yang menggunakan print-printnan, fotocopyan dan aplikasi pengelolaan dokumen umum.

Adapun masalah yang ada pada PT. Bumi Sarana Utama Kalla Aspal seperti pengelolaan pengarsipan data karyawan, dan mengetahui karyawan yang pensiun serta dalam pembuatan laporan pembelian atk masih menggunakan sistem yang manual, salah satu contohnya adalah pengarsipan data karyawan, pengarsipan pembelian atk dan karyawan pensiun menggunakan Microsoft Excel dan sering mendapat kesulitan dalam pencarian data dan keakuratan pengarsipan tersebut. Dengan sistem tersebut pengolahan data belum dapat berjalan dengan maksimal dan efesien. Dengan penggunaan suatu aplikasi yang terkomputerisasi dapat memungkinkan adanya optimasi dalam pengarsipan dan karyawan pensiun di PT. Bumi Sarana Utama demi terwujudnya system arsip yang baik. Maka dari itu diperlukan suatu aplikasi guna mempermudah dan mempercepat dalam pengelolaan data laporan pengarsipan karyawan dan mengetahui data pembelian atk.

Dalam penyusunan skripsi ini, penulis sedikit banyak terinspirasi dan mereferensi penelitian dari sebelumnya dengan latar belakang masalah pada skripsi ini. Beberapa penelitian telah dilakukan berkaitan tentang Aplikasi pengarsipan data karyawan, atk dan karyawan pension diantaranya, penelitian dengan judul “Analisis Sistem Informasi Pengarsipan Data Digital (Studi Kasus Pada PT. Poliplas Makmur Santosa)”, 1) Guntur Widyatmoko Adi, 2) Adi

(3)

Nugroho 3) Hanna Prillysca Chernovita (2017). Pelaksanaan Administrasi Kearsipan Di Kantor Badan Kekaryawanan Daerah Kabupaten Karanganyar, Ika Sri Handayani (2007), Rancang Bangun Sistem Informasi Karyawan pensiun Karyawan Pada Koperasi Anging Mammiri Makassar Berbasis Web, Muniarto (2017).

Menurut 1) Guntur Widyatmoko Adi, 2) Adi Nugroho 3) Hanna Prillysca Chernovita (2017) Penggunaan teknologi informasi saat ini telah berkembang dengan pesat, sehingga banyak organisasi yang menggunakan teknologi informasi tersebut sebagai alat untuk menunjang kegiatan operasional agar mencapai sebuah tujuan perusaahan dengan baik mulai jangka pendek, menengah maupun jangka panjang.

Menurut , Ika Sri Handayani (2007), Pada intinya arsip adalah kumpulan warkat atau surat berharga yang disimpan secara sistematis dan apabila sewaktu-waktu dibutuhkan bisa dengan cepat ditemukan kembali. Maka arsip memegang peranan yang penting dalam suatu organisasi yaitu sebagai pusat ingatan dan informasi dalam kehidupan, maka perkembangan informasi antara lain merupakan kegiatan-kegiatan yang telah berlangsung dalam suatu organisasi.

Wursanto (1991: 13), ”Arsip adalah kumpulan surat berharga yang tersimpan/disimpan secara teratur atau terarah yang sudah terencana karena mempunyai kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat langsung dengan cepat ditemukan kembali.

Menurut (A Rizki Iskandar 2018), Kekaryawanan/karyawan pada Badan Kekaryawanan Daerah (BKD) mempunyai tugas mengolah pendataan mutase/perubahaan dan pensiun pada BKD. Berdasarkan permasalahan yang terjadi, maka penulis membuat Sistem Informasi agar mempermudahkan dalam pengelolaaan data, pencarian data, dan pembuatan laporan.

Metode penelitian yang dilakukan adalah studi lapangan meliputi observasi dan wawancara, serta melakukan studi kepustakaan. Metode pengembangan sistem yang digunakan adalah Prototipe. Sistem yang di buat ini menggunakan bahasa pemrograman Java dan menggunakan database MySQL.

Berdasarkan uraian di atas, maka hal inilah yang mendorong dilakukannya pembuatan aplikasi dengan judul “SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN DATA KARYAWAN DAN ATK PADA PT BUMI SARANA UTAMA KALLA ASPAL BERBASIS WEB”. Yang di harapkan dapat membantu staff karyawan dan bagian administrasi kantor, agar dapat mengelola data menjadi lebih efektif, evesien, serta data menjadi terkomputerisasi dengan baik.

(4)

METODE PENELITIAN

A. Interview

Wawancara merupakan metode penelitian yang dilakukan dengan cara mengajukan pertanyaan dan mengumpulkan informasi dengan melakukan tanya jawab langsung dengan pengguna untuk kesepahaman terhadap sistem, masalah-masalah sistem, dan permintaan pemakai. Dengan menggunakan metode ini dapat berdialog secara langsung kepada HRD (Human Resource Departement) perusahaan yang dianggap memahami masalah yang ada dibagian Administrasi pada PT. Bumi Sarana Utama Kalla Aspal Kota Banjarmasin.

B. Observasi

Observasi merupakan metode penelitian yang dilakukan dengan cara melakukan pengamatan analisis sistem, yaitu mengikuti proses sistem yang ada dan melakukan pemeriksaan terhadap file-file yang berhubungan dengan sistem.

Dengan menggunakan metode ini dapat langsung mengetahui aktivitas yang sedang berlangsung di PT. Bumi Sarana Utama Kalla Aspal Kota Banjarmasin bagaimana pengarsipan data karyawan, pembelian atk dan karyawan pensiun.

C. Studi Pustaka

Studi Kepustakaan adalah kegiatan untuk melengkapi data-data yang diperlukan untuk penelitian ini diperlukan juga data-data tambahan yang terdiri referensi dari buku-buku, artikel maupun data yang berada di internet guna mendukung kajian pustaka dalam membahas pokok masalah yang diteliti.

ANALISIS PERANCANGAN SISTEM

Analisis sistem dapat didefinisikan sebagai penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahanpermasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat sesuai dengan yang diharapkan.

(5)

Aplikasi yang akan dibuat memuat beberapa komponen perangkat keras dan perangkat lunak yang akan diperlukan pada PT Bumi Sarana Utama Kalla Aspal Kota Banjarmasin Provinsi Kalimantan Selatan demi menunjang kinerja sistem dengan baik ialah seperti berikut : a. Perangkat Keras

b. Perangkat Lunak

Rancangan Model Sistem, Rancangan model sistem dari Sistem Informasi Pengarsipan Data Karyawan Dan Atk Pada PT Bumi Sarana Utama Kalla Aspal Kota Banjarmasin, berikut komponennya yaitu : Usecase diagram, Class Diagram, Activity Diagram, Sequence Diagram.

HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

A. Hasil Tampilan Aplikasi

1. Tampilan Antarmuka Masukan Sistem a. Form Login

(6)

b. Form Dashboard Admin

c. Form Input Data Karyawan

(7)

d. Form Input Data Suami/istri

\ e. Form Input Data Anak

f. Form Input Data Jabatan

(8)

g. Form Input Data Riwayat Pendidikan

(9)

h. Form Input Data Training

i. Form Input Data Riwayat Training

(10)

j. Form Input Data Pensiun

k. Form Input Arsip Dokumen Karyawan

l. Form Input Data Pembelian ATK

(11)

m. Form Input Data ATK

n. Form Input Data Stok ATK

(12)

2. Tampilan Antarmuka Keluaran Sistem

a. Laporan Data Karyawan

b. Laporan Data Suami/Istri

(13)

c. Laporan Data Anak

d. Laporan Data Riwayat Pendidikan

(14)

e. Laporan Data Training

f. Laporan Data Riwayat Training

(15)

g. Laporan Data Pensiun

h. Laporan Arsip Dokumen Karyawan

i. Laporan Data Pembelian Atk

(16)

j. Laporan Data Stok Atk

(17)

B. Pengujian

1. Pengujian Sistem(Blackbox Testing) a. Pengujian Proses login

Tabel 4. 1 Pengujian Form Login

Pengujian Data Masukkan

Hasil yang diharapkan

Pengamat Hasil Diamati

Login Username dan password

Dapat masuk kedalam program

Masuk ke dalam program

Berhasil

b. Pengujian Data Karyawan

Tabel 4. 2 Pengujian Data Karyawan

Pengamat Hasil Diamati Simpan

Data

Memasukkan data

Karyawan

Data dapat di save/simpan ke dalam program

Data berhasil disimpan

Berhasil

Edit Data Memasukkan data

Karyawan

Data dapat di edit/ubah ke dalam program

Data berhasil diperbaharui/

diubah

Berhasil

Hapus Data

Memasukkan data

Karyawan

Data dapat didelete/hapus ke dalam program

Data berhasil dihapus

Berhasil

(18)

c. Pengujian Data Suami/Istri

Tabel 4. 3 Pengujian Data Suami/istri

Data

Memasukkan data

Suami/istri

Data dapat di save/simpan ke dalam program

Berhasil

Suami/istri

Berhasil

Hapus Data

Memasukkan data

Suami/istri

Data dapat didelete/hapus ke dalam program

Berhasil

d. Pengujian Data Anak

Tabel 4. 4 Pengujian Data Anak

Simpan Data

Memasukkan data Anak

Data dapat disave/simpan ke dalam program

Berhasil

Edit Data Memasukkan data Anak

Berhasil

(19)

Hapus Data

Memasukkan data Anak

Data dapat di delete/hapus ke dalam program

Berhasil

e. Pengujian Data Riwayat Pendidikan

Tabel 4. 5 Pengujian Data Riwayat Pendidikan

Data

Memasukkan data Riwayat Pendidikan

Berhasil

Edit Data Memasukkan data Riwayat Pendidikan

Berhasil

Hapus Data

Memasukkan data Riwayat Pendidikan

Berhasil

f. Pengujian Data Training

Tabel 4. 6 Pengujian Data Training

Penguji an

Data Masukkan

Data

Memasukkan data Training

Berhasil

(20)

Edit Data

Data berhasil diperbaharu i/

Berhasil

Hapus Data

Berhasil

g. Pengujian Data Riwayat Training

Tabel 4. 7 Pengujian Data Riwayat Training

Simpan Data

Memasukkan data Riwayat Training

Berhasil

Edit Data Memasukkan data Training

Berhasil

Hapus Data

Memasukkan data Riwayat Training

Berhasil

(21)

h. Pengujian Data Pensiun

Tabel 4. 8 Pengujian Data Pensiun

Simpan Data

Memasukkan data Pensiun

Berhasil

Edit Data Memasukkan data Pensiun

Berhasil

Hapus Data

Memasukkan data Pensiun

Berhasil

i. Pengujian Arsip Dokumen Karyawan

Tabel 4. 9 Pengujian Arsip Dokumen Karyawan

Pengujia n

Pengamat Hasil Diamati

Simpan Data

Memasukk an Arsip Dokumen Karyawan

Data dapat disave/simpa n ke dalam program

Berhasil

Edit Data Memasukk an Arsip Dokumen Karyawan

Data berhasil diperbaharu i/

Berhasil

(22)

Hapus Data

Memasukk an Arsip Dokumen Karyawan

Berhasil

j. Pengujian Data Pembelian ATK

Tabel 4. 10 Pengujian Data Pembelian ATK

Pengujia n

Simpan Data

Memasukkan data

Pembelian ATK

Berhasil

Pembelian ATK

Data berhasil diperbaharui /

Berhasil

Hapus Data

Memasukkan data

Pembelian ATK

Berhasil

(23)

k. Pengujian Data ATK

Tabel 4. 11 Pengujian Data ATK

Data

Memasukkan data ATK

Berhasil

Edit Data Memasukkan data ATK

Berhasil

Hapus Data

Memasukkan data ATK

Berhasil

l. Pengujian Data Stok ATK

Tabel 4. 12 Pengujian Data Stok ATK

Data

Memasukkan data Stok

ATK

Data dapat disave/simpan

ke dalam program

Berhasil

Edit Data Memasukkan data Stok

ATK

Data dapat di edit/ubah ke

dalam program

Berhasil

Hapus Data

Memasukkan data Stok

ATK

Data dapat di delete/hapus

ke dalam program

Berhasil

(24)

24

PENUTUP

1. Adanya Aplikasi Pengarsipan Data Karyawan dan ATK Pada PT. Bumi Sarana Utama Kalla Aspal Kota Banjarmasin, yang akan memudahkan dalam pengolahan data dan informasi dengan cepat dan akurat, dengan menggunakan sistem pendukung pengolahan aplikasi berupa beberapa aplikasi pendukung untuk memudahkan pengolahan yaitu menggunakan Xampp untuk menghubungkan phpMyAdmin dan Mysql, aplikasi phpMyAdmin sebagai perancangan database, aplikasi Sublime Text 3 sebagai pembuatan rancangan aplikasi data, Google Chrome, Operamini dan lainnya, aplikasi Balsamiq Mockups 3 untuk membuat rancangan sistem pada naskah yang dibuat, ClickCharts Diagram Flowchart Software sebagai pengolahan struktur data (Usecase Diagram, Class Diagram, Activity Diagram, Sequence Diagram dan struktur lainnya).

2. Aplikasi ini agar membantu admin atau karyawan, dalam proses pengelolaan dan pembuatan laporan secara berskala atau secara bertahap. Jadi tidak seperti sebelumnya yang manual hanya memasukkan data karywan dan pembelian atk menggunakan excel dan nota pembelian yang disimpan didalan map.

3. Proses pendataan arsip karyawan menjadi lebih cepat dan mudah dilakukan, sehingga tidak memerlukan waktu untuk mengelola data karyawan dan memperkecil terjadinya kesalahan pada pendataan karyawan.

4. Dan aplikasi ini juga dapat mendata stok barang atau ketersedian atk pada kantor serta pendataan tanda bukti pembelian atk.

(25)

DAFTAR PUSTAKA

A.S, M. S. (2015). Rekayasa Perangkat Lunak Terstruktur dan Berorientasi Objek.Bandung. Bandung: Informatika.

A.S, R. d. (2015). Rekayasa Perangkat Lunak Terstruktur dan Berorientasi Objek.

Bandung: Informatika Bandung.

Abdurahman, M. (2017). SISTEM INFORMASI PENGOLAHAN DATA PEMBELIAN DAN PENJUALAN PADA TOKO KOLONCUCU TERNATE . media.neliti.com, 1-9.

AGUSTIN, L. (2017). MERANCANG APLIKASI PERPUSTAKAAN DIGITAL PADA SDIT AL MU’MIN KELAPA GADING. repository.bsi.ac.id, 1-77.

Ahmad Budiman, A. M. (2016). RANCANG BANGUN APLIKASI SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN BARANG DI TB. INDAH JAYA BERBASIS DESKTOP. Jurnal Algoritma Sekolah Tinggi Teknologi Garut, 2302-7339.

Amsyah, Z. (2005). Manajemen Sistem Informasi. Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama .

Ardhana, Y. K. (2012). PHP Menyelesaikan Website 30 Juta. Jakarta: Jasakom.

Arief, . R. (2011). Pemrograman Web Dinamis Menggunakan PHP dan Msql.

Yogyakarta: Andi Offset.

Badri, M. S. (2007). Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Jakarta:

Erlangga.

Buana. (2014). Pemrograman Database MySQL. Yogyakarta: MediaKom.

Bunafit, N. (2006). Membuat Aplikasi Sistem Pakar dengan PHP dan My SQL dengan PHP dan MySQL dengan Editor Dreamweaver. Yogyakarta:

Ardana Media.

Daqiqil, I. (2011). Framework Codeigniter. http://www.koder.web.id.

Gie, T. L. (2007). Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta : Liberty . Hasibuan, M. (2003). Organisasi dan Motivasi Dasar Peningkatan Produktivitas.

Jakarta: Bumi Aksara.

jhmhjhj. (n.d.).

Kadir, A. (2008). Tuntunan Praktis Belajar Database Menggunakan MySQL.

Yogyakarta: Andi Offset.

Kadir, A. (2008). Tuntunan Praktis Belajar Database Menggunakan MySQL.

Yogyakarta: C.V Andi Offset.

Kadir, A. (2014). Pengenalan Sistem Informasi Edisi Revisi. Yogyakarta: Andi.

Kariawan, D. (2018). Pengertian MySQL Menurut Para Ahli.

batubenjo.blogspot.com, 1.

Lukmanul, H. (2004). Cara Cerdas Menguasai Layout, Desain, dan Aplikasi.

BANTEN: Elex Media Komputindo.

Marlinda, L. (2004). Sistem Basis Data. Yogyakarta: Andi Offset.

Mksdloe. (2009, Mei 18). Tujuan dan Mafaat Magang. Retrieved from http://mksdloe.blogspot.com/:

http://mksdloe.blogspot.com/2009/05/tujuan-dan-manfaat-magang.html

(26)

Nugroho, A. A. (2006). Menumbuhkan Service Loyalty melalui Kualitas Pelayanan dan Pengelolaan Respon Emosi Konsumen pada Perusahaan Jasa. Jurnal Manajemen, Vol. 5, No. 2.

Nugroho, B. (2013). Dasar Pemograman Web PHP – MySQL dengan Dreamweaver. Yogyakarta: Gava Media.

Prawiro, M. (2019, Februari 22). Pengertian Data: Definisi, Fungsi, dan Jenis- Jenis Data. Retrieved from maxmanroe: https://www.maxmanroe.com/

Pressman, R. (2015). Rekayasa Perangkat Lunak. Yogyakarta: Pendekatan Praktisi Buku.

Purbadian, Y. (2016). Trik Cepat Membanngun Aplikasi Berbasis Web dengan Framework CodeIgniter. Yogyakarta: Penerbit Andi.

Repository, S. (2012). Pengertian Sistem. https://elib.unikom.ac.id/, 1-28.

Sari, A. P. (2013, Oktober Sabtu, Tanggal 26). Pengertian Data Flow Diagram (DFD) dan Contoh Gambar DFD. Retrieved from adepuspita28.wordpress.com: https://adepuspita28.wordpress.com/

Sibero, . F. (2011). Kitab Suci Web Programing. Yogyakarta: MediaKom.

Soetam, R. (2011). Konsep Dasar Rekayasa Perangkat Lunak. Jakarta: Prestasi Pustaka.

Statistik, K. &. (2018). Tugas Pokok dan Fungsi Kepala Sub Bagian Perencanaan dan Pelaporan. Retrieved from https://kominfo.wajokab.go.id/:

https://kominfo.wajokab.go.id/tupoksi-661-sub-bagian-perencanaan-dan- pelaporan

Subri, M. (2003). Ekonomi Sumber Daya Manusia. Jakarta: PT. Raja Grafindo Persada.

Supriyanto, A. (2005). Pengantar Teknologi Informasi. Jakarta: Salemba Empat.

Surojo, Y. (2006). Manajemen Kearsipan. Malang: Dioma.

Sutabri, . (2012). Analisis Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi.

Sutanta, E. (2011). Sistem Informasi Manajemen. Yogyakarta: Andi.

Sutarman. (2012). Pengantar Teknologi Informasi. Jakarta: PT. Bumi Aksara.

Wikipedia. (2020, April 28). Pelatihan kerja lapangan. Retrieved from Wikipedia. (2021, April 17). Data. Wikipedia Ensiklopedia Bebas, p. 3.

Wursanto, I. (2006). Kompetensi Sekretaris Profesional. Yogyakarta: Andi.

(27)