Ada dua pendekatan utama dalam pengelolaan arsip, pendekatan siklus hidup dan kontinum arsip. Keberadaan arsip konvensional dan arsip elektronik saat ini menjadi tantangan penerapan model siklus hidup ini.
Pendekatan Kontinum Arsip (Records Continuum)
Pemikiran kontinum arsip berkaitan dengan gagasan tentang peran manajemen arsip yang muncul dari konsep pemersatu ini – dalam lima bidang utama. Ketiga, adanya peran pengelolaan arsip dalam pembentukan memori korporat dan kolektif, khususnya arsip yang mencatat (menangkap) pengalaman (experiential knowledge).
Proses-Proses dalam Pengelolaan Arsip
- Proses-Proses dalam Pengelolaan Arsip Dinamis
- Pelacakan Tindakan (Action Tracking)
- Sistem Pelacakan Fisik (Physical Tracking System)
- Proses-Proses dalam Pengelolaan Arsip Statis 19
- Pengumpulan
- Penyimpanan;
- Perawatan;
- Penyelamatan;
Pemeliharaan arsip statis oleh Arsip Nasional Republik Indonesia, Lembaga Kearsipan Provinsi, dan/atau Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota dilakukan melalui kegiatan preventif dan restorasi terhadap kerusakan. Pemusnahan arsip statis oleh Arsip Nasional Republik Indonesia, Lembaga Kearsipan Provinsi, dan/atau Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota didasarkan pada kelengkapan dan keutuhan kondisi fisik dan informasi yang terkandung dalam arsip statis.
Lembaga/Organisasi Kearsipan dan SDM Kearsipan
Awalnya, peran tradisional lembaga pengelola arsip statis adalah sebagai pemelihara (custodian) arsip yang disimpan untuk pelestarian permanen. Pengelola kearsipan semi aktif/tidak aktif bertanggung jawab atas kearsipan yang sudah tidak digunakan lagi untuk menunjang pelaksanaan tugas dan fungsi satuan kerja sehari-hari, namun tidak dapat dimusnahkan atau dipindahkan ke kantor pengelola kearsipan statis. Pengelola Arsip Statis bertanggung jawab terhadap arsip-arsip yang telah ditetapkan berkesinambungan dan diserahkan kepada lembaga pengelola arsip statis (arsip nasional).
Para pengelola arsip statis (arsiparis) berupaya mendamaikan pentingnya pengelolaan arsip pada lembaga kreatif yang dinilai semakin berperan penting dalam pelestarian arsip otentik dengan fungsi tradisionalnya, yaitu pengumpulan arsip-arsip yang bukan miliknya. ke institusi (bukan - data institusi). , yang merupakan inti dari Total Archives. Untuk menjamin pelestarian data elektronik dalam jangka panjang, lembaga pengelolaan data statis harus fokus pada bagaimana data tersebut dibuat, digunakan, dan dipelihara. Dalam ilmu kearsipan terdapat aksioma bahwa arsip statis yang baik adalah arsip yang dibuat dan dikelola dengan baik oleh lembaga yang menciptakannya.
Keutuhan dan kegunaan arsip yang teridentifikasi bersifat jangka panjang (statis) tetap terjaga sampai diserahkan kepada lembaga pengelola arsip statis.32.
Perspektif Penyelenggara Kearsipan di Negara Lain 1. Pemanfaatan Arsip Statis 33
Information Lifecyle
Catatan ini biasanya disimpan selama enam sampai sepuluh tahun untuk mematuhi persyaratan hukum atau audit. Arsip gambar teknik suatu fasilitas atau mesin pabrik, misalnya arsip yang berkaitan dengan obat-obatan, disimpan selama produk tersebut beredar dan bahkan lebih lama lagi untuk menjamin keamanan atau menjamin khasiatnya (efektivitas). Beberapa bahan kearsipan yang mempunyai nilai administratif atau penelitian (ilmiah) disimpan dalam jangka panjang pada lembaga yang menciptakannya atau pada lembaga yang mengelola arsip yang mempunyai nilai jangka panjang.
Beberapa lembaga pemerintah secara permanen menyimpan catatan kelahiran, kematian, pernikahan, catatan pengadilan, dan catatan properti, dan catatan ini akan tetap berguna dalam jangka panjang. Bahkan, karena alasan kerahasiaan, beberapa arsip yang disimpan karena mengandung nilai penelitian mungkin ditutup bagi peneliti untuk jangka waktu tertentu. Selain itu, arsip yang dibuat oleh komputer dapat rusak atau terhapus secara tidak sengaja.
Salah satu inisiatif pertama pemerintah Amerika Serikat dalam mengelola arsip adalah Undang-Undang Arsip tahun 1810, yang menyatakan perlunya fasilitas penyimpanan tahan api untuk arsip departemen eksekutif.
- UU No 17 Tahun 2003 Tentang Keuangan Negara
- UU No 1 Tahun 2004 Tentang Perbendaharaan Negara
- PP No 38 Tahun 2007 Tentang Pembagian Urusan Pemerintah
- Pembangunan a. Perencanaan Tata Ruang
- PP No 38 Tahun 2008 Tentang Perubahan atas PP No 6 Tahun 2006 ttg Pengelolaan Barang Milik Negara-Daerah
Menyusun program dan anggaran provinsi di bidang penataan ruang, serta memfasilitasi dan mengoordinasikan antar kabupaten/kota. Mengambil alih kewenangan dewan kabupaten/kota dalam hal dewan kabupaten/kota tidak dapat mematuhi SPM di bidang penataan ruang. Memikirkan atau menyelesaikan permasalahan tata ruang yang tidak dapat diselesaikan di tingkat kabupaten/kota.
Penetapan wilayah operasi dan kebutuhan kendaraan angkutan taksi yang wilayah pelayanannya melebihi kebutuhan kabupaten/kota dalam satu provinsi. PEMERINTAH DAERAH PROVINSI. ke dan dari lokasi tertentu yang memerlukan tingkat pelayanan/wilayah operasional yang tinggi melebihi wilayah kabupaten/kota dalam satu provinsi. Penetapan izin penyelenggaraan perkeretaapian khusus yang jaringan trayeknya melebihi wilayah satu kabupaten/kota dalam satu provinsi 5. Penetapan lintasan perkeretaapian khusus yang jaringan lintasannya melebihi wilayah satu kabupaten/kota dalam suatu provinsi.
PEMERINTAH DAERAH PROVINSI. Pengguna perlintasan sebidang yang tidak mempunyai izin dan tidak bertanggung jawab, dilakukan oleh pemilik dan/atau pemerintah daerah 7.
Pengaturan Masalah Kearsipan dalam Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971
- Nama Undang-Undang
- Pengertian Arsip
- Fungsi Arsip
- Tujuan Arsip
- Tugas dan Wewenang Pemerintah
- Organisasi Kearsipan
- Kewajiban Kearsipan
- Ketentuan Pidana
- Asas Penyelenggaraan Kearsipan
- Lembaga Kearsipan Universitas
- Lembaga Kearsipan Masyarakat (lembaga/badan swasta/perorangan)
- Profesi Kearsipan Non Pegawai Negeri Sipil
- Sarana dan Prasarana Kearsipan
- Perlindungan dan Penyelamatan Arsip
- Perlindungan Arsip Statis dari Ancaman dan Gangguan, termasuk dari Akibat Bencana
- Penyelamatan Arsip dari Lembaga yang Digabung dengan Lembaga Lain
- Penyelamatan Arsip dari Lembaga yang Dibubarkan atau Dibekukan Operasinya
- Penyelamatan Arsip Akibat Terjadinya Perang dan Konflik Senjata
- Dewan Arsip nasional
- Pengalihan Hak Cipta (HKI) atas Arsip yang Diserahkan kepada Negara
- Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (JIKN)
Undang-undang ini belum mengartikulasikan secara jelas apa kewenangan dan tanggung jawab pemerintah terhadap arsip yang dibuat oleh lembaga negara dan lembaga negara. Namun berdasarkan penjelasan pada Pasal 4 dan Pasal 5 Undang-undang ini, kewenangan pemerintah hanya menyangkut keamanan arsip statis. Arsip Nasional wajib menyelenggarakan, memelihara, dan menyimpan arsip menurut pasal 2 huruf b undang-undang ini, baik yang berasal dari lembaga dan lembaga daerah, maupun lembaga negara di tingkat daerah.
Lembaga-lembaga negara serta pemerintah pusat dan daerah wajib mengatur, memelihara, memelihara, dan melestarikan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 huruf a Undang-undang ini. Instansi pemerintah dan dinas pemerintah wajib menyediakan dokumen kearsipan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 huruf b undang-undang ini kepada Arsip Nasional Pusat. Lembaga dan badan pemerintahan daerah, serta lembaga pemerintah pusat di daerah wajib menyerahkan arsip arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 huruf b undang-undang ini kepada Arsip Nasional Daerah.
Salah satu permasalahan yang harus diatur dalam undang-undang kearsipan yang baru adalah status kepemilikan arsip statis yang berasal dari pihak swasta dan perorangan.
Aspek Teknis Legislatif Drafting
Bentuk dan Nama Undang-Undang
Lembaga Pembentuk Undang-Undang
Teknis Penulisan Ketentuan Pidana
Analisa dan Evaluasi Peraturan Pelaksana UU No. 7/1971
Analisa Keterkaitan UU 7/1971 dengan Undang-Undang Lainnya
- Undang-Undang No. 11 Tentang Informasi dan Transaksi Elektronik
- Undang-Undang No. 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik (KIP)
- Undang-Undang No. 24 Tahun 2007 tentang Penanggulangan Bencana
- RUU tentang Administrasi Negara
Pada era berlakunya UU 32/2004, lembaga kearsipan di daerah tidak lagi menjadi milik pemerintah pusat, melainkan menjadi perangkat daerah (milik daerah). Hadirnya undang-undang baru tentang kearsipan harus menekankan pada kewenangan pemerintah pusat dan daerah serta hubungan tugas dan wewenang pemerintah pusat dan daerah serta hubungan tugas dan wewenang antara pemerintah pusat sesuai dengan ketentuan. . UU 32/2004. Pengaturan dalam UU 7/1971 hanya mengacu pada UU KIP dan undang-undang lain yang mengatur akses informasi secara spesifik dan sektoral.
Oleh karena itu, undang-undang kearsipan yang baru harus mengatur pengaturan khusus terkait tindakan pascabencana, khususnya terkait penyelamatan bahan kearsipan untuk memberikan pelayanan kepada masyarakat. Oleh karena itu, peraturan kearsipan harus selaras dengan asas dan asas tata kelola yang baik. Dari seluruh prinsip tersebut, terdapat tiga prinsip penting untuk menjamin terselenggaranya pemerintahan yang bersih dan baik, yaitu prinsip partisipasi masyarakat dalam penyelenggaraan negara, tanggung jawab dalam penyelenggaraan ketatanegaraan (yang berkaitan dengan mekanisme pengendalian atau pengendalian). dalam pengambilan keputusan untuk kepentingan umum) dan prinsip transparansi (yaitu proses pengambilan keputusan kebijakan publik yang terlihat atau melalui proses yang terbuka untuk umum.
Pembuatan peraturan perundang-undangan, khususnya peraturan daerah, hendaknya didasarkan pada tiga argumentasi penting, yaitu argumentasi filosofis, sosiologis, dan hukum.
Landasan Filosofis
Landasan Sosiologis
Sementara orientasi penyimpanan arsip dalam UU 7/1971 hanya ditujukan untuk kepentingan negara, sedangkan kepentingan masyarakat umum kurang mendapat perhatian. Dari prinsip-prinsip peraturan yang ada, sebagian besar hanya diperuntukkan bagi lembaga negara atau otoritas publik. Selain itu, pertimbangan pengelolaan arsip untuk kepentingan kesejahteraan masyarakat belum mendapat perhatian yang cukup karena hanya menyangkut penyimpanan arsip statis.
Di era saat ini, penyusunan peraturan juga harus berorientasi pada kemaslahatan masyarakat umum di samping kepentingan pemerintah. Pada hakikatnya arsip merupakan bukti kinerja yang berfungsi sebagai bahan operasional organisasi pemiliknya, bahan pengabdian kepada masyarakat, dan bukti penyelesaian permasalahan hukum yang lama kelamaan juga berfungsi sebagai catatan sejarah. Selain memberikan manfaat bagi pemerintah dan masyarakat, perlu diketahui bahwa dalam praktik penyelenggaraan negara dan pemerintahan, kearsipan merupakan tulang punggung penyelenggaraan pemerintahan yang mendukung terciptanya good governance dan clean governance.
Landasan Yuridis
Keduanya diberi kewenangan untuk membentuk peraturan daerah sesuai kebutuhan dan karakteristik daerah masing-masing. Landasan hukum yang kedua adalah semua peraturan perundang-undangan yang berkaitan dengan peraturan daerah yang akan dibentuk. Penting untuk memperhatikan peraturan perundang-undangan terkait untuk menciptakan kepastian hukum dan keadilan sosial.
Selain itu, peraturan perundang-undangan yang telah ditetapkan di atas juga perlu diperhatikan agar peraturan daerah tersebut selaras dan tidak bertentangan dengan peraturan perundang-undangan lainnya. Pemerintahan daerah sebagai subsistem pemerintahan tingkat nasional tentu saja tunduk pada peraturan perundang-undangan di tingkat nasional. Ruang lingkup peraturan dalam Rancangan Peraturan Daerah tentang Kesadaran Daerah ini meliputi seluruh wilayah Provinsi DKI Jakarta dengan luas daratan kurang lebih 661,52 km² yang meliputi 5 Wilayah Kota Administratif dan satu Kabupaten Administratif, yaitu: kota administratif Pusat Jakarta, Jakarta Utara, Jakarta Barat, Jakarta Selatan, dan Jakarta Timur, serta Kabupaten Administratif Kepulauan Seribu, yang di utara berbatasan dengan Laut Jawa, di selatan dan timur berbatasan dengan Kota Depok, Kabupaten Bogor, Kota Bekasi dan Kabupaten Bekasi, di sebelah barat berbatasan dengan Kota Tanggerang dan Kabupaten Tanggerang.
Ruang lingkup pengaturan rancangan Peraturan Daerah tentang Kesetiakawanan Daerah ini sesuai dengan Undang-Undang Nomor 29 Tahun 2007 tentang Pemerintahan Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta Sebagai Ibu Kota Negara Kesatuan Republik Indonesia, ketentuan peraturan perundang-undangan lainnya, baik lebih tinggi dan lebih rendah, yang mengatur hal ini.
Ruang Lingkup Pengaturan
- Ketentuan Umum
- Ketentuan Materi
- Ketentuan Sanksi
- Ketentuan Penutup
Dilihat dari materinya, Struktur Badan diisi dengan kelompok fasilitas, yang terdiri atas: Fasilitas umum; fasilitas material;. Kelompok ketentuan ini dapat mencakup usulan peraturan seperti: pengertian atau arti kata, akronim atau singkatan, penyebutan nama secara singkat dan hal-hal umum yang berlaku terhadap usulan peraturan dalam Rancangan Peraturan Daerah tentang Kewaspadaan Daerah, misalnya asas, tujuan, dan ruang lingkup. pengaturannya. Mengingat materi pokok yang diatur dalam Peraturan Daerah tentang Peradaban Daerah mempunyai cakupan yang luas, maka Peraturan Daerah tentang Peradaban Daerah dibagi menjadi beberapa kelompok ketentuan berdasarkan kesamaan materi peraturannya.
Penunjukan kelompok ketentuan yang dibentuk mengikuti penunjukan menurut ketentuan dalam Lampiran Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2011 tentang Pembentukan Peraturan Perundang-undangan. Dalam Peraturan Daerah tentang Kekerasan Daerah ini diusulkan 2 (dua) jenis ketentuan sanksi, yaitu: sanksi administratif dan sanksi pidana. Ketentuan Peralihan mengatur penyesuaian terhadap kondisi dan hubungan hukum yang telah ada atau sedang berlangsung pada saat Rancangan Peraturan Daerah tentang Kesadaran Daerah ini mulai berlaku.
Ketentuan ini memuat pengaturan mengenai: dampak rancangan peraturan daerah ini terhadap peraturan perundang-undangan yang ada, lembaga pelaksana, nama pendek, dan kapan rancangan peraturan daerah tersebut mulai berlaku.
Simpulan
Saran
Article "The nature of the relationship between record keeping and the law", School of Information and Systems Management, Monash University. Millar, Laura, Discharging Our Debt: The Evolution of the Concept of Total Archives in English Canada, Archivaria 46, 1997. Terry Eastwood, “What is Archive Theory and Why is it Important?”, paper presented at the Annual Conference of the Association of Canadian Archivists, St.