DINAS KOMUNIKASI, INFORMATIKA, DAN STATISTIK KABUPATEN BENGKALIS

(1)

LAPORAN KERJA PRAKTEK (KP)

DINAS KOMUNIKASI, INFORMATIKA, DAN STATISTIK KABUPATEN BENGKALIS

BAGIAN PENYUSUNAN PROGRAM

M. NUR ROHIM 5103181300

PROGRAM STUDI ADMINISTRASI BISNIS JURUSAN ADMINISTRASI NIAGA POLITEKNIK NEGERI BENGKALIS

BENGKALIS

2021

(2)

(3)

KATA PENGANTAR

Bismillahirrahmanirrahim

Puji syukur Alhamdulillah penulis ucapkan kehadirat Allah SWT, yang telah menjadikan setiap yang sulit menjadi mudah, sehingga dengan kemudahan itu penulis dapat menyelesaikan laporan Kerja Praktek ini dengan segala keterbatasannya. Shalawat beserta salam senantiasa penulis mohonkan kepada Allah, semoga selalu dicurahkan kepada Nabi Muhammad SAW, beserta keluarga dan sahabat-sahabatnya serta para pengikutnya yang setia pada ajaran yang dibawanya sampai akhir zaman, Aamin.

Penulisan Laporan ini merupakan salah satu syarat yang harus dipenuhi oleh mahasiswa Jenjang pendidikan Ahli Madya pada Jurusan Administrasi Niaga Program Studi Adminstrasi Bisnis Politeknik Negeri Bengkalis yang telah melaksanakan Kerja Praktek di Kantor Inspektorat Kabupaten Bengkalis.

Penulis menyadari bahwa tanpa ada bimbingan dan dorongan serta motivasi dari berbagai pihak kepada penulis selama Kerja Praktek berlangsung, tentunya pelaksanaan Kerja Praktek ini tidak akan selesai sesuai harapan. Karena itu, pada kesempatan ini, penulis mengucapkan terimakasih yang tidak terhingga kepada :

1. Bapak Johny Custer, ST., MT Selaku Direktur Politeknik Negeri Bengkalis 2. IbuYunelly Asra, SE., MM selaku Ketua Jurusan Administrasi Niaga.

3. Ibu Nazrantika Sunarto, S.E., M.M selaku Ketua Program Studi Ahli Madya Administrasi Bisnis.

4. Bapak Bustami, S.ST., M.Si selaku dosen wali yang telah banyak membantu, memberikan saran dan masukan selama penulis kuliah di Polteknik Negeri Bengkalis.

5. Ibu Dwi Astuti S.E.,M.Si selaku pembimbing yang telah banyak membantu memberikan saran dan masukan selama proses Kerja Praktek (KP) ini.

6. Ibu Erma Domos, B.A., MTCSOL selaku Koordinator Kerja Praktek (KP) Program Studi Administrasi Bisnis Politeknik Negeri Bengkalis.

7. Seluruh Dosen dan Tenaga Kependidikan Program Studi Administrasi Niaga

(4)

Bisnis Politeknik Negeri Bengkalis.

8. Untuk kedua Orang Tua dan keluarga yang selama ini senantiasa memberika doa setulus hati, memberikan semangat dan dukungannya.

9. Teman-teman dan mahasiswa Politeknik Negeri Bengkalis khususnya Program Studi Administrasi Bisnis Semester VI (Enam) yang selalu memberikan dukungan dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini.’

Semoga Allah SWT menerimanya sebagai amal saleh dan membalasnya dengan pahala yang berlipat ganda. Aamiin

Penulis menyadari bahwa di Dunia Kerja sangat membutuhkan kedisiplinan serta Etika yang baik selama melaksanakan Kerja Praktek pada Kantor Inspektorat Kabupaten Bengkalis.

Penulis juga memohon maaf atas kesalahan yang telah dilakukan Baik di sengaja maupun tidak disengaja selama pelaksanaan Kerja Praktek di Kantor Inspektorat Kabupaten Bengkalis.

Akhir nya agar laporan ini dapat bermanfaat bagi semua, penulis mengharap saran dan kritik yang membangun bagi kesempurnaan laporan ini. Penulis mengharapkan agar laporan ini berguna dan menjadi bahan bacaan yang bermanfaat bagi siapapun yang membacanya.

Bengkalis, 01 Maret 2021 Penulis

M. NUR ROHIM NIM.5103181300

(5)

DAFTAR ISI

Halaman

HALAMAN JUDUL ……… i

KATA PENGANTAR ……… iii

DAFTAR ISI ……… v

DAFTAR TABEL ……… vii

DAFTAR LAMPIRAN ……… ix

DAFTAR GAMBAR ……… x

BAB I PENDAHULUAN………. 1

1.1 Latar Belakang Pemikiran Kerja Praktek……… 1

1.2 Tujuan dan Manfaat Kerja Praktek……….. 3

1.2.1 Tujuan Kerja Praktek……….. 3

1.2.2 Manfaat Kerja Praktek……… 3

1.3 Waktu dan Lama Kerja Praktek………... 4

1.4 Tempat Kerja Praktek………... 4

BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN……….. 5

2.1 Sejarah Singkat Dinas Komunikasi, Informatika dan Statistik Kabupaten Bengkalis………..……….... 5

2.2 Visi dan Misi Dinas Komunikasi, Informatika dan Statistik Kabupaten Bengkalis………...… 6

2.2.1 Visi Dinas Komunikasi, Informatika dan Statistik Kabupaten Bengkalis………... 6

2.2.2 Misi Dinas Komunikasi, Informatika dan Statistik Kabupaten Bengkalis………... 6

2.3 Struktur Organisasi Dinas Komunikasi, Informatika dan Statistik Kabupaten Bengkali………...…………. 6 2.4 Deskripsi Kegiatan Dinas Komunikasi, Informatika dan

(6)

2.5 Ruang Lingkup Dinas Komunikasi, Informatika dan

Statistik Kabupaten Bengkalis……… 8

BAB III DESKRIPSI KEGIATAN SELAMA KERJA PRAKTEK…….. 10

3.1 Spesifikasi Tugas Selama Kerja Praktek………. 10

3.1.1 Laporan Agenda Kerja Praktek………. 11

3.1.2 Uraian Kegiatan Selama Melaksanakan Kerja Praktek. 22 3.2 Target yang Diharapkan……….. 25

3.3 Perangkat Lunak dan Keras yang Digunakan………. 26

3.3.1 Perangkat Lunak (Software)……….. 26

3.3.2 Perangkat Keras (Hardwere)………. 28

3.4 Peralatan dan perlengkapan yang Digunakan………... 29

3.5 Data-data yang Diperlukan……….. 32

3.6 Dokumen-dokumen yang Dihasilkan……….. 33

3.7 Kendala dan Solusi yang Dihadapi Selama Kerja Praktek…. 35 3.7.1 Kendala-kendala yang dihadapi selama kerja praktek.. 35

3.7.2 Solusi terhadapa kendala-kendala yang dihadapi…….. 35

BAB IV PENUTUP………. 36

4.1 Kesimpulan……….. 36

4.2 Saran……….... 37

(7)

DAFTAR TABEL

Halaman Tabel 1.1 Jadwal Jam Kerja Kantor Dinas Komunikasi, Informatika,

dan Statistik Kabupaten Bengkalis ……….………… 4 Tabel 3.1 Laporan Agenda Pekerjaan Minggu Ke 1 (pertama) terhitung

mulai tanggal 01-05 Maret 2021……….……… 11 Tabel 3.2 Laporan Agenda Pekerjaan Minggu Ke 2 (dua) terhitung mulai

tanggal 08-12 Maret 2021……….……… 11 Tabel 3.3 Laporan Agenda Pekerjaan Minggu Ke 3 (tiga) terhitung mulai

tanggal 15-19 Maret 2021………...………. 12 Tabel 3.4 Laporan Agenda Pekerjaan Minggu Ke 4 (empat) terhitung mulai

tanggal 22-26 Maret 2021……….………. 13 Tabel 3.5 Laporan Agenda Pekerjaan Minggu Ke 5 (lima) terhitung mulai

tanggal 29 Maret-02 April 2021……….………. 13 Tabel 3.6 Laporan Agenda Pekerjaan Minggu Ke 6 (enam) terhitung mulai

tanggal 05-09 April 2021……….………. 14 Tabel 3.7 Laporan Agenda Pekerjaan Minggu Ke 7 (tujuh) terhitung mulai

tanggal 12-16 April 2021……….………. 14 Tabel 3.8 Laporan Agenda Pekerjaan Minggu Ke 8 (delapan) terhitung mulai

tanggal 19-23 April 2021……….……….……. 15 Tabel 3.9 Laporan Agenda Pekerjaan Minggu Ke 9 (sembilan) terhitung

mulai tanggal 26-30 April 2021………. 16 Tabel 3.10 Laporan Agenda Pekerjaan Minggu Ke 10 (sepuluh) terhitung

mulai tanggal 03-07 Mei 2021……….…….. 16 Tabel 3.11 Laporan Agenda Pekerjaan Minggu Ke 11 (sebelas) terhitung

mulai tanggal 10-14 Mei 2021……….………. 17 Tabel 3.12 Laporan Agenda Pekerjaan Minggu Ke 12 (dua belas) terhitung

(8)

Tabel 3.13 Laporan Agenda Pekerjaan Minggu Ke 13 (tiga belas) terhitung

mulai tanggal 24-28 Mei 2021……….……… 18 Tabel 3.14 Laporan Agenda Pekerjaan Minggu Ke 14 (empat belas) terhitung

mulai tanggal 31 Mei-04 Juni 2021………. 18 Tabel 3.15 Laporan Agenda Pekerjaan Minggu Ke 15 (lima belas) terhitung

mulai tanggal 07-11 Juni 2021……….……… 19 Tabel 3.16 Laporan Agenda Pekerjaan Minggu Ke 16 (enam belas) terhitung

mulai tanggal 14-18 Juni 2021……….……… 20 Tabel 3.17 Laporan Agenda Pekerjaan Minggu Ke 6 (enam) terhitung mulai

tanggal 05-09 April 2021……….………. 20 Tabel 3.18 Laporan Agenda Pekerjaan Minggu Ke 18 (delapan belas) terhitung

mulai tanggal 28-30 Juni 2021……….……… 21

(9)

DAFTAR LAMPIRAN

Halaman

Lampiran 1 Mengagendakan Surat Masuk……….………. 38

Lampiran 2 Mengandakan Dokumen……….………. 38

Lampiran 3 Merekap Rincian Belanja Sub Kegiatan Satuan Kerja Perangkat Daerah……….………. 39

Lampiran 4 Penilaian Kerja Praktek………...………. 39

Lampiran 5 Sertifikat Kerja Preaktek……….………. 40

Lampiran 6 Absensi Kerja Praktek……….………. 40

(10)

DAFTAR GAMBAR

Halaman Gambar 2.1 Struktur Organisasi Dinas Komunikasi, Informatika, dan

Statistik Kabupaten Bengkalis……….. 7

Gambar 3.1 Mengagendakan Surat Masuk………... 22

Gambar 3.2 Menggandakan Dokumen………. 23

Gambar 3.3 Mengirim Surat Keluar………. 23

Gambar 3.4 Merekap Belanja Sub Kegiatan Satuan Kerja Perangkat Daerah. 24 Gambar 3.5 Microsoft Excel………. 27

Gambar 3.6 Microsoft Word………. 28

Gambar 3.7 Komputer……….. 29

Gambar 3.8 Mesin Cetak (Printer)………... 29

Gambar 3.9 Stapler………... 30

Gambar 3.10 Pelubang Kertas (Perforator)……… 30

Gambar 3.11 Mesin Pengganda (Photocopy)………. 31

Gambar 3.12 Mesin Penghancur Kertas (Shredder)………... 31

Gambar 3.13 Agenda Surat Masuk……….... 33

Gambar 3.14 Menggandakan Dokumen………. 34

Gambar 3.15 Rekap Rincian Belanja Sub Kegiatan Satuan Kerja Perangkat Daerah………... 34

(11)

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Pemikiran Kerja Praktek (KP)

Menghadapi era globalisasi yang sedang berlangsung membuat sebagian orang dipaksa untuk berfikir dan bekerja keras untuk menghidupu kebutuhannya.

Persaingan untuk mendapatkan pekerjaan saat ini sangatlah ketat dikarenakan banyaknya pelamar dan sedikitnya daya tampung pekerjaan yang diperebutkan oleh banyak orang, terlebih lagi bagi mahasiswa, yang setiap tahunnya Perguruan Tinggi menghasilkan lulusan sampai ribuan.

Melihat fenomena yang terjadi, setiap mahasiswa harus mempersiapkan dirinya dengan baik sebelum atau sesudah dinyatakan lulus dalam mencari pekerjaan yang lebih baik. Hard skill adalah jawaban utama untuk mendapatkan pekerjaan tersebut. Namun memiliki hard skill saja tidaklah cukup, harus juga dimbangi dengan soft skill dalam menghadapi berbagai tantangan saat melakukan pekerjaan tersebut.

Mengembangkan hard skill dan soft skill sewaktu berada di bangku perkuliahan yaitu di Politeknik Negeri Bengkalis, merupakan kunci dan cara terbaik untuk meraih kesuksesan dan menghadapai persaingan yang ada didalam dunia kerja.

Politeknik adalah salah satu perguruan tinggi yang berbentuk vokasi.

Politeknik Negeri Bengkalis didirikan pada tahun 2001 oleh pemerintah Kabupaten Bengkalis dibawah naungan Yayan Bangun Insani (YBI). Terhitung tanggal 29 Juli 2011, Politeknik Bengkalis berubah statusnya menjadi Perguruan Tinggi Negeri (PTN), melalui Peraturan Menteri Pendidikan Nasional No. 28 Tahun 2011 tentang Pendirian, Organisasi dan Tata Negeri Bengkalis. Pada Tanggal 26 Desember 2011, Politeknik Negeri Bengkalis diresmikan menjadi negeri oleh Menteri Pendidikan Kebudayaan Republik Indonesia, Prof. Dr. Ir.Muhammad Nuh, DEA.

Saat ini Politeknik Negeri Bengkalis memiliki 8 (Delapan) Jurusan diantaranya Jurusan Teknik Perkapalan, Teknik Mesin, Teknik Elektronika, Teknik

(12)

Politeknik Negeri Bengkalis memiliki 18 Program Studi yang terdiri dari 9 (sembilan) Program Studi D-III diantaranya : Teknik Perkapalan, Teknik Mesin, Teknik Elektronika, Teknik Sipil, Administrasi Bisnis, Bahasa Inggris, Teknik Informstika, Nautika, dan Ketatalaksanaan Pelayaran Niaga. Politeknik Negeri Bengkalis Juga memiliki 9 (sembilan) Program Studi D-IV diantaranya : Teknologi Rekayasa Arsitektur Perkapalan, Teknik Mesin Produksi dan Perawatan, Teknik Listrik, , Teknik Perancang Jalan dan Jembatan, Administrasi Bisnis Internasional, Akuntansi Keuangan Publik, Bahasa Inggris Untuk Komunikasi Bisnis, Teknik Rekayasa Perangkat Lunak, dan Profesional serta Keamanan Sistem Informasi.

Jurusan Administrasi Niaga adalah salah satu jurusan yang ada di Politeknik Negeri Bengkalis. Jurusan Administrasi Niaga memiliki 4 (empat) Program Studi, 1 (satu) diantaranya adalah Program Studi D-III yaitu D-III Administrasi Bisnis.

Program Studi Adminsitrasi Bisnis merupakan salah satu program studi yang ada di Politeknik Negeri Bengkalis yang berkosentrasi pada bidang Kesekretariatan dan Administrasi perkantoran. Sesuai dengan kurikulum Program Studi Administrasi Bisnis Politeknik Negeri Bengkalis, bahwa setiap mahasiswa yang akan menyelesaikan studi harus melaksanakan Kerja Praktek yang telah ditetapkan dalam keputusan Direktur Politeknik Negeri Bengkalis dalam suatu peraturan khusus.

Kerja Praktek ini dilaksanakan setelah mahasiswa menyelesaikan minimal 4 (empat) semester dan lulus penuh. Kerja Praktek merupakan salah satu kegiatan yang telah dilaksanakan setiap tahun dan wajib diikuti oleh setiap mahasiswa Politeknik Negeri Bengkalis, yang mana kegiatan tersebut bertujuan untuk memhimplementasikan teori-teori yang diperoleh di bangku kuliah kedunia kerja, seperti ilmu kesekretariatan yang mencakup manajemen perkantoran, penanganan surat menyurat, komunikasi dan tata cara pengarsipan.

Kerja Praktek telah dilaksanakan di Bagian Penyusunan Program pada Kantor Dinas Komunikasi, Informatika, dan Statistik Kabupaten Bengkalis selama 17 (tujuhbelas) minggu terhitung sejak tanggal 01 Maret 2021 sampai dengan 30 Juni

(13)

1.2 Tujuan dan Manfaat Kerja Praktek (KP) 1.2.1 Tujuan Kerja Praktek (KP)

Secara umum pelaksanaan Kerja Praktek bertujuan sebagai berikut:

1. Untuk mengetahui spesifikasi pekerjaan yang ada di Kantor Dinas Komunikasi, Informatika, dan Statistik Kabupaten Bengkalis.

2. Untuk mengetahui target yang diharapkan dari pekerjaan yang ada di Kantor Dinas Komunikasi, Informatika, dan Statistik Kabupaten Bengkalis.

3. Untuk mengetahui perangkat keras dan perangkat lunak yang digunakan pada Kantor Dinas Komunikasi, Informatika, dan Statistik Kabupaten Bengkalis.

4. Untuk mengetahui peralatan dan perlengkapan yang digunakan pada Kantor Dinas Komunikasi, Informatika, dan Statistik Kabupaten Bengkalis.

5. Untuk mengetahui data-data yang diperlukan pada Kantor Dinas Komunikasi, Informatika, dan Statistik Kabupaten Bengkalis.

6. Untuk mengetahui dokumen yang dihasilkan pada Kantor Dinas Komunikasi, Informatika, dan Statistik Kabupaten Bengkalis.

7. Untuk mengetahui kendala-kendala serta solusi dari kendala yang dihadapi dalam melakukan pekerjaan selama Kerja Praktek di Kantor Dinas Komunikasi, Informatika, dan Statistik Kabupaten Bengkalis.

1.2.2 Manfaat Kerja Praktek (KP)

Manfaat Kerja Praktek bagi penulis adalah sebagai berikut:

1. Untuk meningkatkan pengetahuan dan keterampilan melalui keterlibatan secara langsung dalam Kantor Dinas Komunikasi, Informasi, dan Statistik Kabupaten Bengkalis.

2. Memperoleh pengalaman di dunia pekerjaan untuk membenahi diri sebelum direkrut ke dunia kerja.

3. Dapat mengenal dan mengoperasikan berbagai peralatan-peralatan yang digunakan perusahaan, instansi maupun perkantoran dalam menjalankan

(14)

4. Melatih diri untuk lebih disiplin.

5. Melatih kepercayaan diri untuk lebih berani mengambil sebuah keputusan dalam pekerjaan.

1.3 Waktu dan Lama Kerja Praktek (KP)

Waktu Kerja Praktek di Kantor Dinas Komunikasi, Informatika, dan Statistik Kabupaten Bengkalis dilaksanakan selama 17 (tujuhbelas) minggu. Dimulai dari tanggal 01 Maret 2021 sampai dengan tanggal 30 Juni 2021. Adapun jadwal kerja di Kantor Dinas Komunikasi, Informatika, dan Statistik Kabupaten Bengkalis yaitu sebagai berikut:

Tabel 1.1 Jadwal Jam Kerja Kantor Dinas Komunikasi, Informatika, dan Statistik Kabupaten Bengkalis

No Hari Jam Kerja Istirahat

1 Senin s/d Kamis 07.30 s/d 16.00 WIB 12.00 s/d 13.00 WIB

2 Jum’at 07.30 s/d 16.30 WIB 12.00 s/d 13.00 WIB

3 Sabtu s/d Minggu - Libur

Sumber: Kantor Dinas Komunikasi, Informatika, dan Statistik Kabupaten Bengkalis

1.4 Tempat Kerja Praktek (KP)

Kerja Praktek dilakukan di Kantor Dinas Komunikasi, Informatika, dan Statistik Kabupaten Bengkalis yang beralamat di Jl. Kartini, Bengkalis kota, Kecamatan Bengkalis, Kabupaten Bengkalis, Riau 28712.

(15)

BAB II

GAMBARAN UMUM KANTOR DINAS KOMUNIKASI, INFORMATIKA DAN STATISTIK KABUPATEN BENGKALIS

2.1 Sejarah Singkat Dinas Komunikasi, Informatika, dan Statistik kabupaten Bengkalis.

Sejak diberlakukannya Struktur Organisasi Pemerintah Daerah (SOPD) baru di lingkungan Pemerintah Kabupaten Bengkalis terhitung 1 Januari 2017, setidaknya ada 5 SOPD yang hilang. Juga terjadi perubahan nama dinas maupun badan, ada yang dimerjer, ada pula muncul SOPD baru, yang pisah atau berdiri sendiri.

Salah satunya adalah Dinas Komunikasi, Informatika dan Statistik (Diskominfotik) dulunya urusan komunikasi dan informasi ini berada satu atap dengan Dinas Perhubungan. Namun sesuai amanah Peraturan Pemerintah Nomor 18 Tahun 2016 tentang Perangkat Daerah dan Peraturan Menteri Komunikasi dan Informatika Nomor 14 Tahun 2016 tentang Pedoman Nomenklatur Perangkat Daerah Bidang Komunikasi dan Informatika, diperkuat Peraturan Bupati Bengkalis Nomor 51 Tahun 2016 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Eselonering, Tugas, Fungsi dan Uraian Tugas serta Tata Kerja Dikominfotik.

Diskominfotik memiliki tugas dan tupoksi yang lebih luas cakupannya dibandingkan dengan sebelumnya. Karena selain ditambah urusan statistik, bagian Pengelolaan Data Elektronik (PDE) yang dulunya berada di Sekretariat Daerah, kini menjadi bagian dari Diskominfotik, termasuk urusan publikasi, kerjasama media urusan public relation yang dulunya ditangani Bagian Humas Sekretariat Daerah.

Seiring berjalannya waktu, tahun 2018 terjadi perubahan dalam susunan organisasi Diskominfotik, Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE) tidak lagi menjadi salah satu tugas dan fungsi Diskominfotik, pindah ke Bagian Pengadaan Barang/Jasa Sekretariat Daerah. Perubahan ini didasarkan Peraturan Bupati Nomor 58 Tahun 2018 tentang Perubahan atas Peraturan Bupati Bengkalis Nomor 51 Tahun

(16)

2016 tentang kedudukan, Susunan Organisasi, Eselonering, Tugas, Fungsi dan Uraian Tugas serta Tata Kerja.

2.2 Visi dan Misi Kantor Dinas Komunikasi, Informatika, dan Statistik Kabupaten Bengkalis.

2.2.1 Visi Dinas Komunikasi, Informatika dan Statistik Kabupaten Bengkalis

Adapun visi Dinas Komunikasi, Informatika dan Statistik Kabupaten Bengkalis ialah “Terwujudnya Kabupaten Bengkalis yang Bermarwah, Maju dan Sejahtera”.

2.2.2 Misi Dinas Komunikasi, Informatika dan Statistik Kabupaten Bengkalis Adapun visi Dinas Komunikasi, Informatika dan Statistik Kabupaten Bengkalis sebagai berikut:

1. Mewujudkan Pengelolaan Potensi Keuangan Daerah, Sumber Daya Alam dan Sumber Daya Manusia ynag Efektif Dalam Memajukan Perekonomian.

2. Mewujudkan Reformasi Birokrasi serta Penguatan Nilai-nilai Agama dan Budaya Melayu Menuju Tata Kelola Pemerintahan yang Baik dan Masyarakat yang Berkarakter.

3. Mewujudkan Penyediaan Infrastruktur yang Berkualitas dan Mengembangkan Potensi Wilayah Perbatasan Untuk Kesejahteraan Rakyat.

2.3 Struktur Organisasi Kantor Dinas Komunikasi, Informatika, dan Statistik Kabupaten Bengkalis.

Di dalam sebuah perusahaan struktur organisasi mempunyai arti yang sangat penting untuk mencapai tujuan. Struktur organisasi Dinas Komunikasi, Informatika dan Statistik Kabupaten Bengkalis disusun sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku, pada intinya menjelaskan segala fungsi, kewajiban dan tanggung jawab dari masing-masing bagian yang ditempati.

(17)

Gambar 2.1 Struktur Organisasi Dinas Komunikasi, Informatika dan Statistik Kabupaten Bengkalis

Sumber: Kantor Dinas Komunikasi, Informatika, dan Statistik Kabupaten Bengkalis

(18)

2.4 Tugas, Wewenang dan Tanggung Jawab Pada Dinas Komunikasi, Informatika, dan Statistik Kabupaten Bengkalis.

1. Kepala Dinas

Memimpin dan bertanggung jawab atas pelaksanaan tugas pokok dan fungsi dinas.

2. Sekretariat, terdiri dari:

a. Sub Bagian Penyusunan Program b. Sub Bagian Umum dan Kepegawaian c. Sub Bagian Keuangan dan Perlengkapan

3. Bidang Pengelolaan dan Pelayanan Informasi Publik, terdiri dari:

a. Seksi Pengelolaan Opini dan Aspirasi Publik b. Seksi Pengelolaan Informasi

c. Seksi Pelayanan Informasi Publik

4. Bidang Sumber Daya Komunikasi dan Informasi, terdiri dari:

a. Seksi Penyediaan Kontes Lintas Sektoral dan Pengelolaan Media Komunikasi Publik.

b. Seksi Layanan Hubungan Media

c. Seksi Penguatan Sumber Daya Komunikasi Publik dan Penyediaan Akses Informasi.

5. Bidang Pengelolaan Berbasis Elektronik, terdiri dari:

a. Seksi Apliksi b. Seksi Telematika

c. Seksi Infrastruktur dan Evaluasi Persandian.

2.5 Ruang Lingkup Kantor Dinas Komunikasi, Informatika dan Statistik Kabupaten Bengkalis.

Dinas Komunikasi, Informatika dan Statistik Kabupaten Bengkalis, disingkat Diskominfotik Kabupaten Bengkalis merupakan unsur pelaksanaan urusan

(19)

kepala dinas yang berkedudukan di bawah dan bertanggung jawab kepada bupati melalui Sekretaris Daerah.

(20)

BAB III

DESKRIPSI KEGIATAN SELAMA KERJA PRAKTEK

3.1 Spesifikasi Tugas Selama Kerja Praktek Pada Dinas Komunikasi, Informatika, dan Statistik

Pada bab ini ada beberapa uraian tentang kegiatan-kegiatan atau tugas-tugas selama melaksanakan Kerja Praktek pada Instansi Komunikasi, Informatika, dan Statistik Kabupaten Bengkalis selama 17 (tujuh belas) minggu yang dilaksanakan mulai tanggal 01 Maret 2021 sampai dengan 30 Juni 2021 dan ditempatkan pada bagian Penyusunan Program.

Selama pelaksanaan Kerja Praktek banyak sekali kesempatan yang diberikan untuk melakukan pekerjaan yang menjadi tugas dari bagian Penyusunan Program dan banyak sekali pengetahuan baru yang dapat diambil di dunia kerja khusunya pada bidang administrasi. Untuk lebih jelas dan mempermudah dalam melaporkan kegiatan yang telah dilaksanakan, ada beberapa uraian kegiatan mingguan, agar setiap pekerjaan yang dilakukan dapat dilaporkan dengan jelas.

Tugas yang telah dilaksanakan selama 17 (tujuh belas) minggu pada Kantor Dinas Komunikasi, Informatika, dan Statistik Kabupaten Bengkalis di Bagian Penyusunan Program adalah sebagai berikut:

1. Mengagendakan Surat Masuk 2. Menggandakan dokumen 3. Mengirim Surat Keluar

4. Merekap Rincian Belanja Sub Kegiatan Satuan Kerja Perangkat Daerah.

5. Menerima Surat Masuk 6. Mencetak Dokumen

3.1.1 Laporan Agenda Kerja Praktek (KP)

(21)

Uraian dari pekerjaan yang telah dilakukan selama Kerja Praktek yang dimulai pada tanggal 01 Maret s/d 30 Juni 2021, pada Kantor Dinas Komunikasi, Informatika, dan Statistik Kabupaten Bengkalis.

Pada minggu pertama pekerjaan yang dilakukan yaitu, perkenalan lokasi penempatan akan di lakukannya kegiatan Kerja Praktek pada bagian Penyusunan Program. Untuk melengkapi dan mempermudah dalam penulisan maka kegiatan tersebut diuraikan dalam bentuk tabel. Adapun uaraian tersebut dapat dilihat pada Tabel 3.1 Laporan Agenda Minggu Ke 1 (pertama) diawah ini:

Tabel 3.1 Laporan Agenda Pekerjaan Minggu Ke 1 (pertama) terhitung mulai tanggal 01-05 Maret 2021

No Hari/Tanggal Kegiatan Tempat

Pelaksanaan 1 Senin 01 Maret 2021 1. Perkenalan

2. Pengarahan Sekretariat

2 Selasa 02 Maret 2021 1. Mengarsip surat keluar

2. Mengandakan dokumen Bidang Program 3 Rabu 03 Maret 2021 Menggandakan dokumen Bidang Program 4 Kamis 04 Maret 2021 Menggandakan dokumen Bidang Program 5 Jum’at 05 Maret 2021 Mengarsip surat masuk Bidang Program Sumber: Data Olahan 2021

Berikut tampilan laporan pekerjaan pada minggu ke 2 (dua) yaitu, hari/tanggal, kegiatan dan tempat pelaksanaan:

Tabel 3.2 Laporan Agenda Pekerjaan Minggu Ke 2 (dua) terhitung mulai tanggal 08-12 Maret 2021

Pelaksanaan 1 Senin 08 Maret 2021 Penyusunan Dokumen Perencanaan

Perangkat Daerah (rutin) Bidang Program

2 Selasa 09 Maret 2021

1. Penyusunan Dokumen Perencanaan Perangkat Daerah (rutin)

2. Menggandakan dokumen

Bidang Program

(22)

No Hari/Tanggal Kegiatan Tempat Pelaksanaan

3 Rabu 10 Maret 2021

1. Merekap Rincian Belanja Sub Kegiatan Penyusunan Dokumen Perencanaan Perangkat Daerah (rutin)

2. Mengarsip surat masuk

Bidang Program

4 Kamis 11 Maret 2021 Cuti Bersama, Isra Mi’raj - 5 Jum’at 12 Maret 2021

Merekap Rincian Belanja Sub Kegiatan Koordinasi dan Penyusunan Perubahan DPA-SKPD

Bidang Program Sumber: Data Olahan 2021

Berikut tampilan laporan pekerjaan pada minggu ke 3 (tiga) yaitu, hari/tanggal, kegiatan dan tempat pelaksanaan:

Tabel 3.3 Laporan Agenda Pekerjaan Minggu Ke 3 (tiga) terhitung mulai tanggal 15-19 Maret 2021

Pelaksanaan 1 Senin 15 Maret 2021

Merekap Rincian Belanja Sub Kegiatan Koordinasi dan Penyusunan Perubahan DPA-SKPD

Bidang Program

1. Merekap Rincian Belanja Sub Kegiatan Koordinasi dan Penyusunan Perubahan DPA-SKPD

Bidang Program

Merekap Rincian Belanja Sub Kegiatan Koordinasi dan Penyusunan Laporan Capaian Kinerja dan Ikhtisar Realisasi Kinerja

Bidang Program

4 Kamis 18 Maret 2021

Bidang Program

5 Jum’at 19 Maret 2021

Bidang Program

Sumber: Data Olahan 2021

(23)

Berikut tampilan laporan pekerjaan pada minggu ke 4 (empat) yaitu, hari/tanggal, kegiatan dan tempat pelaksanaan:

Tabel 3.4 Laporan Agenda Pekerjaan Minggu Ke 4 (empat) terhitung mulai tanggal 22-26 Maret 2021

Pelaksanaan 1 Senin 22 Maret 2021

Merekap Rincian Belanja Sub Kegiatan oordinasi dan Penyusunan Laporan Keuangan Akhir Tahun SKPD

Bidang Program

Merekap Rincian Belanja Sub Kegiatan Koordinasi dan Penyusunan Laporan Keuangan Akhir Tahun SKPD

Bidang Program

Merekap Rincian Belanja Sub Kegiatan Koordinasi dan Penyusunan Laporan Keuangan Bulanan

Bidang Program

4 Kamis 25 Maret 2021

1. Merekap Rincian Belanja Sub Kegiatan Koordinasi dan Penyusunan Laporan Keuangan Bulanan

2. Mencetak dokumen

Bidang Program

5 Jum’at 26 Maret 2021 Merekap Rincian Belanja Sub Kegiatan

Pengamanan Barang Milik Daerah SKPD Bidang Program Sumber: Data Olahan 2021

Berikut tampilan laporan pekerjaan pada minggu ke 5 (lima) yaitu, hari/tanggal, kegiatan dan tempat pelaksanaan:

Tabel 3.5 Laporan Agenda Pekerjaan Minggu Ke 5 (lima) terhitung mulai tanggal 29 Maret-02 April 2021

Pelaksanaan 1 Senin 29 Maret 2021 Merekap Rincian Belanja Sub Kegiatan

Pengamanan Barang Milik Daerah SKPD Bidang Program 2 Selasa 30 Maret 2021 1. Menggandakan dokumen

2. Mengagendakan surat keluar Bidang Program 3 Rabu 31 Maret 2021 Mengagendakan surat masuk Bidang Program

4 Kamis 01 April 2021

Merekap Rincian Belanja Sub Kegiatan Pendidikan dan Pelatihan Pegawai Berdasarkan Tugas dan Fungsi

Bidang Program

(24)

No Hari/Tanggal Kegiatan Tempat Pelaksanaan 5 Jum’at 02 April 2021 Cuti bersama, Wafat Isa Almasih -

Berikut tampilan laporan pekerjaan pada minggu ke 6 (enam) yaitu, hari/tanggal, kegiatan dan tempat pelaksanaan:

Tabel 3.6 Laporan Agenda Pekerjaan Minggu Ke 6 (enam) terhitung mulai tanggal 05-09 April 2021

Pelaksanaan 1 Senin 05 April 2021

Merekap Rincian Belanja Sub Kegiatan Pendidikan dan Pelatihan Pegawai Berdasarkan Tugas dan Fungsi

Bidang Program 2 Selasa 06 April 2021 Penyediaan Gaji dan Tunjangan ASN Bidang Program 3 Rabu 07 April 2021 Penyediaan Gaji dan Tunjangan ASN Bidang Program 4 Kamis 08 April 2021 Penyediaan Gaji dan Tunjangan ASN Bidang Program 5 Jum’at 09 April 2021 Penyediaan Gaji dan Tunjangan ASN Bidang Program Sumber: Data Olahan 2021

Berikut tampilan laporan pekerjaan pada minggu ke 7 (tujuh) yaitu, hari/tanggal, kegiatan dan tempat pelaksanaan:

Tabel 3.7 Laporan Agenda Pekerjaan Minggu Ke 7 (tujuh) terhitung mulai tanggal 12-16 April 2021

1. Penyediaan Komponen Instalasi Listrik Penerangan Bangunan

Bidang Program

2 Selasa 13 April 2021

1. Menerima surat masuk 2. Mengagendakan surat masuk

3. Penyediaan Komponen Instalasi Listrik Penerangan Bangunan

Bidang Program

3 Rabu 14 April 2021

1. Mengirim surat keluar ke BPKAD 2. Mencetak dokumen

Bidang Program

1. Penyusunan Lampiran I Salinan PP No.5 Tahun 2021 Sektor Kesehatan, Obat, dan Makanan

Bidang Program

(25)

No Hari/Tanggal Kegiatan Tempat Pelaksanaan 5 Jum’at 16 April 2021

Penyusunan Lampiran I Salinan PP No.5 Tahun 2021 Sektor Kesehatan, Obat, dan Makanan

Berikut tampilan laporan pekerjaan pada minggu ke 8 (delapan) yaitu, hari/tanggal, kegiatan dan tempat pelaksanaan:

Tabel 3.8 Laporan Agenda Pekerjaan Minggu Ke 8 (delapan) terhitung mulai tanggal 19-23 April 2021

Penyusunan Lampiran I Salinan PP No.5 Tahun 2021 Sektor Kesehatan, Obat, dan Makanan

Bidang Program

1. Mencetak dokumen 2. Menggandakan dokumen

3. Penyusunan Lampiran I Salinan PP Nomor 5 Tahun 2021 Sektor Transportasi

Bidang Program

1. Penyusunan Lampiran I Salinan PP Nomor 5 Tahun 2021 Sektor Transportasi

Bidang Program

1. Mencetak dokumen

2. Penyusunan Lampiran I Salinan PP Nomor 5 Tahun 2021 Sektor Perdagangan

Bidang Program

5 Jum’at 23 April 2021 Lampiran I Salinan PP Nomor 5 Tahun 2021

Sektor Perdagangan Bidang Program

Berikut tampilan laporan pekerjaan pada minggu ke 9 (sembilan) yaitu, hari/tanggal, kegiatan dan tempat pelaksanaan:

(26)

Tabel 3.9 Laporan Agenda Pekerjaan Minggu Ke 9 (sembilan) terhitung mulai tanggal 26-30 April 2021

No Hari/Tanggal Kegiatan

Tempat Pelaksanaan

1 Senin 26 April 2021

1. Lampiran I Salinan PP Nomor 5 Tahun 2021 Sektor Perdagangan

2. Menctak dokumen

Bidang Program

1. Menggandakan dokumen 2. Mengagendakan dokumen 3. Mengirim surat keluar ke BKAD

Bidang Program

1. Merekap Rincian Belanja Sub Kegiatan Penyediaan Bahan Logistik Kantor 2. Menggandakan dokumen

Bidang Program

1. Merekap Rincian Belanja Sub Kegiatan Penyediaan Bahan Logistik Kantor 2. Mencentak dokumen

Bidang Program

5 Jum’at 30 April 2021

3. Merekap Rincian Belanja Sub Kegiatan Penyediaan Peralatan dan Perlengkapan Kantor

Bidang Program

Berikut tampilan laporan pekerjaan pada minggu ke 10 (sepuluh) yaitu, hari/tanggal, kegiatan dan tempat pelaksanaan:

Tabel 3.10 Laporan Agenda Pekerjaan Minggu Ke 10 (sepuluh) terhitung mulai tanggal 03-07 Mei 2021

Pelaksanaan 1 Senin 03 Mei 2021

Merekap Rincian Belanja Sub Kegiatan Penyediaan Peralatan dan Perlengkapan Kantor

Bidang Program

2 Selasa 04 Mei 2021

Merekap Rincian Belanja Sub Kegiatan Penyediaan Peralatan dan Perlengkapan Kantor

Bidang Program

3 Rabu 05 Mei 2021

1. Merekap Rincian Belanja Sub Kegiatan Penyediaan Barang Cetakan dan Pengadaan

2. Mencetak dokumen

Bidang Program

(27)

4 Kamis 06 Mei 2021

1. Menerima surat masuk 2. Menggandakan dokumen

3. Merekap Rincian Belanja Sub Kegiatan Penyediaan Barang Cetakan dan Pengadaan

Bidang Program

5 Jum’at 07 Mei 2021

1. Merekap Rincian Belanja Sub Kegiatan Pengadaan Mabel

2. Mengandakan dokumen

Berikut tampilan laporan pekerjaan pada minggu ke 11 (sebelas) yaitu, hari/tanggal, kegiatan dan tempat pelaksanaan:

Tabel 3.11 Laporan Agenda Pekerjaan Minggu Ke 11 (sebelas) terhitung mulai tanggal 10-14 Mei 2021

1. Merekap Rincian Belanja Sub Kegiatan Pengadaan Mabel

2. Mencetak dokumen

Bidang Program

2 Selasa 11 Mei 2021 Mengirim surat keluar ke BPKAD Bidang Program 3 Rabu 12 Mei 2021 1. Mencetak dokumen

2. Menggandakan dokumen Bidang Program 4 Kamis 13 Mei 2021 Cuti Bersama (Hari Raya Idul Fitri) Bidang Program 5 Jum’at 14 Mei 2021 Cuti Bersama (Hari Raya Idul Fitri) Bidang Program Sumber: Data Olahan 2021

Berikut tampilan laporan pekerjaan pada minggu ke 12 (dua belas) yaitu, hari/tanggal, kegiatan dan tempat pelaksanaan:

Tabel 3.12 Laporan Agenda Pekerjaan Minggu Ke 12 (dua belas) terhitung mulai tanggal 17-21 Mei 2021

Pelaksanaan

1 Senin 17 Mei 2021

Merekap Rincian Belanja Sub Kegiatan Pengadaan Sarana dan Prasarana Gedung Kantor atau Bangunan Lainnya

Bidang Program

(28)

1. Merekap Rincian Belanja Sub Kegiatan Pengadaan Sarana dan Prasarana Gedung Kantor atau Bangunan Lainnya 2. Mencetak dokumen

Bidang Program

3 Rabu 19 Mei 2021

Merekap Rincian Belanja Sub Kegiatan Pengadaan Sarana dan Prasarana Gedung Kantor atau Bangunan Lainnya

Bidang Program 4 Kamis 20 Mei 2021 Mengagendakan surat masuk dan keluar Bidang Program 5 Jum’at 21 Mei 2021

Merekap Rincian Belanja Sub Kegiatan Penyediaan Jasa Komunikasi, Sumber Daya dan Listrik

Berikut tampilan laporan pekerjaan pada minggu ke 13 (tiga belas) yaitu, hari/tanggal, kegiatan dan tempat pelaksanaan:

Tabel 3.13 Laporan Agenda Pekerjaan Minggu Ke 13 (tiga belas) terhitung mulai tanggal 24-28 Mei 2021

Bidang Program

3 Rabu 26 Mei 2021 Cuti bersama (Hari Raya Waisak) Bidang Program

4 Kamis 27 Mei 2021 1. Mencetak dokumen 2. Menggandakan dokumen

Bidang Program

5 Jum’at 28 Mei 2021 Mengirim surat keluar ke BAPPEDA Bidang Program Sumber: Data Olahan 2021

Berikut tampilan laporan pekerjaan pada minggu ke 14 (empat belas) yaitu, hari/tanggal, kegiatan dan tempat pelaksanaan:

Tabel 3.14 Laporan Agenda Pekerjaan Minggu Ke 14 (empat belas) terhitung mulai tanggal 31 Mei-04 Juni 2021

(29)

No Hari/Tanggal Kegiatan Tempat Pelaksanaan 1 Senin 31 Mei 2021 Merekap Rincian Sub Kegiatan Penyediaan

Jasa Pelayanan Umum Kantor Bidang Program 2 Selasa 01 Juni 2021 Merekap Rincian Sub Kegiatan Penyediaan

Jasa Pelayanan Umum Kantor Bidang Program 3 Rabu 02 Juni 2021 Merekap Rincian Sub Kegiatan Penyediaan

Jasa Pelayanan Umum Kantor Bidang Program 4 Kamis 03 Juni 2021 Merekap Rincian Sub Kegiatan Penyediaan

Jasa Pelayanan Umum Kantor Bidang Program 5 Jum’at 04 Juni 2021 Menggandakan dokumen Bidang Program Sumber: Data Olahan 2021

Berikut tampilan laporan pekerjaan pada minggu ke 15 (lima belas) yaitu, hari/tanggal, kegiatan dan tempat pelaksanaan:

Tabel 3.15 Laporan Agenda Pekerjaan Minggu Ke 15 (lima belas) terhitung mulai tanggal 07-11 Juni 2021

Pelaksanaan

1 Senin 07 Juni 2021

Merekap Rincian Sub Kegiatan Penyediaan Jasa Pemeliharaan, Biaya Pemeliharaan dan Pajak Kendaraan Perorangan Dinas atau Kendaraan Dinas Jabatan

Bidang Program

2 Selasa 08 Juni 2021

1. Menerima surat masuk 2. Mencetak dokumen 3. Menggandakan dokumen

Bidang Program

3 Rabu 09 Juni 2021

Bidang Program

4 Kamis 10 Juni 2021

Bidang Program

5 Jum’at 11 Juni 2021

Bidang Program

(30)

Berikut tampilan laporan pekerjaan pada minggu ke 16 (enam belas) yaitu, hari/tanggal, kegiatan dan tempat pelaksanaan:

Tabel 3.16 Laporan Agenda Pekerjaan Minggu Ke 16 (enam belas) terhitung mulai tanggal 14- 18 Juni 2021

Pelaksanaan 1 Senin 14 Mei 2021 1. Menerima surat masuk

2. Mengagendakan surat masuk Bidang Program

1. Mengirim surat keluar ke BPKAD 2. Merekap Rincian Sub Kegiatan

Penyediaan Jasa Pemeliharaan, Biaya Pemeliharaan, Pajak, dan Perizinan Kendaraan Dinas Operasional atau Lapangan

Bidang Program

3 Rabu 16 Juni 2021

Merekap Rincian Sub Kegiatan Penyediaan Jasa Pemeliharaan, Biaya Pemeliharaan, Pajak, dan Perizinan Kendaraan Dinas Operasional atau Lapangan

Bidang Program

Pelaksanaan

1. Merekap Rincian Sub Kegiatan Penyediaan Jasa Pemeliharaan, Biaya Pemeliharaan, Pajak, dan Perizinan Kendaraan Dinas Operasional atau Lapangan

2. Mengirim surat keluar ke BAPPEDA

Bidang Program

5 Jum’at 18 Juni 2021 1. Mencetak Dokumen

2. Menggandakan dokumen Bidang Program Sumber: Data Olahan 2021

Berikut tampilan laporan pekerjaan pada minggu ke 17 (tujuh belas) yaitu, hari/tanggal, kegiatan dan tempat pelaksanaan:

Tabel 3.17 Laporan Agenda Pekerjaan Minggu Ke 17 (tujuh belas) terhitung mulai tanggal 21- 25 Juni 2021

Pelaksanaan 1 Senin 21 Juni 2021 Merekap Rincian Sub Kegiatan

Pemeliharaan Peralatan dan Mesin Lainnya Bidang Program

(31)

1. Menerima surat masuk

2. Merekap Rincian Sub Kegiatan Pemeliharaan Peralatan dan Mesin Lainnya

Bidang Program

3 Rabu 23 Juni 2021 Merekap Rincian Sub Kegiatan

1. Merekap Rincian Sub Kegiatan Pemeliharaan Peralatan dan Mesin Lainnya

2. Menerima surat masuk 3. Mengagendakan Surat masuk

Bidang Program

5 Jum’at 25 Juni 2021 1. Mencetak dokumen

Berikut tampilan laporan pekerjaan pada minggu ke 18 (delapan belas) yaitu, hari/tanggal, kegiatan dan tempat pelaksanaan:

Tabel 3.18 Laporan Agenda Pekerjaan Minggu Ke 18 (delapan belas) terhitung mulai tanggal 28-30 Juni 2021

Pelaksanaan 1 Senin 28 Juni 2021 Merekap Rincian Sub Kegiatan

2 Selasa 29 Juni 2021 1. Mencetak dokumen

2. Menggandakan dokumen Bidang Program 3 Rabu 30 Juni 2021 1. Mencetak dokumen

3.1.2 Uraian Kegiatan Selama Melaksanakan Kerja Praktek

Laporan kegiatan yang telah dilaksanakan selama melaksanakan Kerja Praktek (KP) di bidang Program di Kantor Dinas Komunikasi, Informatika, dan Statistik Kabupaten Bengkalis mulai tanggal 01 Maret s/d 30 Juni 2021, untuk selengkapnya dapat dilihat pada uraian berikut ini :

(32)

1. Mengagendakan Surat Masuk

Mengagendakan surat masuk merupakan hal yang sangat penting, karena surat yang masuk akan diarsip ataupun ditujukan langsung kepada Kepala Bagian.

Dalam pengelolaan surat masuk ada prosedur lagi yaitu, setelah mengagendakan surat masuk lalu mengagendakan surat turun yang ditujukan kebagian-bagian tertentu. Dengan kegiatan ini bisa mengetahui cara mengelola surat masuk dengan baik.

Gambar 3.1 Mengagendakan Surat Masuk

Sumber: Kantor Dinas Komunikasi, Informatika, dan Statistik (DISKOMINFOTIK)

2. Menggandakan Dokumen

Menggandakan dokumen merupakan memperbanyak dokumen sesuai dengan permintaan staff Bagian, adapun dokumen yang digandakan seperti: Lembar Disposisi, Surat Masuk, Laporan Dinas dan lain-lain, untuk lebih rinci dapat dilihat pada Gambar 3.2 Menggandakan dokumen dibawah ini:

(33)

Gambar 3.2 Menggandakan dokumen

3. Mengirim Surat Keluar

Mengirim surat keluar adalah mengirmkan surat penting ke pada kantor dinas lain, untuk lebih rinci dapat dilihat pada Gambar 3.3 Mengrim Surat Keluar dibawah ini:

Gambar 3.3 Mengirim Surat Keluar

(34)

4. Merekap Rincian Belanja Sub Kegiatan Satuan Kerja Perangkat Daerah

Merekap rincian belanja sub kegiatan satuan kerja perangkat daerah adalah rekap anggaran belanja kegiatan daerah selama kegiatan dilakukan, untuk lebih rinci dapat dilihat pada Gambar 3.4 Merekap Rincian Belanja Sub Kegiatan Satuan Kerja Perangkat Daerah dibawah ini:

Gambar 3.4 Merekap Rincian Belanja Sub Kegiatan Satuan Kerja Perangkat Daerah Sumber: Kantor Dinas Komunikasi, Informatika, dan Statistik (DISKOMINFOTIK)

5. Menerima Surat Masuk

Surat adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. Surat masuk adalah surat-surat yang diterima oleh suatu organisasi atau perusahaan yang berasal dari organisasi atau perusahaan lain.

6. Mencetak Dokumen

Mencetak dokumen merupakan pekerjaan yang dihasilkan melalui lembaran kertas yang dicetak menggunakan alat elektronik seperti printer dan lain-lain.

Mencetak dokumen bertujuan untuk membuat arsip dalam bentuk hard copy sehingga jika komputer mengalami masalah, maka kita masih mempunyai hasil cetakan dari pekerjaan kita.

(35)

3.2 Target yang Diharapkan Selama Kerja Praktek Pada Dinas Komunikasi, Informatika, dan Statistik Kabupaten Bengkalis

Dalam setiap pekerjaan banyak sekali hal yang diharapkan untuk mengetahui sistem pekerjaan yang ada di kantor Dinas Komunikasi, Informatika, dan Statistik Kabupaten Bengkalis. Adapun target pekerjaan yang diharapkan selama Kerja Praktek di bidang Program sebagai berikut :

1. Mengagendakan surat masuk

Target yang diharapkan untuk mengetahui surat masuk atau surat keluar sesuai dengan buku agenda dan dapat digunakan sebagai panduan mengarsip surat dan juga sebagai bukti bahwa surat tersebut telah masuk dan telah keluar dari bagian tersebut.

Target yang diharapkan dalam kegiatan menggandakan surat atau dokumen diharapkan untuk mempermudah pihak perusahaan untukl mencetak secara berulang-ulang, apalagi dokumen tersebut dibutuhkan dalam jumlah yang banyak. Sehingga dokumen bisa digandakan sesuai dengan jumlah dokumen yang diinginkan.

3. Mengirim surat keluar

Target yang diharapkan dalam kegiatan mengirim surat keluar untuk memberikan informasi penting dari suatu perusahaan ke perusahaan lain sesuai dengan alamat tujuan surat keluar tersebut.

4. Merekap rincian belanja sub kegiatan satuan kerja perangkat daerah

Target yang diharapkan untuk mengetahui rekap belanja sub kegiatan satuan kerja perangkat daerah untuk mengetahui rincian anggarang yang dikeluarkan ketika melakukan kegiatan.

Target yang diharapkan dalam menerima surat atau dokumen untuk mengetahui informasi dalam bentuk tulisan melalui surat atau dokumen yang

(36)

6. Mencetak dokumen

Target yang diharapkan dalam mencetak dokumen atau surat diharapkan untuk membuat hard copy dari data atau dokumen yang telah dibuat sehungga mudah untuk dilihat kejelasan dari data yang dibuat, dan memperbanyak dari hasil dokumen yang dibuat sesuai dengan format yang diberikan. Sehingga apabila komputer mengalami masalah, maka masih mempunyai hasil cetakan dari pekerjaan yang dilakukan.

3.3 Perangkat Keras dan Lunak yang Digunakan Selama Kerja Praktek Pada Dinas Komunikasi, Informatika, dan Statistik Kabupaten Bengkalis Dalam menunjang kelancaran tugas dan pekerjaan-pekerjaan yang diberikan, ada beberapa hal yang harus diperhatikan agar hasil pekerjaan sesuai dengan yang diharapkan seperti mengetahui cara penggunaan peralatan-peralatan kantor dan perangkat-perangkat yang akan digunakan. Adapun perangkat keras dan lunak yang digunakan selama melaksanakan kegiatan Kerja Peraktek (KP) di kantor Dinas Komunikasi, Informatika, dan Statistik kabaupaten Bengkalis adalah sebagai berikut:

3.3.1 Perangkat Lunak (Software)

Adapun perangkat lunak yang digunakan selama melaksanakan pekerjaan Kerja Praktek pada Kantor Dinas Komunikasi, Informatika, dan Statistik kabaupaten Bengkalis pada Bidang Program ialah sebagai berikut:

1. Microsoft Excel

Microsoft Excel merupakan perangkat lunak yang digunakan untuk mengolah data secara otomatis meliputi perhitungan dasar, penggunaan fungasi-fungsi, pembuatan grafik dan manajemen data. Perangkat lunak ini sanagat membantu untuk menyelesaikan permasalahan administrasi mulai dari yang paling sederhana sampai yang paling kompleks. Pada pekerjaan ini menggunakan excel untuk membuat Rekap Rincian Belanja Sub Kegiatan Satuan Kerja

(37)

Gambar 3.5 Microsoft Excel

2. Microsoft Word

Pengertian Microsoft Word adalah sebuah program yang merupakan bagian dari paket instalasi Microsoft Office, berfungsi sebagai perangkat lunak pengolah kata meliputi membuat, mengedit, dan memformat dokumen. Pada pekerjaan ini menggunakan word untuk membuat laporan.

Gambar 3.6 Microsoft Word

(38)

3.3.2 Perangkat Keras (Hardwere)

Perangkat Keras yang digunakan selama melaksanakan Kerja Praktek (KP) di Kantor Dinas Komunikasi, Informatik, dan Statistik Kabupaten Bengkalis adalah sebagai berikut:

1. Komputer

Komputer merupakan sebuah alat elektronik yang didalamnya terdapat berbagai software dan tempat untuk menyimpan file-file penting yang bertujuan menunjang kegiatan yang ada di perusahaan. Umumnya digunakan untuk memasukkan data dan mengetik data-data yang dibutuhkan.

Gambar 3.7 Komputer

3.4 Peralatan dan Perlengkapan yang Digunakan Selama Kerja Praktek Pada Dinas Komunikasi, Informatika, dan Statistik Kabupaten Bengkalis 3.4.1 Peralatan

Peralatan yang sering digunakan selama Kerja Praktek adalah:

1. Mesin Cetak (Printer)

Mesin Cetak (Printer) merupakan salah satu alat elektronik yang digunakan untuk mencetak dokumen atau file-file. Dengan adanya mesin cetak bisa

(39)

Gambar 3.8 Mesin Cetak (Printer)

2. Mesin pengganda (Photocopy)

Mesin pengganda (Photocopy) digunakan pada saat melakukan penggandaan dokumen.

Gambar 3.11 Mesin pengganda (Photocopy) Sumber: Internet

3. Mesin Penghancur Kertas (Shredder)

Mesin Penghancur Kertas (Shredder) digunakan untuk menghancurkan dokumen yang tidak digunakan.

(40)

Gambar 3.12 Mesin Penghancur Kertas (Shredder)

3.4.1 Perlengkapan

Perlengkapan yang digunakan selama kerja praktek adalah:

1. Stapler

Pada saat melakukan pekerjaan, stapler digunakan untuk mengklip nota dinas, surat, dan dokumen lainnya.

Gambar 3.9 Stapler

(41)

4. Pelubang Kertas (Perforator) Digunakan untuk melubangi kertas

Gambar 3.10 Pelubang Kertas (Perforator)

3.5 Data-data yang Diperlukan Selama Kerja Praktek Pada Dinas Komunikasi, Informatika, dan Statistik Kabupaten Bengkalis

Data-data yang diperlukan dalam penyelesaian tugas yang dilaksanakan selama Kerja Praktek (KP) dibagian Penyusunan Program sebagai berikut:

1. Mengagendakan Surat Masuk

Data-data yang diperlukan dalam mengagendakan surat masuk adalah nomor urut surat, pengirim Surat, nomor surat, tanggal surat dan keringkasan isi surat. Pada penulisan surat keluar di lembar buku agenda surat, data yang diperlukan adalah nomor urut surat keluar, tanggal surat, alamat dan keringkasan isi surat.

Dalam menggandakan dokumen data yang diperlukan adalah dokumen yang akan digandakan.

Dalam mengirim surat keluar data yang diperlukan adalah surat yang akan dikirimkan ke Instansi atau Perusahaan lain.

(42)

4. Merekap Rincian Belanja Sub Kegiatan Satuan Kerja Perangkat Daerah Dalam merekap rincian belanja sub kegiatan satuan kerja perangkat daerah data yang diperlukan adalah Daftar kegiatan, daftar belanja, anggaran yang diperlukan, tanggal kegiatan, tanggal belanja, dan kwitansi hasil belanja.

5. Menerima Surat Masuk

Data yang diperlukan dalam kegiatan menerima surat masuk adalah surat masuk yang diterima dari instansi lain.

6. Mencetak Dokumen

Dalam mencetak dokumen data yang diperlukan adalah dokumen yang akan dicetak misalnya dokumen absensi pegawai.

3.6 Dokumen-dokumen yang Dihasilkan Selama Kerja Praktek Pada Dinas Komunikasi, Informatika, dan Statistik Kabupaten Bengkalis

Adapun dokumen-dokumen file yang dihasilkan selama melaksanakan Kerja Praktek di Kantor Dinas Komunikasi, Informatika, dan Statistik Kanupaten Bengkalis di bidang Program mulai tanggal 01 Maret 2021 s/d 30 Juni 2021, untuk selengkapnya dapat dilihat pada uraian berikut ini:

1. Mengagendakan surat masuk

Dokumen yang dihasilkan dari kegiatan mengagendakan surat masuk adalah buku agenda surat masuk

(43)

Dalam kegiatan menggandakan dokumen, dokumen yang dihasilkan adalah dokumen/surat yang telah digandakan sebelumnya

Gambar 3.14 Menggandakan Dokumen

Dalam kegiatan mengirim surat keluar tidak ada dokumen yang dihasilkan.

4. Merekap Rincian Belanja Sub Kegiatan Satuan Kerja Perangkat Daerah

Dalam kegiatan merekap rincian belanja sub kegiatan satuan kerja perangkat daerah dokumen yang dihasilkan adalah dokumen hasil dari rekap belanja sub kegiatan yang telah dikerjakan atau direkap.

(44)

Gambar 3.15 Rekap Rincian Belanja Sub Kegiatan Satuan Kerja Perangkat Daerah Sumber: Kantor Dinas Komunikasi, Informatika, dan Statistik (DISKOMINFOTIK)

Dalam kegiatan menerima surat masuk dokumen yang dihasilkandari kegiatan ini adalah surat masuk yang telah diterima dari instansi atau perusahaan lain.

6. Mencetak dokumen

Dalam kegiatan mencetak dokumen, dokumen yang dihasilkan adalah dokumen-dokumen yang sudah dicetak.

3.7 Kendala dan Solusi yang Dihadapi Selama Kerja Praktek Pada Dinas Komunikasi, Informatika, dan Statistik Kabupaten Bengkalis

3.7.1 Kendala-kendala yang dihadapi selama kerja praktek

Selama melaksanakan kerja praktek pekerjaan yang dapat dilaksanakan, namun ada kendala-kendalanya seperti berikut ini:

1. Terjadi kesalahan penjumlahan dalam merakap Kwitansi.

2. Terjadinya kerusakan pada mesin printer sehingga menghambat pekerjaan.

3. Tidak tersedianya mesin photocopy di ruangan.

(45)

3.7.2 Solusi terhadap kendala-kendala yang dihadapi

Selama melaksanakan Kerja Praktek pada Kantor Dinas Komunikasi, Informatika, dan Statistik Kabupaten Bengkalis di bidang Program, untuk selengkapnya dapat dilihat pada uraian berikut ini ada beberapa solusi terhadap kendala yang dihadapi. Untuk mengatasi kendala tersebut ada beberapa cara yaitu:

1. Untuk menghindari agar tidak terjadinya kesalahan dalam penjumlahan, dilakukan penghitungan ulang.

2. Solusi dalam menghadapi kendala yang terjadi dalam mencetak dokumen adalah menunggu sampai listrik menyala kembali, memanggil teknisi untuk perbaikan printer, pencetakan dilakukan ke bagian lainnya.

3. Solusi dalam menghadapi kendala yang terjadi dalam menggandakan dokumen adalah melakukan penggandaan dokumen ke bagian umum.