PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENDAFTARAN ANGGOTA UKM KAMPUS UNIVERSITAS UBUDIYAH INDONESIA
Prasetya Wardana1, M.Fazil2
Prodi S1 Informatika, Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Ubudiyah Indonesia, Jl. Alue Naga, Tibang. Kec. Syiah Kuala, Banda Aceh, Indonesia
Email : [email protected]
ABSTRACT
The Student Activity Unit at the Ubudiyah Indonesia University (UUI) campus is a place for students to channel their respective hobbies, talents, arts and hobbies. In the case of this Student Activity Unit a registration activity that can be carried out quickly and practically is needed so that it is able to support and process all the data that is registered registrants, but to register there are still many obstacles encountered because the system used is still manual. To optimize and improve the Student Activity Unit registration service so as to make it easier for students to register, there is a need for reliable and well-organized data processing in support of the decision making process.
Data processing system in question is a data processing system that is done computerized. So we get a good registration processing system. This information system application is created using the PHP programming language and MySQL database and uses the Codeigniter framework. Users of this system are students who want to join the Student Activity Unit on the campus of the Indonesian Ubudiyah University.
Keywords: UKM, UUI, information systems
ABSTRAK
Unit Kegiatan Mahasiswa pada kampus Universitas Ubudiyah Indonesia (UUI) merupakan sebuah wadah bagi para mahasiswa untuk menyalurkan hobi, bakat, seni maupun kegemarannya masing-masing. Dalam hal UKM ini diperlukan suatu kegiatan pendaftaran yang bisa dilakukan secara cepat dan praktis sehingga mampu menunjang dan mengolah semua data-data pendaftar yang masuk, tetapi untuk melakukan pendaftaran masih banyak ditemukan berbagai kendala dikarenakan sistem yang digunakan masih bersifat manual. Untuk mengoptimalkan dan meningkatkan pelayanan pendaftaran UKM sehingga dapat mempermudah para mahasiswa untuk mendaftar, diperlukan adanya suatu pengolahan data yang handal dan terorganisasi dengan baik dalam mendukung proses pengambilan keputusan. Sistem pengolahan data yang dimaksud adalah suatu sistem pengolahan data yang dilakukan secara komputerisasi. Sehingga didapat suatu sistem pengolahan pendaftaran yang baik. Aplikasi sistem informasi ini dibuat dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP dan basis data MySQL serta menggunakan framework Codeigniter. Pengguna dari sistem ini adalah Mahasiswa yang ingin bergabung pada UKM kampus universitas ubudiyah Indonesia.
Kata Kunci: UKM, UUI, Sistem informasi
I. PENDAHULUAN
Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM) pada perguruan tinggi memiliki pengaruh yang cukup besar bagi perguruan tinggi khususnya mahasiswa, hal ini dikarenakan kegiatan ekstra kurikuler dapat membentuk pribadi mahasiswa yang berwawasan, bersosialisasi, beradaptasi dengan orang sekitar dan lingkungan, kreatif dan melatih diri menjadi pemimpin dalam organisasi (Ifan Sadewa ,2016).
Pada Universitas Ubudiyah Indonesia (UUI) memiliki Unit Kegiatan Mahasiswa dimana UKM ini belum banyak dikenal oleh kalangan mahasiswa karena segala bentuk informasi kegiatan setiap UKM maupun pendaftaran calon anggota masih dilakukan secara konvensional yaitu membuat pengumuman dengan cara menempelkan pengumuman di Mading Kampus dan kegiatan pendaftaran mengisi form berbasis kertas tidak secara online membuat proses waktu pendaftaran lebih lama, membutuhkan kertas kebutuhan pendaftaran dan tenaga panitia lebih banyak.
Dengan mempertimbangkan permasalahan dan kendala yang dihadapi tersebut di atas, juga dengan memperhatikan kondisi yang menguntungkan sebagai akibat positif perkembangan teknologi komputer, maka sudah selayaknya UKM Universitas Ubudiyah Indonesia memiliki suatu sistem informasi berbasis website sebagai salah
satu media untuk mempromosikan kegiatan- kegiatan UKM Universitas Ubudiyah Indonesia supaya lebih dikenal dikalangan masyarakat khususnya Mahasiswa Universitas Ubudiyah Indonesia dan sebagai media untuk mempermudah mahasiswa Universitas Ubudiyah Indonesia melakukan pendaftaran untuk menjadi anggota UKM yang ada di Universitas Ubudiyah Indonesia.
Penelitian inimerancang sistem informasi pendaftaran UKM Universitas Ubudiyah Indonesia secara online berbasis web .Sistem ini dikembangkan menggunakan Framework Codeigniter dengan penyimpanan datanya menggunakan server database MySQL.
Dengan adanya sistem informasi berbasis website, maka dapat membantu memperluas penyebaran informasi serta mempercepat, memudahkan pendaftaran anggota UKM Universitas Ubudiyah Indonesia yang selama ini dilakukan tidak secara online.
II. METODE PENELITIAN
Jenis penelitian yang digunakan adalah penelitian lapangan (field research) yaitu kegiatan penelitian yang dilakukan di lingkungan masyarakat tertentu, baik di lembaga dan organisasi kemasyarakatan maupun lembaga pemerintah, usaha pengumpulan datanya dilakukan langsung dengan observasi.
Dalam penelitian ini penulis menggunakan pendekatan deskriftif kualitatif. Penelitian
kualitatif adalah suatu penelitian yang berpola investigasi dimana data- data dan pernyataan di peroleh dari hasil interaksi langsung antara
peneliti, objek yang diteliti dan orang-orang yang ada di tempat penelitian. Penelitian kualitatif bersifat deskriptif dan cenderung menggunakan analisis dengan pendekatan induktif. Pendekatan deskriftif, yaitu berupa penelitian yang prosedurnya menghasilkan data berupa kata-kata tertulis atau lisan dari orang- orang dan pelaku yang diteliti.
A. Alur Penelitian
Adapun yang menjadi subjek pada penelitian ini adalah Perancangan sistem informasi Pendaftaran Anggota Organisasi Dan UKM.
Tahapan-tahapan dalam penelitian yang akan dilakukan dapat dilihat pada Gambar 3.1.
St udi Lit erat ur
Pe rum usan M asa lah
A nalisa K ebut uhan
P e ra nca ngan
P e mr ogr am an
P e ngujian &
Im ple me nta si
P e mbua tan L apor a n
Gambar 3.1 Diagram Alur Penelitian Objek yang dikaji pada penelitian ini adalah rancangan sistem. Dimana hasil akhirnya adalah berupa sistem informasi. Alur penelitian ini memiliki beberapa tahapan antara lain :
1. Studi Literatur
Studi literatur bertujuan untuk mendapatkan masukan yang diperlukan sehingga dapat menjadi acuan pembuatan Web. Hal ini dilakukan dengan kegiatan membaca jurnal- jurnal yang berkaitan dengan masalah yang diteliti dan berkas-berkas yang digunakan pada subyek penelitian.
2. Perumusan Masalah
Tahap ini dilakukan untuk mencari permasalahan yang berhubungan dengan Perancangan sistem informasi Pendaftaran Anggota Organisasi Dan UKM.
3. Analisa Kebutuhan
Pada tahap analisa kebutuhan, dilakukan analisa terhadap kebutuhan yang diperlukan dalam perancangan dan pembuatan Website.
4. Perancangan
Dari hasil analisa kebutuhan, dapat dirancang Website yang meliputi aliran kerja dan pemodelan Web. Aliran kerja Web dimodelkan dalam bentuk activity diagram. Sedangkan pemodelan Web dibuat dalam bentuk use case
diagram. Untuk databasenya dimodelkan dalam bentuk entity relationship diagram
5. Pemograman
Pada tahap ini penulis melakukan penulisan source code untuk membangun Web berdasarkan perancangan agar sistem yang dihasilkan dapat sesuai dengan kebutuhan pengguna.
6. Pengujan & Implementasi
Pada tahap ini dilakukan pengujian terhadap sistem yang telah dirancang dengan metode pengujian black box, apakah berjalan atau tidak sebuah sistem dengan tujuan yang telah direncanakan. Bila telah sesuai dengan kebutuhan maka sistem akan diimplementasikan pada instansi terkait.
7. Pembuatan Laporan
dengan menambah, mengedit, dan menghapusnya. Admin juga dapat menghapus, mengedit, serta menambahkan data Ketua UKM.
Pada pendaftar setelah login akses web hanya padamengisi, mengedit, serta mencetak form pendaftaran. Dapat dilihat pada Gambar 3.2.
Ketua UKM dapat melakukan menambah, mengubah serta menghapus seperti pada mengelola periode pendaftaran, mengelola Data UKM serta mengelola halaman website. Dapat
dilihat pada Gambar 3.3.
Pada tahap ini adalah melakukan laporan penelitian yang melingkupi hasil pengujian dan
Menambah Periode Pendaftaran
Mengubah Periode
Pendaftaran Menghapus Periode
analisa sistem dan diakhiri dengan kesimpulan. <<extend>>
<<extend>> Pendaftaran
A. Use case
Terdapat 3 hak akses untuk pengguna, yaitum,admin, Ketua UKM dan Pendaftar.
Segala hal yang dilakukan pengguna selaku admin dan ketua UKM akan membutuhkan login terlebih dahulu. Pada halaman utama setelah login admin dan Ketua UKM dapat mengelola
Mengelola Periode Pendaftara n
<<extend>
> Mengelola Data UKM
<<extend>>
menambah
<<include>> Data UKM
<<include>> Melakukan
data pendaftar yang masuk serta bisa menambah, mengedit, dan menghapus data yang masuk.
Admin dan Ketua UKM juga bisa mengelola artikel kegiatan UKM promosi UKM pada laman Home website serta laman Utama setiap UKM
Ketua UKM
<<extend>>
<<extend>>
Menghapus Data UKM
Mengelola Laman Website
Mengubah Data UKM
<<include>>
Login
Menambah Periode Pendaftaran
<<extend>>
Mengubah Periode Pendaftaran
<<extend>>
<<extend>>
Menghapus Periode Pendaftaran
<<extend>>
<<extend>>
Menambah Data laman
<<extend>>
Mengapus Data laman
Mengelola Periode Pendaftaran
<<extend>>
menambah Data UKM
Mengubah <<include>>
Mengubah Data laman
Gambar 3.3 Use case ketua UKM
Pendaftar hanya dapat melakukan registrasi serta
Mengelola Data UKM <<extend>>
<<extend>>
Data UKM
dapat mengubah data pendaftaran, menambah data
Menghapus Data UKM
<<include>>
Melakukan pendaftaran, serta mengelola biodata. Seperti pada
Admin Mengelola
Laman Website
<<include>>
Login
Gambar 3.4.
<<extend>>
<<extend>>
Menambah Data laman
<<extend>>
Mengapus Data laman <<include>>
Mengubah Menambah Data Mengubah Data
laman
Mengelola Data
<<include>> DataPendaftaran
<<extend>>
Pendaftaran
Mengelola biodata profil
Ketua UKM <<extend>> <<extend>>
Menambah Data Akun Menghapus Data
Akun
Meng uba h Da ta Akun
<<extend>>
<<extend>>
<<extend>>
<<extend>>
Mengelola Data Akun
<<extend>>
<<extend>>
<<extend>>
<<extend>>
Mengapus Data Ketua UKM Menambah Data Kelola
Ketua UKM Pendaftar
Melakukan pendaftaran
Melakukan Registrasi Akun
<<include>> Melakukan Login
Verifikasi a kun ketua UKM
Verifikasi akun pendaftar
Mengubah Data Ketua UKM
Gambar 3.4 Use case pendaftar Gambar 3.3 Use case admin
III. PEMBAHASAN A. Hasil Penelitian
Hasil dari penelitian ini adalah menghasilkan aplikasi sistem informasi berbasis web yang dapat digunakan sebagai Sarana pendaftaran UKM-UKM pada kampus Universitas Ubudiyah Indonesia secara online yang digunakan oleh Mahasiswa. Membuat waktu pendaftaran menjadi lebih cepat tidak
mengharuskan mahasiswa melakukan pendaftaran dilokasi UKM pada Kampus.
Pada aplikasi yang berbasis web ini terdapat beberapahalaman yang digunakan oleh user dan Ketua UKM untuk mengelola data pendaftaran. Fungsi yang terdapat aplikasi ini seperti registrasi akun, pengisian form, UKM, periode atau masa pendaftaran dibuka, menu cetak data pendaftar dan cetak kartu tanda
e 1
Periode Pendaftaran
1
Informas i laman web m
Ketua UKM
daftar. Laman Website juga telah di uji dengan metode pegujian black box
B. Perancangan ERD
Entity Relationship Diagram merupakan salah satu alat untuk menganalisa perancangan yang menggambarkan relasi antar entitas. Setiap entitas memiliki relasi masing-masing antara satu sama lain seperti pada Gambar 3.27.
id_ukm nama_ukm
Gambar 4.3 Registrasi akun 4.Halaman Login
Halaman ini menampilkan menu untuk User melakukan login seperti pada Gambar 4.4.
n UKM 1 Memiliki
Id_user Username
id_perio d nama_periode periode_pendaftar
an periode_tut up
id_ukm
Deskripsi_berita
nama_use r
Alamat No_hp
mengelola 1 id_ad min
Admin id_ketua 1
passwor d username
mengelol a
id_berit
a Nama_berita
Tanggal_posting
NIM pendaftar
m Melakuka
n
mengelola
email Jenis_kelam
in foto Level Agama
Prodi status
Pengalama n Organisa si
id_pendaftara n Id_pendaftar
n
Pendaftaran id_ketua
userna me
status Tanggal_dafta r
passwor d Nama ketua
memiliki
Gambar 4.4 Halaman login 5.Halaman setelah login
Pada Halaman ini pendaftar dapat memasukan biodata dan menampilkan informasi pendaftar. Seperti pada
Gambar 4.5.
id_ukm id_periode
Gambar 3.27 ERD pendaftaran anggota UKM C. Tampilan Website
1.Halaman Utama
Halaman ini menampilkan menu utama sebelum login.Seperti pada Gambar 4.1
Gambar 4.1 Halaman utama 2.Halaman Utama Info pendaftaran
Pada Halaman Utama ini menampilkan informasi mengenai masa pendaftaran UKM yang sedang dibuka. Seperti pada Gambar 4.2.
Gambar 4.2 Halaman utama info pendaftaran 3.Halaman registrasi akun
Halaman ini menampilkan dan berfungsi sebagai registrasi akun bagi pendaftar yang belum memiliki akun untuk melanjutkan pendaftaran UKM setelah login Seperti pada Gambar 4.3.
Gambar 4.5 Halaman setelah login 6.Halaman menu profil.
Halaman ini berfungsi pengisian biodata dan menampilkan informasi pendaftar. Seperti pada Gambar 4.6.
Gambar 4.6 Halaman menu profil 7.Halaman pendaftaran UKM
Pada Halaman ini pendaftar dapat memilih UKM yang ingin di daftarkan. Seperti pada Gambar 4.7.
Gambar 4.7 Halaman pendaftaran UKM 8.Halaman status pendaftaran
Halaman yang menampilkan status pendaftaran UKM yang telah dipilih. Seperti pada Gambar 4.8.
Gambar 4.8 Halaman status pendaftaran 9.Menu User
Pada Halaman ini admin dapat melihat menampilkan serta menambah dan mengedit user pada website pendaftaran UKM UUI. Seperti pada Gambar 4.9.
Gambar 4.9 Menu user 10.Halaman UKM
Pada Halaman ini admin dapat menambah, mengedit serta menghapus UKM. Seperti pada Gambar 4.10.
Gambar 4.10 Halaman UKM 11.Halaman Periode
Pada Halaman ini admin dapat menambah, mengedit serta menghapus periode atau masa pendaftaran UKM. Seperti pada Gambar 4.11.
Gambar 4.11 Halaman periode 12.Halaman Cetak
Halaman ini menampilkan data pendaftar atau user dan terdapat juga menu cetak jumlah pendaftar.
Seperti pada Gambar 4.12.
Gambar 4.12 Halaman cetak 13.Halaman List pendaftar
Halaman ini hanya menampilkan data pendaftar pada website pendaftaran UKM universitas Ubudiyah Indonesia. Seperti pada Gambar 4.13.
Gambar 4.13 Halaman list pendaftar 14.Halaman Berita UKM terkini
Halaman ini menampilkan informasi berita mengenai ukm pada bagian bawah laman website pendaftaran UKM. Seperti pada Gambar 4.14
Gambar 4.14 Halaman berita UKM IV. KESIMPULAN
Berdasarkan hasil perancangan dan pengimplementasian aplikasi sistem informasi pendaftaran UKM Kampus Universitas Ubudiyah Indonesia maka dapat diambil beberapa kesimpulan, yaitu :
1.Sistem informasi yang dibangun dapat mempermudah dan mempercepat waktu dalam proses pendaftaran UKM.
2.Sistem informasi yang dibangun sebagai sarana promosi UKM secara online
3.Sebagai Sistem informasi pusat pendaftaran satu pintu berbagai UKM pada Kampus Universitas Ubudiyah Indonesia dalam satu website
V. SARAN
Pada sistem informasi pendaftaran UKM ini masih mempunyai kekurangan, seperti belum terintegrasikan ke website kampus sehingga perlu adanya pengembangan dimasa mendatang untuk penelitian selanjutnya dapat dikembangkan yang memungkinkan untuk menjadi lebih baik lagi.
DAFTAR PUSTAKA
Supono dan Vidiandry Putrapratama. 2018.
Pemrograman Web dengan
Menggunakan PHP dan Framework Codeigniter. Yogyakarta: Deepublish.
Triandini, Evi dan Gede Suardika. 2012. Step By Step Desain Proyek Menggunakan
UML. Jakarta: Penerbit ANDI
Ifan Sadewa,. (2016). Analisis dan perancangan sistem informasi unit kegiatan mahasiswa (UKM) berbasis web pada Universitas Batanghari.
Yanto, Robi. 2016. Manajemen Basis Data Menggunakan MySQL. Yogyakarta:
Deepublish.
Muslihuddin, Muhammad dan Oktafianto. 2016.
Analisis dan Perancangan Sistem
Informasi Menggunakan Model Terstruktur dan UML. Yogyakarta: Penerbit
ANDI.
Hutahaean, Jeperson. 2014. Konsep Sistem Informasi. Yogyakarta: Deepublish.
Prasetio A. 2014. Buku Sakti Webmaster . Jakarta:
Mediakita
Rosa, A S, dan Shalahuddin. 2014. Rekayasa Perangkat Lunak Terstruktur dan
Berorientasi Objek. Bandung: Informatika,.
Mulyani, Sri. 2016. Metode Analisis dan Perancangan Sistem. Bandung: Abdi Sistematika.