PENDAHULUAN
Latar Belakang
Rumusan Masalah
Tujuan
Manfaat
KAJIAN PUSTAKA
- Pengendalian Internal
- Sistem Informasi di Proyek Harbour Road II
- PMCS
- WebERP
- Workflow Monitoring Tagihan
- Kajian Terdahulu
Pengendalian internal yang efektif dalam suatu organisasi memberikan kepastian administratif dalam pencapaian tujuan dalam suatu organisasi. Pengendalian internal disebut juga dengan struktur pengendalian karena dapat mengukur tingkat pengendalian internal dan keamanan suatu organisasi. Seluruh aktivitas sumber daya dan informasi organisasi dapat dipantau dan dikendalikan jika struktur pengendalian internal berfungsi dengan baik dan efektif.
Menurut Marshall dan Steinbart (2019), pengendalian internal adalah perencanaan dalam suatu organisasi dan metode proses dalam pengelolaan suatu bisnis yang digunakan agar posisi aset tetap stabil, dapat memberikan informasi yang berguna bagi organisasi dan dapat meningkatkan jalannya proses bisnis. dengan kebijakan yang diatur sebagaimana mestinya. Menurut Krismiaji, sebaliknya pengendalian internal adalah rencana dan metode organisasi yang digunakan untuk memelihara atau melindungi aset dan menghasilkan informasi yang akurat dan dapat diandalkan. Struktur pengendalian internal mendapat banyak perhatian dari auditor karena merupakan kunci dalam mempengaruhi penggunaan sistem informasi akuntansi untuk mencapai tujuan organisasi.
Pengendalian internal juga merupakan suatu proses yang berjalan efektif apabila dibantu oleh pimpinan organisasi, manajemen dan seluruh pegawai organisasi. Secara umum, sistem informasi adalah sistem yang menyediakan manajemen, melalui perpaduan antara orang, teknologi informasi, dan metode terorganisir, dengan informasi yang dapat membuat keputusan/kebijakan dan tindakan. Sistem informasi juga dapat didefinisikan sebagai kombinasi teknologi informasi dan aktivitas manusia yang menggunakan teknologi untuk mendukung operasi dan manajemen organisasi.
Berdasarkan definisi di atas, kita dapat menyimpulkan bahwa sistem informasi adalah kumpulan elemen atau komponen yang berkaitan dengan tugas mengumpulkan, menyimpan, mengolah, dan mentransfer informasi yang nantinya dapat digunakan sebagai alat pengambilan keputusan. Terdapat beberapa modul dalam PMCS antara lain modul produksi, modul pengadaan dan inventaris, serta modul akuntansi. Spreadsheet memiliki beberapa tab dan lembar (mewakili bagian demi bagian atau akun) yang dapat melacak semua faktur masuk dan keluar.
Pemantauan faktur adalah proses pengumpulan dan analisis data faktur, mulai dari tahap awal faktur masuk hingga tahap akhir proses pembayaran. Tujuan dari monitoring invoice tersebut adalah agar seluruh invoice dapat diperiksa agar invoice tidak melebihi jangka waktu pembayaran dan sesuai dengan jumlah nominalnya. Bagian CS hanya melengkapi tabel bagian berwarna hijau yaitu memasukkan nama supplier, nomor invoice dan Dasar Pengenaan Pajak (DPP). Setelah memasukkan data, Anda melanjutkan ke sistem entri faktur pembelian.
Ivan Setyo Bahari, Dwiatmanto, Maria Goretti Wi Endang (2017) Analisis Sistem Akuntansi Penjualan dan Penerimaan Kas. Wijayanti, Hendro Subroto, Suhendro (2017) Evaluasi sistem pengendalian internal penjualan kredit pada Alat Tulis Al-Ikhlas Surakarta.
METODE PENELITIAN
- Jenis Penelitian
- Sumber Data dan Penelitian
- Teknik Pengumpulan Data
- Teknik Analisis Data
Pada tanggal 17 September 2022, peserta pelatihan diminta untuk menghadiri kantor proyek sementara (karena kantor lokasi masih dalam proses finalisasi) yang terletak di Jalan Agung Tengah 7 Sunter, Jakarta Utara untuk mendapatkan pelatihan selama magang oleh Kepala Bagian Keuangan , yaitu Bapak Henry Aditya Rahadianto. Pada pertemuan ini, peserta magang juga melihat lokasi dan diberikan kunci tempat tinggal sementara selama magang. Selain itu, peserta pelatihan masih melakukan proses observasi mengenai job desk di kantor selama minggu pertama.
Peserta magang juga sering diminta untuk menghadiri kunjungan kantor lokasi yang masih dalam tahap pembangunan dan bertemu dengan beberapa klien. Pada minggu berikutnya para pemagang mulai diberikan beberapa pekerjaan yaitu memeriksa kembali catatan dari kasir yaitu menyetujui catatan dari bagian keuangan, kemudian setelah catatan tersebut dicocokkan dengan transaksi yang dilakukan, peserta magang menyetujui catatan tersebut untuk dikembalikan ke kasir. Setelah menyetujui kembali catatan tersebut, pemagang kemudian memeriksa buku harian yang telah dimasukkan oleh pegawai lain di aplikasi WIKA itu sendiri.
Selama proses pembuatan tes potong, peserta magang hanya memasukkan nama vendor, NPWP, alamat dan DPP pada rincian tes potong, kemudian langsung dikeluarkan tes potong yang diatur oleh sistem WebERP. Pada akhir bulan pertama, peserta magang diminta untuk mengarsipkan dokumen keuangan, sebelum mengarsipkannya, scan terlebih dahulu. Pada bulan kedua magang yaitu bulan November, peserta magang belajar tentang membuat buku harian yaitu buku harian kasir bank dan memorabilia.
Selain membuat catatan harian, pemagang juga bertugas mengkonfirmasi faktur keuangan yang dikirim ke kantor pusat untuk proses pencairan. Pada bulan kedua magang, peserta magang akan mulai melakukan wawancara untuk melengkapi laporan magangnya. Wawancara ini akan dilakukan dengan pihak-pihak terkait, seperti wawancara dengan karyawan IT finance. Melalui hasil wawancara tersebut para peserta pelatihan mendapatkan banyak pengetahuan dan informasi mengenai sistem WebERP serta mengetahui lebih jauh mengenai detail dari sistem informasi akuntansi WebERP itu sendiri.
Karena ini adalah bulan terakhir magang, maka peserta magang harus memastikan bahwa mereka telah menerima informasi dan data yang dibutuhkan peserta magang untuk melengkapi laporan magang terkait. Partisipan internal merasa tidak yakin apakah dokumen dan informasi yang diperoleh untuk menyusun laporan keuangan sudah mencukupi. -dokumen yang digunakan untuk proses pembayaran vendor pada proyek Harbour Road II adalah dokumen billing, invoice, berita acara pembayaran (BAP), berita acara survey pekerjaan, purchase order (PO), dokumen perjalanan dan laporan fisik (untuk pekerjaan konstruksi).
PELAKSANAAN PROGRAM MAGANG
Profil Tempat Magang
Sebagai industri yang aktif dalam bidang permodalan, kejuruteraan, perolehan dan pembinaan (EPC) dikaitkan dengan jenis kerja yang paling bawahan.
Aktivitas Magang
Peserta magang juga diinstruksikan untuk secara mandiri mencari informasi terkait pengetahuan tentang struktur proyek Habour Road II. Dalam proyek ini dilakukan kegiatan rutin yaitu kegiatan SMT (Safety Morning Talk) pada hari Jumat. Tugas selanjutnya yang diminta saya lakukan adalah membuat bukti pemotongan sebelum menjurnal berbagai transaksi yang dilakukan.
Kemudian setelah jurnal selesai dibuat dilanjutkan dengan proses pencetakan kwitansi dan memori kas, caranya cukup dengan memasukkan nomor jurnal, kemudian sistem WebERP akan secara otomatis menampilkan isi jurnal dan kemudian mencetaknya. Pada bulan Desember yang merupakan bulan terakhir magang, pada bulan ini para pemagang sudah mempunyai tugas sehari-hari yang sama dengan bulan sebelumnya, seperti membuat invoice pemotongan pajak, membuat uang bank dan jurnal peringatan, mengesahkan invoice dan mengecek persetujuan nota pengembalian. . Anda belum tahu bagaimana cara magang yang benar, mulai dari pekerjaan saat proses magang, pakaian.
Mulailah menggali atau mencari informasi mengenai proyek yang cocok dijadikan topik proposal magang.
Hasil dan Pembahasan
- Dokumen Proses Pembayaran Tagihan Vendor
- Pembayaran Tagihan Vendor - Metode Konvensional
- Pembayaran Tagihan Vendor - Metode Supply Chain Financing (SCF)
- Kendala Pemrosesan Tagihan Vendor
- Evaluasi Sistem WebERP di Proyek Harbour Road II
Berdasarkan hasil wawancara dan observasi yang dilakukan mengenai pemrosesan invoice vendor, dilakukan monitoring dengan menggunakan sistem Project WebERP PT Harbour Road II. Sejauh ini sistem WebERP telah berjalan dengan baik karena sangat menyederhanakan seluruh pekerjaan dan meminimalisir kesalahan entri data pada PMCS di proyek Harbour Road II. Sebagai permulaan, setiap dokumen mempunyai nomor jurnal atau nomor invoice yang berurutan untuk menghindari duplikasi dokumen atau kehilangan dokumen.
Setelah melalui proses yang panjang, pembayaran vendor harus mendapat persetujuan dari pejabat yang berwenang di kantor pusat agar dana dapat dicairkan, sehingga proses ini akan memakan waktu yang lama karena sejalan dengan antrian invoice yang menuju ke pusat. . keuangan. Jika invoice atau nomor invoice yang diketik salah, salah atau tidak tercatat oleh sistem, maka sistem tidak akan berfungsi - akan tetap berada di layar sebelumnya. Sistem akan menampilkan pesan peringatan yang memberitahukan Anda bahwa nomor invoice atau resi salah.
Pengecekan kecocokan dilakukan ketika karyawan memasukkan nomor faktur atau resi, yang mana sistem akan secara otomatis menampilkan rincian vendor. Jika nomor invoice atau resi yang dimasukkan salah atau tidak sesuai, detail vendor tidak akan ditampilkan. Untuk kontrol logis (hubungan) diterapkan oleh perusahaan pada saat evaluasi invoice, karyawan memasukkan data vendor atau nomor invoice yang secara otomatis dikaitkan dengan data yang tercatat di sistem.
Pada pengendalian output, sistem yang digunakan perusahaan dapat menghasilkan laporan invoice yang masuk. Sistem WebERP untuk monitoring rekening pada bagian keuangan proyek Harbour Road II berjalan dengan baik dan sangat membantu pekerjaan para karyawan terutama dalam pembayaran tagihan supplier. Kedua metode ini dapat mengontrol pembayaran invoice kepada pemasok agar berjalan sesuai alur pembayaran menggunakan sistem WebERP.
Penerapan evaluasi WebERP dalam monitoring rekening pemasok di bagian keuangan proyek Harbour Road II sudah sesuai dengan pengendalian yang diharapkan. Kontrol input dengan menerapkan pembatasan pada pengguna dengan menggunakan berbagi email untuk mengakses sistem WebERP (Google Spreadsheet) untuk setiap pengguna terkait dan menggunakan perangkat yang berbeda. Pengendalian aplikasi atau sistem ini melibatkan pengecekan input yaitu Matching check yang digunakan perusahaan pada saat pengecekan invoice yang akan dikirim ke kantor pusat; pengendalian proses dilakukan dengan mengatur sistem sebaik-baiknya untuk mencegah kesalahan pengetikan pada saat memasukkan data; dan pengendalian keluaran, dimana perusahaan melakukan koreksi jika terjadi kesalahan pada laporan yang dibuat.
PENUTUP
Kesimpulan
Dalam proses pembayaran invoice, penjual dapat menggunakan dua metode pembayaran penjual, yaitu metode konvensional (tidak lebih dari Rp) dan metode SCF (denominasi lebih besar dari Rp50.000.000).
Saran
