FAKULTAS TEKNIK

(1)

1

Laporan Rapat Tinjauan Manajemen (RTM)

FAKULTAS TEKNIK

UNIVERSITAS DIPONEGORO

PERINGATAN

Dokumen ini adalah milik Fakultas Teknik Universitas Diponegoro dan TIDAK DIPERBOLEHKAN dengan cara dan alasan apapun

membuat salinan tanpa seijin Management Representative

Jl. Prof. H. Soedarto, S.H Tembalang – Semarang, Kode Pos 50275

Telp. (024) 7460053 Fax. (024) 7460055 Situs : http://www.ft.undip.ac.id – Email : [email protected]

Semarang, 21 April 2022

(2)

2

Halaman Pengesahan Laporan Tinjauan Manajemen Fakultas Teknik Universitas Diponegoro

Kamis, 21 April 2022

Disiapkan Oleh: Diperiksa Oleh: Disahkan Oleh:

Ketua TPMF Management Representative Dekan

Dr. Naniek Utami Handayani, S.Si., M.T.

NIP.

197305072002122002

Dr.nat.tech. Siswo Sumardiono, S.T., M.T.

NIP. 197509152000121001

Prof. Ir. M. Agung Wibowo, MM., MSc., PhD.

NIP. 196702081994031005

No. Dokumen : TM/TPMF.FT- UNDIP/01

No./TanggalRevisi : 21 April 2022 TanggalTerbit : 21 April 2022 Halaman :

PERINGATAN

Dokumen ini adalah milik Fakultas Teknik Universitas Diponegoro

dan TIDAK DIPERBOLEHKAN dengan cara dan alasan apapun membuat salinan tanpa seijin Management Representative

Alamat: Jl. Prof H. Soedarto SH, Tembalang, Semarang, 50275 Telp: (0274) 7460053, 7460055; Fax: (0274) 7460055 Email: [email protected]; Web Site: ft.undip.ac.id

(3)

3

LAPORAN TINJAUAN MANAJEMEN FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS DIPONEGORO

21 April 2022

Hari/Tanggal : Kamis/ 21 April 2022

Tempat : Ruang Teater LT 4, Gedung Dekanat Baru Fakultas Teknik Universitas Diponegoro

Waktu : 13.00 – 15.30 WIB

Pimpinan Rapat : Dekan Fakultas Teknik Universitas Diponegoro Jumlah Peserta : 54 orang

Agenda : Persiapan Agenda Kegiatan Tahun 2022 dan membahas 6 agenda, yaitu:

a. Penyampaian Hasil Audit

b. Pengarahan Dekan terhadap hasil audit dan Penutupan Audit Internal TW 1

c. Pembahasan Tindak Lanjut & Action Plan

d. Penandatanganan Action Plan antara Dekan dengan Kadep&Kaprodi

e. Penyampaian award penjaminan mutu

f. Rencana kegiatan pasca Rapat Tinjauan Manajemen

Hasil Rapat :

Acara dibuka oleh Dekan Fakultas Teknik Bapak Prof. Ir. M. Agung Wibowo, MM, M.Sc, Ph.D. Acara dihadiri oleh Para Kadep, perwakilan Kaprodi, Perwakilan GPM, Pimpinan Fakultas, Tim Penjaminan Mutu Fakultas Teknik dan perwakilan Auditor.

Peserta berjumlah 54 orang. Rapat diadakan di Ruang Teater LT 4 Dekanat FT.

a. Penyampaian Hasil Audit:

Berikut adalah permasalahan yang dirangkum pada audit internal awal tahun 2022 yang dilakukan oleh auditor internal pada level Departemen, Prodi S1, Prodi S2, Prodi S3:

Level Departemen :

No Permasalahan

1. Belum mengarsip dokumen mutu secara lengkap 2. Belum memiliki dokumen PPEPP

3. SOP belum lengkap dan perlu ditinjau secara berkala 4. Dokumentasi doumen mutu khususnya SOP belum baik

5. Departemen perlu memonitor kelengkapan dokumen mutu dan dokumen akademik setiap program studi

(4)

4 Level Prodi Sarjana :

No Permasalahan Penjelasan

1. Buku Kurikulum &

Spesifikasi Prodi

• Secara umum sudah lengkap

• Perlu dilengkapi penjelasan body of knowledge, dan rubric CPL sebagai acuan bagi dosen dalam menyusun rubric CPMK dan sub-CPMK 2. Portofolio Mata

Kuliah

• Belum dibuat sesuai standard / template dan belum semua dosen menyusun portofolio

• Lampiran belum lengkap seperti soal & UAS beserta jawaban, contoh lembar jawab Tugas, UTS, UAS, dll

3. Dokumen PPEPP • Prodi perlu membuat dokumen PPEPP

• Prodi perlu mendukung dokumen tersebut dengan form pemantauan contoh form validasi dan verifikasi RPS, soal, Portofolio

4. Desain Pembelajaran Semester

• Belum semua dosen menyusun dokumen desain pembelajaran semester

• Belum semua RPS dilengkapi dengan CPL, CPMK, serta rubric penilaian

5. Indikator IAPS, LAM, IABEE, ASIIN

• Prodi perlu melakukan monitoring dan evaluasi berkala terhadap dokumen IKU dan IKT akreditasi

6. Dokumen Audit GPM

• Perlu dilakukan dokumentasi hasil audit GPM termasuk RTM tingkat Departemen

• Kedepan, proses audit GPM oleh TPMF Level Prodi Magister :

1. Buku Kurikulum &

Spesifikasi Prodi

• Secara umum belum lengkap, dokumen perlu disusun sesuai dengan kurikulum berbasis OBE 2. Dokumen PPEPP • Prodi perlu membuat dokumen PPEPP

• Perlu pemantauan IKU DTPS, keikutsertaan mahasiswa dalam riset, pengmas, buku, HKI, publikasi seminar internasional bereputasi / jurnal sinta 2

• Kedepan, proses audit GPM akan diaudit oleh TPMF

(5)

5 Level Prodi Doktor :

1. Buku Kurikulum &

Spesifikasi Prodi

• Secara umum belum lengkap, dokumen perlu disusun sesuai dengan kurikulum berbasis OBE 2. Dokumen PPEPP • Prodi perlu membuat dokumen PPEPP

• Perlu pemantauan IKU DTPS, keikutsertaan mahasiswa dalam riset, pengmas, buku, HKI, publikasi jurnal dan seminar internasional bereputasi

• Kedepan, proses audit GPM akan diaudit oleh TPMF

b. Pengarahan Dekan terhadap hasil audit

Setelah diketahui permasalahan hasi audit di masig-masing level, pengarahan dari Bapak Ekan berfokus kepada hal positif yaitu Best Practice yang didapatkan dari hasil audit sebagai berikut:

No Departemen Best Practice

1. Teknik Elektro Telah menyusun Matriks Penilaian CPMK

2. Teknik Elektro Telah menyusun Sistem Informasi Review Soal Ujian 3. Teknik Geodesi Telah Melakukan Audit PBM

4. Teknik Industri Telah Menyusun Sistem Informasi OBE 5. PWK Memiliki Dokumen RPS dalam Bahasa Inggris 6. Arsitektur Memiliki Dokumen RPS dalam Bahasa Inggris

Dengan adanya best practice diharapkan dapat diambil manfaatnya oleh departemen lain dalam rangka meningkatkan mutu departemen dan prodi. Antara satu prodi dan prodi yang lain diharapkan bisa saling mempelajari hal-hal positif yang telah dilakukan.

Apabila memungkinkan akan difasilitasi oleh Fakultas dalam hal benchmarking antar departemen.

(6)

6

Kesimpulan hasil audit internal TW 1 Tahun 2022 ini adalah :

1. Protofolio • Semester depan hendaknya telah disusun untuk semua mata kuliah S1, S2, S3

2. SOP/IK • Departemen melengkapi SOP / IK non akademik (SDM, Keuangan, K3, Aset)

• Prodi S1, S2, S3 melengkapi SOP / IK akademik

3. Design Kurikulum • Prodi S1 sudah baik namun perlu dilengkapi rubrik CPL

• Prodi S2 dan S3 perlu mendesain kurikulum dengan standard OBE

4. Monitoring

Indikator Akreditasi

• Prodi hendaknya secara berkala memonitor dan melaporkan indicator Akreditasi baik Nasional dan Internasional

Dengan disampaikan hasil audit dari level departemen sampai level prosi, maka dengan resmi Audit Internal TW 1 ditutup oleh Bapak Dekan Fakultas Teknik.

c. Pembahasan Tindak Lanjut & Action Plan

Setelah diketahui beberapa temuan di departemen, maka prodi/departemen membuat sebuah tindak lanjut berupa action plan atas ketidaksesuaian dan tindakan korektif dengan format tabel yang memuat hal-hal sebagai berikut:

1. Sasaran Mutu 2. Temuan Audit

3. Action Plan/Tindak Lanjut 4. Target Capaian

5. Target Waktu 6. PIC

(7)

7

Adapun untuk isian action plan masing-masing departemen, prodi dapat dilihat pada lampiran.

Action plan yang dibuat oleh prodi dan departemen direview oleh Tim TPMF dan Pimpinan. Beberapa komentar dapat dirangkum sebagai berikut :

Level Departemen

NO. Departemen Komentar/Catatan

1 Departemen Teknik Sipil • Sudah lengkap dan representatif  dijadikan percontohan “Action Plan Departemen”

2 Departemen Arsitektur Tidak ada catatan 3 Departemen Teknik Kimia Tidak ada catatan 4 Departemen Teknik Mesin Tidak ada catatan 5 Departemen Teknik Elektro Tidak ada catatan

6 Departemen PWK • Kolom temuan audit, tanda “ –

“ di nomer 2 mohon dapat diberikan keterangan lebih lanjut.

7 Departemen Teknik Industri Tidak ada catatan

8 Departemen Teknik

Lingkungan

Tidak ada catatan

9 Departemen Teknik

Perkapalan

• Sudah lengkap dan representatif  dijadikan percontohan “Action Plan Prodi S1”

10 Departemen Teknik Geologi Tidak ada catatan

11 Departemen Teknik Geodesi • Kolom temuan audit, nomer 2 (dokumen PPEPP)  tertulis

“belum ada” mohon dijelaskan lebih lanjut

12 Departemen Teknik Komputer Tidak ada catatan Level Prodi

NO. Prodi Komentar/Catatan

1 S1 Teknik Sipil • Kolom Temuan audit no. 22. D19.

Terdata Peningkatan Jumlah keterlibatan mahasiswa dalam perolehan paten  tertulis “Belum ada” mohon dideskripsikan lebih lanjut.

(8)

8

2 S1 Arsitektur • Mohon PIC yang menandatangani action plan adalah Kaprodi S1.

Bukan Kadep.

3 S1 Teknik Kimia • Kolom sasaran mutu kenapa kosong ?

4 S1 Teknik Mesin Tidak ada catatan

5 S1 Teknik Elektro • Kolom sasaran mutu mengapa masih kosong ?

6 S1 PWK • Pada Kolom Sasaran Mutu, mohon

dapat ditulis dengan jelas B3 itu apa, B6 itu apa, dst

7 S1 Teknik Industri • Kolom temuan audit nomer 3 tertulis “Portofolio MK belum lengkap”  mohon dapat didetailkan

8 S1 Teknik Lingkungan Tidak ada catatan

9 PSPPI Tidak ada catatan

10 S2 Teknik Sipil • Sudah lengkap dan representatif  dijadikan percontohan “Action Plan Prodi S2”

11 S2 Arsitektur • Kolom Action Plan dapat

dijelaskan lebih lanjut. Tertulis

“Sedang Proses” mohon dideskripsikan.

• Kolom Temuan Audit B6. Buku Kurikulum tertulis “belum ada data” mohon dijelaskan lebih lanjut.

12 S2 Teknik Kimia Tidak ada catatan 13 S2 Teknik Mesin Tidak ada catatan 14 S2 Teknik Elektro Tidak ada catatan

15 S2 PWK Tidak ada catatan

16 S2 Teknik Industri • Sasaran mutu terlalu luas. Tertulis

“memastikan kelancaran pelaksanaan pengelolaan program studi”  mohon dapat dibuat lebih spesifik

17 S2 Teknik Lingkungan • Kolom temuan audit  tertulis

“belum ada” mohon dapat dijelaskan dan dideskripsikan lebih detail

18 S3 Teknik Sipil • Kolom sasaran mutu mengapa masih kosong ?

(9)

9

19 S3 Arsitektur Tidak ada catatan 20 S3 Teknik Kimia Tidak ada catatan

21 S3 Teknik Mesin • Sudah lengkap dan representatif  dijadikan percontohan “Action Plan Prodi S3”

d. Penandatanganan Action Plan antara Dekan dengan Kadep&Kaprodi

Penandatanganan action plan antara Dekan dan Kadep/Kaprodi dilakukan secara simbolis oleh beberapa departemen/prodi. Departemen ini dipilih karena telah menyusun action plan sesuai prosedur dan lengkap. Departemen dan prodi yang terpilih adalah :

NO. Departemen Personil yang TTD

1 Departemen Teknik Sipil

Kadep : Jati Utomo Dwi Hatmoko, ST, MM, M.Sc, Ph.D

2 Prodi S1 Teknik Perkapalan

Kaprodi : Dr. Eng. Hartono Yudo, ST, MT 3 Prodi S2 Teknik Sipil Kaprodi : Prof. Dr. Ir. Suharyanto, M.Sc 4 Prodi S3 Teknik Mesin Kaprodi : Dr. Eng. Achmad Widodo, ST, MT

Isian action plan Departemen Teknik Sipil

(10)

10 Isian action plan Prodi S1 Teknik Perkapalan

Isian action plan Prodi S2 Teknik Sipil

(11)

11 Isian action plan Prodi S3 Teknik Mesin

e. Penyampaian Award Penjaminan Mutu

Dalam proses kegiatan audit internal diberikan beberpa award/penghargaan kepada para auditor dan auditee yang telah menjalankan tugasnya dengan baik. Penilaian dilakukan oleh auditor dan pimpinan Fakultas Teknik. Kategorinya adalah : Kategori Auditor Terbaik :

Peringkat Nama Auditor Asal Departemen

1 Nia Budi Puspitasari, ST, MT Teknik Industri 2 Ahmad Syauqi Hidayatillah, ST, MT Teknik Geologi 3 Teguh Prakoso, ST, MT, Ph.D Teknik Elektro Kategori Auditee Terbaik :

Departemen Teknik Komputer

Kategori Penyusun Action Plan Terbaik :

Level Nama Departemen / Prodi Departemen Departemen Teknik Sipil

Prodi S1 Prodi S1 Teknik Perkapalan Prodi S2 Prodi S2 Teknik Sipil Prodi S3 Prodi S3 Teknik Mesin

(12)

12

Kategori Best Practice Pendukung Pembelajaran

Nama Departemen Best Practice

Teknik Elektro - Sistem Informasi Review Soal Ujian - Excel Penilaian CPMK

Teknik Industri Sistem Informasi OBE PWK dan Arsitek RPS Berbahasa Inggris

Teknik Geodesi Audit PBM

Kategori Departemen Terbaik Hasil Audit Internal TW 1

Peringkat Nama Departemen Skor

1 Teknik Kimia 96

2 Teknik Lingkungan 95

3 Teknik Geologi 92

(13)

13

Kategori Prodi Sarjana Terbaik Hasil Audit Internal TW 1

1 Teknik Geologi 97,5

2 Teknik Kimia 95

3 Teknik Geodesi 92

Kategori Prodi Magister & Profesi Terbaik Hasil Audit Internal TW 1

1 Teknik Kimia 90

2 PWK 84

3 Teknik Elektro 81

(14)

14

Kategori Prodi Doktor Terbaik Hasil Audit Internal TW 1

1 Teknik Kimia 89

2 Teknik Sipil 72,5

3 Teknik Mesin 65

f. Rencana kegiatan pasca Rapat Tinjauan Manajemen

Ada beberapa Program kerja Fakultas yang akan dilakukan setelah Audit Internal TW 1 dan Tinjauan Manajemen. Tindakan ini merupakan tindakan perbaikan mutu secara berkesinambungan. Program kerja dapat dijabarkan sebagai berikut:

NO. Program Kerja Rencana Tindak Lanjut

PIC Status Tindak Lanjut 1 Penyesuaian

Kontrak Kerja/

Sasaran Mutu

Disesuaikan dengan cascading dari Universitas

Dekan open

2 Monitoring &

Audit Internal

• TW 2 & 3  monitoring melalui SI IAPS

• TW 4 (oktober)

 Audit Internal

Wakil Dekan I

open

3 Penyusunan Mitigasi Resiko

Finalisasi Template Dekan open

(15)

15 4 Penyusunan

Dokumen Mutu

• Menyikapi hasil audit internal TW 2, akan disusun dokumen mutu pelampauan oleh UPPS / Fakultas Teknik UNDIP

Wakil Dekan I

open

Mengetahui,

Pimpinan Rapat Sekretaris Rapat

Prof. Ir. M.Agung Wibowo, M.M., M.Sc., Ph.D. Ari Eko Widyantoro, S.T., M.Si.

NIP. 196702081994031005 NIP. 197510172003121004

(16)

16

LAMPIRAN:

 Dokumentasi

 Undangan RTM

 Action Plan Departemen dan Prodi

 Materi Rapat

 Lain-lain

(17)

17 Dokumentasi :

Acara dibuka oleh Dekan Fakultas Teknik Prof. Ir. M. Agung Wibowo, MM, M.Sc, Ph.D (tengah), Didampingi oleh Wakil Dekan Akademik Kemahasiswaan Dr. Siswo Sumardiono, ST, MT (kanan) dan Wakil Dekan Sumberdaya Dr. Abdul Syakur, ST, MT (kiri)

Penandatanganan Action Plan secara Simbolik antara Dekan dan Kadep Teknik Sipil Jati Utomo Dwi Hatmoko, ST, MM, M.Sc, Ph.D

(18)

18 Dokumentasi di Website FT UNDIP

https://ft.undip.ac.id/rapat-tinjauan-manajemen-tw1-ft-undip/

(19)

19

(20)

20

(21)

21